OTOMATISASI PERKANTORAN SMK/MAK X

Transkripsi

1 KURIKULUM 2013 DAN NUNGKY KUSUMAWATI MODUL OTOMATISASI PERKANTORAN SMK/MAK X 0

2 Puji syukur saya panjatkan kepada Tuhan yang Maha Esa karena pembuatan modul yang berjudul MENGOPRASIKAN CARA KERJA DENGAN MICROSOFT WORD ini dapat terselesaikan secara tepat waktu dan yang insyaalloh akan bermanfaat bagi siswanya. Bahan ajar yang diberikan dalam modul ini akan membantu mempermudah bagi siswa dalam memahami tentang bagaimana cara kerja dengan menggunakan Microsoft word itu sendiri. Dalam modul ini di bahas banyak sekali materi tentang pemformatan dalam menggunakan microssoft word. Dengan adanya bahan ajar ini diharapkan bagi siswa terutama siswa akan tergali rasa ingin tahunya dan bertambah pengetahuannya mengenai pengorasian microssoft word karena pelajaran tersebut adalah salah satu ilmu pengantar untuk lebih mendalami penerapan pengoprasian Microsoft word dalam kehidupan seharihari. Akhir kata saya ucapakan terima kasih kepada dosen pembimbing matakuliah yaitu Bapak Moh. Arif yang telah membimbing dalam penyusunan modul ini serta teman-teman yang saling membantu dalam pembuatan modul ini. Mohon maaf atas perkataan yang kurang berkenan. Semoga modul ini bermanfaat bagi kita semua. Penyusun, NUNGKY KUSUMAWATI MODUL OTOMATISASI PERKANTORAN SMK/MAK X 1

3 KOMPETENSI INTI DAN KOMPETENSI DASAR JENJANG MATA PELAJARAN : SMK/MAK : OTOMATISASI PERKANTORAN KELAS/SEMESTER : X/1 KOMPETENSI INTI KD 1 KD 2 KD 3 KD 4 Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya. Mengembangkan perilaku (jujur, disiplin, tanggungjawab, peduli, santun, ramah lingkungan, gotong royong, kerjasama, cinta damai, responsif dan pro-aktif) dan menunjukan sikap sebagai bagian dari solusi atas berbagai permasalahan bangsa dalam berinteraksi secara efektif dengan lingkungan sosial dan alam serta dalam menempatkan diri sebagai cerminan bangsa dalam pergaulan dunia Memahami dan menerapkan pengetahuan faktual, konseptual, prosedural dalam ilmu pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora dengan wawasan kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban terkait fenomena dan kejadian, serta menerapkan pengetahuan prosedural pada bidang kajian yang spesifik sesuai dengan bakat dan minatnya untuk memecahkan masalah. Mengolah, menalar, dan menyaji dalam ranah konkret dan ranah abstrak terkait dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah secara mandiri, dan mampu menggunakan metoda sesuai kaidah keilmuan. KOMPETENSI DASAR 4.2 Mengoprasikan Cara Kerja Dengan Ms.Word MODUL OTOMATISASI PERKANTORAN SMK/MAK X 2

4 4.2. Mengoperasikan cara kerja Microsoft Word MS Word o Mulai bekerja dengan MS Word o Membuat format dokumen o Membuat format teks dan paragraph o Membuat Format Tabel dan mengolah o Membuat Mail Merge o Mengguna kan Warna dan objek o Mencetak File Dokumen Mengamati Mengamati bagaimana cara kerja dengan MS Word, Membuat format dokumen, Membuat format teks dan paragraph, Membuat Format Tabel, mengolah, Membuat Mail Merrge, Menggunakan Warna dan objek dan Mencetak File Dokumen di sekolah atau di kantor terdekat Menanya Memberikan kesempatan siswa menanyakan hal yang berkaitan dengan cara kerja MS Word. Eksperimen/explore Praktik cara menggunakan semua tombol keyboard Asosiasi Menjelaskan tentang cara kerja MS lainnya yang memiliki kesamaan dengan MS Word. Komunikasi Tugas Memecahkan masalah sehari-sehari berkaitan dengan prosedur penanganan pekerjaan kantor Observasi Ceklist lembar pengamatan kegiatan kantor Portofolio Laporan tertulis tentang SOP di Dunia Kerja secara berkelompok Tes o Tes tertulis bentuk uraian dan/atau pilihan ganda 6 X 5 JP Mempresentasikan cara kerja dengan S Word. MODUL OTOMATISASI PERKANTORAN SMK/MAK X 3

5 KEGIATAN BELAJAR 1 MEMBUAT FORMAT DOKUMEN Tujuan Pembelajaran : 1. Siswa dapat mengetahui penggunaan software pengolah kata yaitu Microsoft Word 2007 dan disertai dengan pengenalan tampilan, menu dan cara membuat dan menyimpan dokumen kerja. 2. Setelah mempelajari modul ini, siswa dapat mengetahui cara membuka kembali dokumen yang telah disimpan, kemudian memilih teks atau paragraf yang akan diduplikasi dan mengatur format huruf dan paragraf dokumen. A. MENGENAL MIROSOFT OFFICE WORD Sebelum Melangkah pada Cara Membuat Dokumen Baru Pada Microsoft Word, terlebih dulu kita simak sedikit pengenalan mengenai Microsoft Word atau Microsofot Office Word. Microsoft Office Word ini adalah program perangkat pengolah kata (word processor) andalan yang dikeluarkan oleh perusahaan Microsoft. Perangkat lunak pengolah kata ini pertama kali diterbitkan pada tahun Sebelum dinamai Microsoft Word, awalnya perangkat ini diberi nama Multi- Tool Word untuk Xenix, versi-versi lainnya kemudian dikembangkan untuk berbagai macam sistem operasi, seperti misalnya DOS yang diluncurkan tahun 1983, Apple Macintosh yang luncur pada tahun 1984, SCO UNIX, OS/2, dan Microsoft Windows ditahun Namun setelah menjadi bagian dari Microsoft Office System 2003 dan 2007, namanya kemudian diganti menjadi Microsoft Office Word, yang kini telah banyak digunakan oleh hampir seluruh konsumen komputer diseluruh dunia. Dan bagi anda yang saat ini baru saja melakukan installasi Microsoft Word, mungkin masih bingung dengan cara pengopersiannya, termasuk cara membuat dokumen baru pada word. Tak perlu khawatir,berikut ini tim bisikan.com akan membantu anda menyelesaikan masalah mengenai cara membuat dokumen baru pada microsoft word. MODUL OTOMATISASI PERKANTORAN SMK/MAK X 4

