به نام خدا نویسنده: مقاله: BPMSها و استفاده از آنها برای بهبود اهداف سازمان امیر درجه پائیز

Transkripsi

1 به نام خدا مقاله: BPMSها و استفاده از آنها برای بهبود اهداف سازمان نویسنده: امیر درجه پائیز

2 فهرست: 1 2 فصل مقدماتی بریکپارچه سازی سازمانی و مدیریت فرایند های کسب و کار )BPM( سیستم مدیریت فرایندهای کسب و کار) BPMS ( چیست معرفی نرم افزارهای موجود در زمینه BPMS ProceeMaker به عنوان نرم افزار برگزیده 3 فصل فصل آموزش نرم افزار ProcessMaker چند پروژه با استفاده از نرم افزار ProcessMaker منابع دوستان و خوانندگان عزیز این پژوهش و آموزش قسمتی از پایان نامه دوره کارشناسی من می باشد. خواهش می کنم در صورت استفاده از مطالب این مستند منبع آن )darajeh.net( را ذکر بفرمائید. با تشکر امیر درجه 2

3 فصل 1: لزوم یکپارچه سازی سازمانی: با نگاهی گذرا به عنوان مطمئنا مسائل بسیار زیادی به ذهن شما خطور خواهند کرد که برخی از این مسائل کامال حل شده هستند و برخی دیگر هنوز در هاله ای از ابهام قرار دارند. در اینجا هدف ما این است که با ساده ترین زبان ابهامات را از میان برداریم و بهترین راه کارهای موجود در زمینه یکپارچه سازی یک سازمان را مورد بحث و بررسی قرار دهیم. مقدمه: در گذشته مرسوم بود كه برای هر یك از فرآیندها یا وظیفه ها در ک سازمان سیستمهای جداگانهای در محدوده آن فرآیند و وظیفه تهیه میشد كه به سیستمهای جزیرهای معروف بودند. این سیستم ها در زمان خود دارای مزایای فراوانی بودند ولی مشكالتی اساسی به مرور زمان با این نوع نگرش حاصل شدند كه یكی از بزرگترین آنها این بود كه چون هر یك از سیستمها برای یك فرآیند یا وظیفه خاص تهیه میشدند اتصال سیستمها به یكدیگر مشكل یا حتی غیرممكن بود. از طرفی چون دید طراحی سیستمها در مورد بخشی از سازمان و نه كل آن بود این سیستمها اهداف كلی سازمان را به نحو مطلوب برآورده نمیكردند. برای مثال یک شرکت )سازمان( بزرگ را که شامل چندین بخش مانند: بخش مکانیک برق و الکترونیک فناوری اطالعات و... است را در نظر بگیرید. اگر این شرکت برای هر کدام از بخش های خود یک سیستم جدا بخواهد تعریف کند عالوه برا اینکه مجبور است هزینه زیادی را صرف ساخت این سیستم ها کند مجبور است راهکارهایی هم برای متصل ساختن این بخش ها به همدیگر پیدا کند که این خود عالوه بر اینکه می تواند هزینه های جانبی زیادی را به همراه داشته باشد می تواند به مرور زمان باعث به وجود آمدن ناهماهنگی هایی در شرکت شود چرا که این سیستم ها از ابتدا برای تعامل با همدیگر طراحی نشده اند. بدین صورت ایده سیستمهای یكپارچه سازمانی به وجود آمد. در این دیدگاه برای سازمان یك سیستم متشكل از تعدادی زیرسیستم مستقل ولی مرتبط با هم طراحی میشد كه مشكالت مذكور را مرتفع میساخت. با این حال یك مشكل اساسی كه هنوز هم خودنمایی می كرد حجم زیاد كار برای طراحی و پیاده سازی این سیستمها بود. مدیریت فرایندهای کسب و کار چیست ) BPM ( با توجه به مطالب گفته شده در قسمت قبل ایده جدیدی تحت عنوان (Business Process Managment) BPM یا مدیریت فرایندهای کسب و کار مطرح شد. این ایده با داشتن الگوهای متعدد مورد نیاز سازمانها روشی یكپارچه برای تعریف اجرا و مدیریت فرآیندهای كسب و كار سازمانها را ارایه میكرد و با استفاده از متدها و ابزارهای خاص خود حجم كار توسعه راهحلهای اطالعاتی برای سازمانها را به حداقل میرساند. در زمینه تعریف BPM و مفهوم آن بین شركتهای مختلف و صاحبنظران این رشته اختالفاتی وجود دارد ولی آنچه عموما در بین این نظرات مشترك است این است كه :BPM روشی یكپارچه و نظاممند برای طراحی اجرا و پایش فرآیندهای كسب و كار است كه ممكن است در هر یك از آنها افراد یا نرمافزارها در سازمان درگیر باشند. تعامالت بین افراد و نرمافزارها و گردش اطالعاتی سازمان است كه به BPM حیات میبخشد. هدف از وجود BPM این است که بتواند این فرآیندها را در سازمان مدیریت كند و ابزاری برای بهبود آنها در طول زمان نیز ارایه دهد. BPM فرآیندی منطقی برای مدیریت كسب و كار و تغییرات آن است. هر فرآیند باید با توجه به وضع مطلوب پیاده شود و سپس در طول زمان میتوان فرایند مورد نظر را بهبود بخشید. این روال ممكن است بارها در مورد هریك از فرآیندها اجرا گردد. از این رو چرخه حیات BPM به طور تكرارشونده است و در هر تكرار باید ارزش افزودهای به فرآیند و منطق كاری آن افزوده گردد. فرایند چیست در قسمت های قبل بارها واژه فرایند را تکرار کردیم شاید این واژه برای شما تا حدی واضح باشد اما بد نیست که اکنون تعریف دقیقتری از این واژه را در اینجا داشته باشیم تا با مفهوم سازمانی و مد نظر ما نیز کامال آشنا شوید. 3

4 فرآیند مجموعه فعالیتهای متوالی و مرتبط به هم بوده که محصول خاصی را به وجود می آورند. فرایند برای ایجاد این محصول به های خاصی نیاز دارد که زمینه را برای درست عمل نمودن آن فراهم می سازند. ورودی 0 فرآیندهای موجود در هر سازمان برای دستیابی به ماموریت سازمان طراحی شده اند تا با عملکرد بهتر نیازهای اساسی مشتریان را تأمین نمایند. برای پاسخگویی به نیازها و خواسته های مشتری ها باید فرآیندهای موجود کارایی و اثر بخشی الزم را داشته باشند. یک فرآیند زمانی کارایی الزم را خواهد داشت که بصورت درست انجام گیرد و زمانی از اثر بخشی برخوردار خواهد بود که بصورت درست انتخاب و طراحی شده باشد. فرآیند معرف یک یا دسته ای از فعل و انفعاالت است که به منظور تبدیل داده ها )ورودی ها( به محصوالت)خروجی ها( انجام می گیرد. در یک تعریف خالصه می توان گفت که فرآیند یک سری منطقی از تراکنش های مرتبط با یکدیگر می باشد که ورودی ها را به نتایج یا همان خروجی ها تبدیل می کند. شکل 0-0( ) انواع فرآیندها: سه نوع فرآیند کسب و کار وجود دارد : فرآیند های مدیریتی: این فرآیندها فعالیتهای نظام مند مثل: مدیریت راهبردی و نحوه اداره سازمان را حمایت می کنند. فرآیند های عملیاتی)اصلی(: این فرآیند ها ارزشی را در راستای کسب و کار اصلی سازمان ایجاد می کنند مثل خرید تولید بازاریابی و فروش. فرآیند های پشتیبانی: این فرآیندها فرآیند های عملیاتی را پشتیبانی می کنند مثل حسابداری استخدام و فناوری اطالعات. تفاوت میان فرآیند و وظیفه: همانند تفاوت میان جزء و کل است. وظیفه واحدی از کار است فعالیتی که معموال یک نفر انجام می دهد. در برابر فرآیند گروهی از وظیفه های به هم پیوسته است که با همدیگر نتیجه ای باارزش از دید مشتری را به بارمی آورند. برای مثال انجام یک سفارش یک فرآیند است) فعالیتهایی که کاال را به دست مشتری می رسانند(. این فرایند از وظیفه های گوناگونی درست می شود که عبارتند از: دریافت درخواست از مشتری. واردکردن آن به رایانه. بررسی اعتبار مشتری. بررسی موجودی کاال و یا تولید. گزینش و بسته بندی سفارش. برنامه ریزی حمل و روش ارسال کاال)زمینی دریایی هوایی(. بارگیری و ارسال کاال به سوی مشتری. هیچ کدام از این وظیفه ها به تنهایی ارزشی برای مشتری نمی آفرینند. حمل بدون بارگیری و یا بسته بندی بدون انتخاب کاالها از انبار شدنی نیست. بررسی اعتبار مشتری به خودی خود یک تجزیه و تحلیل مالی است. تنها هنگامی که این فعالیتهای مستقل و جداگانه با همدیگر جمع شوند ارزشی به وجود می آید. بنابراین فرآیند را می توان یک زنجیره ارزش دانست که هر مرحله )هر دانه زنجیر( ارزشی به مرحله قبل می افزاید. بنابراین 1 Input 4

