TATA KEARSIPAN SUB BAGIAN UMUM DAN KEPEGAWAIAN DINAS PEKERJAAN UMUM KABUPATEN KLATEN

Transkripsi

1 digilib.uns.ac.id TATA KEARSIPAN SUB BAGIAN UMUM DAN KEPEGAWAIAN DINAS PEKERJAAN UMUM KABUPATEN KLATEN TUGAS AKHIR Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh Sebutan Vokasi Ahli Madya ( A.Md. ) Dalam Bidang Manajemen Administrasi Disusun Oleh : INTAN MAYASARI D PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA 2011 commit to user i

2 digilib.uns.ac.id commit to user ii

3 digilib.uns.ac.id 1 commit to user iii

4 digilib.uns.ac.id PERNYATAAN Nama : Intan Mayasari NIM : D Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir berjudul TATA KEARSIPAN SUB BAGIAN UMUM DAN KEPEGAWAIAN DINAS PEKERJAAN UMUM KABUPATEN KLATEN adalah betul-betul karya sendiri. Hal-hal yang bukan karya saya dalam tugas akhir tersebut diberi tanda citasi dan ditunjukkan dalam Daftar Pustaka. Apabila dikemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya bersedia menerima sanksi akademik, berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang saya peroleh dari tugas akhir tersebut. Surakarta, Mei 2011 Yang membuat pernyataan Intan Mayasari commit to user iv

5 digilib.uns.ac.id MOTTO Segala perkara dapat ku tanggung di dalam DIA yang memberi kekuatan kepada ku. ( Filipi 4 : 13 ) There is no friendship, no love like that of the parents for the child. ( Henry Word Beecher ) Jangan melayani perasaan negatif, usir segara. Biasakan memelihara pikiran positif dan tindakan positif. Dengan demikian kita akan menjalani kehidupan ini penuh dengan syukur, semanggat dan sukses luar biasa. ( Andrie Wongso ) commit to user v

6 digilib.uns.ac.id PERSEMBAHAN Karya ini aku persembahkan untuk : Yesus Kristus, Tuhan Allah dan Juruselamat ku, tanpa kasih MU aku bukan apa-apa dan aku tidak akan sampai seperti pada saat ini Ayah dan Bunda yang selalu mendoakan aku, mengasihi aku dan selalu memberi aku semanggat Kedua kakak ku beserta suaminya Sahabat-sahabat ku terkasih Almamater ku ( MA 2008 ) commit to user vi

7 digilib.uns.ac.id KATA PENGANTAR Syalom Segala puji syukur kepada Tuhan Yesus yang telah memberikan kasih, sukacita dan penyertaan yang tiada tara, sehingga Laporan Tugas Akhir ini dapat diselesaikan. Penulisan Laporan Tugas Akhir dengan judul TATA KEARSIPAN SUB BAGIAN UMUM DAN KEPEGAWAIAN DINAS PEKERJAAN UMUM KABUPATEN KLATEN disusun untuk memenuhi persyaratan guna meraih sebutan profesional Ahli Madya program studi Manajemen Administrasi, program Diploma III, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta. Penulis mengucapkan terima kasih kepada pihak yang telah memberikan bantuan doa dan dorongan sehingga penulis dapat menyelesaikan Laporan Tugas Akhir ini. 1. Bapak Herwan Parwiyanto, S,Sos, M.Si selaku pembimbing tugas akhir yang telah memberikan bimbingan dan pengarahan kepada penulis dalam menyelesaikan tugas akhir ini. 2. Bapak Drs. Sakur, MS. selaku Ketua Program Diploma III Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta 3. Bapak H. Supardi, SIP selaku Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten. 4. Ibu Chistiana Alorina Budianti selaku pegawai Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten. 5. Ibu V Sri Wahyuni selaku pegawai Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten. 6. Seluruh pegawai Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu. 7. Ayah dan Bunda, terima kasih atas doa dan kasih sayang yang tiada henti. 8. Kedua kakak ku,,terima kasih telah menyayangi dan selalu mendoakan ku. 9. Sahabat ku terkasih Zefa, Zety commit n Diah to user, terima kasih kalian selalu ada baik disaat senang maupun susah. Jaga terus prsahabatan kita yaa vii

