MANAJEMEN PERSEDIAAN ILHAM SUGIRI HAMZAH KARIM AMRULLAH ARIE TINO YULISTYO

Transkripsi

1 MANAJEMEN PERSEDIAAN ILHAM SUGIRI HAMZAH KARIM AMRULLAH ARIE TINO YULISTYO

2 Persediaan : PENGERTIAN - Segala sesuatu/sumber daya organisasi yang disimpan dalam antisipasinya terhadap pemenuhan permintaan - Sekumpulan produk phisikal pada berbagai tahap proses transformasi dari bahan mentah ke barang dalam proses, dan kemudian barang jadi Manajemen persediaan : Menentukan jumlah persediaan yang optimal dengan biaya total yang minimal.

3 FUNGSI PERSEDIAAN memberikan pilihan barang dapat memenuhi permintaan pelanggan yang diantisipasi dan memisahkan perusahaan dari fluktuasi permintaan. memisahkan beberapa tahap dari proses produksi. Contohnya, jika persediaan sebuah perusahaan berfluktuatif, persedian tambahan mungkin diperlukan agar bisa memisahkan proses produksi dari pemsok. Untuk mengambil keuntungan dari potong jumlah karena pembelian dalam jumlah besar dapat menurunkan biaya pengiriman barang Untuk menghindari inflasi dan kenaikan harga

4 Jenis-jenis Persediaan: Persediaan bahan mentah Persediaan barang dalam proses Persediaan barang jadi/produk akhir Persediaan bahan-bahan pembantu/pelengkap/perbaikan/pemelihara an

5 Sistem Kontrol Persediaan Klasifikasi ABC Sistem Persediaan Periodik Sistem Persediaan Kontinyu

6 KLASIFIKASI ABC Memfokuskan kepada persediaan yang critical (bernilai tinggi) daripada yang trivial (bernilai rendah). Klasifikasi ABC membagi persediaan dalam 3 kelompok berdasarkan atas volume tahunan dalam jumlah uang Kelas A: nilai volume rupiah yang tinggi, mewakili 70-80% dari nilai total volume rupiah, meskipun jumlahnya sedikit (sekitar 15% dr jumlah persediaan) Kelas B: Nilai volume rupiah yang menengah, mewakili sekitar 15% dari nilai persediaan, dan sekitar 30% dari jumlah persediaan Kelas C: Nilai volume rupiahnya rendah, hanya mewakili sekitar 10% dari nilai, tetapi terdiri dari sekitar 55% dari jumlah persediaan.

7 CONTOH ANALISIS ABC Suatu perusahaan dalam proses produksinya menggunakan 10 item bahan baku. Kebutuhan persediaan selama satu tahun dan harga bahan baku per unit seperti dalam tabel berikut : Item Kebutuhan (unit/tahun) Harga (rupiah/unit) H H H H H H H H H H

8 Untuk membagi kesepuluh jenis persediaan tesebut dalam tiga kelas A, B, C dapat dilakukan sebagai berikut : Item Volume tahunan (unit) Harga per unit(rupiah) Volume tahunan (ribu rp) Nilai kumulatif (ribu rp) Nilai kumulatif (persen) Kelas H ,5 A H ,0 A H ,5 B H ,1 B H ,9 B H ,9 C H ,3 C H ,5 C H ,0 C H ,0 C

9 Berdasarkan perhitungan di atas, dapat diketahui bahwa : 1. Kelas A memiliki volume tahunan rupiah sebesar 70,0% dari total persediaan, yang terdiri dari 2 item (20%), yaitu item H-109 dan H Kelas B memiliki nilai volume tahunan rupiah sebesar 19,9% dari total persediaan, yang terdiri dari item 3 (30%) persediaan. 3. Kelas C memiliki nilai volume tahuna rupiah sebesar 10,1% dari total persediaan, yang terdiri dari 5 item (50%) persediaan Apabila digambarkan dalam bentuk diagram Pareto, dapat terlihat bagaimana besarnya proporsi kelas A dibandingkan kelas B dan C seperti dalam berikut :

10 Gambar : Grafik dari analisis ABC % Pemakaian 80 - A B C % dari keseluruhan persediaan

11 Sistem Persediaan Periodik Sistem persediaan ini dikenal juga dengan sistem waktu tetap. Persediaan dihitung pada interval waktu tertentu, misalnya tiap pekan atau pada akhir bulan. Kerugian sistem ini adalah kurangnya pengendalian langsung. Contoh yang sering dilakukan ada pada toko kelontong/warung tradisional dan rumahan. Perusahaan seperti Sosro dan Coca Cola Company melakukan sistem persediaan periodik pada warung-warung tradisional dan rumahan.

