Analisis Sistem Informasi Bab : Proses Bisnis. Rika Yunitarini,ST.,MT.

Transkripsi

1 Analisis Sistem Informasi Bab : Proses Bisnis Rika Yunitarini,ST.,MT.

2 PENGANTAR Pengumpulan data adalah suatu prosedur yang sistematik dan standar untuk memperoleh data yang diperlukan. Selalu ada hubungan antara metode mengumpulkan data dengan masalah yang ingin dipecahkan. Untuk membuat SI diperlukan pengetahuan mendalam akan objek yang akan ditangani. Struktur organisasi, divisi, peran pegawai, proses bisnis, aturan bisnis dan fungsi yang akan dikomputerisasi harus dipetakan dengan jelas dulu.

3 PENGANTAR Setelah data dikumpulkan, maka langkah analisa dilakukan. Langkah analisa data menghasilkan dokumentasi kebutuhan sistem yang baru, yang berupa graphik, diagram, flow chart, bagan alir, tabel, dan sebagainya yang memudahkan langkah berikutnya.

4 DATA UMUM PERUSAHAAN Memberi gambaran ttg??? Struktur Organisasi Perusahaan X memiliki struktur organisasi yang hampir sama dengan perusahaan pada umumnya, yaitu seorang Manajer dibantu oleh Wakil Manajer. Adapun divisi-divisi yang ada meliputi Personalia, Accounting, Produksi, Gudang, QC dan R&D, dan Divisi Teknik.

5 Ka.Bag. Divisi Ko.Tenaga Listrik Ko.Boiler Ko.Mesin Produksi (Lapangan) Admisnistrator Divisi Karyawan Divisi Teknik

6 IDENTIFIKASI OBYEK Langkah selanjutrnya dalam pengumpulan data adalah mengidentifikasi objek-objek divisi Teknik yang dibutuhkan untuk kegiatan analisis dan perencanaan. Objek-objek dalam divisi Teknik tersebut terdiri dari unit organisasi, lokasi perusahaan, serta fungsi-fungsi dalam divisi Teknik

7 ANALISIS DATA Analisis Kelemahan Sistem Lama PIECES (Performance-Information-Economic- Control-Efficiency-Service) Performance (kelancaran proses kerja ) Information (informasi) Misalnya adalah kurangnya informasi mengenai keputusan ataupun situasi sekarang, kurangnya informasi yang tepat waktu, informasi tidak akurat. Economic (ekonomi) merupakan penilaian sistem atas pengurangan dan keuntungan yang akan didapatkan dari sistem yang dikembangkan. Control (kontrol) dipasang untuk meningkatkan kinerja sistem, mencegah, atau mendeteksi kesalahan sistem, menjamin keamanan data, informasi, dan persyaratan.

8 Efficiency (efisiensi) menyangkut bagaimana menghasilkan output sebanyak-banyaknya dengan input yang sekecil mungkin. Service (pelayanan) menyangkut penilaian dari suatu sistem seperti keakuratan dan konsistensi produk yang dihasilkan sistem, kemudahan sistem untuk dipelajari dan digunakan, atau fleksibilitas.

