PENGEMBANGAN TATA LAKSANA PROGRAM PERKULIAHAN JURUSAN SISTEM INFORMASI ITS DENGAN METODE SCL

Transkripsi

1 PENGEMBANGAN TATA LAKSANA PROGRAM PERKULIAHAN JURUSAN SISTEM INFORMASI ITS DENGAN METODE SCL Dewi Indira Sari Ir. Achmad Holil Noor Ali, M.Kom Jurusan Sistem Informasi Fakultas Teknologi Informatika Institut Teknologi sepuluh Nopember Kampus Keputih, Sukolilo, Surabaya 60111, Indonesia indhie.1510@gmail.com Abstrak Karena adanya persaingan ketat dalam lembaga pendidikan sehingga ITS melakukan perubahan orientasi pendidikan untuk menghasilkan lulusan yang lebih berkompetensi. Melalui peraturan akademik , ITS merubah metode pembelajaran Teaching Centered Learning (TCL) menjadi metode pembelajaran Student Centered Learning (SCL). Untuk itu jurusan SI ITS melakukan penyesuaian terhadap dokumen tata laksana program perkuliahannya. Penyesuaian dokumen tata laksana program perkuliahan yang baru diharapkan dapat mendukung proses perkuliahan saat ini. Penyesuaian dokumen tata laksana program perkuliahan ini dimulai dari mengumpulkan dokumen-dokumen sebelumnya untuk kemudian dianalisa dan dikembangkan, dalam pembuatan prosedur standar beserta formulir acuan dan menu aplikasi untuk setiap aktivitasnya. Kemudian tahap terakhirnya adalah mengembangkan dan mengumpulkan semua dokumen-dokumen tersebut kedalam satu buku tata laksana program perkuliahan. Hasil dari buku tata laksana diatas berisi 6 aktivitas prosedur, 16 formulir acuan, 1 buah surat, dan 10 fungsi aplikasi monitoring perkuliahan, serta matrik tata laksana dan gambar proses bisnis program perkuliahan. Kata kunci : Tata Laksana, Student Centered Learning (SCL), Prosedur 1 PENDAHULUAN Tuntutan untuk menghasilkan lulusan yang lebih berkompetensi dan didukung dengan upaya menghadapi persaingan yang sangat ketat dalam perubahan orientasi lembaga pendidikan, yaitu perubahan persyaratan kerja dan perubahan cepat disegala bidang kehidupan, sehingga ITS melakukan perubahan terhadap orientasi pendidikannya dengan merubah metode pemebelajaran Teaching Centered Learning (TCL) menjadi metode pembelajaran Student Centered Learning (SCL). Dengan adanya perubahan metode pembelajaran maka ITS mengeluarkan peraturan akademik baru yang mengacu pada sistem pembelajaran Student Centered Learning (SCL). Karena ITS mengeluarkan peraturan akademik , sehingga SI ITS juga melakukan penyesuaian terhadap tata laksana program perkuliahannya yang disesuaikan dengan metode pembelajaran SCL dan peraturan akedemik ITS Tata laksana program perkuliahan yang akan diubah nantinya terdiri dari prosedur dan beberapa formulir terkait dengan aktivitas perkuliahan yang dibutuhkan saat ini serta perubahan terhadap menu aplikasinya. Perubahan - perubahan tersebut diharapkan akan berguna untuk membantu

