Pendidikan dan Pelatihan Kepemimpinan serta Perubahan Dalam Organisasi oleh : sunarto *

Transkripsi

1 Pendidikan dan Pelatihan Kepemimpinan serta Perubahan Dalam Organisasi oleh : sunarto * A. Reformasi Sistem Diklatpim Perkembangan teknologi informasi memberi pengaruh yang luar biasa pada perubahan lingkungan dunia dan menjadi tonggak berjalannya globalisasi. Globalisasi tidak hanya membawa pengaruh bagi organisasi (baik organisasi swasta/perorangan maupun organisasi pemerintah/birokrasi), namun juga mempengaruhi pola pikir dan sikap masyarakat pada umumnya. Salah satu peristiwa yang merupakan dampak dari globalisasi, dan merupakan perubahan besar di Indonesia adalah runtuhnya rezim orde baru pada bulan Mei 1998 yang dikenal dengan era reformasi. Salah satu tuntutan dalam era reformasi dari masyarakat Indonesia adalah perubahan pada organisasi pemerintah yang dikenal dengan birokrasi pemerintah. Birokrasi pemerintah yang sebelumnya dinilai lamban, terlalu gemuk, dan banyak terjadi korupsi dituntut segera berubah dan berbenah. Namun sampai saat ini, setelah masa reformasi bergulir lebih dari lima belas tahun, organisasi Pemerintah (birokrasi) dianggap belum memberikan pelayanan optimal pada masyarakat walaupun upaya pembenahan sudah dilakukan. Upaya pembenahan tersebut ditandai dengan keluarnya Peraturan Presiden Nomor 81 tahun 2010 tentang Grand Design Reformasi Birokrasi dan dijabarkan dalam Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi No 20 tahun 2010 tentang roadmap reformasi birokrasi Kedua peraturan tersebut merupakan acuan untuk melaksanakan reformasi birokrasi. Lembaga Administrasi Negara (LAN) sebagai instansi yang berfungsi dalam pemberian fasilitasi dan pembinaan terhadap kegiatan instansi Pemerintah di bidang administrasi negara serta melaksanakan pembinaan, penjaminan mutu, dan penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan sumber daya aparatur negara mengambil langkah untuk menindaklanjuti kedua peraturan tersebut dalam reformasi birokrasi. Langkah yang dilakukan oleh LAN adalah mereformasi sistem pendidikan dan pelatihan (diklat) termasuk diklat kepemimpinan (Diklatpim) yang selama ini diterapkan. Reformasi sistem diklat kepemimpinan * Widyaiswara Muda pada Pusbangtendik Kemdikbud 1