6 B. MEMBUAT FORMAT DOKUMEN 1. Cara membuat dokumen baru Untuk membuat dokumen baru, dapat dilakukan dengan cara berikut : Klik Office Button > New sehingga muncul jendela baru yang menampilkan Bagian New Document. Setelah itu pilihlah Blank Document untuk membuat dokumen. (Dapat juga memilih salah satu dokumen template untuk membuat dokumen baru berdasarkan template yang telah disediakan). Sebelum memulai dokumen,sebaiknya atur properti terlebih dahulu.pengaturan properti mempengaruhi hasil cetakan. Pengaturan properti dapat dilakukan dengan mengklik menu Page Layout. Kemudian pada ribbon Page Setup, klik ikon kecil pada pojok kanan bawah Contoh gambar di bawah ini. Sehingga muncul kotak dalog Seperti ini : MODUL OTOMATISASI PERKANTORAN SMK/MAK X 5

7 Kotak dialog ini terdiri dari tiga bagian, yaitu Margins, Paper, dan Layout : Margins : untuk menentukan batas atas (Top), kiri (Left), kanan (Right), dan bawah (Bottom) dokumen, dan ada juga orientasi kertas. Gambar 6 menunjukan margin halaman. Paper Size : untuk menentukan ukuran kertas yang akan digunakan dengan memilih opsinya pada menu drop-down. Jika menginginkan ukuran kertas sendiri, dapat diisi nilainya secara langsung pada kotak Width dan Height. 2. Cara Membuat Format Halaman Berbeda pada satu dokumen Microsoft Word. Dalam pembuatan sebuah dokumen dalam Ms.Word kita juga perlu mempelajari bagaimana membuat halaman yang berbeda dalam setiap lembar dokumen. Berikut adalah cara membuat halaman yang berbeda pada setiap halaman dokumen : a. Terapkanlah salah satu format nomor halaman. Contohnya format angka romawi.nasuk ke menu insert, pada grup header and footer pilih page MODUL OTOMATISASI PERKANTORAN SMK/MAK X 6

8 number. Kemudian pilih format page number. Pada number format, pilih formt angka romawi. Dan start at, pilih angka I, lali klik OK. Terakhir, pilih letak nomor halaman, baik itu top of page atau bottom of page dan lainnya Semua nomor halaman akan berformat angka romawi. Jika pada halaman tertentu akan dimulai kembali nomor halaman dengan format berbeda tanpa mengubah format nomor halaman sebelumnya, maka perlu dilakukan section breake. b. Letakan kursor pada halaman yang akan dimulai kembali dengan format nomor halaman yang berbeda. Masuk ke menu Page Layout, klik menu dropdown Breaks dan pilih Next Page. MODUL OTOMATISASI PERKANTORAN SMK/MAK X 7

9 c. Klik ganda pada bagian header atau footer untuk mengaktifkan Header and Footer Tools, masih dalam halaman yang sama. Pada menu Design, group Navigation, klik Link to Previous untuk mematikan Tools tersebut. d. Masukanlah nomor halaman dengan format yang berbeda (contoh: format angka standar: 1, 2 C. MEMBUAT DOKUMEN DALAM MS.WORD Untuk menyimpan dokumen baru, secara default nama dokumen yang dibuat akan berurutan, yaitu Document 1, Document 2, Document 3, dan seterusnya. Cara untuk menyimpan dokumen adalah sebagai berikut: 1. Klik Office Button>Save atau Office Button>Save As sehingga muncul kotak dialog Save As Contoh gambar di bawah ini. 2. Di dalam kotak dialog tersebut, lakukan pengaturan sebagai berikut: Save in : tentukan lokasi folder tempat dokumen akan disimpan. File name : ketikkan nama untuk identifikasi dokumen. Save as type : type dokumen, gunakan default yang diberikan, yaitu Word Document. Klik tab Save untuk menyimpan dokumen tersebut. Untuk menyimpan dokumen lama yang telah diedit, klik Office Button>Save. Apabila dokumen tersebut hendak disimpan dengan nama yang MODUL OTOMATISASI PERKANTORAN SMK/MAK X 8

10 berbeda, klik Office Button>Save As sehingga caranya sama seperti menyimpan dokumen baru. Apabila dalam menyimpan dokumen, nama yang digunakan sama dengan nama yang sudah ada di dalam folder, maka kotak konfirmasi seperti pada Gambar di bawah ini akan muncul. Replace exiting file: menimpa file yang sudah ada dengan dokuman baru. Save change with a different name: menyimpan dokumen baru denga nama lain. Merge into exiting file: menggabungkan perubahan yang dilakukan kedalam file yang sudah ada. Setelah selesai mengedit dokumen dan memastikan sudah tersimpan ada beberapa cara untuk menutup dokumen, yaitu: Klik Office Button>Close. Klik tombol Close Window yang terdapat dalam Title Bar. Dokumen yang telah disimpan dapat dibuka dengan salah satu cara berikut: Klik Office Button>Open. Klik tombol Open yang terdapat di dalam Quick Access Toolbar. Sehingga muncul kotak dialog Open, kemudian pilih file dokumen yang hendak dibuka. D. MEMBUAT DAFTAR ISI DOKUMEN Sebelum membuat daftar isi, kita perlu menandai bagian-bagian mana saja yang akan ditampilkan dalam daftar isi. Bagian tersebut biasanya berupa heading MODUL OTOMATISASI PERKANTORAN SMK/MAK X 9

