ANALISA KESENJANGAN ANTARA SISTEM KONVENSIONAL DAN SISTEM ELEKTRONIK PADA PENYEDIAAN JASA KONSTRUKSI DI PEMERINTAH KOTA SURABAYA

Transkripsi

1 Program Studi MMT-ITS, Surabaya 5 Agustus 26 ANALISA KESENJANGAN ANTARA SISTEM KONVENSIONAL DAN SISTEM ELEKTRONIK PADA PENYEDIAAN JASA KONSTRUKSI DI PEMERINTAH KOTA SURABAYA Bambang Wishnu Murti 1), Tri Joko Wahyu Adi 2) 1 Dosen Teknik Sipil FTSP ITS 2 Mahasiswa Teknik Sipil FTSP ITS ABSTRAK Pengadaan barang dan jasa pemerintah merupakan salah satu bagian yang rawan terhadap terjadi korupsi, kolusi dan nepotisme. Salah satu upaya untuk menghilangkan kerawanan tersebut adalah dengan menerapkan sistem lelang elektronik ( e- procurement). Penelitian ini dilakukan untuk menganalisa kesenjangan antara sistem lelang konvensional dengan sistem lelang elektronik ( e-procurement), khususnya pada tender-tender elektronik (e-tender) bidang jasa konstruksi. Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif dengan pembahasan deskriptif, malalui studi literatur dan survey (wawancara) terhadap beberapa pakar dan pengguna/peserta sistem lelang konvensional maupun e-procurement. Survey dilakukan untuk mendapatkan validasi terhadap kriteria kesenjangan yang diperoleh dari studi literatur. Hasil penelitian menunjukkan bahwa sistem lelang e-procurement lebih mempunyai keunggulan dalam hal kemudahan, efektifitas, dan efisiensi dalam pengadaan barang dan jasa pemerintah. Walaupun masih memiliki kelemahankelemahan, sistem ini juga meningkatkan keterbukaan, transparansi, keadilan dan akuntabilitas pelelangan. Kata kunci: e-procurement, e-tender, lelang konvensional PENDAHULUAN Salah satu item lelang yang memiliki proporsi terbesar dalam e-procurement di Pemerintah Kota Surabaya adalah bidang konstruksi. Proyek-proyek konstruksi yang pada umumnya bernilai relatif tinggi pada pelaksanaan pelelangannya seringkali diindikasikan tidak transparan. Pelaksanaan e-procurement dengan sistem yang terencana dan terorganisir dengan baik diharapkan secara efektif akan meningkatkan transparansi, meningkatkan efisiensi dan sekaligus memberikan kesempatan yang lebih luas pada penyedia jasa konstruksi. Kelemahan pada pelaksanaan sistem procurement yang ada harus dianalisis dan dilakukan penyempurnaan secara terus-menerus. Berdasarkan fakta-fakta tersebut diatas maka penelitian mengenai evaluasi performa pelaksanaan procurement di Pemerintah Kota Surabaya dilaksanakan. Evaluasi dilakukan melalui penentuan kriteria-kriteria evaluasi sistem serta penilaian atas indikator terpilih. Oleh karena itu permasalahan dalam penelitian ini adalah bagaimanakah perbedaan kesenjangan (gap) sistem pelelangan konstruksi dengan menggunakan e-procurement dibandingkan dengan sistem konvensional di Pemerintah Kota Surabaya. Penelitian dilakukan pada Pelelangan dengan metode Pascakualifikasi. TINJAUAN KEPUSTAKAAN Menurut Information Technology Research Group (ITRG, 22), e-procurement didefinisikan sebagai aplikasi atau layanan pembelian berbasis internet yang

