PEMERINTAH KABUPATEN BENGKALIS

Transkripsi

1 PEMERINTAH KABUPATEN BENGKALIS STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) PEJABAT PENGELOLA INFORMASI DAN DOKUMENTASI (PPID) TAHUN PPID KAB. BENGKALIS

2 STANDAR OPERASIONAL PELAYANAN PUBLIK PEJABAT PENGELOLA INFORMASI DAN DOKUMENTASI (PPID) KABUPATEN BENGKALIS I. PENDAHULUAN A. LATAR BELAKANG Informasi merupakan kebutuhan pokok setiap orang bagi pengembangan pribadi dan lingkungan sosialnya serta merupakan bagian penting bagi ketahanan nasional. Hak memperoleh informasi merupakan hak asasi manusia dan keterbukaan informasi publik merupakan salah satu ciri penting negara demokratis yang menjunjung tinggi kedaulatan rakyat untuk mewujudkan penyelenggaraan negara yang baik. Pemberlakuan Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik (UU KIP) pada tanggal 30 April 2010 merupakan momentum penting dalam mendorong keterbukaan di Indonesia, khususnya di Provinsi Sumatera Utara. UU KIP telah memberikan landasan hukum terhadap hak setiap orang dalam memperoleh informasi publik. UU KIP mengamanatkan setiap badan publik mempunyai kewajiban dalam menyediakan dan melayani permohonan informasi publik secara cepat, tepat waktu, biaya ringan dan dengan cara sederhana. Salah satu tugas Pejabat anggota Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) menyediakan akses informasi publik bagi pemohon informasi. Terkait dengan tugas tersebut, PPID Kabupaten Bengkalis selaku PPID Utama menetapkan standar Pelayanan informasi publik di lingkungan PPID Pemerintah Kabupaten Bengkalis. dengan adanya standar Operasional Pelayanan Informasi Publik ini, diharapkan implementasi UU KIP dapat berjalan efektif dan hak hak publik terhadap informasi yang berkualitas dapat terpenuhi sesuai dengan perundang-undangan yang berlaku. B. LANDASAN HUKUM 1. Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik (lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 61, Tambahan lembaran Negara Nomor 4846); 2. Peraturan Pemerintah Nomor 61 Tahun 2010 tentang Pelaksanaan Undang - Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi publik; 3. Undang Undang Republik Indonesia Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 112, Tambahan Lembaran Negara Nomor 5038); 4. Peraturan Komisi Informasi Nomor 1 Tahun 2010 Tentang Layanan Standar Informasi Publik;

3 5. Peraturan Komisi Informasi Nomor 1 Tahun 2013 Tentang Prosedur Penyelesaian Sengketa Informasi Publik; 6. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 3 Tahun 2017 tentang Pedoman Pengelolaan Pelayanan Informasi dan Dokumentasi Kementrian Dalam Negeri dan Pemerintahan Daerah; 7. Peraturan Bupati Bengkalis Nomor 06 Tahun 2015 tentang Pedoman Pengelolaan Pelayanan Informasi dan Dokumentasi di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Bengkalis; 8. Surat Keputusan Bupati Bengkalis Nomor 150/KPTS/III/2017 tentang Penunjukan Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Bengkalis; 9. Surat Keputusan Bupati Bengkalis Nomor 188/238/ /KPTS/2017 tentang Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) Kabupaten Bengkalis. C. MAKSUD DAN TUJUAN 1. Maksud Sebagai acuan dalam pelaksanaan kegiatan pelayanan informasi di lingkungan PPID kabupaten Bengkalis. Merupakan parameter untuk menilai mutu pelayanan informasi publik. Menjelaskan alur tugas, wewenang dan tanggung jawab dari Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi Kabupaten Bengkalis. menghindari kegagalan atau kesalahan (dengan demikian menghindari dan mengurangi konflik), keraguan, duplikasi serta pemborosan dalam proses pelaksanaan kegiatan pelayanan informasi. Sebagai dokumen yang akan menjelaskan dan menilai pelaksanaan proses kerja bila terjadi suatu kesalahan. Secara keseluruhan pedoman ini sebagai acuan mengenai ruang lingkup, tanggung jawab dan wewenang Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) Biro Humas dan Protokol Setda Provinsi Banten dalam menyediakan informasi tertentu melalui mekanisme pelaksanaan Kegiatan Pelayanan Informasi Publik. 2. Tujuan Meningkatkan akuntabilitas dengan mendokumentasikan tanggung jawab khusus dalam melaksanakan tugas. Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas pemberian pelayanan. Membantu penelusuran terhadap kesalahan-kesalahan prosedural dalam memberikan pelayanan. Menjamin proses pelayanan tetap berjalan sesuai dengan peraturan yang berlaku.