12 Sistem Persediaan Kontinyu Sistem ini juga disebut sistem perpetual atau sistem kuantitas pesanan tetap. Pesanan dilakukan ketika persediaan berkurang sampai suatu tingkat yang telah ditentukan (reorder system). Contoh yang sering dilakukan adalah sistem checkout terkomputerisasi dengan laser scanner di supermarket. Dengan sistem ini, scanner akan membaca barcode produk di kemasan produk dan transaksi dicatat secara langsung dan tingkat persediaan diperbarui. 12

13 TEKNIK MENGAWASI PERSEDIAAN JASA Ada kecenderungan anggapan bahwa perusahaan yang bergerak di sektor jasa tidak ada persediaan, kenyataannya tidak demikian. Contohnya seperti dalam bisnis ritel ataupun pedagang besar, persediaan menjadi hal yang amat penting. Dalam jasa makanan persediaan menjadikan keberhasilan atau kegagalan. Persediaan yang tidak terpakai nilainya menjadi hilang, sedang yang rusak, dicuri atau hilang sebelum dijual merupakan kerugian. Biasanya disebut sebagai penyusutan atau penyerobotan yang pada umumnya ditentukan dalam persentase. Pengaruh kerugian terhadap profitabilitas sangat substansial, konsekuensinya keakuratan dan pengendalian persediaan sangat penting. Dalam hal ini teknik yang diterapkan mencakup: a. Pemilihan karyawan, pelatihan dan disiplin yang baik, walaupun tidak mudah tetapi sangat penting. b. Pengendalian yang ketat atas kiriman barang yang datang. Penerapannya misalkan dengan pemakaian system barcode yang dapat dirancang secara komputerisasi. c. Pengendalian yang efektif atas semua barang yang keluar dari fasilitas. Bisa dilakukan dengan barcode maupun garis magnetic ataupun pengamatan langsung melalui kaca satu arah, video atau pengawasan oleh manusia. 13

14 MODEL PERSEDIAAN Dalam bagian ini akan dijelaskan model persediaan menurut permintaannya dan biaya yang terkait dengan persediaan. Permintaan Independen dan Dependen Model pengendalian persediaan mengasumsikan bahwa permintaan suatu produk bersifat dependen atau independen terhadap permintaan produk lainnya. Misalnya permintaan televisi independen terhadap permintaan mesin cuci, akan tetapi permintaan televisi dependen terhadap kebutuhan produksi dari televisi. Bahasan kali ini hanya berfokus pada mengelola persediaan dengan permintaan independent.

15 BIAYA-BIAYA DALAM PERSEDIAAN Ket : D = Jumlah kebutuhan barang (unit/tahun) S = pemesanan (rupiah/pesanan) Q = Jumlah pemesanan (unit/pesanan)

16 MODEL-MODEL PERSEDIAAN PERMINTAAN INDEPENDENT 1. Economic Order Quantity (EOQ) 2. Quantity Discount Model (QDM) 3. Production Order Quantity (POQ) Model persediaan digunakan utk menentukan kapan pesanan suatu barang dilakukan dan berapa banyak barang yg dipesan.

17 ECONOMIC ORDER QUANTITY - EOQ (Jumlah Pesanan Ekonomis) Model EOQ adalah suatu rumusan untuk menentukan kuantitas pesanan yang akan meminimumkan biaya persediaan. Mudah digunakan tetapi didasarkan pada beberapa asumsi : Barang yang dipesan dan disimpan hanya satu macam Kebutuhan/permintaan brg adalah konstan dan diketahu Biaya pemesanan dan biaya penyimpanan adalah konstan dan diketahui Barang yang dipesan segera dapat tersedia dan tidak ada pesanan tertunda (diterima dalam satu batch) Harga barang tetap dan tidak tergantung dari jumlah yang dipesan (tidak ada potongan kuantitas) Waktu tenggang (lead time) diketahui dan konstan