9 Jenis Analisis Performance Kelemahan Sistem Lama Sistem informasi akuntansi (keuangan) yang ada di Akbid hanya mampu melakukan kalkulasi dan pencatatan transaksi keuangan ke dalam pembukuan, dan masih memakan waktu untuk mendapatkan informasi-informasi yang dibutuhkan untuk mendukung pengambilan keputusan berdasarkan permasalah biaya pendidikan mahasiswa Akbid WHN. Information Sistem informasi yang sudah ada di Akbid WHN (system existing) masih berjalan sesuai dengan kebutuhannya masing-masing tanpa terintegrasi antara yang satu dengan yang lainnya. Sehingga, proses pengumpulan data atau informasi untuk mendukung pengambilan keputusan masih diambil dari beberapa sumber yang berbeda. Economic Biaya operasional dan waktu yang dibutuhkan besar karena terdapat biaya administrasi untuk pembuatan dokumen dan penyimpanan arsip secara manual. Control Efficiency Sistem informasi yang sudah ada di Akbid WHN masih berjalan sendiri-sendiri sehingga kemungkinan terjadinya kesalahan informasi pendukung keputusan masih besar untuk terjadi. Sistem informasi yang sudah ada di Akbid WHN (system existing) masih berjalan sesuai dengan kebutuhannya masing-masing tanpa terintegrasi antara yang satu dengan yang lainnya. Sehingga, proses pengumpulan data atau informasi untuk mendukung pengambilan keputusan berlangsung lebih lama dan tidak efisien karena diambil dari beberapa sumber yang berbeda dan waktu yang berbeda. Service Pelayanan akan kebutuhan data-data atau informasi yang dilakukan dari sistem informasi yang satu ke sistem informasi yang lain berlangsung lama karena belum terintegrasi menjadi satu ke dalam satu sistem informasi tersendiri yang mampu mendukung keputusan pihak manajemen Akbid WHN sehingga masih belum fleksibel untuk digunakan untuk mendukung keputusan.

10 Analisis Kebutuhan Sistem Informasi Tahap ini merupakan suatu langkah untuk memahami dengan sebenar-benarnya bagaimana kebutuhan dari pengguna terhadap adanya sistem baru. Analisis sistem dilakukan untuk membantu mendeterminasikan kebutuhan pengguna menjadi desain sistem yang baru yang kemudian akan dibuat menjadi program aplikasi. Tujuan utama dari tahap analisis adalah untuk memahami dan mendokumentasikan kebutuhan bisnis dan persyaratan proses dari sistem yang baru.

11 Analisis Kebutuhan Fungsional Kebutuhan fungsional adalah kebutuhan yang berhubungan langsung dengan sebuah proses yang harus dilakukan oleh sistem atau informasi yang harus ada di dalam sistem tersebut. Kebutuhan fungsional biasanya menunjukkan fasilitas apa yang dibutuhkan serta aktivitas apa saja yang terjadi dalam sistem baru.

12 Analisis Kebutuhan Non-Fungsional Kebutuhan non-fungsional mengacu pada atribut perilaku yang harus dimiliki oleh sebuah sistem, seperti performa dan useability. Kebutuhan nonfungsional ini ditinjau dari segi operasional, keamanan, informasi, dan performance (kinerja).

13 Check List Kebutuhan Sistem Informasi Baru Output Examples The Web site must report online volume statistics every four hours, and hourly during peak periods. The inventory system must produce a daily report showing the part number,description, quantity on hand, quantity allocated, quantity available, and unit cost of all sorted by part number.... Input Examples Manufacturing employees must swipe their ID cards into online data collection

14 Process Examples The student records system must calculate the GPA at the end of each semester. As the final step in year-end processing, the payroll system must update employee salaries, bonuses, and benefits and produce tax data required by the IRS... Performance Examples The system must support 25 users online simultaneously. Response time must not exceed four seconds... Control Examples The system must provide logon security at the operating system level and at the application level. An employee record must be added, changed, or deleted only by a member of the human resources department...

15 Analisa Pemodelan Data dan Proses Wakil Pudir Keuangan- Akademik Staff Bagian Akademik Direktur (Decision Maker) Pembayaran Biaya Pendidikan Mahasiswa Akademik Keputusan Mahasiswa Bermasalah dalam Biaya Pendidikan Mahasiswa Permohonan Pembayaran Mahasiswa Permohonan Rencana Studi Hasil Studi A B Buka form pembayaran pada SI Akuntansi Buka form rencana studi pada SI Akademik Hitung Besar Tunggakan dan Lama Tunggakan Jenis Pembayaran Catat Rencana Studi Catat Hasil Studi Penentuan Alternatif Keputusan Catat Transaksi Pembayaran Daftar Rencana Studi Daftar Hasil Studi Alternatif Keputusan A Transaksi Pembayaran Cetak Kartu Rencana Studi Hitung Indeks Prestasi (IP) Hitung Indeks Prestasi Kumulatif (IPK) Cetak Kuitansi Pembayaran Kartu Rencana Studi (KRS) Cetak Kartu Hasil Studi Cetak Transkrip Akademik Kuitansi Pembayaran Kartu Hasil Studi (KHS) Transkrip Akademik B

