SISTEM INFORMASI PENDATAAN GURU DAN SISWA PADA SMP NEGERI 2 PADANG TIJI KABUPATEN PIDIE

Transkripsi

1 SISTEM INFORMASI PENDATAAN GURU DAN SISWA PADA SMP NEGERI 2 PADANG TIJI KABUPATEN PIDIE ABSTRAK NOVA SUSANTI (Jurusan Teknik Informatika, STMIK U budiyah Indonesia) Sistem Informasi Pendataan Guru dan Siswa adalah sebuah proses pendataan yang pasti akan dilakukan oleh setiap sekolah. Tidak hanya pada Sekolah Menengah Pertama (SMP) Negeri 2 Padang Tiji Kabupaten Pidie, namun juga di sekolahsekolah lainnya. Dalam pelaksanaan selama ini, pengisian formulir guru dan siswa pada Sekolah Menengah Pertama (SMP) Negeri 2 Padang Tiji Kabupaten Pidie masih menggunakan sistem manual, yaitu guru dan siswa mengisi formulir, kemudian dimasukkan dalam buku besar dan diarsipkan. Dalam hal ini, pendataan memerlukan waktu yang berlarut-larut, karena petugas administrasi di bagian tersebut memerlukan pencarian pada semua arsip secara manual dan menyeluruh, memeriksa berkas guru dan siswa, dan lain sebagainya yang dimaksudkan untuk keperluan data guru dan siswa. Tugas akhir ini membahas mengenai proses analisa dan perancangan dalam membuat sebuah aplikasi berbasis web, untuk membantu proses informasi dan pendataan guru dan siswa pada Sekolah Menengah Pertama (SMP) Negeri 2 Padang Tiji Kabupaten Pidie. Kata Kunci: Sistem, Informasi, Pendataan, Guru dan Siswa I. PENDAHULUAN Perkembangan dan pengaruh teknologi informasi di Indonesia saat ini sudah tidak dapat dihindari lagi_kebutuhan yang mendesak dan semakin berharganya waktu, semakin membuat semua orang harus bekerja ekstra cepat dengan mengharapkan hasil semaksimal mungkin. Hal tersebut bukanlah suatu yang mustahil lagi, mengingat sudah begitu besarnya perkembangan yang terjadi pada dunia sistem informasi dan teknologi informasi. Aplikasi web atau bisa disebut juga dengan perangkat lunak berbasis web telah berkembang dengan pesat baik dari segi penggunaan, ukuran, bahasa yang digunakan dan kompleksitasnya. Aplikasi web pada mulanya hanya berupa situs web yang bersifat statis dan navigated oriented, serta lebih banyak digunakan sebagai brosur produk

2 atau profil perusahaan online. Pada saat ini aplikasi web telah banyak yang bersifat dinamis, interaktif dan task oriented untuk digunakan dalam sistem informasi, telekomunikasi, perdagangan, perbankan dan lainlain. PHP (Hypertext Preprocessor) merupakan bahasa server side script yaitu bahasa berbentuk script yang terletak dan dieksekusi di server untuk kemudian hasilnya (berupa kode HTML) dikembalikan ke browser pengguna/klien. PHP dirancang untuk membentuk suatu web yang bersifat dinamis yang artinya halaman yang akan ditampilkan dibuat saat halaman itu diminta oleh pengguna/klien. Misalnya dapat mengakses database dan menampilkannya di halaman web dengan cepat dan mudah. Dengan pertimbangan tersebut dan pribadi penulis yang ingin menerapkan pengetahuan yang telah diperoleh maka penulis memutuskan untuk membuat suatu aplikasi web dengan judul Sistem Informasi SMP Negeri 2 Padang Tiji BerbasisWeb. TINJAUAN PUSTAKA 1. Konsep Hardware Agar sistem perancangan yang akan kita kerjakan dapat berjalan baik, maka perlu kiranya mempersiapkan perangkat keras yang mendukung. Perancangan Sistem Informasi Pendataan Sekolah Menengah Pertama Negeri 2 Padang Tiji Kabupaten Pidie dibutuhkan komponen-komponen perangkat keras (hardware) yang mencakup seperti yang diatas. Perangkat Keras meliputi : a. CPU (Central Proccessing Unit) dengan processor Pentium IV atau AMD yang setara dengannya. b. Monitor Standar. c. Harddisk sebagai tempat sisten beroperasi dan media penyimpanan minimal 120 GB. d. Memory (RAM) minimal 512 MB. e. Keyboard dan mouse standar. 2. Bahasa Pemrogramman a. HTML Hypertext Markup Language merupakan kepanjangan dari kata HTML. Adalah script dimana kita bisa menampilkan informasi dan daya kreasi kita lewat internet.