18 Pola Persediaan Q tingkat persediaan Q/2 rata2 persediaan Waktu dengan asumsi permintaan konstan pada setiap periode

19 Contoh PT A merupakan suatu perusahaan yang memproduksi tas wanita. Perusahaan ini memerlukan suatu komponen material sebanyak unit selama setahun. Biaya pemesanan komponen itu Rp untuk setiap kali pesan dan tidak tergantung pada jumlah komponen yang dipesan. Biaya penyimpanan ( perunit/pertahun) sebesar 10% dari nilai persediaan. Harga komponen Rp perunit. Berdasarkan data itu, manajer perusahaan dapat menentukan jumlah pesanan yang paling ekonomis (EOQ) yang dapat memberikan biaya total persediaan terendah.

20 Perhitungan Biaya Persediaan FREKUENSI PESAN (X) JUMLAH PESANAN (UNIT) PERSEDIAAN RATA-RATA (UNIT) BIAYA PEMESANAN (Rp) BIAYA PENYIMPANAN (Rp) BIAYA TOTAL (Rp) Dari perhitungan biaya persediaan dengan metode coba-coba tsb, dapat diketahui bahwa biaya total persediaan paling minimal adalah Rp ,- Jika diperhatikan pada saat biaya minimal tersebut ternyata biaya pesan sama dengan biaya simpan (Rp ). Dengan dasar perhitungan tsb, maka bisa dicari jumlah pembelian dengan biaya yang paling minimal.

21 Model Persediaan EOQ: Pendekatan Matematis Notasi yang digunakan: Q = Jumlah barang setiap pemesanan Q * = Jumlah optimal barang per pemesanan (EOQ) D = Permintaan tahunan barang persediaan dalam unit S = Biaya pemasangan atau pemesanan setiap pesanan H = Biaya penahan atau penyimpanan per unit per tahun

22 Total biaya Hubungan Biaya Pesan dan Biaya Simpan TC = H.Q/2 + S. D/Q Bi. Simpan = H.Q/2 Bi. Pesan = S. D/Q 0 EOQ Q

23

24 Contoh : PT B sebuah perusahaan yang memasarkan jarum suntik steril ke berbagai rumah sakit, memiliki - Permintaan tahunan (D) = 1000 unit - Biaya pesanan / pesanan (S) = Rp 10 per pesanan -Biaya simpanan/unit/ tahun (H) = Rp 0,5 /unit/tahun Pertanyaan: Hitunglah kuantitas optimum (EOQ) Berapa kali perusahaan melakukan pemesanan dalam 1 tahun Berapa lama EOQ akan habis dikonsumsi perusahaan Berapa total biaya yang dikeluarkan perusahaan untuk pengadaan bahan tersebut

25 Penyelesaian : a. EOQ (jumlah pemesanan optimal) : b. Jumlah (kali) pemesanan : D Q N * c. Waktu antar pemesanan : T Q * 2DS 2(1000)(10) = = = = 200Unit H 0,5 Jumlah Jumlah hari kerja per tahun (kali) pemesanan d. Total Biaya (TC) : TC = = = DS * Q Q 2 H 5 kali pemesanan per tahun = = = * hari diantara 200 (0,5) 2 = + = + = pesanan Rp100. -

26 EOQ dengan Safety Stock Jika perusahaan menetapkan jumlah minimum persediaan yang harus ada digudang (Safety Stock) maka jumlah barang yang ada di gudang: = EOQ + Safety Stock Dari contoh perhitungan EOQ adalah 200 unit, maka besarnya jumlah barang yang ada di gudang bila ditetapkan safety stock sebesar 25: = EOQ + Safety Stock = = 225 unit

27 Menentukan Besarnya Safety Stock Faktor pengalaman Faktor dugaan Biaya Keterlambatan Contoh : Penggunaan per hari 15 Kg Keterlambatan pengiriman 10 Hari Maka besarnya safety stock = 10 x 15 Kg = 150 Kg

28 WAKTU TENGGANG, PERSEDIAAN PENGAMAN DAN TITIK PEMESANAN ULANG Waktu tenggang (lead time): Perbedaan waktu antara waktu pemesanan sampai saat barang tiba atau siap dipakai. Persediaan pengaman (safety/buffer/iron stock): Persediaan yang dicadangkan untuk kebutuhan selama menunggu barang datang. Berfungsi untuk melindungi atau menjaga kemungkinan terjadinya kekurangan bahan. Titik pemesanan ulang (reorder point): Titik dimana harus diadakan pemesanan kembali sedemikian rupa, sehingga kedatangan atau penerimaan bahan baku yang dipesan adalah tepat waktu, dimana persediaan di atas persediaan pengaman sama dengan nol.