8 digilib.uns.ac.id 10. Teman-teman sekelas (MA B), kebersamaan kita selama ini tidak akan pernah aku lupakan. 11. Teman-teman kos (Nindy, Tiwi, mb Nafi, ka Ros n Vivi) kalian yang membuat aku betah di kos, kebersamaan kita selama ini tidak akan pernah aku lupakan. 12. Semua pihak yang telah membantu dalam penulisan Laporan Tugas Akhir ini, yang tidak dapat penulis sebutkan satu-persatu. Penulis menyadari bahwa dalam melakukan pengamatan dan penulisan Laporan Tugas Akhir ini masih jauh dari sempurna dan banyak kekurangan mengingat keterbatasan kemampuan penulis. Untuk itu penulis sangat mengharapkan saran dari pembaca demi meningkatkan pengetahuan penulis. Semoga Laporan Tugas Akhir ini bermanfaat bagi pihak yang berkepentingan. Harapan penulis, karya sederhana ini dapat memberi manfaat bagi pembaca dan pihak-pihak yang memerlukanya. Surakarta, Mei 2011 Penulis commit to user viii

9 digilib.uns.ac.id DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL... i PERSETUJUAN. ii PENGESAHAN.. iii PERNYATAAN.. iv MOTTO. v PERSEMBAHAN.. vi KATA PENGANTAR vii DAFTAR ISI.. ix DAFTAR BAGAN. xi DAFTAR TABEL xii ABSTRAK.. xiii ABSTRACT xiv BAB I PENDAHULUAN.. 1 A. Latar Belakang Masalah. 1 B. Perumusan Masalah 3 C. Tujuan Pengamatan 4 D. Manfaat Pengamatan.. 4 BAB II TINJAUAN PUSTAKA.. 5 A. Pengertian Tata Kearsipan Pengertian Tata Pengertian Arsip Pengertian Kearsipan 8 B. Tujuan Kearsipan 11 C. Tata Kearsipan commit to user Penerimaan dan Pencatatan Arsip.. 12 ix

10 digilib.uns.ac.id 2. Penyimpanan Arsip Pemeliharaan Arsip Penyusutan Arsip Fasilitas Kearsipan Pegawai Kearsipan. 28 D. Metode Pengamatan 30 BAB III DISKRIPSI INSTANSI.. 34 A. Diskripsi Lokasi Pengamatan.. 34 B. Uraian Tugas. 43 C. Keadaan Pegawai.. 48 D. Visi dan Misi Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten. 51 BAB IV HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN.. 52 A. Tata Kearsipan pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Penerimaan dan Pencatatan Arsip Penyimpanan Arsip Pemeliharaan Arsip Penyusutan Arsip. 65 B. Fasilitas Kearsipan.. 66 C. Pegawai Kearsipan. 68 BAB V KESIMPULAN DAN SARAN 69 A. Kesimpulan.. 69 B. Saran 71 DAFTAR PUSTAKA.. 72 LAMPIRAN 73 commit to user x

11 digilib.uns.ac.id DAFTAR BAGAN Bagan 2. 1 Stuktur Organisasi Administrasi Kearsipan. 10 Bagan 2. 2 Model Analisis Interaktif. 33 Bagan 3. 3 Struktur Organisasi Dinas Pekerjaan Umum 47 Bagan 4. 1 Proses Pengurusan Surat Masuk.. 53 Bagan 4. 2 Agenda Surat Masuk 54 Bagan 4. 3 Proses Pengurusan Surat Keluar.. 57 Bagan 4. 4 Agenda Surat Keluar 59 commit to user xi

12 digilib.uns.ac.id DAFTAR TABEL Tabel 3. 1 Keadaan Pegawai Menurut Jenis Kelamin.. 48 Tabel 3. 2 Keadaan Pegawai Menurut Tingkat Pendidikan.. 49 Tabel 3. 3 Keadaan Pegawai Menurut Jabatan.. 50 Tabel 4. 1 Jumlah Surat Masuk tahun Tabel 4. 2 Jumlah Surat Keluar tahun Tabel 4. 3 Daftar Alat-alat Kearsipan Sub Bagian Umum dan Kepegawaian 67 commit to user xii