4 Memicu terwujudnya implementasi Undang-Undang Keterbukaan Informasi Publik secara efektif dan hak-hak publik terhadap informasi yang berkualitas dapat terpenuhi dengan baik. Menjadi standarisasi cara yang dilakukan pegawai dalam menyelesaikan pekerjaan khusus, mengurangi kesalahan dan kelalaian, sehingga membentuk pelayanan yang prima. Meningkatkan pelayanan informasi publik. II. HAKIKAT PELAYANAN INFORMASI PUBLIK Hakikat pelayanan informasi publik adalah pemberian pelayanan kepada pemohon informasi publik secara cepat, tepat waktu, biaya ringan/proposional dan cara sederhana. Pengecualian informasi publik bersifat ketat dan terbatas. Dalam rangka peningkatan layanan informasi, Kewajiban Badan Publik membenahi sistem dokumentasi dan pelayanan informasi. III. ASAS PELAYANAN INFORMASI PUBLIK 1. Transparansi Bersifat terbuka, mudah dan dapat diakses oleh semua pihak yang membutuhkan dan disediakan secara memadai serta mudah dimengerti. 2. Akuntabilitas Dapat dipertanggungjawabkan sesuai dengan ketentuan peraturan perundangundangan. 3. Kondisional Sesuai dengan kondisi dan kemampuan pemberi dan penerima pelayanan dengan tetap berpegang pada prinsip efisiensi dan efektivitas. 4. Partisipatif Mendorong peran serta masyarakat dalam penyelenggaraan pelayanan informasi publik dengan memperhatikan aspirasi, kebutuhan dan harapan masyarakat. 5. Kesamaan Hak Tidak diskriminatif dalam arti tidak membedakan suku, ras, agama, golongan, gender dan status ekonomi. 6. Keseimbangan Hak dan Kewajiban Pemberi dan penerima pelayanan publik harus memenuhi hak dan kewajiban masing-masing. IV. KELOMPOK PELAYANAN INFORMASI PUBLIK Pelayanan Informasi Publik yang dilaksanakan oleh Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi Badan Publik Pemerintah dan Non Pemerintah di lingkungan Pemerintah Kabupaten Bengkalis, masuk dalam kelompok pelayanan jasa, yakni menyediakan berbagai hal yang berkaitan dengan informasi dan komunikasi yang dibutuhkan oleh masyarakat.

5 V. STANDAR OPERASIONAL PELAYANAN INFORMASI PUBLIK Setiap penyelenggara pelayanan publik sesuai dengan masing-masing tugas dan fungsinya harus memiliki standar pelayanan yang berkaitan dengan prosedur dan waktu sebagai ukuran baku untuk penyelenggaraan pelayanan publik dan wajib ditaati oleh pemberi dan penerima pelayanan informasi. Adapun Standar Pelayanan Informasi Publik, sebagai berikut : A. OPERASIONAL PELAYANAN INFORMASI PUBLIK Untuk pelayanan informasi yang dilaksanakan oleh PPID Kabupaten Bengkalis dibentuk Desk Informasi Publik yang terdiri dari Ruang Pelayanan Informasi dan Ruang Pengelolaan Informasi. Adapaun kelengkapan dari Desk Informasi tersebut adalah sebagai berikut : 1. Front Office meliputi : Desk layanan langsung Desk layanan media 2. Back Office meliputi : Bidang pelayanan dan dokumentasi informasi Bidang pengolahan data dan klasifikasi informasi Bidang penyelesaian sengketa informasi B. DESK INFORMASI PUBLIK Untuk memenuhi dan melayani permintaan dan kebutuhan pemohon/pengguna informasi publik, Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi melalui desk layanan informasi publik melakukan layanan langsung dan layanan melalui media antara lain menggunakan telepon/fax, dan website (online). C. WAKTU PELAYANAN INFORMASI Dalam memberikan layanan informasi kepada pemohon informasi PPID menetapkan waktu pemberian Pelayanan Informasi Publik di PPID Kabupaten Bengkalis (Sekretariat Dinas Komunikasi dan Informatika Kabupaten Bengkalis). penyelenggaraan Pelayanan Informasi Publik dilaksanakan pada hari kerja Senin sampai Jumat dengan waktu pelaksanaan sebagai berikut : Senin Kamis Istirahat Jumat Istirahat : WIB : WIB : WIB : WIB

6 D. MEKANISME PERMOHONAN INFORMASI PUBLIK Untuk memenuhi dan melayani permintaan dan kebutuhan pemohon/pengguna informasi publik, PPID melalui desk layanan informasi publik, memberikan layanan langsung dan layanan melalui media cetak dan elektronik (website): a. Layanan informasi secara langsung, yaitu layanan informasi publik yang dikategorikan wajib tersedia setiap saat, dengan mekanisme pelayanan sebagai berikut : 1. Pemohon informasi datang ke desk layanan informasi mengisi formulir permintaan informasi dengan melampirkan foto copy KTP pemohon dan pengguna informasi, bagi lembaga publik/ormas dilengkapi fotokopi akta pendirian yang dikeluarkan oleh Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia (Kemen Hum dan Ham), surat keterangan terdaftar di Bakesbangpol, surat keterangan domisili, serta AD/ART lembaga publik/ormas. Maksud dan tujuan permintaan informasi harus jelas penggunaannya/logis serta materi atau informasi yang diminta maksimal 2 (dua) tahun anggaran dan berlaku mundur dari tahun anggaran yang sedang berjalan. 2. Petugas memberikan tanda bukti penerimaan permintaan informasi publik kepada pemohon informasi publik, setelah persyaratan permohonan dilengkapi atau dinyatakan lengkap. 3. Petugas memproses permintaan pemohon informasi publik sesuai dengan formulir permintaan informasi publik yang telah ditandatangani oleh pemohon informasi publik. 4. Petugas menyerahkan informasi sesuai dengan yang diminta oleh pemohon/pengguna informasi. Jika informasi yang diminta masuk dalam kategori dikecualikan, PPID menyampaikan alasan sesuai dengan ketentuan peraturan perundangan yang berlaku. 5. Petugas memberikan tanda bukti penyerahan informasi publik (berita acara penerimaan informasi publik) kepada pengguna informasi publik. 6. Petugas membukukan dan mencatat permohonan informasi publik yang masuk tersebut. b. Layanan informasi melalui media baik online maupun cetak, yaitu informasi publik yang tersedia dan diumumkan secara berkala dilayani melalui website ppid.bengkaliskab.go.id atau website masing-masing SKPD dan media cetak yang tersedia. E. JANGKA WAKTU PENYELESAIAN 1. PPID Kabupaten Bengkalis dan/atau Badan Publik memproses permintaan Pemohon informasi publik paling lambat 10 (sepuluh) hari kerja sejak diregister oleh petugas;