16 PENDAHULUAN Review : Sistem informasi yang dibangun dengan beberapa metodologi membutuhkan media untuk mengaplikasikannya Dalam pembangunannya, sistem informasi membutuhkan hardware dan software yang sesuai dengan analisis kebutuhan di awal 16

17 KEBUTUHAN HARDWARE DALAM PEMBANGUNAN SISTEM INFORMASI Penyediaan perangkat fisik yang dibutuhkan untuk membangun sistem informasi tersebut. Hardware yang tangguh, terjangkau, pilihan, memenuhi standar kelayakan dan keamanan yang sesuai benar dengan kebutuhan. 17

18 KEBUTUHAN HARDWARE DALAM PEMBANGUNAN SISTEM INFORMASI (CONTD.) Hardware ini direkomendasikan demi terjaminnya kompatibilitas terhadap sistem yang akan dibangun. 18

19 CONTOH KEBUTUHAN HARDWARE (STUDI KASUS : SIM KASIR RITEL) Kebutuhan Hardware : Secara mendasar, aplikasi ini akan berjalan pada konfigurasi hardware komputer yang bisa mendukung sistem operasi diatas. Semakin cepat konfigurasi hardware komputer, maka semakin cepat pula aplikasi ini dapat berjalan. Printer yang sudah di tes berjalan dengan baik adalah printer Epson LX-300 dan LX-800. Khusus untuk pemasangan aplikasi dan database yang terpisah maka komputer harus dilengkapi network card agar bisa membentuk jaringan dengan komputer lainnya. 19

20 KEBUTUHAN SOFTWARE Komponen-komponen yang terkait dengan pembuatan Sistem Informasi : -Software pembangun : -DBMS : Basis Desktop : visual Basic, Borland Delphi Basis Web : PHP,ASP Access,SQL,MySQL,Oracle 20

21 PENDAHULUAN (CONTD.) Untuk membuat sistem informasi yang produktif bagi suatu organisasi, kita harus memahami tujuan dan lingkungan dimana organisasi tersebut beroperasi. 21

22 PENDAHULUAN (CONTD.) Sistem informasi menerjemahkan proses bisnis dari suatu organisasi/perusahaan menjadi suatu desain aplikasi terkomputerisasi dengan dukungan hardware dan software yang tepat 22

23 DEFINISI PROSES BISNIS Proses bisnis adalah aktifitasaktifitas yang merupakan respon dari event bisnis. Aktifitas bisnis berada pada level operasi dalam lingkungan bisnis dan sistem informasi 23

24 DEFINISI PROSES BISNIS (CONTD.) Untuk mencontohkan proses bisnis, berikut akan dijelaskan tentang SAP dan proses bisnisnya (System Application and Product in data processing ) 24

25 PENGENALAN SAP SAP merupakan software yang banyak dipakai di perusahaan besar untuk mendukung integrasi proses bisnis. 25

26 PENGENALAN SAP (CONTD.) Astra International, Toyota Astra Motor, Toyota Motor Manufacturing Indonesia, Bentoel Prima, United Tractor, Daihatsu Motor, Pertamina, Aqua, Telkomsel, Auto 2000, Blue Bird 26

27 PENGENALAN SAP (CONTD.) Untuk keperluan area tertentu seperti Financial Accounting saja atau Sales and Distributon saja, namun banyak pula yang mengintegrasikan beberapa modul. 27

28 PENGENALAN SAP (CONTD.) Scope integrasi, harga license tiap user SAP yang relative mahal, biaya consultan yang lumayan kutu loncat SDM SAP, menyebabkan tidak semua perusahaan berani memakai solusi SAP. 28

