Penerapan System Application Product in Data Processing (SAP) pada Modul Material Management-Procurement PT. MAK

Transkripsi

1 Penerapan System Application Product in Data Processing (SAP) pada Modul Material Management-Procurement PT. MAK Yusuf Priyandari *1), Christian A.W. *2), Azmi Mas ud *3), dan Teguh S. *4) 1,2,3) Laboratorium Perancangan Optimasi Sistem Industri, Program Studi Sarjana Teknik Industri, Fakultas Teknik, Universitas Sebelas Maret, Surakarta, 57126, Indonesia 4) Departemen IT-SAP, PT. Mega Andalan Kalasan ABSTRAK PT Mega Andalan Kalasan merupakan perusahaan peralatan rumah sakit dengan pasar nasional hingga internasional. PT. MAK menerapkan sistem ERP yaitu SAP Software guna mengoptimalkan kinerja perusahaan. Akan tetapi penerapan sistem ERP yaitu SAP mengalami kendala-kendala. Kendala-kendala ini secara garis besar dikarenakan penerapan SAP belum tersosialisasi dengan baik disetiap bagian perusahaan sehingga timbul perbedaan visi pada tiap departemen. Namun dibalik kendala-kendala tersebut, manfaat SAP pada perusahaan sungguh sangat bisa dirasakan. Karena dalam kasus ini pembahasan penerapan SAP dalam proses procurement, SAP memberikan kemudahan pengelolaan data dalam proses procurement menjadi lebih cepat dan akurat. Kata kunci: ERP, Procurement, SAP, Sistem Informasi 1. Pendahuluan PT. Mega Andalan Kalasan (MAK) merupakan salah satu perusahaan yang bergerak dalam industri Hospital Equipment atau peralatan rumah sakit. PT. MAK memiliki berbagai macam jenis produk yang antara lain tempat tidur pasien, meja operasi, dan kursi roda. Produk PT. MAK sendiri telah banyak digunakan di dalam negeri hingga ke luar negeri. Tahun 2013, PT. MAK menerapkan Enterprise Resource Planning (ERP) dalam pengelolaan aktifitas bisnis perusahaan. ERP merupakan sistem yang sekarang ini banyak digunakan perusahaan karena sistem ini menerapkan proses bisnis yang terintegrasi, dimana setiap sumber daya perusahaan yang bersifat data informasi dapat dikelola secara optimal. Software ERP yang digunakan yaitu System Application Product in Data Processing (SAP). SAP merupakan salah satu software yang bergerak pada sistem ERP. SAP merupakan perusahaan asal Jerman yang merupakan perusahaan perangkat lunak terbesar di Eropa (Yudhiarto, 2009). SAP didirikan pada tahun 1972 dengan nama Systemanalise und Programmentwicklung oleh 5 mantan karyawan IBM di Mannheim, Jerman (Simha R & Word, 2009). SAP mampu mengintegrasikan aktifitas-aktifitas proses bisnis, sehingga penggunaan SAP sangatlah membantu perusahaan karena semua aktifitas departemen perusahaan dapat diproses dan terpantau dengan mudah. Untuk mendukung kinerja software, SAP menyediakan beberapa modul yang bergerak secarak spesifik menurut fungsi dan tujuannya. Modul-modul SAP yang ada dapat diringkas menjadi Sales and Distribution, Material management, Production planning, Quality management, Financial, dan Bussiness warehouse (Iskandar, 2014). Penjelasan ringkas mengenai modul SAP, dapat dilihat pada gambar

2 MM Material Management PP Production Planning QM Quality Management PM Plant Maintenance SD Sales & Distribution SAP FI Financial Accounting CO Controlling WF Workflow AM Fixed Assets Mgmt. PS Project System HR Human Resource IS Industry Solutions Gambar 1. Skema kerja ERP (Yudhiarto, 2009) Material management (MM) merupakan modul SAP yang berfungsi pada bagian procurement dan pengelolaan inventory. Dalam penerapan modul MM, departemen yang terlibat bisa lebih dari 1 karena sistem yang terintegrasi ini, memungkinkan tiap departemen untuk