PEKELILING BENDAHARI BIL. 6/2002

Transkripsi

1 KOLEJ UNIVERSITI TEKNIKAL KEBANGSAAN MALAYSIA Karung Berkunci Ayer Keroh Melaka TEL: FAX: PEJABAT BENDAHARI Ruj. Kami (Our Ref.) : KUTKM.03/10.12/3/1 (6) Jun 2002 Ruj. Tuan (Your Ref.) : PEKELILING BENDAHARI BIL. 6/2002 Kepada; Ketua Bahagian/Dekan Kolej Universiti Teknikal Kebangsaan Malaysia Assalamualaikum Wr. Wbt. Tuan, TATACARA PINDAHAN PERUNTUKAN PERBELANJAAN MENGURUS 1.0 Tujuan 1.1 Pekeliling ini adalah bertujuan untuk menetapkan peraturan mengenai pindah peruntukan Perbelanjaan Mengurus bagi semua Pusat Tanggungjawab. 2.0 Definisi 2.1 Objek Am Suatu kumpulan Objek Sebagai Perbelanjaan atau hasil. Merupakan kategori utama dalam Perbelanjaan atau Hasil. Istilah lain yang digunakan adalah vot dan kepala. 1

2 Contoh: Emolumen Perkhidmatan dan bekalan 2.2 Objek Sebagai Suatu jenis perbelanjaan atau hasil yang dikategorikan dibawah satu Objek Am. Merupakan pecahan daripada Perbelanjaan atau Hasil dibawah Objek Am. Contoh: Objek Am Perkhidmatan dan Bekalan Objek Sebagai Perbelanjaan Perjalanan dan Sarahidup Pengangkutan barang Perhubungan dan Utiliti 2.3 Pindah Peruntukan/ Viremen Menambahkan peruntukan kepada Objek Am atau Objek Sebagai yang kekurangan baki atau tidak mencukupi untuk menampung perbelanjaan/aktiviti yang terlibat dengan mengurangkan peruntukan dari Objek Am atau Objek Sebagai. Contoh: Tambah peruntukan untuk Objek Sebagai dengan mengurangkan peruntukan dari Objek Sebagai Ketua Jabatan Pegawai yang diberi kuasa dan mengetuai sesebuah Pusat Tanggungjawab seperti Pendaftar, Bendahari, Ketua Pustakawan, Pengarah dan Dekan. 3.0 Kepentingan Pindah Peruntukan 3.1 Sejumlah peruntukan belanja mengurus diagihkan kepada setiap Pusat Tanggungjawab pada setiap awal tahun mengikut objek am. Pihak 2

3 pengurusan Pusat Tanggungjawab diberi kuasa untuk merancang pengagihan mengikut pecahan objek sebagai berdasarkan aktiviti dan keperluan masing-masing. 3.2 Perancangan peruntukan agihan yang dibuat kadang-kadang tidak menepati keperluan sebenar aktiviti. Sekiranya berlaku ketidakcukupan baki maka Pusat Tanggungjawab boleh melakukan pindah masuk peruntukan. Sebaliknya jika berlaku kelebihan baki pindah keluar boleh dilakukan. 3.3 Pindah peruntukan dibolehkan untuk memastikan aktiviti yang dirancang tidak tergendala. Selain itu dapat dipastikan sebarang lebihan peruntukan dapat digunakan sebaik mungkin pada tahun berkenaan. 4. Kuasa Untuk Membuat Pindah Peruntukan 4.1 Selaras dengan para 3.2, Ketua Jabatan yang berkenaan adalah diberi kuasa untuk membuat pindah peruntukan Perbelanjaan Mengurus seperti berikut: Pindah Peruntukan Di Antara Objek Sebagai di dalam objek Am yang sama dalam Pusat Tanggungjawab yang sama. Ketua Jabatan adalah diberi kuasa untuk memindahkan peruntukan perbelanjaan dari satu Objek Sebagai ke satu Objek Sebagai yang lain. Tiada had pindah peruntukan yang dibataskan untuk tujuan pindah peruntukan ini. Borang BEN/UBP/0013 perlu diisi dan ditandatangani hanya oleh Ketua Jabatan serta menghantar sesalinan kepada Pejabat Bendahari untuk tujuan kemaskini di buku vot. Salinan borang pindahan hendaklah dihantar dalam tempoh 3 hari dari tarikh borang itu ditandatangani. Contoh; Pindah Peruntukan vot ke vot Pindah Peruntukan di antara Objek Am dalam Pusat Tanggungjawab yang sama bagi had maksima RM20,000. Pusat Tanggungjawab hendaklah membuat permohonan kepada Bendahari untuk pindah peruntukan antara Objek Am bagi nilai 3