7 2. PPID Kabupaten Bengkalis dan /atau Badan Publik dapat memperpanjang waktu paling lambat 7 (tujuh) hari kerja dengan memberikan alasan secara tertulis; 3. PPID Kabupaten Bengkalis dan /atau Badan Publik yang tidak memberikan informasi sebagaimana mestinya, Pemohon Informasi Publik dapat mengajukan keberatan secara tertulis kepada atasan Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi berdasarkan alasan sebagai berikut : Penolakan atas permintaan informasi berdasarkan alasan pengecualiaan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 17 Undang- Undang N0.14 tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik; Tidak disediakannya informasi berkala; Tidak ditanggapinya permintaan informasi; Permintaan informasi ditanggapi tidak sebagaimana mestinya; Tidak dipenuhinya permintaan informasi; Pengenaan biaya yang tidak wajar; Penyampaian informasi yang melebihi waktu yang diatur dalam undangundang ini. 4. Atasan PPID Kabupaten Bengkalis memberikan tanggapan atas keberatan yang diajukan oleh Pemohon Informasi dalam jangka waktu paling lambat 30 (tiga puluh) hari kerja sejak diterimanya keberatan secara tertulis oleh PPID Kabupaten Bengkalis; 5. PPID Provinsi Bengkalis mengadakan rapat dengan Tim Pertimbangan untuk membahas tanggapan atas permohonan keberatan informasi; 6. Hasil pembahasan dimaksud dituangkan dalam Berita Acara yang selanjutnya Tim Pertimbangan memberikan tanggapan dalam bentuk Keputusan tertulis yang isinya sekurang-kurangnya memuat tanggal pembuatan surat tanggapan atas keberatan, Nomor Surat tanggapan atas keberatan, tanggapan/jawaban tertulis atasan PPID atas keberatan yang diajukan, Perintah atasan PPID kepada PPID untuk memberikan sebagian atau seluruh Informasi Publik yang diminta dalam hal keberatan diterima; 7. PPID wajib melaksanakan Keputusan tertulis Tim Pertimbangan dimaksud untuk memberikan sebagian atau seluruh informasi publik yang diminta dalam hal keberatan diterima; 8. PPID berkoordinasi dengan Badan Publik untuk mempersiapkan bahan informasi yang akan disampaikan kepada Pemohon sebagaimana yang diamanatkan oleh Tim Pertimbangan; 9. PPID membuat dan menyampaikan jawaban keberatan kepada Pemohon Keberatan.

8 F. BIAYA / TARIF Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi menyediakan informasi publik secara gratis (tidak dipungut biaya), sedangkan untuk penggandaan, pemohon/pengguna informasi publik dapat melakukan penggandaan/fotocopy sendiri disekitar Kantor Badan Publik (PPID) setempat atau biaya penggandaan ditanggung oleh Pemohon Informasi. G. KOMPETENSI PELAKSANA LAYANAN INFORMASI PUBLIK Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi dalam melaksanakan pelayanan informasi publik kepada pemohon/pengguna informasi publik dibantu oleh Pejabat Fungsional Arsiparis, Pustakawan, Pranata Humas, dan Pranata Komputer. Untuk petugas pada desk layanan informasi publik diutamakan yang memiliki kompetensi dibidang pengetahuan mengenai peraturan perundangundangan keterbukaan informasi publik dan pelayanan publik, keterampilan dan sikap dalam berkomunikasi, sehingga dapat menunjang dalam melaksanakan tugas pelayanan informasi. H. LAPORAN OPERASIONAL LAYANAN INFORMASI PUBLIK Pengelolaan hasil penyelenggaraan pelayanan publik dilakukan melalui pembuatan laporan harian pelaksanaan tugas pelayanan informasi publik. Petugas pelayanan informasi publik setiap hari membuat laporan hasil pelaksanaan tugas pelayanan informasi publik disampaikan kepada Bidang Pelayanan Informasi. Bidang Pelayanan Informasi (Badan Publik) membuat laporan bulanan hasil pelaksanaan tugas pelayanan informasi publik untuk disampaikan kepada Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) Kabupaten Bengkalis. Selanjutnya PPID Kabupaten Bengkalis setiap bulan melaporkan kepada Sekretaris Daerah Kabupaten Bengkalis selaku atasan PPID Kabupaten Bengkalis. Laporan tersebut memuat informasi mengenai permintaan informasi publik yang sudah dipenuhi, tindak lanjut dari permintaan yang belum dipenuhi, penolakan permintaan informasi publik disertai dengan alasan penolakannya dan waktu diperlukan dalam memenuhi setiap permintaan pemohon informasi sesuai dengan ketentuan yang telah diatur dalam peraturan perundang-undangan. I. KEBERATA ATAS PEMBERIAN INFORMASI PUBLIK Setiap Pemohon Informasi Publik dapat mengajukan keberatan secara tertulis kepada atasan Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi berdasarkan alasan berikut: a. Penolakan atas permintaan informasi berdasarkan alasan pengecualian sebagaimana dimaksud dalam Pasal 17; b. Tidak disediakannya informasi berkala sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9; c. Tidak ditanggapinya permintaan informasi;

