PELATIHAN PENGENDALI BIAYA PEKERJAAN (COST CONTROLLER) PEKERJAAN SUMBER DAYA AIR

Transkripsi

1 CCE 07 = PENGENDALIAN BIAYA PELATIHAN PENGENDALI BIAYA PEKERJAAN (COST CONTROLLER) PEKERJAAN SUMBER DAYA AIR DEPARTEMEN PEKERJAAN UMUM BADAN PEMBINAAN KONSTRUKSI DAN SUMBER DAYA MANUSIA PUSAT PEMBINAAN KOMPETENSI DAN PELATIHAN KONSTRUKSI

2 HAND OUT

3 PELATIHAN COST CONTROLLER OHT & MUK

4 KATA PENGANTAR Usaha dibidang Jasa konstruksi merupakan salah satu bidang usaha yang telah berkembang pesat di Indonesia, baik dalam bentuk usaha perorangan maupun sebagai badan usaha skala kecil, menengah dan besar. Untuk itu perlu diimbangi dengan kualitas pelayanannya. Pada kenyataannya saat ini bahwa mutu produk, ketepatan waktu penyelesaian, dan efisiensi pemanfaatan sumber daya relatif masih rendah dari yang diharapkan. Hal ini disebabkan oleh beberapa faktor antara lain adalah ketersediaan tenaga ahli / trampil dan penguasaan manajemen yang efisien, kecukupan permodalan serta penguasaan teknologi. Masyarakat sebagai pemakai produk jasa konstruksi semakin sadar akan kebutuhan terhadap produk dengan kualitas yang memenuhi standar mutu yang dipersyaratkan. Untuk memenuhi kebutuhan terhadap produk sesuai kualitas standar tersebut, perlu dilakukan berbagai upaya, mulai dari peningkatan kualitas SDM, standar mutu, metode kerja dan lain-lain. Salah satu upaya untuk memperoleh produk konstruksi dengan kualitas yang diinginkan adalah dengan cara meningkatkan kualitas sumber daya manusia yang menggeluti standar baku mutu baik untuk bidang pekerjaan jalan dan jembatan, pekerjaan sumber daya air maupun untuk pekerjaan dibidang bangunan gedung. Kegiatan inventarisasi dan analisa jabatan kerja dibidang sumber daya air, telah menghasilkan sekitar 130 (seratus Tiga Puluh) Jabatan Kerja, dimana Jabatan Kerja Cost Controller merupakan salah satu jabatan kerja yang diprioritaskan untuk disusun materi pelatihannya mengingat kebutuhan yang sangat mendesak dalam pembinaan tenaga kerja yang berkiprah dalam pengendalian mutu konstruksi bidang sumber daya air. Materi pelatihan pada Jabatan Kerja Cost Controller of Water Resources Construction ini terdiri dari 8 (Delapan) modul yang merupakan satu kesatuan yang utuh yang diperlukan dalam melatih tenaga kerja yang menggeluti Cost Controller.. Namun penulis menyadari bahwa materi pelatihan ini masih banyak kekurangan khususnya untuk modul Pekerjaan Sumber Daya Air. Untuk itu dengan segala kerendahan hati, kami mengharapkan kritik, saran dan masukkan guna perbaikan dan penyempurnaan modul ini. Jakarta, Desember 2005 Tim Penyusun i

5 LEMBAR TUJUAN JUDUL PELATIHAN : COST CONTROLLER PEKERJAAN SUMBER DAYA AIR TUJUAN PELATIHAN A. Tujuan Umum Pelatihan Mampu merencanakan dan melaksanakan pengendalian biaya pelaksanaan dilapangan, sesuai anggaran biaya yang telah ditetapkan, pada pelaksanaan pekerjaan SDA B. Tujuan Khusus Pelatihan Setelah mengikuti pelatihan peserta mampu : 1. Menerapkan dokumen kontrak 2. Membuat rencana anggaran pelaksanaan pekerjaan bersama bagian lain yang terkait 3. Menyusun dan mengevaluasi cash flow pelaksanaan pekerjaan bersama bagian lain yang terkait 4. Berkoordinasi dengan bagian lain yang terkait melaksanakan pengadaan bahan, upah, subkontraktor, peralatan, dan biaya umum serta memeriksa permintaan dana kerja 5. Melakukan pencatatan dan evaluasi biaya pelaksanaan pekerjaan, serta membuat pelaporan secara periodik. Seri / Judul : CCE 07 : PENGENDALIAN BIAYA TUJUAN INSTRUKSIONAL UMUM (TIU) Setelah selesai mengikuti modul ini, peserta mampu memahami prinsip-prinsip pengelolaan biaya pekerjaan Sumber Daya Air serta mampu menerapkan dalam perencanaan, pelaksanaan dan pengendalian biaya pekerjaan Konstruksi Sumber Daya Air TUJUAN INSTRUKSIONAL KHUSUS (TIK) Setelah modul ini diajarkan para peserta mampu : 1. Menjelaskan prinsip dan tools dalam pengelolaan biaya pekerjaan ii

6 2. Menguraikan hal-hal yang segera harus dilaksanakan setelah tanda tangan kontrak dan SPMK diterbitkan. 3. Menjelaskan cara pengendalian biaya mengacu pada Rencana Anggaran Pelaksanaan Pekerjaan (RAPP) 4. Menjelaskan cara pengaturan likuiditas mengacu pada cash flow iii

7 DAFTAR ISI KATA PENGANTAR... i LEMBAR TUJUAN... ii DAFTAR ISI... iv DESKRIPSI SINGKAT DAN DAFTAR MODUL... vi PANDUAN PEMBELAJARAN...vii BAB I PENDAHULUAN... I Umum... I Lingkup Pekerjaan Cost Controller... I Maksud dan Tujuan... I - 1 BAB II KEGIATAN MANAJEMEN PENGELOLAAN DAN PENGENDALIAN PROYEK... II - 1 BAB III RENCANA ANGGARAN PELAKSANAAN PROYEK... III Maksud dan Tujuan Anggaran Biaya...III Rencana Anggaran Pelaksanaan (RAP) Proyek... III Kode Biaya (Cost Code)... III Kebijaksanaan Pelaksanaan... III Unsur / Pos Pembiayaan... III Pengisian Formulir A1 s/d A8... III - 17 BAB IV RENCANA CASH FLOW PROYEK... IV Umum... IV Tujuan Penyusunan Cash Flow... IV Prinsip Pembuatan Cash Flow... IV Penggunaan Uang Pembayaran... IV Pengeluaran Uang Pembayaran... IV Kas Awal... IV Finansial... IV Kas Akhir... IV - 10 BAB V PELAKSANAAN DAN PENGENDALIAN BIAYA PEKERJAAN... V Konsep Break Even Point... V Cost Controll... V Unsur Biaya... V Pencatatan Biaya... V - 8 iv

8 5.2.3 Faktor Biaya... V Sebab-sebab Penyimpangan... V Tindakan Pengendalian... V Evaluasi Biaya... V - 24 BAB VI PELAKSANAAN DAN PENGENDALIAN LIKUIDITAS... VI Umum... VI Modal Kerja Proyek... VI Pengendalian Penerimaan... VI Tahap Penyusunan Kontrak... VI Tahap Pelaksanaan Proyek... VI VI Pengendalian Pembiayaan dan Penerimaan... VI -12 RANGKUMAN DAFTAR PUSTAKA v