11 atau judul bab, contoh: Bab 1 Pengantar, 1.1 Pengenalan Microsoft Office, dan seterusnya. Cara mudah untuk membuat heading adalah menggunakan heading styles yang sudah disediakan (built-in sytles) oleh Microsoft Word, yaitu Heading 1 sampai dengan Heading 9. Lebih jelasnya tentang cara menggunakan Styles, dapat dibaca di artikel ini:menggunakan Styles di Word: Untuk Menjaga Format yang Konsisten pada Dokumen.Selain menggunakan built-in sytles, kita juga dapat membuat daftar isi berdasarkan custom styles yang kita gunakan atau style yang kita buat sendiri. 1) Membuat Daftar Isi dari Built-In Heading Styles Gunakan cara ini bila dokumen menggunakan heading styles seperti Heading 1, Heading 2, dan seterusnya. 1. Klik pada bagian halaman yang ingin ditaruh daftar isi (biasanya di awal dokumen). 2. Pada References tab, Table of Contents group, klik Table of Contents, pilih gaya daftar isi yang diinginkan. 3. Format tampilan daftar isi. Pada References tab, Table of Contents group, klik Table of Contents dan kemudian klik Insert Table of Contents untuk mengatur hal-hal berikut: Tab leader, untuk membuat tab leader antara teks dan nomor halaman, antara lain: garis putus-putus, titik-titik atau tidak menggunakan tab leader. Formats, untuk memilih format tampilan daftar isi, seperti: template dokumen (sesuai dengan format yang kita buat), atau format lain yang MODUL OTOMATISASI PERKANTORAN SMK/MAK X 10

12 sudah disediakan oleh Microsoft Word seperti Classic, Fancy dan sebagainya. Show levels, ganti angka pada kotak di sampingnya untuk menambah/ mengurangi level heading yang akan ditampilkan dalam daftar isi. 2) Membuat daftar isi dari coloum style Gunakan cara ini bila ada judul bab yang menggunakan custom style atau style yang kita buat sendiri pada heading untuk daftar isi. Klik pada bagian halaman yang ingin ditaruh daftar isi. Pada References tab, Table of Contents group, klik Table of Contents, dan kemudian Insert Table of Contents. Klik Options MODUL OTOMATISASI PERKANTORAN SMK/MAK X 11

13 4. Di bagian Available styles, pilih style yang digunakan untuk heading atau judul bab dalam dokumen dengan mengisi angka pada kotak di TOC level. Isi angka 1 sampai 9 untuk menentukan level pada style. 5. Ulangi langkah 4 untuk setiap style yang ingin disertakan dalam daftar isi. 6. Klik OK. 3) Cara Update Daftar Isi 1. Pada References tab, Table of Contents group, klik Update Table. Atau klik di bagian daftar isi sehingga muncul tampilan seperti di bawah ini dan klik Update Table. 2. Klik: Update page numbers only, bila perubahan hanya pada nomor halaman karena jumlah halaman bertambah / berkurang atau format nomor halaman berubah. Update entire table, bila ada penambahan/pengurangan heading atau bila ada perubahan teks pada heading atau judul bab. 4) Cara Menghapus Daftar Isi Pada References tab, Table of Contents group, klik Table of Contents. Klik Remove Table of Contents. E. MENGEDIT DOKUMEN 1. Membuat Block Pada Teks Menggunakan Keyboard, tempatkan kursor pada awal kata / kalimat yang akan diblock Tekan tombol Shift sambil menekan tanda panah ( ) Ke awal kata / kalimat. Atau bisa menggunakan mouse : Klik kiri tanpa dilepas (drag ) pada awal kata / kalimat yang akan diblock Seret penunjuk mouse hingga ke akhir kata / kalimat yang akan diblock Lepas klik mouse tersebut Untuk menghilangkan tanda block di teks klik di sembarang tempat dalam jendela dokumen. MODUL OTOMATISASI PERKANTORAN SMK/MAK X 12

14 2. Mengcopy Kata / Kalimat 1. Block kata / kalimat yang akan di-copy 2. Klik icon atau dengan tombol Ctrl + C 3. Letakkan kursor pada tempat yang akan diletakkan hasil copy-an 4. Klik icon atau dengan tombol Ctrl + V 3. Memindahkan Kata / Kalimat 1. Block kata / kalimat yang akan dipindahkan 2. Klik klik icon atau dengan tombol Ctrl + X 3. Letakkan kursor pada tempat yang ingin dipindahkan. 4. Klik icon atau dengan tombol Ctrl + V 4. Membatalkan Perintah Apabila dalam pengetikan tidak sengaja melakukan kesalahan, baik dalam pengeditan, pemformatan dan lain sebagainya maka gunakan: Undo (Ctrl + Z) : Membatalkan pengeditan. Redo (Ctrl + Y) : Membatalkan pembatalan pengeditan 5. Change Case Blok kalimat / kata yang ingin dirubah format hurufnya. Klik menu Home Change Case SENTENCE CASE lowercase UPPERCASE TITLE CASE TONGLE CASE : Mengubah kalimat pada teks dengan diawali huruf besar. : Mengubah kata atau kalimat dengan huruf kecil. : Mengubah kata atau kalimat dengan huruf besar. : Mengubah setiap awal kata dengan huruf besar. : Mengubah setiap awal kata dengan huruf kecil MODUL OTOMATISASI PERKANTORAN SMK/MAK X 13