9 d. Permintaan informasi ditanggapi tidak sebagaimana yang diminta; e. Tidak dipenuhinya permintaan informasi; f. Pengenaan biaya yang tidak wajar; dan/atau g. Penyampaian informasi yang melebihi waktu yang diatur dalam pedoman ini; VI. KEDUDUKAN PPID 1. Kedudukan dan Penunjukan PPID Kabupaten Bengkalis : a. PPID Kabupaten Bengkalis berkedudukan di Dinas Komunikasi, Informatika dan Statistik Kabupaten Bengkalis. b. PPID Kabupaten Bengkalis ditetapkan melalui Surat Keputusan Bupati Bengkalis Nomor : 188/238/ /KPTS/2012 Tentang Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) Kabupaten Bengkalis. c. Ketua PPID Kabupaten Bengkalis adalah Kepala Dinas Komunikasi, Informatika dan Statistik Kabupaten Bengkalis. 2. Kedudukan dan Penunjukan PPID Pembantu / OPD Kabupaten Bengkalis : a. PPID Pembantu Kabupaten Bengkalis berkedudukan di organisasi kerja masing-masing. b. PPID Pembantu Kabupaten Bengkalis ditetapkan melalui Surat Keputusan masing-masing Kepala Organisasi Perangkat Daerah (OPD). c. Ketua PPID Pembantu / OPD adalah Sekretaris Organisasi Perangkat Daerah. VII. TUGAS DAN FUNGSI 1. Tugas dan Fungsi PPID Kabupaten Bengkalis Tugas : 1) Menyusun dan melaksanakan kebijakan informasi dan dokumentasi; 2) Menyusun laporan pelaksanaan kebijakan informasi dan dokumentasi; 3) Mengkoordinasi dan mengkonsilidasi Pengumpulan bahan informasi dan dokumentasi dari Pejabat Pengelola Informasi dan dokumentasi pembantu; 4) Menyimpan, mendokumentasikan, menyediakan dan memberikan Pelayanan Informasi kepada Publik; 5) Melakukan verifikasi bahan informasi publik; 6) Melakukan uji konsekuensi atas informasi yang dikecualikan; 7) Melakukan Pemutakhiran informasi dan dokumentasi; dan 8) Menyediakan informasi dan dokumentasi untuk diakses oleh masyarakat; 9) Melakukan Pembinaan, pengawasan, evaluasi, dan monitoring atas pelaksanaan kebijakan informasi dan dokumentasi yang dilakukan oleh PPID Pembantu; 10) Melaksanakan rapat koordinasi dan rapat kerja secara berkala dan/atau sesuai dengan kebutuhan; 11) Mengesahkan informasi dan dokumentasi yang layak untuk dipublikasikan;

10 12) Menugaskan PPID Pembantu dan/atau Pejabat Fungsional untuk mengumpulkan, mengelola, dan memelihara informasi dan dokumentasi; 13) Membentuk tim fasilitas penanganan sengketa informasi yang ditetapkan dengan Keputusan Menteri dan Keputusan Kepala Daerah; Fungsi : 1) Pelayanan informasi publik kepada masyarakat, pemohon dan pengguna informasi publik; 2) Penghimpunan, penyediaan, pendokumentasian dan penyimpanan informasi publik dari seluruh OPD di Iingkungan Pemerintah Daerah Kabupaten Bengkalis; 3) Penataan dan penyimpanan informasi publik yang diperoleh dari seluruh OPD dilingkungan Pemerintah Daerah Kabupaten Bengkalis; 4) Pelaksanaan konsultasi informasi publik yang termasuk dalam kategori dikecualikan dan informasi yang terbuka untuk publik; 5) Pendampingan Penyelesaian sengketa informasi. 2. Tugas dan Fungsi PPID Pembantu Kabupaten Bengkalis Tugas : 1) Membantu PPID Utama melaksanakan tanggungjawab, tugas dan kewenangannya; 2) Menyampaikan informasi dan dokumentasi dan kepada PPID Utama dilakukan paling sedikit 3 (tiga) bulan sekali atau sesuai kebutuhan; 3) Melaksanakan kebijakan teknis informasi dan dokumentasi sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya; 4) Menjamin ketersediaan dan akselerasi layanan informasi dan dokumentasi bagi pemohon informasi secara cepat, tepat, berkualitas dengan mengedepankan prinsip-prinsip pelayanan prima; 5) Mengumpulkan, mengolah dan mengompilasi bahan dan data lingkup komponen di lingkungan Kementerian Dalam Negeri/Perangkat Daerah di lingkungan Pemerintahan Daerah masing-masing menjadi bahan informasi dan publik; 6) Menyampaikan laporan pelaksanaan kebijakan teknis dan pelayanan informasi dan dokumentasi kepada PPID Utama secara berkala dan sesuai dengan kebutuhan; 7) Menyapaikan, meminta, mengelola, menyimpan informasi dan dokumentasi kepada DPRD sesuai peraturan perundang-undangan; 8) Mengkoordinasikan informasi dan dokumentasi kepada DPRD untuk menetapkan informasi dan dokumentasi yang dapat diakses oleh publik.