9 DESKRIPSI SINGKAT PENGEMBANGAN MODUL PELATIHAN PENGENDALIAN BIAYA PEKERJAAN SUMBER DAYA AIR 1. Kompetensi kerja yang disyaratkan untuk jabatan kerja PENGENDALI BIAYA PEKERJAAN SUMBER DAYA AIR (COST CONTROLLER OF WATER RESOURCES CONSTRUCTION) dibakukan dalam SKKNI (Standar Kompetensi Kerja Nasional Indonesia) yang didalamnya telah ditetapkan unit-unit kompetensi, elemen kompetensi dan Kriteria Unjuk Kerja, sehingga dalam Pelatihan COST CONTROLLER unit-unit kompetensi tersebut Tujuan Khusus Pelatihan. 2. Standar Latihan Kerja (SLK) disusun berdasarkan analisa dari masing-masing Unit Kompetensi, Elemen Kompetensi dan Kriteria Unjuk kerja yang menghasilkan kebutuhan pengetahuan, keterampilan dan sikap prilaku dari setiap Elemen Kompetensi yang dituangkan dalam bentuk suatu susunan kurikulum dan silabus pelatihan yang diperlukan untuk memenuhi tuntutan kompetensi tersebut. 3. Untuk mendukung tercapainya tujuan khusus pelatihan tersebut, maka berdasarkan kurikulum dan silabus yang ditetapkan dalam SLK, disusunlah seperangkat modul pelatihan (seperti tercantum dalam daftar modul) yang harus menjadi bahan pengajaran dalam pelatihan Cost Controller. DAFTAR MODUL No. Kode Judul Modul 1. CCE-01 UUJK, Etika Profesi dan Etos Kerja 2. CCE-02a Sistem Manajemen K3 Konstruksi CCE-02b RPL dan RKL 3. CCE-03 Dokumen Kontrak 4. CCE-04 Manajemen Proyek 5. CCE-05 Analisa Harga Satuan 6. CCE-06 Spesifikasi 7. CCE CCE-08 Manajemen Logistik dan Peralatan vi

10 PANDUAN PEMBELAJARAN A. BATASAN No. Item Batasan Uraian Keterangan 1. Seri / Judul CCE 07 = 2. Deskripsi Materi ini menguraikan mekanisme pengendalian biaya mulai dari memebuat rencana sebagai tolak ukur keberhasilan dalam pengendalian biaya, proses pelaksanaan yang akan selalu mengacu kepada rencana sehingga menghasilkan konstruksi seperti yang dipersyaratkan dalam dokumen kontrak. Bila selama proses pelaksanaan diketahui adanya penyimpangan biaya terhadap rencana anggaran, maka harus dapat diinformasikan dimana dan seberapa besar penyimpangan yang terjadi. Dengan demikian dapat diambil tindakan untuk mengendalikan sisa biaya yang masih ada. 3. Tempat kegiatan Di dalam ruang kelas, lengkap dengan 4. Waktu pembelajaran fasilitasnya. 8 jam pembelajaran (1 JP = 45 menit) atau sampai tercapainya minimal kompetensi yang telah ditentukan khususnya domain kognitif (pengetahuan) vii

11 B. PROSES PEMBELAJARAN No. Kegiatan Instruktur Kegiatan Peserta Pendukung 1. Ceramah : Pembukaan - Menjelaskan Tujuan Instruksional Umum & Khusus (TIU & TIK) - Merangsang motivasi peserta dengan pertanyaan atau pengalamannya didalam penerapan pekerjaan Sumber Daya Air - Waktu : 10 menit 2. Ceramah : Pendahuluan - Menjelaskan jenis pekerjaan dibidang sumber daya air, lingkup pekerjaan cost cotroller, serta maksud pelatihan modul. - Waktu : 10 menit - Bahan : Materi serahan (Bab I : Pendahuluan) 3. Ceramah : Kegiatan Manajemen Pengelolaan dan Pengendalian Proyek - Menjelaskan hal-hal yang yang dilakukan setelah tanda tangan kontrak dan Surat Perintah Mulai Kerja (SPMK) diterbitkan oleh pimpro kepada kontraktor. - Waktu : 10 menit - Bahan : Materi serahan (Bab II : Kegiatan Manajemen Pengelolaan - Mengikuti penjelasan TIU dan TIK dengan tekun dan aktif - Mengajukan pertanyaan apabila kurang jelas - mendengarkan penjelasan instruktur dengan tekun dan aktip. - Mencatat hal-hal yang perlu - Bertanya Bila Perlu - Mendengarkan penjelasan instruktur dengan tekun dan aktif - Mencatat hal-hal yang perlu - Bertanya Bila Perlu O H T No. 1-3 O H T No. 4 O H T No. 5 viii

12 No. Kegiatan Instruktur Kegiatan Peserta Pendukung dan Pengendalian Proyek) 4. Ceramah : Rencana Anggaran Pelaksanaan Proyek. - Menjelaskan maksud dan tujuan pembuatan Rencana Anggaran Pelaksanaan Proyek - Menjelaskan unsur-unsur dalam pembuatan Rencana Anggaran Pelaksanaan Proyek sebagai tolak ukur/batasan uang yang tersedia untuk pembiayaan di pekerjaan. - Waktu : 60 menit - Bahan : Materi serahan (Bab III : Rencana Anggaran Pelaksanaan Proyek) 5. Ceramah : Formulir Rencana Anggaran Pelaksanaan Proyek - Menjelaskan pengisian Formulir A1 sampai dengan A8 - Waktu : 90 menit - Bahan : Materi serahan (Bab III : Rencana Anggaran Pelaksanaan Proyek) 6. Ceramah : Cash Flow Proyek - Menjelaskan pengertian Cash Flow Proyek dimana keberhasilan pengelolan Rencana akan sangat membantu keberhasilan pekerjaan secara keseluruhan. - Mendengarkan penjelasan instruktur dengan tekun dan aktif - Mencatat hal-hal yang perlu - Bertanya Bila Perlu - Mendengarkan penjelasan instruktur dengan tekun dan aktif - Mencatat hal-hal yang perlu - Bertanya Bila Perlu - Mendengarkan penjelasan instruktur dengan tekun dan aktif - Mencatat hal-hal yang perlu - Bertanya Bila Perlu O H T No. 6-9 O H T No O H T No ix

13 No. Kegiatan Instruktur Kegiatan Peserta Pendukung - Menjelaskan cara penyusunan / membuat cash flow proyek - Menjelaskan unsur-unsur yang berpengaruh atas likuiditas proyek. - Waktu : 45 menit - Bahan : Materi serahan (Bab IV : Cash Flow Proyek) 7. Ceramah : Pekerjaan - Menjelaskan cara pengendalian biaya proyek sehingga pekerjaan dapat diselesaikan dalam batas anggaran, bahkan diusahakan dibawah anggaran (budget) yang ada - Waktu : 90 menit - Bahan : Materi serahan (Bab V : Pekerjaan) 8. Ceramah : Pengendalian Likuiditas - Menjelaskan upaya agar kemampuan membayar dapat terpenuhi pada saat jatuh tempo - Menjelaskan upaya pengendalian penerimaan dan pengeluaran pembayaran - Waktu : 45 menit - Bahan : Materi Serahan (Bab VI Pengendalian Likuiditas) - Mendengarkan penjelasan instruktur dengan tekun dan aktif - Mencatat hal-hal yang perlu - Bertanya Bila Perlu - Mendengarkan penjelasan instruktur dengan tekun dan aktif - Mencatat hal-hal yang perlu - Bertanya Bila Perlu OHT No OHT No x

