BAB II PROFIL PT.PERKEBUNAN NUSANTARA IV MEDAN. A. Sejarah Ringkas PT.Pekebunan Nusantara IV Medan

Transkripsi

1 BAB II PROFIL PT.PERKEBUNAN NUSANTARA IV MEDAN A. Sejarah Ringkas PT.Pekebunan Nusantara IV Medan PT. Perkebunan Nusantara IV (Persero) disingkat PTPN IV didirikan berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 9 Tahun 1996 tetang Peleburan Perusahaan Perseroan (Persero) PT. Perkebunan VIII menjadi Perusahaan Perseroan (Persero) PT Perkebunan Nusantara IV dan Akta Pendirian Perusahaan Perseroan (Persero) PT. Perkebunan Nusantara IV no. 37 tanggal 11 maret 1996 yang dibuat dihadapan Notaris Hukum Kamil, SH dan Anggaran Dasar telah mendapat pengesahan dari Menteri Kehakiman Republik Indonesia melalui Surat Keputusan Nomor : C HT Th.96 tanggal 8 Agustus 1996 dan telah diumumkan dalam Berita Negara Republik Indonesia No. 8675, Anggaran Dasar yang telah disesuaikan dengan UU NO 40. Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas berdasarkan akta Notaris Sri Ismiyati, SH No. 11 tanggal 4 Agustus 2008, anggaran dasar telah mengalami beberapa kali perubahan, terakhir berdasarkan Akta Pernyataan Keputusan Rapat Umum Pemegang Saham No. 19 tanggal 8 Oktober 2012 yang dibuat dihadapan Notaris Ihdina Marbun SH. PTPN IV (Persero) mengusahakan perkebunan dan pengolahan komoditas kelapa sawit dan teh yang mencakup pengolahan areal tanaman, kebun bibit dan pemeliharaan tanaman yang menghasilkan, pengolahan komoditas menjadi bahan baku berbagai industry, pemasaran komoditas yang dihasilkan dan pendukung

2 lainnya. PTPN IV memiliki 30 (tiga puluh) Unit Kebun mengelola budidaya Kelapa Sawit dan The, dan 3 (tiga) unit Proyek Pengembangan kebun Inti Kelapa Sawit, 1 (satu) unit Proyek Pengembangan kebun Plasma Kelapa Sawit,yang menyebar di 9 (Sembilan) Kabupaten yaitu Kabupaten Langkat, Deli Serdang, Serdang Bedagai, Simalungun, Asahan, Labuhan batu, Padang Lawas, Batu Bara dan mandailing Natal. Dalam proses pengolahan, PTPN IV memilki 15 (lima belas) Unit Pabrik Kelapa Sawit (PKS) dengan kapasitas total 575 ton Tandan Buah Segar (TBS) per jam, 2 (dua)unit Pabrik Teh dengan kapasitas total 154 ton daun Teh Basah (DTB) per, dan 1 (satu) Unit Pabrik Pengolahan Inti Sawit dengan kapasitas 450 ton per. PTPN IV juga didukung oleh 1 (satu) Unit Engineering Manufacturing and Construction Yaitu pabrik Mesin Tenera (PMT) dan 3 (tiga) Unit Usaha Rumah Sakit yaitu : RS. Laras, RS. Balimbingan, RS. Pabatu. Seluruh Unit Usaha dan Proyek Pengembangan PTPN IV dikelompokan ke dalam 5 (lima) Grup Unit Usaha (GUU). Maka pengelompokan Unit Usaha dalam Grup Unit Usaha ditetapkan sebagai berikut: a. Grup Unit usaha-i (GUU-I) Meliputi Kebun Bah Jambi, Kebun Balimbingan, Kebun Tonduhan, Kebun Pasir Mandoge, Kebun Sei Kopas, Kebun Dolok Sinumbah, Kebun Marihat.

