PERANCANGAN APLIKASI PERSEWAAN KENDARAAN DI RADIANT RENT A CAR BERBASIS MULTIUSER

Transkripsi

1 PERANCANGAN APLIKASI PERSEWAAN KENDARAAN DI RADIANT RENT A CAR BERBASIS MULTIUSER KHOIRUR ROZIKIN Sekolah Tinggi Elektronika dan Komputer Jl. Majapahit 605 & 304 Semarang Indonesia khoirur@stekom.ac.id Abstrak Radian Rent a Car Semarang merupakan salah satu pelayanan jasa persewaan kendaraan di Semarang yang sedang mengalami perkembangan dan penambahan jumlah penyewa dari tahun ke tahun, kendala dalam pengolahan data dan informasinya yaitu pembuatan laporan data kerusakan mobil pada mekanik yang membutuhkan waktu lama karena harus melihat data perawatan mobil satu persatu per minggu atau per bulannya, belum adanya laporan transaksi keuangan yang langsung diberikan admin kepada pemilik rental karena membutuhkan waktu lama untuk mencari data dan memproses kembali data satu persatu, serta pencarian arsip penerimaan dan pemeriksaan kendaraan membutuhkan waktu lama karena banyaknya data yang belum diolah dan masih di dalam tumpukan arsip. Untuk dapat meningkatkan kinerja serta mempercepat dan mempermudah kegiatan pengolahan data dan informasi persewaan kendaraan maka perlu dibuat suatu sistem informasi persewaan kendaraan berbasis multiuser dengan menggunakan bahasa pemrograman perangkat lunak (software) Microsoft Visual Foxpro 9.0 yang diharapkan dapat mengatasi kelemahan dari sistem lama yang sedang berjalan. Program yang dirancang tersebut akan membantu perusahaan dalam proses pengolahan data transaksi sewa kendaraan seperti data mobil, data penyewa, data user, data sewa masuk mobil dan data sewa keluar mobil. Kata kunci : Sistem Informasi, Persewaan Kendaraan, Microsoft Visual Foxpro A. PENDAHULUAN CV. RADIAN INDONESIA atau Radian Rent a Car merupakan salah satu perusahaan rental mobil di Semarang yang terletak di gedung PT. KA (Persero) Daop IV Semarang, beralamat di Jl. Taman Tawang No 1 Semarang atau berlokasi di sebelah polder berdekatan dengan Stasiun Tawang Semarang yang berdiri di atas tanah seluas m2 dan berdiri pada tanggal 01 Juni Seiring peningkatan jumlah penyewa dari tahun ke tahun, CV. RADIAN INDONESIA berusaha keras untuk meningkatkan mutu pelayanan menjadi lebih baik agar mampu bersaing di lingkup persewaan mobil. Berikut ini adalah tabel laporan data jumlah mobil yang ada di Radian Rent a Car Semarang : Tabel 1. Jumlah Mobil CV. Radian Indonesia No Nama Jumlah Kondisi Mobil 1 Avanza 80 Baik 2 Inova 20 Baik Jumlah 100 Baik Pengolahan data bukti penerimaan dan pemeriksaan kendaraan di CV. Radian Indonesia Semarang saat ini terkadang sering mengalami keterlambatan dalam mencetak lembar data bukti tersebut karena administrasi menunggu informasi data penyewa dari kurir. Selain itu juga admin memperoleh data sewa kendaraan yang kurang akurat karena banyaknya data yang harus diolah di dalam tumpukan lembar kertas atau arsip. Ditambah dengan mendapatkan suatu 6

