BAB 1 PENDAHULUAN. tentang apa saja yang berhubungan dengan bisnisnya. Oleh sebab itu, banyak orang

Transkripsi

1 BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Dewasa ini umumnya perusahaan dapat dengan cepat memperoleh informasi tentang apa saja yang berhubungan dengan bisnisnya. Oleh sebab itu, banyak orang mengatakan saat ini adalah era informasi. Dengan teknologi informasi memungkinkan perusahaan masa kini untuk mengintegrasikan pasokan, produksi dan proses penyerahan sehingga operasi perusahaan digerakkan oleh pesanan pelanggan bukan melalui suatu rencana produksi dan jasa. Persediaan merupakan salah satu unsur yang paling aktif dalam operasi perusahaan, yang secara continue diperoleh, diproduksi dan dijual. Sistem pengendalian persediaan dapat dicapai melalui catatan-catatan dan laporan-laporan persediaan yang menyajikan informasi seperti penggunaan persediaan, saldo persediaan, tingkat minimal dan maksimal persediaan. Keakuratan catatan mengenai persediaan ini penting dalam sistem produksi dan persediaan, sehingga perusahaan dapat memenuhi permintaanpermintaan pelanggan. Membahas tentang sistem persediaan tak akan terlepas dari sistem pembelian yang tepat. Di beberapa perusahaan, seluruh pembelian barang dan jasa dilakukan dan dikendalikan melalui departemen pembelian yang tersentralisasi. 1

2 2 Sistem pembelian yang baik dapat memberikan harga yang kompetitif melalui penawaran dari para pemasok, pengendalian yang baik dalam jalannya proses pembelian, mengawal dan memberikan pedoman pelaksanaan dan pemilihan pemasok yang benar-benar memiliki kompetensi dan kehandalan baik dari segi harga maupun waktu dan sekaligus dalam hal kualitas yang ditawarkan. PT. Indonesia Air Transport merupakan suatu perusahaan yang bergerak di bidang jasa penyewaan pesawat terbang. Dalam kegiatan operasionalnya PT. Indonesia Air Transport selalu berusaha memberikan pelayanan yang terbaik bagi pelanggan, yang mana salah satu diantaranya adalah menjaga agar setiap pesawat selalu dalam keadaan siap pakai jika dibutuhkan. Oleh sebab itu peranan persediaan suku cadang sangat penting untuk dapat melaksanakan hal tersebut. Sistem Informasi Pembelian dan Persediaan Suku Cadang yang sedang berjalan pada perusahaan tersebut belum memberikan hasil yang memuaskan bagi pihak manajemen karena belum sempurnanya informasi mengenai kemampuan perusahaan untuk melakukan pengendalian persediaan suku cadang yang dibutuhkan dan sesuai dengan tujuan yang diinginkan. Hal ini merupakan kendala bagi manajemen dalam mengambil keputusan yang cepat dan tepat. Oleh karena itu penulis mencoba untuk merancang Sistem Informasi Pembelian dan Persediaan Suku Cadang pada PT. Indonesia Air Transport yang baru untuk menyempurnakan Sistem Informasi Pembelian dan Persediaan Suku Cadang yang berjalan saat ini.

3 3 1.2 Ruang Lingkup Ruang lingkup dan batasan penelitian pada penulisan skripsi ini adalah sebagai berikut : 1. Sistem informasi pembelian suku cadang perusahaan yang berkaitan pada prosedur permintaan pembelian suku cadang dan prosedur pemilihan pemasok yang berasal dari luar negeri. 2. Sistem informasi persediaan suku cadang perusahaan yang berkaitan pada proses penerimaan suku cadang dari pemasok, pengeluaran suku cadang dari gudang, dan penghitungan fisik suku cadang di gudang. 1.3 Tujuan dan Manfaat Tujuan penelitian ini antara lain : 1. Mengidentifikasikan dan menganalisa sistem informasi akuntansi pembelian dan persediaan yang sedang berjalan. 2. Merumuskan masalah yang terjadi atas hasil analisa yang dilakukan pada PT. Indonesia Air Transport. 3. Merancang sistem informasi akuntansi pembelian dan persediaan suku cadang yang baru yang dapat mengurangi kelemahan pada sistem yang lama. Sedangkan manfaat yang dapat diambil antara lain : 1. Membantu manajemen agar mampu mengambil keputusan yang cepat dan tepat dalam proses pembelian dan pengelolaan persediaan suku cadang.

