Fari Handhina Kirana Rabu, 8 November 2017 DELEGATION

Transkripsi

1 Fari Handhina Kirana Rabu, 8 November 2017 Kecakapan Pribadi SIFO A / DELEGATION Definisi Delegasi Delegasi adalah perwakilan atau utusan dengan proses penunjukan secara langsung maupun secara musyawarah untuk mengutusnya menjadi salah satu perwakilan suatu kelompok atau lembaga. Delegasi menurut Hukum Perdata adalah penyerahan ulang oleh yang berutang kepada orang lain yang selanjutnya wajib menunaikan ulang tadi kepada yang berutang. Delegasi tak meyebabkan pembaharuan utang, kecuali jika yang berpiutang membebaskan pihak pengutang pertama dari segala ikatan utang. Sedangkan pengertian dalam hukum tata negara Delegasi adalah pengoperan hak, tugas atau kewajiban oleh sesuatu badan pemerintahan kepada badan yang lebih rendah tingkatnya. Dasar-dasar Pendelegasian Pendelegasian merupakan hal yang penting dalam sebuah struktur, baik struktur organisasi maupun struktur pemerintahan, karena untuk memberi kesempatan kepada bawahan untuk melakukan sebuah training yang mewakili instansi atau lembaganya. Pentingnya kerjasama antaran pemimpin dan anggotanya, hal yang mendasari adalah sebagai berikut: 1. Pemimpin hanya bisa bekerja secara bersama atau bekerja melalui orang lain, sehingga sesuatu yang hanya dapat diwujudkan dengan melalui pendelegasian. 2. Melalui pendelegasian, pemimpin memberi tugas, wewenang, hak, tanggung jawab, kewajiban, dan pertanggung jawaban kepada bawahan, agar seluruh fungsionaris organisasi sesuai dengan kewajibannya. 3. Dengan pendelegasian, pekerjaan keorganisasian dapat berjalan dengan baik tanpa kehadiran pemimpin puncak atau atasan secara langsung. 4. Dalam pendelegasian, pemimpin memercayakan segala tugas dan wewenangnya dengan menggunakan surat mandat yang sekaligus "menuntut" adanya hasil kerja yang pasti dari bawahan tersebut. Page 1

2 5. Dalam pendelegasian, pemimpin memberikan tugas, wewenang, hak, tanggung jawab, kewajiban, dan pertanggungjawaban kepada bawahan, agar bawahan melakukannya secara benar dan dituntut pelaksanaan program kerjanya. Prinsip Delegasi Dibawah ini adalah prinsip-prinsip klasik yang dapat dijadikan dasar untuk delegasi yang efektif : a) Prinsip Scalar Proses skalar adalah mengenai perkembangan rantai perintah yang menghasilkan pertambahan tingkat-tingkat pada struktur organisasi. Proses skalar dicapai melalui pendelegasian wewenang dan tanggung jawab. b) Prinsip kesatuan perintah Dalam melakasanakan pekerjaan, karyawan harus memperhatikan prinsip kesatuan perintah sehingga pelaksanaan kerja dapat dijalankan dengan baik. Karyawan harus tahu kepada siapa ia harus bertanggung jawab sesuai dengan wewenang yang diperolehnya. Perintah yang datang dari manajer lain kepada serorang karyawan akan merusak jalannya wewenang dan tanggung jawab serta pembagian kerja. c) Tanggung jawab, wewenang, dan akuntabilitas. Jenis Pendelegasian Dalam bukunya yang berjudul The 7 Habits of Highly Effective People, Stephen R. Covey menyatakan bahwa ada 2 jenis pendelegasian, yaitu : a. Pendelegasian Suruhan (Gofer Delegation) Pendelegasian suruhan berarti : "kejar ini, kejar itu, kerjakan ini, kerjakan itu, dan beritahu saya ketika sudah selesai." Pendelegasian suruhan berprinsip pada metode, yaitu semua didikte secara rinci dan spesifik step by step cara melakukannya. Pendelegasian dengan cara ini banyak digunakan oleh manager karena mereka berpikir metode yang dilakukan pasti tidak akan keluar dari jalur, minim kesalahan dan sesuai dengan apa yang diinginkan. Tapi kelemahannya adalah bahwa mereka tidak melatih creative thinking anak buah mereka dan bila terjadi kesalahan si anak buah akan merasa tidak bertanggung jawab kepada hasil yang didapat. Page 2

