TUGAS SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN

Transkripsi

1 TUGAS SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN DISUSUN OLEH: MUHAMAD RUBBY ( ) NAZMI N.A ( ) IHSAN FADIL ( ) ANDREW MARIO ( ) SILVIA SEMBIRING ( ) LEO BENNY ( ) FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

2 SIFAT SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN Sistem pengendalian manajemen dikategorikan sebagai bagian dari pengetahuan perilaku terapan (applied behavioral science). Pada dasarnya, sistem ini berisi tuntutan kepada kita mengenai cara menjalankan dan mengendalikan perusahaan/organisasi yang dianggap baik berdasarkan asumsiasumsi tertentu. Beberapa definisi sistem pengendalian manajemen: Edy Sukarno menyatakan : Sistem pengendalian manajemen adalah suatu sistem terintegrasi antara proses, strategi, pemrograman, penganggaran, akuntansi, pertanggungjawaban, yang hakikatnya untuk membantu orang dalam menjalankan organisasi atau perusahaan agar hasilnya optimal. Sedangkan Anthony and Govindarajan dalam bukunya Management Control System mengungkapkan: Management control is the process by which managers influence other members of the organization to implement the organization s strategies. Sistem pengendalian manajemen mempunyai beberapa ciri penting, yaitu : a) Sistem pengendalian manajemen digunakan untuk mengendalikan seluruh organisasi, termasuk pengendalian terhadap seluruh sumber daya (resources) yang digunakan, baik manusia, alat-alat dan teknologi, maupun hasil yang diperoleh organisasi, sehingga proses pencapaian tujuan organisasi dapat berjalan lancar. b) Pengendalian manajemen bertolak dari strategi dan teknik evaluasi yang berintegrasi dan menyeluruh, serta kurang bersifat perhitungan yang pasti dalam mengevaluasi sesuatu. c) Pengendalian manajemen lebih berorientasi pada manusia, karena pengendalian manajemen lebih ditujukan untuk membantu manager mencapai strategi organisasi dan bukan untuk memperbaiki detail catatan.

3 Unsur-unsur SPM : - Perencanaan Strategis - Pembuatan anggaran - Alokasi Sumber daya - Pengukuran - Evaluasi - Penghargaan atas kinerja - Alokasi Harga Transfer Pengendalian manajemen merupakan keharusan dalam suatu organisasi yang menpraktikkan desentralisasi. Salah satu pandangan berargumentasi bahwa sistem pengendalian manajemen harus sesuai dengan strategi perusahaan. Ini menyiratkan bahwa strategi pertama kali dikembangkan melalui proses formal dan rasional, dan strategi ini kemudian menentukan desain sistem manajemen perusahaan. Satu perspektif alternatif mengatakan bahwa strategi muncul melalui eksperimentasi yang dipengaruhi oleh sistem manajemen perusahaan. Menurut pandangan ini, sistem pengendalian manajemen dapat mempengaruhi perkembangan strategi. Kedua sudut pandang ini akan dibahas, beserta implikasinya dalam hal desain operasi sistem pengendalian manajemen. Konsep-konsep Dasar Pengendalian Suatu organisasi juga harus dikendalikan yaitu harus ada perangkat-perangkat untuk memastikan bahwa tujuan strategis organisasi dapat tercapai. Akan tetapi mengendalikan organisasi adalah jauh lebir rumit daripada sekedar mengemudikan mobil. Elemen-elemen sistem pengendalian Setiap sistem pengendalian setidaknya memiliki empat elemen diantaranya: 1. Pelacak (detector) atau sensor merupakan suatu perangkat yang mengukur apa yang sesungguhnya terjadi dalam proses yang sedang dikendalikan. 2. Penilai (asessor) merupakan suatu perangkat yang menentukan signifikansi dari peristiwa aktual dengan cara membandingkannya dengan beberapa standar atau ekspektasi dari apa yang seharusnya terjadi.