membagikan data dengan cepat dan akurat. Contoh departemen Purchasing yang membutuhkan data material untuk proses pengadaan, Warehousing yang membutuhkan data pengelolaan material dalam gudang, serta pihak akuntansi untuk melihat kesamaan inventory dengan akuntasi perusahaan. Pada paper ini, lebih spesifik membahas hasil implementasi SAP pada proses procurement. Karena proses procurement merupakan proses penting yang harus dilakukan secara cepat dan akurat, agar tidak menghasilkan delay pada beberapa aktifitas perusahaan seperti produksi, keuangan, dan penjualan. Delay informasi yang terjadi dikarenakan proses perpindahan dokumen atau informasi dalam proses procurement masih secara manual, yaitu melalui kertas atau paper-based process. Ditambah lagi untuk setiap proses memiliki keterkaitan dengan proses sebelumnya. Contohnya pada proses pembuatan purchase order (PO) keterlambatan PO akan berdampak pada keseluruhan proses yaitu proses memesan barang maupun jasa ke supplier. Hal ini tentunya mengakibatkan beberapa proses seperti produksi menjadi terlambat, dan lagi jadwal selesai produksi hingga proses pengantaran barang ke konsumen yang sudah dijanjikan bisa menjadi mundur. Hal seperti ini mengakibatkan kerugian bagi perusahaan karena perusahaan tidak dapat mengoptimalkan waktu produksi dan juga dapat terkena hukuman pinalty karena tidak mampu memenuhi kesepakatan produksi. Dengan demikian dibutuhkan suatu sistem yang mampu merubah sistem berbasis kertas menjadi sistem berbasis komputer. 2. Metode Metodologi penelitian yang digunakan adalah metode deskriptif. Langkah diawal adalah dengan studi literatur mengenai sistem ERP-SAP, dan juga literatur mengenai proses procurement. Selanjutnya dilakukan pengamatan langsung ke PT. MAK. Dari hasil pengamatan, proses procurement dengan menggunakan SAP dijadikan objek penelitian dalam paper ini. Pengumpulan data seperti pengamatan proses bisnis procurement dilakukan dengan metode wawancara dan pengambilan data SAP asli perusahaan. Kemudian analisa data dilakukan dengan membandingkan keunggulan proses procurement berbasis kertas atau manual, dengan proses berbasis sistem ERP menggunakan analisis deskriptif secara kualitatif. 428

3 3. Hasil dan Pembahasan Analisis Aliran Informasi Pengadaan atau procurement adalah kegiatan untuk mendapatkan barang atau jasa secara transparan, efektif dan efisien sesuai dengan kebutuhan dan keinginan penggunanya (Christopher & Schooner, 2007). Definisi lain mengenai pengadaan adalah perolehan barang atau jasa yang berkaitan dengan ketepatan dan memiliki harga terbaik untuk memenuhi kebutuhan pembeli dalam hal kualitas dan kuantitas, waktu dan lokasi (Weele, 2010). Sehingga dapat disimpulkan bahwa procurement merupakan proses perolehan barang maupun jasa guna memenuhi kebutuhan konsumen baik secara langsung (proses produksi) maupun secara tidak langsung (peralatan pendukung kerja perusahaan seperti ATK). Proses procurement pada umumnya dapat dilihat dalam gambar 2. Dalam proses procurement dokumen output pada tiap departemen menentukan proses selanjutnya dapat berlangsung ataukah tidak. Seperti pada warehouse/gudang, departemen gudang membuat permintaan dengan membuat dokumen permintaan yang dikenal dengan Purchase Requisition (PR). PR yang sudah jadi dan telah disetujui oleh kepadal departemen gudang akan diteruskan ke bagian purchasing untuk kemudian dilakukan pembuatan PO agar pesanan segera dipesan kepada supplier. Begitu seterusnya, hingga pesanan datang dan data pembelian dimasukan kepada departemen keuangan atau akuntasi