Standard Operating Procedure EVALUASI PROGRAM KERJA

Transkripsi

1 Standard Operating Procedure EVALUASI PROGRAM KERJA LABORATORIUM STATISTIK DAN REKAYASA KUALITAS Universitas Brawijaya Malang 2017

2 LEMBAR IDENTIFIKASI UNIVERSITAS BRAWIJAYA EVALUASI PROGRAM KERJA UN10/F07/88/HK a/ November Halaman i dari 4 EVALUASI PROGRAM KERJA Proses Penanggungjawab Nama Jabatan Tandatangan Tanggal 1. Perumusan Fachrezy Pangestu Widi Koordinator Asisten 17 November Pemeriksaan Debrina Puspita Andriani, ST., M.Eng. 3. Persetujuan Ishardita Pambudi Tama ST., MT., Ph.D. 4. Penetapan Dr. Ir. Pitojo Tri Juwono, MT. 5. Pengendalian Dr. Ir. Surjono, MTP. Kepala Laboratorium Ketua Jurusan Teknik Industri Dekan Fakultas Teknik Wakil Dekan I Fakultas Teknik 17 November November November November 2017 Hal. i

3 DAFTAR ISI LEMBAR IDENTIFIKASI i DAFTAR ISI ii A. Tujuan B. Ruang Lingkup dan Unit yang Terkait C. Standar Mutu yang Terkait D. Istilah dan Definisi E. Urutan Prosedur F. Bagan Alir G. Referensi H. Lampiran Hal. ii

4 A. Tujuan Tujuan dilaksanakannya evaluasi program kerja adalah untuk menjadi pedoman bagi pihak laboratorium dalam melakukan evaluasi program kerja. Selain itu, dengan adanya manual prosesdur evaluasi program kerja ini, didapatkan kendala-kendala dan kekurangan untuk dilakukan tindakan perbaikan dan pencegahan kendala-kendala dan kekurangan-kekurangan tersebut untuk program kerja selanjutnya. B. Ruang Lingkup dan Unit yang Terkait Ruang lingkup pada kegiatan evaluasi program kerja adalah mulai dari perencanaan rapat evaluasi yang akan diadakan oleh laboratorium hingga berlangsungnya kegiatan evaluasi program kerja yang telah disetujui dan dihadiri oleh para pihak laboratorium yang bersangkutan. Unit yang terkait dalam kegiatan ini adalah: 1. Kepala Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2. Seluruh asisten Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas C. Standar Mutu yang Terkait Standar mutu yang terkait pada kegiatan evaluasi program kerja yang meliputi pendidikan, penelitian dan pengabdian masyarakat adalah standar proses dan penilaian, standar keluaran dan standar capaian. Karena dari kegiatan evaluasi ini akan dilihat proses yang dilakukan sehingga output yang dicapai apakah sudah sesuai dengan yang diinginkan agar kedepannya dapat dilakukan evaluasi apabila masih ada yang kurang optimal. D. Istilah dan Definisi 1. Kegiatan evaluasi program kerja merupakan kegiatan periodik Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas untuk menilai prorgram kerja yang telah dilaksanakan dan mencari hambatanhambatan atau pekerjaan yang tidak sesuai beserta akar penyebab terjadinya pekerjaan tersebut. 2. Monitoring sendiri merupakan kegiatan evaluasi program kerja di tengah periode untuk dilakukan perbaikan pada program kerja selanjutnya sehingga Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas dapat meningkatkan pelayanannya bagi masyarakat khususnya mahasiswa Teknik Industri Universitas Brawijaya. Hal. 1