14 M A T E R I S E R A H A N xi

15 BAB I PENDAHULUAN 1.1. Umum. Pekerjaan Sumber Daya Air meliputi : - Pekerjaan Bendungan - Pekerjaan Sungai - Pekerjaan Irigasi - Pekerjaan Rawa & Pengamanan Pantai 1.2. Lingkup Pekerjaan Cost Controller Pada Pekerjaan Bidang SDA Lingkup pekerjaan Cost Controller adalah merencanakan dan melaksanakan pengendalian biaya yang telah ditetapkan pada pelaksanaan pekerjaan di bidang Sumber Daya Air (SDA) Fungsi perencanaan dan pengendalian biaya pekerjaan di bidang Sumber Daya Air yang terdiri dari pekerjaan bendung, sungai, irigasi dan rawa, pada prinsipnya sama, hanya item pekerjaannya ada yang berbeda. Dalam kegiatan usaha jasa konstruksi, pengendalian biaya sangat penting artinya untuk menjaga kelangsungan hidup perusahaan, bila biaya konstruksi yang sangat variable ini tidak dapat dikendalikan, maka resikonya adalah kerugian usaha Maksud dan Tujuan Seperti diketahui bahwa seorang Cost Controller harus mempunyai standart kompetensi. Seorang Cost Controller memerlukan pengetahuan tentang pengendalian biaya yang sangat erat hubungannya dengan kelangsungan hidup perusahaan. Pengendalian biaya konstruksi merupakan salah satu aspek dalam pengendalian proyek. Ada tiga variable penting yang harus dikendalikan selama proses pelaksanaan suatu proyek, yaitu : Kualitas / Mutu proyek Waktu penyelesaian proyek Biaya pelaksanaan proyek I - 1

16 Jadi maksud dari modul ini ialah khusus membekali peserta pelatihan tentang pengendalian biaya di bidang pekerjaan Sumber Daya Air. I - 2

17 BAB II KEGIATAN MANAJEMEN PENGELOLAAN DAN PENGENDALIAN PROYEK Ukuran keberhasilan pelaksanaan proyek ditinjau dari sisi perusahaan konstruksi ialah apabila mutu produk akhir yang dicapai sesuai dengan perencanaan teknis dalam dokumen kontrak, dilaksanakan sesuai koridor waktu yang telah disepakati didalam surat perjanjian kontrak dan mengeluarkan biaya proyek sesuai anggaran yang ditetapkan sejak Commencement Of Work (SPMK) hingga FHO. Apabila kita melihat bagan alir suatu pelaksanaan pekerjaan Sumber Daya Air maka kegiatan manajemen pengelolaan dan Pengendalian Proyek dapat dibagi menjadi tahapan berikut : 1. Persiapan dokumen - Dokumen kontrak ditanda tangani - Surat perintah mulai kerja - Pre Construction Meeting 2. Rencana pelaksanaan proyek - Informasi Proyek - Organisasi proyek - Sasaran mutu dan persyaratan bagi mutu produk sesuai spesifikasi teknis - Metode pelaksanaan pekerjaan - Jadwal Sumber Daya (tenaga kerja, bahan dan peralatan) - Rencana anggaran pelaksanaan (RAP) dan Cash Flow - Rapat koordinasi internal maupun eksternal. - Keselamatan dan kesehatan Kerja (K3), Rencana Pemantauan Lingkungan (RPL) dan Rencana Pengelolaan Lingkungan (RPL) - Jadual kegiatan verifikasi, uji dan test - Daftar prosedur atau instruksi kerja 3. Persiapan fisik lapangan - Survai / penyelidikan lapangan - Pengukuran - Pengadaan Sumber Daya - Fasilitas Lapangan Sementara II - 1

18 4. Pelaksanaan dan Pengawasan - Rapat Koordinasi - Mutual Check - Implementasi program pelaksanaan - Pelaksanaan Fisik Pekerjaan - Pengendalian pelaksanaan pekerjaan - Pelaporan 5. Proses pembayaran - Advance payment - Buku harian dan laporan - Pembayaran prestasi pekerjaan 6. Penyesuaian / perubahan biaya, mutu dan waktu - Pekerjaan tambah / kurang - Review Desain - Perpanjangan waktu - Denda - Eskalasi 7. Perselisihan - Rapat penyelesaian perselisihan 8. Serah terima - PHO - FHO Kegiatan manajemen pengelolaan dan pengendalian proyek dibahas didalam modul manajemen proyek / konstruksi sedangkan pada modul, akan dibahas dalam Bab 5 : Pekerjaan. Dari uraian diatas tentang kegiatan manajemen pengelolaan dan pengendalian proyek nampak bahwa kegiatan cost controller dimulai dari tahap rencana pelaksanaan proyek sampai dengan tahap serah terima akhir. II - 2

19 BAB III RENCANA ANGGARAN PELAKSANAAN PROYEK Dalam kegiatan pembelanjaan selama proses pelaksanaan proyek, baik untuk biaya bahan/material, upah tenaga kerja, alat, subkontraktor, dan lain-lain, perlu adanya suatu pedoman, agar pelaksanaan pembiayaan proyek dapat dikendalikan dengan baik, dalam upaya untuk mencapai salah satu sasaran, yaitu: efisiensi. Pedoman pembelanjaan tersebut, dalam pelaksanaan proyek, disebut sebagai cost budget atau anggaran biaya. pelaksanaan proyek Maksud dan Tujuan Anggaran Biaya (Cost Budget) Kegunaan dari cost budget adalah untuk mematok biaya pelaksanaan, atau memberikan batasan uang yang tersedia untuk keperluan bahan, upah, alat, subkotraktor, dan lain-lain dalam total biaya proyek. Oleh karena itu, cost budget harus realistik, bila dibandingkan dengan kenyataan yang diharapkan dari biaya proyek tersebut. Rencana anggaran proyek ini disusun oleh cost controller yang mempunyai tugas menyusun, melaksanakan dan pengendalian anggaran biaya selama proyek dilaksanakan Walaupun sudah ada cost estimate, cost budget tetap harus disusun/dibuat, sebelum kegiatan pembelanjaan proyek dimulai. Bila pada saat kegiatan proyek akan dimulai, tetapi cost budget belum selesai disusun, maka harus dibuat cost budget sementara, sampai batas waktu/ batas pekerjaan tertentu. Dan batas ini tidak boleh terlalu lama atau terlalu besar nilainya. Kemudian cost budget sementara tersebut, nantinya digabung dengan cost budget yang final. Sebagai contoh, kegiatan proyek sudah harus segera dimulai tetapi cost budget masih dalam proses penyelesaian, maka dibuat budget sementara, untuk satu bulan saja atau untuk pekerjaan persiapan saja, sambil menyelesaikan budget totalnya. Kemudian dalam menyusun budget final, realisasi biaya satu bulan tersebut atau realisasi biaya persiapan yang terjadi digabungkan dengan cost budget final. Antara cost estimate dan cost budget, walaupun sama-sama berkaitan tentang biaya proyek, namun memiliki perbedaan dalam bentuk format maupun kegunaannya, yang dapat dijelaskan sebagai berikut: Cost estimate - Diperlukan untuk menetapkan harga jual (dari kontraktor) III - 1