3 b. Grup Unit Usaha-II (GUU-II) Meliputi Kebun Gunung Bayu, Kebun Mayang, Bukit Lima, Kebun Dolok Ilir, Kebun Laras, Kebun Tanah Itam Ulu. c. Grup Unit Usaha-III (GUU-III) Meliputi Kebun Pabatu, Kebun Adolina, Kebun Air Batu, Kebun Tinjowan, Kebun Padang Matinggi, Kebun Aek Nauli, Kebun Sawit Langkat. d. Grup Unit Usaha-IV (GUU-IV) Meliputi Kebun Pulu Raja, Kebun Berangir, Kebun Ajamu, Kebun Meranti Paham, Kebun Sosa dan PKS Sosa, serta termasuk didalamnya Proyek Panai Jaya, Proyek Timur, Proyek Balap dan Proyek Plasma Madina. e. Grup Unit Usaha-V (GUU-V) Meliputi Kebun Marjandi, Kebun Bah Butong, Kebun Sidamanik, Kebun Tobasari dan Kebun Bah Birong Ulu. PT. Perkebunan Nusantara IV (Persero) memiliki 4 (empat) anak perusahaan, yaitu : PT. Pamina Adolina, PT. Sarana Argo Nusantara, PT. Argi Sinergi Perkebunan Nusantara dan PT. Sinergi Perkebunan Nusantara. Selain memiliki anak perusahaan, PTPN IV juga memilki perusahaan asosiasi, yaitu PT. ESW Nusantara Tiga dan PT. Pupuk Agro Nusantara. Dalam PTPN IV terdapat pernyataan saham pada PT. Perdasa Enam Utara, PT. Karisma Pemasaran Bersama Nusantara dan PT. Nusantara Mas.

4 Visi dan Misi PT.Perkebunan Nusantara IV a. Visi Perusahaan Visi dari PT. Perkebunan Nusantara IV (Persero) yaitu Menjadi Perusahaan Agro Industri yang Unggul dan Berkelanjutan b. Misi Perusahaan Misi dari PT. Perkebunan Nusantara IV (Persero) yaitu : 1. Menyelenggarakan usaha agroindustri berbasis kelapa sawit, teh dan karet. 2. Menjalankan usaha dengan prinsip-prinsip usaha terbaik, inovatif dan berdaya saing tinggi. 3. Menyelaraskan kegiatan usaha dengan masyarakat dan stakeholder lainnya melalui kemitraan yang saling menguntungkan serta berwawasan lingkungan. 4. Ikut menunjang program pemerintah dalam upaya peningkatan lingkungan. B. Kegiatan Perusahaan 1. Turut melaksanakan dan menunjang kebijaksanaan program pemerintah dibidang ekonomi dan pebangunan Nasional pada umumnya, khususnya di sub sektor pertanian dalam arti seluas-luasnya, dengan tujuan memupuk keuntungan berdasarkan prinsip-prinsip perusahaan yang sehat. 2. Melaksanakan kegiatan usaha antara lain : a. Mengusahaakan budidaya tanaman, meliputi pembukuan dan pengolahan lahan, pembibitan, penanaman dan pemeliharaan, serta

5 melakukan kegiatan-kegiatan lain yang berhubungan dengan budidaya tanaman tersebut. b. Produksi, meliputi pemungutan hasil tanaman, pengolahan hasil tanaman sendiri maupun pihak lain menjadi pihak setengah jadi maupun barang jadi. c. Perdagangan, penyelenggaraan kegiatan pemasaran berbagai macam hasil produksi. d. Pengembangan usaha dibidang perkebunan, agro usaha & agro bisnis. e. Mendirikan/ menjalankan perusahaan dan usaha lainnya yang berhubungan dengan usaha bidang pertanian. C. Struktur Organisasi dan Job Description Berdasarkan Surat Keputusan Menteri Keuangan No.156/KMK.016/1994, Direktur dibantu oleh 4 (empat) orang yaitu : Direktur Produksi, Direktur Perencanaan dan Pengembangan, Direktur Keuangan dan Direktur SDM. Direksi bertanggung jawab atas pekerjaannya kepada komisaris yang merupakan wakil dari Departemen Keuangan sebagai pemegan saham. Dalam melaksanakan roda perusahaan Direksi dibantu oleh ada 16 orang Kepala Bagian dan 3 (tiga) orang Koordinasi Wilayah PTPN-IV terdiri dari 37 unit usaha, dimana sebagai pelaksana operasional tiap unit adalah Administratur/Kepala Unit yang mempunyai tugas untuk melaksanakan fungsi manajemen berupa pelaksanaan rencana-rencana perusahaan yang telah ditetapkan oleh Direksi.