2 dosen, karyawan dan mahasiswa dalam menyelenggarakan kegiatan belajar mengajar yang sesuai dengan tujuan perkuliahan dan metode pembelajarannya. Disamping itu juga, pihak manajemen jurusan akan lebih mudah mengontrol capaian tujuan pada setiap aktivitas perkuliahan. 2 STUDENT CENTERED LEARNING (SCL) Pada sistem pembelajaran SCL mahasiswa dituntut aktif mengerjakan tugas dan mendiskusikannya dengan dosen sebagai fasilitator. Dengan aktifnya mahasiswa, maka kreativitas mahasiswa akan terpupuk. Kondisi tersebut akan mendorong dosen untuk selalu mengembangkan dan menyesuaikan materi kuliahnya dengan perkembangan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi (IPTEK). Dengan diterapkannya sistem pembelajaran SCL diharapkan mahasiswa aktif dan kreatif, menyelesaikan tugas akhir dengan lancar/cepat, dengan harapan mahasiswa dapat menyelesaikan studi dengan lancar dan tepat waktu sesuai dengan target atau bahkan bisa lebih cepat dari standar waktu masa studi. Selanjutnya mahasiswa setelah lulus diharapkan mampu berkompetisi di dunia kerja. 3 SCL PADA PERGURUAN TINGGI di perguruan tinggi dapat diartikan sebagai kegiatan yang terprogram dalam desain FEE (Facilitating, Empowering, Enabling), untuk mahasiswa belajar secara aktif yang menekankan pada sumber belajar. Dengan demikian, pembelajaran merupakan proses pengembangkan kreativitas berpikir yang dapat meningkatkan kemampuan berpikir mahasiswa, serta dapat meningkatkan dan mengkontruksi pengetahuan baru sebagai upaya meningkatkan penguasaan dan pengembangan yang baik terhadap materi perkulihan. Dosen dalam proses pembelajaran model SCL memiliki peran yang penting dalam pelaksanaan model SCL yaitu meliputi: 1. Bertindak sebagai fasilitator dalam proses pembelajaran. 2. Mengkaji kompetensi matakuliah yang perlu dikuasai mahasiswa di akhir pembelajaran. 3. Merancang strategi dan lingkungan pembelajaran yang dapat menyediakan beragam pengalaman belajar yang diperlukan mahasiswa dalam rangka mencapai kompetensi yang dituntut matakuliah. 4. Membantu mahasiswa mengakses informasi, menata dan memprosesnya untuk dimanfaatkan dalam pemecahan permasalahan sehari hari. 5. Mengidentifikasi dan menentukan pola penilaian hasil belajar mahasiswa yang relevan dengan kompetensi yang akan diukur. Dalam pelaksanaan model pembelajaran ini mahasiswa juga mempunyai peranan yang tidak kalah penting karena mahasiswa termasuk salah satu yang ikut menentukan proses pembelajaran model ini berhasil atau tidak. Peran mahasiswa meliputi: 1. Mengkaji kompetensi matakuliah yang dipaparkan dosen. 2. Mengkaji strategi pembelajaran yang ditawarkan dosen. 3. Membuat rencana pembejaran untuk matakuliah yang diikuti. 4. Belajar secara aktif (dengan cara mendengar, membaca, menulis, diskusi, dan terlibat dalam pemecahan masalah serta lebih penting lagi terlibat dalam kegiatan berpikir tingkat tinggi, seperti analisis, sintesis dan evaluasi), baik secara individu maupun kelompok. Agar pembelajaran model SCL dapat diimplementasikan secara efektif

3 dan efisien, maka perguruan tinggi juga mempunyai peranan sebagai berikut: 1. Mengkaji kurikulum, program pembelajaran dan sistem penilaian hasil belajar yang mengacu pada SCL. 2. Membuat kebijakan tentang sosialisasi dan penerapan SCL di institusinya. 3. Menciptakan lingkungan belajar yang kondusif untuk terlaksananya SCL dengan menciptakan networking dengan dunia kerja, lembaga-lembaga masyarakat, atau instansi yang terkait. 4. Membenahi pola pikir (mindset) pada dosen dan pengelola program pendidikan pada umumnya tentang pentingnya mengubah paradigma mengajar berorientasi pada dosen semata pada pola pembelajaran yang berorientasi pada mahasiswa, yang dicirikan dengan adanya interaksi yang positif dan konstruktif antara dosen dan mahasiswa dalam membangun pengetahuan. 5. Melatih dan memberikan dukungan yang penuh kepada para dosen dalam menerapkan SCL dalam proses pembelajaran. 6. Memanfaatkan perencanaan pembelajaran yang berorientasi SCL, yang dikembangkan para dosen, dalam pengadaan sarana dan prasarana pendukung pembelajaran. 7. Menciptakan sistem yang memungkinkan dosen dan seluruh civitas akademica dapat berkomunikasi dan berkoordinasi serta akses terhadap IT (information technology). 4 TATA KELOLA DAN TATA LAKSANA Berdasarkan Depdiknas, dalam buku X - Tata Kelola (2005), tata kelola didefinisikan sebagai perilaku, cara atau metode yang digunakan oleh suatu PT untuk mendayagunakan seluruh potensi dan unsurunsur yang dimiliki secara optimal, dalam upaya mencapai visi dan misi yang telah ditetapkan. Dengan kata lain, tata kelola merupakan sebuah pengaturan proses yang disusun sebagai acuan untuk keberlanjutan dari visi, misi dan rencana strategis suatu organisasi dengan tetap menjaga keseimbangan peran para pemangku kepentingan. Perwujudan tata kelola sebaiknya dilakukan secara bertahap, namun terencana dalam kerangka waktu yang jelas. Komponen Penyusun Tata Kelola Mengacu pada struktur dokumen ISO 9001:2000, secara garis besar terdiri dari empat bagian: a. Pedoman Menggambarkan sasaran mutu yang ingin dicapai organisasi dengan menetapkan tujuan, ruang lingkup, proses bisnis dan tanggung jawab, istilah dan definisi serta target pencapaian. Dalam struktur dokumen ISO 9001 : 2000 termasuk dalam dokumen level 1 (Quality Manual). b. Kebijakan Merupakan ketetapan yang secara umum menggambarkan aktivitas yang ada dalam setiap program yang dibuat. Hal-hal umum yang harus dilakukan dan tidak boleh dilakukan juga terangkum dalam kebijakan ini. Namun kebijakan tidak secara detail menggambarkan akitivitas dijalankan, proses, waktu hingga siapa yang bertanggung jawab terhadap aktivitas tersebut. Dalam struktur dokumen ISO 9001 : 2000, termasuk dalam dokumen level 1 (Quality Manual). c. Pedoman Dibuat berdasarkan pedoman dan kebijakan yang telah ditetapkan dengan mengejewantahkan tujuantujuan yang ingin dicapai ke dalam beberapa program. Program-program yang dihasilkan didefinisikan menjadi beberapa aktivitas yang nantinya memiliki beberapa tata laksana sebagai acuan dalam implementasinya. Dalam struktur dokumen ISO 9001 : 2000,