20 - Diperlukan untuk penyajian kepada pihak-pihak luar perusahaan (ekstern) - Menggunakan format bermacam-macam sesuai permintaan pemilik Cost Budget - Diperlukan untuk menetapkan biaya produksi (biaya pclaksanaan) - Diperlukan untuk pedoman pembelanjaan dalam pclaksanaan proyek - Diperlukan untuk keperluan sendiri (intern) - Menggunakan format satu macam, sesuai yang ditetapkan sendiri, secara internal. Dokumen ini biasanya merupakan suatu dokumen yang sifatnya rahasia. Namun demikian kedua jenis biaya tersebut (cost estimate dan cost budget) memiliki hubungan yang erat, bahkan saling berpengaruh, yaitu dapat dijelaskan sebagai berikut: Cost estimate harus dibuat secara cermat (akurat), untuk dapat mengantisipasi seluruh biaya proyek tetapi cukup kompetitif, dan sebaiknya didasari dengan/ oleh cost budget yang realistik. Cost estimate yang jelek dapat menghasilkan cost budget yang tidak realistik, akibatnya dapat menyebabkan kehilangan kontrol, serta dapat menyebabkan persoalan keuangan (financial problem) bagi pihak yang terkait dengan pelaksanaan proyek tersebut. Pernyataan yang pertama menunjukkan bahwa cost budget dibuat lebih dulu dari cost estimate, atau proses pembuatan cost estimate melalui pembuatan cost budget dulu. Sedang yang kedua menunjukkan bahwa cost budget baru dibuat sesudah cost estimate, yang dalam prosesnya tidak didasarkan atas budget tetapi merupakan suatu perkiraan saja. Kedua-duanya memang mungkin terjadi, tetapi sebaiknya pada saat menyusun cost estimate prosesnya melalui cost budget lebih dulu, walaupun bentuknya belum berupa cost budget, tetapi berupa direct cost. Jadi, arti dari direct cost adalah serupa dengan budget cost, yaitu suatu perkiraan real cost, yang kemudian ditambah dengan mark up untuk keperluan lain. Tetapi hal ini memerlukan persiapan waktu yang cukup. Dan pada kenyataannya, kebanyakan hanya disediakan waktu yang relatif singkat, sehingga cost estimate terpaksa dihitung berdasarkan suatu perkiraan dari pengalaman terdahulu saja. III - 2

21 Dalam hal yang terakhir tersebut, maka seharusnya cost budget sebagai tahap berikutnya tetap dibuat apa adanya, realistik, tidak menggunakan angka-angka keliru, yang mungkin dihasilkan oleh cost estimate yang jelek. Pada saat menyusun cost budget, dalam kasus tersebut di atas, justru untuk mengoreksi cost estimate yang ada. Bahkan bila mungkin dilakukan identifikasi risiko-risiko yang ada sebagai hasil dari proses cost estimate yang lemah. Risikorisiko yang ditemukan dalam cost estimate yang ada harus dibuatkan cara penanganannya, agar tidak menjadi biaya. Oleh karena itu, penerapan manajemen risiko juga diperlukan pada pelaksanaan proyek. Yang sering menjadi masalah adalah bila, karena lemahnya proses cost estimate, yang semula direncanakan memperoleh laba, maka pada saat menyusun cost budget, karena harus apa adanya dan realistik ditemukan suatu kerugian, yang disebabkan oleh kesalahan perhitungan dalam proses cost estimate. Cost budget adalah suatu planning (perencanaan), sehingga banyak pihak yang bila menghadapi masalah, memilih membuat cost budget yang tidak realistik daripada menyusun rencana yang rugi. Semestinya, seorang yang ditugaskan sebagai Proyek Manager, dengan cost budget tidak realistik tersebut akan menolak atau keberatan melaksanakannya, karena tanggung jawab kesalahan perhitungan cost estimate tersebut akan beralih padanya. Cost budget yang merugi, yang disebabkan oleh kegagalan perhitungan cost estimate, selayaknya tetap dipakai sebagai pedoman, sejauh memang hal tersebut benar-benar realistik. Bahkan hal ini dapat menjadi masukan yang berharga pada proses perhitungan cost estimate di masa mendatang. Dalam hal ini cost budget tersebut tetap dipakai sebagai pedoman agar tidak terjadi kerugian yang lebih besar atau bahkan dapat dijadikan pedoman agar ruginya dapat mengecil. Jadi tujuan dari cost budget adalah agar sernua kegiatan pembelanjaan dapat dikontrol untuk dapat mencapai sasarannya, yaitu proyek dapat diselesaikan di bawah budget-nya. Dengan demikian, cost budget berfungsi sebagai tolok ukur/ alat kendali biaya dan dipakai sebagai dasar dalam pembuatan program pengendalian biaya (cost control). Bila selama proses pelaksanaan diketahui adanya penyimpangan biaya III - 3

22 terhadap budget-nya, maka harus dapat diinformasikan dimana dan seberapa besar penyimpangan yang terjadi. Dengan demikian dapat diambil tindakan untuk mengendalikan sisa biaya yang masih ada Rencana Anggaran Pelaksanaan (RAP) Proyek Tools yang paling penting di dalam kita melakukan pengendalian biaya diproyek adalah Rencana anggaran Pelaksanaan (RAP) proyek. RAP adalah salah satu dokumen kelengkapan yang dibutuhkan dalam suatu operasional pelaksanaan proyek, sebagai acuan/pedoman operasional pelaksanaan proyek, yaitu sebagai pedoman dalam mencapai pendapatan proyek dan mengendalikan biaya proyek agar minimal tercapai seperti yang direncanakan. Rencana Anggran Pelaksanaan proyek yang dibuat adalah hasil estimasi/perkiraan biayabiaya proyek, termasuk perkiraan (rencana) pendapatannya. Estimasi/perkiraan tersebut harus mempertimbangkan beberapa hal yaitu : Pengalaman atau referensi dan realisasi pengelolaan proyek-proyek yang lalu Hasil observasi ulang atas data sumber daya yang diperlukan (harga, jumlah yang tersedia, proses administrasi sarana perhubungan, dan lain-lain) dan lokasi/medan kerja proyek. Kebijaksanaan perusahaan Kesepakatan atau komitmen manajer proyek dengan direksi perusahaan Dalam kenyataan/aktualisasinya sering kali realisasi pendapatan dan biaya proyek mengalami pergeseran alokasi biaya atas item-item biaya yang ada Kode Biaya (Cost Code) Di atas dijelaskan bahwa cost budget akan digunakan sebagai tolok ukur pengendalian biaya, oleh karena itu, agar dapat dilakukan suatu pengendalian biaya yang baik, maka harus dilakukan pengkodean terhadap biaya proyek. Sistem pengkodean ini tidak ada standar yang baku, tiap-tiap perusahaan dapat membuat kode sendiri-sendiri. Yang jelas bahwa setiap jenis pengeluaran biaya harus diberi kode tersendiri. Untuk dapat melakukan komunikasi dengan baik antara engineer dan akuntan, yaitu pihak yang membuat catatan/ pembukuan terhadap seluruh biaya, maka sebaiknya kode biaya dalam cost budget dan cost control menggunakan Kode biaya yang dilakukan oleh bagian akunting. Disinilah perlunya seorang engineer, untuk memahami dasar-dasar dari construction cost accounting, yang telah dibahas pada bab di depan. III - 4

23 Pemberian kode biaya, biasanya disesuaikan dengan kegiatan transaksi yang terjadi. Oleh karena itu, seperti diuraikan pada bab construction cost accounting di depan, pemberian kode terhadap biaya dibagi menjadi, misalnya sebagai berikut : - Biaya bahan/ material, diberi kode : II.1 - Biaya upah tenaga, diberi kode : II.2 - Biaya alat, diberi kode : II.3 - Biaya subkontraktor, diberi kode : II.4 - Biaya persiapan/penyelesaian : II.5 - Biaya administrasi/overhead proyek : II.6 - Biaya overhead kantor pusat : IV.I - Biaya overhead kantor cabang : IV.2 - Biaya penyusutan : IV Kode Biaya Langsung Pada bab depan diuraikan secara garis besar bahwa biaya langsung diber kode II (kode kelompok), sedang unsur-unsur dari biaya langsung diberi kode tambahan satu digit lagi, yaitu angka 1 sampai dengan 6 (kode sub kelompok), seperti terlihat di atas. Pada kenyataannya tiap sub kelompok tersebut juga terdiri dari beberapa jenis. Oleh karena itu tiap-tiap jenis dari sub kelompok tersebut juga diberi kode tambahan lagi satu digit di belakang kode sub kelompok masing-masing dengan contoh sebagai berikut : Biaya Bahan (kode II. 1) - Semen (kode tiga digit) II Pasir II Batu pecah (split) II Besibeton II Kayu II Tegel II Dan seterusnya I Biaya Upah (kode II.2) - Pekerjaan galian tanah : II Pekerjaan pasangan batu : II Pekerjaan bekisting - Pekerjaan pasang tegel Pekerjaan pasang Kuda2 - Dan seterusnya III - 5

