PT BENTOEL INTERNASIONAL INVESTAMA TBK ( Perseroan/ Company )

Transkripsi

1 PIAGAM DIREKSI CHARTER OF THE BOARD OF DIRECTORS PT BENTOEL INTERNASIONAL INVESTAMA TBK ( Perseroan/ Company ) Piagam Direksi ini merupakan dokumen yang mengatur hal hal terkait dengan pelaksanaan tanggung jawab Direksi. Direksi bersifat kolegial, beranggotakan individuindividu yang memiliki pengetahuan serta pengalaman yang memadai sehingga dapat melakukan tugas dan tanggung jawabnya dalam melaksanakan fungsi pengurusan Perseroan secara efektif untuk mencapai visi, misi, dan target yang ditetapkan dengan berlandaskan pada prinsip prinsip tata kelola perusahaan yang baik dan kehati hatian. Landasan Hukum Peraturan Otoritas Jasa Keuangan ( OJK ) No.33/POJK.04/2014 tentang Direksi dan Dewan Komisaris Emiten atau Perusahaan Publik Keanggotaan This charter acts as a guidance for the Board of Directors in carrying out its duties and responsibilities Board of Directors is Collegial in characteristic, and consist of individuals who have sufficient knowledge and experience to perform the duties and responsibilities in implementing the management function effectively to achieve Company s vision, mission and predetermined targets based on the principles of Good Corporate Governance Legal Basis Financial Services Authority ( OJK ) regulation No.33/POJK.04/2014 concerning Directors and Board of Commissioner of Public Company Membership Jumlah dan komposisi Direksi harus selalu disesuaikan dengan kebutuhan, perkembangan bisnis dan peraturan perundang undangan yang berlaku, paling kurang terdiri dari 2 (dua) orang anggota, dimana 1 (satu) di antara anggota Direksi diangkat menjadi Presiden Direktur. The amount and composition of the Board of Directors must always be tailored to the needs, business development and applicable legislations, consist of at least two (2) members, of which 1 (one) among the members of the Board of Directors is appointed as President Director. Kriteria Criteria 1. Setiap anggota maupun calon anggota Dewan Direksi wajib memenuhi kriteria sebagai berikut: a. Memiliki akhlak, moral, dan integritas yang baik; b. cakap melakukan perbuatan hukum; b. Legally competent c. Dalam 5 (lima) tahun sebelum pengangkatan dan selama menjabat: 1. Any member or prospective member of Board of Directors must meet the following criteria: a. Have good character, morals, and integrity; c. Within 5 (five) years prior to his/her appointment and during his/her tenure: Page 1 of 10

2 1. Tidak pernah dinyatakan pailit; 2. Tidak pernah menjadi anggota Direksi dan/atau anggota Dewan Komisaris yang dinyatakan bersalah menyebabkan suatu perusahaan dinyatakan pailit; 3. Tidak pernah dihukum karena melakukan tindak pidana yang merugikan keuangan negara dan/atau yang berkaitan dengan sektor keuangan; dan 4. Tidak pernah menjadi anggota Direksi dan/atau anggota Dewan Komisaris yang selama menjabat: a) Pernah tidak menyelenggarakan Rapat Umum Pemegang Saham ( RUPS ) Tahunan; b) Pertanggungjawabannya sebagai anggota Direksi dan/atau anggota Dewan Komisaris pernah tidak diterima oleh RUPS atau pernah tidak memberikan pertanggungjawaban sebagai anggota Direksi dan/atau anggota Dewan Komisaris kepada RUPS; dan c) Tidak pernah menyebabkan Perseroan tidak memenuhi kewajiban menyampaikan Laporan Tahunan dan/atau Laporan Keuangan kepada Otoritas Jasa Keuangan. d. Memiliki komitmen untuk mematuhi peraturan perundang undangan; dan e. Memiliki pengetahuan dan/atau keahlian di bidang yang dibutuhkan Perseroan. 1. Have never been declared bankrupt; 2. Never becomes a member of the Board of Directors and/or Board of Commissioners who was pleaded guilty or was responsible for causing a company to be declared insolvent; 3. Never been convicted of a criminal offense that harm the country's financial and/or relating to the financial sector; and 4. Never becomes a member of the Board of Directors and/or Board of Commissioners that during his/her tenure: a) Had not held an Annual General Meeting of Shareholder ( GMS ); b) Whose accountability report as a member of the Board of Directors and/or Board of Commissioners was ever rejected by the GMS or being failed to submit one to GMS; and c) Had never fails to submit the Company s Annual Report and/or Financial Statements to the Financial Services Authority d. Have commitment to comply with the prevailing laws and regulations; and; e. Has the necessary knowledge and/or expertise in the field required by the Company; 2. Bagi Direktur Independen wajib memenuhi 2. Independent Director shall meet the following Page 2 of 10