2 (Dikltpim) yang digagas Lembaga Administrasi Negara (LAN) RI dimaksudkan untuk menghasilkan alumni diklat yang mampu membawa perubahan sesuai dengan visi reformasi birokrasi yang dicanangkan pemerintah. Reformasi sistem diklatpim ditandai dengan keluarnya berbagai peraturan baru sebagai pengganti peraturan sebelumnya. Diantaranya Peraturan Kepala Lembaga Administrasi Negara (Perkalan) No. 10 tahun 2013 sebagai pedoman Diklatpim Tingkat I, No.11 tahun 2013 untuk Diklatpim Tingkat II, No.12 tahun 2013 untuk Diklatpim Tingkat III dan No.13 tahun 2013 untuk Diklatpim Tingkat IV. Di dalam Peraturan Kepala Lembaga Administrasi Negara (Perkalan) tersebut dijelaskan bahwa Diklat Kepemimpinan bertujuan untuk menghasilkan pemimpin perubahan pada unit organisasi yang sesuai dengan tingkat eselonnya. Masingmasing unit organisasi memiliki ruang lingkup dan jurisdiksi sendiri. Pejabat struktural eselon I sebagai pimpinan puncak bertanggung jawab dalam menangani visi atau arah kebijakan unit eselon I. Pejabat eselon II bertugas untuk menjabarkan visi tersebut ke dalam misi yang tepat. Pejabat eselon III berperan dalam menjabarkan visi dan misi organisasi ke dalam program-program organisasi. Sedangkan pejabat eselon IV bertanggung jawab dalam memimpin pelaksanaan kegiatan organisasi. B. Proyek Perubahan dalam Diklatpim Dalam proses pembelajaran diklatpim pola baru (pola diklatpim berdasarkan Perkalan tahun 2013), peserta harus membuat proyek perubahan, yang merupakan salah satu unsur penilaian dalam diklatpim. Proyek perubahan adalah wujud penerapan kompetensi peserta diklat dalam meningkatkan kinerja organisasinya yang dituangkan dalam bentuk kertas kerja dan dilaksanakan secara nyata di unit organisasinya. Dengan kata lain proyek perubahan adalah kegiatan pembelajaran pada Diklatpim untuk mewujudkan dan menerapkan kompetensi kepemimpinan yang telah dimiliki sesuai tingkat eselonisasi peserta. Proyek perubahan dapat digunakan sebagai model oleh peserta dalam meningkatkan kinerja organisasinya. Karena dalam proyek perubahan, mulai merancang, mengimplementasikan hingga membuat laporan pelaksanaannya semuanya dapat diterapkan di tempat kerja. 2

3 Dalam implementasi proyek perubahan, peserta diklat selaku pimpinan harus mampu menunjukkan kompetensi melakukan diagnosis permasalahan, kemudian menetapkan area proyek perubahan, hingga menggunakan kemampuan berfikir kreatif dan inovatif. Peserta juga harus mengetahui bagaimana membangun dan memberdayakan tim secara efektif serta melakukan koordinasi dan kolaborasi dengan para pembangku kepentingan, agar proyek perubahan yang dilakukannya mendapatkan dukungan. Di dalam pembelajaran proyek perubahan sebagian besar waktu kegiatan pembelajaran dilaksanakan secara non klasikal untuk melakukan terobosan /inovasi dilingkungan instansinya guna meningkatkan kinerja organisasinya. Perlu dipahami bahwa tujuan utama dari Diklatpim bukanlah proyek perubahan, tetapi membentuk Pemimpin Perubahan. Untuk melihat tahapan proyek perubahan dalam pelaksanaan pendidikan dan pelatihan yang bertujuan membentuk pemimpin perubahan, sebagai contoh ditampilkan pada gambar 1 tentang alur proyek perubahan dalam tahapan diklatpim tingkat IV. Tahap I Tahap II Tahap III Tahap IV Tahap V AGENDA SELF MASTERY Pilar-pilar Kebangsaan Integritas Standar Etika Publik SANRI Diagnostic Reading Penjelasan Proyek Perubahan TAHAP BREAKTHROUGH I : Taking Ownership Kecerdasan Emosional Pengenalan Potensi Diri Berpikir Kreatif dan Inovasi Koordinasi dan Kolaborasi Membangun Tim Efektif Benchmarking ke Best Practice PROSES DIKLATPIM TK. IV Merancang Proyek Perubahan Seminar Rancangan Proyek Perubahan Pembekalan Implementasi Proyek Perubahan TAHAP BREAKTHROUGH II : Laboratorium Kepemimpinan Seminar Laboratorium Kepemimpinan TUJUAN DIKLATPIM IV PEMIMPIN PERUBAHAN (Kompetensi Kepemimpinan Operasional) PROYEK PERUBAHAN Salah satu penilaian dalam Diklatpim Tk. IV Gambar 1. Proyek Perubahan dan Tujuan Diklatpim Tk. IV Pada pola Diklatpim yang baru termasuk Diklatpim tingkat IV terdapat 5 tahapan pembelajaran. Pada tahap I diberikan pembelajaran tentang agenda self mastery yang terdiri dari empat mata diklat sebagai upaya pendalaman integritas dan penanaman rasa cinta tanah yaitu : Pilar-Pilar Kebangsaan, Integritas, 3

