NASKAH AKADEMIK RANCANGAN PERATURAN DAERAH TENTANG PENYELENGGARAAN KEARSIPAN

Transkripsi

1 NASKAH AKADEMIK RANCANGAN PERATURAN DAERAH TENTANG PENYELENGGARAAN KEARSIPAN BAB I PENDAHULUAN A; Latar Belakang Selama ini melihat kondisi yang ada arsip belum terpadu, sistematik dan komprehensip dengan pemaknaan dan pemahaman terbatas dan sempit. Hal ini rawan terhadap kehidupan berbangsa dan bernegara bahkan bagi penyelenggaraan negara dengan baik pemerintah pusat, pemerintah provinsi maupun pemerintah kabupaten / kota, arsip sebagai identitas dan jati diri bangsa, serta sebagai memori, acuan dan bahan pertanggung jawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara harus dikelola dan diselamatkan. Untuk menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya, menjamin perlindungan kepentingan Negara dan hak-hak keperdataan rakyat, serta mendinamiskan sistem kearsipan, diperlukan penyelenggaraan kearsipan yang sesuai dengan prinsip, kaidah dan standart kearsipan sebagaimana dibutuhkan oleh suatu sistem penyelenggaraan kearsipan yang handal. Diera globalisasi dan mendukung terwujudnya penyelenggaraan Pemerintah yang baik, bersih, berwibawa serta peningkatan kualitas pelayanan publik, kearsipan di Lembaga Negara, Pemerintah Provinsi Kabupaten / Kota, Lembaga Pendidikan, Perusahaan, Organisasi Kemasyarakatan dan Perorangan harus dilakukan dalam suatu sistem penyelenggaraan kearsipan nasional yang komprehensip dan terpadu. Dengan diterbitkannya Undang-Undang nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, maka perlu adanya Peraturan Daerah tentang Penyelenggaraan Kearsipan Kabupaten Malinau. Penyusun materi Peraturan Daerah ini deskripsi induktif dengan merujuk atau mengacu pada urutan Peraturan perundangan yang lebih tinggi dan berlaku. 1

2 B; Maksud dan Tujuan Maksud penyusunan Peraturan Daerah tentang Penyelenggaraan Kearsipan adalah menjamin keselamatan atas informasi terekam tentang perjalanan sejarah Kabupaten Malinau sesuai dengan Peraturan Pemerintah yang merupakan urusan wajib yang harus dilaksanakan oleh Pemerintah Kabupaten Malinau. Selain itu untuk mensinergikan dan menguatkan konsidern dengan peraturan dan perundangan yang diatasnya. Sedangkan tujuan penyusun Peraturan Daerah tentang Penyelenggaraan Kearsipan adalah sebagai : a; Memberikan Informasi terhadap sejarah Kabupaten Malinau b; Memberikan kepastian Hukum secara autentik dan terpercaya c; Meningkatkan sistem administrasi yang baik, rapi, tertib dan aman d; Meningkatkan pelayanan publik dibidang kearsipan C. Sasaran Pelaksanaan Sasaran pelaksanaan Peraturan Daerah ini adalah : 1; SKPD, Sekwan DPRD, RSUD, BUMD dan Kelurahan Pemerintah Kabupten Malinau Lembaga Negara / Instansi vertikal di Kabupaten Malinau 2; Organisasi Politik / Masyarakat 3; Perusahaan atau Perorangan 4; Pencipta Arsip, Pengguna dan / atau Pengelola Arsip 5; Instansi Vertikal yang terkait misalnya : Pengadilan Negeri, Kepolisian, ANRI, Arsip Daerah Provinsi Kalimantan Utara BAB II KAJIAN AKADEMIK 1; Kajian Filosofis Arsip berasal dari bahasa asing ( Yunani ) Archivum yang arti tempat untuk Menyimpan, Menurut orang Belanda dikatakan Archief yang mempunyai arti : 2