3 persyaratan sebagai berikut; a. Tidak memiliki hubungan afiliasi dengan pengendali Perseroan paling kurang selama 6 (enam) bulan sebelum penunjukannya sebagai Direktur Independen; b. Tidak mempunyai hubungan afiliasi dengan Komisaris atau Direksi lainnya; c. Tidak menjadi orang dalam pada lembaga atau profesi penunjang pasar modal yang jasanya digunakan oleh Perseroan selama 6 (enam) bulan sebelum penunjukan. 3. Pemenuhan kriteria tersebut wajib dimuat dalam surat pernyataan calon anggota Direktur yang disampaikan kepada Perseroan untuk diteliti dan didokumentasikan oleh Perseroan. Cara Penunjukan dan Masa Jabatan 1. Pengajuan calon, pengangkatan, pemberhentian maupun penggantian susunan anggota Direksi dilakukan dalam RUPS. 2. Masa jabatan masing masing anggota Direksi adalah 3 (tiga) tahun dan dapat diangkat kembali untuk periode berikutnya. requirements: a. Did not have affiliate relationship with the controller of the Company at least six (6) months prior to his/her appointment as Independent Director; b. Does not have affiliate relationship with the Commissioner or the other Directors; c. Did not served as an insider in the institutions or capital markets supporting professions which service has been used by the Company within 6(six) months prior to the appointment. 3. The fulfillment of these criteria must be incorporated in a statement letter by each prospective member of the Board of Director submitted to the Company to be reviewed and documented by the Company. Appointment and Term of Service 1. Nomination of candidates, appointment, termination or change in the composition of the Board of Directors is conducted in the GMS. 2. The term of office of each member of the Board of Directors are 3 (three) years and may be re appointed for the next term. Berakhirnya Masa Jabatan Masa jabatan anggota Direksi dapat berakhir apabila: 1. Dalam masa jabatannya tidak lagi memenuhi atau melanggar kriteria dan persyaratan sebagai anggota Direksi; 2. Masa jabatan berakhir. Anggota Direksi dapat mengundurkan diri dari jabatannya dengan memberikan pemberitahuan secara tertulis kepada Perseroan paling lambat 30 (tiga puluh) hari sebelum tanggal pengunduran The End of the Term of Office Term of office of members of the Board of Directors may come to an end if: 1. During his/her tenure, he/she no longer fulfills or has violated the criteria and requirements as a member of the Board of Directors; 2. The expiration of the term of office. Members of the Board of Directors may resign from his/her position by giving a written notice to the Company no later than 30 (thirty) days prior to the date of his/her resignation. Page 3 of 10