4 3. Effector merupakan suatu perangkat yang mengubah perilaku jika asessor mengindikasikan kebutuhan untuk melakukan hal tersebut. 4. Jaringan komunikasi merupakan perangkat yang meneruskan informasi antara detector dan asessor dan antara asessor dan effector. Manajemen Suatu organisasi terdiri dati sekelompok orang yang bekerja bersama-sama untuk mencapai tujuan bersama (dalam suatu organisasi bisnis tujuan utamanya adalah memperoleh tingkat laba yang memuaskan). Organisasi dipimpin oleh satu hierarki manajer, dengan chief executive oficer (CEO) pada posisis puncak, dan para manajer unit bisnis, departemen, bagian (section), dan subunit lainnya berada dibawah CEO dalam bagan organisasi. Kompleksitas suatu organisasi menentukan jumlah lapisan dalam hierarki. Kesimpulannya, proses pengendalian manajemen adalah proses dimana manajer diseluruh tingkatan memastikan bahwa orang-orang yang mereka awasi mengimplementasikan strategi yang dimaksudkan. Perbandingan dengan proses pengendalian yang lebih sederhana Proses pengendalian yang digunakan oleh manajer mengandung elemen yang sama dengan elemen pada sistem pengendalian yang lebih sederhana sebagaimana telah digambarkan sebelumnya: detector, asessor, effector, dan sistem komunikasi. Detector melaporkan apa yang sedang terjadi atas organisasi; asessor membandingkan informasi ini dengan keadaan yang diinginkan; effector mengambil tindakan koreksi terhadap perbedaan yang signifikan antara keadaan aktual dengan keadaan yang diinginkan; dan sistem komunikasi memberitahukan kepada para manajer apa yang sedang terjadi dan bagaimana hal tersebut dibandingkan dengan keadaan yang diinginkan. Sistem Sistem merupakan suatu cara tertentu dan bersifat repetitif untuk melaksanakan suatu atau sekelompok aktivitas. Karakteristik sistem ini berupa rangkaian langkah-langkah yang berirama, terkoordinasi dan berulang yang dimaksudkan untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

5 Batas Batas Pengendalian Manajemen Pengendalian manajemen terletak antara formulasi strategi dan pengendalian tugas dalam beberapa hal: Formulasi strategi merupakan yang paling tidak sistematis, pengendalian tugas paling sistematis dan pengendalian manajemen ada diantaranya. Formulasi strategi fokus pada jangka panjang, pengendalian tugas fokus pada jangka pendek dan pengendalian manajemen ada diantaranya. Pengendalian strategi menggunakan perkiraan kasar akan masa depan, pengendalian tugas menggunakan data saat ini dan pengendalian manajemen terletak diantaranya. Proses perencanaan dalamformulasi strategi merupakan yang lebih penting, proses pengendalian merupakan hal yang lebih penting dalam pengendalian tugas dan dalam pengendalian manajemen perencanaan dan pengendalian merupakan hal yang sama pentingnya. Pengendalian Manajemen Pengendalian manajemen merupakan proses dengan mana para manajer mempengaruhi anggota lainnya untuk mengimplementasikan strategi organisasi. Kegiatan Pengendalian Manajemen 1. Pengendalian manajemen terdiri atas berbagai kegiatan, meliputi: 2. Merencanakan apa yang seharusnya dilakukan oleh organisasi. 3. Mengkoordinasikan aktivitas-aktivitas dari beberapa bagian organisasi. 4. Mengkomunikasikan informasi 5. Mengevaluasi informasi 6. Memutuskan tindakan apa yang seharusnya diambil jika ada 7. Mempengaruhi orang-orang untuk mengubah perilaku mereka.

6 Pengendalian manajemen tidak berarti bahwa seluruh tindakan sesuai dengan rancana yang ditentukan sebelumnya, seperti anggaran. Jika seorang manajer menemukan pendekatan yang lebih baik atau yang lebih mungkin dari rencana yang telah ditetapkan sebelumnya untuk mencapai tujuan organisasi, seharusnya sistem manajemen tidak merintangi penerapannya. Kesimpulannya, memenuhi anggaran tidak selalu baik dan menyimpang dari anggaran tidaklah selalu buruk. Keselarasan Tujuan Proses pengendalian manajemen tidak bersifat mekanis, melainkan proses tersebut meliputi interaksi antar individu yang tidak dapat digambarkan secara mekanis. Keselarasan tujuan berarti tujuan seorang anggota organisasi seharusnya konsisten dengan tujuan organisasi. Sistem pengendalian manajemen seharusnya dirancang dan dioperasikan dengan prinsip keselarasan tujuan dalam pikiran setiap pribadi. Perangkat Penerapan Strategi Sistem pengendalian manajemen membantu para manajer untuk menjalankan organisasi ke arah tujuan strategisnya. Pengendalian manajemen terutama memfokuskan pada pelaksanaan strategi. Struktur organisasi menetapkan peranan hubungan pelaporan, dan pembagian tanggungjawab yang membentuk pengambilan keputusan dalam suatu organisasi. Manajemen SDM merupakan seleksi pelatihan, evaluasi, promosi, dan pemecatan karyawan guna mengembangkan pengetahuan dan ketrampilan yang diperlukan untuk melaksanakan strategi organisasi. Tekanan Finansial dan Nonfinansial Sistem pengendalian manajemen meliputi ukuran kinerja finansial dan nonfinansial. Dimensi finansial memfokuskan pada hasil-hasil moneter laba bersih, pengembalian atas modal, dan seterusnya, namun sebenarnya seluruh subunit mempunyai tujuan nonfinansial seperti mutu produk, pangsa pasar, kepuasan pelanggan, pengantaran tepat waktu dan kinerja karyawan. Bantuan dalam Mengembangkan Strategi Baru Peranan utam pengendalian manajemen adalah untuk memastikan pelaksanaan strategi yang telah dipilih. Pengendalian interaktif mengundang perhatian manajemen pada pengembangan baik positif maupun negatif yang menunjukkan perlu adanya inisiatif strategi baru.