5 فرایند های کسب و کار عبارتند از فعالیتهای اساسی در سازمان که محدود به مرزهای وظیفه ای نیستند که منابع انسانی مهارتهای مدیریتی و فناوری را به منظور تمرکز سازمان بر استراتژی ایجاد ارزش برای ذینفعان و بخصوص مشتریان به هم مرتبط می کنند. تا اینجا با مفهوم فرایند به خوبی آشنا شدید اکنون الزم است تا قدری هم با مدیریت فرایندها آشنا شوید. مدیریت فرآیند کسب و کار Management)BPM( :Business Porcess مدیریت فرآیند عبارت است از: شناخت مدیریت فرآیندهای کسب و کاری که هدفشان برآورده ساختن نیازهای مشتریان است. سیستم مدیریت فرآیند محور بر جریان کار در طول سازمان تمرکز می کند. این جریان کار با خواسته های مشتریان شروع می شود و با تامین رضایت مشتری که کاالها یا خدمات با کیفیتی را با قیمت مناسب و به موقع دریافت کرده است به پایان می رسد. در واقع فرآیند نشان می دهد که چگونه کار در طول نواحی وظیفه ای داخلی سازمان انجام می شود. مدیریت فرآیند محور روابط تامین کنندگان و مشتریان را با فرآیندهای کسب و کار نشان می دهد. در واقع نظام مدیریت فرآیند عبارت است از: ترکیبی از فعالیتها و قوانین که هدف آنها دستیابی به هماهنگی و یکدستی )کامل( محصول به دست آمده از تکرارهای متوالی فرآیند است و اطمینان می دهد که همه محصوالت ساخته شده یکسان و مشابه اند. مدیریت فرآیند با در نظر گرفتن گام های مورد نیاز برای انجام کار و ایجاد ارتباط زنجیره ای بین این گام ها سعی در یکنواخت کردن ایجاد ثبات رویه افزایش ارزش افزوده و مستندسازی می کند. از طریق نظام مدیریت فرآیند می توان کارایی سودآوری و کیفیت فرآیند تولید را افزایش داد. نتایج حاصل ازاجرای مدیریت فرآیند: 0 -اخذ نتایج تحقیقی مثبت از وضعیت مشتریان و کارکنان ۲ -کاهش زمان چرخه برنامه ریزی و گزارش دهی 9 -تاثیرگذاری بر کاالها و خدمات ۴ -کاهش نرخ اشتباهات ۵ -کاهش زمان حمل و نقل و ترانزیت ۶ -برنامه ریزی به موقع ۷ -بهبود ارائه خدمات قابل دسترسی و پاسخگوبودن ۸ -جذب و نگهداری کارکنان شایسته 3 -مستند سازی بهتر انجام کارها 01 -افزایش کیفیت کاالها و خدمات از مدیریت وظیفه محور تا مدیریت فرآیند محور: عوامل حیاتی موفقیت برای گذار از مدیریت وظیفه محور به مدیریت فرآیند محور عبارتند از: 1- تغییر فضای ذهنی: یکی از مشکالت فراگیر در سازمانها بخشی نگری است. به این معنا که مدیران و کارکنان هر بخش به جای توجه به منافع کل سازمان تنها منافع واحد خود را درنظر می گیرند. مثال بخش تولید برای پایین آوردن هزینه تولید هرواحد اقدام به تولید حداکثر می کند بدون درنظر گرفتن این مسئله که این اقدام ممکن است موجب انباشت موجودی کاال شود و سازمان در فروش آن مشکل پیدا کند. سازمان باید این طرز تفکر را ترویج کند که تمامی مدیران و کارکنان اثر کار و تصمیم خود را بر کل سازمان درنظر بگیرند. 2- طراحی نقشه فرآیند: فهم فرآیند ازطریق طراحی نقشه فرآیند)مدل سازی فرآیند( تسهیل می شود. طراحی دقیق نقشه فرآیند فرآیندها را به فعالیتهای قابل اندازه گیری تبدیل می کند و براساس آنها مسئولیتها تعیین و عملکرد طبق آنها سنجیده می شود. 3- اندازه گیری فرآیند: اندازه گیری فرآیند زبانی مشترک ایجاد می کند که سازمان را قادر می سازد اهداف استراتژیک را به کارهایی موثر در سطح عملیاتی ترجمه کند. مزایای مدیریت فرآیند کسب و کار: BPM عالوه بر نتایج ذکر شده در قسمت قبل مزایایی به شرح زیر نیز دارا میباشد: 5

6 امکان مستندسازی فرایندها را فراهم می نمایند. مستندسازی و تعریف فرایندها: استانداردهایی مانند ۲ BPMN خودکار سازی اجرای فرایندها: با BPM تمام قوانین و منطق های تجاری سازمان اتوماتیک خواهند شد. شناسایی فرصتها و بهبود فرایندها: همچنین BPM معیارهایی را برای اندازه گیری هزینه فرایندها و زمان اجرا که در این صورت بهینه سازی بر اساس نتایج واقعی خواهد بود فراهم می کند. حذف فعالیتهای غیر ضروری: در BPM به کمک مدلسازی فرایندها سازمانها می توانند فرصتی برای حذف کارهای غیر ضروری داشته باشند. کنترل کارایی فرایندهای در حال اجرا: BPM با ابزارهای نظارتی امکان نظارت وضعیت فرایندها را ممکن می سازد. در نتیجه این کنترل باعث ثبات و سازگاری فرایندها برای رسیدن به کیفیت بهتر و بهینه کردن انها برای کارایی بیشتر میشود همچنین قابلیت اندازه گیری انها باعث میشود که دید مدیریتی بهتری داشته باشیم. همکاری مشتری ها و شرکا در فرایندهای تجاری: BPM امکان همکاری مشتریان و شرکا را ازخارج از سازمان فراهم می کند. و برای فرایندهایی که در خارج از محدوده سازمان قرار دارند. بسیار کاربردی خواهد بود. کاهش منابع مورد نیاز: فرایندهای کسب و کار به افراد و منابع بسیاری نیاز دارند تا اجرا شوند. BPM میتواند تعداد منابع مورد نیاز برای یک فرایند را کاهش میدهد. افزایش هماهنگی: BPM هماهنگی بین بخشهای مختلف یک شرکت را از بعد جغرافیایی بهبود میبخشد. افزایش سرعت اجرای سیکل فرآیندها: BPM با کاهش زمان اجرای فرایندها و امکان اجرای موازی انها سرعت کسب و کار را بهبود می دهد. افزایش رضایتمندی مشتری: با کاهش زمان اجرا و اطمینان از درستی آنها باعث می شود که مشتریان سریعتر و آسانتر به نیازمندی های خودشان برسند. چابکی سازمان BPM این امکان را برای سازمانها فراهم می کند که در صورت تغییر شرایط به راحتی بتوانند تغییرات را در فرایندها اعمال کنند. به این ترتیب به حفظ موقعیت سازمان در بازار رقابتی کمک می نماید. با جمع بندی مطالب باال می توانیم به این نتیجه برسیم که: BPM در حقیقت یک سری از فعالیتهای مرتبط مثل process process monitoring process execution modeling و process optimization است که در مجموع در جهت بهبود اهداف سازمان و امر یکپارچه سازی می تواند بسیار مفید باشد. BPM از دیدگاه کسب و کار و مهندسي سیستم: در حوزه کسب و کار سازمان ها توجه جدي به فرآیندهاي كسب و كار و اهمیت مدیریت آنها براي دستیابي سازمان به چشم انداز و اهداف خود از كار پورتر در اوایل دهه ۸1 میالدي و طرح "زنجیره ارزش Chain) "(Value توسط وي شروع شد. همر و چمپي نیز در نیمه دوم همین دهه با طرح ایده "مهندسي مجدد فرآیندهاي كسب و كار BPR) )" 3 نشان دادند كه سازمانها براي باقي ماندن در عرصه رقابت ناگزیر از باز اندیشي در فرآیندهاي كاري خود و طراحي مجدد آنها هستند. پس از وي نیز نظریهپردازان مدیریت در دهه 31 میالدي و بعد از آن تا کنون توجه روزافزوني به مفاهیم فرآیندهاي كسب و كار و مهندسي فرآیندهاي کسب و کار نشان داده اند و كوشیده اند تا میان تمامي این حوزههاي مدیریت و مفاهیم آنها پیوند برقرار كنند بهگونهاي كه مكتب مدیریتي حاكم بر این دهه را برخي "مدیریت مبتني بر فرآیند" نامیدهاند. در این دوره روشها و رویكردهاي مدیریتي متعددي مانند "مهندسي مجدد فرآیندهاي كسب و كار (BPR) " تعالي مدیریت دانش 6-Sigma مدیریت کیفیت جامع( TQM ( 4 تفكر ناب و... همه و همه برپایه مفهوم فرآیندهاي كسب و كار طرح شدند. همه این روشها بر شناخت تحلیل بازنگري و اصالح فرآیندهاي كسب و كار براي دستیابي سازمان به اهداف راهبردي خود و موفقیت در عرصه رقابت تأكید دارند. الگوي فكري كه در حال حاضر در مدیریت حاکم است بهبود اقتضایي و مستمر فرآیندهاي سازمان بجاي اصالح تدریجي و یا تغییر یكباره آنها است. از این الگو گاهي بهعنوان "مدیریت فرآیندهاي کسب و كار" یا BPM تعبیر ميشود. این الگو در امتداد رویكردهاي "مهندسي مجدد فرآیندهاي كسب و كار "(BPR) و یا "بهبهود مستمر فرایندهاي کسب و کار BPCI) )" 5 و سایر رویکردهاي مبتني بر فرایند بعنوان یک رویکرد جامع و کل نگر مطرح گردیده است. 2 Business Process Model and Notation 3 Business Process Reengineering 4 Total quality management 5 business process continuous improvement 6