2 Program Studi MMT-ITS, Surabaya 5 Agustus 26 memudahkan mitra dagang, memaksimalkan efisiensi dagang terhadap keseluruhan rantai persediaan, dan menyediakan kemampuan strategis e-commerce dalam era internet. Sedangkan menurut Brunelli (1999) dan Carabello (21) teknologi e- procurement dijelaskan sebagai teknologi yang didesain untuk memfasilitasi pengakuisisian barang oleh organisasi komersial atau pemerintah melalui internet. Kriteria yang digunakan berbagai negara untuk mengevaluasi sistem e- procurement mempunyai beberapa perbedaan. Dari berbagai kriteria tersebut, beberapa kriteria akan digunakan sebagai acuan sistem ideal yang digunakan untuk menganalisis kesenjangan sistem e-procurment bidang konstruksi di Pemerintah Kota Surabaya. Kriteria-kriteria yang diperoleh dari studi literatur antara lain seperti pada tabel berikut : Keluhan dan sanggahan. Kriteria yang digunakan sebagai dasar penelitian mengacu Keputusan Presiden No. 8 tahun 23 yaitu efektif, efisien, terbuka dan bersaing, transparansi, adil atau tidak diskriminatif, dan akuntabel. Sedangkan tahapan lelang bidang konstruksi dengan metode pascakualifikasi baik sistem konvensional maupun e-procurement meliputi: Pengumuman Lelang, Pendaftaran Peserta Lelang, Pengambilan Dokumen Penawaran, Penjelasan Pekerjaan, Pemasukan Dokumen dan Pembukaan Penawaran, Evaluasi Penawaran dan Klarifikasi dan Pengumuman Pemenang dan Sanggahan. Tabel 1. Kriteria Sistem diberbagai Negara No Kriteria Evaluasi Sistem E-Procurement Sumber 1 Struktur administratif sistem pengadaan (procurement) Brasil, Chile Meksiko- 2 Tujuan, strategi, kerangka hukum dan cakupan IACD 3 Informasi umum yang disediakan oleh sistem 4 Publisitas, klarifikasi, penerimaan penawaran dan informasi pembelian 5 Perusahaan yang ikut dalam tender HEVAC Association 6 Kriteria Penilaian 7 Tinjauan Ulang Penawaran 8 Laporan dan dukungan pada pengguna Brasil, Chile Meksiko- 9 Transaksi IACD 1 Keluhan dan sanggahan 11 Umpan Balik selama proses penawaran HEVAC Association 12 Jangka waktu pelaksanaan e-procurement HEVAC Association METODE PENELITIAN Metode penelitian ini adalah dengan menggunakan pendekatan kualitatif. Pendekatan ini digunakan untuk memperoleh pemahaman yang lebih baik mengenai pelaksanaan e-tendering di lingkungan Pemerintah Kota Surabaya khususnya untuk bidang konstruksi. Untuk memperoleh hasil tersebut dibutuhkan analisa yang mendalam terhadap obyek penelitian dan pendekatan kualitatif akan lebih sesuai digunakan. Pengumpulan data dilakukan dengan melakukan penyebaran questioner dan indepth interview. Penilaian (skoring) dilakukan pada tiap -tiap tahapan pelelangan dengan menggunakan penilaian skala Linkert dalam interval 1 (satu) sampai dengan 5 (lima). Dari skor yang didapat dari masing-masing reponden kemudian diambil rata-ratanya. Responden yang disurvey dalam penelitian ini terdiri atas organisasi profesi, akademisi dan pihak penyelenggara lelang baik pembuat pada level pembuat kebijakan maupun panitia lelang, serta dari kalangan perusahaan jasa konstruksi. Responden yang dipilih B-9-2