6 Jadi unit pelaksana langsung (fungsi lini) dari Direksi Administratur dan Kepala Unit dengan dibantu oleh beberapa orang Kepala Dinas sebagai manajer menengahmadya dan Asisten Tanaman, Asisten Pengolahan, Asisten Teknik, Asisten Administrasi sebagai manajer menengah pertama bertanggung jawab atas pekerjaan kepada Direktur Utama. Dari luas wilayah kerja dan jenjang kepangkatan PTPN-IV tentunya memerlukan struktur organisasi yang tepat agar dapat secara efektif dan efisien mengatur dan menjelaskan tugas setiap anggota organisasiya. Adapun bentuk organisasi PTPN-IV adalah berbentuk organisasi Lini dan Staf sebagaimana yang tertuang pada Surat Keputusan Direksi No.04.08/kpts/37/XXI/1997 tertanggal 3 Desember Adapun bagan struktur organisasi PT. Perkebunan Nusantara IV (Persero) Medan yang terangkum dalam bagian yang telah ditetapkan oleh perusahaan pada Gambar 2.1 berikut.

7

8 Keterangan dari bagan struktur organisasi PT.Perkebunan nusantara IV(Persero)Medan, pada Gambar 2.1 adalah : = Bagian Sekretaris Perusahaan = Bagian Satuan Pengawasan Intern = Bagian Manajemen Resiko dan GCG = Bagian Tanaman = Bagian Pengolahan = Bagian Teknik = Bagian Pengolahan Bahan Baku = Bagian Keuangan = Bagian Akuntansi = Bagian Pemasaran = Bagian Perencanaan = Bagian Pengembangan Usaha = Bagian Program Kemitraan dan Bina Lingkungan = Bagian Manajemen Sistem Informasi = Bagian Sumber Daya Manusia = Bagian Umum

9 04.17 = Bagian Hukum dan Pertanahan = Bagian Pengadaan 04.01A= Bagian Unit Panitia dan Jasa PIMPINAN PT.PERKEBUNAN NUSANTARA IV MEDAN 1) Direksi terdiri dari : 1.1. Direktur Utama (Erwin Nasution) 1.2. Direktur Produksi (Ahmad Sahlan Saragih) 1.3. Direktur Perencanaan dan Pengembangan Usaha (Memed Wiramihardja) 1.4. Direktur Keuangan (Setia Dharma Sebayang) 1.5. Direktur Sumber Daya Manusia Wibisono) 2) Sekretaris Saham Pengawasan Intern 3) Sekretaris Biro Pengkajian Dan Pengembangan 4) Sekretaris Bagian Tanaman 5) Sekretaris Bagian Teknik 6) Sekretaris Bagian Pengolahan 7) Sekretaris Bagian Pemasaran 8) Sekretaris Bagian Keuangan 9) Sekretaris Bagian Akuntansi

10 10) Sekretaris Bagian Pengadaan 11) Sekretaris Bagian Sumber Daya Manusia(SDM) 12) Sekretaris Bagian Sekretariat D. Uraian Tugas Job Description adalah uraian pekerjaan yang harus dilakukan oleh setiap pegawai dimana pekerjaan tersebut telah ditetapkan oleh pimpinan sesuai kemampuan dan pengetahuannya menurut Purwanto (2006 : 46). Berikut uraian tugas dari setiap bagian pada struktur organisasi PT. Perkebunan Nusantara IV Medan : 1. Direksi mempunyai tugas sebagai berikut : a. Memimpin dan mengelola perusahaan sesuai dengan tujuan perusahaan dan senantiasa berusaha meningkatkan efesiensi dan efektivitas perusahaan. b. Menguasai, memelihara dan mengurus kekayaan perusahaan secara berdaya guna dan berhasil guna. c. Mewakili perusahaan didalam dan diluar perusahaan. Direktur mempunyai tugas memimpin, merencanakan, mengkoordinasiakan pelaksanaan tugas masing-masing yaitu : 1.1. Dierktur utama mempunyai tugas memimpin, merencanakan, mengkoordinasikan tugas para Direktur agar pelaksanaan operasional perusahaan secara teratur, terarah, terkendali dan terpadu.