7 با توجه به آنچه گفته شد دیده مي شود که در چند دهه اخیر همواره تاکید بر بحث فرایندها و تفکر فرایندگرایي در سازمان ها مطرح بوده است و این بحث موضوع جدیدي نیست اما در این میان صنعت فنآوري اطالعات و ارتباطات تا قبل از ظهور فنآوري هاي جدید حوزه خود مانند معماري سرویس گرا SOA) ( 6 مبتني بر وب مباحث معناشناسي و فرا داده ها (MetaData) و فرا مدل ها( MetaModel ) از ارائه بستر و راه حلي جامع و شایسته براي تحلیل تعریف اجرا کنترل بهینه سازي و... یا بعبارتي مدیریت جامع فرایندهاي سازماني ناتوان بوده است. با ظهور BPM موج سوم تحقق عملي بسیاري از دیدگاه هاي آکادمیک مطرح شد و در طي سال هاي گذشته امکان پذیر شد. فناوري اطالعات و ارتباطات در اینجا نیز نقش راهبردي خود )بعنوان یک توانمندساز( و نقش ابزاري خود )مجموعه ای از ابزارهاي مدیریت فرایندهاي کسب و کار( را در تحقق این فنآوري (BPM) به شایستگي نشان داد که در ادامه بیشتر با آنها آشنا خواهید شد. BPM از دیدگاه فنآوري اطالعات و مهندسي نرم افزار: متخصصان حوزه فناوري اطالعات و ارتباطات توسعه دهندگان و تولید کنندگان سیستم هاي اطالعاتي تحلیل گران و طراحان سیستم هاي اطالعاتي و... در رویکرد bpm و bpmsها ۷ شاهد شکسته شدن پارادایم هاي حاکم بر تحلیل توسعه پیاده سازي و استقرار سیستم هاي اطالعاتي خواهند بود. آنها با این نکته مواجه خواهند شد که دیگر براي پیاده سازي منطق کسب و کار که در قالب نیازمندي هاي کاربران بیان مي شود نیازمند روش هاي تجزیه و تحلیل و طراحي گذشته و نهایتا کد نویسي آنها براي تولید و توسعه سیستم هاي اطالعاتي نخواهند بود. اختصاصي سازي و پشتیباني از سیستم ها و مدیریت تغییر آنها کال متحول و به مراتب ساده تر شده است. دغدغه فراگیري و درک دانش کسب و کار و محتوي و همچنین تحلیل سیستم ها از دوش متخصصین نرم افزار برداشته شده است و این امر بعهده متخصصین و مشاورین این بخش و تحلیلگران کسب و کار خواهد بود. چرخه حیات BPM در یک سازمان: شکل ۲-0( ) مدلسازی و طراحی Model( :)Design and در این مرحله منطق كسبوكار و فرآیندهای آن مدل میشوند. دیدگاه BPM بر این مبنا است كه در ابتدا الزم نیست فرآیندهای كسب و كار بهینه گردند بلكه میتوان وضعیت موجود را مدل ساخت و بعد با استفاده از مكانیزمهایی كه سیستم BPM در اختیار میگذارد فرآیندها را بهبود بخشید و آنها را بهینهتر ساخت. 6 Service Oriented Architecture 7 Business Process Management System 7

8 به منظور مدلسازی كامل منطق كسبوكار الزم است قوانین كسب و كار را مدلسازی نمود كه این كار از طریق موتور قوانین كسبوكار ممكن میگردد. از طریق این موتور میتوان قوانین كسبوكار را مدل نمود و در طول زمان تغییرات الزم را برروی آنها اعمال نمود بدون آنكه نیازی به تغییر در سایر اجزای كسب و کار باشد. جدا بودن محل نگهداری قوانین كسب و كار از فرآیندهای كسب و كار این امكان را فراهم میسازد كه بتوان مدیریت تغییرات قوانین كسب و كار را بدون درگیر شدن با تغییرات در فرآیندها به انجام رساند. توسعه آزمایش و استقرار) Deploy :)Develop, Test and بعد از شناخت و مدلسازی فرآیندهای كسب و كار الزم است فرآیندهای مربوطه را به همراه قوانین كسب و كار پیادهسازی نمود و در سازمان مستقر ساخت. كلیه سیستمهای قدیمی (Legacy) و موروثی از طریق سیستم BPM باید به هم متصل و یكپارچه شوند. مدیریت :)Execute ( پس از استقرار سیستم در سازمان كاربران مختلف در سازمان میتوانند فرآیندها را اجراكنند. در حین اجرای فرآیندها گروههای مختلفی از افراد سازمان با توجه به نقشی كه در سازمان دارند با فرآیندها به گونهای كه خاص نقش آنها است درگیر خواهند شد. بهعنوان مثال كاربران كسب و كار بعد از استقرار فرآیندهای مكانیزه شده در سازمان باید كارهایی از قبیل تأیید یا رد برخی تصمیمات كلیدی و مدیریت استثناهای خارج از استراتژی معمول سازمان را انجام دهند مدیران و ناظران بر اجرای فرآیندها به طور مؤثر و بهینه نظارت كنند و متخصصان IT باید فرآیندهای مكانیزه را از لحاظ تطابق با استانداردهای مختلف مدیریت نمایند. تحلیل و بهینهسازی) Optimize :)Analyze and استقرار فرآیندها در سازمان به منزله اتمام كار نیست بلكه از این پس كاربران حوزه كسب و كار باید بتوانند اجرای فرآیندها را بر اساس یك سری از پارامترهای كلیدی در زمینه اندازه گیری كارایی فرآیندها تحلیل نمایند و در صورت لزوم تغییرات الزم را در فرآیندها اعمال كنند تا از این طریق كارایی فرآیندها افزایش یابد و هر نوع بهینهسازی مورد نیاز در مورد آنها اعمال گردد. به وسیله این قابلیت كاربران حوزه كسب و كار میتوانند تصمیمگیریهای مرتبط با فرآیندها را در زمان اجرای سیستم مشخص نمایند و در همان جا آنها را اعمال كنند. در این فصل با مفاهیم مقدماتی BPM و لزوم اجرای آن در هر سازمان آشنا شدید. در فصل بعد در رابطه با سیستم هایی که می توانند به بهترین نحو ممکن BPM را در سازمان ما ایجاد نمایند بحث خواهیم کرد. 8

9 فصل 2 )Business Process Management Service( BPMS چیست نوع خاصی از نرم افزار می باشد که از تمام چرخه عمر فرآیندهای کسب وکار پشتیبانی می کند. بنابراین سیستم های مناسب برای BPM یا همان BPMSها باید این ویژگیها را داشته باشند : رویکرد و ساختار افقی )فرآیندی( داشته باشند. )بجای رویکرد عمودی وظیفه ای( قابیلت تغییر و انعطاف باال داشته باشند. )به دلیل تغییر مداوم کسب و کار( در سطح کل سازمان به کار گرفته شوند. )چون فرآیندها به هم وابسته اند( مزایای BPMSها: 1- امکان شناسایی و اصالح فرآیندها 2- بهبود فرآیندهای ارتباطی و شناسایی گلوگاه ها 3- یکپارچه سازی فرآیندها و خدمات 4- تهیه گزارش ها و تحلیل های اجرایی و مدیریتی 5- اجرای اتوماتیک وظایف تا حد امکان 6- توانایی بهره گیری از Best Practice ها 7- هشدارها و واکنش های اتوماتیک( Triggers ) 8- کاهش زمان ارائه محصوالت یا خدمات جدید 9- افزایش رضایت مشتری 11- تسریع هماهنگی میان قوانین و محیط کاری 11- کمک به توسعه برنامه های کاربردی در سازمان با استفاده از ابزارهای گرافیکی و ایجاد Workflow 12- کاهش هزینه های مربوط به توسعه برنامه های کاربردی در سازمان 13- کنترل و پایش کارایی کسب و کار 14- آخرین و مهم ترین مزیت استفاده از BPMSها این است که این سیستم ها به گونه ای طراحی می شوند که برای کار با آنها نیاز به تخصص هایی مانند: برنامه نویسی طراحی تخصصی وب و... نیست و تنها با یک دوره کوتاه مدت می توان نیروهای متخصص در این زمینه تربیت کرد. همانطور که مشاهده کردید برخی از این مزایا مانند مزایای BPMها می باشند. که این امر نیز اصال دور از انتظار نیست چراکه BPMSها همان BPMهایی هستند که به صورت نرم افزار برروی کامپیوتر رفته اند. برای پیادهسازی BPM در سازمانها از BPMS یا Business Process Management System استفاده میگردد. شركتهای نرم افزاری متعددی اقدام به ساخت و تهیه این گونه از نرم افزار کرده اند که برخی از این شرکت ها عبارتند از: Microsoft, colosa, Intalio و... از این میان مسلما با اسم شرکت Microsoft آشنا هستید. شرکت Microsoft در این زمینه هم نیز بسیار پر قدرت وارد بازار جهانی شده است. ابزار شرکت Microsoft در زمینه BPMSها Share Point نام دارد. به جرأت می توان گفت: که این ابزار قدرتمندترین در نوع خود می باشد. عللی که در ادامه آورده شده اند برخی از دالیل اثبات این مدعی می باشد. 1- تقابل کامل با نرم افزار.Microsoft Office 2- پشتیبانی از زبان های قدرتمند.net مانند: C#.net و.ASP.net 3- قابلیت ساخت Wiki, Forum, Blog و... به سادگی هر چه تمام تر. 9

