PROSEDUR PENGAJUAN KEIKUTSERTAAN DALAM KONFERENSI DI LUAR NEGERI

Transkripsi

1 Berlaku 1 Desember 2017 Revisi 2 Hlm L tppm No Revisi Bagian Yang Diuba h L 1. Tujuan: penam bahan 2. Rua ng lingkup: penambahan 3. Prosedur pengajuan pertemuan ilmiah 4. Penambahan prosedur pengajuan Bantuan Seminar Luar Negeri (BSLN) RISTEKDIKTI 5. Penambahan prosedur pencairan keuangan di 2 1. Perubahan istilah "pertemuan ilmiah" meniadi "konferensi" 2, Batas penqaiuan pendanaan untuk konferensi ke luar negeri adalah 1 bulan sebelum kegiatan dilaksanakan 3, Pengaturan frekuensi keikutsertaan seorang dosen dalam konferensi 4. Penambahan peraturan Rektor Nomor ll /PRT/ /195 pada referensi 5, Perubahan pengertian dosen dan konferensi, serta penambahan istilah "pemakalah artikel ilmiah" dan "pembicara kunci" 6. Penambahan wewenang kepala Disetujui Ka., 8 November 2016 Ka.. 24 November 20L7

2 Hlm 2 NOMENKLATUR PROSEDUR KEIKUTSERTAAN No. Prosedur Nama Prosedur 6.1 Prosedur Pengajuan Bantuan Seminar Luar Negeri (BSLN) RISTEKDIKTI 6.2 Prosedur Pengajuan Pendanaan Konferensi Luar Negeri UNPAR 6.3 Prosedur Penyelesaian Kegiatan Seminar Luar Negeri Pendanaan UNPAR 6.4 Prosedur Keuangan Untuk Konferensi Luar Negeri Prosedur Permohonan dan Pencairan Keuangan Untuk Konferensi Luar Negeri Prosedur Penyelesaian Keuangan Untuk Konferensi Luar Negeri 1. TUJUAN Prosedur pengajuan keikutsertaan dalam konferensi tingkat internasional di luar negeri ini bertujuan untuk menerangkan: a) Langkah-langkah pengajuan Bantuan Seminar Luar Negeri RISTEKDIKTI b) Langkah-langkah pengajuan pendanaan mengikuti konferensi dengan pendanaan keikutsertaannya dipusatkan di Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat () UNPAR, dan langkah-langkah penyelesaiannya. 2. RUANG LINGKUP Prosedur ini berlaku mulai tanggal 1 Desember 2017 untuk pengajuan keikutsertaan dalam konferensi tingkat internasional, dan dilaksanakan di luar negeri. Keikutsertaan dalam konferensi yang pendanaannya dikelola oleh terdiri dari: a) Presentasi hasil penelitian dalam suatu konferensi (contributed paper) b) Memenuhi undangan sebagai pembicara dalam suatu konferensi (invited speaker atau keynote speaker) Pendanaan untuk keikutsertaan seorang dosen dalam konferensi di luar negeri memiliki beberapa ketentuan: a) Pengajuan kegiatan konferensi (dokumen pengajuan pada SI dan form hitungan keuangan 211M) harus diajukan ke selambatnya 1 bulan sebelum kegiatan berlangsung. b) Makalah yang akan dipresentasikan mencantumkan afiliasi UNPAR dengan syarat dosen yang mengajukan keikutsertaan adalah penulis pertama atau corresponding author. c) Dosen yang mengajukan keikutsertaan dalam konferensi internasional luar negeri wajib memiliki SKS penelitian dan / atau pengabdian kepada masyarakat pada semester berjalan.