4 Standar Etika Publik dan Sistem Administrasi Negara Kesatuan Republik Indonesia (SANKRI). Pada tahap I juga materi diagnostic agar peserta kepada kemampuan untuk melakukan diagnosis kebutuhan perubahan pada organisasinya. Di penghujung pembelajaran tahap I disampaikan tentang penjelasan proyek perubahan sebagai bekal bagi peserta untuk memasuki tahap II yang akan dilakukan pada unit organisasi peserta. Tahap II dilaksanakan di unit organisasi peserta, dimana peserta harus melakukan sosialisasi dan pendekatan kepada atasan langsungnya, tim kerjanya dan para pemangku kepentingan (stakeholder) terkait rencana proyek perubahannya. Diharapkan setelah melaksanakan tahap II ini, peserta mendapatkan surat persetujuan melaksanakan proyek perubahan dari atasan langsungnya. Setelah melaksanakan tahap II di unit organisasinya sendiri, peserta kembali mengikuti pembelajaran pada tahap III di tempat diklat. Pada tahap III ini peserta mendapatkan pembelajaran tentang kecerdasan emosional, pengenalan potensi diri, berpikir kreatif dan inovasi, koordinasi dan kolaborasi serta membangun tim efektif. Pada tahap III ini juga peserta mengikuti pembelajaran benchamarking ke best practice, yang diharapkan dapat memberi inspirasi peserta bagaimana mngadopsi dan mengadaptasi inovasi yang mendukung proyek perubahannya, dan secara umum diterapkan di tempat kerjanya. Pada tahap ini peserta membuat rancangan proyek perubahan, serta di akhir tahap III ini rancangan proyek perubahan akan diseminarkan. Setelah pelaksanaan seminar, peserta mendapatkan bekal untuk pelaksanaan implementasi proyek perubahan di unit organisasinya. Hasil rancangan proyek perubahan yang telah diseminarkan dan direvisi sesuai masukan dan saran pada saat seminar diimplementasikan pada tahap IV yaitu pada laboratorium kepemimpinan. Pada tahap inilah peserta menerapkan kompetensi kepemimpinan yang dimilikinya dalam menggerakkan semua sumber daya, dukungan baik dari tim kerja, maupun pemangku kepentingan (stakeholder) untuk melaksanakan proyek perubahan yang telah dirancangnya dengan bimbingan mentor (atasan langsungnya) dan coach (widyaiswara) pembimbing. 4

5 Setelah melaksanakan tahap IV (60 hari kerja untuk Diklatpim IV), maka tahap selanjutnya adalah seminar pelaksanaan hasil proyek perubahan (seminar hasil laboratorium perubahan). C. Perubahan dalam Organisasi Teori evolusi yang dikemukakan oleh beberapa tokoh masa lampau seperti Alfred Wallace dan Charles Darwin menerangkan tentang cara makhluk hidup bertahan dengan berbagai cara menyesuaikan dirinya terhadap lingkungannya. Dalam teori tersebut disebutkan bahwa makhluk yang mampu bertahan hidup bukanlah yang terkuat, melainkan yang paling adaptif, yaitu mereka yang selalu mampu berubah dan menyesuaikan diri terhadap berbagai perubahan kehidupan. Organisasi serupa dengan makhluk hidup, dia harus berubah (beradaptasi) dengan lingkungannya agar mampu bertahan. Bagi sebuah organisasi, perubahan merupakan pergeseran organisasi dari keadaan sekarang menuju keadaan yang diinginkan di masa depan. Beberapa perubahan yang dapat terjadi dalam organisasi antara lain berupa restrukturisasi, merger, akuisisi, penurunan kesempatan kerja dan ekspansi internasional dengan segala konsekuensinya. Banyak organisasi yang pernah berjaya beberapa puluh tahun yang lalu gagal melakukan perubahan (beradaptasi dengan tuntutan global) hingga akhirnya gulung tikar dan sekarang hanya tinggal namanya saja, Sebut saja Pan AM, sebuah perusahaan penerbangan Amerika. Perusahaan tersebut dilikuidasi karena gagal memenuhi kehendak pasar setelah pesawatnya diserang beberapa kali oleh teroris. Di negeri kita, Bank Mandiri merupakan contoh perubahan organisasi. Bank Mandiri yang berdiri pada tanggal 2 Oktober 1998 merupakan program restrukturisasi perbankan yang dilaksanakan oleh Pemerintah Indonesia. Pada bulan Juli 1999, empat bank milik Pemerintah yaitu, Bank Bumi Daya, Bank Dagang Negara, Bank Ekspor Impor Indonesia dan Bank Pembangunan Indonesia. Jadi dapat disimpulkan bahwa semua organisasi akan mengalami masa pasang surut, bahkan akan hancur bila tidak dapat menyesuaikan diri dengan tuntutan perubahan lingkungan. Wibowo menjelaskan bahwa organisasi akan tenggelam 5