7 Perumusan Strategi Formulasi strategi merupakan proses memutuskan tujuan organisasi dan strategi untuk mencapai tujuan-tujuannya. Tujuan tidak memiliki jangka waktu, tujuan akan tetap ada hingga tujuan tersebut diubah dan hal tersebut jarang terjadi. Dalam proses formulasi strategi, tujuan organisasi biasanya dianggap tetap, meskipun sesekali waktu pemikiran strategis dapat memfokuskan pada tujuan itu sendiri. Strategi merupakan perencanaan yang besar dan penting, strategi menetapkan secara umum arah tujuan pergerakan organisasi yang diinginkan oleh manajer senior. Kebutuhan untuk memformulasikan strategi biasanya muncul sebagai respon terhadap ancaman yang diterima atau kesempatan. Strategi untuk menghadapi ancaman atau kesempatan dapat timbul dari mana saja dan kapanpun dari sebuah organisasi. Gagasan baru tidak semata-mata keluar dari tim riset dan pengembangan atau staf perusahaan pusat. Perbedaan antara Formulasi Strategi dan Pengendalian Manajemen Formulasi strategi adalah proses pengambilan keputusan strategi baru, sementara pengendalian manajemen adalah proses implementasi strategi tersebut. Dari sudut pandang desain sistem, perbedaan paling penting di antara keduanya adalah bahwa formulasi strategi pada dasarnya tidaklah sistematis. Ancaman, kesempatan, dan gagasan baru tidak terjadi pada jangka waktu tetap, sehingga keputusan strategi dapat dibuat kapan pun. Lebih lanjut lagi, analisis atas usulan strategi bervariasi dengan sifat strategi tersebut. Analisis strategi melibatkan penilaian, dan angka yang digunakan dalam proses biasanya merupakan estimasi kasar. Sebaliknya, proses pengendalian manajemen melibatkan serangkaian langkah yang terjadi dalam urutan yang dapat diprediksikan sesuai dengan jadwal tetap, dan estimasi yang dapat diandalkan. Analisis usulan strategi biasanya biasanya secara relatif melinatkan sedikit orang penggagas, staf pusat, dan manajemen senior. Sebaliknya, proses pengendalian manajemen melibatkan manajer dan stafnya di semua tingkatan dalam organisasi.

8 Pengendalian Tugas Pengendalian tugas adalah proses untuk memastikan bahwa tugas yang spesifik dilaksanakan secara efektif dan efisien. Pengendalian tugas berorientasi pada transaksi melibatkan kinerja dari tugas individual sesuai dengan aturan yang ditetapkan dalam proses pengendalian manajemen. Pengendalian tugas terdiri dari pengawasan agar aturan-aturan diikuti, suatu fungsi yang dalam beberapa kasus bahkan tidak membutuhkan kehadiran manusia. Perangkat mesin yang dikendalikan secara numerik, komputer pengendali proses, dan robot merupakan perangkat pengendali tugas yang bersifat mekanis. Fungsi alat tersebut melibatkan manusia hanya jika hal itu terbukti lebih murah atau lebih dapat diandalkan. Banyak pengendalian tugas yang bersifat ilmiah: yaitu keputusan optimal atau tindakan yang tepat perlu diambil untuk membawa kondisi di luar kendali kembali kondisi yang diinginkan dapat diprediksikan dalam batasan yang dapat diterima. Sebagian besar informasi dalam sebuah organisasi merupakan informasi pengendalian tugas: jumlah pesanan barang oleh pelanggan, berat bahan baku, dan jumlah unit komponen yang digunakan dalam menghasilkan produk, jumlah jam kerja karyawan, dan jumlah kas yang dikeluarkan. Perbedaan antara Pengendalian Tugas dan Pengendalian Manajemen Perbedaan paling penting antara pengendalian tugas dan pengendalian manajemen adalah bahwa banyak sistem pengendalian tugas bersifat ilmiah, sedangkan pengendalian manajemen tidak dapat disederhanakan menjadi suatu ilmu. Dalam pengendalian manajemen, fokus terletak pada unit organisasional, sementara dalam pengendalian tugas fokus terletak pada tugas spesifik dilakukan oleh unit-unit organisasional ini. Pengendalian manajemen berkaitan dengan aktivitas para manajer yang didefinisikan secara luas dalam memutuskan apa yang harus dilakukan dalam kendala strategis secara umum. Pengendalian tugas berhubungan dengan tugas-tugas tertentu, yang sebagian besar membutuhkan sedikit atau tidak sama sekali pertimbangan untuk melaksanakannya.