3 Hlm 3 d) Pendanaan maksimal adalah Rp ,- per dosen per tahun. e) Frekuensi keikutsertaan dosen untuk menghadiri konferensi sebagai pemakalah / contributed paper dengan pendanaan UNPAR sebanyak-banyaknya 4 (empat) kali per tahun, dihitung sebagai total konferensi nasional, konferensi internasional dalam negeri, dan konferensi internasional luar negeri. Pengecualian diberikan untuk keikutsertaan seorang dosen sebagai pembicara kunci (invited / keynote speaker) dalam suatu konferensi, sejauh mendapatkan penugasan dari Rektor, maka kegiatan tersebut tidak dihitung dalam frekuensi tetapi tetap dihitung dalam pendanaan maksimal yang dimiliki seorang dosen. f) Makalah yang akan dipresentasikan memiliki indeks kemiripan tidak lebih dari 30% berdasarkan software deteksi kemiripan ithenticate dengan filter dan setting sesuai dengan Prosedur Operasional Baku Pelaksanaan Deteksi Kemiripan Karya Ilmiah. g) Makalah yang akan dipresentasikan belum pernah disebarluaskan di forum ilmiah atau media ilmiah lainnya. h) Satu judul makalah hanya dapat diajukan pendanaannya oleh satu orang dosen. i) Setiap konferensi hanya dihadiri oleh sebanyak-banyaknya 2 (dua) dosen UNPAR dengan skim pendanaan ini. 3. REFERENSI 3.1. Peraturan Pengurus Yayasan Universitas Katolik Parahyangan Nomor 22 Tahun 2013 tentang Perjalanan Dinas Peraturan Rektor Universitas Katolik Parahyangan Nomor III/PRT/ /176 tentang Pelaksanaan Deteksi Kemiripan Karya Ilmiah Dosen 3.3. Peraturan Rektor Universitas Katolik Parahyangan Nomor III/PRT/ /195 tentang Persyaratan dan Pendanaan untuk Keikutsertaan Dosen pada Konferensi 3.4. Surat edaran nomor: III// /504-I tentang Revisi Prosedur Desember ISTILAH DAN DEFINISI Dosen adalah dosen tetap UNPAR ber-nidn yang akan menghadiri kegiatan konferensi sebagai pemakalah (contributed paper) atau pembicara kunci (invited / keynote speaker) Konferensi adalah pertemuan ilmiah yang bersifat formal dari sekelompok individu atau perwakilan dari beberapa badan untuk tujuan membahas topik dan / atau membuat keputusan bersama atas isu-isu yang sedang berkembang. Kegiatan sejenis konferensi dapat berbentuk simposium, workshop, seminar, lokakarya, kolokium, atau kongres.

4 Hlm Dokumen pengajuan adalah berkas-berkas yang mesti disiapkan saat pengajuan pendanaan untuk mengikuti kegiatan konferensi. Dokumen pengajuan ini terdiri dari: Formulir Pengajuan Keikutsertaan dalam Konferensi di Luar Negeri, formulir hitungan keuangan, leaflet kegiatan, makalah lengkap, acceptance letter, dan hasil review dari institusi yang mengadakan kegiatan seminar Pemakalah artikel ilmiah (contributed paper) adalah dosen yang menghadiri kegiatan konferensi dengan terlebih dahulu mengirimkan artikel ilmiah yang kemudian diseleksi melalui proses review yang dikelola oleh penyelenggara kegiatan konferensi Pembicara kunci (Invited / keynote speaker) adalah dosen yang diundang untuk menjadi pembicara kunci dalam suatu kegiatan konferensi Pengecekan kemiripan teks (artikel) adalah pendeteksian kemiripan sebuah teks (artikel) dengan artikel lain untuk memeriksa orisinalitas dari teks tersebut. Artikel lain yang diperiksa adalah artikel yang dipublikasikan di web dan artikel ilmiah yang dipublikasikan dan disitasi oleh Crossref maupun basis data artikel ilmiah 5. TANGGUNG JAWAB DAN WEWENANG 5.1. Kepala Lembaga Penelitian dan Pengabdian Masyarakat () bertanggung jawab atas ketaatan pada prosedur ini, pelaksanaan pelayanan dan tersedianya sumber daya untuk terjaminnya keikutsertaan dosen dalam konferensi di dalam negeri. Kepala Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat bertanggung jawab atas proses pengecekan kemiripan artikel ilmiah. Kepala Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat, jika diperlukan, dapat meminta penilaian rekan sejawat dalam penentuan kelayakan makalah yang akan dipresentasikan dan / atau konferensi yang dituju Dekan Fakultas bertanggung jawab atas terjaminnya kelancaran keseluruhan tugas-tugas dosen lainnya meskipun mengikuti konferensi Ketua Program Studi bertanggung jawab akan mutu konferensi, arti penting serta dampak konferensi dalam meningkatan pengembangan akademik dosen Rektor bertanggung jawab atas pemberian tugas terhadap dosen yang mengikuti kegiatan konferensi di luar negeri Dosen bertanggung jawab dan berkontribusi secara aktif dalam pelaksanaan konferensi untuk membawa nama baik Universitas Katolik Parahyangan Biro Keuangan bertanggung jawab atas pencairan dan pengawasan dalam pemanfaatan dana konferensi dan bukti-bukti pendukungnya.