11 Fungsi : 1) Mengelola dan melayani informasi publik serta dokumentasi di satuan kerjanya; 2) Pengolahan, penataan, dan penyimpanan data dan/atau informasi publik yang diperoleh di satuan kerjanya; 3) Penyeleksian dan pengujian data dan informasi publik yang termasuk dalam kategori dikecualikan dari informasi yang dibuka untuk publik yang ditetapkan oleh Pejabat yang berwenang; 4) Pengujian aksesibilitas atas suatu informasi publik; 5) Penyelesaian sengketa pelayanan informasi; 6) Pelaksanaan koordinasi antar bidang dalam pengelolaan dan pelayanan informasi publik serta dokumentasi. VIII. MEKANISME PENGUMPULAN, PENGKLASIFIKASIAN, PENDOKUMENTASIAN DAN PELAYANAN INFORMASI A. PENGUMPULAN INFORMASI Beberapa hal yang harus diperhatikan oleh setiap OPD di lingkungan Pemerintah Daerah Kabupaten Bengkalis dalam kegiatan pengumpulan informasi adalah: 1. Pengumpulan informasi merupakan aktivitas penghimpunan kegiatan yang telah, sedang dan yang akan dilaksanakan oleh setiap satuan kerja. 2. Informasi yang dikumpulkan adalah informasi yang berkualitas dan relevan dengan tugas pokok dan fungsi masing masing OPD. 3. Informasi yang dikumpulkan dapat bersumber dari pejabat dan arsip, baik arsip statis maupun dinamis. 4. Pejabat sebagaimana dimaksud dalam butir 3 merupakan pejabat yang bertanggung jawab dalam pelaksanaan tugas pokok dan fungsi di Satuan Kerjanya, sedangkan arsip statis dan dinamis merupakan arsip yang terkait dengan pelaksanaan tugas pokok dan fungsi Satuan Kerja bersangkutan. 5. Penyediaan informasi dilaksanakan dengan memperhatikan tahapan sebagai berikut : a. Mengenali tugas pokok dan fungsi Satuan Kerjanya; b. Mendata kegiatan yang dilaksanakan oleh Satuan Kerjanya; c. Mendata informasi dan dokumen yang dihasilkan; d. Membuat daftar jenis-jenis informasi dan dokumen. 6. Komponen utama yang perlu disiapkan dalam pengelolaan dan pelayanan informasi dan dokumentasi, meliputi : a. Organisasi/Kelembagaan; b. Kebijakan dan Peraturan Daerah terkait; c. Sumber Daya Manusia (Struktural dan Fungsional); d. Program dan Kegiatan;

12 e. Anggaran dan Dokumen Pelaksanaan Anggaran yang meliputi unsur program dan kegiatan; f. Sarana dan Prasarana serta Sistem Informasi (IT); g. Daftar informasi yang wajib disediakan dan Diumumkan secara berkala; h. Daftar informasi yang wajib diumumkan secara serta merta; i. Daftar informasi yang wajib tersedia setiap saat; j. Daftar informasi yang dikecualikan. B. PENGKLASIFIKASIAN INFORMASI Dalam proses pengklasifikasian, informasi dibagi menjadi dua kelompok, yaitu informasi yang bersifat publik dan informasi yang dikecualikan. 1. INFORMASI YANG BERSIFAT PUBLIK Dikelompokkan berdasarkan subyek informasi sesuai dengan tugas pokok, fungsi dan kegiatan setiap satuan kerja, meliputi : a. Informasi yang bersifat terbuka, yaitu informasi yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala, meliputi : 1) Profil yang meliputi seperti sejarah singkat, struktur organisasi,tujuan,kedudukan, tugas dan fungsi, program kerja, dan sebagainya; 2) Informasi mengenai kegiatan dan kinerja Pemerintah Daerah Kabupaten Bengkalis, Laporan Akuntabilitas Kinerja, dan sebagainya; 3) Informasi mengenai laporan keuangan, seperti laporan realisasi anggaran, laporan pendapatan daerah, laporan pertanggungjawaban keuangan, dan sebagainya; 4) Informasi lain yang diatur dalam peraturan perundangan; 5) Informasi yang lebih detil atas permintaan pemohon. b. Informasi yang wajib diumumkan secara serta merta, yaitu informasi yang dapat mengancam hajat hidup orang banyak dan ketertiban umum, meliputi : 1) Informasi mengenai bencana alam, seperti: daerah potensi tsunami, gunung meletus, tanah longsor, banjir, dan sebagainya; 2) Informasi mengenai limbah berbahaya, seperti: laporan hasil pemeriksaan limbah bahan kimia yang berada di sungai, laut atau daerah pemukiman; 3) Informasi mengenai kebocoran reaktor nuklir, seperti penggunaan reaktor nuklir untuk pembangkit tenaga listrik; 4) Informasi mengenai penggusuran lahan, seperti penggusuran lahan untuk kepentingan umum; 5) Hal lain yang mengancam hajad hidup orang banyak.

