BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang

Transkripsi

1 BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Penggunaan teknologi informasi dan telekomunikasi saat ini telah menjadi kebutuhan utama bagi masyarakat di era global seperti sekarang. Dalam bidang komputerisasi, peranan komputer sangat membantu dalam menyelesaikan berbagai bidang pekerjaan sehingga menghemat waktu dan biaya serta hasilnya memuaskan. Masyarakat menyadari pentingnya peran dan fungsi teknologi informasi dan telekomunikasi. Penggunaan teknologi informasi dan telekomunikasi seperti ponsel dapat dimanfaatkan untuk meningkatkan pelayanan informasi bagi suatu lembaga atau organisasi. Fitur ponsel berupa SMS (Short Massager Service) dapat digunakan sebagai media pelayanan informasi. SMS merupakan media yang efisien untuk mengirim dan menerima pemberitahuan penting. Meskipun penggunaan aplikasi massanger seperti Blackberry Massanger, Whatsapp, LINE, KakaoTalk, WeChat sedang melesat, SMS masih tetap menjadi pilihan dalam bertukar informasi. SMS merupakan fitur yang pasti ada pada setiap ponsel. Semua ponsel memiliki fitur SMS, tidak peduli apakah ponsel didukung layanan 3G, touchscreen, dual SIM card, dan jenis ponsel smartphone atau bukan. SMS lebih kompatibel dengan semua jenis ponsel. Dengan adanya peningkatan kebutuhan akan informasi dan komunikasi, SMS gateway hadir sebagai media penyedia informasi berbasis SMS. Penggunaan SMS gateway populer dikalangan instansi pemerintah dan akademik. Pondok Pesantren Al Munawwir Krapyak Yogyakarta merupakan lembaga pendidikan nonformal berbasis pendidikan agama. PP Al Munawwir memiliki banyak cabang yang dikenal dengan sebutan komplek, salah satunya adalah PP Putri Al Munawwir Komplek Q. Sistem pendidikan di pesantren ini mencakup dua hal yakni pengajian dan madrasah. Saat ini Komplek Q, sebutan untuk PP Putri Al 1

2 2 Munawwir Komplek Q, memiliki santri lebih dari 350 orang yang berasal dari berbagai daerah di Indonesia. Proses pelayanan informasi di Komplek Q dilakukan secara konvensional. Informasi-informasi penting seperti acara tahunan, kenaikan SPP dan daftar ulang santri disampaikan melalui surat pemberitahuan yang disampaikan melalui santri atau dikirim melalui pos. Untuk menyampaikan informasi pembayaran SPP atau syahriah hanya dilakukan melalui pengumuman yang disampaikan secara langsung kepada para santri. Batas keterlambatan pembayaran SPP adalah tanggal 10 pada setiap bulannya. Banyak santri yang telat melakukan pembayaran dan menunggak, salah satu penyebabnya adalah penyelewengan, sehingga perlu adanya komunikasi antara pihak administrasi pembayaran (bendahara pondok) dengan wali santri mengenai informasi pembayaran SPP agar wali santri juga dapat memantau informasi dan status pembayaran SPP. Sistem yang terdapat di Komplek Q belum bekerja secara terkomputerisasi dan informatif. Oleh karena itu perlu adanya media sebagai jembatan informasi berupa pembuatan sistem informasi pembayaran SPP atau syahriah berbasis web dan SMS yang digunakan oleh pihak bendahara pondok untuk menyampaikan informasi kepada setiap wali santri. Informasi yang dikirimkan melalui SMS adalah informasi dan status pembayaran setiap bulannya sehingga wali santri dapat memantau pembayaran syahriah putrinya. SMS gateway dinilai praktis dan murah. Berdasarkan perilaku pengguna ponsel, apapun jenis pesan yang masuk, pasti akan dibuka dan dibaca sehingga pesan tersampaikan dengan cepat. Selain itu, SMS cocok untuk diterapkan dengan suatu sistem informasi berbasis komputer seperti yang banyak dijumpai di sekolahsekolah maupun universitas. Hampir semua wali santri memiliki ponsel serta mampu membaca SMS, sehingga dengan adanya sistem ini wali santri dapat memantau dan mengetahui informasi dan status pembayaran SPP putrinya.

3 3 Diharapkan dengan adanya komunikasi antara kedua belah pihak dapat meningkatan disiplin santri untuk membayar SPP dan mengatasi keterlambatan serta penunggakan pembayaran SPP di PP Putri Al Munawwir Komplek Q. Berdasarkan latar belakang yang telah dijelaskan diatas, maka dalam pengerjaan Proyek Akhir ini, peneliti mengambil judul PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PEMBAYARAN SPP BERBASIS WEB dan SMS GATEWAY SEBAGAI MEDIA INFORMASI PEMBAYARAN PADA PP PUTRI AL MUNAWWIR KOMPLEK Q KRAPYAK YOGYAKARTA Tujuan dan Manfaat Tujuan yang ingin dicapai secara umum dari proyek akhir ini adalah : a. Memenuhi salah satu persyaratan kelulusan dari Program Diploma Teknik Elektro Sekolah Vokasi Universitas Gadjah Mada b. Melakukan riset dan analisa tentang sistem pembayaran SPP yang diterapkan di PP Putri Al Munawwir Komplek Q, Krapyak Yogyakarta. Riset dilakukan untuk mengetahui bagaimana penerapan dan kekurangan dari sistem yang ada. Hal ini ditujukan sebagai langkah awal dalam pengerjaan dan penelitian proyek akhir c. Merancang dan mengimplementsikan sistem yang efektif berbasis web dalam melaporkan informasi dan status pembayaran setiap bulan melalui SMS kepada wali santri PP Putri All Munawwir Komplek Q Manfaat dari hasil dari proyek akhir ini adalah dapat menjadi alternatif dan mempermudah bendahara PP Al Munawwir Komplek Q dalam menyampaikan informasi dan status pembayaran SPP kepada wali santri. Apabila terjadi transaksi pembayaran, bendahara akan memasukkan dan menyimpan data ke sistem dan sistem akan mengirimkan SMS pemberitahuan status pembayaran kepada wali santri.