3 b. Pendelegasian pengurusan (Stewardship Delegation) Pendelegasian pengurusan berfokus pada hasil dan bukan pada metode, memberikan secara rinci hasil yang diinginkan, bukan memberikan secara rinci apa yang harus dilakukan. Pendelegasian ini memberi pilihan metode kepada anak buah dan membuat mereka bertanggung jawab atas hasil. Pendelegasian metode pengurusan memberi kepercayaan penuh kepada anak buah dan kepercayaan ini adalah bentuk tertinggi dari motivasi manusia. Kepercayaan menghasilkan yang terbaik dari diri manusia. Tetapi dibutuhkan waktu dan kesabaran, dan tanpa mengesampingkan kebutuhan untuk melatih dan mengembangkan orang sehingga kecakapan mereka dapat meningkat ke tingkat kepercayaan itu. Bila pendelegasian pengurusan dilakukan dengan benar, kedua pihak akan mendapatkan keuntungan dan akhirnya jauh lebih banyak pekerjaan yang dapat diselesaikan dalam waktu yang jauh lebih singkat. Prinsip yang terlibat dalam pendelegasian pengurusan selalu benar dan dapat berlaku pada orang atau situasi jenis apapun. Cara melakukan delegasi Cara manajer dalam melakukan delegasi antara lain : 1. Membuat perencanaan kedepan dan mencegah masalah 2. Menetapkan tujuan dan sasaran yang realistis 3. Menyetujui standar kerja 4. Menyelaraskan tugas atau kewajiban dengan kemampuan bawahan 5. Melatih dan mengembangkan staf bawahan dengan memberikan tugas dan wewenang baik secara tertulis maupun lisan. 6. Melakukan kontrol dan mengkoordinasikan pekerjaan bawahan dengan mengukur pencapaian tujuan berdasarkan standar serta memberikan umpan balik prestasi yang dicapai. 7. Kunjungi bawahan lebih sering dan dengarkan keluhan - keluhannya. 8. Bantu mereka untuk memecahkan masalahnya dengan memberikan ide - ide baru yang bermanfaat. 9. Memberikan reward atas hasil yang dicapai. 10. Jangan mengambil kembali tugas yang sudah didelegasikan. Teknik Pendelegasian Manajer pada seluruh tingkatan dapat menyiapkan tugas-tugas yang dapat Page 3

4 didelegasikan. Delegasi mencakup kewenangan untuk persetujuan, rekomendasi atau pelaksanaan. Tugas-tugas seharusnya dirangking dengan waktu yang diperlukan untuk melaksanakannya dan sebaiknya satu kewajiban didelegasikan pada satu waktu. Kegiatan delegasi wewenang Beberapa kegiatan dalam delegasi wewenang adalah : 1. Manager menetapkan dan memberikan tugas dan tujuannya kepada orang yang diberi pelimpahan. 2. Manajer melimpahkan wewenang yang diperlukan untuk mencapai tujuan. 3. Karyawan/bawahan yang menerima delegasi baik eksplisit maupun implisit menimbulkan kewajiban dan tanggung jawab. 4. Manajer menerima pertanggungjawaban (akuntabilitas) atas hasil yang telah dicapai. Ada alasan mengapa diperlukan pendelegasian 1. Memungkinkan atasan dapat mencapai lebih dari pada mereka menangani setiap tugas sendiri. 2. Agar organisasi dapat berfungsi lebih efisien. 3. Atasan dapat memusatkan tenaga kepada suatu tugas yang lebih diprioritaskan. 4. Karena atasan tidak mempunyai kemampuan yang dibutuhkan dalam pembuatan keputusan. 5. Pendelegasian memungkinkan manajer mencapai hasil yang lebih baik dari pada semua kegiatan ditangani sendiri. 6. Agar organisasi berjalan lebih efisien. 7. Pendelegasian memungkinkan manajer dapat memusatkan perhatian terhadap tugastugas prioritas yang lebih penting. 8. Dengan pendelegasian, memungkinkan bawahan untuk tumbuh dan berkembang, bahkan dapat dipergunakan sebagai bahan informasi untuk belajar dari kesalahan atau keberhasilan. Yang memungkinkan gagalnya delegasi 1. Atasan merasa lebih jika mereka tetap mempertahankan hak pembuatan keputusan. 2. Atasan tidak ingin ambil resiko kalau saja bawahannya salah ataupun gagal dalam menjalankan wewenangnya. 3. Atasannya kurang atau tidak percaya kepada bawahannya. Page 4

