TUGAS AKHIR PROSEDUR PENANGANAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PADA BAGIAN KEPEGAWAIAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSISTAS SUMATERA UTARA.

Transkripsi

1 TUGAS AKHIR PROSEDUR PENANGANAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PADA BAGIAN KEPEGAWAIAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSISTAS SUMATERA UTARA Diajukan Oleh : DINAR SIREGAR PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN 2010

2 LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR NAMA : DINAR SIREGAR NIM : PROGRAM STUDI JUDUL : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN : PROSEDUR PENANGANAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PADA BAGIAN KEPEGAWAIAN FAKULTAS EKONOMI USU TANGGAL: Desember 2010 KETUA PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN (Dr. Endang Sulistya Rini, SE, M.Si) NIP TANGGAL: Desember 2010 DEKAN FAKULTAS EKONOMI (Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec) NIP

3 PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR NAMA : DINAR SIREGAR NIM : PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN JUDUL : PROSEDUR PENANGANAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PADA BAGIAN KEPEGAWAIAN FAKULTAS EKONOMI USU Medan, Desember 2010 Menyetujui Pembimbing, Syafrizal Helmi Situmorang,SE,M.Si NIP

4 KATA PENGANTAR Terpujilah Tuhan Yesus Kristus yang memberikan Kasih dan berkatnya sehingga penulis dapat menyelesaikan penulisan tugas akhir ini sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Ahli Madya (Amd) pada program Studi Diploma III Departemen Kesekretariatan Fakultas Ekonomi USU. Penulis menyajikan tugas akhir berjudul Prosedur Penanganan Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada Bagian Kepegawaian Fakultas Ekonomi dan ingin memberikan informasi mengenai pentingnya prosedur untuk menangani surat masuk dan surat keluar di dalam kantor/perusahaan agar tidak terjadi kesalahan-kesalahan. Didalam penyelesaian tugas akhir ini penulis menyadari masih banyak kekurangan dalam penyajian baik secara isi maupun pemaparan. Oleh karena itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun dari berbagai pihak untuk penyempurnaan tugas akhir ini. Selama perkuliahan hingga penyelesaian tugas akhir ini penulis telah banyak menerima bantuan secara moril dan material dari berbagai pihak. Teristimewa penulis mengucapkan terima kasih yang tak terhingga kepada orangtua tercinta Ayahanda S.Siregar dan Ibunda R.Aritonang yang membesarkan, mendidik dan mensuport penulis sehingga tugas akhir ini dapat terselesaikan. Pada kesempatan ini penulis juga mengucapkan terima kasih yang sebesarbesarnya kepada:

5 1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec selaku dekan Fakultas Ekonomi USU 2. Bapak Syafrizal Helmi Situmorang,SE,MSi selaku dosen pembimbing tugas ahhir yang telah memberikan masukan-masukan yang berguna dalam penyusunan tugas akhir. 3. Ibu Dr. Endang Sulistya Rini, SE, Msi selaku ketua Program Diploma III Kesekretariatan fakultas Ekonomi USU 4. Ibu DR. Arlina Nurbaity Lubis, SE, MBA selaku sekretaris Program Diploma III kesekretariatan Fakultas Ekonomi USU 5. Bapak dan Ibu dosen Fakultas Ekonomi USU khususnya dosen program Diploma III kesekretariatan yang telah mendidik dan memberikan ilmu yang bermanfaat bagi penulis. Semoga Tuhan juga membalas jasa Bapak dan Ibu sekalian 6. Seluruh staf pegawai dan administrasi Fakultas Ekonomi USU. 7. Ibu Dra. Fepty Aniar selak Kasubag Akademik Fakulatas Ekonomi USU. 8. Abang saya Mulyadi Siregar, yang membiayai perkuliahan saya, yang selalu memberikan dorongan dan inspirasi dalam penyelesaian tugas akhir ini. Terima kasih bayak, 9. Buat teman-teman saya Gloria Manalu, Grace Marpaung, Joseph Ivan Luhut sihombing, Meryanne Nani, Martha naibaho, Rona Uli dan teman teman Kesekretariatan Stambuk Terimakasih sudah membantu dalam penyelesaian tugas akhir ini

6 10. Buat teman-teman magang saya Tio Winda, Julia, Maria,dan Mega semoga kebaikan yang telah mereka berikan mendapat balasan dari Tuhan Yang Maha Esa. Penulis telah berusaha semaksimal mungkin untuk menyusun Tugas Akhir ini dengan sebaik mungkin, namun dengan keterbatasan ilmu yang Penulis miliki, maka hanya demikianlah yang dapat Penulis sajikan.akhirnya, Penulis berharap semoga Tugas Akhir ini dapat memberikan manfaat bagi kita semua. Medan, Penulis Dinar Siregar

7 DAFTAR ISI Halaman KATA PENGANTAR... i DAFTAR ISI... iv DAFTAR TABEL... v DAFTAR GAMBAR... vi BAB I: PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah... 1 B. Permasalahan... 3 C. Maksud dan Tujuan... 4 D. Jadwal Kegiatan... 5 E. Rencana Isi... 6 BAB II: PROFIL PERUSAHAAN A. Sejarah ringkas Fakultas Ekonomi USU... 8 B. Struktur Organisasi & Personalia C. Uraian Tugas D. Job Discription E. Jaringan Usaha/Kegiatan F. Kinerja Usaha Terkini G. Rencana Kegiatan BAB III: PEMBAHASAN A. Pengertian Surat dan Fungsi Surat B. Jenis-Jenis Surat C. Bentuk-Bentuk Surat D. Bagian-Bagian Surat E. Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar Prosedur Penanganan Surat Masuk Prosedur Penanganan Surat Keluar F. Kendala-Kendala Penanganan Surat masuk dan Surat Keluar G. Analisis dan Evaluasi BAB IV: KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan B. Saran DAFTAR PUSTAKA... 49

8 DAFTAR TABEL No. Halaman 1. Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan... 5

9 DAFTAR GAMBAR No. Halaman 1. Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU Gambar 3.1 Contoh bentuk surat Full Block StylE Gambar 3.2 Contoh bentuk surat Block Style Gambar 3.3 Contoh bentuk surat Semi Block Style Gambar 3.4 Contoh bentuk surat Indented Style Gambar 3.5 Contoh bentuk surat Hanging Paragraph Style Gambar 3.6 a Contoh bentuk surat Official Style model lama Gambar 3.6 b Contoh bentuk surat... 34