4 4 2. Membantu manajemen dalam menentukan waktu pemesanan suku cadang yang tepat, sehingga perusahaan dapat mengurangi biaya pemesanan. 3. Membantu perusahaan agar mampu menyediakan informasi yang lebih cepat dan akurat terutama berkaitan dengan pengelolaan persediaan dan pembelian suku cadang. 1.4 Metodologi Penelitian Metode yang digunakan dalam penyelesaian skripsi ini meliputi 2 tahap yaitu Metode Analisis dan Metode Perancangan yang dapat diuraikan sebagai berikut : 1. Metode Analisis Metode analisis meliputi 4 tahap, yaitu : 1. Survey atas sistem yang sedang berjalan Melakukan observasi dan wawancara langsung dengan bagian-bagian yang terkait pada PT. Indonesia Air Transport untuk mendapatkan informasi dan data mengenai keadaan sistem yang sedang berjalan saat ini. 2. Analisis terhadap permasalahan yang ditemukan dalam survey Menganalisa sistem yang berjalan untuk mengidentifikasi kelemahan dari sistem yang sedang berjalan, yang selanjutnya akan diperbaiki melalui rancangan sistem yang baru. 3. Identifikasi kebutuhan informasi Mengidentifikasikan informasi-informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan, terutama pihak manajemen. 4. Identifikasi persyaratan sistem

5 5 Mengidentifikasikan persyaratan-persyaratan yang harus dipenuhi untuk sistem yang lebih baik. 2. Metode Perancangan Dalam metode perancangan hal-hal yang akan dilakukan adalah : 1. Membuat Data Flow Diagram (DFD) yang menggambarkan aliran data dalam perusahaan. 2. Membuat Kamus Data yang berisi daftar berurutan dari elemen-elemen data yang berhubungan dengan sistem yang tepat dan definisi-definisi yang diteliti. 3. Membuat Normalisasi yang merupakan penyederhanaan dari kamus data. 4. Membuat Spesifikasi File yang menggambarkan field-field yang terdapat dalam file. 5. Membuat Diagram Hubungan Entitas yang menggambarkan keterkaitan antar entitas yang terdapat dalam sistem. 6. Membuat Spesifikasi Proses dimana berisi penjelasan tentang proses-proses yang terrjadi. 7. Membuat Rancangan Masukan dan Keluaran yang merupakan rancangan masukan dan keluaran bagi pengguna/user. 1.5 Sistematika Penulisan Dalam lingkup pembahasan skripsi ini, sistematika penulisan yang akan disajikan dalam penulisan ini terdiri dari 5 bab dan secara garis besar dapat diuraikan sebagai berikut :

6 6 BAB 1 PENDAHULUAN Pada bab ini akan diuraikan mengenai latar belakang, ruang lingkup, tujuan dan manfaat serta metodologi penelitian yang digunakan dalam menyusun skripsi ini. BAB 2 LANDASAN TEORI Pada bab ini berisi kerangka teori ilmiah yang menjadi dasar penelitian dan penulisan skripsi ini yang meliputi pengertian sistem informasi, sistem informasi akuntansi, pengertian pembelian, prosedur pembelian, pengertian persediaan, prosedur persediaan. BAB 3 ANALISIS SISTEM BERJALAN Dalam bab ini akan di paparkan mengenai latar belakang perusahaan, struktur organisasi dan uraian tugas, sistem informasi sedang berjalan, dan identifikasi masalah yang dihadapi. BAB 4 RANCANGAN SISTEM YANG DI USULKAN Bab ini membahas tentang sistem yang diusulkan dan disajikan dalam bentuk diagram arus data, data sistem, perancangan proses, dan rancangan masukan dan keluaran.

7 7 BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Bab terakhir ini akan berisi mengenai simpulan secara keseluruhan terhadap hasil analisis sistem yang berjalan pada perusahaan serta saran perbaikan agar manajemen mampu mengatasi semua kelemahan sebagaimana hasil analisis.