13 digilib.uns.ac.id ABSTRAK Intan Mayasari, D , TATA KEARSIPAN SUB BAGIAN UMUM DAN KEPEGAWAIAN DINAS PEKERJAAN UMUM KABUPATEN KLATEN, Laporan Tugas Akhir, Program Diploma III, Manajemen Administrasi, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta, 2011, 72 halaman. Arsip merupakan pusat ingatan dan sumber informasi dalam rangka melakukan kegiatan perencanaan, penganalisaan, perumusan kebijakan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, penilaian, pengendalian dan pertanggungjawaban secepat-cepatnya secara akurat, terpercaya dan lengkap dari suatu proses kegiatan administrasi pemerintah maupun organisasi swasta, maka sangatlah diperlukan adanya pengelolaan arsip yang baik dan tertib. Adapun tujuan dari penulisan Laporan Tugas Akhir ini adalah untuk mengetahui bagaimana pengelolaan arsip pada Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten. Dalam melakukan pengamatan dipilih lokasi Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten, bardasarkan pertimbangan bahwa Dinas Pekerjaan Umum merupakan Dinas Pemerintah yang bergerak dalam bidang pelayanan kepada masyarakat sehingga dituntut bisa memberikan hasil kerja yang baik. Jenis pengamatan yang digunakan adalah deskriptif kualitatif yang mendeskripsiksn, memaparkan dan menganalisa sejumlah data yang ada baik secara tertulis maupun lisan berdasakan pengamatan dan berhubungan langsung dengan informan. Sumber data diperoleh dari hasil wawancara langsung dengan informan dan melalui bukubuku perusahaan. Teknik pengumpulan data dilakukan dengan wawancara, observasi dan dokumentasi. Teknis analisis data berupa reduksi data, sajian data, penarikan simpulan atau verifikasi. Dari hasil pengamatan yang dilakukan pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten, dapat diketahui bahwa penerimaan dan pencatatan arsip menggunakan sistem satu pintu, asas penyimpanan yang digunakan adalah asas campuran, dengan asas ini masing-masing sub bagian diberi kepercayaan untuk menyimpan arsipnya sendiri. Untuk sistem penyimpanan yang digunakan adalah sistem subjek. Kesimpulan dari pengamatan ini adalah pengelolaan arsip pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten meliputi : penerimaan dan pencatatan arsip, penyimpanan arsip, pemesliharaan arsip dan penyusutan arsip. Saran untuk Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten adalah sebaiknya pada bagian ini mempunyai ruangan khusus untuk menyimpan arsip. commit to user xiii

14 digilib.uns.ac.id ABSTRACT Intan Mayasari, D , ARCHIVAL SYSTEM AT GENERAL AFFAIRS AND PERSONNEL DIVISION OF PUBLIC WORKS DEPARTMENT KLATEN REGENCY, Final Report Assignment, Diploma-3 Program, Administration Management, Faculty of Social and Political Sciences Sebelas Maret University Surakarta, 2011, 72 pages. Archive is a memory centre and source of information for quick, accurate, reliable and complete planning, analyzing, policy formulation, decision making, report writing, evaluation, controlling and responsibility reporting of a government and private administration activity process. Thus it is necessary for a well-ordered archival system. The aim of this report writing is to know how the archival system at Public Works Department of Klaten Regency. The place of observation in this paper, i.e. Public Works Department of Klaten Regency, is selected due the reason that Public Works Department is a government agency that provides service to public therefore it is required to give a good performance in accomplishing its duty. Descriptive and qualitative observation is done to describe, present, and analyze a number of data either orally or written based on the observation and directly correlated with informant. Data is obtained from direct interview with informants and from company s documents. Technique of collecting data used is interview, observation and documentation. Techniques of analyzing data used are data reduction, conclusion drawing or verification. From results of observation at General Affairs and Personnel Division Public Works Department of Klaten Regency, it can be seen that archives acceptance and registry used is one door system while archives storing principle used is mixed principle in which each division is given credence to store its own archives. Storing system used is subject system. Conclusion that can be drawn from the observation is that archival system at General Affairs and Personnel Division Public Works Department of Klaten Regency consists of the following: archives acceptance and registry, archives storing, archives maintenance and reduction. It is suggested that General Affairs and Personnel Division Public Works Department of Klaten Regency provides a special room to store archives. commit to user xiv