6 apabila tidak bersedia menyesuaikan diri sesuai dengan perkembangan lingkungan sejalan dengan perjalanan waktu (Wibowo, 2012: 104). Organisasi yang berhasil adalah organisasi yang fokus pada seluruh aktivitas pekerjaan yang menerima perubahan lingkungan/kondisi. Organisasi yang sukses dalam mendapatkan, menanamkan, dan menerapkan pengetahuan yang dapat dipergunakan untuk membantu menerima perubahan dinamakan Learning Organization. Sebagaimana disinggung di atas, bahwa semua organisasi melewati masa pasang surut, oleh karena itu dibutuhkan perubahan agar mampu mempertahankan eksistensinya. Charles Handy (dalam Rhenald Kasali, 2013:18) menyampaikan bahwa perubahan organisasi itu mengikuti kurva S yang tertidur atau dikenal dengan Sigmoid Curve (dapat dilihat pada gambar 2). Organisasi yang baru tumbuh, awalnya membutuhkan perjuangan untuk eksis sehingga kurvanya akan menurun. Setelah mampu eksis, organisasi mulai mengalami perkembangan (kemajuan) dan grafiknya mulai mengalami peningkatan, dan terus berkembang hingga mencapai titip puncak (optimum). Pencapaian pada posisi puncak ini, tiap organisasi berbeda waktunya, ada yang jangka waktunya lama, namun ada juga yang sebentar. Setelah itu organisasi mulai memasuki masa penurunan bahkan kehancuran. Kurva S (Sigmoid Curve) SUKSES Sumber : Kasali (2013, 18) WAKTU Gambar 2. Kurva S (Sigmoid Curve) Sebagai contoh, berbagai kerajaan besar yang pernah hidup di Indonesia seperti Mataram, Sriwijaya, Singosari, Majapahit semuanya melewati Kurva S. Mereka tumbuh, berkembang menjadi kerajaan-kerajaan besar kemudian hancur setelah 6