4 panduan ini termasuk dalam dokumen level 2 (Quality Processes). d. Tata Laksana Kegiatan pengelolaan seluruh aktivitas perusahaan atau yang sering disebut tata laksana adalah suatu kegiatan untuk meyakinkan bahwa kebijakan dan pedoman yang ditetapkan telah sesuai dengan tujuan dan sasaran organisasi dan untuk meyakinkan bahwa hal tersebut telah dilaksanakan dengan sebaik-baiknya. Dengan kata lain, tata laksana dibuat dengan mengacu pada pedoman, kebijakan dan panduan yang ada untuk memberikan gambaran bagaimana seharusnya aktivitas dijalankan, kapan, oleh siapa, serta siapa yang bertanggung jawab dalam pelaksanaannya. Tata laksana ini menggambarkan dokumen level 3 hingga level 4 dari struktur dokumen ISO 9001 : 2000 yakni : Quality Procedures dan Work Instructions yang secara garis besar terdiri dari: Prosedur Memuat tentang penetapan tertulis mengenai apa yang harus dilakukan, kapan, dimana dan oleh siapa, serta bagaimana sebuah aktivitas dilakukan. Formulir Formulir dibuat untuk melengkapi prosedur sehingga operasional yang dilakukan, bias terdokumentasi dengan baik dan dapat dipertanggungjawabkan sesuai dengan pihak yang tertera dalam formulir tersebut. Selain itu, formulir bisa juga dijadikan laporan/bukti bahwa suatu proses telah dilakukan. Menu Aplikasi Menu menggambarkan aplikasi bagaimana aktivitas-aktivitas dalam program perkuliahan berhubungan dengan aplikasi terkait. 5 ANALISIS Pada bab ini dilakukan analisis setiap aktivitas untuk kemudian mendapatkan alur aktivitas yang dibutuhkan pada proses perkuliahan saat ini dan disesuaikan dengan metode pembelajaran SCL serta pedoman dan kebijakan yang ada. Dari hasil analisis nantinya akan digunakan untuk mengembangkan dokumen tata laksana program perkuliahan. Aktivitas-aktivitas yang dikembangkan disesuaikan dengan kebijakan dan panduan (SI ITS) serta peraturan akademik ITS meliputi persiapan perkuliahan, pelaksanaan perkuliahan & pemonitoran kehadiran, perubahan perkuliahan, evaluasi materi & pelaksanaan perkuliahan, penilaian & perbaikan nilai serta pendokumentasian perkuliahan. No I Tabel 5. 1 Aktivitas dalam Program Nama Prosedur Persiapan 1. Pembuatan Rancangan dan Rencana 2. Penerimaan Rancangan dan Rencana 3. Pemberkasan Rekaman dan Rancangan dan Rencana II Pelaksanaan dan Pemonitoran Kehadiran 1. Pengisian Rekaman 2. Pemonitoran Kehadiran 3. Pencetakan Rekapitulasi Kehadiran 4. Pembuatan Surat Pemberitahuan Kehadiran Dosen