15 digilib.uns.ac.id BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah Setiap bentuk organisasi baik itu organisasi swasta maupun organisasi pemerintahan pasti mempunyai tujuan tertentu, dalam mencapai tujuannya baik itu organisasi pemerintah maupun organisasi swasta menginginkan agar kegiatan organsiasinya dapat berjalan dengan baik dan lancar. Kegiatan pencapaian tujuan suatu organisasi tidak terlepas dari aktivitas yang bersifat pokok dan aktivitas yang bersifat penunjang, aktivitas pokok merupakan aktivitas yang secara langsung berkenaan dengan tugas pokoknya, sedangkan aktivitas penunjang adalah akivitas yang bersifat menunjang kelancaran aktivitas pokok, termasuk dalam aktivitas penunjang yaitu pekerjaan kantor atau Tata Usaha dan pekerjaan lainnya yang bersifat administasi. Kegiatan Tata Usaha adalah segenap aktivitas menghimpun, mencatat, mengelola, menggandakan, mengirim dan menyimpan berbagai keterangan yang diperlukan dalam setiap usaha kerjasama sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu. Jadi kegiatan tata usaha adalah kegiatan yang berhubungan dengan warkat, surat-surat dan dokumen atau sering disebut arsip. Kearsipan berperan penting dalam administrasi, sebagai bagian pusat ingatan dan sumber informasi dalam melakukan kegiatan perencanaan, penganalisisan, perumusan kebijakan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, penilaian, pengendalian dan pelaksanaan pertanggungjawaban. Maka dalam organisasi perlu adanya tata kearsipan yang baik, rapi, teratur, efektif dan efisien. Dengan adanya tata kearsipan yang demikian dapat membantu kelancaran mekanisme kerja dari seluruh kegiatan administrasi perkantoran. Namun apabila pengelolaan kearsipan tidak ditangani dengan baik, maka hal ini bisa menghambat kelancaran kegiatan berorganisasi bahkan dapat mengakibatkan pemborosan pikiran, tenaga dan waktu. Mengingat begitu pentingnya arsip, maka pelaksanaan suatu kearsipan yang baik sangat mendukung dalam commit pencapaian to user tujuan suatu organisasi yang tentunya sangat dipengaruhi oleh faktor, antara lain sumber daya manusia dan teknologi 1

16 digilib.uns.ac.id 2 yang terus berkembang dari waktu-ke waktu. Pelaksanaan tata kearsipan yang baik, rapi, teratur, efektif dan efisien sangat diperlukan guna memberikan informasi yang cepat bagi pimpinan dan anggota organisasi yang lain untuk pengambilan suatu keputusan serta untuk mengambil langkah tertentu guna menunjang pelaksanaan tugas pokok maupun pelayanan kepada pihak lain yang bersangkutan. Jika suatu organisasi tidak melaksanakan tata kearsipan dengan baik dan teratur maka tidaklah mungkin organisasi tersebut dapat memberikan data informasi yang baik, lengkap dan akurat. Faktor yang menyebabkan suatu organisasi belum melaksanakan penataan arsip sebagaimana mestinya adalah kurang adanya kesadaran dari para pegawai akan pentingnya arsip didalam administrasi perkantoran. Kemungkinan yang lain karena tidak tersedianya pegawai yang ahli dalam bidang kearsipan. Kearsipan merupakan bidang yang sama pentingnya dengan bidang lain, sehingga tidak sembarangan orang ditempatkan dalam bidang ini. Pegawaipegawai yang berada dalam bidang kearsipan harus memiliki keahlian dalam pelaksanaan tata kearsipan dan diperlukan kejujuran, dan ketelitian dalam menangani pekerjaan itu. Dengan tata kearsipan yang baik dan teratur serta ditunjang dengan sumber daya manusia yang memiliki keahlian dalam bidang kearsipan, maka kegunaan arsip dapat membantu organisasi dalam menyajikan data dan informasi yang cepat dan tepat, sehingga dapat membantu kelancaran kegiatan administrasi perkantoran. Berdasarkan hasil pengamatan, penulis mengetahui bahwa pengelolaan arsip di Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten menggunakan asas kombinasi yaitu untuk jenis arsip aktif disimpan pada masing-masing unit kerja yang berkepentingan atau unit kerja pencipta arsip (Desentralisasi), sedangkan untuk arsip inaktif disimpan secara terpusat (Sentralisasi) pada kantor arsip Dinas Pekerjaan Umum yang berfungsi sebagai pusat arsip. Sedangkan untuk pengurusan surat masuk dan surat keluar diselenggarakan dengan menggunakan prinsip satu pintu yaitu melalui Bagian Umum dan Kepegawaian. Berdasarkan uraian tersebut commit penulis to user tertarik untuk mengamati lebih dalam mengenai tata kearsipan pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas

17 digilib.uns.ac.id 3 Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten. Bagian ini merupakan bagian yang penting karena berkaitan langsung dengan urusan dengan surat-menyurat, penggandaan, ekspedisi, kearsipan, rumah tangga, pengadaan dan pemeliharaan perlengkapan kantor serta melakukan pengelolaan administrasi perkantoran. Selama masa pengamatan penulis mengetahui bahwa pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten belum memiliki ruangan khusus yang digunakan untuk menyimpan arsip. Selain itu di Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten juga belum mempunyai pegawai khusus yang menangani tentang arsip (pegawai yang memiliki keahlian dibidang arsip), sehingga semua pegawai bisa mengurusi arsip-arsip mereka sendiri. Hal ini mengakibatkan apabila sewaktu-waktu arsip di Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten mengalami kerusakan maupun hilang, maka tidak ada pegawai yang bertanggungjawab penuh terhadap kehilangan maupun kerusakan arsip tersebut. Atas berbagai pertimbangan diatas, maka penulis memilih Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten sebagai tempat mengadakan pengamatan karena Dinas Pekerjaan Umum merupakan Dinas Pemerintah yang bergerak dalam bidang pelayanan kepada masyarakat sehingga dituntut bisa memberikan hasil kerja yang baik. Oleh karenanya Sub Bagian Umum dan Kepegawaian diharapkan bisa melakukan tata kearsipan secara tepat, efisien dan efektif. Dalam hal ini penulis tertarik untuk mengadakan pengamatan dengan mengambil judul Tata Kearsipan Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten. B. Perumusan Masalah Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan diatas tersebut, maka perumusan masalah yang diajukan pada pengamatan ini adalah sebagai berikut: Bagaimana Pelaksanaan Tata Kearsipan pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten? commit to user

18 digilib.uns.ac.id 4 C. Tujuan Pengamatan Sesuai dengan perumusan masalah diatas, maka tujuan dari pengamatan adalah : 1. Tujuan Operasional Yaitu untuk mengetahui bagaimana Tata Kearsipan pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten. 2. Tujuan Fungsional Memberikan sumbangan pemikiran atas dasar temuan-temuan selama pengamatan dan diharapkan dapat bermanfaat bagi instansi pada umumnya dan bagi pegawai pada khususnya, kaitannya dengan tata kearsipan. 3. Tujuan Individual Pengamatan ini dilaksanakan untuk memenuhi syarat dalam memperoleh sebutan ahli Madya pada Program Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. D. Manfaat Pengamatan Adapun manfaat yang dapat diambil dari pengamatan ini adalah sebagai berikut : 1. Memberi gambaran mengenai bagaimana pelaksanaan Tata Kearsipan Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten. 2. Merupakan media pembelajaran bagi semua pihak yang berkepentingan terutama tentang masalah kearsipan. 3. Memberi masukan serta menambah pengetahuan bagi penulis dan para pembaca mengenai Tata Kearsipan Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten. commit to user