11 1.2. Direktur Produksi, meliputi bidang tanaman, teknik dan pengolahan serta mengkoordinasiaknpelaksanaan kegiatan unit pelaksana perusahaan Direktur Perencanaan dan Pengembangan Usaha meliputi bidang, Pengadaan, Pemasaran, Pengkajian dan Pengembangan Direktur Keuangan, meliputi bidang keuangan, akuntansi dan pengadaan Direktur Sumber Daya Manusia dan Umum, meliputi bidang Sekretariat, Sumber Daya Manusia dan Umum. Direksi menyelenggarakan rapat Direksi secara berkala sekurangkurangnya 3 (tiga) bulan sekali dipimpin oleh Direktur Utama untuk menentukan kebijakan operasional perusahaan.keputusan yang diambil dalam rapat Direksi, tidak bertentangan dengan anggaran dasar perusahaan dan petunjuk/pengarahan Menteri Keuangan selaku pemegang saham dan atau Menteri Pertanian selaku pemegang kuasa. Pengambilan keputusan dimaksud butir 5 diusahakan berdasarkan musyawarah untuk mufakat secara bulat atau tidak mungkin, maka keputusan diambil secara suara terbanyak. Direktur Utama dan para Direktur dalam kedudukannya sebagai anggota direksi baik sendiri-sendiri ataupun secara bersama-sama selalu menerapkan prinsip koordinasi integrasi dan sinkronasi dalam lingkup perusahaan maupun antar anggota direksi.

12 Tata hubungan kerja anggota direksi berdasarkan ketentuan dalam anggaran dasar PT.Perkebunan Nusantara IV yang termuat dalam Akte Notaris Harun Kamil, SH tanggal 11 Maret Sekretaris Satuan Pengawasan Intern Adapun uraian tugasnya adalah sebagai berikut : a. Menandatangani surat masuk pada bagian satuan pengawasan intern. b. Mengagendakan surat masuk dan surat keluar dibagian satuan pengawasan intern. c. Menerima telepon masuk. d. Menerima surat masuk dari bagian lain. 3. Sekretaris Biro Pengkajian dan Pengembangan Adapun uraian tugasnya adalah sebagai berikut : a. Menerima tamu yang ada keperluan pada bagian biro pengkajian dan pengembangan. b. Mengagendakan surat masuk dan surat keluar pada bagian biro pengkajian dan pengembangan. c. Menerima telepon masuk. d. Mendistribusikan surat-surat ke bagian lain. 4. Sekretaris Bagian Tanaman Adapun uraian tugasnya adalah sebagai berikut : a..menerima tamu yang ingin bertemu dengan pimpinan

13 b. Mengagendakan surat masuk dan surat keluar pada bagian tanaman. c. Menandatangani surat masuk dan surat keluar pada bagian tanaman. d. Mendistribusikan surat-surat pada bagian lain. 5. Sekretaris Bagian Teknik Adapun uraian tugasnya adalah sebagai berikut : a. Menerima telepon masuk. b. Menerima tamu yang ingin bertemu dengan pimpinan. c. Mendistribusikan surat-surat bagian lain. d. Menstempel surat dan membuat tanggal surat keluar 6. Sekretaris Bagian Pengolahan Adapun uraian tugasnya adalah sebagai berikut : a. Mengagendakan surat masuk dan surat keluar pada bagian pengolahan. b. Menyusun jadwal pimpinan. c. Menandatangani surat masuk pada bagian pengolahan. d. Mendistribusikan surat atau undangan kepada bagian-bagian. 7. Sekretaris Bagian Pemasaran Adapun uraian tugasnya adalah sebagai berikut : a. Menerima tamu yang ingin bertemu pimpinan. b. Menerima telepon masuk. c. Mengarsip surat masuk dan surat keluar d. Menstempel surat masuk dan surat keluar pada bagian pemasaran.