2 Perancangan Aplikasi Persewaan Kendaraan di RADIANT RENT A CAR Berbasis Multiuser (Khoirur Rozikin) informasi data sewa kendaraan memerlukan waktu yang lama karena terlebih dahulu harus membuka arsip dan membuat kembali data bukti kendaraan tersebut. Selain itu, belum adanya laporan transaksi keuangan yang diberikan oleh admin secara langsung ke pemilik perusahaan, karena admin membutuhkan waktu lama untuk mencari data dan memproses kembali data satu persatu. Selain itu, pada bagian mekanik dalam pembuatan laporan data kerusakan mobil seperti perawatan komponen atau penggantian komponen mobil yang aus membutuhkan waktu lama karena harus melihat data perawatan mobil satu persatu per minggu atau per bulannya. B. DASAR TEORI Laporan keuangan merupakan ringkasan dari suatu proses pencatatan, merupakan suatu ringkasan dari transaksi-transaksi keuangan yang terjadi selama tahun buku yang bersangkutan. ( Baridwan, 2004). Laporan keuangan merupakan bagian dari proses pelaporan keuangan. Laporan keuangan yang lengkap biasanya meliputi neraca, laporan laba rugi, laporan perubahan posisi keuangan, catatan dan laporan lain serta materi penjelasan yang merupakan bagian integral dari laporan keuangan, skedul dan informasi tambahan lainnya yang berkaitan dengan laporan tersebut.(iai,2002:2). Menurut BAPEPAM (2002:11), laporan keuangan yang lengkap meliputi : neraca, laporan rugi laba, laporan perubahan ekuitas, laporan arus kas dan catatan atas laporan keuangan. Laporan keuangan yang lengkap meliputi : neraca, laporan laba rugi, laporan perubahan ekuitas, laporan arus kas dan catatan atas laporan keuangan (BAPEPAM, 2002:11). Penyusunan laporan keuangan dilakukan secara periodik dan periode yang biasanya digunakan adalah tahunan yang mulai 1 Januari dan berakhir tanggal 31 Desember. Periode seperti ini disebut periode tahun kalender. Selain tahun kalender, periode akuntansi bisa juga dimulai dari tanggal selain tanggal 1 Januari. Istilah periode akuntansi sering juga disebut dengan tahun buku (Baridwan, 1992). Menurut Kerangka Dasar Penyusunan dan Penyajian Laporan Keuangan (IAI, 2002:4), tujuan laporan keuangan adalah memberikan informasi tentang posisi keuangan, kinerja, dan arus kas perusahaan yang bermanfaat bagi sebagian besar kalangan pengguna laporan keuangan dalam rangka membuat keputusankeputusan ekonomi serta menunjukkan pertanggungjawaban (stewardship). Karakteristik kualitatif merupakan ciri khas yang membuat informasi dalam laporan keuangan dapat berguna bagi pemakai. Terdapat 4 (empat) karakteristik kualitatif pokok laporan keuangan antara lain : 1. Dapat dipahami Kualitas penting informasi yang ditampung dalam laporan keuangan adalah kemudahannya untuk segera dapat dipahami oleh pemakai. Informasi keuangan yang dapat dipahami adalah informasi yang disajikan dalam bentuk dan bahasa teknis yang sesuai dengan tingkat pengertian pengguna. 2. Relevan Informasi memiliki kualitas relevan jika dapat mempengaruhi keputusan ekonomi pemakai dengan membantu mereka mengevaluasi peristiwa masa lalu, masa kini atau masa depan, menegaskan atau mengkoreksi hasil evaluasi mereka di masa lalu. 3. Andal Informasi memiliki kualitas andal jika bebas dari pengertian yang menyesatkan, kesalahan material dan dapat diandalkan pemakainya sebagai penyajian yang tulus atau jujur (faithfull representation) dari yang seharusnya disajikan dan atau yang secara wajar diharapkan dapat disajikan. 4. Dapat dibandingkan Informasi akuntansi harus dapat diperbandingkan dengan informasi akuntansi periode sebelumnya pada perusahaan yang sama, atau dengan perusahaan sejenis lainnya pada periode waktu yang sama. Berdasarkan pengertian mengenai laporan keuangan, maka yang dimaksud laporan keuangan pada penelitian ini adalah hasil (output) dari proses transaksi akuntansi keuangan. 7