29 Cara menetapkan titik pemesanan ulang: 1) Jumlah penggunaan selama waktu tenggang ditambah dengan persentase tertentu 2) Jumlah penggunaan selama waktu tenggang ditambah dengan penggunaan selama periode tertentu sbg persediaan pengaman Dalam bentuk rumus: ROP = d x L + SS dimana: ROP = reorder point (waktu pemesanan ulang) d = tingkat kebutuhan per unit waktu SS = safety stock (persediaan pengaman) L = lead time (waktu tenggang)

30 Grafik pemakaian persediaan dari waktu ke waktu

31 Contoh: Diketahui kebutuhan bahan per minggu adalah 100 unit, berdasarkan pengalaman rata-rata waktu tenggang adalah 3 minggu, dan persediaan pengaman ditentukan sebesar 20% dari kebutuhan selama waktu tenggang. TENTUKAN ROP! ROP = d x L + SS ROP = 100 x % (100 x 3) = 360 unit Artinya pemesanan kembali perlu dilaku-kan pada saat tingkat persediaan barang mencapai 360 unit.

32 QUANTITY DISCOUNT MODEL Quantity discount secara sederhana merupakan harga yang dikurangi karena sebuah barang dibeli dalam jumlah yang besar. Penentuan kuantitas suatu pesanan bahkan dengan diskon yang terbesar sekalipun mungkin tidak meminimalkan biaya persediaan total Memang dengan bertambahnya diskon karena kuantitas biaya produk menjadi turun tetapi biaya penyimpanan akan meningkat karena jumlah pesanan yang lebih besar. Dalam menentukan pilihan mana yang paling tepat adalah mempertimbangkan biaya persediaan total yang paling kecil diantara alternatif yang ada. Biaya Persediaan total = Biaya Pemesanan + Biaya Penyimpanan + Biaya Produk Dimana : Q = Jumlah unit yang dipesan = D/Q.S + QH/2 + PD D = Permintaan tahunan dalam satuan S = Biaya Pemesanan per pesanan P = Harga per unit H = Biaya Penyimpanan per unit per tahun

33 Contoh 3. Suatu perusahaan menghadapi tiga paket penawaran sebagai berikut: Paket Jumlah pembelian Harga per unit A Rp B Rp C lebih Rp D = unit S = Rp ,- I = 20 % Pertanyaan: Di paket apakah sebaiknya perusahaan melakukan pembelian Tahapan: 1). Untuk setiap paket, hitung nilai Q *, dengan menggunakan persamaan Q * = Paket C : Q* = 2 DS H = IP dalam arti I = persentase dari harga per unit. IP Maka perhitungannya: Paket A : Q* = Paket B : Q* =

34 2). Jika jumlah pemesanan terlalu rendah maka harus disesuaikan jumlah pesanan ke atas yaitu ke jumlah terendah yang memungkinkan diperoleh potongan harga. Pada contoh ini Q * A = 700 Q* B = (disesuaikan) Q*C = (disesuaikan) 3). Dengan menggunakan rumus biaya total persediaan, hitung biaya persediaan masing-masing paket, biasanya menggunakan tabel: PKT P Q (1) Biaya Pemesanan = D/Q.S (2) Biaya Penyimpanan = Q.I.P/2 (3) Biaya Produk = P.D Biaya Total Persediaan = A B C ) Yang biaya total persediaan terendah adalah Q = unit, sehingga paket B yang dipilih karena menghasilkan biaya paling optimal.

35 Production Order Quantity (POQ) Model ketika persediaan tidak diterima sekaligus tetapi berangsur-angsur dalam suatu periode (bertahap) Biasanya terjadi jika perusahaan berfungsi sebagai pemasok dan sekaligus sebagai pemakai.