5 III Perubahan 1. Pengajuan Perubahan 2. Konfirmasi Perubahan Perkuliah 3. Pencetakan Rekapitulasi Perubahan 4. Pempublikasian dan Penyimpanan Pencetakkan Perubahan IV Evaluasi Materi dan Pelaksanaan 1. Penyusunan Evaluasi Materi dan Pelaksanaan 2. Pelaporan Evaluasi Materi dan Pelaksanaan 3. Perubahan Rancangan dan Rencana 4. Pemberitahuan Hasil IPD V Penilaian dan Perbaikan Nilai 1. Penilaian 2. Penginputan nilai 3. Pencetakan Rekapitulasi Nilai Mata Kuliah 4. Perbaikan Nilai VI Penilaian dan Perbaikan Nilai 1. Penyimpanan Data 2. Daftar Pemusnahan Dokumentasi Berdasarkan prosedur yang ditetapkan (tabel 5.1), dibuat formulir acuan yang berisikan formulir, surat ataupun laporan, bisa berupa masukan maupun keluaran dari aktivitas-aktivitas yang ada dalam program perkuliahan (tabel 5.2). Tabel 5. 2 Dokumen terkait dalam Program 1. Rancangan dan Rencana 2. Rekaman 3. Daftar Rancangan dan Rencana 4. Evaluasi Materi dan Pelaksanaan * II Pelaksanaan dan Pemonitoran Kehadiran 1. Rekaman * 2. Rekapitulasi Kehadiran Dosen 3. Rekapitulasi Kehadiran Mahasiswa 4. Surat Pemberitahuan Dosen 5. Daftar Mahasiswa Yang Kehadirannya Kurang III Perubahan 1. Perubahan 2. Rekapitulasi Perubahan IV Evaluasi Materi dan Pelaksanaan 1. Evaluasi Materi dan Pelaksanaan 2. Perubahan Rancangan dan Rencana 3. Daftar Evaluasi Materi dan Pelaksanaan 4. Rekapitulasi Nilai IPD Rumpun Mata Kuliah V Penilaian dan Perbaikan Nilai 1. Rekapitulasi Nilai Mata kuliah 2. Form Ralat / Susulan Nilai 3. Rekapitulasi Pengajuan Perubahan Nilai VI Penilaian dan Perbaikan Nilai 1. Daftar isi Holder No I Nama Dokumen Persiapan 2. Daftar Pemusnahan Dokumentasi * Dokumen yang didapat dari aktivitas sebelumnya.

6 5 PENGEMBANGAN DOKUMEN TATA LAKSANA Pada bab ini dilakukan penyusunan terhadap dokumen tata laksana dari aktivitas-aktivitas dalam program perkuliahan yang telah diidentifikasikan sebelumnya. Dokumen tata laksana ini terdiri dari dokumen prosedur, formulir terkait dan menu aplikasi terkait. Dokumen prosedur dibuat sesuai dengan tujuh aktivitas dalam program perkuliahan yang secara umum terdiri dari beberapa komponen penyusun utama, yakni : lembar pengesahan, tujuan, ruang lingkup, standar yang berlaku, indikator kinerja, rincian prosedur, dokumen terkait dan aplikasi terkait. Sedangkan dokumen formulir dibuat sesuai dengan kebutuhan prosedur terkait. Matrik tata laksana dibuat untuk memudahkan dalam memahami prosedur yang dibuat sekaligus membantu dalam mengontrol operasional aktivitas. Matrik ini terdiri dari kolom-kolom berikut : Aktivitas dan tujuan, berisikan nama aktivitas dan tujuan dari pelaksanaan\ aktivitas terkait (sesuai dengan dokumen prosedur), Indikator kinerja yang dikelompokkan berdasarkan tujuan (sesuai dengan dokumen prosedur), Rincian prosedur yang dikelompokkan berdasarkan per indikator kinerja aktivitas (sesuai dengan dokumen prosedur). Waktu mulai dan durasi untuk menggambarkan kapan aktivitas tersebut seharusnya dilakukan, Dokumen serta aplikasi terkait seperti yang terdapat dalam dokumen prosedur. 5 PENUTUP Simpulan 1. Dokumen Tata Laksana mempunyai enam buah dokumen prosedur aktivitas dalam pengembangan program perkuliahan, enam belas formulir dan satu surat untuk mendukung pelaksanaan dari prosedur. 2. Dalam pelaksanaan dokumen tata laksana banyak pihak yang terlibat antara lain: Ketua Jurusan (KaJ), Koordinator Pengajaran (KoP), Akademik Board (AkB), Dosen Pengampu (DsP), Administrasi Akademik (AdA), Administrasi Keuangan (AdK). Adapun pihak yang paling banyak terlibat adalah DsP dan AdA. 3. Dokumen tata laksana ini mempunyai ruang lingkup yang berbeda-beda, ruang lingkup pelaksanaan yang memiliki durasi paling lama adalah aktivitas pelaksanaan perkuliahan dan pemonitoran perkuliahan karena prosedur itu dilakukan setiap hari saat pelaksanaan perkuliahan dan untuk semua mata kuliah. Sedangkan aktivitas paling kecil dengan durasi pelaksanaan paling cepat adalah aktivitas pendokumentasian karena dilakukan sekali saja dalam satu semester. 4. Setelah dilakukan penyesuaian terhadap panduan, kebijakan dan peraturan akademik ITS , dalam dokumen tata laksana program perkuliahan terjadi pengurangan aktivitas, seperti: a) Dokumen prosedur Persiapan sebelumnya memiliki empat aktivitas prosedur dan lima formulir setelah disesuaikan dengan peraturan akademik memiliki tiga aktivitas prosedur dan empat formulir, antara lain pembuatan rancangan dan rencana pembelajaran, pemberkasan rekaman pembelajaran dan rancangan dan rencana pembelajaran.