5 E. Urutan Prosedur Berikut merupakan langkah-langkah prosedur dan diagram alir prosedur kegiatan evaluasi program kerja di Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas. 1. Setiap akhir atau pertengahan kegiatan/program kerja, Kepala Laboratorium meminta diadakannya rapat evaluasi program kerja tersebut dan menyarankan waktu diadakannya rapat evaluasi tersebut melalui Koordinator Asisten. Biasanya dilakukan setiap bulan sekali. 2. Koordinator asisten menginformasikan kegiatan rapat evaluasi kepada seluruh asisten laboratorium sekaligus menentukan waktu rapat evaluasi akan diadakan. 3. Koordinator asisten mengonfirmasikan kepada Kepala Laboratorium mengenai waktu kesanggupan seluruh asisten untuk mengikuti rapat evaluasi tersebut. 4. Penanggung jawab program kerja menyiapkan segala dokumen yang diperlukan dalam rapat evaluasi. 5. Mengadakan rapat evaluasi dan monitoring program kerja bersama Kepala Laboratorium dimana biasanya durasi waktu selama 2 jam. 6. Rapat evaluasi program kerja dipimpin oleh penanggung jawab setiap kegiatan/program kerja yang bersangkutan. 7. Kegiatan rapat evaluasi dan Monitoring program kerja wajib membahas beberapa hal, yaitu kendala atau perkerjaan yang tidak sesuai, akar penyebab terjadinya pekerjaan yang tidak sesuai tersebut, dan solusi tindakan perbaikan agar tidak terulang kembali. 8. Divisi administrasi bertanggung jawab dalam mencatat atau membuat notulensi mengenai pembahasan rapat evaluasi program kerja. 9. Hasil notulensi rapat evaluasi dan Monitoring diberikan pada penanggung jawab program kerja yang sama pada periode selanjutnya sebagai bahan pelajaran. Hal. 2

6 F. Bagan Alir Mulai Kepala laboratorium Koordinator Asisten Koordinator Asisten Seluruh Asisten Laboratorium Kepala Laboratorium meminta diadakannya rapat evaluasi program kerja melalui Koordinator Asisten (1 hari) Koordinator asisten menginformasikan kegiatan rapat evaluasi kepada seluruh asisten (1 hari) Kepala laboratorium Koordinator Asisten Asisten Penanggung Jawab Program Kerja Kepala Laboratorium Seluruh asisten laboratorium Koordinator asisten mengonfirmasikan kepada Kepala Laboratorium mengenai waktu rapat evaluasi (1 hari) Penanggung jawab program kerja menyiapkan segala dokumen yang diperlukan (1 minggu) Mengadakan rapat evaluasi dan monitoring program kerja (1 hari) LPJ Kepala Laboratorium Seluruh asisten laboratorium Rapat evaluasi program kerja dipimpin oleh penanggung jawab proker (1,5-2 jam) Kepala Laboratorium Seluruh asisten laboratorium Asisten Divisi Administrasi G. Referensi Membahas kendala/perkerjaan yang tidak sesuai, akar penyebabnya, dan solusi tindakan perbaikan (1,5-2 jam) Asisten Divisi administrasi bertanggung jawab dalam mencatat notulensi rapat evaluasi (30 menit) Selesai Siklus PDCA Notulensi rapat evaluasi dan monitoring program kerja 1. Standard Operation Procedure Perencanaan Strategis Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas H. Lampiran 1. PDCA (Plan Do Check Action) program kerja Hal. 3

7 NO KEGIATAN PLAN DO CHECK ACTION 1 Training Eksternal Rapat Persiapan konsep training eksternal acara training Rapat evaluasi jalannya acara Penginstallan software kepada spectra vol. 5 Persiapan rundown dan eksternal training peserta (Ui Validitas tempat pelaksanaan Pemberian eksternal, diselesaikan dan Pemilihan materi training dan sertifikat banyak peserta maksimal H-1 Reliabilitas software training yang kesulitan acara serta ANOVA) Penetapan pengisi materi dari eksternal dalam Sebaiknya asisten asisten laboratorium dan menginstall teliti dalam dosen pengampu software SPSS pembuatan laboratorium Pembagian sertifikat agar tidak Pemberian materi berupa e- sertifikat terjadi kesalahan book dan modul training spectra terlambat karena kesalahan 2 Open Recruitment Asisten Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Teknik Industri Universitas Brawijaya periode 2017 Persiapan konsep seleksi asisten laboratorium SRK periode 2017 Penentuan kriteria calon asisten laboratorium SRK Penentuan Timeline Open recruitment asisten laboratorium SRK Seleksi awal tahap 1 yaitu seleksi administrasi calon asisten laboratorium SRK Seleksi tahap 2 tes kompetensi tulis Statistik Industri dan kemampuan software pengetikan Rapat Evaluasi jalanya serangkaian proses seleksi tahap 1 sampai tahap 4 yaitu adanya jadwal pelaksanaan tahap yang lebih maju (lebih singkat) dari timeline yang dibuat Dilakukan penyesuaian timeline dengan mempertimbangkan faktor-faktor yang mungkin terjadi untuk jangka panjang.