14 8. Sekretaris Bagian Keuangan Adapun uraian tugasnya adalah sebagai berikut : a. Menyusun neraca pada perusahaan. b. Menghitung anggaran perusahaan. c. Menghitung dana keluar atau masuk pada perusahaan. d. Menandatangani surat masuk pada bagian keuangan. 9. Sekretaris Akuntansi Adapun uraian tugasnya sebagai berikut : a. Menghitung dana yang keluar dan masuk pada perusahaan.. b. Membuat neraca laba rugi pada perusahaan. c. Membuat jurnal perusahaan. d. Menandatangani surat yang masuk pada bagian akuntansi 10. Sekretaris Bagian Pengadaan Adapun uraian tugasnya adalah sebagai berikut : a. Menulis atau membuat nomor surat keluar. b. Menandatangani surat yang masuk pada bagian pengadaan. c. Menerima tamu yang ingin bertemu pimpinan. d. Mengarsip tanda terima yang dikirin dari bagian lain. 11. Sekretaris Bagian Sumber Daya Manusia(SDM) Adapun uraian tugasnya adalah sebagai berikut :

15 a. Menerima telepon masuk. b. Mengagendakan surat masuk dan surat keluar pada bagian sumber daya manusia. c. Menyusun jadwal pimpinan. d. Menstempel surat yang masuk pada bagian sumber daya manusia. 12. Sekretaris Pada Bagian Sekretariat Adapun uraian tugasnya adalah sebagai berikut : a. Mengarsipkan surat edaran. b. Menstempel surat yang masuk dari perusahaan lain. c. Membuat disposisi pada surat masuk dan surat keluar. d. Mnerima tamu yang berkepentingan pada perusahaan. e. Menerima telepon masuk. Sekretaris Perusahaan : Ruang lingkup tugas sekretaris perusahaan adalah memperoleh, mengolah, menatausahakan, menyediakan data/informasi dan menjadi juru bicara/penghubung atas nama korporasi dalam menjelaskan, menjawab dan memberikan informasi yang relevan kepada pihak-pihak terkait.

16 Tabel 2.1 Tugas Rutin Sekretaris Perusahaan Pekerjaan Rutin Volume Waktu Catatan Memasukan surat masuk untuk direktur PT.Perkebunan Nusantara IV(Persero) ke buku agenda surat masuk Menulis atau membuat nomor surat Keluar Menjadwal kegiatan Direktur Menstempel surat dan membuat tanggal surat keluar 20 surat per 15 nomor per 15 berkas per 10 _ menit 5 menit _ Sesuai dengan kegiatan 7 menit _ Mengantarkan surat masuk/ undangan ke bagian lain yang sudah diproses kabag/direktur Mengarsip surat masuk dan surat keluar Mengarsip tanda terima surat masuk yang telah dikirim ke bagian lain 7 surat per 15 surat per 15 surat per 20 _ menit 7 menit _ 5 menit _

17 Lanjutan Tabel 2.1 Tugas Rutin Sekretaris Perusahaan Pekerjaan Rutin Volume Waktu Per kegiatan Catatan Mendisposisikan surat masuk ke 15 surat per 10 menit _ bagian-bagian Mendisposisikan surat masuk ke direktur Menerima tamu yang ingin bertemu dengan pimpinan 10 surat per 5 tamu per 7 menit _ Sesuai Mengetik surat keluar 5 surat per Menerima telefon 15 telefon per 30 menit _ 5 menit _ Menerima faxc 3 fax per 5 menit _ Memantau kenyamanan, keserasian, kelengkapan ruang kerja pimpinan dan ruang rapat Mengumpulkan dokumen dari bagian lain seperti laporan 2 kali per 10 dokumen per 10 menit _ 15 menit _