5 4. Atasan takut apabila seorang bawahannya melakukan tugas dengan sangat baik dan efektif, sehingga dapat mengancam posisinya sebagai atasan. 5. Bawahan tidak menerima dengan alasan dapat menambah tanggung jawab yang sudah diterima. 6. Bawahan takut tidak dapat menjalankan tugas tugas dengan benar dan dikatakan gagal. 7. Bawahan merasa tertekan apabila dilimpahkan tanggung jawab yang lebih besar. Hambatan Pendelegasian a) Hambatan pada delegator - Kemampuan yang diragukan oleh dirinya sendiri - Meyakini bahwa seseorang mengetahui semua rincian - Saya dapat melakukannya lebih baik oleh diri saya sendiri buah pikiran yang keliru. - Kurangnya pengalaman dalam pekerjaan atau dalam mendelegasikan - Rasa tidak aman - Takut tidak disukai - Penolakan untuk mengakui kesalahan - Kurangnya kepercayaan pada bawahan - Kesempurnaan, menyebabkan kontrol yang berlebihan - Kurangnya keterampilan organisasional dalam menyeimbangkan beban kerja - Kegagalan untuk mendelegasikan kewenangan yang sepadan dengan tanggung jawab. - Keseganan untuk mengembangkan bawahan - Kegagalan untuk menetapkan kontrol dan tindak lanjut yang efektif b) Hambatan pada yang diberi delegasi - Kurangnya pengalaman - Kurangnya kompetensi - Menghindari tanggung jawab - Sangat tergantung dengan boss - Kekacauan (disorganization) - Kelebihan beban kerja - Terlalu memperhatikan hal hal yang kurang bermanfaat Page 5

6 c) Hambatan dalam situasi - Kebijakan tertuju pada satu orang - Tidak ada toleransi kesalahan - Kekritisan keputusan - Urgensi, tidak ada waktu untuk menjelaskan (krisis manajemen) - Kebingungan dalam tanggung jawab dan kewenangan - Kekurangan tenaga Delegasi Yang Efektif Delegasi yang efektif dapat dilakukan dengan cara berikut : 1. Memutuskan pekerjaan yang mana yang akan didelegasikan 2. Keputusan siapa yang akan ditugaskan 3. Dukungan sumber daya 4. Tugas didelegasikan (informasi) 5. Perlunya campur tangan (meluruskan) 6. Melakukan feedback (laporan) James F. Stoner berpendapat : Tiga prasyarat yang harus dipenuhi agar proses pendelegasian dapat berjalan dengan efektif. 1. Kesediaan manager memberikan kebebasan kepada karyawan yang didelegasi 2. Komunikasi terbuka antara karyawan dan manager 3. Kemampuan manager untuk menganalisis faktor-faktor seperti sasaran organisasi, persyaratan tugas dan kemampuan karyawan. Kemampuan yang dibutuhkan untuk mendelegasikan 1. Menentukan tugas Sebagai manajer atau pemimpin, Anda harus terlebih dulu memastikan daftar tugas yang akan didelegasikan. Periksa kembali apakah tugas-tugas tersebut memenuhi kriteria untuk didelegasikan. 2. Memilih individu atau tim Apa alasan Anda mendelegasikan tugas tersebut kepada orang atau tim ini? Kira-kira apa yang akan mereka lakukan untuk melaksanakan tugas tersebut? Apa target yang bisa dicapai jika orang-orang ini yang mengerjakannya? 3. Menilai kompetensi dan kebutuhan pelatihan Page 6

