UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS (UniMAP) MANUAL PENGGUNA. SISTEM eqdoc (MODUL e-ncr) JURUAUDIT

Transkripsi

1 UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS (UniMAP) MANUAL PENGGUNA SISTEM eqdoc (MODUL e-ncr) JURUAUDIT

2 ISI KANDUNGAN BIL PERKARA MUKA SURAT 1 ALIRAN KERJA PROSES LAPORAN KETIDAKPATUHAN (NCR) 3 2 ISTILAH TETINGKAP YANG TERDAPAT DALAM SISTEM eqdoc 4 3 ALIRAN KERJA JURUAUDIT PROSES: 5-16 LOG MASUK 6-7 ISU LAPORAN KETIDAKPATUHAN 8 PENGESAHAN LAPORAN KETIDAKPATUHAN 9-13 PAPAR SENARAI STATUS LAPORAN KETIDAKPATUHAN M u k a s u r a t

3 ALIRAN KERJA PROSES LAPORAN KETIDAKPATUHAN (NCR) PEMILIK DOKUMEN JURUAUDIT ISU LAPORAN Mula Isi Borang Laporan Hantar / Isu Laporan kepada Ketua jabatan & Pemilik Proses Jawab / Kemaskini Laporan Hantar kepada Juruaudit Ketidak patuhan Tutup? TIDAK YA Tamat 3 M u k a s u r a t

4 ISTILAH TETINGKAP YANG TERDAPAT DALAM SISTEM eqdoc PAPARAN MENU SUB MENU 4 M u k a s u r a t

5 ALIRAN KERJA JURUAUDIT 5 M u k a s u r a t

6 ALIRAN KERJA JURUAUDIT PROSES : LOG MASUK 1. Masukkan id pengguna dan kata laluan pada kekotak ruangan di sebelah kiri bawah laman utama sistem eqdoc. 2. Klik untuk akses ke dalam sistem. 6 M u k a s u r a t

7 PAPARAN JURUAUDIT 7 M u k a s u r a t

8 PROSES : ISU LAPORAN KETIDAKPATUHAN MENU: e-ncr SUBMENU: ISU NCR Submenu Isu NCR membantu pengguna untuk mengeluarkan/mengisu Laporan Ketidakpatuhan kepada mana-mana Pemilik Proses/Auditi. 1. Klik pada submenu Isu NCR dibawah menu e-ncr. 2. Paparan Isu NCR dipaparkan, seperti Rajah 1. Rajah 1 3. Paparan ini mengandungi beberapa jenis ruangan, langkah-langkah yang perlu dilakukan ialah membuat pilihan atau mengisi ruangan berikut: 3.1 Kepada 3.2 Auditi/Pemilik Proses 3.3 Jenis Ketidakpatuhan 3.4 Klausa MS ISO Prosedur Yang Berkaitan 3.6 Keterangan Ketidakpatuhan 4. Klik pada Daftar untuk mengakhiri proses. Paparan seperti Rajah 2 dipaparkan menunjukkan proses isu Laporan Ketidakpatuhan telah berjaya. Pemilik proses dan Ketua Jabatan berkenaan akan menerima untuk mengambil tindakan seterusnya. 8 M u k a s u r a t Rajah 2

9 PROSES : PENGESAHAN LAPORAN KETIDAKPATUHAN MENU: e-ncr SUBMENU : SENARAI NCR YANG DIISU Sub Menu Senarai NCR Yang Diisu memaparkan segala Laporan Ketidakpatuhan yang telah diisu kepada Pemilik Proses. 1. Pengguna akan memperoleh pemberitahuan seperti rajah 3. Rajah 3 2. Pada paparan Juruaudit dalam sistem eqdoc, klik pada submenu Senarai NCR Yang Diisu dibawah Menu e-ncr. 3. Paparan Senarai NCR Yang Diisu dipaparkan, seperti Rajah 4. 9 M u k a s u r a t

10 Rajah 4 4. Klik bebutang untuk memaparkan semua Laporan Ketidakpatuhan yang telah diisu. Rajah 5 akan dipaparkan. Rajah 5 10 M u k a s u r a t

11 5. Penunjuk ikon. IKON PENERANGAN Buat pengesahan Laporan Ketidakpatuhan sama ada boleh ditutup atau perlu dikemaskini oleh Pemilik Proses. Lihat Laporan yang masih belum diambil tindakan oleh Pemilik Proses Hapus maklumat dan data berkaitan. Papar status Laporan Ketidakpatuhan dengan lebih lanjut 5.1 Klik pada (jika ada) untuk memaparkan Laporan Ketidakpatuhan (dalam bentuk cetakan). 5.2 Paparan Laporan Ketidakpatuhan dipaparkan seperti rajah 6. Rajah 6 11 M u k a s u r a t

12 5.3 Klik pada untuk membuat pengesahan laporan sama ada boleh ditutup atau perlu dikemaskini oleh Pemilik Proses Teringkap seperti Rajah 7 akan dipaparkan. Rajah 7 12 M u k a s u r a t

13 5.1.2 Isi ruangan Verifikasi Juruaudit Buat pilihan sama ada menutup Laporan Ketidakpatuhan atau meminta Pemilik Proses untuk mengemaskini laporan tersebut dengan klik pada pilihan Ketidakpatuhan Ditutup Klik pada bebutan Daftar untuk mengakhiri proses. Paparan seperti Rajah 8 dipaparkan menunjukkan proses kemaskini dokumen telah berjaya. pemberitahuan akan dihantar kepada Ketua Jabatan dan Pemilik Proses untuk tindakan selanjutnya. Rajah 8 13 M u k a s u r a t

14 PROSES: PAPAR SENARAI STATUS LAPORAN KETIDAKPATUHAN Paparan Status Laporan Ketidakpatuhan berfungsi memaparkan Laporan-laporan yang telah diisu oleh Juruaudit. 1. Melalui paparan laman utama system eqdoc, klik pada Audit Dalaman SPK sebelah kiri paparan laman utama dalam senarai Menu. 2. Paparan Audit Dalaman SPK akan dipaparkan seperti Rajah 9. Rajah 9 3. Klik pada status tahun semasa (tahun 2010) untuk melihat senarai tersebut. 14 M u k a s u r a t

15 4. Paparan Status Laporan Ketidakpatuhan (NCR) 2010 akan dipaparkan seperti Rajah 10. Rajah Klik pada untuk melihan paparan Laporan Ketidakpatuhan (dalam bentuk cetakan). 6. Paparan log masuk akan dipaparkan seperti Rajah 11. Pengguna perlu memasukkan Kata Laluan yang diberikan (sila hubungi ketua juruaudit untuk mendapatkan Kata Laluan ) untuk melihan Laporan tersebut. 15 M u k a s u r a t

16 Rajah Setelah Kata Laluan dimasukan dan log masuk diklik. Paparan Laporan Ketidakpatuhan akan dipaparkan seperti rajah 12. Rajah M u k a s u r a t