PENGARUH SISTEM KEARSIPAN TERHADAP EFISIENSI KERJA PEGAWAI PADA SUBBAG KEPEGAWAIAN FAKULTAS KEDOKTERAN GIGI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA DISUSUN OLEH :

Transkripsi

1 PENGARUH SISTEM KEARSIPAN TERHADAP EFISIENSI KERJA PEGAWAI PADA SUBBAG KEPEGAWAIAN FAKULTAS KEDOKTERAN GIGI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA DISUSUN OLEH : INDRA WAHYUNI DEPARTEMEN ILMU ADMISTRASI NEGARA FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN 2012

2 UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK DEPARTEMEN ILMU ADMINISTRASI NEGARA HALAMAN PERSETUJUAN Skripsi ini ditujukan untuk diperbanyak dan dipertahankan oleh: Nama : Indra Wahyuni NIM : Departemen Judul : Ilmu Administrasi Negara : Pengaruh Sistem Kearsipan Terhadap Efisiensi Kerja Pegawai Pada Sub Bagian Kepegawaian Fakultas Kedokteran Gigi Medan, Pembimbing Ketua Departemen Dra. Elita Dewi.M.SP Drs. M. Husni Thamrin Nasution, M.Si NIP NIP DEKAN FISIP USU Prof. DR. Badaruddin,M.Si NIP

3 ABSTRAKSI PENGARUH PENGELOLAAN KEARSIPAN TERHADAP EFISIENSI KERJA PEGAWAI PADA SUB BAGIAN KEPEGAWAIAN FAKULTAS KEDOKTERAN GIGI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA Nama : Indra Wahyuni NIM : Fakultas : Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Departemen : Ilmu Administrasi Negara Pembimbing : Dra. Elita Dewi, MSP Penelitian ini dilatarbelakangi oleh masalah yang terdapat Pada Sub Bagian Kepegawaian Fakultas Kedokteran Gigi. yaitu dalam kegiatan pengelolaan kearsipan belum berjalan dengan baik. Adapun kendala yang dihadapi adalah dalam pemeliharaan arsip yaitu pegawai lupa mengembalikan arsip yang dipinjam ketempat penyimpanannya dan tidak adanya sanksi yang diberikan oleh pegawai yang tidak mengembalikan arsip. Hal ini tentunya dapat menghambat pekerjaan kantor. Oleh karena itu diperlukan adanya pengelolaan kearsipan yang baik dan teratur sehingga dapat memudahkan para pegawai untuk menemukan kembali arsip dalam waktu yang cepat. Penataan arsip merupakan salah satu aspek yang harus diterapkan dalam pencapaian tujuan kantor guna menunjang peningkatan produktivitas dan efisiensi kerja kantor. Dengan demikian komunikasi kerja pegawai akan semakin lancar, sehingga koordinasi dan pengawasan semakin mudah. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui mengetahui bagaimana pengaruh pengelolaan kearsipan terhadap efisiensi kerja pegawai Pada Sub Bagian Kepegawaian Fakultas Kedokteran Gigi. Metodologi penelitian yang digunakan adalah penelitian deskriptip dengan analisa kualitatif,unit analisa yang terdiri dari informan kunci yaitu Kepala Bagian Tata Usaha,informan utama yaitu Kepala Sub Bagian Kepegawaian dan Staf Pegawai Sub Bagian Kepegawaian, sedangkan informan tambahan adalah Staf Pegawai dan Staf Pengajar Kesimpulan yang diperoleh dari penelitian ini adalah Sistem Kearsipan dapat meningkatkan efisinsi kerja pegawai, Sub Bagian Kepegawaian Fakultas Kedokteran Gigi telah menggunakan sistem penyimpanan berdasarkan Sistem Pokok Masalah yang kemudian mengurutkan berdasarkan Sistem Abjad dan Sistem Tanggal, selain itu tempat penyimpanan arsip yang mudah dijangkau yaitu berada dalam satu ruangan dengan ruang kerja

4 yang dapat memudahkan dalam proses penemuan kembali. Dengan demikian Dimana dapat dilihat bahwa pelayanan dan fasilitas yang diberikan bagian Kepegawaian Fakultas Kedokteran Gigi dapat dikatakan baik,walaupun perlu dimaksimalkan lagi untuk pemcapaian yang lebih baik lagi. Keywords : Kearsipan, Pengelolaan Kearsipan, Efisiensi Kerja.

5 KATA PENGANTAR Alhamdulillah, puji dan syukur penulis ucapkan kehadirat Tuhan, yang mana telah melimpahkan rahmat dan hidayat-nya serta karunia-nya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi yang berjudul PENGARUH PENGELOLAAN KEARSIPAN TERHADAP EFISIENSI KERJA PEGAWAI PADA SUB BAGIAN KEPEGAWAIAN FAKULTAS KEDOKTERAN GIGI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA. Skripsi ini, yang merupakan salah satu persyaratan untuk menyelesaikan perkuliahan pada Program Studi Administrasi Negara Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Poitik untuk mendapatkan gelar Sarjana. Sekaligus sebagai wahana untuk melatih diri dalam penulisan ilmiah. Skripsi ini ditulis berdasarkan riset yang dilakukan pada Fakultas Kedokteran Gigi. Penulis mengetahui bahwa dalam penulisan skripsi ini masih jauh dari kesempurnaan, hal ini terjadi karena keterbatasan pengetahuan dan pengalaman penulis dalam penulisan karya ilmiah. Selama berlangsungnya penulisan skripsi ini hingga menyelesaikannya, penulis banyak mendapat bantuan, dukungan, serta masukan dari banyak pihak. Pada kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besranya kepada: 1. Bapak Prof. Dr. Badaruddin,MSi. selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik,. 2. Bapak Drs. M.Husni Thamrin Nasution, MSi, selaku Ketua jurusan Departemen Ilmu Administrasi Negara. 3. Ibu Dra. Elita Dewi, M.Sp selaku Dosen Pembimbing, yang telah bersedia memberikan bimbingan, arahan dalam penulisan skripsi ini.