15 6. Find, Replace, and Go To a. Find (Mencari ) Klik icon atau tekan tombol Ctrl + F Ketik kata yang akan dicari di kotak Find What Klik Find Next untuk mencari Tutup jendela tampilan ( X ) Find and Replace b. Replace (Mengganti ) b. Klik icon atau tekan tombol Ctrl + H c. Ketik kata yang ada pada dokumen yang ingin diganti di kotak Find What d. Ketik kata pengganti di kotak Replace With e. Klik Replace All (Untuk mengganti semua kata) atau Replace (untuk mengganti satu kata saja) Tutup jendela tampilan Find and Replace c. Go To (Menuju Ke Halaman Tertentu ) Klik icon atau tekan tombol Ctrl + G Ketik angka atau nomor halaman yang dituju pada Enter Page Number. Lalu klik Next MODUL OTOMATISASI PERKANTORAN SMK/MAK X 14

16 F. MENYIMPAN DOKUMEN KERJA Setelah teks selesai anda ketik, klik Office Button. Pilih Save atau Save As (untuk menyimpan dengan nama yang beda dengan nama sebelumnya). Pilih Word Document. Pada windows yang muncul, pilih folder Document, ketikkan nama filenya pada File name Tips Nama Cantik. Pilih Word Document pada Save as type.klik tombol Save. G. MENUTUP LEMBAR KERJA DOKUMEN 1. Klik Office Button > Close (Ctrl + W). MODUL OTOMATISASI PERKANTORAN SMK/MAK X 15

17 RANGKUMAN Microsof office word adalah program perangkat pengolah kata (word processor) andalan yang dikeluarkan oleh perusahaan Microsoft.Perangkat lunak pengolah kata ini pertama kali diterbitkan pada tahun Di dalam sebuah penulisan dokumen dalam Ms.word banyak cara yang harus di pahami mulai dari membuka dokumen, mengedit dokumen,menyimpan dokumen dan yang terakhir adalah menutup dokumen. Dari cara-cara diatas pun juga mempunyai penjabaran tentang langkah-langkah melakukan mengedit dokumen yaitu dengan adanya 6 langkah mulai dari membuat block style, mengedit dengan menggunakan find and replace dan Go To. Tugas Kegiatan belajar 1 Petunjuk pengerjaan Ketikkanlah dokumen berikut dan setelah selesai simpan dengan nama TUGAS KEGIATAN BELAJAR 1. VISI INDONESIA SEHAT 2010 Visi Indonesia Sehat 2010 yang telah dirumuskan oleh Dep.Kes (1999) menyatakan bahwa, gambaran masyarakat Indonesia dimasa depan yang ingin dicapai melalui pembangunan kesehatan adalah masyarakat, bangsa dan negara yang ditandai oleh penduduknya hidup dalam lingkungan dan dengan perilaku yang sehat, memiliki kemampuan untuk menjangkau pelayanan kesehatan yang bermutu secara adil dan merata, serta memiliki derajat kesehatan yang setinggi-tingginya diseluruh wilayah Republik Indonesia. Pengertian sehat meliputi kesehatan jasmani, rohani, serta sosial dan bukan hanya keadaan bebas dari penyakit, cacat dan kelemahan. Masyarakat Indonesia yang dicita citakan adalah masyarakat Indonesia yang mempunyai kesadaran, MODUL OTOMATISASI PERKANTORAN SMK/MAK X 16

18 kemauan dan kemampuan untuk hidup sehat sehingga tercapai derajat kesehatan yang setinggi-tingginya, sebagai salah satu unsur dari pembangunan sumber daya manusia Indonesia seutuhnya. Visi tersebut telah tiga tahun yang lalu berhasil dirumuskan oleh Departemen Kesehatan RI yang mestinya telah dijabarkan kedalam program kerja yang lebih bersifat operasional untuk mencapai visi itu. Beberapa tahun lagi kita akan mencapai tahun 2010, dan saat itu kita tentu akan menyaksikan bersama apakah gambaran tersebut akan menjadi kenyataan?. Namun yang perlu kita renungkan visi Indonesia sehat 2010 sebenarnya visi siapa? Bila itu merupakan visi Departemen Kesehatan RI saja atau yang dirumuskan hanya oleh beberpa pejabat saja sedangkan dalam cita citanya adalah masyarakat Indonesia yang mempunyai kesadaran, kemauan dan kemampuan untuk hidup sehat. 1. Menurut anda bagaimanakah tata cara mengedit dokumen yang baik dan benar? 2. Tuliskan bagaimanakah tahapan pebuatan daftar isi dalam sebuah dokumen! 3. Jelaskan apa sajakah tahapan pembuatan dokumen! MODUL OTOMATISASI PERKANTORAN SMK/MAK X 17

19 KEGIATAN BELAJAR 2 MEMBUAT FORMAT TEKS DAN PARAGRAF Tujuan pembelajaran : 1. Siswa dapat mengetahui lebih jauh cara memodifikasi paragraf dengan memanfaatkan fitur menu numbering, bullet, drop cap dan pengaturan jarak/spasi baris. 2. Siswa dapat mengetahui cara mengatur jarak antar paragraf, indentasi, jarak margin, orientasi lembar dokumen, dan cara menyisipkan tanggal ke dalam dokumen kerja yang mereka buat. 3. Siswa dapat membuat bingkai halaman dokumen kerja, kemudian dapat membuat dan menghapus fitur tabulasi, serta dapat memanfaatkan ruler untuk membuat tabulasi tersebut. Pada kegiatan pembalajaran ini akan mempelajari cara untuk cut, copy dan paste teks dan juga copy teks dan paste pada file yang berbeda. Anda juga akan mengetahui bagaimana cara mengatur format-format yang berlaku pada teks dan paragraph dengan mengunakan mouse dan tombol toolbar. Anda juga dapat memilih tampilan layout untuk dokumen anda serta mencoba tampilan layar lainnya. Selain itu anda juga dapat belajar dan berlatih menerapkan beberapa efek tambahan dari teks sehingga teks akan telihat lebih bagus. Dengan mempelajari aturan tambahan paragrah seperti indent dan spacing maka anda juga dapat mengatur dokumen sesuai dengan keperluan anda. Untuk lebih meningkatkan tampilan dokumen, pada bab ini anda juga akan belajar cara membuat drop caps, border dan bayangan pada paragraph. A. MEMILIH TAMPILAN DOKUMEN Open Of ice menyediakan beberapa view atau tampilan layar disaat anda sedang bekerja dengan dokumen. Untuk mengubah tampilan dapat anda pilih dari menu View. Print Layout merupakan default tampilan saat anda bekerja. Web Layout akan memperlihatkan bagaimana dokumen anda jika akan ditampilkan pada browser web. Tampilan Ful screen akan membuat dokumen anda memenuhi jendela. Untuk memilih tampilan layar, ikuti langkah-langkah berikut : MODUL OTOMATISASI PERKANTORAN SMK/MAK X 18

