GARIS PANDUAN PERMOHONAN MENGIKUTI LATIHAN DALAMAN GARIS PANDUAN PERMOHONAN LATIHAN DALAMAN

Transkripsi

1 Muka surat : 1/20 GARIS PANDUAN PERMOHONAN LATIHAN DALAMAN 1. Cara Permohonan Latihan Dalaman : a. Setiap kakitangan harus membuat permohonan latihan secara online di MyUPSI Portal masing masing b. Carta Alir Permohonan Latihan adalah seperti di Carta 1 2. Hierarki Kelulusan Mengikuti Latihan Dalaman : a. Setiap permohonan untuk mengikuti latihan dalaman melalui MyUPSI Portal akan melalui 2 proses penapisan iaitu: i. Pengesahan (Verified) oleh Penyelia Pertama PTj ii. Perakuan (Recommended) oleh Ketua Jabatan b. Hierarki Kelulusan Latihan adalah mengikut hierarki kelulusan cuti di PTj c. Carta Alir Pengesahan dan Perakuan Pengesah Latihan adalah seperti di Carta Tempoh Permohonan a. Tempoh permohonan sesuatu latihan adalah sehingga 2 minggu sebelum latihan tersebut dijadualkan untuk dilaksanakan. 4. Tanggungjawab Kakitangan dan Penyelia / Ketua Jabatan a. Tanggungjawab Kakitangan i. Memastikan merancang perjalanan latihan tahunan agar dapat memenuhi keperluan mata minimum CPD Tahunan. ii. Berbincang dengan Ketua Jabatan tentang latihan yang perlu dihadiri untuk meningkatkan kompetensi Khusus dan Umum. iii. Memastikan permohonan yang dibuat secara online disah dan diperakukan oleh Penyelia dan KJ supaya nama tersenarai dalam pemilihan peserta oleh Unit Latihan BSM. iv. Pastikan tarikh kursus dijalankan tidak bertindih dengan apa-apa perancangan lain seperti bercuti rehat. v. Jika ingin menarik diri daripada sesuatu latihan, kakitangan boleh berbuat demikian dengan cara berikut : Sebelum permohonan Diluluskan oleh Unit Latihan Membatalkan secara online di MyUPSI Portal dengan mengetik icon BATAL dan sertakan justifikasi untuk rekod di Unit Latihan. 1

2 Muka surat : 2/20 Selepas permohonan Diluluskan oleh Unit Latihan kakitangan harus membuat surat menarik diri daripada menyertai sesuatu kursus. Surat haruslah dikemukakan kepada Timbalan Pendaftar Unit Latihan melalui Ketua Jabatan masing-masing. vi. Jika kursus dijalankan di luar UPSI, kakitangan bertanggungjawab mengisi Kebenaran Outstation di MyUPSI Portal. b. Tanggungjawab Penyelia / Ketua Jabatan i. Memastikan permohonan kakitangan disahkan / diperakukan ii. Jika latihan tersebut tidak sesuai dengan kompetensi kakitangan, permohonan tersebut hendaklah segera Ditolak bagi memastikan kakitangan dapat membuat perancadangan lain dengan memohon latihan lain yang lebih sesuai. iii. Permohonan yang tidak diambil apa-apa tindakan boleh memudaratkan usaha kakitangan untuk memenuhi pencapaian mata CPD Tahunan. 5. Kelulusan Mengikuti Latihan : Status Permohonan - Jika jumlah peserta yang berstatus Diperakukan kurang daripada 15 orang, Unit Latihan akan memilih peserta daripada senarai yang Disahkan untuk mencukupkan jumlah peserta. - Unit Latihan BSM tidak akan memilih mana-mana peserta yang berstatus Ditolak atau Dibatalkan. - Kakitangan boleh menyemak Status Permohonan di MyUPSI Portal Option : Training Attended - Status 6. Kriteria Pemilihan sebagai Peserta Latihan Jika jumlah permohonan yang Diperakukan melebihi kuota bilangan peserta, ranking akan dilaksanakan mengikut cara berikut : i. Tarikh diperakukan atau ii. Jumlah mata CPD terkumpul sehingga tarikh pelaksanaan sesuatu kursus. 2