3 HTML sendiri adalah suatu dokumen teks biasa yang mudah dimengerti dibanding bahasa pemrograman lainnya, dan karena bentuknya itu maka HTML dapat dibaca oleh berbagai platform seperti : Windows, Linux, Macintosh. Kata Markup Language pada HTML menunjukkan fasilitas yang berupa tanda tertentu dalam skrip HTML dimana kita bisa mengatur judul, garis, tabel, gambar, dan lain-lain dengan perintah yang telah ditentukan pada elemen HTML. HTML sendiri dikeluarkan oleh W3C (World Wide Web Consortium), setiap terjadi perkembangan level HTML, harus dievaluasi ketat dan disetujui oleh W3C. Hingga kini versi terakhir yang telah disetujui adalah HTML versi b. PHP PHP merupakan bahasa skrip yang digunakan untuk membuat halaman Web yang dinamis. PHP bersifat open source product. Pengguna dapat merubah source code dan mendistribusikannya secara bebas serta diedarkan secara gratis. PHP bersifat server side scripting yang dapat ditambahkan ke dalam HTML, sehingga suatu halaman web tidak lagi bersifat statis, namun bersifat dinamis. PHP pertama kali dibuat oleh Rasmus Lerdorf pada tahun Pada waktu itu PHP masih bernama FI (Form Interpreted), yang wujudnya berupa sekumpulan skrip yang digunakan untuk mengolah data form dari web. Selanjutnya Rasmus merilis kode sumber tersebut untuk umum dan menamakannya PHP/FI, kependekan dari Personal Home Page/Form Interpreter. Dengan perilisan kode sumber ini menjadi open source, maka banyak programmer yang tertarik untuk ikut mengembangkan PHP. PHP dirancang untuk dapat bekerjasama dengan database server dan dibuat sedemikian rupa sehingga pembuatan dokumen HTML yang dapat mengakses database begitu mudah. Tujuan dari penggunaan script PHP ini adalah membuat aplikasi berbasis web tapi prosesnya dijalankan diserver. Pada prinsipnya, server akan bekerja apabila ada permintaan dari client. Setelah permintaan dari client dikirim ke

4 server, maka server akan melakukan beberapa proses, yaitu: 1. Membaca permintaan dari client/browser. 2. Mencari halaman di server. 3. Mengeksekusi perintah yang diberikan PHP untuk melakukan perubahan pada halaman. 4. Mengirim kembali perubahan kepada client. Adapun keuntungan menggunakan PHP yaitu : 1. Merupakan software yang bersifat open source. 2. Gratis untuk di download dan digunakan. 3. Memiliki sifat multiplatform, artinya dapat dijalankan menggunakan sistem operasi apapun, seperti: Linux, Unix, Windows dan lain-lain Dengan menggunakan PHP, selain memberikan keuntungan sepert diatas, juga didukung oleh banyak komunitas. Hal ini yang membuat PHP terus berkembang. Adapun cara kerja PHP yaitu : Gambar 2.1 Cara Kerja PHP c. JavaScript JavaScript adalah bahasa Script yang di-interpreter oleh browser (client side). Pada awalnya bahasa ini dinamakan LiveScript yang berfungsi sebagai bahasa sederhana untuk Browser Netscape Navigator 2. Sintaks penulisan JavaScript memiliki kemiripan dengan bahasa pemrograman java dan juga C sehingga banyak aturan-aturan dari bahasa Java atau C yang bisa diterapkan dalam JavaScript, tetapi perlu diingat bahwa javascript tidak sama dengan Java, Karena JavaScript yang dikembangkan oleh Nestcape, produknya untuk web disebut web Script, sedangkan java yang dikembangkan oleh Sun