7 Apakah para kandidat tadi memiliki kompetensi yang dibutuhkan untuk mengerjakan tugas yang hendak didelegasikan dengan baik? Atau ada orang lain yang kriteria kompetensinya lebih mendekati kebutuhan akan tugas dan tanggung jawab tersebut? Jika ada orang lain yang lebih mampu, maka Anda perlu mempertimbangkannya. Akan tetapi, jika sudah tidak ada lagi kandidat lain, Anda harus melengkapi anggota tim tersebut dengan pengetahuan dan keahlian yang dibutuhkan melalui pelatihan. 4. Jelaskan alasannya Anda harus menjelaskan alasan pekerjaan atau tanggung jawab tersebut didelegasikan, dan mengapa kepada dirinya bukan orang lain. Beri makna tentang penting dan relevansi antara tugas/tanggung jawab ini dengan diri mereka. Dan terakhir, beri mereka gambaran besar dari keseluruhan proyek tersebut agar mereka dapat juga memahami cara pandang Anda sebagai pimpinannya. 5. Pertegas hasil yang ingin diraih Apa yang harus dicapai? Bagaimana tugas tersebut diukur keberhasilannya? Perjelas pemahaman dengan mendapatkan umpan balik dari orang yang kita delegasikan. 6. Mempertimbangkan sumber daya yang diperlukan 7. Membahas dan menyetujui hal yang dibutuhkan untuk menuntaskan pekerjaan tersebut. Pertimbangkan sumber daya manusia, lokasi, peralatan, uang, bahanbahan, kegiatan, dan jasa terkait lainnya. 8. Memutuskan batas waktu 9. Kapan pekerjaan itu harus selesai? Jika tugas sedang berlangsung, kapan tanggal review yang disepakati? Kapan tanggal pelaporannya? Dan jika tugas ini memiliki bagian-bagian atau tahapan-tahapan, apa yang dijadikan prioritas untuk dikerjakan terlebih dahulu? Pada titik ini Anda mungkin perlu mengonfirmasi pemahaman anggota tim Anda terhadap poin sebelumnya, dapatkan ide dan interpretasi mereka. Selain menunjukkan kepada Anda bahwa pekerjaan dapat dilakukan, ini membantu untuk memperkuat komitmen mereka. Metode pemeriksaan dan pengendalian harus disepakati dengan mereka. Gagal menyetujui hal ini terlebih dahulu akan menyebabkan pemantauan Anda tampak seperti gangguan atau kurangnya kepercayaan bagi mereka. 10. Dukungan dan komunikasi Coba Anda pertimbangkan kembali siapa lagi yang perlu mengetahui apa yang sedang terjadi, dan menginformasikannya kepada mereka. Libatkan orang lain dalam mempertimbangkan hal ini, sehingga mereka dapat melihat dengan cara yang Page 7

8 berbeda terkadang bahkan melampaui masalah yang sedang dihadapi. Jangan biarkan orang ini menginformasikan tanggung jawab baru mereka kepada rekan-rekannya sendiri. Jauh lebih efektif jika Anda sebagai pemimpin yang menyampaikannya. 11. Umpan balik terhadap hasil Hal ini penting agar orang ini tahu sejauh mana ia lakukan pekerjaannya, dan apakah mereka telah mencapai tujuan yang diharapkan. Jika tidak, Anda harus meninjau mereka soal hal-hal yang belum sesuai dengan rencana dan bagaimana seharusnya mengatasi masalah yang timbul. Sebagai pemimpin, Anda pun harus menerima konsekuensi dari kegagalan dan keberhasilan yang terjadi dari pendelegasian tersebut, karena yang bisa Anda delegasikan hanyalah tugas dan pekerjaan, bukan tanggung jawab Anda sebagai pemimpin kelompok. Selamat mencoba, karena hasil akhir yang berkualitas dimulai dari implementasi yang berkualitas. Contoh kemampuan mendelegasikan Contoh kasus dalam perusahaan PT Golden Castle, bergerak dalam bidang konveksi atau textil, mengalami konflik antara perusahaan dengan karyawan. Konflik ini terjadi yang disebabkan oleh adanya miss communication antar atasan dengan karyawan. Adanya perubahan kebijakan dalam perusahaan mengenai penghitungan gaji atau upah kerja karyawan, namun pihak perusahaan belum memberitahukan para karyawan, sehingga karyawan merasa diperlakukan semena-mena oleh pihak perusahaan. Para karyawan mengambil tindakan yaitu dengan mendemo perusahaan, Namun tindakan ini berujung pada PHKbesar-besaran yang dilakukan oleh perusahaan. Perusahaan manapun pasti pernah mengalami konflik internal. Mulai dari tingkat individu, kelompok, sampai unit..mulai dari derajat dan lingkup konflik yang kecil sampai yang besar. Yang relatif kecil seperti masalah adu mulut tentang pribadi antarkaryawan, sampai yang relatif besar seperti beda pandangan tentang strategi bisnis di kalangan manajemen. Contoh lainnya dari konflik yang relatif besar yakni antara karyawan dan manajemen. Secara kasat mata kita bisa ikuti berita sehari-hari di berbagai media. Disitu tampak konflik dalam bentuk demonstrasi dan pemogokan. Apakah hal itu karena tuntutan Page 8