4 dirinya. Perseroan wajib menyelenggarakan RUPS untuk memutuskan permohonan pengunduran diri anggota Direksi atau untuk melakukan penggantian anggota Direksi yang dalam masa jabatannya tidak lagi memenuhi atau melanggar persyaratan, standar etika dan peraturan yang berlaku, dalam jangka waktu 90 (sembilan puluh) hari setelah diterimanya surat pengunduran diri atau keputusan pemberhentian. Apabila Perseroan tidak menyelenggarakan RUPS dalam jangka waktu 90 (sembilan puluh) hari, maka pengunduran diri dan/atau pemberhentian dianggap tidak diterima atau menjadi batal. Perseroan wajib melakukan keterbukaan informasi kepada masyarakat dan kepada OJK paling lambat 2 (dua) hari kerja setelah diterimanya permohonan pengunduran diri atau keputusan pemberhentian dan Hasil penyelenggaran RUPS terkait dengan pengunduran diri dan/atau pemberhentian tersebut. Tugas dan Tanggung Jawab Direksi 1. Direksi bertugas dengan itikad baik dan dengan penuh tanggung jawab memimpin serta mengurus Perseroan sesuai dengan visi, misi, dan tujuan yang telah ditetapkan serta dalam batasan wewenang yang telah diatur dalam peraturan perundang undangan yang berlaku dan Anggaran Dasar Perseroan. 2. Direksi wajib melakukan pengurusan dengan itikad baik dengan tanggung jawab dan kehati hatian untuk kepentingan dan sesuai dengan maksud dan tujuan Perseroan. 3. Direksi wajib membuat Daftar Pemegang Saham dan Daftar Khusus (bekerja sama dengan Biro Administrasi Efek), risalah RUPS dan risalah Rapat Direksi. The Company shall convene a GMS to approve such resignation or to perform the replacement of members of the Board of Directors whose term of office no longer meet or in violation of Director s criteria and requirements within a period of 90 (ninety) days after the letter of resignation has been submitted or dismissal decision has been made. If the Company does not organize the GMS within a period of 90 (ninety) days, then the resignation and/or dismissal cannot be accepted or shall be considered as void. The Company shall provide disclosure information to the public and to OJK no later than two (2) working days as of the receipt of the resignation letter or dismissal decision as well as the result of the GMS on such resignation and/or dismissal. Duties and Responsibilities of Directors 1. The Board of Directors conducts their duties with good faith and full responsibility to lead and manage the Company in accordance with the vision, mission, and goals set and within the limits of authority as set out in the applicable regulation and the Articles of Association of the Company. 2. The Board of Directors shall carry out the management duty in good faith with responsibility and prudence to the benefit of and in accordance with the aims and objectives of the Company. 3. The Board of Directors shall make the list of Shareholder Register and Special Shareholder Register (in coordination with Securities Administration Bureau), minutes of the GMS and minutes of the Board of Directors Meeting. 4. Direksi wajib menyelenggarakan RUPS 4. The Board of Directors shall convene the annual Page 4 of 10

5 Tahunan dalam jangka waktu paling lambat 6 (enam) bulan setelah tahun buku Perseroan berakhir. 5. Dalam RUPS Tahunan Direksi menyampaikan: Laporan Tahunan yang telah dikaji oleh Dewan Komisaris untuk mendapatkan persetujuan RUPS; dan Laporan Keuangan yang sekurangkurangnya terdiri dari neraca dan laporan laba rugi tahun buku yang bersangkutan untuk mendapat pengesahan RUPS. GMS within a period of 6 (six) months after the end of the relevant financial year of the Company. 5. In the Annual GMS, the Board of Directors shall submit the following: The Annual Report which has been reviewed by the Board of Commissioners for approval by the annual GMS; and The Financial Statements which at least composed of the balance Sheet and the profit and loss for the current financial year to be approved by the annual GMS. 6. Menjabarkan rencana kerja dan anggaran tahunan yang berfungsi sebagai pedoman Perseroan dalam melaksanakan aktivitas operasional. 7. Melakukan pengelolaan Perseroan dengan memegang dan mengimplementasikan prinsip tata kelola perusahaan yang baik. 8. Membina, mengembangkan, mengendalikan serta mengelola sumber daya yang dimiliki Perseroan secara efektif dan efisien untuk mencapai maksud dan tujuan Perseroan. 9. Menetapkan struktur organisasi Perseroan secara lengkap dengan rincian tugas setiap divisi dan unit kerja. 10. Meningkatkan kompetensi dan pengetahuan secara terus menerus dalam rangka mengelola Perseroan secara profesional. Wewenang Direksi 1. Direksi berhak mewakili Perseroan di dalam dan di luar Pengadilan tentang segala hal dan dalam segala kejadian, antara Perseroan dengan pihak lain dan pihak lain dengan Perseroan, serta menjalankan segala tindakan, baik mengenai keputusan maupun kepemilikan. 6. Explain the Company s work plan and annual budget which serves as a guideline of the Company in carrying out operational activities. 7. Conducting the management of the Company by taking in to account the principles of good corporate governance. 8. To foster, develop, control and manage the Company's resources effectively and efficiently to achieve the aims and objectives of the Company. 9. Establishes the Company's organizational structure with details assignment for each division and work unit. 10. Increase the competence and knowledge continuously in order to manage the Company in a professional manner. Authority of the Board of Directors 1. The Board of Directors reserves the right to represent the Company within and outside the Court of any kind and in any event, in view of the Company with the other party and the other party to the Company, as well as carry out all actions, both with regard to ownership and decisions. 2. Presiden Direktur berhak dan berwenang 2. The President Director shall be entitled and Page 5 of 10