20 Klik menu View Pilih jenis tampilan yang di nginkan ( Print Layout, Web Layout atau Ful Screen) B. MENGATUR TAMPILAN PADA LAYAR Anda bisa memperbesar atau memperkecil tampilan halaman dokumen anda pada layar jendela dengan menggunakan tombol Zoom pada toolbar standar atau dari menu View Zoom. Saat anda membuat dokumen baru, ukuran yang digunakan adalah 100%. Ketika anda menekan tombol Zoom, akan tampil kotak dialog Zoom yang berisi 9 buah zoom factor yang dapat dipilih. Untuk latihan anda dapat mencoba semua ukuran zoom untuk melihat perbedaannya. C. MEMILIH TEKS (BLOCK TEKS) Sebelum melakukan editing teks pada naskah, yang pertama harus dilakukan adalah memilih atau memblok pada teks yang akan diedit. Proses ini disebut proses selecting atau memilih yang menggunakan mouse atau keyboard. 1. Memotong, Menyalin Dan Menempelkan Teks Anda dapat memotong sebagian teks atau paragraph untuk kemudian memindahkannya kesembarang tempat pada dokumen yang sama atau ke MODUL OTOMATISASI PERKANTORAN SMK/MAK X 19

21 dokumen lain. Anda juga dapat menyalin teks atau paragraph yang sama ke sembarang tempat di dokumen dengan meng- gunakan tombol cut, copy dan paste. 2. Memotong Dan Menempelkan Teks Latihan berikut adalah untuk memindahkan teks dari paragraph pertama ke paragraph yang lain dengan menggunakan tombol cut dan paste. 1. Pada file Intro.odt 2. Tambahkan teks berikut pada paragraph baru 3. Tekan Enter, sekarang anda sudah memiliki 4 buah paragraph. 4. Pada paragraph pertama, letakkan pointer dan blok teks Application 5. Tekan tombol cut pada toolbar atau melalui menu Edit Cut. Bisa juga anda lakukan dengan klik kanan mouse dan klik cut. 6. Bawa pointer ke akhir paragraph awal setelah teks Of ice. Tekan spacebar 7. Tekan tombol Paste pada toolbar atau melalui menu Edit Paste, atau bisa juga dengan klik kanan mouse dan klik Paste. 8. Jangan lupa untuk menekan tombol Save untuk menyimpan perubahan pada dokumen. 9. Hasil perubahan akan tampak seperti ilustrasi berikut.. 3. Menyalin Dan Menempelkan Teks Dokumen Lain Latihan berikut adalah untuk menyalin dan menempelkan teks yang disalin ke dokumen yang lain. 1. Bawa pointer ke awal paragraph ketiga mulai dari awal teks Mengenal Open Of ice. Klik mouse dan tekan terus hingga paragraph akhir. Lepaskan mouse, akan tampak paragraph yang terpilih sudah terblok. MODUL OTOMATISASI PERKANTORAN SMK/MAK X 20

22 2. Tekan tombol Copy pada toolbar atau melalui menu Edit Copy, atau dengan klik kanan mouse dan pilih Copy. 3. Buka dokumen latihan1, bawa pointer ke paragraph baru. 4. Tekan tombol Paste pada toolbar atau melalui menu Edit Paste, atau bisa juga dengan klik kanan mouse dan klik paste. Paragraph dari file Intro yang sudah di copy sekarang juga dimiliki oleh file Latihan1 D. CARA UNTUK CUT,COPY, DAN PASTE Ada beberapa cara yang dapat digunakan untuk melakukan tindakan cut, copy dan paste. Untuk paste hanya dapat dilakukan jika sudah dilakukan tindakan cut atau copy. Jika belum ada teks yang dipilih, maka tombol cut dan copy tidak dapat diklik. Tombol cut dan copy pada toolbar hanya dapat aktif dan bisa di klik jika sudah ada teks yang dipilih (blok). Berikut adalah beberapa cara untuk melakukan tindakan cut, copy dan paste. Dengan menekan tombol Cut, Copy atau Paste pada toolbar standard. Melalui menu View, kemudian klik Cut, Copy atau Paste Dengan klik kanan mouse, pilih menu Cut, Copy atau Paste Dengan menggunakan tombol short-cut, yaitu tombol Ctrl - x untuk cut, tombol Ctrl - c untuk copy dan tombol Ctrl - v untuk paste. E. MENGUBAH TAMPILAN TEKS Tampilan teks yang telah anda buat dapat dimodifikasi dengan memberikan format pada teks dari toolbar standard. Atribut format yang paling sering digunakan adalah menebalkan, cetak miring dan memberi garis bawah pada teks. Selain itu anda juga dapat merubah ukuran dan tipe font, serta dapat memberikan aksi warna pada font sehingga dokumen anda akan tampak lebih cerah. Berikut ini format karakter yang dapat dilakukan pada Open Of ice Writer, yaitu: 1. Membuat karakter menjadi : Bold, Italics, Single (continous) underline, Word Only (not space) Underline, Double Underline, Dot ed Underline, Strike though, SMALL CAPITALS, ALL CAPITALS, ataupun Hidden. MODUL OTOMATISASI PERKANTORAN SMK/MAK X 21

23 2. Membuat karakter Superscript dan Subscript seperti 2X2 untuk Superscript dan H2O untuk Subscript. Menentukan besarnya spasi atau jarak antar karakter, expanden dan Condensed. Mengubah bentuk huruf dan ukurannya. 1. Format Font,Cetak Miring, Dan Garis Bawah Latihan berikut ini akan mengubah tampilan teks pada dokumen anda 1. Letakkan pointer pada judul teks Of ice Application. 2. Pada toolbar format ing, pilih tombol Bold, kemudian pilih tombol Italic. Untuk memilih style font, bisa juga dengan klik kanan mouse, pilih menu Style dan pilih bold dan italic. 3. Kemudian klik dimana saja diluar teks terpilih. Anda bisa mel ihat perubahan teks dengan format tebal dan cetak miring. 2. Memodifikasi Font Latihan berikut akan membuat perubahan font pada dokumen anda 1. Letakkan pointer pada awal paragraph pertama dan blok teks Of ice Application. 2. Pada toolbar format ing, klik panah drop-down pada tipe font untuk melihat pilihan tipe-tipe font yang tersedia. Atau bisa juga dengan klik kanan mouse, pilih menu Font akan tampil daftar tipe font yang bisa anda pilih Daftar tipe font yang ditampilkan akan sesuai dengan nama dan bentuk font yang sebenarnya untuk memudahkan anda memilih tipe font yang sesuai. 3. Pilih Nimbus Sans L. 4. Pada toolbar format ing,klik panah drop-down pada font-size, akan tampil daftar ukuran dari font yang disediakan. Atau bisa juga dengan klik kanan mouse, pilih size akan tampil daftar ukuran font yang bisa di pilih. 5. Pilih ukuran 14 point, ukuran teks akan berubah menjadi lebih besar. 6. Pada toolbar format ing, klik panah drop-down pada font-color. Akan tampil table yang menampilkan daftar warna-warna yang disediakan untuk modifikasi font. MODUL OTOMATISASI PERKANTORAN SMK/MAK X 22

24 7. Pilih warna Red, teks sekarang telah berwarna merah. Klik disembarang tempat untuk melihat hasil modifikasi. Tekan Enter untuk memberi jarak dengan paragraph berikutnya. Sekarang anda sudah mempunyai judul untuk dokumen anda, yaitu Of ice Application. 8. Hasil modifikasi teks seperti ilustrasi berikut. F. MENAMBAH EFEK PADA TEKS Selain format standard seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, beberapa efek tambahan juga dapat diberikan pada teks untuk memberikan aksi pada teks. Aksi pada teks ini biasanya akan bermanfaat ketika anda akan mendesain halaman web. Untuk menambahkan efek tambahan ini tidak disediakan pada toolbar format ing, tetapi dapat anda temukan dari menu Format Character. Ketika anda memilih menu Format Character, akan tampil kotak dialog Character yang terdiri dari lima tab halaman. G. MENGUBAH PARAGRAPH DAN SPASI Satu hal yang penting untuk meningkatkan penampilan dokumen anda adalah pengaturan paragraph. Dengan mengatur paragraph anda dapat merapikan halaman dokumen anda serta dapat memberi jarak spasi sesuai yang anda inginkan. MODUL OTOMATISASI PERKANTORAN SMK/MAK X 23

25 Pengaturan spasi dalam Open Of ice Word dibasi atas dua bagian, yaitu Spasi Paragraf dan Spasi Baris. 1. Spasi Paragraph Spasi paragraf (Paragraph Spacing) merupakan perintah pengatur jarak antar paragraf dalam dokumen. Cara mengaktifkan fasilitas ini adalah : 1. Klik menu bar Format Paragraph, akan tampil kotak dialog Paragraph. 2. Pada bagian Above pragraph tentukan besarnya jarak paragraf. Sedangkan field Below paragraph adalah pengatur jarak setelah paragraf. Dalam prakteknya, anda dapat menggunakan salah satunya atau keduaduanya. 3. Klik OK. 2. Spasi baris Spasi baris (Line Spasing) merupakan perintah pengaturan jarak antar baris dalam dokumen. Jarak spasi dapat anda ubah sesuai keperluan dokumen. Ada tiga ukuran jarak spasi yang dapat anda pilih, yaitu : spasi 1 (single),spasi 1,5 dan spasi 2 (double). Default awal spasi adalah single. Untuk mengubah spasi dari paragraph, lakukan latihan berikut : 1. Letakkan pointer pada paragraph pertama, pada teks Buku ini, 2. Pada toolbar format, pilih spasi yang anda inginkan. Atau dengan klik kanan mouse, pilih spasi single. 3. Letakkan pointer pada paragraph kedua, pada teks Mengenal Open Of ice, pilih spasi double 4. Letakkan pointer pada paragraph terakhir, pada teks Open Of ice merupakan, pilih spasi 1,5. Anda dapat melihat perbedaan jarak spasi pada paragraph-paragraph di halaman dokumen. Cara lain adalah dengan menggunakan menu Format Paragraph, yang akan menampilkan kotak dialog Paragraph. MODUL OTOMATISASI PERKANTORAN SMK/MAK X 24

26 Pada kotak dialog Paragraph, klik Drop-down List Line Spacing pilih besarnya spasi yang anda inginkan yaitu : 1. Single, membuat spasi tunggal lines, membuat spasi satu setengah. 3. Double, membuat spasi ganda. 4. Proportional, jika paragraf ini yang dipilih pada bagian kanan akan aktif besarnya presentasi terhadap Single spasi. 5. At least, membuat spasi terkecil yang dibutuhkan oleh Open Of ice Writer terhadap perubahan ukuran Font maupun ukuran grafik. 6. Leading, mengatur tingginya spasi yang disisipkan antara dua baris. 7. Fixed, mengatur spasi baris yang akan disesuaikan dengan besarnya kotak. Set ing ini akan memotong karakter 3. Mengubah Perataan Paragraph Pengaturan letak teks adalah penting dalam pembuatan dokumen. Pengaturan tersebut dinamakan Alignment. Dalam pengolahan kata dikenal ada 4 jenis perataan paragraph diantaranya Align Left, Center, Align Right, dan MODUL OTOMATISASI PERKANTORAN SMK/MAK X 25