5 Microsystem, produknya untuk web adalah Applet. IV. PEMBAHASAN 1. Uraian Umum Tentang Sistem Saat ini pada SMP Negeri 2 Padang Tiji masih melakukan pelayanan pendataan guru dan siswa masih menggunakan sistem manual. Para staf/ karyawan di SMP Negeri 2 Padang Tiji tersebut melakukan pendataan guru dan siswa dengan cara dicatat di buku dan juga mendata dalam bentuk Microsoft Word dan Microsoft Excel. Proses seperti ini sangat tidak efektif dan efisien, apalagi dengan kemajuan teknologi informasi yang sangat pesat saat ini. Dengan menginput data secara manual seperti ini akan memakan waktu yang sangat lama, dan juga menyulitkan user dalam pembuatan laporan. Sistem seperti ini juga dapat mengakibatkan banyaknya kesalahan dalam pendataan guru dan siswa. Dengan berbagai pertimbangan diatas, maka penulis menawarkan Sistem Informasi Pendataan Guru dan Siswa yang berbasis Web pada SMP Negeri 2 Padang Tiji Kabupaten Pidie. Dengan adanya program ini diharapkan dapat mengurangi kesalahan-kesalahan yang ada dalam pelayan Pendataan guru dan siswa. Walaupun dengan system yang baru ini tidak menutup kemungkinan dengan adanya kesalahan dalam pendataan, tetapi setidaknya dengan pemakaian sistem yang ditawarkan penulis ini dapat mengurangi kesalahan-kesalahan yang terjadi ketika dalam melakukan pendataan secara manual. Kegunaan program yang ditawarkan ini adalah untuk memudahkan pegawai, karyawan SMP Negeri 2 Padang Tiji dalam membuat laporan pendataan guru dan siswa dan juga mengurangi kesalahan-kesalahan yang terjadi dalam pendataan secara manual. Karena program ini dapat mengolah data, jadi saat pembuatan laporan tidak perlu membuka buku data dan catatan lain yang tersimpan secara manual/ yang tersimpan didalam lemari penyimpanan data pada SMP Negeri 2 Padang Tiji, tapi dengan adanya program komputerisasi seperti ini maka sewaktu pembuatan laporan user hanya perlu mengklik

6 tombol laporan yang sudah dibuat dalam sistem yang berbasis Web. 2. Alur Kerja Sistem A. Data Flow Diagram (DFD) Data Flow Diagram (DFD) adalah gambaran sistem secara logika. Gambaran ini tidak tergantung pada perangkat keras, lunak, struktur data atau organisasi. Pada tahap analisa, penanganan notasi simbol lingkaran dan anak panah mewakili/menggambarkan arus data dalam perancangan sistem yang sangat membantu sekali di dalam komunikasi dengan pemakaian sistem menggunakan notasi-notasi ini untuk menggambarkan arus dari data sistem. a. Data Flow Diagram Level 2 Untuk Proses 1 (Admin) Admin User dan Passwor d 1.1 Proses Data di simpan Nama User Gambar 4.2 Data Flow Diagram Level 2 untuk Proses 1 (Admin) b. Data Flow Diagram Level 2 Untuk Proses 2 (Login) 1.1 Data Nama Proses User Admin Gambar 4.3 Data Flow Diagram Level 2 untuk Proses 2 (Login) Gambar 4.2 dan gambar 4.3 diatas merupakan proses admin yang digunakan untuk menyimpan data nama-nama user dan password yang berhak mengelola data selanjutnya data ini disimpan pada tabel password yang akan digunakan oleh operator untuk pengentrian data tersebut. B. Context Diagram Conteks diagram merupakan kejadian dari suatu alur/alir data. Dimana satu lingkaran mempresentasikan seluruh sistem dan merupakan tingkatan tertinggi dalam diagram aliran data dan hanya memuat satu proses dan menunjukkan sistem secara keseluruhan. Nama User

7 Ad mn Entry Data Tahun Ajaran Entry Data Kelas Entry Data Sistem Pelajaran Pendata Laporan Data Entry Data an guru Tahun Ajaran dan Laporan Data siswa Kelas pada Laporan Data SMP Pelajaran Laporan Data Guru Penggun a Gambar 4.4 Diagram Context C. DFD Level 0 Data Flow Diagram (DFD) level 0 adalah gambaran sistem secara logika tentang sistem basis data. Adapun Data Flow Diagram Level 0 yang penulis ajukan yaitu: Tahun User Siswa SISTEM Guru Pelajar Gambar 4.5 Data Flow Diagram Level 0 3. Rancangan Logika Program A. Rancangan Database Tahap ini merupakan tahap dimana penulis menempatkan data yang sudah ada pada bagian server. Data tersebut nantinya akan diproses oleh data yang sudah dibuat. Tempat untuk menampung data tersebut disebut dengan database, database terdiri atas tabel-tabel yang dibuat menggunakan program MySQL. B. Modul Program Setelah perancangan pendahuluan dilakukan guna merumuskan kerangka dan ruang lingkup terhadap suatu sistem pendataan guru dan siswa pada SMP Negeri 2 Padang Tiji Kabupaten Pidie, maka tahap selanjutnya adalah implementasi. Implementasi dialog sistem pendataan guru dan siswa pada SMP Negeri 2 Padang Tiji Kabupaten Pidie ini terdiri dari beberapa dialog yang akan diuraikan berikut ini. C. Dialog Form Menu Utama User Kelas Jadwal