19 digilib.uns.ac.id BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Pengertian Tata Kearsipan 1. Pengertian Tata Kata tata berasal dari bahasa Jawa kuno, yaitu Tata atau Nata, namun dalam bahasa Sansekerta kata tata ditulis dengan Tatha yang memiliki arti mengurus atau menyusun. Dalam kamus bahasa Indonesia kata tata diartikan sebagai aturan, kaidah, susunan, cara menyusun dan sistem (2007: 1147). Sedangkan menurut Saiman (2002: 15), tata ialah suatu aturan atau peraturan yang harus ditaati dalam suatu proses penyelenggaraan kerja. Jadi dapat disimpulkan bawa tata berarti kegiatan mengurus, mengatur, menyusun, dan merupakan suatu peraturan yang harus ditaati dalam suatu proses penyelenggaraan kerja 2. Pengertian Arsip Setiap perusahaan pasti memiliki arsip yang berupa data dan informasi berkaitan dengan perusahaan. Data dan informasi yang terdapat di dalam arsip ada yang harus disampaikan untuk sementara waktu dan ada yang diproses lebih lanjut dan ada juga yang sudah selesai pemrosesan namun harus disimpankan karena masih dibutuhkan oleh perusahaan. Kata arsip berasal dari bahasa Belanda archief. Menurut Atmosudirdjo, dalam Wursanto (1991: 14), archief dalam bahasa Belanda mempunyai beberapa pebgertian, sebagai berikut : a. Tempat penyimpanan secara teratur bahan-bahan arsip : bahan-bahan tertulis, piagam-piagam, sutrat-surat, keputusan-keputusan, akte-akte, dokumen-dokumen, peta-peta. b. Kumpulan teratur, dari pada bahan-bahan kearsipan tersebut. c. Bahan-bahan yang harus diarsip itu sendiri Berdasarkan Undang-Undang nomor 7 Tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok commit kearsipan, to user pasal 1 ayat a, dan ayat b, menetapkan bahwa yang dimaksud dengan arsip adalah : 5

20 digilib.uns.ac.id 6 a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan. b. Naskah-naskah yang dibuat diterima oleh Badan-badan swasta dan atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. Kemudian Undang-undang no 7 tahun 1971 memberikan penjelasan bahwa yang dimaksud dengan naskah-naskah dalam bentuk corak bagaimanapun juga dari suatu arsip, adalah meliputi baik yang tertulis, maupun yang dapat didengar dan dilihat seperti hasil-hasil rekaman, film dan lain sebagainya. Sedangkan yang dimaksud dengan berkelompok adalah naskahnaskah yang berisikan hal-hal yang berhubungan satu dengan yang lainya yang dihimpun dalam suatu berkas tersendiri mengenai naskah-naskah yang sama. Istilah lain untuk arsip adalah file dan records. Atmosudirdjo, dalam Wursanto (1991: 14) memberikan pengertian file dan records sebagai berikut : File berarti : o Wadah, tempat, map, ordner, kotak, almari kabinet dan sebagainya yang dipergunakan untuk menyimpan bahan-bahan arsip o Kumpulan teratur (sistematik) bahan-bahan arsip, surat-surat, kartukartu, mikrofilm-mikrofilm dan sebagainya yang setiap kali dipakai untuk bahan petunjuk atau pembuktian. o Setiap pengaturan, penyortiran, penerbitan yang sistematik dan berturut atas barang-barang, orang-orang, personel, kertas-kertas tertulis, dokumen-dokumen dan sebagainya. o Setiap sarana atau alat yang dipakai untuk menyimpan surat-surat secara teratur commit to user

21 digilib.uns.ac.id 7 Rccords berarti : o Setiap catatan, apa saja yang dicatat untuk disimpan o Setiap bahan yang tertulis yang dipergunakan sebagai bukti, pertanggungjawaban atas suatu peristiwa atau kejadian o Register, daftar, monumen dan sebagainya dimana sesuatu bukti tertulis itu ditaruh, dicatat dan direkam. o Fakta-fakta atau data yang dicatat secara tertentu mengenai sesuatu misalnya : jasa-jasa, kelakukan, peristiwa kerja, karier, dan sebagainya. o Plat atau piringan hitam, pita, rekaman. o Suatu berita acara atau laporan resmi yang dibuat oleh seorang pejabat resmi. Secara singkat dapat dikatakan bahwa records adalah setiap lembaran dalam bentuk maupun dalam wujud apapun yang berisi informasi atau keterangan untuk disimpan sebagai bahan pembuktian atau pertanggungjawaban atas suatu peristiwa atau kejadian. Sedangkan file, menurut pengertian tersebut diatas dapat berarti wadah, tempat atau sarana yang dipakai untuk menyimpan surat-surat secara teratur dan dapat pula berarti kumpulan bahan-bahan keterangan dalam bentuk maupun dalam wujud apapun yang dapat dipergunakan sebagai bahan pembuktian terhadap suatu peristiwa atau kejadian. Disamping dua istilah tersebut (file dan records), istilah lain untuk arsip adalah warkat, istilah warkat berasal dari bahasa Arab dari kata warkat yang artinya surat. Tetapi dalam perkembangan selanjutnya warkat tidak hanya berarti surat, melainkan setiap lembaran yang berisi keterangan yang mempunyai arti dan kegunaan. The Liang Gie, dalam Wursanto (1991: 15), memberikan pengertian bahwa warkat, adalah setiap catatan tertulis atau bergambar mengenai sesuatu hal atau peristiwa yang dibuat orang untuk keperluan membantu ingatan. Menurut jenisnya, arsip dapat dibedakan menjadi beberapa macam tergantung pada segi peninjauanya. commit to user Menurut fungsi dan kegunaan arsip dapat digolongkan menjadi arsip dinamis dan statis. Menurut Undang-