3 a; Tempat untuk menyimpan catatan dan bukti-bukti kegiatan b; Kumpulan catatan atau bukti kegiatan c; Bahan-bahan yang akan disimpan sebagai bukti pengingat. Aspek yang terkandung pada arsip yaitu nilai dan aspek guna. Vernon B Santen mengemukakan, bahwa nilai pada arsip adalah sebagai berikut : A - Administrative value L - Legal Value F - Fiscal value R - Research value E - Educational value D Documentary value Penyelenggaraan Kearsipan tersebut adalah untuk mendapatkan nilai sebagai berikut : a; Nilai administrasi Secara procedural administratif kearsipan adalah sebagai berikut : Penciptaan arsip, di komunikasikan dan nilai atas arsip tersebut b; Nilai hukum Adanya kepastian hukum dalam penyelenggaraan kearsipan pada perorangan maupun badan / lembaga yang terkait atas arsip tersebut c; Nilai keuangan Anggaran perawatan, penyelamatan dan nilai atas harga suatu dokumen d; Penelitian Arsip merupakan data, informasi ataupun dokumen yang dapat digunakan sebagai bahan perencanaan dan penelitian e; Nilai pendidikan Kandungan nilai sejarah merupakan salah satu unsur pendidikan f; Sebagai dokumen Nilai arsip juga merupakan dokumen atas kandungan hukum, politik dan keamanan atau kerahasiaan baik negara, instansi maupun perorangan. Dengan kearsipan yang handal seperti uraian tersebut diatas diperlukan suatu sistem penyelenggaraan kearsipan sesuai dengan prinsip, kaidah dan standart kearsipan. Menurut filsuf Romawi terkenal M T Cirero bahwa dimana ada masyarakat, disitu ada hukum (Ibi Societas Ubi Ius ). Dan guna melengkapi hukum yang ada diperlukan nilai-nilai moral dan etika dari kelompok masyarakat tersebut yang terakumulasi di dalam pandangan hidup atau filsafat ( Ars Vitae ). 3

4 Nilai yang baik tersebut adalah pandangan dan cita-cita yang dijunjung tinggi. Didalamnya memiliki nilai kebenaran, keadilan, kesusilaan dan berbagai nilai lainnya yang dianggap baik. Landasan filosofis didalam Peraturan Daerah secara visual terdapat pada prasa pembuka dan prasa pembuka norma, masing-masing berbunyi : DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA dan berbunyi : Dengan persetujuan DEWAN PERWAKILAN RAKYAT KABUPATEN MALINAU. Semua nilai tersebut diatas terkandung dalam Pancasila dan Undang-Undang Dasar 1945 dan memaknai arsip sebagai identitas, jati diri bangsa, memori, acuan dan bahan pertanggungjawaban dalam kehidupan berbangsa dan bernegara. 2; Kajian Yuridis A; UUD 1945 Amanat dan kandungan yuridis Undang-Undang Dasar 1945, Pasal 5 ayat (1); Pasal 20 dan Pasal 28 F dan dalam rangka mempertahankan NKRI serta mencapai cita-cita nasional, arsip yang autentik dan terpercaya dapat menyelesaikannya sekaligus menjamin pelindung kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyatnya. B; Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan Peraturan-Peraturan tentang kearsipan yang baru UU NO 43 tahun 2009 berimplikasi didalamnya sanksi administrasi dan pidana, dimana peraturan perundang-undangan tersebut mengilhami Peraturan Daerah Kabupaten Malinau tentang Penyelenggaraan Kearsipan. Adanya kepastian hukum yang tersirat pada : 1; Azas-azas kearsipan yaitu : a; Autentik dan terpercaya sebagai alat bukti b; Utuh dan asal usul merupakan asli 2; Keamanan dan keselamatan : a; Menjamin terciptanya arsip b; Hak akses c; Akuntabilitas 3; Profesional a; Arsiparis, pengelola arsip 4