untuk dilakukan pembukuan. Sehingga keterlambatan pada tiap prosesnya akan menghambat proses-proses setelahnya. Purchasing Warehouse Warehoue Accounting Create Purchase Requisition Create & Purchase Order Purchase Requisition Purchase Order Packing List Good Receipt Document Gambar 2. Aliran proses Procurement secara umum. Berdasarkan aliran informasi yang terjadi pada proses procurement berbasis kertas, didapatkan kendala mengenai adanya delay waktu perpindahan informasi dari satu departemen ke departemen yang lainnya. Pada kasus procurement, waktu jeda terjadi pada saat pembuatan dokumen pengajuan seperti PR, PO dan proses validasi di tiap departemen yang terlibat. Waktu jeda ini terdiri dari waktu lamanya proses pembuatan dokumen PR lalu PR harus diajukan untuk divalidasi oleh kepala unit departemen peminta, ditambah lagi dengan waktu perpindahan dokumen dari unit peminta ke bagian Purchasing atau bagian lain yang terlibat. Hal ini mengakibatkan terlambatnya proses produksi atau proses yang lainnya karena kebutuhan permintaan material atau peralatan pendukung menjadi terlambat bila proses procurement mengalami keterlambatan. Keterlambatan ini bisa berakibat fatal bagi perusahaan, terkhusus bila berhubungan dengan Customer. Biasanya perusahaan bisa terkena hukuman denda maupun pemutusan kerja sama dengan mitra kerja bila tidak bisa memenuhi kemampuan produksi yang sudah disepakati dengan konsumen atau mitra kerja lain. 429

4 Sales Warehouse Accounting Customer Order Repare Create/ Update Paperwork Paperwork Create/ Update Paperwork Paperwork Create/ Update Paperwork Delay Delay Delay Delay Delay Gambar 3. Delay informasi pada proses penjualan berbasis kertas. Pada proses procurement yang sudah melibatkan SAP, perusahaan diuntungkan dengan penggunaan sistem informasi yang terintegrasi. Keuntungan yang dirasakan perusahaan adalah perpindahan informasi dari satu bagian ke bagian yang lainnya dapat dilakukan dengan cepat dan akurat. Akibatnya, resiko keterlambatan material atau peralatan pendukung produksi atau proses lainnya yang harus dibeli, sangatlah kecil sehingga perusahaan juga mampu mengoptimalkan kinerja dari pegawainya, karena proses perpindahan informasi dapat dilakukan dengan cepat. Keuntungan lainnya adalah dengan menggunakan sistem informasi SAP, pengisian data untuk pembuatan dokumen menjadi cepat. Berbeda dengan proses yang masih berbasis kertas. Sistem yang manual, pembuatan dokumen PR maupun PO masih dilakukan dengan menginputkan data secara manual sehingga sering terjadi delay bila pembuatan dokumen PR/PO dalam jumlah yang banyak. Gambar 4. Bentuk form dokumen PO pada SAP. 430

5 Analisis Kontrol Jalannya Proses Procurement Dalam pembuatan PR atau PO, dokumen harus dipilah berdasarkan vendor yang akan dituju. 1 dokumen PO maupun PR hanya bisa berisi item pada 1 vendor saja. sehingga bila kebutuhan 1 produk ternyata membutuhkan banyak part yang harus dibeli pada beberapa vendor yang berbeda, maka tidak sedikit dokumen yang harus dibuat. Hal ini berpengaruh pada lama waktu validasi oleh kepala unit, karena semakin banyak dokumen yang harus diperiksa, maka waktu validasi menjadi semakin lama. Permasalahan yang terjadi pada PT. MAK sebelum menerapkan SAP adalah jenis produk dan varian setiap produknya bisa mencapai 231 fixed product dan belum terhitung dari produk special order yang totalnya bisa mencapai 700 produk. Dengan produk sebanyak ini dan produksi harus terus berjalan setiap bulannya, mengakibatkan banyaknya kertas yang terpakai untuk pembuatan dokumen PR maupun PO