10 البته این نرم افزار مزایای بسیار دیگری هم دارد که در اینجا از ذکر آنها خودداری می کنیم. اما متأسفانه این نرم افزار چندین عیب بزرگ نیز دارد که ما را مجبور می سازد تا از آن در بسیاری از موارد استفاده نکنیم. برخی از این معایب عبارتند از: 1- نیاز داشتن به امکانات سخت افزاري باال برروی سرورهای اختصاصی و تامین امنیت این سرورها. )این امور بسیار هزینه بر هستند و برای شرکت های کوچک به صرفه نمی باشد( 2- محدودیت استفاده از محصوالتي که تولیدي شرکتهاي دیگر مي باشند. شرکت Microsoft جزء یکی از شرکت های انحصار طلب می باشد. این شرکت این انحصار طلبی را در این نرم افزار خود نیز به کار گرفته است و متأسفانه طراحان نمی توانند از مزایای سایر برنامه هایی که شرکت های دیگر تولید کرده اند در این نرم افزار استفاده نمایند. )البته این امر برای سازمان هایی که امور معمولشان با استفاده از سایر نرم افزارهای شرکت Microsoft نظیر Office انجام می شوند امری بسیار خوشایند می باشد.( 3- نیاز به داشتن کادري مجرب در قسمتهاي مختلف Share Point اعم از ادمین سرور که بایستي توانایي کامل در کنترل کردن سرور را داشته باشد. متخصص دیتابیس که توانایي کنترل سیستم دیتابیس SQL را داشته باشد. و نیز طراحان وب که توانایي کار در محیط Share Point و در مرحله پیشرفته کار با Share Point Designer را داشته باشند و باز در مرحله پیشرفته تر توانایي برنامه نویسي در محیط ASP را داشته باشند. 4- کند بودن لود شدن صفحات ASP و سیستم در شبکه هاي اینترنتي و اینترانتي که در صورت نداشتن کانکشن هاي پر سرعت بازدید کنندگان به سختي مي توانند صفحات طراحي شده این سیستم را بازدید نمایند. معایب ذکر شده در باال همیشه هم بد نیستند و همانطور که گفته شد ممکن است حتی در برخی از سازمان ها این معایب مزیت نیز قلمداد شوند. اما مشکل هزینه بر بودن و گران بودن Share Point مسئله ای نیست که برای هیچ سازمانی مزیت حساب شود مخصوصا برای سازمان های کوچک بنابراین باید به دنبال نرم افزاری ارزانتر و در عین حال کامل باشیم. معموال در ایران هیچ کس قیمت واقعی نرم افزاری را پرداخت نمی کند. اما ما اینگونه فرض می کنیم که ما در یک سازمان کوچک در خارج از ایران کار می کنیم آنگاه مسئله قیمت نرم افزار به یکی از اصلی ترین چالش های کاری ما تبدیل می شود و بایستی در این زمینه انتخاب هایمان بسیار هوشمندانه و در راستای اهداف شرکت باشد. بنابراین در اینچنین مواردی الزم است که تا حد امکان از انتخاب نرم افزارهای تجاری یا کد بسته اجتناب کنیم و به سمت نرم افزارهای کد باز) Source )Open برویم. نرم افزارهای کد باز غالبا به صورت رایگان برروی اینترنت برای دانلود موجود می باشند و غالبا سازندگان این گونه نرم افزارها نسخه های تجاریی نیز از این نرم افزارها ارائه می دهند که حاوی امکانات بیشتری نسبت به نسخه کد باز آنها می باشند. ما نیز در اینجا به دنبال بهترین نرم افزارهای کد باز در زمینه ساخت BPMSها رفتیم. به علت تنوع بسیار زیاد این نرم افزارها از رتبه بندی های موجود در سایت های مطرح در زمینه BPMS استفاده کردیم و نهایتا دو نرم افزار را از سایر نرم افزارهای موجود بهتر یافتیم. Intalio و ProcessMaker نام دو نرم افزاری هستند که بهترین نقدها و باالترین رتبه ها را از کاربران و متخصاصان این زمینه کسب کرده اند. این دو نرم افزار از نظر کارایی مشابه همدیگر هستند که البته نرم افزار Intalio )ساخته شده توسط زبان برنامه نویسی )Java کمی کاملتر و البته پیچیده تر هم می باشد. در مقابل نرم افزار ProcessMaker (ساخته شده توسط زبان برنامه نویسی )PHP یک نرم افزار بسیار کم حجم و ساده می باشد که در محیط مرورگرهای وب اجرا می شود و کار با آن نیز بسیار ساده می باشد. در ادامه این فصل به ذکر ویژگی های نرم افزار ProcessMaker می پردازیم و در فصل آینده نحوه کار با این نرم افزار را فرا خواهید گرفت. آشنایی با :ProcessMaker نرم افزار ProcessMaker محصول شرکت Colosa می باشد. شعار نرم افزار ProcessMaker عبارت Workflow Simplified )گردش کاری ساده یا ساده سازی گردش کار( می باشد. شرکت Colosa را می توان جزء یکی از شرکت های با سابقه در امر تولید BPMSها دانست و این امر با توجه به مشتریانی مانند: Toyota, Lenvo و... که این نرم افزار دارد تحقق می یابد. با توجه به شعار این نرم افزار و مشتریان معتبری که این نرم افزار دارد می توان امیدوار بود که این نرم افزار قرار است بهینه کننده بسیاری از کارهای سازمان ما شود. 1 0

11 شرکت Colosa در زمینه ساخت BPMS برای خود دارای اصولی می باشد که البته تقریبا بیشتر این اصول به صورت قوانینی نانوشته هستند اما هر شرکتی که بخواهد نرم افزاری قدرتمند در زمینه BPMS تولید نماید ملزم به رعایت این قوانین می باشد. در ادامه برخی از این اصول را ذکر می کنیم. اصل 1- دیدگاه شرکت های نرم افزاری در مورد :BPMS مسمال هر نرم افزاری که وارد بازار می شود هدفی جز ساده کردن کار کاربران خود ندارد. در زمینه BPMS نیز وضع به همین منوال است. دیدگاه بسیاری از شرکت های فعال در زمنیه BPMS از جمله Colosa این است كه با آنكه در سازمانها حجم زیادی از دانش به صورتهای مختلف موجود است و سازمانها برای انجام مأموریت و پیشبرد اهداف خود دارای ساختارها و فرآیندهای مورد نظر خود هستند در نهایت»افراد«سازمان كارها را به انجام میرسانند و سازمان را به حركت در میآورند. از اینرو در راهحل Colosa تأكید بر کارایی باال در عین حال سادگی هرچه بیشتر محصول BPM حتی برای كاربران IT سازمان است. اصل 2- معماری مفهومی :BPMS BPMSها باعث تحوالت عمدهای در متدلوژیهای توسعه و استقرار فرآیندها شدهاند. این سیستمها از آن لحاظ كه روی فرآیندها متمركزهستند و بر عملیات چندمنظوره تأكید دارند حایز اهمیت هستند و این قابلیتها بر اساس معماری منعطف و قدرتمندی حاصل میشود كه دارای اجزایی است كه قابلیت استفاده مجدد را دارند. همانطور كه قبال ذكر شد فرآیندهای سازمانها طیفهای مختلفی دارند كه از عملیات ساده یك یا چندگامی فاقد ساختار مشخص گرفته تا فرآیندهای كالن و مركزی سازمان را شامل میشوند. بنابراین یک سازنده BPMS خوب باید معماریی برای BPMS خود در نظر بگیرد كه بتواند تمامی طیفهای فرآیندهای سازمانی را پوشش دهد. مهم ترین اجزای معماری فوق به طور خالصه به شرح زیر توصیف میشوند : سرویسدهنده تعاملی: یك سرویسدهنده تعاملی برای خودكارسازی فرآیندهای فردی یا تیمی به كار میرود كه كمك میكند عملیات شخصی افراد مانند: بازبینی یا تأیید یك مستند در یك سازمان و همینطور عملیات تیمی آنها با یكدیگر با انسجام باال انجام گردد. به عالوه سرویسدهنده تعاملی قابلیت سرویسدهی به تیمهایی با پراكندگی جغرافیایی قابلیت اشتراكگذاری مستندات و مدیریت محتوای آنها در چرخه حیاتشان را ارایه میدهد. مدل توسعه: تمامی فناوریهای موجود در الیههای میانی براساس چشماندازی از یك مدل برنامهنویسی یكپارچه كه بر اساس زبان برنامه نویسی PHP و تکنولوژی AJAX ایجاد شده اند معماری BPMS شرکت Colosa را تشکیل می دهند. این فناوری ها راهحلی را ارایه میدهند كه عالوه بر آنكه میتوان برخی از فرآیندهای سازمانی را یكپارچه و خودكار نمود امكان اتصال و یكپارچگی سیستمهای اطالعاتی مختلفی كه در سطح سازمان پراكندهاند را ارایه میدهند. بدینطریق سرمایهگذاریهایی كه یك سازمان روی سیستمهای اطلالعاتی قبلی خود انجام داده است حفظ میشود. اجزای معماری BPMS شرکت :Colosa Colosa مدل معماری مذكور در بخش قبل را برای راهحل BPMS با استفاده از یك سری محصوالت و اجزا محقق میكند. اجزای موجود در معماری BPMS عبارتند از : قابلیتهای كاربری: تعامل كاربران حوزه كسب و كار با BPMSها عموما می بایست از طریق نرم افزارهای رایج که برروی اکثر کامپیوترهای سازمان ها نصب می باشند انجام پذیرد. تقریبا می شود گفت: که امروزه برروی اکثر کامپیوترهای سازمان ها نرم افزارهای Microsoft Word و Adobe Acrobat Reader )برای ساخت و اجرای فایل های )PDF موجود می باشند. با توجه بر همین اصل شرکت Colosa نیز از این دو نرم افزار در BPMS خود یعنی ProcessMaker پشتیبانی می کند و شما می توانید با استفاده از نرم افزار ProcessMaker فایل هایی با فرمت Word یا PDF ایجاد نمائید و یا فایل هایی با این پسوندها را به نرم افزار وارد نمائید و در راستای اهداف خود از آنها استفاده نمائید. 1 1

12 ها: قابلیت توسعه با استفاده از افزونه ۸ یکی از مزایای نرم افزارهای متن باز این است که می توانند با بسیاری از نرم افزارهای متن باز دیگر تعامل ایجاد نمایند. با توجه به اینکه گستره نرم افزارهای متن باز بسیار زیاد است بنابراین نرم افزارهای زیادی نیز برای تعامل با همدیگر وجود دارند. مسلما در این میان نرم افزار ProcessMaker نیز از این امر مستثنا زیادی نیز برای تعامل با ProcessMaker وجود دارند. از جمله این نرم افزارها می نیست. نرم افزارهای 3 توان به افزونه های elock, Knowledge Tree DMS, Microsoft Outlook plugin و افزونه های دیگری که هر کدام قابلیتی کاربردی را به نرم افزار اضافه می کنند نام برد. همچینین شما با توجه به نیازهای سازمان خود می توانید افزونه های جدیدی ایجاد نمائید و آنها را به ProcessMaker متصل نمائید. تعامل با سایر نرم افزارهای کد باز: در قسمت قبل در رابطه با مزایای نرم افزارهای کد باز صحبت شد اکنون می خواهیم کمی فنی تر به این موضوع نگاه کنیم. همانطور که گفته شد نرم افزار ProcessMaker با زبان برنامه نویسی PHP نوشته شده ها از MySql است. زبان برنامه نویسی PHP به صورت پیش فرض برای ذخیره اطالعات در پایگاه داده 01 استفاده می کند. برنامه های متعدد دیگری هم هستند که با استفاده از زبان PHP پایگاه داده MySql نوشته شده نظیر جومال یا وردپرس اشاره کرد. یا به اند. از جمله این برنامه ها می توان به سیستم های مدیریت محتوایی 00 های معروفی نظیر MyBB, PHPBB و... اشاره کرد. با توجه به اینکه سیستم ها ذکر شده نیز از فروم 0۲ پایگاه داده ای MySql استفاده می کنند بنابراین می توان از پایگاه های داده ای مشترکی برای تعامل بین این سیستم ها بهره برد. که این امر نیز باعث انسجام و هماهنگی هر چه بیشتر سازمان می شود و در نتیجه پایین آمدن هزینه های سازمان می شود. قابلیت های توسعه و شخصی سازی: از جمله مزایای نرم افزارهای متن باز این است که تنها با کمی مهارت می توان نرم افزار را با توجه به نیازهای سازمان شخصی سازی کرد و حتی در صورت لزوم می توان زبان نرم افزار را نیز به زبان دلخواه برای مثال: فارسی تبدیل کرد. همانطور که پیشتر هم گفته شد ProcessMaker نیز یک نرم افزار کد باز می باشد و می توان با کمی مهارت آن را با تووجه به نیازهای سازمان خود شخصی سازی کرد. تا اینجا با مفاهیم کلی و معماری BPMSها و نرم افزار مورد نظر ما یعنی ProcessMaker آشنا شدید. در انتهای این فصل شما را با ویژگی های اصلی نرم افزار ProcessMaker آشنا می کنیم و در فصل آینده با شرح و توضیح این ویژگی ها می پردازیم. ویژگی های مهم نرم افزار :ProcessMaker 8 Plug-in 10 Data Base 3 پشتیاني از گردش کارهاي کوتاه مدت و بلند مدت انعطاف پذیر در تعیین مسیر گردش و ارجاع گیرندگان مجاز براي اساس قوانین سازمان امكان برگشت به مرحله قبل در هر زمان امكان برگشت به شروع كننده در هر زمان امكان ارجاع وظیفه به دیگران در هر زمان امكان تفویض انجام وظایف به دیگران در هر گردش كار امکان ارسال رونوشت قابل استفاده درمحدوده سازمان و بین سازمانی قابلیت اتصال به XML و وب سرویسها برقراری ارتباط بین نرم افزارهای موجود در سازمان سرویس دهنده ای برای تعامالت بین فرآیندی کنترل خطاها در اینجا منظورمان افزونه هایی می باشند که برروی نرم افزار اصلی نصب می شوند و نرم افزار اصلی را کاملتر می کنند. 00 System) : CMS (Content Management ساخت سایت های مانند وبالگ ها از طریق این سیستم ها انجام می پذیرد. : Forum 0۲ مکان هایی برای تبادل نظر کاربران در اینترنت. 1 2