5 b; Standarisasi C; Perppu No 2 Tahun 2014 tentang Perubahan atas UU No 23 Tahun 2014 tentang Pemerintah Daerah Melalui UU Pemerintah Daerah ini dilakukan pengaturan yang bersifat afirmatif yang dumulai dari pemetaan Urusan Pemerintahan yang akan menjadi prioritas Daerah dalam pelaksanaan otonomi yang yang seluas-luasnya. Bahwa sistem pemerintah Negara Kesatuan Republik Indonesia menurut Undang-Undang Dasar 1945 memberikan keleluasaan kepada daerah untuk menyelenggarakan Otonomi Daerah. Penyelenggaraan Otonomi Daerah yang didalamnya juga merupakan penyelenggaraan administrasi negara. Penyelenggaraan Administrasi Negara di Pemerintah Kabupaten/Kota termasuk Kabupaten Malinau juga merupakan penyelenggaraan kearsipan. Dan kearsipan yang dilakukan di pemerintahan perwujutan dari tata naska dinas. D; UU Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik Transaksi elektronik adalah perbuatan hukum yang dilakukan dengan menggunakan Komputer, Jaringan komputer, Aplikasi (Software) dan/atau media elektronik lainnya. Teknologi informasi adalah suatu teknik untuk mengumpulkan, menganalisis, menyebarkan informasi. Dokumen informasi adalah setiap informasi elektronik yang dibuat, diteruskan,dikirim atau disimpan dalam bentuk analog, digital, elektromagnetik, optik dan sejenisnya. Arsip merupakansalah satu bentuk dokumen yang sangat bisa untuk dimediakan secara elektronik dalam bentuk apapun siystem mediasinya. E; UU Nomor 25 Tahun 2009 Tentang Pelayanan Publik Pelayanan publik adalah suatu kegiatan dalam rangka pemenuhan kebutuhan pelayanan sesuai dengan peraturan perundangan bagi setiap warga negara dan penduduk atas barang, jasa dan/atau pelayanan administrasi yang disediakan oleh penyelenggara pelayanan publik. Arsip yang juga merupakan alat atau produk barang/jasa administrasi negara yang tak lain adalah alat atau produk pelayanan publik. 5

6 3. Kajian Ekonomis Peraturan Daerah ini mencantumkan kalau usul penyelenggaraan yang didalamnya terdapat kegiatan Pembinaan dan Pengelolaan Kearsipan kepada Instansi/SKPD (Perusahaan, Perguruan Tinggi, Organisasi Mayarakat dan Perorangan). Pada Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 diamanatkan bahwa Penyelenggaraan Kearsipan bermanfaat atas : a; Keselamatan aset. b; Penyelesaian keperdataan, dan c; Menjadi data dan informasi bagi pengguna untuk para profesional dan d; Bahan perencanaan, penelitian, dan lain-lain. Dan pada BAB III pasal 6 sampai dengan pasal 39 UU Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan memberikan kontribusi kesemua pihak, baik pencipta arsip, pembina/pengelola dan pengguna arsip dan kearsipan daerah yakni Pemerintah Kabupaten Malinau, sehingga tercipta suatu tata kearsipan sesuai dengan prinsip, kaidah kearsipan. Layanan atas penyelenggaraan kearsipan Kabupaten Malinau tersebut diatas merupakan suatu jasa dibidang pengelola kearsipan yang terbagi atas : a; Jasa konsultan b; Jasa penataan arsip c; Jasa otomatis arsip d; Jasa penyimpanan dan perawatan e; Jasa alih media, reproduksi 4; Kajian Sosiologis Hukum yang dibentuk harus sesuai dengan Hukum yang Hidup (Living Low) dalam masyarakat. Dengan demikian produk perundang-undangan tidak harus hanya sekedar merekam tata nilai dalam seketika (moment op name) (Bagir Manan; 1992, 15). Berdasarkan uraian diatas maka sosiologi atas Peraturan Daerah tentang Penyelenggaraan Kerasipan ini terbagi atas 3 ketentuan yakni sesuai dengan : a; Kebutuhan Lembaga/Instansi Pemerintah, Organisasi, Perusahaan, Akademisi, Perorangan, Pencipta Arsip, Pengguna Arsip dan Pengelola Arsip di Kabupaten Malinau sangat membutuhkan keamanan, keselamatan, atas kegiatan yang dilakukan sebelumnya yang akan berkaitan dengan kejadian 6