8 NO KEGIATAN PLAN DO CHECK ACTION Seleksi tahap 3 presentasi materi statistik Industri Seleksi tahap 4 interview dengan Asisten dan Kepala Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Penerimaan asisten laboratorium SRK periode Training Internal Persiapan konsep training internal asisten Laboratorium SRK Dealing dengan pemateri yaitu Deva Rizky Yuniana, S.Si Penentuan materi yang akan disampaikan dengan seluruh asisten dan pemateri training internal di Gedung Teknik Industri Universitas Brawijaya dengan pemateri dari FNI Statistics Koordinasi antara pihak lembaga statistik dan asisten mengenai materi yang disampaikan Sebaiknya ketika survey pihak asisten menjelaskan statistik dalam lingkup teknik industri sehingga pemateri dari lembaga statistik dapat menyesuaikan dengan materi yang disampaikan

9 NO KEGIATAN PLAN DO CHECK ACTION Mencari alternative pemilihan tempat training ke ruangan kelas di gedung teknik industri 4 Training Eksternal Rapat Persiapan konsep training eksternal Penyebaran kuesioner Rapat evaluasi training Untuk Spectra selanjutnya Spectra vol.6 (Distribusi Persiapan rundown dan tempat pelaksanaan kepada target peserta eksternal mengenai sebaiknya waktunya Probabilitas Pemilihan materi training dan mengenai materi yang diperpanjang dan Uji software materi training disampaikan Sebaiknya perlu Hipotesis) Penetapan pengisi materi dari dan dosen kurang lama dilakukan dosen maupun asisten pemateri dan koordinasi yang laboratorium acara training eksternal di Auditorium lantai 6 Gedung Barat Teknik keterlambatan pemberian sertifikat training eksternal baik antara asisten dengan pihak dosen pemateri mengenai materi yang disampaikan supaya keseluruhan Industri Pemberian sertifikat training eksternal Asisten lebih tanggap kepada peserta sehingga meminimalisir ketinggalan saat training software Asisten lebih teliti dalam pembuatan sertifikat

10 NO KEGIATAN PLAN DO CHECK ACTION 5 Statistic Day 2017 Rapat persiapan konsep statistic day Statistic Day di Rapat evaluasi mengenai waktu Penetapan tema dan konsep perayaan hari statistik Laboratorium Statistik dan pembukaan statistic day Penentuan waktu dan tempat Rekayasa yang terlambat Statistic Day serta pembuatan Kualitas Kurangnya plan rundown acara persiapan dan Penentuan games yang akan diadakan serta hadiah yang akan diberikan tidak adanya pembagian shift yang jelas 6 Pratikum Statistik Industri periode Pembuatan desain secara umum mading dan booth yang akan dipamerkan Persiapan konsep alternatif lembar kerja mahasiswa (LKM) Persiapan konsep dan konsultasi wajib Persiapan konsep laporan dan rapat koordinasi dengan dosen pembimbing statistik industri Penetapan timeline Persiapan introduction Introduction Praktikum Modul 1 3 konsultasi wajib Pengerjaan laporan oleh praktikan dan dikonsultasikan pada asisten Pemantapan mengenai laporan Rapat evaluasi Rapat mengenai pelanggaran yang dilakukan praktikan Rapat evaluasi perkembangan praktikan tiap modul Sebaiknya untuk Statistic Day perlu membuat konsep fix H-3 minggu dan membuat action Perlunya control PJ dan pembagian shift yang jelas untuk penjagaan setiap game Rapat koordinasi dengan dosen sebaiknya dilakukan di awal periode sehingga tidak ada kesalahan metode penulisan laporan Pembuatan alur pelaksanaan pelanggaran untuk mengantisipasi ketidaktetapan saat praktikan melanggar berkalikali