22 digilib.uns.ac.id 8 Undang No.7 tahun 1971, yang dimaksud dengan arsip dinamis dan arsip statis adalah sebagai berikut : a. Arsip dinamis Adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan, kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. Singkatnya dapat dikatakan bahwa arsip dinamis adalah arsip-arsip yang masih digunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari (Warsanto, 1991: 28-29). Arsip dinamis dapat dibedakan menjadi : 1) Arsip aktif ialah arsip-arsip yang masih sering dipergunakan bagi kelangsungan kerja. Jadi arsip aktif masih ada ditempat atau unit pengolah dalam suatu kantor atau perusahaan. 2) Arsip semi aktif adalah arsip-arsip yang frekuensi penggunaanya sudah mulai menurun. 3) Arsip inaktif ialah arsip-arsip yang jarang sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari. b. Arsip statis Adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari Administrasi Negara. Singkatnya dapat dikatakan bahwa arsip statis adalah arsip-arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam kehidupan perkantoran sehari-hari (Warsanto, 1991 : 29). 3. Pengertian Kearsipan Kearsipan mempunyai peranan sebagai pusat ingatan, sebagai sumber informasi dan sebagai alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengembangan, perumusan commit kebijakan, to user pengambilan keputusan, pembuatan

23 digilib.uns.ac.id 9 laporan, pertanggungjawaban, penilaian dan pengendalian secepat-cepatnya. (Barthos, 1990: 2) Beberapa pengertian kearsipan, menurut para ahli, diantaranya : a. Ig. Wursanto (1991: 12), mendefinisikan kearsipan adalah salah satu macam pekerjaan kantor atau pekerjaan tata usaha yang banyak dilakukan oleh setiap badan usaha, baik badan usaha pemerintah maupun badan usaha swasta. Kearsipan menyangkut pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat atau surat-surat dan dokumen-dokumen kantor lainya. b. M. N Maulana (1979: 19), mendefinisikan kearsipan adalah suatu cara atau metode yang digunakan atau direncanakan dan dipergunakan untuk menyimpan, pemeliharaan arsip bagi individu maupun umum dengan memakai indeks yang sudah ditentukan. Dalam hal ini yang perlu diperhatikan adalah pengelolaan dan pengaturan serta pengawasan dan pemeliharaan yang dikendalikan sehingga teratur rapi dan praktis, mudah dicari kembali dengan cepat, tepat, efektif dan efisien. c. The Liang Gie dalam Ida Nuraida (2008: 92), Pengarsipan adalah kegiatan menyimpan warkat dengan berbagai cara dan alat di tempat tertentu yang aman agar tidak rusak atau hilang sebagai pusat ingatan atau sumber informasi suatu organisasi. commit to user