3 Muka surat : 3/20 7. Kuasa Unit Latihan BSM a. Unit Latihan BSM mempunyai kuasa untuk mengarahkan seseorang kakitangan untuk hadir ke sesuatu kursus berdasarkan situasi berikut : i. Kursus Pengesahan Jawatan seperti Program Transformasi Minda (PTM), BITARA, Kursus Let s Speak English, Kursus Pensijilan Pengajaran dan Pembelajaran Pensyarah Baharu atau mana-mana kursus yang dijadikan syarat pengesahan jawatan, ii. iii. Permohonan PTj atas sebab-sebab tertentu seperti kompetensi kakitangan, untuk memenuhi mata CPD dan lain-lain alasan yang diterima. Arahan pihak pengurusan. b. Arahan haruslah dipatuhi dan kegagalan untuk mematuhi arahan panggilan ke kursus boleh dikenakan denda. 8. Kursus dalaman anjuran Unit Latihan di luar UPSI Terdapat beberapa kursus anjuran Unit Latihan BSM akan dijalankan di luar UPSI. Kakitangan harus mengambil kira perkara-perkara berikut : a. Pengangkutan, makan dan penginapan - Akan disediakan oleh Unit Latihan BSM sepanjang kursus. Tiada sebarang tuntutan dibenarkan untuk perkara perkara ini. b. Pembiayaan ahli keluarga - Unit Latihan BSM tidak menggalakkan kakitangan membawa ahli keluarga, namun begitu jika ahli keluarga turut serta di tempat berkursus, Unit Latihan BSM tidak akan membiayai ataupun menguruskan apa-apa urusan berkaitan perkara ini. - Kakitangan juga tidak dibenarkan membuat apa-apa tuntutan penginapan, makan minum dan tuntutan perjalanan kepada UPSI jika berbuat demikian. - Kakitangan juga dilarang sama sekali menggunakan masa berkursus untuk aktiviti keluarga kecuali pada waktu rehat atau slot yang tiada sebarang aktiviti rasmi latihan. 3

4 Muka surat : 4/20 9. Continuous Professional Development a. Continuous Professional Development (CPD) adalah salah satu kaedah latihan yang digunapakai di UPSI sejak Melalui sistem ini, kakitangan dikehendaki memenuhi keperluan mata minimum 42 mata CPD setahun (kecuali kes pro-rata). 42 mata CPD terbahagi kepada berikut : i. Minimum 12 mata CPD perlu di kumpulkan dari komponen kursus Umum, ii. iii. Minimum 12 mata CPD perlu di kumpulkan dari komponen kursus Khusus (mengikuti Skim & Gred Jawatan), Baki 18 mata boleh di kumpulkan dari mana-mana komponen sama ada dari komponen Umum atau komponen Khusus. b. Semua kakitangan berstatus tetap dan kontrak wajib memenuhi keperluan mata CPD Tahunan. c. Bagi kakitangan yang berkhidmat kurang dari 12 bulan dalam tahun semasa, mata CPD akan dipro-ratakan mengikut bilangan bulan berkhidmat di UPSI. d. Mata CPD hanya dibenarkan untuk pro-rata untuk kakitangan berikut : i. Lantikan baharu ii. Melapor diri setelah tamat : Cuti belajar Sabatikal Post Doct iii. iv. Cuti bersalin Cuti sakit yang panjang v. Cuti berkaitan yang diluluskan oleh KJ e. Pengecualian CPD hanya diberikan kepada kakitangan berikut: i. Kakitangan sementara / sambilan ii. iii. Skim Sarjana Utama Skim Tenaga Pengajar Khas 4

5 Muka surat : 5/20 f. Mata CPD yang dikumpulkan akan ditarik secara automatik ke Laporan Nilaian Prestasi Tahunan (LNPT), Bahagian Latihan dan sumbangan terhadap bahagian tersebut adalah seperti jadual di bawah: Gred / Kumpulan Bahagian LNPT berkaitan JUSA Bahagian II Latihan 25% Gred Khas Bahagian II Latihan 10% P&P (Akademik) Bahagian II Latihan 10% P&P (Pentadbiran) Gred 41 dan ke atas Bahagian IV Latihan 25% Sokongan I Gred 27/29 36 Bahagian IV Latihan 25% Sokongan II & III Gred 1-22 Bahagian IV Latihan 20% 5

6 Muka surat : 6/20 Carta 1 : Cara memohon latihan dalaman: MULA Log in MyUPSI Portal Klik Human Resource Klik Training Di ruangan Option, pilih Training Application Klik Apply bagi latihan yang ingin dipohon Nyatakan justifikasi permohonan latihan dalam ruangan Training Benefit Klik Submit Tidak Disahkan Pengesahan PTj Disahkan Tidak Diperakukan Perakuan PTj Diperakukan Tidak Diluluskan Kelulusan BSM Diluluskan Terima memo dan hadiri latihan TAMAT 6