7 b) Dokumen prosedur Pelaksanaan dan Pemonitoran sebelumnya memiliki empat aktivitas prosedur dan enam formulir setelah disesuaikan dengan peraturan akademik memiliki empat aktivitas prosedur dan lima formulir, antara lain pengisian rekaman pembelajaran, pemonitoran kehadiran, pencetakan rekapitulasi kehadiran, dan pembuatan surat pemberitahuan kehadiran dosen. c) Dokumen prosedur Perubahan sebelumnya memiliki empat aktivitas prosedur dan dua formulir setelah disesuaikan dengan peraturan akademik yang berubah adalah isi dari formulir. d) Dokumen prosedur Evaluasi Materi dan Pelaksanaan sebelumnya memiliki lima aktivitas prosedur dan lima formulir setelah disesuaikan dengan peraturan akademik memiliki empat aktivitas prosedur dan empat formulir, antara lain penyusunan evaluasi materi dan pelaksanaan perkuliahan, pelaporan evaluasi materi dan pelaksanaan perkuliahan, perubahan rancangan dan rencana pembelajaran, dan Pembuatan Surat pemberitahuan hasil IPD. e) Dokumen prosedur Penilaian dan Perbaikan Nilai sebelumnya memiliki lima aktivitas prosedur dan tiga formulir setelah disesuaikan dengan peraturan akademik memiliki empat aktivitas prosedur dan tiga formulir, antara lain penilaian, penginputan nilai, pencetakkan rekapitulasi nilai mata kuliah, perbaikan nilai. f) Dokumen prosedur Pendokumentasian sebelumnya memiliki satu aktivitas prosedur dan satu formulir setelah disesuaikan dengan peraturan akademik memiliki dua aktivitas prosedur dan dua formulir, antara lain penyimpanan data perkuliahan dan pemusnahan dokumentasi perkuliahan. 5. Dalam dokumen tata laksana tidak terdapat aktivitas ujian karena metode pembelajaran SCL yang diutamakan adalah penilaian dalam proses belajar mengajar, sehingga pada dokumen tata laksana ini aktivitas ujian dapat dihilangkan. Saran Dalam dokumen menu aplikasi hanya disebutkan fungsi-fungsi yang terkait dari Aplikasi Monitoring, sehingga diperlukan penyesuaian terhadap fitur dalam menu aplikasi monitoring perkuliahan. DAFTAR PUSTAKA Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi Departemen Pendidikan Nasional. Buku X Tata Kelola. Jakarta, Hadi, Rahmini Dari Teaching Centered Learning ke Student Centered Learning, Perubahan Metode di Perguruan Tinggi. <URL: dari-teacher-centered-learning-studentcentereded-learning-rahmini-hadi.pdf> Herdiyanti, Anisah Pembuatan Tata Laksana Program Jurusan Sistem Informasi ITS. Laporan Tugas Akhir. Institut Teknologi Sepuluh November, Surabaya.

8 Kebijakan & Pendidikan. Dokumen Jurusan SI ITS, Surabaya, Pedoman & Pendidikan. Dokumen Jurusan SI ITS, Surabaya, Situs ITS. 2009, Oktober. Draft Renstra <URL :