13 c. Informasi publik yang wajib tersedia setiap saat, meliputi : 1) Daftar seluruh informasi publik yang berada di bawah penguasaan Pemerintah Daerah Kabupaten Bengkalis, tidak termasuk informasi yang dikecualikan; 2) Hasil keputusan Pemerintah Daerah Kabupaten Bengkalis dan latar belakang pertimbangannya; 3) Seluruh kebijakan yang ada serta dokumen pendukungnya dapat dilihat dan/atau dibaca di OPD; 4) Rencana kerja program/kegiatan, termasuk perkiraan pengeluaran tahunan Pemerintah Daerah Kabupaten Bengkalis dapat dilihat dan/atau dibaca di OPD; 5) Perjanjian Pemerintah Daerah Kabupaten Bengkalis dengan pihak ketiga; 6) Informasi dan kebijakan yang disampaikan Pejabat Pemerintah Daerah Kabupaten Bengkalis dalam pertemuan yang terbuka untuk umum; 7) Prosedur kerja pegawai Pemerintah Daerah Kabupaten Bengkalis yang berkaitan dengan pelayanan masyarakat; dan/atau 8) Laporan mengenai pelayanan akses informasi publik sebagaimana diatur dalam Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik 2. INFORMASI YANG DIKECUALIKAN Dalam pengelompokkan informasi yang dikecualikan, perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut : a. Informasi yang dikecualikan adalah informasi sebagaimana diatur dalam Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 pasal 2 ayat 4, pasal 6, pasal 17 dan pasal 18. b. Prinsip-prinsip yang harus diperhatikan dalam mengelompokkan informasi yang dikecualikan : 1) Ketat, artinya untuk mengkategorikan informasi yang dikecualikan harus benar-benar mengacu pada metode yang valid dan mengedepankan obyektivitas. 2) Terbatas, artinya informasi yang dikecualikan harus terbatas pada informasi tertentu untuk menghindari penafsiran yang subyektif dan kesewenangan. 3) Tidak mutlak, artinya tidak ada informasi yang secara mutlak dikecualikan ketika kepentingan publik yang lebih besar menghendakinya. c. Pengecualian harus melalui metode uji konsekuensi bahaya (consequential harm test) yang mendasari penentuan suatu informasi harus dirahasiakan apabila informasi tersebut dibuka.

14 d. Untuk lebih menjamin suatu informasi dapat dibuka atau ditutup secara obyektif, maka metode sebagaimana tersebut pada poin c dilengkapi dengan uji kepentingan publik (balancing public interest test) yang mendasari penentuan informasi harus ditutup sesuai dengan kepentingan publik. e. Pengklasifikasian akses informasi harus disertai pertimbangan tertulis tentang implikasi informasi dari sisi politik, ekonomi, sosial budaya, dan pertahanan keamanan. f. Usulan klasifikasi akses informasi yang bersifat ketat dan terbatas sebagaimana dimaksud pada huruf b angka 1) dan 2) tersebut di atas, diajukan oleh OPD yang memiliki kemandirian dalam mengelola kegiatan, anggaran dan administrasi. g. Penetapan sebagaimana tersebut pada huruf b angka 3) dilakukan melalui rapat pimpinan. C. PENDOKUMENTASIAN INFORMASI Pendokumentasian informasi adalah kegiatan penyimpanan data dan informasi, catatan dan/atau keterangan yang dibuat dan/atau diterima oleh OPD di lingkungan Pemerintah Daerah Kabupaten Bengkalis guna membantu PPID dalam melayani permintaan informasi. Pendokumentasian informasi dilaksanakan sesuai dengan peraturan perundang-undangan bidang kearsipan dan peraturan di bidang tata persuratan yang berlaku di lingkungan Pemerintah Daerah Kabupaten Bengkalis. Tahapan dalam pendokumentasian informasi meliputi : 1. Deskripsi Informasi : OPD membuat ringkasan untuk masing-masing jenis informasi. 2. Verifikasi Informasi : Setiap informasi diverifikasi sesuai dengan jenis kegiatannya. 3. Otentikasi Informasi : Dilakukan untuk menjamin keaslian informasi melalui validasi informasi oleh setiap satuan Kerja. 4. Kodefikasi Informasi : a. Untuk mempermudah pencarian informasi yang dibutuhkan, maka dilakukan kodefikasi. b. Metode pengkodean ditentukan oleh masing-masing OPD. 5. Penataan dan Penyimpanan Informasi. D. PELAYANAN INFORMASI 1. Mekanisme Pelayanan Informasi Untuk memenuhi dan melayani permintaan dan kebutuhan pemohon/pengguna informasi publik, PPID melalui desk layanan informasi

15 publik, memberikan layanan langsung dan layanan melalui media cetak dan elektronik : a. Layanan informasi secara langsung, yaitu layanan informasi publik yang dikategorikan wajib tersedia setiap saat, dengan mekanisme pelayanan sebagai berikut : 1) Pemohon informasi datang ke desk layanan informasi dan mengisi formulir permintaan informasi dengan melampirkan fotocopy KTP pemohon dan pengguna informasi. 2) Petugas memberikan tanda bukti penerimaan permintaan informasi publik kepada pemohon informasi publik. 3) Petugas memproses permintaan pemohon informasi publik sesuai dengan formulir permintaan informasi publik yang telah ditandatangani oleh pemohon informasi publik. 4) Petugas memenuhi permintaan informasi sesuai dengan yang diminta oleh pemohon/pengguna informasi. Apabila informasi yang diminta masuk dalam kategori dikecualikan, PPID menyampaikan alasan sesuai dengan ketentuan peraturan perundangan yang berlaku. 5) Petugas memberikan Tanda Bukti Penyerahan Informasi Publik kepada Pengguna Informasi Publik. b. Layanan informasi melalui media baik online maupun cetak, yaitu informasi publik yang tersedia dan diumumkan secara berkala dilayani melalui website Dinas Komunikasi Informatika dan Statistik Kabupaten Bengkalis dan media cetak yang tersedia. 2. Jangka Waktu Penyelesaian a. Proses penyelesaian untuk memenuhi permintaan pemohon informasi publik dilakukan setelah pemohon informasi publik memenuhi persyaratan yang telah ditentukan. b. Waktu penyelesaian dilaksanakan paling lambat 10 (sepuluh) hari kerja sejak permohonan diterima oleh PPID. PPID wajib menanggapi permintaan informasi melalui pemberitahuan tertulis. Pemberitahuan ini meliputi permintaan informasi diterima, permintaan informasi ditolak, dan perpanjangan waktu pemberitahuan permohonan diterima atau ditolak. c. Jika PPID membutuhkan perpanjangan waktu, maka selambat-lambatnya 7 (tujuh) hari kerja sejak tanggapan pertama diberikan. d. Jika permohonan informasi diterima, maka dalam surat pemberitahuan juga dicantumkan materi informasi yang diberikan, format informasi, serta biaya apabila dibutuhkan untuk keperluan penggandaan atau perekaman. Bila permintaan informasi ditolak, maka dalam surat pemberitahuan dicantumkan alasan penolakan berdasarkan UU KIP.