3 C. METODOLOGI Pengungkapan laporan keuangan merupakan suatu hal yang dilakukan oleh perusahaan dalam menyusun laporan keuangan, pengungkapan ini melibatkan keseluruhan proses pelaporan. Tetapi terdapat beberapa metode berbeda-beda untuk pengungkapan ini, pemilihan metode yang terbaik dari pengungkapan ini pada setiap kasus tergantung pada sifat informasi yang bersangkutan dan kepentingan relatifnya. Metode yang biasa dari pengungkapan ini dapat diklasifikasikan sebagai berikut : bentuk dan susunan laporan yang formal, terminologi dan penyajian yang terinci, informasi selipan, catatan kaki, ikhtisar tambahan dan skedulskedul, komentar dalam sertifikat auditor, dan pernyataan direktur utama atau ketua dewan komisaris (Hendriksen,1987:213). Gambar 2. Form Menu Utama Form Data Mobil Form Data Mobil untuk mengisi data mobil yang disewakan dengan item data ID Mobil, Tipe, Jenis, Warna, No. Kerangka, No. Seri, Pool, No. Mesin, No. Polisi, Cat/Body, Komponen, Fuel, Harga Sewa dan Nama Sopir. D. HASIL DAN PEMBAHASAN Program aplikasi sistem informasi persewaan kendaraan berbasis multiuser pada CV. Radian Indonesia ini dibuat untuk membantu dalam proses pendataan dan pengolahan data sewa kendaraan. Form Login Form Login untuk login user yang akan mengoperasikan program dengan mengisikan nama user dan password. Gambar 3. Form Data Mobil Form Data Penyewa Form Data Penyewa untuk mengisi data penyewa dengan item data ID Penyewa, Nama Penyewa, Alamat dan Nomor Telpon. Gambar 1. Form Login Form Menu Utama Form Menu Utama untuk menampilkan menu yang ada di program yaitu Data Master, Data Transaksi dan Laporan Gambar 4. Form Data Penyewa Form Data User Form Data User untuk mengisi data user dengan item data Kode User, Nama User dan Password 8

4 Perancangan Aplikasi Persewaan Kendaraan di RADIANT RENT A CAR Berbasis Multiuser (Khoirur Rozikin) Gambar 5. Form Data User Form Data Sewa Keluar Form Data Sewa Keluar untuk mengisi data mobil yang dipinjam oleh penyewa dengan item data Nomor Nota, Tanggal Sewa, Kode Penyewa, Kode Mobil, Nama Sopir dan Harga Sewa. Gambar 8. Laporan Data Sewa Keluar Laporan Data Sewa Masuk Laporan Data Sewa Masuk berisi data transaksi mobil yang dikembalikan oleh penyewa. Gambar 6. Form Data Sewa Keluar Form Data Sewa Masuk Form Data Sewa Masuk untuk mengisi data mobil yang dikembalikan oleh penyewa. Gambar 9. Laporan Data Sewa Masuk Gambar 7. Form Data Sewa Masuk Laporan Data Sewa Keluar Laporan Data Sewa Keluar berisi data transaksi mobil yang disewa. E. KESIMPULAN DAN SARAN Dari hasil penelitian, analisa sistem lama dan pengamatan yang telah dilakukan di Radian Rent a Car Semarang terhadap sistem yang telah berjalan, kemudian dikembangkan ke dalam sistem baru dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut : 1. Banyaknya kelemahan atau kendala pada sistem persewaan kendaraan lama seperti contoh pengolahan data bukti penerimaan dan pemeriksaan kendaraan di CV. Radian Indonesia Semarang saat ini terkadang sering mengalami keterlambatan dalam mencetak lembar data bukti tersebut karena administrasi menunggu informasi data penyewa dari kurir, admin memperoleh 9