24 Biaya Alat (kode II.3) - Sewa alat - Depresiasi alat - BBM - Pelumas - Minyak hidrolis - Suku cadang - Operator/ mekanik - Dan seterusnya Biaya Subkontraktor (kode II.4) - Subkontraktor A - Subkontraktor B - Subkontraktor C - Dan seterusnya Biaya Persiapan/ Penyelesaian (kode II.5) - Mobilisasi alat - Mobilisasi tenaga kerja - Base Camp - Jalan kerja - Izin-izin - Upacara mulai pekcrjaan - Upacara peresmian - Dan seterusnya Biaya Administrasi/ Overhead Proyek (kode ill. - Gaji pegawai proyek : II Biaya kendaraan : II.6.2 Konsumsi : II Administrasi proyek : II Honor pengawas proyek : II.6.5 Dengan sistem pengkodean seperti tersebut, maka akan dengan mudah memperoleh data/informasi yang kita inginkan. Misal dengan menjumlahkan biaya-biaya dengan kode II. 1.1, maka kita akan dengan mudah memperoleh data tentang biaya "semen". Begitu juga untuk yang lainnya. III - 6

25 Dalam proses cost control sistem pengkodean tersebut akan dapat membantu kita menelusuri penyimpangan biaya yang terjadi. Misal dari laporan diketahui ada penyimpangan biaya dengan kode II. 1, kemudian bila kita ingin tahu lebih lanjut, jenis bahan apa yang menyimpang, tinggal kita lihat kode dengan tiga digit, misal bila yang menyimpang adalah biaya bahan dengan kode II. 1.4, ini berarti biaya besi beton yang menyimpang. Pengkodean tersebut di atas, seperti dijelaskan di depan, adalah sesuai dengan bukti transaksi yang terjadi. Dengan demikian semua bukti transaksi harus diberi kode dulu sebelum dibukukan, dan dapat dipilah-pilah sesuai dengan kodenya masing-masing. Untuk keperluan akuntansi, biasanya kode biaya langsung cukup dipakai dua digit saja, yaitu kelompok dan sub kelompok. Tetapi untuk keperluan cost control diperlukan kode tiga digit, untuk dapat mengetahui letak atau jenis penyimpangan biaya yang terjadi. Sedang untuk keperluan lebih jauh lagi, yaitu untuk input/ masukan cost estimate, perlu ditambah satu digit lagi, yaitu untuk kode pay item. Dengan demikian, bila kita menggunakan kumpulan kode empat digit tersebut, kita akan memperoleh data tentang real cost di lapangan terhadap item pekerjaan tertentu (pay item). Pada dasarnya, dalam cost estimate yang diajukan oleh kontraktor (bid price) adalah menjual harga satuan tiap item pekerjaan, dimana bila hal tersebut dijumlahkan, menjadi nilai jual dari seluruh proyek (harga penawaran proyek). Sedangkan menurut laporan yang disusun oleh bagian akuntansi, tidak memberikan informasi tentang realisasi harga satuan pekerjaan (harga item pekerjaan), tetapi hanya memberikan informasi biaya tiap sub kelompok yang diuraikan di atas. Informasi tentang real cost tiap item pekerjaan ini sangat penting bagi proses cost estimating. Yaitu agar suatu cost estimate yang diajukan sesuai dengan harga yang realistik, ditinjau dari kemampuan manajemen saat itu (real cost). Hal tersebut dapat diuraikan lebih jelas, sebagai berikut : Sesuai cost estimate (bid price), biaya proyek dirinci berdasarkan atas item pekerjaan (pay item), seperti: beton fondasi, pasangan batu kali, pasangan lata, plester, lantai tegel, dan seterusnya. III - 7

26 Tetapi dalam transaksi yang terjadi, bukanlah beli beton fondasi, beli pasangan batu kali dan seterusnya, rnelainkan beli semen, beli pasir, beli batu pecah, dan seterusnya. Kecuali bila kebijakan pelaksanaan dilakukan melalui subkontraktor, maka harga belinya didasarkan atas harga tiap item pekerjaan yang ditawarkan oleh subkontraktor yang bersangkutan. Oleh karena itu, kebijakan pelaksanaan melalui subkontraktor, akan sangat memudahkan dalam penyusunan cost budget, maupun dalam proses cost control. Namun hal tersebut merupakan gambaran kemampuan dari subkontraktor dalam mengelola sumber daya proyek. Kemampuan perusahaan sendiri, hanya dapat dilihat apabila pekerjaan tersebut dilaksanaxan sendiri. Oleh karena itu, bila proyek akan dilaksanakan sendiri, baik untuk menyusun cost estimate maupun cost budget, diperlukan data masukan dari pelaksanaan sebelumnya, melalui sistem pengkodean seperti yang diuraikan di atas. Sebagai contoh, bila kita ingin tahu berapa realisasi biaya beton per m3. Maka nomor pay item beton dimasukkan sebagai tambahan digit keempat dari sistem pengkodean yang telah ada, misal nomor pay item beton adalah 8. Maka seluruh upah, material dan alat yang menunjang item beton tersebut diberi kodc tambahan digit keempat yaitu 8. Dengan demikian bila kita ingin informasi berapa realisasi biaya beton, maka kita tinggal menjumlahkan: Kode II : semen untuk beton item 8 Kode II : pasir untuk beton item 8 Kode II : batu pecah untuk beton item 8 Kode II : upah cor untuk beton item 8 Kode II : sewa alat untuk beton item 8 Jadi, dengan mengumpulkan biaya bahan, upah dan alat untuk kode item yang sama, akan diperoleh real cost dari item pekerjaan tersebut. Kode pay item tersebut di atas tentunya tidak perlu diterapkan pada setiap pay item, karena akan menjadi rumit sekali. Kode untuk pay item ini hanya diperlukan bila kita ingin mengamati berapa real cost yang terjadi untuk item pekerjaan tertentu yang ingin kita selidiki, untuk keperluan tertentu; biasanya untuk pay item yang dominan sekali dalam nilai bobotnya. III - 8

27 Dengan demikian sejak dari pembelian bahan/ material yang bersangkutan sudah harus dipisah-pisahkan sesuai dengan kegunaannya. Dan tentunya hal ini akan menyulitkan, bila terjadi pengalihan (switching) dalam penggunaan di lapangan Kode Biaya Tidak Langsung Telah diuraikan di depan bahwa yang dimaksud dengan biaya tidak langsung adalah biaya-biaya yang harus dikeluarkan atau yang dibebankan, tetapi tidak terkait secara langsung dengan kegiatan proyek, biasanya biaya tersebut terjadi diluar lingkungan proyek (seperti biaya-biaya di kantor pusat/cabang). Oleh karena itu biaya ini tidak dikendalikan oleh proyek. Di dalam cost budget, biaya ini dianggarkan sebagai cadangan untuk kontribusi proyek tersebut kepada perusahaan. Oleh karena itu, bila pengendalian biaya langsung di proyek, gagal atau terjadi pembengkakan biaya langsung, maka proyek tidak dapat memberikan kontribusinya sesuai rencana, atau bahkan mungkin tidak dapat memberi kontribusi sama sekali. Biaya tidak langsung ini, juga harus dikendalikan, biasanya oleh bagian keuangan (Manajer Keuangan atau Direktur Keuangan). Karena, bagaimanapun biaya tidak langsung ini juga akan mempengaruhi perolehan laba usaha dari perusahaan. Biaya langsung ini biasanya dibukukan oleh kantor pusat atau cabang, dengan kode tersendiri, yaitu misalnya: Biaya Overhead kantor pusat atau cabang, dengan kode IV.1 Biaya Penyusutan Aktiva tetap, dengan kode IV.2 Biaya overhead, terdiri dari bermacam-macam jenis, yang juga diberi kode tambahan satu digit lagi, yaitu dengan contoh sebagai berikut: - Biaya pegawai, dengan kode - Biaya pensiun - Biaya asuransi - Biaya rumah sakit - Biaya perjalanan - Biaya pemasaran III - 9