13 آغاز خودکار یک گردش کار بعد از وقوع یک رویداد یا در ادامه یک گردش کار دیگر ایجاد گردش کارهای موازی و سری ایجاد زیر فرآیند و تعلیق فرآیند والد در صورت نیاز امکان مشاهده آخرین وضعیت گردش کارهای فرزند در گردش کار والد مشاهده آخرین وضعیت امکان ارجاع یک وظیفه به یک گروه امکان ثبت درخواست به نمایندگی از یک گروه امکان پی گیری زیرفرایندها از طرق فرآیند والد امكان ثبت توضیحات)پاراف( درتمام وظایف امکان پیوست یک یا چند فایل در زمان ارجاع مشاهده تاریخچه گردش ارسال ایمیل برای شخصی که کار به وی ارجاع می شود ارسال ایمیل به درخواست دهنده در هر مرحله از پیشرفت درخواستش امکان پی گیری درخواست از طریق نرم افزار امکان ارسال درخواست لغو گردش کار و لغو آن به همراه همه وظایفش در صورت مجاز بودن این درخواست امکان شروع مجدد گردش کار در صورت وقوع خطا امکان انتخاب چندین وظیفه به صورت همزمان و انجام یک فعالیت واحد برای همه آنها امكان ذخیره به صورت پیشنویس هر وظیفه امكان مشاهده تمام وقایع مرتبط با هر گردش در هر وظیفه و در فرم اصلی تنظیم دریافت كنندگان مجاز در هر مرحله بر اساس چارت سازمانی موجود یا هر قوانین دیگری امکان تعیین زمان یادآوری برای دریافت کننده یک وظیفه و اعالن هشدار در زمان فرا رسیدن زمان و تکرار آن تا تکمیل نهایی صدور فایل هایی با پسوند pdf و doc برای چاپ گزارشات و بسیاری امکانات دیگر که می توانند در سازمان شما مشکل گشا باشند. در فصل آینده شما با نحوه نصب و کار با این نرم افزار آشنا می شوید. 1 3

14 فصل 3: 1 4

15 در فصل قبل در مورد مزایای کلیدی ProcessMaker بحث شد. در این فصل قصد داریم تا شما را با نحوه کار با این نرم افزار برای استفاده از این قابلیت های کاربردی آشنا نمائیم. شروع کار با :ProcessMaker نصب : ProcessMaker نرم افزار ProcessMaker نیز مانند سایر نرم افزارها نیاز به نصب دارد. برای اکثر کاربران نصب برنامه به صورت معمول سایر نرم افزارها می باشد و شما می توانید آخرین نسخه این نرم افزار را با توجه به سیستم عامل خود از آدرس دریافت نمائید. از آنجا که اکثر کاربران در ایران از ویندوز استفاده می کنند در اینجا ما نیز از نسخه ویندوزی این نرم افزار استفاده می کنیم. پس از دانلود ProcessMaker شما می توانید نرم افزار را مانند سایر نرم افزار های دیگر نصب نمائید. اجرای :ProcessMaker به علت اینکه این نرم افزار در مرورگر شما اجرا می شود اجرای آن کمی با سایر نرم افزارها متفاوت است. پس از نصب برای اجرا مرورگر خود را باز کنید و در قسمت نوار آدرس عبارت: را وارد نمائید و کلید Enter را فشار دهید. )این عبارت آدرس محلی کامپیوتر شما می باشد.( با این کار شما به صفحه اصلی ProcessMaker هدایت می شوید. اکنون می توانید با وارد کردن نام کاربری و رمز عبور خود )که به صورت پیش فرض هر دو admin تعریف شده اند( وارد محیط ProcessMaker شوید. تصویر )0-۲( تصویر )0-۲( پس از وارد شده صفحه ای مشابه تصویر )۲-۲( خواهید دید. 1 5

16 تصویر )۲-۲( البته شما چون بار اول است که برنامه را اجرا می کنید پنج روال نمایش داده شده در این شکل را نخواهید دید. برای ساخت یک روال جدید کافی است برروی دکمه new کلیک کنید. با فشردن این دکمه پنجره ای به شما نمایش داده می شود که از شما عنوان create مورد روالتان از شما می خواهد شما با وارد کردن این اطالعات و فشردن کلید در و توضیحی) Description ( )Title( می توانید روال جدیدتان را آغاز کنید. تصویر )9-۲( این کار را نمایش می دهد. تصویر )9-۲( با این کار شما به محیط طراحی روالتان که مشابه تصویر زیر است منتقل می شوید. تصویر )۴-۲( 1 6

17 در این قسمت شما تمام ابزارهای الزم را برای ساخت یک روال دارید که در ادامه با ذکر یک مثال ساده به نحوه استفاده از این ابزارها و معرفی چند مفهوم خواهیم پرداخت. مثال: فرض کنید شما در یک شرکت کار می کنید و مدیر شرکت از شما می خواهد که برای اینکه وقت کارمندان برای گرفتن نیازهای خود از انبار تلف نشود شما یک راهکار ارائه دهید. در این شرکت فرضی برای اینکه جنسی به دست یک کارمند برسد ابتدا کارمند باید درخواستی به مدیر بخش خود بدهد درخواست باید توسط مدیر بخش تایید شود سپس درخواست به مدیر انبار برود و در صورت تایید جنس به کارمند برسد. شکل این درخواست به صورت زیر است. تصویر )۵-۲( مثال در اینجا بسیار ابتدایی به تفصیل موضوع می پردازد و همه چیز را به صورت ایده آل )تایید توسط مدیران بدون مخالفت( در نظر می گیرد. با توجه به تصویر کارمند در مرحله اول یک فرم درخواست پر می کند و آن را برای مدیر خود ارسال می کند مدیر نیز پس از تایید آن را برای مدیر انبار می فرستد و مدیر انبار نیز پس از بررسی کاالی درخواستی را برای کارمند ارسال می کند. در ProcessMaker برای انجام این کار شما ابتدا باید وظایف )Task( را تعریف کنید. وظایف در واقع همین مستطیل هایی هستند که شما در تصویر باال می بینید. بعد از این کار نیز می بایست روابط میان این وظایف را ایجاد کنید که در ادامه به توضیح این دو کار ساده می پردازیم. همانطور که در باال هم گفته شد به هر یک از مستطیل های موجود در تصویر )۵-۲( یک وظیفه )Task( می گویند. برای ایجاد هر وظیفه کافی است برروی قسمت شطرنجی صفحه کلیک راست کنید و از منوی نمایان شده گزینه Add Task را انتخاب نمایید. تصویر) ۶-۲ ( 1 7

18 تصویر )۶-۲( با انتخاب این گزینه یک وظیفه جدید به روال شما اضاف می شود. تصویر )۷-۲( تصویر )۷-۲( همانطور که در تصویر )۷-۲( نیز نشان داده شده است با کلیک راست کردن برروی وظیفه و انتخاب گزینه Properties می توانید به تنظیمات وظیفه خود دسترسی پیدا کنید. یکی از این تنظیمات نام وظیفه می باشد که شما می توانید نام مورد نظر خود را برای وظیفه مشخص نمائید. اکنون شما می توانید با استفاده از نکته آموزشی باال سه وظیفه نمایش داده شده در تصویر )۵-۲( را ایجاد نمائید. پس از ایجاد وظاف باید رابطه بین آنها را مشخص کنید. رابطه در واقع ترتیب اجرای وظایف است. در تصویر )۵-۲( کارمند ابتدا درخواست می دهد سپس مدیرش تایید می کند و در پایان مسوئل انبار باید تایید کند. این ترتیب در تصویر )۵-۲( نمایش داده شده اند. برای اینکه بتوانید این روابط را ایجاد کنید باید ProcessMaker قسمتی را تحت عنوان Routing rule Bar )تصویر )۸-۲(( در اختیار شما قرار می دهد. تصویر )۸-۲( 1 8