36 Persediaan (unit) Diproduksi dan Digunakan (p - d) I Hanya Digunakan (d) Q Jika semua Langsung diterima I Persediaan maksimum t Waktu

37 Pendekatan Matematis

38 Contoh PT C merupakan industri sepatu wanita yang sedang berkembang. Jumlah permintaan sepatu kantor sebesar unit per tahun., atau rata2 40 unit/hari. Sol sepatu dibuat sendiri dari kulit dengan kecepatan produksi 60 unit / hari. Biaya set up untuk pembuatan sol sepatu sebesar Rp , sedangkan biaya penyimpanan diperkirakan sebesar Rp per unit/tahun. Hitunglah : A. Pesanan optimal B. Persediaan maksimum C. Biaya total pertahun D. Lama produksi berjalan 38

39 Solusi Berdasarkan data di atas dapat diketahui : D = unit/tahun d = 40 unit / hari p = 60 unit / hari S = Rp H = Rp per unit / tahun Jumlah pesanan optimal = = 600 unit

40 Persediaan maksimum : Biaya total pertahun : Lama produksi : Q* / p = 600 / 60 = 10 hari

41 EOQ Model dengan Backorder Model ini digunakan bila barang-barang yang dipasok terlambat datang ketika ada pesanan., sehingga ada biaya backorder. Asumsi-asumsi yang digunakan : Permintaan diketahui dan bersifat konstan Pelanggan mau menerima pesanan yang menyusul (backorder) Ada waktu (t1) dimana ada surplus persediaan (I) Ada waktu (t2) dimana ada kekurangan persediaan ( Q I ) Setiap siklus memerlukan waktu yang sama (tc) Biaya backorder per unit per tahun konstan ( B, Rp / unit / tahun) Backorder dan persediaan dipenuhi secara bersamaan.

42 Persediaan (unit) Tingkat persediaan dengan backorder I I Q Backorder (unit) Q-I Satu siklus t 1 t 2 t C

43 Pendekatan Matematis (I 2 / 2 Q ). H = Total holding cost ( D / Q ).S = Total ordering cost { ( Q I) 2 / 2 Q }. B = Total Shortage Cost - B = biaya backorder ; Q I = Jumlah yang dipesan kembali Biaya Total : TC = (I 2 / 2 Q ). H + S. ( D / Q ).S + { ( Q I) 2 / 2 Q }. B Dengan mendiferensialkan TC terhadap Q dan I ( dtc / dq dan dtc / di) maka akan diperoleh jumlah pemesanan optimal ( Q*) dan surplus persediaan tahunan (I). Pemesanan Optimal : Q* = ( 2 D S / H ). { ( H + B ) / B } Surplus Persediaan tahunan : I = ( 2 D S / H ). { B / ( H + B) }

44 Contoh: Seorang tenaga penjualan telah menginformasikan kepada departemen pengawasan persediaan suatu perusahaan bahwa para langganan produk tertentu tidak berkeberatan menunggu pengiriman barang bila diberikan potongan ketika harus menunggu. Tenaga penjualan tersebut memperkirakan bahwa biaya backordering Rp 150 perunit / pertahun; D = unit/tahun; H = Rp 50,- / unit / tahun; S = Rp / order. Tentukan: 1. EOQ 2. Jumlah order (siklus) per tahun 3. Jumlah yang dipesan kembali (Q-I) 4. Biaya tahunan total & bandingkan dg sebelumnya

45 1. 2SD H+B Q = H B 2. Q = 2(35.000)( ) Q = (1,1547) = unit Jumlah order (siklus) per tahun = D/Q: D = = 11,57 Q

46 3. Jumlah yang dipesan kembali = Q-I: I = I = 2SD B H H+B 2(35.000)( ) I = (0,866) = unit Backorder = = unit 4. I 2 D (Q-I) 2 TC = H + S + B 2Q Q 2Q = (11,57)+150 2(21.602) 2(21602) = = Rp ,-

47 MODEL PROBABILITAS dengan LEAD TIME yang KONSTAN Pada asumsi permintaan tidak konstan tetapi dapat dispesifikasi melaui distribusi probabilitas maka dapat digunakan model probabilitas. Permintaan yang tidak pasti memperbesar kemungkinan terjadinya kehabisan stok. Salah satu metode untuk mengurangi kemungkinan terjadinya kehabisan stok adalah dengan menahan unit tambahan di persediaan, hal ini meliputi penambahan jumlah unit stok pengaman sebagai penyangga titik pemesanan ulang. Titik pemesanan ulang : ROP = d x L Dengan memasukkan ss (safety stok) maka ROP = d x L + ss