5 Hlm 5 6. RINCIAN PROSEDUR Kegiatan konferensi di luar negeri dapat didanai dengan: a) Bantuan Seminar Luar Negeri (BSLN) Kementerian Riset dan Pendidikan Tinggi (RISTEKDIKTI) Pengajuan dilakukan secara online oleh dosen yang bersangkutan melalui SIMLITABMAS. b) Dana internal c) Dana lain-lain Dosen mengikuti konferensi di luar negeri dengan pendanaan selain dari BSLN RISTEKDIKTI maupun dana internal. Pendanaan tersebut bisa dari dana pribadi, kegiatan penelitian, maupun dibiayai oleh panitia penyelenggara seminar. Untuk semua jenis pendanaan ini (a, b maupun c), dosen tetap harus menginput data pengajuan konferensi melalui SI untuk memproses surat tugas Rektor yang diproses pengajuannya melalui. Berikut ini diagram alir untuk menggambarkan secara umum pengajuan pendanaan BSLN RISTEKDIKTI maupun dana internal.

6 Hlm 6 Diagram Alir Pemilihan Pendanaan Seminar Luar Negeri Dosen Pengajuan Pertemuan Ilmiah di Luar Negeri Pendanaan? Lainlain BSLN / Menyiapkan berkas pengajuan 2 bulan sebelum kegiatan? Ya Tidak Pengajuan Surat Tugas Rektor melalui SI Pernah mendapatkan BSLN pada tahun tsb? Ya Pengajuan dana Ke UNPAR Tidak Pengajuan BSLN ke RISTEKDIKTI Hasil? Ditolak Belum ada pengumuman Diterima Kecukupan dana? Pengajuan dana yang belum tercover Ke UNPAR Pelaksanaan Kegiatan dengan skema BSLN Pengajuan dana Ke UNPAR Kabar? Kegiatan dengan pendanaan UNPAR Kecukupan dana? Pembatalan / pengembalian dana Menggunakan dana untuk yang belum tercover BSLN Pengembalian dana untuk yang tercover BSLN Phase Cukup Tidak Diterima Ditolak Cukup Tidak

7 Hlm Prosedur Pengajuan Bantuan Seminar Luar Negeri (BSLN) RISTEKDIKTI menerima informasi tentang dibukanya program BSLN tahun tersebut UNPAR menyebarluaskan informasi tersebut melalui milis dosen UNPAR Dosen mengajukan BSLN pada simlitabmas.ristekdikti.go.id selambatnya 2 (dua) bulan sebelum kegiatan seminar dilaksanakan Dosen mengirimkan berkas-berkas pengajuan (sesuai dengan sistematika RISTEKDIKTI terkait proposal BSLN) ke memeriksa kelengkapan dokumen. Apa bila berkas sudah lengkap, membuatkan surat pernyataan dan surat pengantar. Apa bila berkas belum lengkap, menginformasikan dosen yang bersangkutan untuk melengkapi dokumen pengajuan Dosen menandatangani surat pernyataan Kepala menandatangani surat pernyataan, surat pengantar, dan permohonan surat tugas ke Rektor mengirimkan permohonan surat tugas kepada Rektor untuk penugasan mengikuti konferensi. menerima surat tugas Rektor dan meneruskannya kepada dosen yang bersangkutan melakukan scan dokumen (surat pernyataan dan surat pengantar) dan mengirimkannya ke dosen Dosen menerima softcopy file dan mengunggah semua dokumen pengajuan pada simlitabmas Dosen menerima informasi terkait disetujui atau tidak proposal BSLN Dosen meneruskan informasi tersebut ke. Apa bila tidak disetujui, proses pengajuan BSLN berakhir. Apa bila disetujui, dosen melakukan kegiatan sesuai dengan proposalnya Setelah kegiatan, dosen menyiapkan dokumen pelaporan sesuai dengan panduan BSLN RISTEKDIKTI Dosen mengunggah semua dokumen pelaporan pada simlitabmas Dosen menyerahkan hardcopy laporan ke.

8 Hlm membuat surat pengantar laporan mengirimkan laporan tersebut ke RISTEKDIKTI Dosen menerima pencairan dana dari RISTEKDIKTI Proses selesai. P Prosedur Pengajuan Bantuan Seminar Luar Negeri (BSLN) RISTEKDIKTI (1) Dosen Menerima informasi BSLN Menyebarluaskan informasi BSLN Mengajukan proposal BSLN pada simlitabmas lengkap Lengkap? tidak Mengirimkan hardcopy proposal ke Melengkapi berkas proposal Menyiapkan surat pernyataan dan surat pengantar Menandatangani surat pernyataan K Menandatangani surat pernyataan, surat pengantar, permohonan surat tugas ke Rektor Mengirimkan softcopy surat pengantar dan pernyataan yang sudah ditandatangani. Mengirimkan hardcopy surat tugas rektor Mengunggah berkas pada sistem Menerima pengumuman hasil seleksi proposal Diterima? Phase

9 Hlm 9 P Prosedur Pengajuan Bantuan Seminar Luar Negeri (BSLN) RISTEKDIKTI (2) Lanjutan Dosen Diterima? Ya Tidak Meneruskan informasi ke Meneruskan informasi ke PROSES SELESAI Pelaksanaan kegiatan seminar Membuat pelaporan dan mengunggah dokumen di simlitabmas Membuat surat pengantar pelaporan kegiatan BSLN Mengirimkan 2 jilid hardcopy laporan ke Mengirimkan dokumen asli ke RISTEKDIKTI Menerima pendanaan BSLN PROSES SELESAI Phase

10 Hlm Prosedur Pengajuan Pendanaan Konferensi Luar Negeri UNPAR Dosen mengisi formulir pengajuan keikutsertaan dalam konferensi pada silppm.unpar.ac.id Dosen mengunduh Formulir F-21 dari SI Dosen meminta persetujuan Ketua Jurusan pada Formulir F Ketua Jurusan melakukan evaluasi permohonan keikutsertaan dan menjamin bahwa konferensi bermanfaat untuk kebutuhan pengembangan keilmuan dan akademik dosen Ketua Jurusan membubuhkan tanda tangan di Formulir F Dosen memproses ke Dekan untuk mendapatkan persetujuan terhadap permohonan keikutsertaannya dalam konferensi di luar negeri Dekan melakukan evaluasi dan memberikan keputusan menyetujui atau tidak menyetujui pengajuan tersebut Jika kegiatan tersebut disetujui, Dekan menandatangani Formulir Formulir F Dosen mengunggah dokumen pengajuan (makalah konferensi lengkap, leaflet, acceptance letter, hasil review, dan F-21) Staf keuangan fakultas membuat dokumen keuangan 211-M berdasarkan data SI Staf keuangan fakultas mengirimkan dokumen keuangan 211-M ke selambatnya 1 bulan sebelum kegiatan dilaksanakan memeriksa semua kelengkapan permohonan keikutsertaan dalam konferensi sesuai dengan prosedur yang sudah ditetapkan melakukan pemeriksaan kemiripan artikel dengan menggunakan software ithenticate. Apabila indeks kemiripan yang dihasilkan di atas 30%, menolak pengajuan keikutsertaan konferensi dosen tersebut Setelah disetujui kepala, mengajukan pembuatan surat tugas ke Rektor dan memproses pengajuan pendanaan pada SIK Porses selesai.

11 Hlm 11 P Prosedur Pengajuan Pendanaan Konferensi Luar Negeri UNPAR (1) Dosen KaProdi Dekan Menyiapkan berkas pengajuan Mengajukan pertemuan ilmiah di SI Mengunduh dan menandatangani F-21 Memproses persetujuan pada form F-21 Setuju? Revisi Membuat Revisi Tidak Ya Menandatangani F-21 Setuju? Proses Selesai Tidak Ya Menandatangani F-21 Mengunggah F-21 dan berkas-berkas pengajuan lainnya Menyerahkan form F-21 Phase

12 Hlm 12 Lanjutan P Prosedur Pengajuan Pendanaan Konferensi Luar Negeri UNPAR (2) Dosen Staf Keuangan Fakultas Mengunggah F-21 dan berkas-berkas pengajuan lainnya Membuat Form 211-M Menyerahkan Formulir 211-M Memeriksa kelengkapan dokumen Melengkapi kekurangan Tidak Lengkap? Ya Melakukan pemeriksaan kemiripan artikel dengan software ithenticate Kemiripan >30%? Ya Pengajuan ditolak Pengajuan diterima Menerima surat pemberitahuan Membuat surat penolakan Membuat pengajuan surat tugas ke Rektor PROSES SELESAI Membuat pengajuan pencairan Phase

13 Hlm Prosedur Penyelesaian Kegiatan Seminar Luar Negeri Pendanaan UNPAR Setelah pelaksanaan konferensi, dosen mengunduh Formulir F-22 dari SI Dosen memproses tanda tangan Form F Dosen mengunggah Form F-22 beserta makalah dan sertifikat hasil seminar dalam SI Dosen mengirimkan laporan keuangan perjalanan dinas beserta bukti-buktinya ke bagian keuangan fakultas Staf keuangan fakultas mengirimkan dokumen laporan keuangan perjalanan dinas ke melakukan verifikasi pada SI Proses selesai.

14 Hlm 14 P Prosedur Penyelesaian Kegiatan Seminar Luar Negeri Pendanaan UNPAR Dosen Ketua Jurusan Dekan Menyiapkan Berkas penyelesaian Mengunduh dan menandatangani Form F-22 Menandatangani Form F-22 Menandatangani Form F-22 Melengkapi isian pada SI & Upload Sertifikat, F- 22 Mengembalikan berkas ke dosen Menyerahkan Laporan Keuangan ke Kasir Fakultas yang lalu meneruskan ke Memeriksa Kelangkapan Revisi Tidak Lengkap? Ya Verifikasi pada SI Proses Selesai Phase

15 Hlm Prosedur Keuangan Untuk Konferensi Luar Negeri Prosedur Permohonan dan Pencairan Keuangan Untuk Konferensi Luar Negeri Staf Keuangan menerima berkas: 1. Permohonan surat tugas Rektor, 2. Form 211-M, 3. Form F21 yang sudah ditandatangani K Staf Keuangan membuat Permohonan dan Pengajuan Perjalanan Dinas di Aplikasi SIK sesuai dengan CoA Kegiatan dan mencetaknya Staf Keuangan menandatangani berkas permohonan KTU menandatangani berkas permohonan Staf Keuangan mengirimkan berkas permohonan dan permohonan surat tugas Rektor ke Kantor Sekretariat Rektorat Kantor Sekretariat Rektorat membuat Surat Tugas Rektor dan mengajukan persetujuan pendanaan ke Rektor. Apabila Rektor menyetujui pengajuan tersebut, maka Rektor menandatangani surat tugas dan berkas permohonan pendanaan. Apabila Rektor tidak menyetujui pengajuan tersebut, maka Rektor mengembalikan semua berkas ke yang disertai dengan memo pertidaksetujuan Staf Keuangan menerima Surat Tugas Rektor dan berkas permohonan Staf Keuangan mengirimkan lembar SIK Permohonan (Asli+Kopi) beserta berkas permohonan pendukung ke Biro Keuangan Biro Keuangan melakukan proses verifikasi di Aplikasi SIK Staf Keuangan melakukan proses Pencairan dan Pesan Dana di Aplikasi SIK dan mencetaknya Staf Keuangan membuat Slip Permohonan Transfer dan melampirkannya di SIK Pencairan Staf Keuangan dan KTU menandatangani berkas pencairan Staf Keuangan mengirimkan lembar SIK Pencairan (Asli+Kopi) dan Slip Permohonan Transfer ke Biro Keuangan Biro Keuangan mencocokan berkas pencairan dengan berkas permohonan

16 Hlm Biro Keuangan melakukan proses pencairan dana sesuai dengan slip permohonan transfer Staf Keuangan menyerahkan bukti transfer dan berkas SIK ke Kasir Fakultas Proses selesai.

17 Hlm 17 P Prosedur Permohonan dan Pencairan Keuangan untuk Konferensi Luar Negeri (1) Staf Keuangan KTU Rektorat Terima berkas F211-M, Permohonan Surat Tugas Rektor, F-21 yang sdh disetujui Membuat SIK Permohonan dan Pengajuan Perjadin di SIK Mencetak berkas dari SIK dan menandatanganinya Menandatangani berkas dari SIK Mengirimkan berkas ke Kantor Sekretariat Rektorat Membuat surat tugas dan mengajukan berkas permohoan pendanaan ke Rektor Tidak Rektor Setuju? Ya Menerima kembali berkas Rektor membuat memo tidak setuju Meneruskan memo rektor ke K Proses Selesai Rektor menandatangani surat tugas dan berkas permohonan Menerima berkas yang sudah ditandatangani Rektor Phase

18 Hlm 18 Lanjutan P Prosedur Permohonan dan Pencairan Keuangan untuk Konferensi Luar Negeri (2) Staf Keuangan KTU Biro Keuangan Menerima berkas yang sudah ditandatangani Rektor Mengirim berkas ke Biro Keuangan Melakukan proses verifikasi pada SIK Mengajukan pencairan dan pesan dana pada SIK Mencetak dan menandatangani berkas Menandatangani berkas Mengirim berkas ke Biro Keuangan Melakukan proses pencocokan berkas pencairan dengan permohonan Menerima pencairan dana Melakukan proses pencairan dana Menyerahkan dana dan berkas SIK ke kasir Fakultas PROSES SELESAI Phase

19 Hlm Prosedur Penyelesaian Keuangan Untuk Konferensi Luar Negeri Kasir Fakultas menyerahkan berkas SIK dan penyelesaian berupa bukti-bukti penggunaan keuangan ke Staf Keuangan Staf Keuangan membuat Penyelesaian sesuai sumber daya, Realisasi Perjalanan Dinas dan Input Debu (apabila diperlukan) di Aplikasi SIK Staf Keuangan menandatangani berkas penyelesaian KTU Menandatangani berkas penyelesaian Staf Keuangan mengirimkan lembar SIK Penyelesaian (Asli+Kopi) beserta berkas penyelesaian pendukung ke Biro Keuangan Selesai P Prosedur Penyelesian Keuangan untuk Konferensi Luar Negeri Kasir Fakultas Staf Keuangan KTU Menyerahkan berkas penyelesaian beserta bukti penggunaan dana Menginput penyelesaian dan realisasi perjalanan dinas pada SIK Mencetak dan menandatangani berkas penyelesaian Menandatangani berkas penyelesaian Menyerahkan berkas dan bukti pendukungnya ke biro keuangan PROSES SELESAI Phase

20 PENGAJ UAN KEI KUTSERTAAN DALAM KONFERENSI DI IUAR Berlaku 1 Desember 2017 Revisi t Hlm 20 tppm 7. KRITERIAKEBERHASILAN Proses pengajuan keikutsertaan dalam konferensi tingkat internasional di luar negeri lancar sesuai orosed ur ini. 8. LAMPIRAN 8.1. Pa nd uan penggunaan SI Bandung, 30 November 2017 Kepala Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat Katolik Parahyangan ra Nawangpalupi, Ph.D. Dibuat oleh: UNPAR Taneffii3$November 2017 Diperiksa ole[: Wakil Rektor Bidang Penelitian, Pe nga b4,amda b'l(erja Sama Ta nsfiajis0$lb-vetflbe r 20u