dan lamanya proses validasi dokumen tersebut. Banyaknya dokumen yang harus divalidasi mengakibatkan proses validasi oleh kepala unit menjadi menumpuk dan tidak terkoreksi. Pada teorinya, proses validasi ini harusnya menjadi proses untuk mengoreksi apakah kebijakan perusahaan untuk membeli material atau peralatan pendukung lainnya dirasa penting atau tidak. Analisis Kontrol Pengawasan Anggaran Dalam proses procurement, anggaran merupakan faktor yang harus diawasi sebab tidak adanya kontrol terhadap anggaran mampu merugikan bagi perusahaan. Departemen Purchasing tidak bisa melakukan pengadaan dengan semena-mena melainkan Purchasing harus memperhitungkan anggaran yang telah dialokasikan untuk proses pengadaan. Pada proses procurement bebasis kertas, proses pengawasan atau audit mengenai anggaran dilakukan secara manual. Manual yang dimaksudkan adalah auditor turun ke lapangan untuk mengawasi langsung penggunaan anggaran dengan anggaran yang telah diberikan. Auditor pada umumnya melihat bukti-bukti transaksi, dan buku besar keuangan perusahaan. Semua dokumen ini biasanya tersimpan menjadi satu arsip dan untuk menaksesnya dibutuhkan waktu yang lama. Sedangkan pada proses procurement yang menerapkan SAP, proses pengawasan anggaran dapat dilakukan kapan saja. Selain itu departemen Purchasing dan departemen keuangan dapat memantau penggunaan anggaran secara real time. Sehingga proses pemakaian dan kontrol terhadap penggunaan anggaran dapat dilakukan secara optimal. Lalu akses terhadap bukti-bukti transaki sebelumnya dan dokumen-dokumen pendukung telah terarsip dengan baik secara sistem informasi oleh SAP. Analisis Penyimpanan dan Pengelolaan Informasi Sales Warehouse Accounting Customer Order Repare Enter/Update Data Enter/Update Data Enter/Update Data Enter/Update Data Enter/Update Data Database Gambar 5. Skema kerja ERP. 431

6 Alur penyimpanan data dan pengelolaan infomrasi dapat dilihat pada gambar 5. Pengelolaan informasi merupakan aspek yang penting dalam proses procurement. Dengan menerapkan SAP, proses dapat diolah secara cepat dan akurat. Selain itu pengelolaan arsip atau dokumen informasi yang sudah digunakan, dapat dikelola secara optimal. Dengan SAP yang bebasis database, tidak perlunya ruang untuk menyimpan arsip dokumen dan lagi proses mencari arsip bisa dilakukan dengan cepat. Ditambah lagi bila penyimpanan arsip masih berbasis dokumen kertas, kertas sendiri memiliki umur penyimpanan. Jika sudah lebih dari umur penyimpanan kertas, bila perusahaan itu menganut sistem green manufacture maka kertas harus dimusnahkan, permasalahan yang terjadi setelah itu adalah informasi yang telah disimpan, diharapkan tidak dibuang karena mungkin bisa berguna untuk membuat kebijakan di masa yang akan datang. Analisis Kendala Penerapan SAP Dengan segala keunggulan SAP yang telah ditemukan selama implementasi, masih didapati beberapa kendala. Kendala dalam penerapan SAP pada PT. MAK lebih mengarah karena ketidak disiplinan pengguna dalam menginputkan data sehingga data dalam SAP menjadi tidak akurat, dan hal ini berdampak khusus pada bagian produksi dan keuangan. Keadaan ini terjadi karena belum ada pembagian kerja atau tim spesifik pada tiap departemen yang bertugas untuk menginput data pada SAP. Sehingga karena kurangnya pembagian tugas secara jelas, mengakibatkan departemen lebih memilih mengerjakan proses secara manual daripada menginputkan data produksi ke SAP karena proses penginputannya bisa dikatakan tidak praktis. Ketidakpraktisan ini dikarenakan petugas harus memiliki pengetahuan dasar bagaimana