27 Justify. Perataan ini berhubungan dengan dengan posisi paragraph pada margin kiri dan kanan halaman dokumen. Ada empat tipe perataan paragraph, yaitu : Ikuti latihan berikut untuk mengubah perataan paragraph 1. Letakkan pointer pada judul teks Of ice Application Pada toolbar formating, tekan tombol Center. Atau klik kanan mouse, pilih alignment dan pilih Centered. 3. Letakkan pointer pada paragraph pertama, pada teks Buku ini, pilih perataan kiri (justified) 4. Letakkan pointer pada paragraph ketiga, pada teks Mengenal Open Of ice, pilih perataan kanan (align right) 5. Letakkan pointer pada paragraph terakhir, pada teks Open Of ice merupakan, pilih perataan kiri (align left) 6. Jangan lupa untuk menekan tombol Save untuk menyimpan segala perubahan pada dokumen. Anda dapat melihat perbedaan pada masing-masing paragraph dan haslnya seperti yang diilustrasikan pada gambar berikut : MODUL OTOMATISASI PERKANTORAN SMK/MAK X 26

28 H. MENGATUR KOLOM HALAMAN Open Of ice Writer juga memiliki fitur untuk memformat seluruh atau sebagian dokumen dalam bentuk kolom/surat kabar. Untuk mengubah jumlah kolom dokumen, ikuti langkah berikut : 1. Blok seluruh teks (biasanya judul tidak) 2. Klik dari menu bar : Format Columns. 3. Tentukan jumlah kolom dengan memilih jumlah kolom 4. Jika menginginkan adanya garis antar kolom klik panah bawah pada bagian Line, kemudian pilih tipe garisnya. 5. Klik OK untuk mengubah banyak kolom halaman. Untuk Latihan klik Cancel saja. I. MENERAPKAN ATURAN TAMBAHAN PARAGRAPH Selain mengatur jarak spasi dan perataan paragraph, beberapa aturan tambahan paragraph dapat membuat tampilan dokumen anda lebih baik MODUL OTOMATISASI PERKANTORAN SMK/MAK X 27

29 1. Mengatur Indent Indent digunakan untuk menempatkan paragraph pada halaman. Tiga jenis indent yaitu : 2. Indent kiri (left indent) untuk memindahkan semua baris paragraph ke arah kiri. 3. indent kanan (right indent) untuk memindahkan semua baris paragraph ke arah kanan. 4. indent gantung (hanging indent) untuk memindahkan semua baris kecuali paragraph pertama. Untuk membuat Indent bisa juga melalui toolbar format ing yaitu : 1. Tombol Decrease Indent (indent kiri) untuk menggeser paragraph setengah inci ke arah margin kiri, 2. Tombol Increase Indent (indent kanan) untuk menggeser paragraph setengah inci ke arah margin kanan. 2. Mengatur Indent dari Rules Indent dapat diatur melalui rules yang disediakan. Untuk mengaktifkan dan mengnon- aktifkan rules dapat diatur dari menu View Rules. Ada lima pilihan tipe ukuran rules, yaitu : milimeter, centimeter, inchi, point dan pica. Anda dapat merubah tipe ini dengan membawa pointer ke rules, kemudian klik kanan mouse. Anda sekarang akan berlatih mengatur indent dengan menggunakan rules. 1. Klik pada paragraph pertama. 2. OpenBawa pointer pada rules, klik kanan mouse, pilih tipe ukuran centimeter 3. Letakkan pointer pada paragraph awal 4. Geser tanda indent gantung pada rules ke angka 1 cm MODUL OTOMATISASI PERKANTORAN SMK/MAK X 28

30 5. Geser tanda indent baris pertama rules ke angka 2 cm 6. Geser tanda indent kanan pada rules ke angka 15 cm Hasil seperti ilustrasi berikut, baris pertama akan maju hingga sejajar dengan rules 2cm, baris berikutnya sejajar pada rules 1 cm dan batas kanan paragraph menjadi 15 cm. Untuk lebih jauh dengan pengaturan paragraph anda dapat menggunakan menu Format Paragraph, atau dengan klik kanan mouse dan pilih paragraph. Akan tampil kotak dialog Paragraph yang terdiri dari 7 tab halaman. Spacing digunakan untuk memberi jarak antar paragraph. Spacing dapat diatur untuk jarak diatas paragrap dengan paragraph sebelumnya (above paragraph) dan jarak dibawah paragraph ke paragraph berikutnya (below paragraph). MODUL OTOMATISASI PERKANTORAN SMK/MAK X 29

31 Latihan berikut akan mengajak anda untuk mengatur paragraph agar tampil lebih rapi dengan mengatur jarak indent dan spacing pada paragraph : 1. Blok seluruh paragraph (tidak termasuk judul Of ice Application) 2. Klik Menu Format Paragraph, pilih Tab Al ignment, pilih options Left. 3. Pindah ke tab Indents & Spacing Set nilai pada bagian Indent - Before text menjadi : 0,50î Set nilai pada bagian Spacing ñ Above paragraph menjadi 0,30î pilih Line spacing Single 4. Klik tombol OK untuk keluar dari kotak dialog MATERI Kegiatan belajar 2 PETUNJUK PENGERJAAN Buatlah format dokumen di bawah ini dengan ketentuan: Jenis huruf : Calibri Font size : 12 Dan buatlah fomat huruf dan paragraf seperti pada soal. Setelah selesai simpan dengan nama Tugas kegiatan beajar 2. MODUL OTOMATISASI PERKANTORAN SMK/MAK X 30