11 NO KEGIATAN PLAN DO CHECK ACTION untuk persiapan praktikan saat maju dosen 7 Pratikum Terintegrasi II periode Pengabdian Masyarakat (Pelatihan Peningkatan Kualitas untuk Persiapan konsep alternatif guidebook dan workbook Persiapan konsep dan konsultasi wajib bersama asisten maupun dosen pembimbing Persiapan konsep laporan dan rapat koordinasi dengan dosen pembimbing terintegrasi II Penetapan timeline Persiapan introduction Persiapan kegiatan expo sebagai hasil dari Survey UMKM yang ada di malang Persiapan konsep pelaksanaan pengabdian masyarakat Penilaian Dosen Introduction Praktikum Modul 1 3 konsultasi wajib Pengerjaan laporan oleh praktikan dan dikonsultasikan pada asisten Expo di gedung teknik industri lt 6 Penilaian Dosen Pemberian materi sosialisasi pelatihan peningkatan kualitas untuk Rapat evaluasi Rapat koordinasi dengan dosen terkait penyusunan modul Rapat mengenai pelanggaran yang dilakukan praktikan Rapat evaluasi perkembangan praktikan tiap modul Rapat evaluasi mengenai pengabdian masyarakat yang dilakukan Praktikum periode selanjutnya sebaiknya slide presentasi disederhanakan sehingga porsi lebih banyak disbanding penjelasan materi Dilakukan koordinasi lebih baik antara asisten dan dosen terkait penyusunan modul maupun konsep Kajian ulang terkait peraturan Untuk pengabdian masyarakat selanjutnya sebaiknya membuat rundown dengan

12 NO KEGIATAN PLAN DO CHECK ACTION Mereduksi Biaya Kualitas pada UMKM Persiapan pemateri untuk pemberian sosialisasi pengabdian masyarakat mereduksi biaya kualitas pada UMKM Bordir Bordir) Pemesanan konsumsi peserta 9 Memorandum of Understanding dan Public Lecture PT Terminal Teluk Lamong dan pemateri Persiapan rundown acara Persiapan pengabdian masyarakat Rapat Persiapan konsep MoU dan Public Lecture PT Terminal Teluk Lamong Persiapan rundown dan tempat pelaksanaan Pemesanan konsumsi peserta dan pemateri Berkoordinasi dengan pihak PT Terminal Teluk Lamong Persiapan acara Memorandum of Understanding dan Public Lecture PT Terminal Teluk Lamong visit UMKM Pemberian materi oleh pembicara dari pihak praktisi diisi oleh Ir. Prasetyadi DESS., MM. sebagai Direktur Utama PT. Terminal Teluk Lamong dengan tema Optimalisasi Sistem Pelayanan Pelabuhan Peti Kemas dalam Mendukung Pertumbuhan Perekonomian Indonesia. Kendala yang dihadapi adalah keterlambatan dari pihak panitia ke lokasi pengabdian masyarakat Sebagian peserta yang sudah mendaftar acara public lecture & sharing session tidak mendapatkan dispensasi sehingga sebagian peserta meninggalkan ruangan sebelum acara selesai ditutup. mempertimbangkan toleransi waktu setiap kegiatannya. Mengurus ijin dispensasi ke Ketua Jurusan Teknik Industri Universitas Brawijaya

13 NO KEGIATAN PLAN DO CHECK ACTION MoU yang dilakukan oleh PT Terminal Teluk Lamong dengan Fakultas Teknik dengan inisiator dari Jurusan Teknik Industri Universitas Brawijaya

14 TIMELINE OF EVALUATION AND MONITORING WORK PROGRAM 2016 December MONDAY TUESDAY WEDNESDAY THURSDAY FRIDAY SATURDAY SUNDAY Kepala Laboratorium meminta untuk mengadakan rapat evaluasi proker Koordinator Asisten menginformasikan kepada seluruh asisten Asisten melakukan konfirmasi kehadiran Semua asisten menyiapkan dokumen yang dibutuhkan Semua asisten menyiapkan dokumen yang dibutuhkan Semua asisten menyiapkan dokumen yang dibutuhkan Semua asisten menyiapkan dokumen yang dibutuhkan Semua asisten menyiapkan dokumen yang dibutuhkan Semua asisten menyiapkan dokumen yang dibutuhkan Rapat Evaluasi dan Monitoring Program Kerja