cara menggunakan aplikasi SAP. Oleh karena itu, pengguna menjadikan SAP sebagai prioritas kedua. Lalu dengan ketidak disiplinan dan ketidak akuratan data yang diinput oleh petugas berdampak pada banyaknya data yang berbeda antara lapangan dengan SAP. Hal ini paling berdampak pada penjurnalan dan akuntasi. Hal ini juga menjadi faktor mengapa fungsi modul Material Management yaitu MRP tidak berjalan sebagaimana mestinya. Penerapan SAP yang tidak optimal, mengakibatkan tanda tanya besar bagi perusahaan, apakah sebelum mengimplentasi sudah dilakukan studi mengenai persiapan implementasi dengan baik. Hal ini tentunya sungguh harus dipertimbangkan karena biaya implementasi SAP sungguhlah tinggi. Investasi SAP sendiri berkisar dari US $ $ (Iskandar, 2014). Kendala selajutnya adalah penggunaan SAP yang terlalu komplex / rumit menjadi kelemahan susahnya pengguna untuk menggunakan SAP, sehingga banyak kasus yang ditemukan oleh tim IT SAP, user kesusahan untuk menginput dan salah menginput data. Sehingga sistem kerja SAP harus terhambat karena harus membenahi kesalahan tersebut. Kendala yang ditemukan selama mengimplementasikan SAP bisa dikurangi dengan melakukan pelatihan dan penyuluhan mengenai penggunaan SAP dan pentingnya penggunaan SAP bagi perusahaan. Selain itu, hambatan karena rumitnya fitur yang ada di SAP hanya bisa diselesaikan dengan menggelar pelatihan dari pihak vendor SAP secara rutin, agar karyawan juga terbiasa dalam menggunakannya. 4. Simpulan Enterprise Resource Planning atau yang biasanya dikenal sebagai ERP merupakan sistem yang bisa mengelola seluruh perencanaan, pengawasan, dan pengelolaan sumber daya pada suatu perusahaan secara terintegrasi satu sistem dengan sistem lainnya. ERP merupakan jawaban atas permasalahan bagaimana perusahaan dituntut untuk meningkatkan produktifitas 432

7 dan menyediakan suatu sistem yang bisa mengintegrasikan semua bagian berdasarkan fungsinya secara akurat. Dibalik segala manfaat dari ERP, software-software ERP seperti SAP, membutuhkan studi dan analisis kelayakan terlebih dahulu apakah benar software ini memang cocok bagi sistem perusahaan. Karena software-software ERP tidak semuanya mempunyai keunggulan dan fungsi yang sama. Dalam kasus ini apakah SAP benar bisa menjawab masalah perusahaan walau perusahaan harus mengeluarkan anggaran yang tidak sedikit. Studi mengenai persiapan dan saat implementasi juga sangat penting, karena dari masalah dan kendala yang ditemukan di PT. MAK, ditemukan bahwa diperlukan pelatihan secara berkala tidak untuk satu departemen, melainkan semua departemen, agar mampu mengelola sistem dengan baik. Daftar Pustaka Christopher, & Schooner. (2007). Incrementing Eroding the Impediments to a Global PublicProcurement Market. Journal of International Law, 529. Iskandar, D. (2014). Universitas Gunadarma Website. Retrieved from Staffsite Universitas Gunadarma: Muhammad Aamir Obaid Khattak, S. Y. (2012). Examining Critical Success Factors Affecting ERP Implementations in Enterprises of Pakistan. Interdisciplinary Journal of Contemporary Research In Busines Vol 3, Simha R, M., & Word, J. (2009). Essentials of Business Processes and Information Systems. Danvers: John Wiley & Sons, Inc. Weele, A. J. (2010). Purchasing and Supply Chain Management. 5th edition. London: Cengage Learning. Wirawan, I. (2011, Desember 20). Blog : Alasan Mengapa Perusahaan Membutuhkan Sistem ERP. Retrieved from WGS Blog: Yudhiarto, R. (2009, April 11). SAP. Retrieved from Belajar SAP Yuk, Guidance for who need SAP Knowledge: sapbasic.wordpress.com/sap 433