8 Form menu utama user ini dapat menampilkan menu dasar user. Untuk lebih jelas dapat di lihat pada gambar berikut: Form ini digunakan untuk mengatur hak akses pemakai terhadap sistem. Dimana form ini hanya dikhususkan untuk operator yang bekerja sebagai administrator. Untuk lebih jelas dapat di lihat pada gambar berikut: Gambar 4.7 Dialog Form Menu User D. Dialog Form Login Operator E. Dialog Form Menu Utama Operator Form menu utama ini dapat ditampilkan jika login operator sesuai dan terdata sebagai administrator aplikasi. Untuk lebih jelas dapat di lihat pada gambar berikut: Gambar 4.8 Dialog Form Login Operator Gambar 4.9 Dialog Form Menu Utama Operator V. PENUTUP 1. Kesimpulan Website cepat sekali dikenal di lingkungan pengguna internet, karena kemudahan yang diberikan kepada pengguna internet untuk

9 melakukan penelusuran dan pencarian informasi. Suatu situs web akan dikenal dengan cepat apabila informasi yang disajikan selalu up to date dan lengkap. Tetapi kelengkapan data merupakan penambahan atau pengubahan data yang akan disajikan.dari keterangan di atas dan bab-bab sebelumnya penulis dapat mengambil beberapa kesimpulan, yaitu : 1. Di dalam pembuatan sistem pendataan guru dan siswa pada SMP Negeri 2 Padang Tiji Kabupaten Pidie, ada beberapa tahapan yang penulis lakukan yaitu tahap perencanaan dan perancangan situs, tahap perancangan Data Flow Diagram (DFD), mempersiapkan database server, tahap mempersiapkan bagian Conten management Sistem (CMS) sebagai tempat untuk si admin melakukan penambahan, pengeditan serta penghapusan isi data aplikasi tersebut. 2. Dalam pembuatan aplikasi ini, harus dirancang dengan baik dan benar, agar dalam melakukan update dan melengkapi data tidak terjadi kesulitan. 3. Situs ini dibuat dengan menggunakan bahasa Pemrograman PHP dan MySQL sebagai databasenya, sehingga pengelola aplikasi tidak perlu lagi melakukan proses editing pada dokumen HTML dan PHP, tetapi cukup dengan melakukan penambahan atau perubahan dalam database sehingga pengelola aplikasi sudah dapat memperbaharui isi aplikasi. 1. Saran Jika aplikasi ini dikembangkan lebih lanjut, maka penulis menyarankan: 1. Perlu dilakukan pembaharuan pada aplikasi ini agar para pengunjung situs tidak merasa bosan dan selalu memberikan informasi-informasi terbaru mengenai data guru dan siswa. 2. Perlu diadakan penggandaan database secara teratur ke dalam media penyimpanan lainnya seperti hardiks External, DVD RW, atau rusak. 3. Perlu dilakukan pembaharuan pada aplikasi ini agar para

10 pengunjung situs tidak merasa 4. Perlu ditambah dengan bosan dan selalu memberikan pengaturan/perubahan jadwal informasi-informasi terbaru pelajaran secara komputerisasi. mengenai data guru dan siswa. 5. Menambahkan foto siswa pada data siswa. DAFTAR PUSTAKA Derry Iswidharmanjaya, dkk, Sukses Menulis Skripsi, Thesis dan Karya Ilmiah Menggunakan Ms Word 2003, PT Elex Media Komputindo, Fadisyah, Pengantar Grafika Komputer, Andi Publisher, Haer Talib, Panduan Praktis Belajar Komputer, PT Elex Media Komputindo, Ian Chandra. K, Pengenalan Web Programming, PT Elex Media Komputindo, Jogianto H. M, Pengenalan Komputer, Andy Offset Yogyakarta, 2004 Noor Haryono, Kuliah Pengantar Ilmu Komputer. Ilmu Komputer.Com, Wahana Komputer, Pemograman PHP dan MySQL, Andi Publisher, pengantar-informatika _taufan_riyadi belajar-php-dengan-framework-codeigniter menyembunyikan-danmenampilkan-elemen-dengan-jqueri

11 BIODATA PENULIS Nama : Nova Susanti NIM : Prodi : S-1 Teknik Informatika Univ : STMIK U budiyah Indonesia TTL : Desa Geuleumpang, 06 Oktober 1988 JK : Perempuan Alamat : Gampong geuleumpang Geuleudieng Kec. Padang Tiji Kab. Pidie Agama : Islam Pekerjaan : Mahasiswa novasuzanti@yahoo.com No.Hp :