48 Contoh 4. Suatu perusahaan mempunyai ROP = 50 unit Biaya penyimpanan = Rp 5.000,- per unit per tahun Biaya kehabisan stok = Rp ,-per unit. Perusahaan telah mengalami probabilitas permintaan sebagai berikut: Jumlah Unit Probabilitas 30 0, ,20 ROP 50 0, , ,10 1,00 48

49 Perhitungannya sebagai berikut : Stok Pengaman Biaya Penyimpanan Biaya Kehabisan Stok Biaya Total 20 (20)(5.000) = Rp ,- 0 Rp ,- 10 (10)(5.000) = Rp ,- (10)(0,1)(40.000)(6) = Rp ,- Rp ,- 0 0 (10)(0.1)(40.000)(6) +(20)(0,1)(40.000) (6) = Rp ,- Rp ,- Dari perhitungan tersebut, stok pengaman yang biaya totalnya paling rendah adalah 20 unit maka ROP yang baru = ROP lama + 20 = = 70 unit.

50 Hal yang sangat perlu diperhatikan adalah bahwa manajemen mempertahankan tingkat pemenuhan permintaan, yang bersifat komplementer terhadap probabilitas terjadinya kehabisan stock. Seandainya probabilitas kehabisan stok adalah 0,05 maka tingkat pemenuhan permintaannya adalah 0,95. maka perlu menggunakan kurve normal maka perlu digunakan table kurva normal. Contoh 5 Jika suatu perusahaan mempunyai permintaan rata-rata selama pemesanan ulang adalah 350 unit permintaan terdistribusi secara normal, standar deviasinya sebesar 10 unit kehabisan stok diperkirakan 5 % dari waktu yang ada. Berapa stok pengaman yang harus dipertahankan? Diketahui: μ = permintaan rata-rata = 350 σ = standar deviasi = 10 Z = jumlah standar deviasi normal Stok pengaman = x - μ karena Z = x - μ σ maka stok pengaman = Z σ maka dari contoh tersebut: Z = 1,65 sesuai table distribusi normal untuk tingkat pemenuhan permintaan 95 %, sehingga 1,65 = stok Pengaman/ σ Stok pengaman = (1,65) (10) = 16,5 ROP = ,5 = 366,5 atau dibulatkan menjadi 267 unit. 50

51 Model Periode Tunggal Model persediaan periode tunggal menjelaskan situasi dimana satu pesanan dilakukanuntuk satu produk. Cs= Biaya kekurangan persediaan ( kita menaksi terlalu rendah ) = harga jumlah/unit Biaya/unit Co = Biaya kelebihan persediaan ( kita menaksir terlalu tinggi ) = Biaya/unit Nilai sisa perunit ( jika ada ) Tingkat pelayanan, yaitu probabilitas dari tidak kehabisan persediaan, ditentukan sebagai berikut. Tingkat pelayanan = Cs/Cs+Co Oleh sebab itu, kita harus memperhatikan meningkatkannya kuantitas pesanan sampai tingkat pelayanan sama dengan atau lebih dari rasio.

52 FIXED PERIOD SYSTEM (P) Pada system periode tetap, persediaan dipesan di akhir periode tertentu. Setelah itu baru persediaan di tangan di hitung, yang dipesan hanya sebesar jumlah yang diperlukan untuk menaikkan persediaan sampai ke tingkat target tertentu. Keuntungan system ini adalah bahwa tidak ada penghitungan fisik atas unit yang dimasukkan ke persediaan setelah ada unit yang diambil. Penghitungan hanya terjadi bila waktunya tiba. Prosedur ini secara administratif lebih memudahkan, terutama apabila pengendalian persediaan hanya salah satu tugas saja. Rumus yang digunakan: Jumlah Yang dipesan (Q) = Target (T) On hand inventory order awal yang tidak diterima + back order. Contoh 5 Data: Back order = 3 unit, Target = 50 unit, Tidak ada pesanan awal yang tidak diterima, Back order = 3. Maka Jumlah pemesanan Q = = 53 unit 52