28 Kebijakan Pelaksanaan Sebelum penyusunan cost budget, bahkan terkadang pada saat penyusunan cost estimate, biasanya telah ditetapkan lebih dahulu oleh manajemen mengenai kebijakan pelaksanaan, yaitu bagian-bagian mana dari pekerjaan yang akan dilaksanakan sendiri dan bagian mana yang akan diserahkan kepada subkontraktor. Kebijakan penyerahan pelaksanaan pekerjaan kepada subkontraktor adalah suatu kebijakan yang bersifat strategis. Oleh karena itu, keputusannya harus melalui suatu pertimbangan yang masak. Karena, bagaimanapun tanggung jawab tentang pekerjaan tersebut tetap berada pada kontraktor. Disamping kebijakan subkontrak, juga harus ditetapkan kebijakan pengadaan bahan/ material, yang dapat diproses oleh pihak lain menjadi bahan jadi atau bahan setengah jadi. Bahan yang prosesnya dapat dilakukan oleh pihak lain, antara lain adalah: - Beton ready mix - Aspal beton (hot mix) - Komponen beton precast - Rangka baja - Kosen dan daun pintu/jendela - Baja tulangan - Dan lain-lain Biasanya, pihak-pihak yang memproses material tersebut di atas sudah ahli dan profesional di bidangnya, sehingga dapat diharapkan memiliki efisiensi tinggi, dengan kata lain harganya pasti lebih murah dan kualitasnya juga pasti baik dibandingkan kalau diproses sendiri. Dalam hal seperti ini, mestiny kebijakan penggunaan material tersebut juga diserahkan kepada pihak lain yang profesional/ specialist. Oleh karena itu kebijakan pokok yang mendasari penyusunan cost budget adalah: Kebijakan subkontrak Kebijakan pembelian bahan setengah jadi (di lapangan tinggal memasang saja) Kebijakan Subkontrak Peluang proyek yang ada, tidak selalu dapat diambil hanya mengandalkan kemampuan dan jumlah sumber daya yang dimiliki sendiri oleh perusahaan. III - 10

29 Untuk menambah sumber daya pokok, berupa uang (modal kerja), manusia (pegawai), dan alat konstruksi tidaklah mudah, bahkan terkadang mengandung suatu risiko. Dalam hal seperti itu, kebijakan out sourcing, yaitu memanfaatkan sumber daya dari luar perlu dilakukan, antara lain secara keseluruhan sumber daya, dapat menyertakan subkontraktor dalam proses pelaksanaan proyek. Kebijakan seperti ini sebaiknya sudah dimulai sejal proses cost estimating. Sebelum proyek dimulai, pada saat menyusun cost budget, sebaiknya sudah ditetapkan hal-hal sebagai berikut : - Jenis-jenis pekerjaan yang akan disubkontrakkan - Jumlah/ kuantitas pekerjaan yang akan disubkontrakkan - Calon-calon subkontraktor yang akan diikutsertakan dalam pelaksanaan Kebijakan ini dituangkan dalam formulir A.I (lihat lampiran). Hal-hal yang menjadi pertimbangan pada kebijakan subkontrak, antara lain sebagai berikut: - menghindari atau mengurangi risiko pelaksanaan pekerjaan yang kurang dikuasai - menghemat penggunaan sumber daya milik sendiri - membantu mempercepat pelaksanaan proyek, dengan memanfaatkan kekuatan subkontraktor - untuk pembinaan hubungan kerja sama yang baik dengan partner kerja (subkontraktor) - pemanfaatan potensi dari luar - menyederhanakan penyusunan cost budget - mengurangi tingkat kegiatan pengendalian Kebijakan Pembelian Bahan Setengah Jadi Yang dimaksud dengan bahan setengah jadi adalah bahan atau komponen proyek yang telah diproses oleh pihak lain, diluar lokasi proyek ataupun dalam lokasi proyek. Keputusan pembelian bahan setengah jadi, seperti: beton ready mix, aspal, hot mix, komponen beton precast, dan lain-lain, harus ditetapkan lebih dahulu sebelum menyusun cost budget. III - 11

30 Apabila diputuskan untuk keperluan semua beton struktur dibeli dari perusahaan beton ready mix, maka didalam penyusunan cost budge kebutuhan beton tidak diuraikan menjadi semen, pasir, dan batu pecah, tetapi cukup diwakili dengan "bahan beton". Kebutuhan kayu untuk pekerjaan form work, juga dapat disederhanakan dengan cara penggunaan form work yang disewa dari perusahaan penyewaan form work. Hal-hal yang menjadi pertimbangan pada kebijakan pembelian bahan setengah jadi, antara lain sebagai berikut: - Tidak perlu menyiapkan peralatan besar, seperti concrete batching plain asphalt mixing plant, crushing plant, dan lain-lain, yang tentunya menyita waktu dan energi untuk pengadaannya. - Biaya produksinya menjadi fix (tetap), ini berarti mempermudah cost control - Mengurangi kepadatan kegiatan di lapangan/ proyek - Memanfaatkan potensi luar yang ada - Dapat lebih menjamin kualitas produk, karena dilakukan oleh perusahaan spesialis - Mempermudah kegiatan pengendalian waste bahan - Menyederhanakan penyusunan cost budget - Mengurangi tingkat kegiatan pengendalian Unsur / Pos Pembiayaan Untuk keperluan penyusunan cost budget, tiap-tiap item pekerjaan, setelah dipilah-pilah dalam kebijakan subkontrak (formulir A.I), diuraikan unsur-unsurnya, khususnya untuk pekerjaan yang akan dilaksanakan sendiri, menjadi: - Bahan, yaitu: seluruh penggunaan jenis bahan yang sesuai dengan jenis - Upah, yaitu: seluruh penggunaan jenis tenaga kerja spesifik yang diperlukan untuk melaksanakan perkerjaan yang bersangkutan. - Alat, yaitu: seluruh penggunaan jenis alat yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan yang bersangkutan Bahan Bahan-bahan yang diperlukan untuk tiap item pekerjaan dirinci jenis jenisnya, baik yang terpakai habis untuk menjadi produk maupun bahan yang digunakan untuk menunjang (tidak ikut menjadi bagian dari produk yang dihasilkan, seperti kayu bekisting dan lainlain). Untuk dapat merinci jenis jenis bahan yang diperlukan oleh tiap pekerjaan, diperlukan pengetahuan dan pengalaman tentang pelaksanaan konstruksi (struktur dan metode pelaksanaan). III - 12