7 yang akan datang. Kabutuhan yang lain bagi masyarakat terhadap arsip tentang hak-hak keperdataan yang memungkinkan nilainya sangat tinggi. b; Keyakinan Mempunyai keyakinan atas : 1; Perlindungan hukum (Undang-Undang) 2; Keaslian alat bukti 3; Kebenaran atas kebtuhan 4; Kesejarahan dari asal usul keberadaan arsip c; Kesadaran hukum masyarakat c; Kesadaran hukum dengan indikator sebagai berikut: 1; Arsip sebagai alat bukti, baik pidana maupun perdata 2; Permintaan pengelolaan arsip SKPD, Perusahaan, dan Organisasi Masyarakat mengingat untuk memperlancarkan pencarian, keamanan dan keselamatan arsip sebagai bentuk pengadministrasian 3; Menerima sanksi administratif dan pidana 4; Tuntutan atas pelayanan publik atas kearsipan 7

8 BAB III KONSEP DAN RUANG LINGKUP 1; Konsep Konsep penyusunan Peraturan Daerah ini adalah sebagai berikut : 1; Administratif, (tertib, rapi, lancar dan aman). Dalam menjalankan Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah dan Kehidupan Masyarakat Kabupaten Malinau sesuai tata kearsipan atas dasar dan asas-asas kearsipan. 2; Informatif. Dengan perubahan paradigma arsip berubah dari arsip dalam artian sempit ke informasi guna penelitian, pendidikan dan prerencanaan. 3; Pembangunan dan pengembangan nilai-nilai kebangsaan. Arsip yang berisi tentang kesejarahan baik tekstual, audio, film dan image merupakan penanaman nilai-nilai kebangsaan dan nasionalisme. 4; Menjaga hak-hak sipil masyarakat (keperdataan). Tersimpannya arsip secara benar sesuai dengan standar-standar kearsipan secara otomatis turut menjaga hak-hak sipil keperdataan, terutama arsip- arsip aset, surat berharga yang memiliki nilai jual yang relatif tinggi. 5; Layanan masyarakat. Adanya kandungan yang memaknai arsip sebagai : a; Penelitian b; Bahan perencanaan c; Data dan informasi 8

9 d; Peristiwa baik di kota, dalam negeri atau luar negeri Peraturan Daerah ini disusun berdasarkan hak-hak setiap Penyelenggaraan Kearsipan untuk mendapatkan perlindungan dan pengakuan atas status diri dan status hukum seperti yang diamanatkan pada Pancasila dan UUD Dan sebagai Warga Negara yang baik dan bertugas, berprofesi dan berkompeten atas kearsipan berkewajiban memahami dan, mangamalkan agar terselenggaranya suatu tata kearsipan yang handal. Untuk memahami kebutuhan dan keperluan masyarakat atas fungsi dari arsip (misal; penelitian, kesejarahan, dll) maka diperlukannya SPM, sehingga menjadikan arsip nagian dari Pelayanan Publik yang tidak terpisahkan. Dan dalam pelaksanaan Pelayanan Kearsipan tersebut dibutuhkan Peraturan dan Peraturan Bupati Kabupaten Malinau. Untuk ketertiban, keamanan, kelancaran dan pengaksesan informasi kearsipan atas penyelenggaraan kearsipan tersebut dan ditunjang dengan teknologi informasi maka perlu dibangun tersebut dan ditunjang dengan teknologi informasi maka perlu dibangun suatu sistem informasi administrasi kependudukan yang meliputi perangkat lunak, perangkat keras, jaringan komunikasi dan sumber daya manusia yang handal dan sistem menajemen yang akuntabel. 2; Ruang Lingkup Ruang lingkup Peraturan Daerah Penyelenggaraan Kearsipan Kabupaten Malinau ini adalah : a; Aspek hukum dari penyelenggaraan kearsipan yang meliputi : 1; Kebijakan 2; Pembinaan 3; Pengelolaan b; Sistem Informasi 1; Aplikasi untuk arsip dinamis dan statis 2; Jaringan Kearsipan 9