9 Tabel di bawah ini mengidentifikasikan perbedaan anatara pengendalian manajemen, pengendalian tugas, dan formulasi strategi dan contoh masing-masing: Perumusan Strategi Mengakuisisi bisnis yang tak terkait Memasuki bidang bisnis baru Menambah penjualan langsung melalui pos Mengubah rasio utang/modal Menerapkan kebijakan yang telah disepakati Menyusun kebijakan spekulasi persediaan Memutuskan lingkup dan arah riset Pengendalian Manajemen Pengendalian Tugas Memperkenalkan produk Mengkoordinasi pesanan atau merk baru dalam lini yang masuk produk Memperluas pabrik Menjadwalkan produksi Menentukan anggaran untuk iklan Menerbitkan utang baru Menerapkan program rekrutmen minoritas Memutuskan tingkat persediaan Mengendalikan organisasi riset Memesan iklan TV Mengatur arus kas Memelihara dokumen kepegawaian Memesan ulang suatu barang Menjalankan proyek riset individual Dampak Internet terhadap Pengendalian Manajemen Internet menyediakan manfaat utama yang tidak didapat dari telepon: Akses secara mudah dan cepat, komunikasi multi-target, komunikasi berbiaya rendah, kemampuan menampilkan citra tertentu, pergeseran kekuatan dan kendali kepada individu. Pengaruh internet terhadap dunia bisnis telah menjadi monumental. Kemudian apa pengaruh internet terhadap pengendalian manajemen? Sistem pengendalian manajemen meliputi informasi, dan organisasi memerlukan sebuah infrastruktur untuk memproses informasi tersebut. Internet menyediakan infrastruktur tersebut, sehingga membuat pemrosesan informasi lebih mudah dan lebih cepat, dengan sedikit kesalahan. Internet memfasilitasi koordinasi dan pengendalian melalui pemrosesan informasi yang efisien dan efektif, tetapi internet tidak dapat menggantikan proses fundamental yang melibatkan pengendalian manajemen, karena penerapan strategi melalui pengendalian manajemen secara esensial merupakan sebuah proses sosial, sehingga tidak dapat diotomatisasikan secara penuh. Ketersediaan akses data secara elektronis ke database hanya memberikan kontribusi kecil pada penilaian (judgement) yang

10 diperlukan untuk mendesain dan mengoperasikan suatu sistem pengendalian yang optimal. Penilaian tersebut meliputi: 1. Memahami nilai relatif dari pentingnya keanekaramagan, dan terkadang bersaing dalam, tujuan yang mendorong individu untuk bertindak. 2. Penyelarasan tujuan dari beragam individu dengan organisasi. 3. Pengembangan tujuan tertentu melalui unit bisnis, area fungsional, dan departemendepartemen yang akan dinilai. 4. Mengomunikasikan strategi dan tujuan kinerja yang spesifik untuk keseluruhan organisasi. 5. Menjelaskan variabel kunci yang akan diukur dalam penilaian kontribusi individual terhadap tujuan organisasi. 6. Mengevaluasi kinerja aktual relatif terhadap ukuran standar dan pembuatan kesimpulan tentang kinerja manajer. 7. Meyelenggarakan pertemuan untuk meninjau kinerja yang produktif. 8. Mendesain struktur penghargaan yang tepat. 9. Mempengaruhi individu untuk mengubah perilaku mereka. Secara ringkas internet memang meningkatkan pemrosesan informasi, namun elemen fundamental dari pengendalian manajemen, informasi apa yang dikumpulkan dan bagaimana menggunakannya, pada dasarnya melibatkan perilaku dan oleh karenanya tidak dapat digantikan dengan pendekatan formula semata.