19 با استفاده از گزینه های موجود در این قسمت می توانید انواع روابط را بین وظایف روال های خود ایجاد نمایید. در این قسمت ما تنها به استفاده از اولین گزینه این قسمت یعنی Sequential اکتفا می کنیم. این هدایتگر Rule( )Routing وظیفه اش این است که فقط یک وظیفه را به وظیفه دیگر متصل نماید. در واقع نماینگر فرد بعدی است که باید درخواست را مورد بررسی قرار دهد. برای استفاده از هدایتگرها شما کافی است برروی هدایتگر مورد نظر کلیک کنید و سپس با پایین نگه داشتن کلید سمت چپ ماوس هدایتگر را برروی وظیفه مبداء قرار دهید و سپس کلید را رها کنید و برروی وظیفه مقصد یکبار کلیک کنید. تصویر )3-۲( تصویر )3-۲( برای هر وظیفه این مراحل را شما باید تکرار نمائید. اکنون سعی کنید وظایفی را که ایجاد کرده اید با استفاده از نکات گفته شده در باال به صورت تصویر )۵-۲( در بیاورید. در نهایت شما باید به ProcessMaker بفهمانید که شروع این وظیفه از کجا می باشد. برای این کار نیز کافی است برروی وظیفه آغازین در اینجا )درخواست کاال توسط کارمند( کلیک راست کنید و گزینه Properties را انتخاب نمائید. سپس در پنجره باز شده گزینه Starting task را انتخاب نمائید. مطابق تصویر )01-۲(. با این کار یک دایره سبز رنگ باالی وظیفه مورد نظر نمایان می شود. تصویر )01-۲( تا اینجا مسیر روال کاری شما مشخص شده و معلوم که چه کسی چه کاری را می بایست انجام دهد. اما در اینجا نکته ای که مطرح می شود این است که درخواست به چه شکلی باید باشد که در آن معلوم باشد که درخواست چه کاالیی بوده و اینکه نظر رئیس یا سایر 1 9

20 اعضاء چه می باشد در حالت معمول و به صورت کاغذ بازی های رایج این کارها برروی یک فرم کاغذی انجام می شوند. در کامپیوتر نیز ما دقیقا مبحث فرم ها را داریم و ProcessMaker نیز از این قضیه مستثنی نیست. شما پس از ایجاد وظایف باید به هر وظیفه کاربر)در اینجا کارمند( و فرم های مربوطه را اختصاص دهید. در ادامه به نحوه ایجاد و اختصاص دادن یک فرم به یک وظیفه می پردازیم. ایجاد فرم در : ProcessMaker برای ایجاد یک فرم ابتدا از صفحه اصلی که مسیر کلی روالتان )گردش کاری( در آن قرار گزینه DYNAFORMS را انتخاب کنید و سپس با توجه به شماره های موجود در تصویر )00-۲( مراحل را برای ایجاد یک فرم جدید طی نمائید. تصویر )00-۲( با انجام مراحل باال پنجره ای مشابه تصویر )0۲-۲( به شما نشان داده می شود. 2 0

21 تصویر )0۲-۲( می توانید با توجه به نیازهایتان در دو قسمت Title و Description توضیحاتی مناسبی وارد نمائید و قسمت Type را نیز به صورت پیش فرض خودش یعنی Normal رها کنید. حال گزینه Save & Open را انتخاب نمائید. با این کار محیط ویرایش و ایجاد فرم ها به شما نمایش داده می شود. تصویر )09-۲( تصویر )09-۲( در ابتدا ممکن است این قسمت به علت ازدیاد گزینه ها کمی پیچیده به نظر برسد اما کمی جلوتر متوجه خواهید شد که چیز پیچیده زیادی در این قسمت وجود ندارد. اگر شما برنامه نویس کامپیوتر هستید مطمئنا با عناصر فرم های آشنایی کامل دارید و به راحتی خواهید توانست با عناصر موجود در این قسمت کار کنید اگر هم نیستید اصال نگران نباشید چراکه فرض ما بر این است که خوانندگان هیچ درکی از برنامه نویسی ندارند. در این مثال فرض بر این است که کارمند ابتدا درخواستی می نویسد و نام خود را نیز در آن درج می کند. سپس این درخواست توسط یک )بله/خیر( مدیرش بررسی می شود و همین مورد برای مسئول انبار نیز صدق می کند. بنابراین در اینجا ما نیاز به یک Text field برای نام کارمند به یک Text Area برای توضیح درخواستش و به دو Dropdown برای تایید مدیر کارمند و مسئول انبار نیازمندیم. در اصطالح به چیزهایی که در یک فرم به کار می روند مانند: Dropdown Text field و... عناصر فرم) Form )Elements می گویند. 2 1

22 در تصویر )0۴-۲( عناصر مورد نیاز ما نشان داده شده اند. تصویر )0۴-۲( برای اضافه کردن Text field به فرم کافی است برروی آیکن Text field کلیک کنید و سپس در پنجره باز شده دو گزینه Field Name و Label را پر نمائید و سپس دکمه Save بزنید. تصویر )0۵-۲( تصویر )0۵-۲( توجه داشته باشید که در قسمت Field Name نمی توانید از زبان فارسی و همچنین برخی حروف غیر مجاز دیگر نظیر فاصله عالئم ویژه و... استفاده نمائید. این مراحل برای Text Area نیز مشابه می باشند. با انجام دادن مراحل باال اکنون باید فرمتان مشابه تصویر )0۶-۲( شده باشد. تصویر )0۶-۲( اکنون نوبت قرار دادن Dropdownها در فرم می باشد. برروی گزینه Dropdown کلیک کنید با این کار پنجره ای مشابه تصویر )0۷-۲( به شما نشان داده می شود. 2 2

23 تصور )0۷-۲( تا اینجای کار دقیقا مشابه قسمت های قبل بوده اما در پایین این پنجره چند گزینه دیگر نیز وجود دارند که در شکل )0۸-۲( آنها را نشان داده ایم. شکل )0۸-۲( در قسمت Options شما باید مقدار) Value ( و برچسب) Label ( هر کدام از گزینه های موجود در Dropdown خود را مشخص نمائید. با استفاده از کلید New نیز می توانید گزینه جدیدی به Dropdown خود اضافه کنید. با فشردن کلید Save عنصر Dropdown شما نیز به فرم اضافه می شود. همین مراحل را برای تایید مسئول انبار نیز انجام دهید. شکل )03-۲( 2 3

24 شکل )03-۲( در آخرین مرحله شما می بایست یک دکمه ارسال به فرمتان اضافه نمائید. شکل )۲1-۲( این دکمه را به شما نشان می دهد. شکل )۲1-۲( با فشردن این دکمه پنجره ای مشابه شکل )۲0-۲( به شما نمایش داده می شود. شکل )۲0-۲( مشابه شکل باال شما نیز می توانید گزینه های مربوط پر کنید و سپس کلید Save را بزنید. با این کار دکمه ارسال نیز به فرم شما اضافه می شود. اکنون به فشردن کلید Save که در شکل زیر نمایش داده شده است فرمتان را ذخیره کنید و محیط طراحی فرم را ترک کنید. شکل )۲۲-۲( 2 4

25 حال به محیط طراحی گردش کاری خود برگردید و برروی هر یک از وظایفتان کلیک راست کنید و گزینه Steps را انتخاب نمائید. در پنجره نمایان شده برروی گزینه New کلیک کنید تا بتوانید یک فرم به وظیفه مورد نظر اختصاص دهید. شکل )۲9-۲( این مراحل را نمایش می دهد. شکل )۲9-۲( با انجام این مراحل وظایف شما دارای فرم می شوند. آخرین مرحله برای به جریان انداختن یک گردش کاری انتصاب کاربران)کارمندان( به وظایف است که در ادامه به چگونگی این کار می پردازیم. کاربران در یک سیستم گردش کاری: مطمئنا می دانید که در هر سازمان افراد دارای پست ها یا همان مقام های سازمانی می باشند به طور مثال: مدیر انبار کارمند دبیرخانه کارمند بخش فنی مدیر بخش فنی و... همه اینها مناسب سازمانی هستند که ممکن است در هر کدام از اینها هم بیش از یک فرد حضور داشته باشد. این مناسب به نحوی سطح دسترسی در سازمان را مشخص می کنند. یعنی اصوال مدیر یک قسمت اختیارتش از کارمند همان قسمت بیشتر است و می تواند بر کارهای او نیز نظارت کرده و مجوزهایی نیز برای صادر کند یکی از این مجوزها همین تایید یا عدم تایید درخواست کاال توسط مدیر می باشد. در این مثال ما فرض می کنیم که سه فرد در سیستم ما عضو هستند. این سه فرد عبارتند از: علی درجه: کارمند بخش فناوری اطالعات )با نام کاربری )ali امیر درجه: مدیر بخش فناوری اطالعات )با نام کاربری )amir رئوف خیامی: مسئول انبار )با نام کاربری )raof عبارتی که در جلوی هر اسم نوشته شده است همان پست سازمانی فرد می باشد که مطمئنا در پست کارمند بخش فناوری اطالعات افراد بیشتری نیز می توانند قرار بگیرند. ابتدا در ProcessMaker ما باید پست های سازمانی را در قالب گروه هایی تعریف نمائیم. برای اینکار مطابق شکل )۲۴-۲( عمل نمائید. 2 5

26 شکل )۲۴-۲( با انتخاب گزینه Groups در محیط نرم افزار محیطی شبیه به محیط نمایش داده شده در شکل )۲۵-۲( خواهید دید. شکل )۲۵-۲( با استفاده از دکمه New می توانید یک گروه جدید)پست سازمانی( ایجاد نمائید. در اینجا ما پست سازمانی مدیر بخش فناوری اطالعات را ایجاد کرده ایم ایجاد دو پست کارمند بخش فناوری اطالعات و مسئول انبار با شما. در این مرحله نوبت اضافه کردن سطوح دسترسی) Roles ( می باشد. در اینجا کافی است مطابق شکل )۲۶-۲( رفتار کنید. تا بتوانید یک سطح دسترسی جدید ایجاد نمائید. 2 6

27 شکل )۲۶-۲( با این کار شما یک سطح دسترسی جدید ایجاد کرده اید اما فقط به صورت دیداری! این سطح دسترسی هنوز هیچ مجوزی را صادر نمی کند. برای صدور مجوزها شما باید مطابق شکل )۲۷-۲( عمل کنید. شکل )۲۷-۲( ابتدا برروی سطح دسترسی کلیک راست کنید و گزینه Permissions را انتخاب کنید. در صفحه جدید برروی گزینه Permissions کلیک کنید. با این کار صفحه ای مطابق شکل )۲۸-۲( به شما نشان داده می شود. شکل )۲۸-۲( 2 7