6 untuk dan atas nama Direksi serta mewakili Perseroan, atau apabila Presiden Direktur berhalangan diwakilkan oleh 2 orang Direktur. 3. Direksi memiliki wewenang untuk memberikan kuasa tertulis kepada 1 (satu) orang karyawan Perseroan atau lebih atau kepada orang lain untuk dan atas nama Perseroan untuk melakukan perbuatan hukum tertentu. 4. Direksi dapat membentuk komite guna mendukung efektivitas pelaksanaan tugas dan tanggung jawabnya dan wajib mengevaluasi atas kinerja komite setiap akhir tahun buku. Pedoman Perilaku dan Nilai Nilai Dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya dalam mengelola Perseroan, setiap anggota Direksi harus memperhatikan dan menjunjung hal hal berikut ini: 1. Direksi harus mematuhi peraturan dan perundang undangan yang berlaku. 2. Direksi harus mematuhi ketentuan dan Standard Perilaku Bisnis Perseroan. 3. Direksi mengelola Perseroan sesuai dengan kewenangan dan tanggung jawabnya sebagaimana diatur dalam Anggaran Dasar dan peraturan perundang undangan yang berlaku. 4. Direksi harus selalu mendahulukan kepentingan Perseroan dan dilarang menyalahgunakan jabatannya untuk kepentingan pribadi baik langsung maupun tidak langsung selama menjalankan tugas dan tanggung jawabnya. 5. Direksi harus menjadi contoh teladan bagi karyawan dalam penerapan Standard Perilaku Bisnis Perseroan. authorized for and on behalf of the Board of Directors and represent the Company, or in the absence of the President Director, the Company will be represented by 2 members of the Board of Directors. 3. The Board of Directors has the authority to give written authorization to 1 (one) or more employees of the Company or to any other person for and on behalf of the Company to perform certain legal actions. 4. The Board of Directors may form a committee to support the effectiveness implementation of their tasks and responsibilities and shall evaluate the performance of such committee by the end of financial year. Code of conducts and Norms In carrying out their duties and responsibilities in managing the Company, each member of the Board of Directors must observe and uphold the following: 1. The Board of Directors must comply with the rules and applicable regulations. 2. The Board of Directors must comply with the Company's Standard of Business Conduct. 3. The Board of Directors manages the Company in accordance with the authority and responsibilities given as stipulated in the Articles of Association and the applicable regulations. 4. The Board of Directors must always put the interests of the Company ahead and restricted from abusing his position for personal benefit either directly or indirectly over their duties and responsibilities. 5. The Board of Directors should be an example for employees in the implementation of the Company's Standard of Business Conduct. Page 6 of 10