24 digilib.uns.ac.id 10 Berikut contoh Bagan Kearsipan atau Struktur Organisasi Administrasi Kearsipan Bagan 2.1 Kepala Wakil Agenda Arsip Tikkery Rks / pos Dokumen Stensil Biasanya bagan tersebut dimasukkan ke dalam sekretariat (Maulana 1979: 20) Dari beberapa definisi diatas dapat diketahui bahwa kearsipan memiliki peranan penting, baik sebagai alat untuk membantu daya ingatan manusia maupun dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah dalam pelaksanaan kehidupan bangsa. Selain itu kearsipan juga merupakan salah satu bahan untuk penelitian ilmiah. Usaha-usaha penelitian untuk mempelajari persoalanpersoalan tertentu akan lebih mudah bila bahan-bahan kearsipan terkumpul, tersimpan dengan baik dan teratur. Berdasarkan definisi diatas dapat diambil kesimpulan bahwa kearsipan adalah suatu proses kegiatan pengurusan atau pengaturan arsip dengan mempergunakan suatu sistem tertentu, sehingga arsip-arsip tersebut dapat ditemukan kembali dengan tepat dan cepat saat diperlukan kembali. Apabila pengertian commit antara to user tata dan kearsipan digabungkan maka yang dimaksud dengan Tata Kearsipan adalah kegiatan mengatur,

25 digilib.uns.ac.id 11 menyusun dan mengurus arsip yang meliputi penerimaan dan pencatatan, penyimpanan, pemeliharaan, serta pemusnahan atau penyusutan arsip-arsip dengan menggunakan sistem tertentu agar apabila arsip tersebut diperlukan dengan cepat dan mudah ditemukan kembali. B. Tujuan Kearsipan Tujuan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi Pemerintah. (Barthos, 1990: 12) Secara umum sistem kearsipan mempunyai sasaran untuk memberikan pelayanan dalam penyimpanan arsip dan menyediakan informasi yang baik dan siap pakai dengan cara yang mudah dan cepat. Menurut Ida Nuraida dalam bukunya, tujuan penyimpanan arsip adalah: Sebagai referensi, bila perusahaan memerlukan suatu keterangan atau informasi tertentu. Memberikan data atau informasi kepada manajer atau pihak yang berwenang untuk mengambil keputusan dalam perusahaan mengenai hasil atau prestasi yang telah dicapai oleh perusahaan. Hasil atau prestasi yang telah dicapai perusahaan adalah dasar dalam pengambilan keputusan untuk masa yang akan datang. Memberikan keterangan-keterangan sebagai bukti yang sesuai dengan ketentuan hukum. (Nuraida, 2008: 101) Sistem arsip yang tepat berpengaruh besar terhadap kemudahan dalam penelusuran dan pencarian informasi sehingga memudahkan pula dalam pengambilan keputusan. Apabila sewaktu-waktu data dan informasi yang tersimpan dalam arsip dibutuhkan, maka arsip tersebut harus tersedia setiap saat untuk diberikan pada pihak-pihak commit to user yang terkait.

26 digilib.uns.ac.id 12 C. Tata Kearsipan Disetiap organisasi baik organisasi pemerintah maupun organisasi swasta, biasanya dalam urusan surat menyurat di catat dalam semacam buku yang dinamakan buku agenda. Buku ini mencatat segala sesuatu yang berkenaan dengan pengiriman surat-surat kepada pihak lain atau penerimaan surat-surat masuk. Untuk surat masuk maupun surat keluar biasanya dibuatkan buku agenda sendiri-sendiri. Jadi biasanya setiap organisasi mempunyai buku agenda surat masuk dan buku agenda surat keluar. Terdapat 5 struktur cara tata kerja kearsipan yang memuat seluruh kegiatan kearsipan, antara lain sebagai berikut : 1. Penerimaan dan Pencatatan Arsip a. Surat Masuk Surat masuk adalah surat yang masuk ke dalam suatu instansi atau perusahaan atau bagian dalam suatu instansi atau perusahaan, baik yang berasal dari instansi atau perusahaan lain atau dari bagian lain pada instansi atau perusahaan yang sama. Dengan demikian surat masuk dapat berasal dari pihak ekstern maupun pihak intern instansi atau perusahaan tersebut. (Nuraida, 2008: 76) Kegiatan dalam penanganan surat masuk meliputi: a) Penerimaan Surat Surat masuk yang sudah di terima disortir terlebih dahulu kemudian di catat dalam buku agenda surat masuk Bila menerima surat dari pos maka harus memeriksa kebenaran alamat surat dan mengembalikan surat apabila alamat yang tercantum pada surat salah. Menggolongkam surat berdasarkan alamat yang dituju. Mengelompokan surat terbuka dan tertutup. Membuka surat commit terbuka to user dan memeriksa kelengkapan surat tersebut