3 Program Studi MMT-ITS, Surabaya 5 Agustus 26 dengan menggunakan purposive sampling dengan kriteria harus memahami dengan baik sistem pelelangan baik dalam sistem konvensional dan e-procurment. Sampel yang diambil dianggap cukup mewakili populasi pihak yang terkait dengan pelelangan sebab tidak ada jumlah yang pasti mengenai peserta dan penyelenggara lelang yang menguasai dengan baik sistem pelelangan baik dari sisi regulasi maupun teknis. Nilai yang didapat menunjukkan kinerja masing-masing sistem pelelangan menurut persepsi responden. Semakin rendah nilai yang didapat maka dipersepsikan bahwa pemenuhan efektifitas, efisiensi, keterbukaan, transparansi, keadilan dan akuntabilitas sistem pelelangan tersebut makin baik. Untuk memudahkan analisa maka penilaian diterapkan pada tiap tahapan lelang. Semakin rendah nilai yang diperoleh menunjukkan bahwa capaian kriteria makin baik. Untuk efektifitas misalnya jika reponden memberikan nilai 1 (satu) berarti efektifitasnya sangat baik atau d engan kata lain sangat efektif. HASIL ANALISA Hasil kuesioner yang diperoleh menggambarkan bahwa secara umum skor dari masing-masing kriteria pada seluruh tahapan lelang pascakualifikasi sistem e- procurement lebih baik daripada sistem konvensional. Perbandingan skor masingmasing tahapan dapat dilihat pada Gambar 1 sampai 7 berikut ini. 5, 3, 2, 4, 4 2, 6 2, 6 2, 5 2, 1 2, 5 2, 3 1, 4, 4 2, 6 2, 6 2, 5 2, 1 2, 5 2, 3 P e r b e d a a n s k o r 1, 2 1, 3 1, 9 2, 1, 4 1, 5 K o n v e n s io n a l Gambar 1. Nilai Rata-rata Sistem E-procurement dan Konvensional Tahap Pengumuman 5, 3, 2, 2, 5 4, 2 2, 8 2, 4 2, 6 3, 6 2, 9 3, 1 1, E - p r o c u r m e n t 4, 2 3, 6 2, 5 2, 8 2, 4 2, 6 2, 9 3, 1 P e r b e d a a n s k o r 1, 5 1, 3 1, 8 1, 4, 7, 7 K o n v e n s io n a l Gambar 2. Nilai Rata-rata Sistem E-procurement dan Konvensional Tahap Pendaftaran B-9-3

4 Program Studi MMT-ITS, Surabaya 5 Agustus 26 5, 3, 4, 3 4, 2 3, 7 2, 8 2, 8 2, 7 2, 7 2, 7 3, 1 2, 1, E f e k t i f E f i s i e n T e r b u k a T r a n s p a r a n A d i l A k u n t a b e l E - p r o c u r m e n t 3, 7 4, 3 4, 2 2, 7 2, 7 2, 7 2, 8 2, 8 3, 1 P e r b e d a a n s k o r 1, 2 1, 1, 6 1, 3 1, 3 1, 1 Gambar 3. Nilai Rata-rata Sistem E-procurement dan Konvensional Tahap Pengambilan Dokumen Lelang 5, 3, 2, 2, 9 3, 4, 2 4, 2 3, 1 2, 8 2, 8 2, 9 1, P r o c u r e m e n t 4, 2 4, 2 2, 9 3, 2, 8 2, 8 2, 9 3, 1 P e r b e d a a n s k o r, 9, 8 1, 4 1, 4 1, 1. 9 Gambar 4. Nilai Rata-rata Sistem E-procurement dan Konvensional Tahap Penjelasan Pekerjaan 5, 3, 2, 3, 7 3, 7 3, 5 3, 6 3, 2 1, K o n v e n s io n a l E f e k t if E f is ie n T e r b u k a T r a n s p a r a n A d il A k u n t a b e l 3, 5 3, 2 3, 6 3, 7 3, 7 P e r b e d a a n s k o r, 6, 6, 4, 4, 3, 1 K o n v e n s io n a l Gambar 5. Nilai Rata-rata Sistem Eprocurement dan Konvensional Tahap Pemasukan Dokumen Penawaran dan Pembukaan Penawaran 5, 3, 2, 3, 7 3, 7 3, 5 3, 4 3, 6 1, E f e k t if E f i s i e n T e r b u k a T r a n s p a r a n A d i l A k u n t a b e l 3, 7 3, 7 3, 5 3, 4 3, 6 P e r b e d a a n s k o r, 2, 3, 5, 6, 4, 2 Gambar 6. Nilai Rata-rata Sistem Eprocurement dan Konvensional Tahap Evaluasi Penawaran dan Klarifikasi B-9-4