28 از لیست سمت چپ گزینه های PM_LOGIN و PM_CASES را با کشیدن و رها کردن به قسمت سمت راست تصویر اضافه کنید. گزینه PM_LOGIN به کاربر شما اجازه دسترسی به صفحه ورود به سامانه را می دهد و گزینه PM_CASES به شما اجازه دسترسی به گردش های کاری ایجاد شده توسط طراح سیستم را می دهد. نکته: در این آموزش به علت سادگی مثال ها تمامی پست های سازمانی ما از سیستم تعیین سطح دسترسی مشابه ای استفاده می کنند. اما به شما تصویه می کنیم که برای هر پست سازمانی خود سیستم تعیین سطح دسرتسی را به صورت مجزا تعریف کنید. چرا که اگر در آینده الزم شود تغییری در سطح دسترسی یک سیستم سازمانی پیش بیاید آنگاه دیگر نیازی به تغییر کل سطوح دسترسی نیستید. برای دو پست دیگر یعنی مدیر بخش فناوری اطالعات و مسئول انبار نیز این سطوح دسترسی را ایجاد نمائید. اکنون زمان آخرین مرحله از این قسمت رسیده است. شما می بایست کاربران به همان کارمندان خود را تعریف کنید. برای این کار مشابه شکل )۲3-۲( عمل نمائید. شکل )۲3-۲( با انجام مراحل باال صفحه ایجاد کاربر جدید شکل )91-۲( به شما نمایش داده می شود. 2 8

29 شکل )91-۲( تمام گزینه های ستاره دار را پر کنید و سپس از قسمت Role می توانید سطوح دسترسیی که در قسمت های قبل تعریف کرده اید را به کاربر)کارمند( مورد نظرتان انتساب دهید. در ضمن توجه داشته باشید که طول Passwordتان از ۵ حرف کمتر نباشد. همین کار را برای سایر اعضای شرکتتان نیز انجام دهید. اکنون کافی است که کابران را در گروه های کاربری آنها که همان پست های سازمانی آنها می باشند قرار دهید. برای این کار مانند قبل به قسمت Groups بروید و برروی گروه مورد نظرتان کلیک راست کنید و گزینه Users را انتخاب نمائید. شکل )90-۲( 2 9

30 شکل )90-۲( با انتخاب این گزینه به صفحه جدیدی منتقل می شوید که می توانید از آنجا با انتخاب گزینه Assign Users به صفحه انتساب کاربران به گروه خود بروید. در صفحه جدید )9۲-۲( می توانید مانند قبل با کشیدن کاربران از لیست سمت چپ و رها کردن آنها در لیست سمت راست کاربران را در گروه خود قرار دهید. شکل )9۲-۲( این کار را برای سایر گروه های خود نیز انجام دهید. آخرین مرحله از ساخت گردش کاری ما انتساب گروه ها به وظیفه ها می باشد. این کار دقیقا به سادگی انتساب فرم ها به وظایف می باشد. برای این کار کافی است برروی وظیفه مورد نظر کلیک راست کنید و سپس از منوی ظاهر شده گزینه Users and User Groups را انتخاب نمائید. اکنون مطابق شکل )99-۲( رفتار نمائید. شکل )99-۲( با این کار کارمندان مربوطه را به وظیفه خود انتساب داده اید. 3 0

31 همین مراحل را برای دو وظیفه دیگر نیز انجام دهید. با انجام مراحل فوق گردش کاری شما به صورت کامل ساخته شده است و اکنون زمان آن رسیده است که شما آن را آزمایش کنید. برای آزمایش کردن و در واقع به گردش انداختن روال کاریتان از محیط برنامه خارج) Logout ( شوید و اکنون با نام کاربری و رمز عبور کارمند بخش فناوری اطالعات که ali می باشد وارد شوید. پس از ورود صفحه ای مشاهده می کنید که بسیار شبیه به صفحه ایمیل می باشد. شکل )9۴-۲( شکل )9۴-۲( سیستم گردش های کاری ساخته شده با نرم افزار ProcessMaker بسار شبیه به سیستم ارسال و دریافت ایمیل می باشد با این تفاوت که اینجا هر ایمیل در حکم یک فرم می باشد. برای اینکه یک ایمیل جدید)در اینجا یک فرم درخواست کاالی جدید( بفرستید باید برروی گزینه New Case که در شکل )9۴-۲( برجسته شده است کلیک کنید. با انتخاب این گزینه صفحه ای مشابه شکل )9۵-۲( به شما نمایش داده می شود که می توانید پس از انتخاب فرم مورد نظر با فشردن کلید Start Case روال کاریتان را به گردش در بیاورید. شکل )9۵-۲( در اولین مرحله از به گردش افتادن روالتان کارمند درخواست دهنده فرم اولیه را که شما طراحی کرده اید مشاهده می کند و آن را پر می کند. شکل )9۶-۲( 3 1

32 شکل )9۶-۲( اکنون با فشرن دکمه ارسال شما فرم را برای مدیر بخش فناوری اطالعات ارسال می کنید. شکل )9۷-۲( شکل )9۷-۲( در این مرحله برنامه به شما می گوید کارمند بعدی که قرار است کار را پیگیری کند چه کسی است و چه سمتی دارد. با انتخاب گزینه Continue فرم شما برای مدیر بخش فناوری اطالعات ارسال می شود. اکنون اگر مدیر بخش فناوری اطالعات وارد صفحه خود شود مشاهده می کند که در inbox خود پیغام جدیدی دارد که توسط "علی درجه" ارسال شده است)دقیقا مشابه سیستم ایمیل(. اکنون مدیر می تواند با دوبار کلیک برروی پیغام که همان فرم درخواست کاال توسط کارمندش هست را بررسی کند و سپس با ثبت کردن نظر خود در فرم فرم را برای مسئول انبار ارسال کند. شکل )9۸-۲( شکل )9۸-۲( نکته: توجه داشته باشید که چون کاربران وظیفه شروع کننده از نوع کارمندان بخش فناوری اطالعات تعریف شده اند بنابراین دیگر مدیر بخش فناوری اطالعات نمی تواند فرم جدیدی پر و ارسال نماید. مسئول انبار نیز دقیقا مشابه مدیر بخش فناوری اطالعات وارد سیستم می شود و سپس در inbox خود پیغامی مشاهده می کند که فرستنده آن "امیر درجه" می باشد. مسئول انبار نیز با باز کردن پیغام و بررسی آن نتیجه نهایی را برای کارمند ارسال می کند. که در دنیای واقعی اگر جواب مثبت باشد کارمند کاالی درخواستی را دریافت می کند. 3 2

33 تا اینجا شما اولین گردش کاری خود را با نرم افزار ProcessMaker ایجاد کرده اید و مطمئنا به قدرت این نرم افزار تا حدی پی برده اید و البته سواالت زیادی هم تا اینجای کار ممکن است برایتان پیش آمده باشد که سعی می کنیم در ادامه به ذکر یک مثال کاربردی تر و پیچیده تر بسیاری از این سواالت را پاسخ بگوئیم. نکته: مثالی که در ادامه خواهیم آورد کمی پیچیده است اما با مطالعه و درک کامل این مثال می توانید تا حد بسیار زیادی بر این نرم افزار مسلط شوید. مثال : فرض را بر این می گذاریم که قرار است یارانه نقدی قشری از مردم حذف شود. این تصمیم ابتدا توسط رئیس جمهور که در این زمینه باالترین سمت را دارد گرفته می شود این تصمیم همراه با توضیحاتی برای معاون وی ارسال می شود وی نیز نظر خود را بصورت توضیحاتی جامع در فرم ثبت می کند. معاون عالوه بر ثبت نظر باید بتواند با تصمیم اولیه موافقت یا مخالفت کند. اگر مخالف بود نظر به رئیس جمهور ارجاع داده می شود تا وی نیز بازنگری مجدد را انجام دهد و اگر نظر معاون مساعد بود فرم به مجلس شواری اسالمی می رود تا در آنجا تایید 3 کمیسیون برنامه و بودجه اقتصادی و تحقیق را کسب نماید. اینکه نامه به کدام کمیسیون ابتدا ارجاع می شود اهمیتی ندارد و سه کمیسیون می توانند به صورت همزمان برروی نامه تصمیم گیری نمایند)در اینجا فرض بر این است که سه کمیسیون فرم را تایید می کنند(. پس از تایید کمیسیون های مجلس نامه جهت گرفتن تایید نهایی به رئیس مجلس ارجاع داده می شود. رئیس مجلس اگر تایید کند نامه به سازمان هدفمندسازی یارانه ها ارجاع داده می شود و اگر تایید نشود نامه برای بررسی مجدد به معاون رئیس جمهور ارسال می شود. در سازمان هدفمند سازی یارانه ها 3 شخص وجود دارند که تایید فقط یکی از آنها برای نامه کافی می باشد و پس از تایید وی نامه برای اجرای طرح حذف یارانه به رئیس سازمان هدفمندی سازی یارانه ها ارجاع داده می شود)ما این مرحله را به عنوان خاتمه گردش کاریمان تلقی می کنیم(. اگر هم شخص منتخب در سازمان هدفمندی یارانه ها نامه را تایید نکند نامه مجددا به معاون رئیس جمهور ارجاع داده می شود. نام افرادی که قرار است در سیستم ایفای نقش کنند به همراه سمت آنها: نام و نام خانوادگی امیر درجه علی درجه سعیده زمردیان مرتضی جهانمیری بهراد افسری فربد بزرگی رئوف خیامی حامد حداد هادی عباسی عباس معینی سمت رئیس جمهور معاون رئیس جمهور نماینده در کمیسیون تحقیق نماینده در کمیسیون تحقیق نماینده در کمیسیون اقتصادی نماینده در کمیسیون برنامه و بودجه رئیس مجلس کارمند سازمان هدفمندسازی کارمند سازمان هدفمندسازی کارمند سازمان هدفمندسازی نام کاربری Amir Ali Saeedeh Morteza Behrad Farbod Raof Hamed Hadi Abbas در صورت مساله به دو واژه اگر و همزمان که مشخص شده اند دقت نمائید. واژه اگر به این معنی است که وظیفه شما برای رفتن به مرحله بعد باید شرطی داشته باشد تا بتوان با استفاده از آن شرط مرحله بعد را برای آن مشخص کرد. واژه همزمان به این معنی است که چندین وظیفه به صورت همزمان می توانند برروی یک فرم مشخص کار کنند. به این نوع کار پردازش موازی می گویند. در اینجا دیگر ترتیب اینکه چه کسی اول باید تایید کند مهم نیست. برای رفتن به مرحله بعد باید وظیفه های موازی همه به اتمام رسیده باشند. برای اینکه درک بهتری از مساله داشته باشید شکل )93-۲( که نماینگر روال کاریمان هست را با دقت بررسی کنید. 3 3