16 E. PENYELESAIAN SENGKETA INFORMASI Mekanisme Penyelesaian Sengketa Informasi : 1. PPID akan menolak memberikan informasi publik yang tidak sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan, dengan prosedur sebagai berikut : PPID mempersiapkan daftar pemohon dan/atau pengguna informasi yang akan ditolak; PPID mengadakan rapat koordinasi dengan melibatkan SKPD yang terkait paling lambat 3 hari kerja setelah surat permohonan diterima PPID; Hasil keputusan rapat koordinasi dituangkan dalam berita acara yang ditandatangani oleh seluruh peserta rapat; Hasil keputusan rapat didokumentasikan secara baik. 2. PPID akan memberikan tanggapan atas keberatan yang disampaikan pemohon informasi publik secara tertulis : PPID mempersiapkan daftar keberatan yang disampaikan pemohon dan/atau pengguna informasi; PPID mengadakan rapat koordinasi dengan melibatkan SKPD yang terkait paling lambat 3 hari kerja setelah surat permohonan diterima PPID; Hasil keputusan rapat koordinasi dituangkan dalam berita acara yang ditandatangani oleh seluruh peserta rapat; Hasil keputusan rapat didokumentasikan secara baik. 3. Penyelesaian sengketa informasi PPID menyiapkan bahan-bahan terkait sengketa informasi; PPID menyusun kajian dan pertimbangan hukum untuk disampaikan kepada Atasan PPID; Pada saat sengketa informasi berlanjut ke Komisi Informasi, PTUN, dan MA, maka PPID melakukan pendampingan hukum untuk penyelesaian sengketa informasi. F. PENUTUP Selaras dengan Amanat UU No. 14 Tahun 2008 tentang KIP, semua Badan Publik berkewajiban menyampaikan dan membuka akses informasi kepada masyarakat. mengingat transparansi informasi adalah untuk kepentingan bersama dan bermanfaat bagi kita semua, baik itu sebagai Badan Publik Pemerintah maupun Non Pemerintah sebagai penyedia informasi maupun masyarakat sebagai pengguna informasi. Untuk menuju suatu perubahan yang lebih baik, tentunya tidak terlepas dari berbagai tantangan, kelemahan bahkan perasaan kuatir bagi Badan Publik menjadi lebih transparan. Namun sebagai amanat Undang Undang bahwa Informasi menjadi kebutuhan pokok masyarakat, keterbukaan Informasi sudah menjadi konsekuensi Negara demokrasi. Oleh karena itu penyelenggara Negara yang baik, keterbukaan informasi merupakan

17 sarana mengoptimalkan pengawasan masyarakat atau publik terhadap penyelenggaraan negara. Terkait hal inilah dipandang perlu untuk menyusun Standar Pelayanan Informasi Publik Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID), tidak lain adalah merupakan kewajiban Badan Publik melalui PPID untuk mengoptimalkan peran dan fungsi untuk menjalankan Undang Undang Keterbukaan Informasi Publik. Semoga melalui Standar Pelayanan Informasi Publik ini Iimplementasi Undang-Undang Keterbukaan Informasi Publik di Badan Publik dapat berjalan dengan baik sesuai yang kita harapkan bersama sekaligus dapat memberikan kemudahan bagi masyarakat. BENGKALIS, Oktober 2017 SEKRETARIAT DAERAH SELAKU ATASAN PPID KABUPATEN BENGKALIS Drs. H. ARIANTO, MP NIP

18 LAMPIRAN INSTRUKSI BUPATI BENGKALIS NOMOR : TANGGAL : PEMERINTAH KABUPATEN BENGKALIS STANDAR OPERASIONAL MANAJEMEN LAYANAN INFORMASI PUBLIK DI LINGKUP PEMERINTAH KABUPATEN BENGKALIS Dasar Hukum : 1. Undang-Undang Nomor 12 Tahun 1956 tentang Pembentukan Daerah Otonom Kabupaten Dalam Lingkungan Daerah Propinsi Sumatera Tengah (lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1956 Nomor 55, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 25); 2. Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 58, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4843; 3. Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 61, Tambahan Lembaran Negara Republik indonesia nomor 4846); 4. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071); 5. Undang-Undang Nomor 23 tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 244, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5587); 6. Peraturan Pemerintah Nomor 61 Tahun 2010 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2010 Nomor 99); 7. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 3 Tahun 2017 tentang Pedoman Pengelolaan Pelayanan Informasi dan Dokumentasi Kementrian Dalam Negeri dan Pemerintahan Daerah; 8. Peraturan Bupati Nomor 06 Tahun 2015 tentang Pedoman Pengelolaan Pelayanan Informasi dan Dokumentasi di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Bengkalis 9. Surat Keputusan Kepala Dinas Komunikasi, Informatika dan Statistik Kabupaten Bengkalis Nomor Kpts.814.2/DISKOMINFOTIK/1/2017 Tahun 2017 tentang Penetapan petugas Operator dan Tim Berita PPID dan SP4N LAPOR! Pada Dinas Komunikasi, Informatika dan Statistik Kabupaten Bengkalis.