7 Muka surat : 7/20 Carta 2 : Carta Alir Pengesahan dan Perakuan Pengesah Latihan di PTj 7

8 Muka surat : 8/20 Manual Permohonan Latihan Dalaman di MyUPSI Portal Sistem Maklumat Bersepadu Sistem Sumber Manusia Dan Pentadbiran Modul Latihan Permohonan Latihan (MyUPSI Portal Kakitangan) Manual Pengguna 1. Log Masuk... MANUAL PERMOHONAN KAKITANGAN 2. Permohonan Latihan Paparan Latihan Yang Dihadiri (Training Attended) Kalendar Latihan (Training Calendar) Permohonan Latihan (Training Application) Membatalkan Permohonan Latihan... MANUAL PENGESAHAN DAN PERAKUAN PTj 3. Mengesahkan Permohonan Latihan Memperakukan Permohonan Latihan Log Keluar... 8

9 Muka surat : 9/20 1. Log Masuk 1.1. Untuk akses ke MyUPSI Portal, taip URL berikut :- myupsi.upsi.edu.my/ 1.2. Pada screen berikutnya, masukkan ID Pengguna dan Katalaluan. Klik butang Login Rajah berikut akan dipaparkan. 9

10 Muka surat : 10/20 2. Permohonan Latihan 2.1. Paparan Latihan Yang Di hadiri (Training Attended) Klik pada menu Human Resource. Kemudian klik pada sub menu Training Pilih Training Attended pada list item Option. Rajah berikut akan dipaparkan Klik pada butang Print untuk memaparkan dan mencetak senarai latihan/persidangan/seminar/bengkel yang telah dihadiri Klik pada butang Training Calendar untuk menyemak senarai latihan yang dtawarkan Pilih Month atau Year untuk melihat status senarai latihan. 10

11 Muka surat : 11/ Kalendar Latihan (Training Calendar) Klik pada menu Human Resource. Kemudian klik pada sub menu Training Klik pada butang Training Calendar. Rajah berikut akan dipaparkan Klik pada Tahun dan/atau PTj/Fakulti dan/atau Agensi Luar untuk mengecilkan skop carian Untuk melihat maklumat terperinci bagi sesuatu kursus / latihan, klik pada pautan tarikh kursus tersebut. Rajah berikut akan dipaparkan. 11

12 Muka surat : 12/ Klik butang Back (sekiranya berada pada skrin Training Details) untuk kembali ke skrin sebelumnya Klik butang Close untuk kembali ke skrin sebelumnya. 12

13 Muka surat : 13/ Permohonan Latihan (Training Application) Klik pada menu Human Resource. Kemudian klik pada sub menu Training Pilih Training Application pada list item Option. Rajah berikut akan dipaparkan Klik pada pautan Details bagi melihat maklumat terperinci kursus berkenaan. 13

14 Muka surat : 14/ Klik pada pautan Apply. Rajah berikut akan dipaparkan Pilih peranan penyertaan daripada list item Participant Role Masukkan faedah penyertaan kursus kepada kakitangan pada ruangan Training Benefit (For Staf) Klik butang Submit apabila selesai. 14

15 Muka surat : 15/ Membatalkan Permohonan Latihan Klik pada menu Human Resource. Kemudian klik pada sub menu Training Pilih Training Attended pada list item Option. Rajah berikut akan dipaparkan. 15

16 Muka surat : 16/ Klik pada pautan Cancel. Rajah berikut akan dipaparkan Nyatakan alasan pembatalan permohonan tersebut pada textbox Reason Klik butang Submit apabila selesai. 16

17 Muka surat : 17/20 3. Mengesahkan Permohonan Latihan 3.1. Pastikan berada pada halaman utama MyUPSI Portal. Semak pada bahagian Memo Klik pada pautan Your Staff has applied for training pada bahagian Memo. Rajah berikut akan dipaparkan Klik pada pautan Verify/Reject. Rajah berikut akan dipaparkan. 17

18 Muka surat : 18/ Klik pada checkbox bagi rekod yang berkaitan dan nyatakan alasan pengesahan bagi permohonan tersebut pada textbox Remark Klik butang Verify atau Reject apabila selesai. Nota: Setup bagi mengesahkan permohonan latihan adalah berdasarkan hirarki cuti. 18

19 Muka surat : 19/20 4. Memperakukan Permohonan Latihan 4.1. Pastikan berada pada halaman utama MyUPSI Portal. Semak pada bahagian Memo Klik pada pautan Your Staff has applied for training pada bahagian Memo. Rajah berikut akan dipaparkan Klik pada pautan Recommend/Reject. Rajah berikut akan dipaparkan. 19

20 Muka surat : 20/ Klik pada checkbox bagi rekod yang berkaitan dan nyatakan alasan pengesahan bagi permohonan tersebut pada textbox Remark Klik butang Recommend atau Reject apabila selesai. Nota: Setup bagi memperakukan permohonan latihan adalah berdasarkan hirarki cuti. 5. Log Keluar 1. Untuk Logout, klik pada link Logout yang berada pada sebelah bahagian atas-kanan. 20