7 mengalami masa kejayaannya. Dari organisasi industri, kita bisa ambil contoh di Indonesia adalah maskapai Sempati Airlines, Adam Airlines, dan yang terbaru adalah Merpati Nusantar Airlines. Untuk menghindari agar organisasi tidak mengikuti pola kurva S, maka organisasi harus mempunyai kekuatan untuk selalu berubah dan berinovasi menjadi lebih baik. Oleh karenanya organisasi harus selalu melakukan continous improvement (perbaikan terus menerus). Disinilah perlunya perubahan dilakukan dalam organisasi. Kurva Kedua (The Second Curve) SUKSES A Kurva Kedua B Sumber : Kasali (2013, 46) WAKTU Gambar 3. The Second Curve Pada Gambar 3, agar organisasi dapat survive dan tidak mengikuti pola kurva S, maka dia harus melompat ke kurva kedua (The Second Curve). Untuk melompat ke kurva kedua, organisasi tidak harus menunggu berada pada posisi kritis (titik B). Dimana pada titik B tersebut, kondisi organisasi sudah mengalami penurunan, sehingga apabila ingin berubah (bangkit) energi organisasi pada titik tersebut (B) sudah mendekati titik akhir (habis). Untuk melompat ke kurva kedua, dapat dilakukan pada saat berada pada titik A, sebab pada posisi tersebut organisasi mempunyai kekuatan besar untuk melakukan perbaikan (perubahan) yang mengarah pada continuous improvement. Artinya, tindakan-tindakan pembaruan harus terus dilakukan agar organisasi tidak mengikuti trek kurva S, dengan melakukan inovasi dan daya kreativitas. Namun upaya untuk melakukan perubahan harus mempunyai arah yang jelas sehingga menuju pada kondisi yang diharapkan. Untuk itu, perubahan harus mempunyai tujuan dan sasaran yang jelas. 7

8 Sigmoid Curve dan Strategi Perubahan Transformasi A C Turnaround B1 B Kurva Kedua C1 SUKSES Manajemen Krisis WAKTU Sumber : Kasali (2013, 89) Gambar 4. Strategi Perubahan Ketika perubahan yang diciptakan dalam organisasi menghasilkan kesejahteraan dan kesenangan, kadangkala membuat mereka merasa nyaman dan malas untuk terus berinovasi. Pada saat itu, posisi organisasi bisa terancam menuju masa surut bahkan bisa hancur. Oleh karena itu perlu dikenali beberapa perubahan yang dapat dilakukan dalam organisasi. Perubahan dalam organisasi menurut Platt (dalam Kasali 2013 hal 83-95) dibagi ke dalam tiga kategori yaitu : 1. Transformasi Manajemen. Transformasi biasanya dilakukan oleh organisasi (perusahaan) yang sehat, atau organisasi yang mulai menangkap adanya signal-signal yang kurang menggembirakan. Pada Sigmoid Curve, transformasi dilakukan ketika perusahaan sedang berada di titik A. Tujuannya adalah agar organisasi bisa bergerak mulus ke titik C mengikuti alur kurva pertama, atau pindah ke kurva kedua (titik C1). Transformasi perlu dilakukan untuk mencegah agar jangan sampai organisasi bergerak secara alamiah menuju titik B1 atau B yang artinya mengalami kemunduran. 2. Manajemen Turnaround biasanya dilakukan kalau suatu organisasi sudah mulai menghadapi persoalan-persoalan yang agak pelik dan melibatkan pihak-pihak yang lebih luas. Namun, pada tahapan ini organisasi masih mempunyai sumber daya dan waktu yang memungkinkan untuk melakukan tindakan perbaikan. Misalnya, masih bisa melakukan perbaikan performance organisasi karena masih mempunyai produk unggulan, reputasi (pengakuan masyarakat) yang memadai, dan masih ada aset-aset kurang produktif yang 8