5 Program Studi MMT-ITS, Surabaya 5 Agustus 26 5, 3, 2, 4, 4 4, 3 2, 6 3, 2 3, 3 3, 2 3, 2 3, 3 1, 4, 3 4, 4 3, 2 3, 2 3, 3 3, 2 3, 2 3, 3 P e r b e d a a n s k o r, 9 1, 1 1, 1, 9, 6, 5 K o n v e n s io n a l Gambar 7. Nilai Rata-rata Sistem Eprocurement dan Konvensional Tahap Pengumuman Pemenang Lelang dan Sanggahan Alternatif Solusi Peningkatan Kinerja E-procurement Dari hasil survey didapatkan temuan bahwa meskipun secara umum kinerja sistem e-procurement relatif lebih baik dibandingkan dengan sistem konvensional namun masih terdapat kriteria yang masih diperbaiki. Perbaikan dalam sistem e-procurement menggunakan acuan nilai 4 (empat) karena pada skala 1 sampai dengan 5 sebagai dimana nilai 4 berarti telah berkinerja baik. Untuk skor rata-rata yang berada dibawah nilai 4 masih memerlukan pembenahan agar menjadi baik, seperti pada Gambar 8 sampai dengan 14. 5, 3, 2, 1, 4, 4 N il a i s k o r b a ik Gambar 8. Perbandingan Nilai Rata-rata Kriteria Terhadap Nilai Skor Baik (Skor = 4) Tahap Pengumuman Kriteria Efektif, Efisien, Adil dan Akuntabel 5, 3, 2, 1, 4, 2 3, 6 Kriteria Adil dan Akuntabel Gambar 9. Perbandingan Nilai Rata-rata Kriteria Terhadap Nilai Skor Baik (Skor = 4) Tahap Pendaftaran B-9-5

6 Program Studi MMT-ITS, Surabaya 5 Agustus 26 5, 3, 2, 1, 3, 7 4, 3 4, 2 Kriteria efektif dan Efisien Gambar 1. Perbandingan Nilai Rata-rata Kriteria Terhadap Nilai Skor Baik (Skor = 4) Tahap Pengambilan Dokumen 5, 3, 2, 1, 4, 2 4, 2 Kriteria Efektif dan Efisien Gambar 11. Perbandingan Nilai Rata-rata Kriteria Terhadap Nilai Skor Baik (Skor = 4) Tahap Penjelasan Pekerjaan 5, 3, 2, 1, Kriteria Akuntabel Gambar 12. Perbandingan Nilai Rata-rata Kriteria Terhadap Nilai Skor Baik (Skor = 4) Tahap Pemasukan dan Pembukaan Penawaran 5, 3, 2, 1, Kriteria Efektif dan Terbuka Gambar 13. Perbandingan Nilai Rata-rata Kriteria Terhadap Nilai Skor Baik (Skor = 4) Tahap Evaluasi Penawaran dan Klarifikasi B-9-6