9 besarnya kompensasi, kesejahteraan, keadilan promosi karir, ataukah karena tuntutan hak asasi manusia karyawan. Penyebab terjadinya kasus tersebut dalam perusahaan! Konflik ini terjadi yang disebabkan oleh adanya miss communication antar atasan dengan karyawan. Adanya perubahan kebijakan dalam perusahaan mengenai penghitungan gaji atau upah kerja karyawan, namun pihak perusahaan belum memberitahukan para karyawan, sehingga karyawan merasa diperlakukan semena-mena oleh pihak perusahaan. Biasanya masalah timbul karena lingkungan yang kurang kondusif di suatu perusahaan. Misalnya, kondisi cahaya yang kurang, atau sirkulasi yang kurang baik, dan temperature ruangan yang tinggi sangat mungkin untuk meningkatkan emosi seseorang, jadi kondisi dari lingkungan juga harus di perhatikan. Konflik dalam perusahaan juga sering terjadi antar karyawan, hal ini biasanya terjadi karena masalah diluar perusahaan, misalnya tersinggung karena ejekan, masalah ide yang dicuri, dan senioritas. Perusahaan yang baik harus bisa menghilangkan masalahsenioritas dalam perusahaan. Hal ini dapat meminimalisir masalah yang akan timbul, kerena dengan suasanya yang harmonis dan akrab maka masalah akan sulit untuk muncul. Siapa yang bertanggung jawab dalam atas terjadinya kasus dalam perusahaan tersebut? Yang bertanggung jawab sudah pasti pemilik perusahaan, staff-staff dibawah pemilik perusahaan, dan pihak perusahaan yang berkaitan dengan kasus tersebut.. Bagaimana kondisi perusahaan saat ini? Para karyawan mengambil tindakan yaitu dengan mendemo perusahaan, Namun tindakan ini berujung pada PHKbesar-besaran yang dilakukan oleh perusahaan. Page 9

10 Saran dalam penyelesaian kasus dalam perusahaan tersebut! Seharusnya atasan harus bisa membaca pikiran atau keinginan para karyawannya, atasan juga harus sering berkomunikasi langsung dengan para karyawannya sehingga tidak terjadi miss communication, dengan begitu atasan dapat mengetahui bagaimana sifat dan keinginan para karyawannya tersebut. Dalam mengubah kebijakan mengenai perhitungan gaji atau upah kerja karyawan seharusnya ikut di bicarakan dengan para karyawan, karena perubahan kebijakan dalam suatu perusahaan harus segera di beritahukan kepada pihak yang bersangkutan termasuk para karyawan juga, apalagi mengenai gaji. Kesimpulan Pendelegasian (pelimpahan wewenang) merupakan salah satu elemen penting dalam fungsi pembinaan. Sebagai manajer, menerima prinsip-prinsip delegasi agar menjadi lebih produktif dalam melakukan fungsi-fungsi manajemen lainnya. Delegasi wewenang adalah proses dimana manajer mengalokasikan wewenang kepada bawahannya. Manajer pada seluruh tingkatan dapat menyiapkan tugas-tugas yang dapat didelegasikan. Delegasi mencakup kewenangan untuk persetujuan, rekomendasi atau pelaksanaan. Tugas-tugas seharusnya dirangking dengan waktu yang diperlukan untuk melaksanakannya dan sebaiknya satu kewajiban didelegasikan pada satu waktu. Page 10

11 DAFTAR PUSTAKA Page 11