18 Lanjutan Tabel 2.1 Tugas Rutin Sekretaris Perusahaan Pekerjaan Rutin Volume Waktu Catatan Per kegiatan Menata arsip copy surat keputusan /surat edaran direksi 7 surat per 5 menit _ Menyusun dan mengevaluasi kebijakan urusan sekretariat dan bagian sekretariat secara keseluruhan. Sesuai Sumber : PT Perkebunan Nusantara IV Medan (2014) E. Kinerja Organisasi Setiap perusahaan tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan perusahaan. Butuh waktu untuk mencapai itu semua, PT. Perkebunan Nusantara IV (Persero) merupakan salah satu diantara perusahaan BUMN yang berkomitmen untuk menerapkan Good Corporate Goverment (GCG) secara konsisten dan berkelanjutan. Penerapan GCG sebagai budaya perusahaan bukan hanya untuk kalangan Internal PTPN IV, tetapi juga berlaku terhadap kalangan Eksternal seperti para mitra bisnis, pelanggan dan pihak lainnya. Untuk memastikan PTPN IV telah menerapkan prinsip-prinsip GCG secara konsisten dan berkelanjutan, maka setiap tahunnya Badan Pengawas

19 Keuangan Dan Pembangunan (BPKP) melakukan evaluasi penerapan pelaksanaan GCG. Berdasarkan hasil evaluasi penerapan GCG di PTPN IV pada tahun 2013 yang dilakukan BPKP, secara umum berpredikat sangat baik (dari lima kemungkinan tingkatan yaitu : sangat baik, baik, cukup, kurang dan sangat kurang) dengan capaian skor aktual 90,40 dari skor maksimal 100. Hasil dari nilai yang sangat baik tersebut didapatkan dengan kerjasama yang dilakukan oleh perusahaan dan tenaga kerja kerja, adapun pelaksanaan kegiatan dilakukan atas dasar : a. Pelaksanaan kegiatan disesuaikan dengan kemampuan tenaga dan waktu yang tersedia, pelaksanaan kegiatan dilakukann secara uji petik/sampel. b. Hasil pelaksanaan kegiatan Komite Audit secara periodic dan disampaikan kepada Komisaris untuk digunakan sebagai masukan dalam pelaksanaan tugasnya. c. Pembagian tugas kegiatan kepada masing-masing anggota Komite Audit diterapkan oleh ketua Komite Audit sesuai dengan kemampuan dan kesediaan waktu masing-masing anggota. d. Pelaksanaan tugas Komite Audit dilakukan kerjasama dengan Satuan Pengawasan Intern (SPI) perusahaan. Data dan informasi yang diperlukan terlebih dahulu diminta dari SPI, apabila tidak ada, baru diminta kepada unit kerja/ pejabat yang bersangkutan. e. Pelaksanaan tugas dari anggota komite audit didasarkan pada surat penugasan dari ketua komite audit. Informasi dan laporan hasil

20 pelaksanaan tugas hanya disampaikan kepada komisaris melalui ketua komite audit. f. Pelaksanaan kegiatan sesuai dengan anggaran yang tersedia dan sesuai dengan piagam komite audit. F. Rencana Kegiatan Untuk melaksanakan tugas Komite Audit perlu disusun program kerja tahunan. Rencana kerja tahunan PT. Perkebunan Nusantara IV dimaksud antara lain sebagai berikut : a. Memonitor juga mengevaluasi proses penyelesaian laporan keuangan tahunan dan penetapan laporan pertanggung jawaban keuangan perusahaan. b. Melakukan evaluasi atas efektifitas satuan pengawasan intern kegiatan tertentu. c. Melakukan evaluasi dan memonitor atas laporan direksi d. Melakukan evaluasi atas laporan manjemen triwulan Direksi. e. Melakukan evaluasi atas laporan kinerja bulanan Group Unit Usaha tertentu. f. Melakukan evaluasi atas sistem pengendalian intern kegiatan tertentu. g. Melakukan evaluasi atas rencana da realisasi perusahaan. h. Memantau dan mengevaluasi pelaksanaan program PKBL (program kemitraan dan bina lingkungan. i. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diminta komisaris. j. Ketentuan pelaksanaan program kerja Komite Audit.