5 data sewa kendaraan yang kurang akurat, belum adanya laporan transaksi keuangan yang diberikan oleh admin secara langsung ke pemilik perusahaan, serta pada bagian mekanik dalam pembuatan laporan data kerusakan mobil: perawatan komponen atau penggantian komponen mobil yang sudah aus membutuhkan waktu lama 2. Dengan adanya sistem baru yaitu sistem komputerisasi persewaan kendaraan diharapkan dapat memudahkan serta menghemat waktu dalam pemyusunan berbagai laporan yang ada di Radian Rent a Car Semarang. 3. Sistem ini dapat meminimalkan kesalahan dalam memasukkan data penyewa dan lain-lain. 4. Dengan sistem ini penyimpanan data lebih teratur karena tersimpan dalam satu database. Sehubungan dengan adanya sistem komputerisasi persewaan kendaraan, saran yang diperlukan dalam mendukung terlaksananya sistem ini dengan baik sebagai berikut : 1. Lebih memaksimalkan komputer yang ada di Radian Rent a Car Semarang karena selama pengamatan penulis, komputer yang ada di Radian Rent a Car Semarang masih hanya sebatas untuk menyimpan data-data penyewa. 2. Cara pengalihan dari sistem lama ke sistem baru sebaiknya dijalankan secara bersama sama, setelah itu secara bertahap sistem lama diganti dengan sistem yang baru. 3. Sebaiknya bagian Adminstrasi, selalu melakukan backup data secara berkala 1 sampai 2 bulan sekali. Hal ini sangat penting artinya untuk mencegah agar terhindar dari kemungkinan kehilangan dan kerusakan data penting yang dapat disebabkan virus atau pihak lain. 4. Dalam penggunaan komputer dan perangkat keras lainnya harus dijalankan dengan baik dan benar. Menjaga dan merawat peralatan-peralatan tersebut agar tidak cepat rusak, sehingga nantinya tidak akan menghambat jalannya sistem baru. 5. Diharapkan di waktu yang akan mendatang sistem lebih dikembangkan lebih jauh untuk mengantisipasi kebutuhan yang akan datang. F. DAFTAR PUSTAKA Fathansyah, 2004, Basis Data, Yogyakarta: CV Andi Faozi, Bahtiar, 2011, Sistem Informasi Penyewaan Rental Mobil pada Windu Rent Car, Yogyakarta. Firgiawansyah, Irwan, 2005, Tip Membangun Aplikasi Cantik dengan Menggunakan Microsoft Visual Foxpro 9.0, Yogyakarta: Penerbit CV Andi Harianto, Kristanto, 2006, Konsep dan Perancangan Database, Yogyakarta: Penerbit CV Andi Offset Hartomo, Djoko, 2005, Sistem Basis Data, Yogyakarta: Penerbit Graha Ilmu. Juliandi, 2009, Pengenalan Dasar Komputer, Bandung: CV Cipta Dea Pustaka. Kusrini, 2007, Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data, Yogyakarta: Penerbit CV Andi Marlinda,Linda, 2004, Sistem Basis Data, Yogyakarta: Penerbit CV Andi Offset McLeod, Raymond, Jr., 2004, Sistem Informasi Manajemen, Jakarta: PT. Prenhallindo. Paryudi,Iman&Simarmata,Janner, 2006, Basis Data, Yogyakarta: CV Andi Riyanto, 2005, Migrasi Microsoft SQL Server dengan PostgreSQL, Jakarta: PT Elex Media Komputindo. Sondang, P. Siagian, 2005, Sistem Informasi Manajemen, Jakarta: Penerbit Bumi Aksara. Supardi, Yuniar, 2005, Analisis dan Desain Objek dengan Visual Foxpro 8.0, Jakarta: Penerbit PT Elex Media Komputindo. Sutabri, Tata, 2005, Sistem Informasi Manajemen, Yogyakarta: Penerbit CV Andi Sutanta, Edhy, 2004, Sistem Basis Data, Yogyakarta: Penerbit Graha Ilmu. Wahana Komputer, 2007, Seri Panduan Praktis: Pemrograman Database dengan Visual Foxpro 9.0, Semarang: Penerbit Andi 10