7 6. Direksi wajib menjaga kerahasiaan informasi penting yang diketahui selama menjabat sebagai Direksi sesuai dengan peraturan Perseroan yang berlaku. 7. Direksi tidak menyalahgunakan informasi penting Perseroan yang didapatkan selama menjabat sebagai anggota Direksi untuk keuntungan pribadi maupun orang lain. 6. The Board of Directors shall maintain the confidentiality of important information obtained during his/her tenure as Directors of the Company in accordance with applicable company regulations. 7. The Board of Directors of the Company shall not misuse information obtained during his tenure as a member of the Board of Directors for personal gain or others. 8. Direksi tidak memerintahkan karyawan Perseroan untuk melakukan kegiatan yang melanggar hukum seperti penipuan, penyuapan, atau korupsi. 9. Direksi tidak diperbolehkan memberikan atau menerima sesuatu baik langsung maupun tidak langsung dari atau kepada pejabat negara atau individu yang dapat mempengaruhi pengambilan keputusan. 10. Direksi dilarang mengambil keuntungan pribadi baik secara langsung maupun tidak langsung dari kegiatan Perseroan selain penghasilan yang sah, yaitu penghasilan termasuk fasilitas yang ditetapkan dalam RUPS, yang diberikan kepadanya. Kehadiran dan Waktu Kerja 1. Jam kerja resmi Direksi mengikuti jam kerja resmi Perseroan, meskipun tidak tertutup kemungkinan bekerja di luar waktu resmi tersebut demi menjalankan tugas Perseroan. 8. The Board of Directors does not instruct employees of the Company to carry out illegal activities such as fraud, bribery, or corruption. 9. The Board of Directors is not allowed to give or receive something, either directly or indirectly from or to the state officials or individuals that may influence decision making. 10. The Board of Directors is prohibited from taking personal advantage, either directly or indirectly from the activities of the Company other than a legitimate income, ie. income specified in the GMS, including facilities given to him/her. Attendance and Working Hours 1. The official working hours of the Directors are similar to those of the Company although there is a possibility of working beyond the official hours for the purpose of performing the Company s duties. Rapat Direksi 1. Rapat sesama Direksi dilakukan paling kurang 1 kali tiap 1 bulan. 2. Rapat Direksi dapat dilangsungkan apabila dihadiri mayoritas dari anggota Dewan Direksi. Meeting of the Board of Directors 1. Meeting of the Board of Directors shall be held at least once every month. 2. Meeting of the Board of Directors may be held if attended by the majority of members of the Board of Directors. Page 7 of 10

8 3. Direksi wajib mengadakan rapat dengan Dewan Komisaris paling kurang 1 kali tiap 4 bulan. 4. Kehadiran anggota Direksi dalam rapat sesama Direksi ataupun yang mengundang Dewan Komisaris wajib diungkapkan dalam Laporan Tahunan. 5. Pengambilan keputusan dalam rapat dilakukan berdasarkan musyawarah mufakat. Namun jika tidak tercapai maka dilakukan berdasarkan suara terbanyak. 6. Direksi harus menjadwalkan rapat untuk tahun berikutnya sebelum berakhirnya tahun buku. 3. The Board of Directors shall hold meetings with the Board of Commissioners at least once every 4 months. 4. The presence of members of the Board of Directors in the meeting of the Board of Directors or the ones where the Board of Commissioners is invited shall be disclosed in the Annual Report. 5. Decisions taken from the meeting shall be made through deliberation for consensus. If the said consensus cannot be achieved then decision shall be taken from a majority vote. 6. The Board of Directors shall schedule a Meeting for next year before the end of the financial year. Risalah Rapat Direksi 1. Risalah rapat wajib dibuat untuk setiap rapat Direksi oleh Sekretaris Perusahaan dan ditandatangani oleh seluruh peserta rapat. Minutes of Directors Meeting 1. Minutes of Meeting shall be made for each of the meeting by the Corporate Secretary and signed by all participants of the Meeting. 2. Risalah rapat Direksi wajib disimpan dan Salinannya disampaikan kepada seluruh anggota Direksi. 3. Dokumen Risalah rapat Direksi merupakan bukti sah atas keputusan yang diambil dalam rapat tersebut, baik untuk keperluan anggota Dewan Komisaris, pemegang saham atau pihak ketiga. 4. Risalah rapat Direksi setidaknya harus memuat hal hal sebagai berikut: a. Tempat dan tanggal Rapat Direksi; b. Agenda rapat; c. Peserta rapat yang hadir; d. Pokok pokok permasalahan yang dibahas dalam rapat; e. Keputusan keputusan yang diambil; dan f. Tanda tangan peserta rapat. 2. Minutes of Meeting of the Board of Directors shall be recorded and the copies shall be made available to all members of the Board of Directors. 3. Document Minutes of Meeting of the Board of Directors is valid evidence for decisions taken in the meeting, both for members of the Board of Commissioners, shareholders or third parties. 4. Minutes of Meeting of the Board of Directors shall contain at least the following matters: a. Place and date of meeting of the Board of Directors; b. Meeting agenda; c. Participants who attended the meeting; d. The main points of the issues discussed at the meeting; e. Decisions taken; and f. Signature of the meeting participants. Page 8 of 10