29 APA ITU SAP? SAP (System Application and Product in data processing ) adalah suatu software yang dikembangkan untuk mendukung suatu organisasi dalam menjalankan kegiatan operasionalnya secara lebih efisien dan efektif. 29

30 APA ITU SAP? (CONTD.) SAP terdiri dari sejumlah modul aplikasi yang mempunyai kemampuan mendukung semua transaksi yang perlu dilakukan suatu perusahaan dan tiap aplikasi bekerja secara berkaitan satu dengan yang lainnya. 30

31 MODUL-MODUL DI SAP SD-Sales & Distribution MM-Materials Management PP-Production Planning QM-Quality Management PM-Plant Maintenance HR-Human Resources Management FI-Financial Accounting 31

32 PARAMETER INTEGRASI Suatu karakteristik utama yang menandakan suksesnya integrasi informasi dalam suatu perusahaan adalah bahwa segala informasi hanya perlu di input satu kali saja pada sistem. 32

33 PARAMETER INTEGRASI (CONTD.) Sistem SAP memungkinkan hal ini terjadi dengan mentransfer/mengcopy informasi yang sudah di-input pada satu dokumen ke dokumen lainnya sehingga mengurangi pekerjaan input data dan sekaligus mengupdate semua dokumen yang berkaitan dengan rangkaian proses tertentu 33

34 CONTOH INTEGRASI DENGAN SAP : 34

35 DATA DI SAP Tipe data yang terdapat dalam sistem SAP: 1. Data Transaksi Data yang digunakan untuk melakukan transaksi di SAP, contoh: membuat purchase order Setiap transaksi akan tersimpan di dalam satu dokumen tertentu 35

36 DATA DI SAP (CONTD.) Tipe data yang terdapat dalam sistem SAP: 2. Master Data Data utama yang harus dibuat dengan benar supaya transaksi bisa dilakukan, contoh: material master, vendor master, customer master Master data tersimpan secara terpusat dan digunakan oleh seluruh modul aplikasi dalam sistem SAP 36

37 PROSES BISNIS DAN FUNGSI DALAM SAP 1. Rangkaian proses end-to-end 2. Proses Procurement to Payment 3. Proses Order to Cash 4. Proses Inventory/Warehouse Management 5. Proses Plan & Manage Enterprise (FI/CO) 37

38 PROSES PROCUREMENT TO PAYMENT 38

39 SKPL SRS

40 SUMMARY Proses bisnis adalah aktifitas-aktifitas yang merupakan respon dari event bisnis. SAP terdiri dari sejumlah modul aplikasi yang mempunyai kemampuan mendukung semua transaksi yang perlu dilakukan suatu perusahaan dan tiap aplikasi bekerja secara berkaitan satu dengan yang lainnya. Tipe data yang terdapat dalam sistem informasi: 1. Data Transaksi 2. Data Master 40

41 SOAL 1.Buatlah proses bisnis end-to-end (dari vendor hingga ke customer) pada SAP perusahaan manufacturing di atas Hint :integrasikan proses bisnis procurement-to-payment dan order-to- cash 2.Transfer alur registrasi ke proses bisnis 41

42 WIKIPEDIA: FAQ: Frequently Asked Question EBOOK: Buku digital, ukuran rata2 diatas 2,5 MB; sumber ebook terbaik di alamat : library.nu, gigapedia, indowebster. HAND OUT: ringkasan/summary suatu materi, baik untuk mengajar (atau belajar ringkasan), biasanya file bertipe ppt atau pdf. Jurnal: untuk mengikuti perkembangan ilmu terbaru, misal ketik: journal + expert system.journal bagus umumnya membayar, bila tidak bayar kita hanya bisa download abstraknya. Forum: atau News Group, tempat mangkalnya ilmuwan sedunia yang punya hobi sama; tempat sharing dan bertanya bila menemui kesulitan tentang keilmuan atau hobi. Kita sebaiknya jadi member dahulu, lalu posting; cara mencari misal ketik: forum + expert systems.