4 maksima RM20,000. Bendahari adalah diberi kuasa untuk meluluskan permohonan yang dikemukakan oleh Ketua Jabatan. Contoh; Pindah Peruntukan vot ke vot Pindah Peruntukan di antara Objek Am dalam Pusat Tanggungjawab yang sama bagi jumlah melebihi RM20,000. Pusat Tanggungjawab hendaklah membuat permohonan melalui Bendahari untuk dikemukakan permohonan kepada Timbalan Rektor (Pembangunan & Perancangan Korporat) untuk kelulusan pindah peruntukan antara Objek Am bagi nilai melebihi RM20,000. Timbalan Rektor (Pembangunan & Perancangan Korporat) adalah diberi kuasa untuk meluluskan permohonan yang dikemukakan oleh Ketua Jabatan Pindah Peruntukan di antara Objek Am atau Objek Sebagai Di antara Pusat Tanggungjawab yang berlainan Timbalan Rektor (Pembangunan & Perancangan Korporat) adalah diberi kuasa untuk meluluskan permohonan pemindahan peruntukan perbelanjaan bagi kategori di atas Pindah Peruntukan melibatkan Dasar Baru Atau One Off KUTKM tidak dibenarkan membuat pindah peruntukan yang melibatkan Dasar Baru atau One-Off kecuali mendapat kelulusan bertulis dari Perbendaharaan Emolumen Pindah peruntukan tidak dibenarkan di bawah kategori ini. 4.2 Bagi tujuan para hingga Pusat Tanggungjawab diminta menggunakan borang BEN/UBP/0014. Semua borang hendaklah disertakan dengan justifikasi keperluan dan dihantar ke Pejabat Bendahari untuk tindakan selanjutnya. 4

5 5.0 Tanggungjawab Ketua Jabatan 5.1 Ketua Jabatan hendaklah memastikan baki peruntukan adalah mencukupi sebelum sebarang aktiviti dibuat. Pembayaran tidak akan dibuat sekiranya baki tidak mencukupi. 5.2 Ketua Jabatan perlulah menyemak baki yang ada bagi memastikan jumlah pindah peruntukan yang diperlukan mencukupi untuk menampung aktiviti pada tahun kewangan tersebut. 5.3 Ketua Jabatan adalah dinasihatkan supaya berhati-hati dalam membuat sebarang pindahan peruntukan agar tidak berlaku kekerapan pindah peruntukan yang mencerminkan kurang perancangan di pihak agensi. Misalnya, pindah peruntukan dari satu butiran kepada butiran yang telah dikurangkan peruntukannya melalui pindahan yang telah dibuat terlebih dahulu atau sebaliknya hendaklah dielakkan. 5.4 Bagi memastikan kawalan perbelanjaan dapat diuruskan dengan berkesan, Ketua Jabatan adalah dinasihatkan supaya sentiasa mengawasi dan mengemaskini Buku Vot masing-masing. 6.0 Tarikh kuatkuasa Pekeliling 6.1 Pekeliling ini berkuatkuasa serta merta dan hendaklah dibaca bersama dengan lain-lain pekeliling yang berkaitan dengan Pengawal Perbelanjaan. Sekian, harap maklum. Wassalam. KOMPETENSI TERAS KEGEMILANGAN KHAIRUL BIN TAIB Bendahari Kolej Universiti Teknikal Kebangsaan Malaysia. 5