4 Batasan Masalah Untuk menghindari cakupan pembahasan yang melebar, masalah yang diangkat dalam proyek akhir ini menitik beratkan pada : a. Perancangan dan penerapan sistem pembayaran SPP berbasis web yang diintegrasikan dengan SMS gateway sebagai media untuk menyampaikan informasi b. Perancangan sistem menggunakan sistem operasi Windows, PHP sebagai bahasa pemograman web, MySQL sebagai pengolah database dan Gammu sebagai engine SMS gateway. c. Masukan sistem berupa data santri, data kamar, data lembaga, data pengurus, data nomor ponsel wali santri dan data transaksi pembayaran iuran santri. d. Kerja sistem fokus pada pengolahan data santri, data kamar, data pengurus, data lembaga dan pengiriman SMS status pembayaran SPP yang langsung dibayar lunas pada bulan terkini e. Input data transaksi pembayaran hanya berupa keterangan lunas atau tidak lunas pembayaran pada bulan itu juga atau realtime. f. SMS dikirim jika pembayaran pada bulan itu lunas. g. Sistem dapat mengirimkan SMS ke satu atau banyak nomor sekaligus dan menerima SMS Metode Penelitian Metode penelitian yang digunakan dalam pembuatan sistem pada Tugas Akhir ini adalah sebagai berikut: 1. Pengumpulan Data Metode yang digunakan dalam pembuatan laporan dan aplikasi ini adalah sebagai berikut: a. Wawancara

5 5 Metode wawancara ini dilakukan kepada bendahara PP Putri Al Munawwir Komplek Q Krapyak Yogyakarta. Metode ini bertujuan untuk memperoleh informasi mengenai sistem pembayaran iuran wajib bulanan, penanganan terhadap santri yang telat atau menunggak membayar iuran wajib bulanan dan pelayanan informasi yang berkaitan dengan pembayaran kepada wali santri. Informasi yang didapat akan dianalisis dan membantu dalam menentukan kebutuhan-kebutuhan sistem. b. Observasi Metode observasi dilakukan dengan cara melakukan peninjauan dan pengamatan langsung terhadap prosedur penyampaian informasi terkait pembayaran iuran wajib bulanan. c. Studi Pustaka. Pengumpulan data, informasi dan teori-teori yang berkaitan dengan tema penelitian Tugas Akhir. Sumber berasal dari buku, laporan tugas akhir mahasiswa, artikel, dan jurnal yang diperoleh dari perpustakaan dan internet. 2. Analisis Sistem Proses analisis dilakukan dengan menganalisis hal-hal yang diperlukan terkait proses penyimpanan data, dan penyampaian informasi si PP Al Munawwir Komplek Q Krapyak Yogyakarta. Analisis yang dilakukan pada proses pembuatan Tugas Akhir ini antara lain analisis kebutuhan sistem, analisis kebutuhan fungsionalitas dan analisis kebutuhan non fungsionalitas. 3. Perancangan Sistem Perancangan sistem merupakan proses penerjemahan hasil analisis kebutuhan sistem ke dalam bentuk desain basis data, Diagram Alir Data (DAD), Entity Relation Diagram (ERD), serta pembuatan struktur menu dan desain rancangan antar muka sistem. 4. Implementasi Sistem

6 6 Implementasi sistem merupakan proses penerjemahan desain perancangan ke dalam bentuk pemrograman. Sistem ini menggunakan teknologi gammu untuk SMS gateway digabungkan dengan bahasa pemrograman web PHP dan bootstrap untuk mempercantik tampilannya. Untuk manajemen basis datanya menggunakan MySQL 1.5. Sistematika Penulisan Untuk menghasilkan laporan proyek akhir akhir yang sistematis dan mudah dipahami, berikut ini sistematika penulisan yang digunakan dalam penyusunan laporan proyek akhir BAB I PENDAHULUAN Bab I Memaparkan latar belakang dan permasalahan, tujuan dan manfaat proyek akhir, batasan masalah, metode penelitian yang digunakan dalam proyek akhir dan sistematika penulisan laporan proyek akhir BAB II LANDASAN TEORI Bab II berisi teori dari berbagai sumber yang dijadikan referensi baik dalam kegiatan analisis maupun perancangan. Serta memuat penjelasan konsep, pengertian dan sifat yang diperlukan untuk pembahasan di bab-bab berikutnya BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM Bab III menjelaskan tentang tahapan analisis sistem yang berjalan dan perancangan sistem yang akan dibuat, baik berupa perancangan proses maupun tampilan (interface). BAB IV HASIL IMPLEMENTASI DAN ANALISA HASIL

7 7 Bab IV menjelaskan hasil dan pembahasan dari sistem yang telah selesai dan diuji BAB V PENUTUP Bab V berisi kesimpulan dari pembahasan secara teori maupun praktik berikut beberapa saran yang diharapkan dapat membantu kemajuan pengembangan sistem yang lebih baik DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN