BAB I PENDAHULUAN. 1.1 Latar Belakang. Perkembangan sistem informasi berbasis komputerisasi yang semakin pesat

Transkripsi

1 BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Perkembangan sistem informasi berbasis komputerisasi yang semakin pesat pada saat ini telah menghasilkan berbagai kemudahan bagi pengguna sistem informasi tersebut, antara lain dalam meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam pekerjaan maupun proses sistem. Hal ini sangat berbeda dengan sistem secara manual atau tradisional. Kemudahan-kemudahan yang didapatkan dalam penggunaan sistem yang terkomputerisasi antara lain kemudahan dalam menyelesaikan berbagai proses kerja, meningkatkan integritas data, mempercepat proses kerja, menghemat waktu kerja, dan hasil yang diperoleh lebih akurat. Meskipun sistem informasi yang terkomputerisasi banyak memberikan kemudahan-kemudahan bagi penggunanya namun seringkali sistem informasi tersebut dapat menimbulkan kesalahan, sehingga perlu dilakukan audit terhadap sistem informasi yang sedang dijalankan. Universitas Bina Nusantara (UBiNus), merupakan perguruan tinggi swasta di Jakarta yang dikenal dengan ilmu dibidang studi teknologi informasi. Seperti halnya perusahaan lain yang menggunakan sistem informasi yang terkomputerisasi dalam mendukung proses bisnis perusahaan, begitu juga pada UBiNus yang memiliki banyak sistem informasi dalam mendukung kegiatan operasional UBiNus, salah satunya adalah Sistem Informasi Penjadwalan Perkuliahan (JDWKUL), dengan 3 (tiga) Subsistem Penjadwalan Perkuliahan yaitu: Subsistem Penjadwalan Perkuliahan Paket, Subsistem Penjadwalan Perkuliahan Kartu Rencana Studi (KRS), dan Subsistem Penjadwalan Perkuliahan 1

2 Semester Pendek (SP), dimana pengaplikasian sistem ini menggunakan Visual Basic 6, SQL Server 7, dan Crystal Report. Sistem Informasi JDWKUL menghasilkan banyak kemudahan dalam menjadwalkan perkuliahan mahasiswa dan jadwal mengajar dosen. Secara umum Sistem Informasi JDWKUL memberikan kemudahan bagi user atau staf administrasi registrasi dalam menyelesaikan pekerjaan yang berhubungan dengan penjadwalan kuliah. Penjadwalan kuliah dilakukan pada saat akan memasuki semester baru. Dengan adanya Sistem Informasi JDWKUL memungkinkan penjadwalan kuliah di UBiNus menjadi lebih terorganisasi dan terkendali, sehingga dapat terhindar dari kesalahan penjadwalan kuliah mahasiswa dan penjadwalan mengajar dosen, termasuk terlambatnya proses permohonan mahasiswa untuk pindah kelas yang mengakibatkan mahasiswa tersebut tidak terdaftar di kelas yang diinginkannya. Dalam penggunaan Sistem Informasi JDWKUL masih banyak kendalakendala yang mempengaruhi kinerja user atau staf administrasi registrasi penjadwalan perkuliahan dalam melakukan proses penjadwalan kuliah dan penjadwalan dosen. Hal ini dapat diketahui dari adanya ketidakefektifan menu yang terdapat dalam Sistem Informasi JDWKUL dan masih adanya pengendalian yang belum berjalan sesuai dengan standar yang ada. 1.2 Ruang Lingkup Untuk lebih mengarahkan topik bahasan agar ruang lingkupnya lebih jelas, penyusunan dan penulisan skripsi ini dibatasi ruang lingkupnya meliputi : 1) Audit sistem informasi terhadap Sistem Informasi JDWKUL, yaitu yang akan dibahas adalah : 2

3 a) Subsistem Penjadwalan Perkuliahan Paket. b) Subsistem Penjadwalan Perkuliahan KRS. 2) Pelaksanaan audit sistem informasi terhadap Sistem Informasi JDWKUL ini dilakukan dengan teknik Audit Through the Computer, yaitu pendekatan dan pengujian langsung ke dalam Sistem Informasi JDWKUL untuk mereview pengendalian umum dan pengendalian aplikasi. 3) Pengendalian umum yang akan dibahas adalah Pengendalian Manajemen Keamanan (Security Management Controls). 4) Pengendalian aplikasi yang akan dibahas mencakup: a) Pengendalian Batasan (Boundary Controls). b) Pengendalian Masukan (Input Controls). c) Pengendalian Proses (Process Controls). d) Pengendalian Keluaran (Output Controls). e) Pengendalian Basis Data (Database Controls). f) Pengendalian Komunikasi Aplikasi (Application Communication Controls). 1.3 Tujuan dan Manfaat Penelitian 1) Tujuan Penelitian : a) Memastikan pengendalian-pengendalian sistem yang ditetapkan, baik pengendalian umum maupun pengendalian aplikasi pada Sistem Informasi JDWKUL, dapat meminimalisasi resiko-resiko kesalahan operasional atau kinerja, khususnya resiko pengendalian. 3

4 b) Memastikan Sistem Informasi JDWKUL yang berjalan sudah beroperasi sesuai dengan standar atau prosedur yang ditetapkan oleh Wakil Rektor II Bidang Operasional. c) Memberikan saran dan rekomendasi untuk penyempurnaan Sistem Informasi JDWKUL. 2) Manfaat Penelitian : Bagi pihak manajemen Biro Layanan Registrasi dan Informasi (LRI) : a) Memperoleh masukan untuk lebih : Meningkatkan integritas data. Meningkatkan keefektifan sistem. Meningkatkan keefisienan sistem. b) Meningkatkan pengendalian-pengendalian terhadap sistem komputerisasi, baik pengendalian umum maupun pengendalian aplikasi. Bagi pihak peneliti atau auditor selanjutnya : a) Sebagai tolak ukur auditor selanjutnya untuk melakukan pengujian dalam penetapan tingkat efektifitas dan efisiensi Sistem Informasi JDWKUL. 1.4 Metodologi Penelitian Metode yang digunakan dalam penulisan skripsi ini antara lain : 1) Studi Kepustakaan 4

5 Metodologi penelitian dengan mempelajari buku-buku maupun bahan-bahan tertulis lainnya yang membahas tentang audit sistem informasi, yang dapat dijadikan sebagai pedoman/landasan teoritis dalam penulisan skripsi ini. 2) Penelitian Lapangan Metode penelitian dengan mengadakan peninjauan langsung pada perusahaan yang bersangkutan. Metode penelitian yang digunakan antara lain : a) Kuesioner Merupakan bentuk pengumpulan data (informasi sepihak) yang dilakukan dengan memberikan pertanyaan secara tidak langsung. yaitu berupa daftar pertanyaan yang berhubungan dengan objek penelitian. Pertanyaanpertanyaan tersebut disusun dengan tujuan untuk meng-evaluasi pengendalian umum dan pengendalian aplikasi terhadap Sistem Informasi JDWKUL yang sedang berjalan. b) Wawancara Mengumpulkan informasi langsung dan keterangan melalui temu-wicara bersama pihak yang terkait dengan Sistem Informasi JDWKUL. c) Observasi Pengamatan dan peninjauan secara langsung terhadap kinerja atau operasional, keadaan dan lokasi pemonitoringan Sistem Informasi JDWKUL. d) Review dokumentasi Merupakan proses penelusuran terhadap dokumen-dokumen yang dijadikan sebagai temuan-temuan atau bukti-bukti audit. e) Penelitian Fisik 5

6 Dengan meneliti secara langsung mengenai Sistem Informasi JDWKUL dan mengamati masalah-masalahnya. f) Analytical Review Procedure Melakukan analisa prosedur pada Sistem Informasi JDWKUL yang sedang berjalan. g) Tes atau Pengujian Dengan melakukan pengujian langsung terhadap Sistem Informasi JDWKUL. 1.5 Sistematika Penulisan Bab I Pendahuluan Dalam bab ini dijabarkan tentang latar belakang yang mendukung untuk dilakukan audit sistem informasi, ruang lingkup, tujuan dan manfaat, metodologi penelitian, serta sistematika penulisan yang dilakukan. Bab II Landasan Teori Pada bab ini menguraikan tentang dasar-dasar teori umum yang digunakan, dan yang mendukung pengembangan dilakukannya audit sistem informasi tersebut. Bab III Analisa Sistem Yang Berjalan Pada bab ini membahas tentang gambaran umum UBiNus, visi dan misi UBiNus, sasaran mutu UBiNus, struktur organisasi UBiNus, pembagian tugas dan tanggung jawab, serta sistem yang berjalan. 6

7 Bab IV Evaluasi Terhadap Pengendalian atas Sistem Informasi Penjadwalan Perkuliahan pada Universitas Bina Nusantara Pada bab ini membahas tentang hasil analisa permasalahan dari hasil audit yang telah dilakukan terhadap Sistem Informasi JDWKUL pada UBiNus yang mencakup persiapan dan perencanaan audit, pengevaluasian terhadap bukti audit, kesimpulan atas pengendalian audit dan pelaporan hasil audit. Bab V Simpulan dan Saran Pada bab ini berisi simpulan dan saran dari analisa yang dilakukan terhadap Sistem Informasi JDWKUL serta memberikan saran yang membangun bagi UBiNus. 7