9 dapat ditingkatkan produktivitasnya atau dilepas pada pihak ketiga. Organisasi masih mempunyai ruang yang cukup luas untuk melakukan perbaikan yang memadai untuk jangka waktu tertentu. Dalam Sigmoid Curve, titik ini berada sedikit di atas titik B, yang disebut sebagai titik B1. 3. Manajemen Krisis biasanya dilakukan kalau organisasi sudah memasuki masa krisis, yaitu saat organisasi mulai kesulitan dana dan energi (reputasi, motivasi). Pada tahap ini perusahaan sudah benar-benar berada pada posisi berbahaya dan eksistensinya diragukan. Pada Sigmoed Curve, titik ini berada pada titik B, di mana sumber daya organisasi tidak bisa lagi (sangat sulit) untuk diberdayakan dan digunakan secara maksimal. Dengan mengenali ketiga kategori perubahan, maka organisasi dapat memutuskan untuk memilih jenis perubahan yang harus dilakukan. Pilihan terbaik adalah transformasi manajemen, oleh karena itu daya kreativitas dan inovasi harus selalu ditingkatkan dalam organisasi. Kreativitas dan inovasi tidak hanya dilakukan pada level atas (pimpinan puncak), namun harus dilakukan secara menyeluruh mulai dari pimpinan bawah (teknikal). D. Area Perubahan Mengacu pada Peraturan Presiden Nomor 81 tahun 2010, maka ada delapan area perubahan pada reformasi birokrasi yaitu : Organisasi, Tatalaksana, Peraturan perundang-undangan, Sumber daya manusia aparatur, Pengawasan, Akuntabilitas, Pelayanan publik, serta Pola pikir (mindset) dan budaya kerja (culture set) aparatur. Bila dihubungkan dengan diklatpim berdasarkan Perkalan tahun 2013, maka peserta dapat memilih dari delapan area tersebut sebagai proyek perubahannya, namun tentu saja disesuaikan dengan kewenangan jabatan eselonnya. E. Simpulan Tujuan utama pendidikan dan pelatihan kepemimpinan adalah membentuk pemimpin perubahan, dan didalamnya ada proyek perubahan yang merupakan salah satu unsur penilaian di dalam diklatpim itu sendiri. Ada tiga kategori perubahan yang dapat dilakukan dalam organisasi yaitu : transformasi manajemen, manajemen turnaround, dan manajemen krisis. 9

10 DAFTAR PUSTAKA Kasali, Rhenald, 2013, Change!, Cetakan kedua belas, PT. Gramedia Pustaka Utama, Jakarta. Nasution, M. Nur., 2010, Manajemen Perubahan, Penerbit Ghalia Indonesia, Bogor. Nugroho, Riant, 2013, Change Management Untuk Birokrasi Strategi Revitalisasi Birokrasi, PT. Elex Media Komputindo, Jakarta. Wibowo, 2012, Manajemen Perubahan - Edisi Ketiga, Cetakan ke-4, PT. RajaGrafindo Persada, Jakarta. DOKUMEN Peraturan Presiden No. 81 Tahun 2010, Grand Design Reformasi Birokrasi Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 10 Tahun 2011, Buku 4 Pedoman Pelaksanaan Program Manajemen Perubahan. Peraturan Kepala Lembaga Administrasi Negara Nomor 10 Tahun 2013 tentang Pedoman Penyelenggaraan Pendidikan dan Pelatihan Kepemimpinan Tingkat I. Peraturan Kepala Lembaga Administrasi Negara Nomor 11 Tahun 2013 tentang Pedoman Penyelenggaraan Pendidikan dan Pelatihan Kepemimpinan Tingkat II. Peraturan Kepala Lembaga Administrasi Negara Nomor 12 Tahun 2013 tentang Pedoman Penyelenggaraan Pendidikan dan Pelatihan Kepemimpinan Tingkat III. Peraturan Kepala Lembaga Administrasi Negara Nomor 13 Tahun 2013 tentang Pedoman Penyelenggaraan Pendidikan dan Pelatihan Kepemimpinan Tingkat IV. 10

11 BIODATA PENULIS Nama : Sunarto NIP : Pangkat/Gol. Jabatan Unit Kerja : Penata / III/c : Widyaiswara Muda : Pusbangtendik-Kemdikbud Kompleks Kemdiknas Gd. D. Lt.17 Jl. Jenderal Sudirman, Senayan, Jakarta Pusat,10270 Telp/Faks (021) Kampus : Jl. Raya Cinangka, Km.19 Bojongsari-Depok Telp : (021) , Fax (021) HP. : cak.narto@yahoo.com 11