31 Uraian ini harus mengikuti dan mengacu pada kebijakan pembelian bahan setengah jadi, yang diuraikan di depan. Sebagai contoh, item pekerjaan beton tidak perlu dirinci menjadi semen, pasir, dan batu pecah, bila telah diputuskan beton akan dibeli dari ready mix. Kemudian tetapkan koefisien/ faktor tiap jenis bahan yang digunakan untuk tiap satuan quantity dari item pekerjaan. Koefisien/ faktor tersebut hanya dapat ditetapkan oleh orang yang sudah berpengalaman, atau berdasarkan pedoman dari perusahaan. Khusus untuk material campuran seperti beton, hot mix, dan material campuran yang lain, koefisien bahan bahannya ditentukan dari hasil mix design yang memenuhi syarat. Disini juga diperlukan pengetahuan tentang besarnya waste material yang haru diperhitungkan Didalam menetapkan koefisien bahan tersebut, harus sudah termasuk quantity waste yang akan terjadi Upah Untuk tiap item pekerjaan yang telah diuraikan kebutuhan bahannya selanjutnya juga diuraikan upah kerja apa saja yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut. Sebagai misal untuk pekerjaan beton disamping memerlukan bahan semen, pasir dan batu pecah, juga memerlukan jasa tenaga, yaitu upah bekisting (pasang dan bongkar), upah pemasangan besi beton, dan upah pengecoran beton. Untuk dapat merinci ini, juga diperlukan orang yang berpengalaman untuk dapat menghitung berapa tukang dan berapa pekerja yang diperlukan untuk tiap satuan pekerjaan. Untuk saat ini, upah jasa pekerjaan konstruksi sudah menjadi profesi resmi sehingga tidak perlu dirinci jenis dan jumlah tenaga yang diperlukan, tetapi cukup dengan menggunakan harga pasar yang ada. Hanya kelemahan system yang berkembang saat ini adalah tidak jelasnya kualitas dari tukang serta pekerjaannya. Oleh karena itu dalam Undang Undang Nomor 18 tahun 1999 tentang Jasa Konstruksi, telah mengharuskan tukang yang bekerja pada pelaksanaan jasa konstruksi harus memiliki sertifikat ketrampilan, yang disahkan oleh Lembaga Pengernbangan Jasa Konstruksi (LPJK). Di negara tetangga kita seperti di Hongkong, ada lembaga pendidikan tukang untuk konstruksi, dimana tenaga-tenaga yang lulus dari lembaga tersebut sudah diuji ketrampilannya untuk berbagai jenis pekerjaan konstruksi. Tukang-tukang yang bersertifikat dari lembaga tersebut sudah dapat dijamin kualitas kerjanya dan bahkan produktivitasnya, sehingga untuk para cost engineer sangat mudah untuk menetapkan biaya upah pekerjaan, serta menyusun jadwal kerja. Untuk dapat memperoleh data tentang cost budget untuk bahan dan upah, diperlukan bantuan kertas kerja seperti contoh label 4.1 (dibuat untuk seluruh item pekerjaan). III - 13

32 Contoh kertas kerja, untuk membantu pengisian Formulir A3 dan A4, Iihat table 1 No. Item Item Pekerjaan Kode Faktor tiap satuan pekerjaan Satuan Pek. Quantity Pek. Harga Satuan (Rp) Jumlah harga 3 Beton Fondasi - - M 3 250, Bahan : II ,00 Semen II ,5 Zak , ,00 Pasir II ,52 M , ,00 Batu pecah II ,84 M , ,00 Besi Beton II Kg , ,00 Kayu bekisting II ,16 M , ,00 Plyw ood II ,80 Lb , ,00 Kaw at beton II ,24 Kg , ,00 Paku II ,14 Kg , ,00 Upah : II ,00 Bekisting II M , ,00 Pembesian II Kg , ,00 Cor beton II M , ,00 9 Pasangan batu - - M bata Bahan : II ,00 Semen II Zak , ,00 Pasir II ,20 M , ,00 Batu bata II Bh , ,00 Upah : II ,00 Pas. bata II M , ,00 Dan seterusnya Tabel Alat Untuk menyelesaikan suatu pekerjaan, biasanya diperlukan peralatan yang memerlukan biaya (biaya alat). Misal pekerjaan beton, memerluka alat concrete mixer dan concrete vibrator. Dengan demikian setiap item pekerjaan yang memerlukan alat, juga harus dirinci kebutuhan alatnya. Dalam merinci kebutuhan alat, biasanya dikaitkan dengan durasi kegiatan dan durasi proyek secara keseluruhan, sehingga akan diperoleh jumlah, jenis alat dan lama pemakaian (temasuk idle time, yang tidak dapat dihindari). III - 14

33 Rincian biaya alat. Untuk membuat cost budget alat yang digunakan di proyek, setelal diperoleh jenis alat, jumlah alat dan lama pemakaian (termasuk idle time) unsur-unsurnya tergantung kepemilikan alat yang digunakan (lihat Formulir A 5), sebagai berikut: Untuk penggunaan alat yang disewa, biaya alat terdiri dari : - Biaya sewa - BBM (bila dalam sewa tidak termasuk BBM) Untuk alat milik sendiri, biaya alat terdiri dari : - Depresiasi alat/ penyusutan alat - BBM (bahan bakar minyak) - Minyak pelumas (termasuk minyak hidrolis dan Grease) - Operator (termasuk mekanik dan pembantu) - Perbaikan (termasuk suku cadang) Contoh perhitungan depresiasi dan perbaikan serta biaya operasi alat telah diuraikan di bab cost estimate Pos Subkontraktor Sesuai dengan kebijakan subkontrak yang dituangkan dalam Formulir Al, maka dibuat cost budget untuk pos subkontrak tersebut (lihat Formulir A6). Bila pada saat proses cost estimate telah menyertakan peran subkontraktor untuk itemitem pekerjaan tertentu, maka sebaiknya diikat dengan suatu kesepakatan awal (MOU), dengan maksud dan tujuan kepastian bagi kedua belah pihak. Hal ini diperlukan agar ada kepastian dalam perencanaan, karena harga penawaran subkontraktor dalam proses cost estimate akan dimasukkan dalam cost budget. Proses pemilihan subkontraktor untuk berperan serta, baik dalam cost estimate maupun dalam pelaksanaan, harus melalui seleksi yang ketat dan transparan, berdasarkan daftar rekanan yang terpilih. Dalam pengisian Formulir A6, sebaiknya untuk tiap subkontraktor, item - item pekerjaan yang dikerjakan tetap diberi kode, sesuai dengan sistem kode yang ada. Hal ini menjadi penting, bila kuantitas pekerjaan yan disubkontrakkan hanya sebagian saja, sehingga sisa kuantitas yang sebagian lagi dapat diketahui, apakah diserahkan kepada subkontraktor lain atau dilaksanakan sendiri. III - 15

34 Pos Persiapan/ Penyelesaian Item-item yang masuk dalam pos persiapan/ penyelesaian ditetapkan oleh cost engineer, yang umumnya terdiri dari : - Item-item pada preliminaries - Pekerjaan-pekerjaan penunjang yang ada, tetapi tidak dimasukan ke dalan item pekerjaan pokok yang ada. Contoh item-item yang masuk ke dalam pos persiapan/ penyelesaian antara lain adalah sebagai berikut : - Mobilisasi dan demobilisasi tenaga kerja dan alat - Ganti rugi tanah - Bongkaran bangunan lama (existing) - Bangunan base camp, direksi keet, subkontraktor keet, barak kerja gudang, dan lain-lain - Perlengkapan keselamatan dan keamanan kerja - Pengukuran dan penyelidikan tanah - Test laboratorium - Pembersihan lapangan pekerjaan - Izin-izin yang diperlukan - Pengamanan dan pemeliharaan hasil pekerjaan - Upacara peresmian - Dan lain-lain Sebaiknya pos-pos ini dilakukan identifikasi berdasarkan pengalaman masa lalu, sehingga dapat dibuat daftar pekerjaan preliminaries (misalnya untuk proyek gedung) yang lengkap Pos Overhead Proyek Item-item yang termasuk dalam pos overhead proyek adalah semua biaya yang meliputi administrasi dan umum proyek, termasuk gaji pegawai proyek. Contoh, item-item yang termasuk dalam pos ini adalah, antara lain sebagai berikut : - Upah tenaga harian kantor proyek - Gaji seluruh pegawai yang terlibat langsung dalam pelaksanaan proyek - Honor pengawas dan satpam - Administrasi kantor proyek - Jamuan tamu dan konsumsi pegawai III - 16