9 5. Frekuensi dari rapat Direksi dan kehadiran dari anggota Direksi ikut disertakan dalam Laporan Tahunan Perseroan. Pelaksanaan Rapat Gabungan Direksi dan Dewan Komisaris Dewan Direksi dan Dewan Komisaris wajib melakukan rapat gabungan untuk membahas permasalahan strategis Perseroan, seperti kinerja Perseroan, permasalahan operasional, permasalahan terkait laporan keuangan dan isuisu penting lainnya. Ketentuan pelaksanaan rapat gabungan Direksi dan Dewan Komisaris adalah sebagai berikut: 1. Inisiasi rapat gabungan dilakukan oleh Direksi sekurang kurangnya 3 (tiga) kali dalam 1 tahun. 2. Kuorum rapat gabungan tercapai apabila rapat dihadiri sekurang kurangnya mayoritas dari yang mengundang. 3. Rapat gabungan Dewan Direksi dipimpin oleh Presiden Direktur, dan dapat digantikan oleh seorang Direktur yang ditunjuk oleh rapat apabila Presiden Direktur berhalangan hadir. 4. Hasil rapat gabungan wajib dituangkan dalam risalah yang ditandatangani oleh seluruh anggota Direksi dan Dewan Komisaris yang hadir dan disampaikan kepada seluruh anggota Direksi dan Dewan Komisaris. Pelaporan Direksi wajib menyampaikan Laporan Tahunan kepada RUPS setelah di telaah oleh Dewan Komisaris dalam jangka waktu paling lambat 6 bulan setelah tahun buku Perseroan berakhir. 5. Frequency of Meetings of Directors and the presence of members of the Board of Directors are included in the Company's Annual Report. Execution of the Joint Meeting of the Board of Directors and Board of Commissioners The Board of Directors and Board of Commissioners shall conduct a joint meeting to discuss the Company's strategic issues, such as the Company's performance, operational issues, problems related to the financial statements and other important issues. Provisions for the implementation of the Joint Meeting of the Board of Directors and Board of Commissioners are as follows: 1. Initiation of the Joint Meeting conducted by the Board of Directors at least three (3) times in 1 year. 2. The Joint Meeting quorum is reached when a meeting is attended by at least a majority of the invite. 3. Joint Meeting of the Board of Directors chaired by the President Director, and may be replaced by a Director appointed by the Meeting in the case that the President Director is unable to attend. 4. The results of the joint meeting shall be set out in the minutes of meeting signed by all members of the Board of Directors and Board of Commissioners present and communicated to all members of the Board of Directors and Board of Commissioners. Reporting The Board of Directors shall submit an Annual Report to the GMS after being reviewed by the Board of Commissioners, no later than 6 (six) months after the Company s financial year ends. Page 9 of 10

10 Pertanggungjawaban 1. Pertanggungjawaban pelaksanaan tugas Direksi akan dibahas dalam RUPS Tahunan. 2. Laporan pertanggungjawaban Direksi mengenai tugas tugasnya disampaikan ke Perseroan untuk selanjutnya dituangkan dalam Laporan Tahunan dan disampaikan dalam RUPS Tahunan. Piagam Direksi ini disetujui dan ditandatangani oleh Direksi Perseroan pada tanggal 23 Nopember 2015 Accountability 1. Accountability of the Director s performance will be discussed in the Annual GMS. 2. The Director s accountability report shall be submitted to the Company for further inclusion in the Annual Report and presentation to the Annual GMS. This Charter of the Board of Directors was approved and signed by the Board of Directors of the Company on 23 rd of November 2015 Page 10 of 10