6 4. Kepada kak Mega dan kak Dian selaku pegawai pendidikan FISIP USU yang selalu membantu penulis dalam urusan administrasi yang berhubungan dengan perkuliahan maupun skripsi. 5. Bapak Sukirman,SH Selaku Kepala Bagian Tata Usaha di Fakultat yang telah yang telah banyak memberikan Izin masukan dan membantu penulis selama melakukan penelitian. 6. Ibu Suridiazti,SH selaku Kasub.bag Kepegawaian Fakultas Kedokteran Gigi USU yang sudah banyak memberikan masukan saran dan bantuan selama penulis menyelesaikan tugas akhir ini. 7. Muhammad Ridwan Sitorus selaku staf pegawai Sub.bag Kepegawaian Fakultas Kedokteran Gigi USU yang sudah banyak memberikan banyak masukan saran dan bantuan selama penulis menyelesaikan tugas akhir ini. 8. Bapak dan Ibu Dosen Program Studi Ilmu Administrasi Negara FISIP USU yang telah memberikan ilmunya kepada penulis selama masa perkuliahan. 9. Penulis ucapkan terima kasih kepada sahabat terbaik penulis Maya Rahmawati Putri atas saran dan bantuan yang diberikan selama penyelesaian skripsi ini. 10. Sahabat terbaik penulis Kak Tami, Irma Pane, dan Maya yang telah memberikan motivasi dan saran yang sangat membantu dalam menyelesaikan skripsi. 11. Sahabat penulis senasib seperjuangan Hariman, Fadly, Ade Surya, Indi, Nuel, Yuni, Regina, Siska, Rina, dan teman-teman seperjuangan

7 angkatan 2010 yang lainnya, penulis tidak akan melupakan kekompakan diantara kita pada saat perkuliahan dan menyelesaikan skripsi. 12. Buat Seseorang yang telah banyak memberikan dukungan dalam penyelesaian skripsi ini. 13. Dan untuk semua pihak yang telah ikut membantu terselesaikannya skripsi ini baik langsung maupun tidak langsung. Penulis menyadari bahwa Tugas Akhir ini masih belum sempurna dan masih banyak kekurangan dan masih jauh dari kesempurnaan dikarenakan keterbatasan pengetahuan penulis. Oleh karena itu, penulis mengharapkan saran serta kritikan yang konstruktif dan eduktif guna menyempurnakan Tugas Akhir ini. Semoga Tugas Akhir ini bermanfaat bagi penulis khususnya dan para pembaca pada umumnya. Medan, Mei 2012 Penulis Indra Wahyuni

8 DAFTAR ISI ABSTRAKSI ii KATA PENGANTAR.. iv DAFTAR ISI vii BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang 1 B. Perumusan Masalah 4 C. Tujuan Penelitian 4 D. Manfaat Penelitian 4 E. Kerangka Teori 1. Pengertian Arsip dan Kearsipan 5 2. Fungsi dan Tujuan Penataan Arsip 7 3. Jenis Arsip Sistem Penyimpanan dan Klasifikasi Arsip Ciri-Ciri Sistem Kearsipan yang Baik Pengelolaan Kearsipan Efisiensi Kerja a. Pengertian Efisiensi Kerja.. 17 b. Faktor-faktor yang mempengaruhi efisiensi kerja.. 18 c. Sumber efisiensi Pengaruh Pengelolaan Kearsipan terhadap

9 Efisiensi Kerja Pegawai 21 F. Defenisi Konsep. 23 G. Defenisi Operasional.. 24 BAB II METODOLOGI A. Bentuk Penelitian.. 26 B. Lokasi Penelitian.. 26 C. Informan Penelitian. 27 D. Teknik Pengumpulan Data 28 E. Teknik Pengumpulan Data.. 28 F. Teknik Analisa Data. 29 III. DESKRIPSI LOKASI PENELITIAN A. Sejarah Singkat Fakultas Kedokteran Gigi USU 32 B. Visi Fakultas Kedokteran Gigi Universitas Sumatera Utara.. 35 C. Misi Fakultas Kedokteran Gigi Universitas Sumatera Utara. 36 D. Tujuan Fakultas Kedokteran Gigi Universitas Sumatera Utara. 37 E. Kompetensi Lulusan 38 F. Struktur Organisasi. 39 G. Job Discription 41 H. Jaringan Usaha / Kegiatan.. 45

10 I. Kinerja Usaha Terkini. 46 J. Rencana Kegiatan 47 BAB VI PENYAJIAN DATA DAN ANALISA DATA Sistem Kearsipan 1. Penciptaan Arsip Pengurusan dan Pengendalian Arsip Retensi Arsip Penyusutan / Pemusnahan Arsip 61 Efisiensi Kerja Pegawai 1. Keinginan Bekerja Kemampuan Bekerja Kemahiran Bekerja. 63 BAB V KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan. 65 B. Saran 66 DAFTAR PUSTAKA.. 68