7 Program Studi MMT-ITS, Surabaya 5 Agustus 26 5, 3, 2, 1, 4, 3 4, 4 Kriteria Adil dan Akuntabel Gambar 14. Perbandingan Nilai Rata-rata Kriteria Terhadap Nilai Skor Baik (Skor = 4) Tahap Pengumuman Pemenang dan Sanggahan KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan Berdasarkan hasil pembahasan pada bab sebelumnya dapat diambil kesimpulan sebagai berikut : 1. Sistem pelelangan pasca kualifikasi dengan sistem e-procurement di pemerintah kota Surabaya secara umum memiliki kinerja yang lebih baik dalam pencapaian efektifitas, efisiensi, keterbukaan, transparansi, keadilan dan akuntabilitas pelelangan dibandingkan dengan sistem konvensional. 2. Sistem e-procurement memberikan kemudahan dan fleksibilitas pelaksanaan pelelangan baik dari sisi pemerintah sebagai penyelenggara lelang maupun dunia usaha sebagai peserta lelang. 3. Penggunaan media internet pada sistem eprocurment mengurangi kendala jarak dan waktu serta memudahkan pengawasan publik. 4. Pelaksanaan lelang melalui Sekretariat Layanan E-procurement memudahkan pengambilan keputusan utamanya pada tataran kebijakan serta aplikasi teknis untuk pengembangan pelelangan elektronik. Saran 1. Perubahan sistem lelang konvensional ke sistem e-procurement harus mempertimbangkan kesiapan perangkat peraturan, kebijakan, sumber daya manusia dan teknologi. 2. Sistem e-procurement yang diterapkan harus terus dievaluasi untuk memastikan bahwa penggunaan sistem tersebut tidak kontraproduktif dengan capaian sasaran yang telah ditetapkan. Sistem eprocurement harus diarahkan terciptanya efektifitas, efisiensi, keterbukaan, transparansi, keadilan dan akuntabilitas pengadaan barang dan jasa yang lebih baik. 3. Perlunya adanya solusi peningkatan kinerja sistem eprocurement pemerintah kota Surabaya antara lain dengan peningkatan sosialisasi pada saat terjadi perubahan sistem, penyederhanaan lampiran berkas pada penawaran hardcopy, dan adanya rujukan harga penawaran untuk menjamin kewajaran harga. 4. Pengawasan pada proses lelang yang dilakukan oleh panitia lelang mutlak dikan untuk menjamin tidak terjadi praktek KKN. 5. Perlu penelitian lanjutan mengenai kesiapan infrastuktur telekomunisasi dalam menunjang pelaksanaan sistem e-procurement di Surabaya. 6. Penelitian lanjutan mengenai efektifitas dan efisiensi teknis penggunaan dan perangkat keras dan perangkat lunak sistem eprocurement akan sangat membantu implementasi eprocurement di daerah. B-9-7

8 Program Studi MMT-ITS, Surabaya 5 Agustus 26 DAFTAR PUSTAKA ITRG, 22, A Success Guide for e-procurement, London Miles, B.H dan Huberman, M.A,1994. Qualitative Data Analisys, Second Edition, Sage Publication. Office of Government Commerce, 22. A guide to e-procurement for the public sector,office of Government Commerce, London. diakses dari PLS-Ramboll, 2. Analysis of Electronic Public Procurement Pilot Projects in the European Union. diakses dari Parida, V. dan Upasana Parida, 25, e-procurement : An Indian and Swedish Perspective, Master Thesis, Lulea University of Technology Saaty, T.L., 1993, Pengambilan Keputusan: Proses Hirarki untuk Pengambilan Keputusan dalam Situasi yang Kompleks, LPPM-PT. Pustaka Binaman Pressindo, Jakarta Steinberg, R., (23). Strategies for Successful Government E-Procurement, Gartner Inc.,( Talero, E., 21. Electronic Government Procurement, Concepts and Country experiences, The World Bank, Washington, DC. Tonkin, C., 23. e-procurement in the Public Sector: Story, Myth and Legend, Policy Institute, Trinity College, Dublin World Bank, 23. Electronic Government Procurement (e-gp), World Bank Draft Strategy, The World Bank, Washington, DC. Yin, R.K, 23, Case Study Research: Design and Method, Third Edition Sage Publication Inc.., 24, Strategic Electronic Government Procurement, Procurement Asian Development Bank, IADB dan World Bank,., 23, Readiness For Electronic Government Procurement Survey, Asian Development Bank..., 23, Guidance Note On The Use Of E-procurement, Including Reverse Bid Auctions, For HVACR Products In The Construction Industry, HEVAC Association., Profile of Electronic Government Procurement System, Government Best Practice Program OAS dan IACD.., (21e), Strategy for the Implementation of e-procurement in the Irish Public Sector. Dublin., 23, Keputusan Presiden No. 8 tahun 23 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, Jakarta B-9-8

9 Program Studi MMT-ITS, Surabaya 5 Agustus 26., 23, Keputusan Menteri Permukiman Dan Prasarana Wilayah Nomor : 339/Kpts/M/23 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah.., 21, Keputusan Walikota Surabaya No. 3 tahun 21 tentang tentang Pedoman Pengelolaan Anggaran Belanja Pembangunan.., 24, Keputusan Walikota Surabaya No. 5 tahun 24 tentang Pedoman Pelaksanaan Proses Pemilihan Penyedia Barang.Jasa Pemerintah Daerah dengan Sistem e-procurement, Surabaya B-9-9