35 - Eksploitasi kendaraan bermotor - Asuransi - Biaya Bank - Dokumentasi proyek - Biaya perjalanan - Biaya telepon/ listrik - Pajak-pajak daerah - Dan lain-lain. Biaya-biaya tersebut pada umumnya sangat dipengaruhi oleh waktu pelaksanaan proyek. Oleh karena itu, bila proyek melampaui batas waktu yang direncanakan, maka biaya pos ini akan cenderung melampaui anggarannya. Oleh karena itu pengendalian biaya juga berkaitan dengan pengendalian waktu pelaksanaan. Pos Duties dan Cadangan Yang dimaksud dengan duties adalah kewajiban-kewajiban yang harus dibayar sehubungan dengan kegiatan pelaksanaan proyek, yaitu pajak. Sedang cadangan adalah sisa anggaran yang akan dikontribusikan untuk biaya tetap perusahaan dan laba usaha Duties Duties ada dua macam, yaitu: PPN (Pajak Pertambahan Nilai) Diisikan sebesar 10% dari nilai penawaran sebelum PPN, atau 100/110 x nilai kontrak sesudah PPN. Untuk proyek-proyek yang dibiayai dengan loan (pinjaman dari Luar Negeri), biasanya dibebaskan dari PPN. Dalam hal seperti itu, maka PPN hanya dikenakan pada porsi dana dalam negeri saja. PPh Badan (Pajak Penghasilan Badan) Berdasarkan Undang-Undang Republik Indonesia No.7 Tahun 1983, pajak penghasilan dihitung atas laba yang dihasilkan oleh perusahaan (kalau rugi, tidak dikenakan PPh). Namun, karena laba/rugi usaha perusahaan baru dapat ditentukan pada setiap akhir tahun, maka untuk budgeting dicadangkan sementara uang muka PPh sebesar 1,5% dari nilai pendapatan proyek. III - 17

36 Cadangan Cadangan ini direncanakan untuk menutup biaya tetap perusahaan, berupa overhead kantor pusat/ cabang dan penyusutan aktiva tetap perusahaan Bila cadangan tersebut masih sisa, berarti merupakan cadangan laba. Cadangan untuk biaya tetap perusahaan biasanya ditetapkan berdasarkan nilai persentase dari total pendapatan proyek, yang besarnya ditetapkan oleh manajemen. Cadangan laba yang tertera dalam cost budget adalah cadangan laba sebelum PPh final, yaitu baru diperhitungkan sebesar uang muka PPh saja Pengisian Formulir A1 s/d A8 Pengisian Formulir A1 sampai dengan A8, sebagai dokumen cost budgeting, dapat diuraikan sebagai berikut: Pertama-tama Formulir A1 harus diisi sebagai ketetapan kebijakan pelaksanaan, atas pertimbangan-pertirnbangan yang telah diuraikan didepan. Maka, setiap item pekerjaan didaftar untuk dikelompokkan mana yang akan dilaksanakan sendiri dan mana yang akan diserahkan pada subkontraktor. Untuk mengisi Formulir A3, Formulir A4, dan Formulir A5, item-item pekerjaan yang akan dilaksanakan sendiri diuraikan biaya bahan, upah dan alat sesuai cara yang dijelaskan di depan. Item-item pekerjaan yang akan diserahkan pada subkontraktor dimasukkan berdasarkan atas harga dari subkontraktor yang ditunjuk Bila dalam hal subkontraktor belum ditunjuk, maka diisi dengan harga perkiraan untuk subkontrak. Selanjutnya diisi Formulir A6. Pos biaya persiapan/ penyelesaian dan pos administrasi proyek, sesuai Formulir A7 dan A8, diisi sesuai dengan uraian di depan. Sebagai rekapitulasi, isian dari Formulir A3 sampai dengan Formulir A diisikan ke dalam Formulir A2. Formulir ini, disebut master anggara pelaksanaan proyek, termasuk mengisi informasi tentang rencana pendapatan proyek dan PPN. Pada prakteknya, jumlah PPN diterima dulu, baru dikeluarkan lagi (disetorkan). Cadangan laba diperoleh dari jumlah nilai kontrak (pendapatan ditambah PPN) dikurangi dengan biaya langsung, duties dan biaya tidak langsung. Formulir cost budget dari Form A1 sampai dengan Form A8, dapat dilihat contohnya di bawah ini. Tentunya ini hanya contoh saja sebagai bahan bahasan, dan dapat dikembangkan sendiri, sesuai dengan kebutuhan. III - 18

37 KEBIJAKAN SUBKONTRAK NAMA PROYEK : OWNER : NILAI KONTRAK : KONSULTAN : WAKTU PELAKSANAAN : LOKASI PROYEK : Form.A1 QUANTITY KEBIJAKAN PELAKSANAAN NO ITEM PEKERJAAN SATUAN SATUAN Sendiri Subkon KETERANGAN Dibuat Oleh : Disetujui Oleh : ( ) ( ) III - 19

38 MASTER RENCANA ANGGARAN PELAKSANAAN PROYEK (MRAP) Form.A2 NAMA PROYEK : OWNER : NILAI KONTRAK : KONSULTAN : WAKTU PELAKSANAAN : KEPALA PROYEK : KODE PEMBEBANAN KODE PENDAPATAN & PPN KEL SUB KEL URAIAN RUPIAH KEL. SUB KEL. URAIAN RUPIAH II BIAYA LANGSUNG PROYEK I I PENDAPATAN PROYEK 1 BAHAN 2 PPN 10% 2 UPAH 3 ALAT 4 SUBKONTRAK 5 PERSIAPAN/PENYELESAIAN 6 OVERHEAD PROYEK SUB TOTAL 1 III DUTIES 1 PPN 10% DARI PENDAPATAN 2 U.M PPH 1,5% DARI PENDAPATAN SUB TOTAL 2 IV CADANGAN/BIAYA TAK LANGSUNG 1 OVERHEAD PUSAT 2 OVERHEAD CABANG 3 PENYUSUTAN AKTIVA TETAP SUB TOTAL 3 CADANGAN LABA TOTAL x TOTAL x DISETUJUI OLEH DIBUAT OLEH III - 20

39 RINCIAN BIAYA BAHAN NAMA PROYEK : OWNER : NILAI KONTRAK : KONSULTAN : WAKTU PELAKSANAAN : KEPALA PROYEK : Form.A3 QUANTITY RINCIAN KEBUTUHAN BAHAN BIAYA BAHAN NO ITEM PEKERJAAN PEKERJAAN SEMEN SPLIT PASIR KAYU BESI BETON DST. PER ITEM Dst. JUMLAH QUANTITY LEMBAR INI JUMLAH QUANTITY LEMBAR SEBELUMNYA JUMLAH QUANTITY S/D LEMBAR INI HARGA SATUAN BAHAN (Rp) JUMLAH BIAYA BAHAN (Rp) (ZAK) (M 3 ) (M 2 ) (M 2 ) (Kg) Lembar Ke :.. /. III - 21