19 STANDAR OPERASIONAL MANAJEMEN LAYANAN INFORMASI PUBLIK DI LINGKUP PEMERINTAH KABUPATEN BENGKALIS PEMERINTAH KABUPATEN BENGKALIS STANDAR OPERASIONAL NO : Tahun 2015 NO 1. Item Kegiatan Pemohon informasi datang ke Pusat Pelayanan Informasi di PPID utama atau PPID pembantu PELAYANAN PERMINTAAN INFORMASI Penanggung Jawab petugas Pelayanan PPID Utama Informasi PPID Pembantu Waktu Output KETERANGAN 1 hari kerja Petugas Pelayanan Informasi memberikan Formulir Permintaan Informasi kepada Pemohon Informasi Petugas Pelayanan Informasi menjelaskan panduan pengisian Formulir Informasi kepada Pemohon Informasi Petugas Pelayanan Informasi menerima Permohonan Permintaan Informasi dan mencatat nya di Buku Register Petugas Pelayanan Informasi memverifikasi permintaan informasi dari Pemohon Informasi Jika persyaratan tidak sesuai dan atau Formulir Permintaan Informasi tidak diisi lengkap, maka Petugas Pelayanan Informasi mengembalikan Formulir tersebut untuk dilengkapi oleh Pemohon Jika sesuai dengan persyaratan dan Formulir Permintaan Informasi sudah diisi lengkap, maka Petugas Pelayanan Informasi memberikan salinan Formulir Permintaan Informasi dan Tanda Terima Permintaan Informasi kepada Pemohon Informasi. 1 hari kerja Formulir 1 hari kerja Formulir 1 hari kerja 1 hari kerja Buku Register Fotocopy KTP dan akta institusi Formulir Salinan Formulir Tanda Terima Permintaan Informasi

20 PEMERINTAH KABUPATEN BENGKALIS STANDAR OPERASIONAL NO : Tahun 2015 PELAYANAN PERMINTAAN INFORMASI NO 6. Item Kegiatan Petugas Pelayanan Informasi memeriksa ketersedian informasi dan dokumen yang diminta Pemohon Informasi Jika informasi dan dokumen yang diminta Pemohon Informasi tersedia di Pusat Pelayanan Informasi, maka dapat langsung ke poin 14 Jika informasi dan dokumen yang diminta Pemohon tidak tersedia di Pusat Pelayanan Informasi, maka lanjut ke poin 7 petugas Pelayanan Informasi Penanggung Jawab PPID Utama PPID Pembantu Waktu Output KETERANGAN 2 hari kerja Dokumen/Informasi Formulir 7. Permohonan disampaikan kepada PPID Utama 1 hari kerja Formulir PPID Utama memeriksa Permohonan Informasi dan membuat nota dinas yang ditujukan kepada PPID Pembantu Petugas Pelayanan Informasi menyampaikan disposisi dan permohonan informasi kepada PPID Pembantu terkait 1 hari kerja Nota Dinas 1 hari kerja Nota Dinas 10. PPID Pembantu Menyiapkan Data/ Informasi yang diminta Pemohon Informasi dan menyerahkan ke Pusat Pelayanan Informasi 7 hari kerja Data, Dokumen / Informasi 11. Petugas Pelayanan Informasi menerima Data/ Informasi dari PPID Pembantu dan menyampaikan ke PPID Utama disertai surat pengantar kepada Pemohon Informasi yang akan ditandatangani oleh PPID Utama 1 hari kerja Data, Dokumen / Informasi Surat Pengantar

21 PEMERINTAH KABUPATEN BENGKALIS STANDAR OPERASIONAL NO : Tahun 2015 NO Item Kegiatan PELAYANAN PERMINTAAN INFORMASI Penanggung Jawab petugas Pelayanan PPID Utama Informasi PPID Pembantu Waktu Output KETERANGAN 12. PPID Utama Memeriksa Data/ Informasi yg diterima dari PPID Pembantu melalui Petugas Pelayanan 1 hari kerja Data, Dokumen / Informasi 13. PPID Utama menyetujui dan menandatangani Surat Pengantar Data/ Informasi yang diminta oleh Pemohon Informasi 1 hari kerja Surat Pengantar 14. Petugas Pelayanan Informasi Menghubungi Pemohon Informasi 1 hari kerja Surat Pemberitahuan 15. Petugas Pelayanan Informasi menyerahkan Informasi yang diminta oleh Pemohon Informasi 1 hari kerja Data, Dokumen / Informasi 16. Petugas Pelayanan Informasi menerima bukti Tanda Terima Informasi dari Pemohon Informasi 1 hari kerja Tanda Terima Informasi 17. Petugas Pelayanan Informasi mencatat nya di Buku Register 1 hari kerja Buku Register

22 KETERANGAN SIMBOL : SIMBOL MAKSUD TERMINATOR Digunakan untuk menunjukkan awal dan akhir dari sebuah proses PROSES Untuk mewakili suatu proses DECISION Digunakan untuk suatu penyeleksian kondisi didalam program GARIS ALIR (FLOW LINE) Digunakan untuk menunjukan arah dari sebuah proses OFF PAGE CONNECTOR Penghubung bagian-bagian flowchart yang berada pada halaman berbeda DOKUMEN Untuk mewakili dokumen