10 BAB IV PERMASALAHAN 1; Permasalahan Umum Beberapa permasalahan yang terdapat pada Peraturan Daerah ini adalah sebagai berikut : a; Pencarian Arsip kembali Pemahaman isi terhadap dokumen/arsip harus benar-benar tepat karena berpengaruhi pada klasifikasi dan pada akhirnya pada saat pencarian kembaliu arsip yang dikehendaki mengalami kesulitan bahkan tidak diketemukan. b; Peraturan Perundangan terkait Beberapa peraturan perundangan yang terkait dengan kearsipan antara lain : 1; UU Nomor 14 Tahun 2009 tentang Keterbukaan Informasi Publik. 2; UU Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informatika dan Transaksi Elektronik. 3; UU Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik. c; Sistem Teknologi Informasi Ketidaksesuaian atau berbanding terbalik antara sistem penyelenggara Pemerintahan dengan sistem kearsipan yang terjadi pada pengelola arsip berfungsi sebagai administrator (admin). 2; Identifikasi Permasalahan a; Klasifikasi atas Permasalahan b; Arsip Umum, Tertutup, Vital dan Terjaga c; Penyusutan Arsip d; Keamanan Teknologi Informasi 10

11 3; Kebijakan Mengatasi Masalah a; Sumber Daya Manusia (SDM) Kompetensi kearsipan yang bisa disebut Arsiparis mutlak bagi pengelola arsip untuk mengeliminer kesalahan klasifikasi atas pemahaman subtantif arsip. b; Unsur kejaksaan Akibat perubahan paradigma dimana arsip merupakan barang bukti yang sah, penyusutan atau penghapusan arsip inaktif melibatkan Tim yang anggotanya ditambahkan unsur Kejaksaan Negeri. Tim penyusutan atau penghapusan arsip tersebut diatur dalam Keputusan Kepala Daerah. c; Sistem Informasi Kearsipan Daerah ( SIKD ) dan Jaringan Informasi Kearsipan Daerah (JIKD) Dibuatkan buku Panduan dan SOP ( Standart Operasional Prosedur ) untuk arsip-arsip yang dikatagori sebagai berikut : 1; Arsip Vital 2; Arsip Terjaga 3; Arsip Tertutup Diklat diperlukan untuk pemahaman atas permasalahan uang terkandung pada arsip untuk bisa diinformasikan atau tidak. 4; Daftar Isian Masalah a; Pengelolaan b; Arsiparis c; Jadwal Retensi Arsip (JRA) d; Sistem keamanan Arsip BAB V PENUTUP 11

12 1; KESIMPULAN Dengan tersusunnya Peraturan Daerah ini dapat ditarik suatu kesimpulan bahwa materi atau subtansi peraturan ini relative cukup sulit karena mengandung beberapa unsur yang harus dijadikan satu menjadi satu kesatuan peraturan perundangan yang utuh dan saling keterkaitan satu ayat dengan ayat lainnya. Beberapa aspek saling bertolak belakang untuk mengoptimalkan suatu produk hukum dengan berbagai kajian akademik seperti antara hakhak azasi manusia dengan kepentingan yang lebih luas antara lain, lingkungan, keadilan, kenyamanan pihak lain dan beberapa aspek yang bertolak belakang. 2; SARAN Dengan tersusunnya Peraturan Daerah ini, masih dianggap kurang baik isi maupun kajian yang perlu lebih dalam lagi dengan beberapa teori yang lain. Sebagai manusia hamba Tuhan Yang Maha Esa, kami menyadari atas kekurangan didalam penyusun Peraturan Daerah ini. Atas segala kekurangan yang ada dan dengan kerendahan hati kami, mohon untuk memberikan kritik dan saran guna perbaikan peraturan ini dan untuk kebaikan kita bersama, dan sebelumnya kami mengucapkan terima kasih atas kritik dan sarannya. Malinau, 9 Juni 2015 Kepala Kantor Perpustakaan dan Kearsipan Daerah, Martinus Surang, SE. M.Si Nip