34 شکل )93-۲( شکل به صورت کامل نماینگر چگونگی روال انجام کار می باشد و در قسمت همزمانی وظایف نیز همانطور که در شکل نیز نشان داده شده است سه وظیفه مربوطه را در یک راستا قرار داده ایم)البته این کار برای واضحتر کردن شکل است وگرنه این ظرز قراردهی تاثیری در نتیجه کار ندارد(. در شکل )93-۲( چهار شکل جدید وجود دارند که برای شما ناآشنا هستند. در ادامه با توضیح سیستم کلی کار به معرفی این چهار شکل جدید می پردازیم. قبل از ادامه کار با استفاده از روش های گفته شده در مرحله قبل فرمی مشابه شکل )۴1-۲( طراحی کنید و آن را به وظایفتان انتساب بدهید. 3 4

35 شکل )۴1-۲( با تمام عناصر موجود در این فرم در قسمت های قبل آشنا شده اید اکنون کافیست فقط آنها را در فرم قرار دهید. اما اینبار به این نکته توجه داشته باشید که گذاشتن اسم) name ( صحیح و با معنی برای Dropdownهایتان بسیار ضروری می باشد که در ادامه به آن اشاره خواهیم کرد. در این مثال ما اسم اولین Dropdown را Conf1 قرار داده ایم و به همین ترتیب برای سایر Dropdownها تا باالخره اسم Dropdown اخر برابرا با Conf6 شده است. شکل )۴0-۲( 3 5

36 شکل )۴0-۲( به Valueیی که در پایین نیز نوشته شده است دقت نمائید چراکه با آنها قرار است شرط ها را برقرار کنیم. در ابتدا مانند قبل تمام وظایف را ایجاد نمائید و نام آنها را نیز مطابق شکل باال قرار دهید. همانطور که پیشتر هم گفته شد اولین وظیفه)ایجاد طرح از طرف رئیس جمهور( را به عنوان وظیفه وظیفه شروع کنند قرار دهید و سپس آن را با استفاده از هدایتگر Sequential که پیشتر توضیح داده شد به وظیفه بعدی که "بازبینی طرح توسط معاون رئیس جمهور" است متصل نمائید. در این قسمت برای اینکه بتوانید مطابق صورت مساله پیش بروید باید به صورت همزمان پس از تایید فرم را به سه کمیسیون مجلس ارجاع دهید و در صورت مخالفت فرم را به رئیس جمهور ارجاع دهید. در اینجا نوع جدیدی از هدایتگر) rule )Routing را تحت عنوان (fork) Parallel by Evaluation را به شما معرفی می کنیم. شکل )۴۲-۲( 3 6

37 شکل )۴۲-۲( این نوع هدایتگر به شما اجازه می دهد با گذاشتن شرط های مورد نظرتان وظیفه بعدی را انتخاب نمائید. روش استفاده از این هدایتگر دقیقا مانند هدایتگر قبل است کافی است آن را کشیده و برروی وظیفه مورد نظر)در اینجا بازبینی طرح توسط معاون رئیس جمهور( بگذارید و سپس سر دیگرش را برروی وظیفه بعدی)مثال کمیسیون اقتصادی( قرار دهید. چون در اینجا این وظیفه می تواند با توجه به شرط هایش به ۴ وظیفه دیگر برود الزم است شما این کار را سه بار دیگر برای سه وظیفه نماش داده شده در شکل )۴9-۲( انجام دهید. شکل )۴9-۲( اکنون زمان قرار دادن شرط ها می باشد. برای این کار برروی لوزی کوچکی که در پایین وظیفه " بازبینی طرح توسط معاون رئیس جمهور " کلیک کنید. با این کار پنجره ای برای شما باز می شود که می بایست آن را مطابق شکل )۴۴-۲( تکمیل کنید. 3 7

38 شکل )۴۴-۲( در قسمتی که گزینه Next Task نوشته شده است شما می توانید وظیفه بعدی را مجددا مشخص نمائید. و در قسمتی هم که عبارت Condition نوشته شده است شما می توانید شرطی که می خواهید با رخ دادن آن وظیفه مورد نظر اجرا شود را وارد می کنید. در اینجا ما می خواهیم اگر کاربر مورد نظر)معاون رئیس جمهور( از Dropdown خود که نامش را Conf1 گذاشته ایم گزینه موافقت که برایش مقدار "Yes" را گذاشته ایم انتخاب کرد وظیفه بعدی یکی از سه وظیفه نمایش داده شده در شکل )۴۴-۲( شود و اگر هم گزینه "مخالفت" با مقدار "No" را انتخاب کرد به وظیفه "ایجاد طرح از طرف رئیس جمهور" بازگردد. نکته: استفاده از قبل از اسم Dropdownها ضروری می باشد. البته توجه داشته باشید که این شروط را برای سایر عناصر فرم هم می توانید در نظر بگیرید که تفاوت چندانی با مثال ارائه شده نمی کنند. وظایف همزمان یا موازی با هم انجام می پذیرند و تنها در صورتی به مرحله بعد می روند که تمام آنها انجام شده باشند. در اینجا نمایندگان هر کمیسیون پس از بررسی فرم و ثبت نظر خود و فشردن گزینه تایید می توانند مشاهده کنند که نفر بعد از آنها چه کسی است اما نفر بعد که رئیس مجلس است تا تمام سه کمیسیون وظیفه خود را انجام ندهند و فرم را ارسال نکنند نمی تواند پیغامی در Inbox خود مشاهده نماید. مجددا به شکل )93-۲( توجه کنید. در این شکل متوجه می شوید که پس از سه وظیفه موازی و قبل از وظیفه بعدی که "تایید رئیس مجلس می باشد" یک هدایتگر قرار می گیرد که وظیفه آن این است که وظایف موازی را به هم اتصال داده و به وظیفه بعدی مرتبط نماید. شکل )۴۵-۲( نام این هدایتگر (join) Parallel می باشد که در شکل زیر هم محل قرار گیری آن در قسمت هدایتگرها نمایش داده شده است. 3 8

39 شکل )۴۶-۲( نحوه استفاده از این هدایتگر نیز مشابه سایر هدایتگرها می باشد. فقط کافیست که آن را برروی وظیفه همزمان مورد نظرتان قرار دهید و سپس سر دیگر آن را به وظیفه مقصد متصل نمائید. در این مثال شما می بایست برای هر سه وظیفه همزمان این کار را انجام دهید. در مرحله بعد نوبت اضافه کردن یک هدایتگر شرطی دیگر می باشد. این هدایتگر مشابه هدایتگر شرطی قبلی می باشد اما کمی ساده تر! این هدایتگر برای شرط هایی می باشد که وظایف بعد از آنها همزمان نیسیتند. شکل )۴۷-۲( این هدایتگر را نشان می دهد. شکل )۴۷-۲( روش استفاده از این هدایتگر نیز دقیقا مشابه هدایتگرهای قبل می باشد. همانطور که در صورت مساله هم گفته شد: اگر نظر رئیس مجلس مساعد باشد فرم به سازمان هدفمند سازی یارانه ها می رود و اگر هم مساعد نباشد فرم برای بازنگری به معاون رئیس جمهور ارجاع داده می شود. پس از انتساب وظایف به همدیگر نوبت نوشتن شرط های مربوطه می باشد اکنون کافی است مشابه قبل برای نوشتن شرط ها برروی لوزی کوچکی که زیر وظیفه "تایید رئیس مجلس " کلیک کنید و شرط ها را مطابق شکل زیر وارد کنید. شکل )۴۸-۲( در اینجا Conf5 نام Dropdownی است که برای نظر رئیس مجلس در نظر گرفته ایم. و نهایتا شما باید دقیقا همین مراحل را برای آخرین وظیفه یعنی "بررسی در سازمان هدفمندسازی یارانه ها" انجام دهید. با این تفاوت که اگر نظر سازمان هدفمندسازی مساعد بود گردش کاری باید به پایان برسد. برای این کار هم کافی است مطابق قبل یک هدایتگر از نوع Evaluation را را برروی وظیفه قرار دهید و مسیر بعدی آن را که قرار است "ایجاد طرح از طرف رئیس جمهور" باشد را برای آن مشخص نمائید. اکنون برروی لوزی کوچکی که در پایین وظیفه مورد نظر قرار گرفته است کلیک کنید و برروی گزینه New کلیک کنید. با این کار شما می توانید وظیفه بعدی را بخ صورت دستی وارد نمائید. شکل )۴3-۲( 3 9

40 شکل )۴3-۲( اکنون با انتخاب گزینه Save یک دایره نارنجی رنگ که نماینگر وضعیت پایانی روال کاریتان می باشد در زیر وظیفه تان نمایان می شود. تا اینجای کار تمامی کارهای گردش کاریتان تکمیل شده است به جز یک مورد و آن هم کاربران سیستم می باشد. تعریف و انتساب کاربران دقیقا مشابه کارهای انجام شده در مرحله قبل می باشد. کافی است ابتدا گروه ها و سطوح دسترسی را تعریف نمائید و سپس کاربران را تعریف کنید و در گروه ها قرار دهید. در آخرین مرحله با انتساب گروه ها به وظایف روال کاریتان تکمیل می گردد. اکنون می توانید با استفاده از نام کاربرانی که مطابق جدول )0-۲( تعریف کرده اید وارد سیستم شوید و سیستم را آزمایش کنید. نکته: توجه داشته باشید که این نرم افزار قابلیت های بسیار زیادی دارد که در این آموزش فرصتی برای ذکر آنها نبود از ویژگی های قدرتمند این نرم افزار می توان به استفاده از کدهای جاوااسکریپت و پی اچ پی برای کنترل کامل برروی روال ها ایجاد فرم ها پویا و... اشاره نمود. همچنین این نرم افزار می تواند با نرم فزارهای ERP DMS و... تعامل برقرار نماید که همین امر این نرم افزار را به یک ابزار پرقدرت برای استفاده در سازمان ها تبدیل می کند. پایان 4 0