32 1. JELASKAN MENURUT PENDAPAT ANDA BAGAIMANA CARA MEMFORMAT TEKS DAN PARAGRAF YANG BENAR! 2. SEBUTKAN DAN JELASKAN APA DAJA MENU YANG ADA DALAM MENU FORMAT PARAGRAPGH! 3. BAGAIMANAKAH CARA MENGATUR KOLOM HALAMAN YANG ADA DALAM PARAGRAF! MODUL OTOMATISASI PERKANTORAN SMK/MAK X 31

33 KEGIATAN BELAJAR 3 MEMBUAT FORMAT TABLE DAN MENGOLAHNYA Tujuan Pembelajaran : 1. Siswa dapat menggunakan/menyisipkan objek tabel, menghapus, dan mengkonversi teks menjadi tabel dan sebaliknya. 2. Siswa dapat memanipulasi tabel dengan mengatur bingkai dan shadingnya, menyisipkan baris dan kolom, dan mengatur tinggi baris dan lebar kolom tabel.. A. MEMBUAT TABLE 1. Buatlah dokumen baru (Ctrl+N). 2. Kemudian klik tab menu Insert, kemudian pilih Table. 3. Pada menu yang muncul klik Insert Table. 4. Isikan pada bagain Number of columns: 5. dan Number of rows: 11. MODUL OTOMATISASI PERKANTORAN SMK/MAK X 32

34 6. Kemudian ketikkan isi tabelnya (gunakan tanda panah pada keyboard untuk berpindah ke kanan kiri atau atas bawah cell). B. MENGHAPUS TABLE 1. Aktifkan/pilih tabel yang akan dihapus. 2. Pilih tab menu Layout. 3. Pada ribbon Row&Columns, pilih icon menu Delete. 4. Pilih Table. 5. Perhatikan, sekarang tabel telah hilang. Kemudian tekan tombol Ctrl+ Z, (batalkan penghapusan tabel). 6. Kemudian simpan dengan nama Tabel. MODUL OTOMATISASI PERKANTORAN SMK/MAK X 33

35 C. MEMANIPULASI TABLE 1. Mengatur Border Dan Shading Tabel. Seleksi Semua baris dari tabel. Klik tab menu Design. Pada ribbon menu kelompok Table Style, pilih icon menu Borders. Pilih Border and Shadings Aktifkan tab Border, pada bagian setting pilih Grid, Style pilih bentuk garis bingkai sesuai contoh pada latihan di atas. Color pilih Automatic. Width : 2¼. 8. Apply to : Table Klik OK. Perhatikan hasil format tabelnya. Untuk membuat shading atau warna background dari tabel, seleksi baris pertama tabel. MODUL OTOMATISASI PERKANTORAN SMK/MAK X 34

36 Aktifkan kembali kotak dialog Border and Shadings (Lihat langkah sebelumnya). Pada kotak dialog yang muncul, pilih ading pada bagian Fill : Abu abu. Tentukan jenis pola petterns dan warnanya pada bagian Petterns Style : 25%, Color : Merah, kemudian pada Apply to: Cell. D. MENYISIPKAN BARIS DAN KOLOM PADA TABEL 1. Letakkan kursor di cell baris ke 2 kolom pertama pada tabel. 2. Klik tab menu Layout 3. Pada bagin ribbon Row & Columns pilih icon Insert below, lihat perubahan tabelnya. 4. Untuk menyisipkan kolom di sebelah kanan, klik pada cell baris ke 3 kolom ke Kemudian pada bagin ribbon Row & Columns klik icon menu Insert right. Perhatikan efek dari perintah ini. MODUL OTOMATISASI PERKANTORAN SMK/MAK X 35

37 1. Menghapus Baris dan Tabel Letakkan kembali kursor pada kolom 1 baris 3 Klik tab menu Layout. Pada ribbon kelompok Row & Columns pilih icon menu Delete. Pilih Delete Rows. Maka baris telah dihapus. Untuk menghapus kolom, letakkan kursor pada kolom ke tiga dari tabel. Klik tab menu Layout. Pada ribbon kelompok Row&Columns pilih icon menu Delete. Pilih Delete Columns. Perhatikan, kolom sekarang telah dihapus. E. MENGATUR TINGGI BARIS DAN LEBAR KOLOM 1. Pilih baris atau kolom yang akan diatur lebar atau tingginya. MODUL OTOMATISASI PERKANTORAN SMK/MAK X 36

38 2. Klik tab menu Layout. 3. Pada ribbon kelompok Cell Size, isikan nilai pada bagian Table row height : 1 cm. 4. Untuk mengatur lebar kolom, seleksi kolom ke dua sampai dengan kolom ke lima. 5. Klik tab Layout, pada ribbon Cell Size, isikan Table column width: 3,5cm, lihat perubahannya. MODUL OTOMATISASI PERKANTORAN SMK/MAK X 37

39 F. MENGGABUNGKAN DAN MEMISAHKAN BARIS DAN KOLOM TABEL. 1) Pilih cell baris ke 8 kolom 1 dan 2. 2) Pilih tab menu Layout, kemudian klik icon menu Merge Cell, lihat perubahannya. 3) Coba anda gabungkan untuk tiga baris di bawahnya 4) Untuk memisahkan cell yang telah digabungkan, letakkan kursor di baris ke 8 kolom 1. 5) Pilih tab menu Layout, klik icon menu Split cell. 6) Pada kotak dialog yang muncul, isikan bagian Number of Rows : 1 dan Number of columns : 2, kemudian klik tombol OK. MODUL OTOMATISASI PERKANTORAN SMK/MAK X 38

40 7) Kemudian tekan tombol Ctrl+Z, untuk membatalkan perintah Split cell. Kemudian simpan kembali dokumen kita (Ctrl + S). G. MENGKONVERSI TABLE KE TEKS 1. Buka kembali file Tabel. 2. Letakkan kursor di dalam tabel. 3. Klik tab menu Layout > Convert to Text 4. Pada kotak dialog yang muncul, pilih Tab > OK. MODUL OTOMATISASI PERKANTORAN SMK/MAK X 39

41 5. Perhatikan, sekarang tabel kita sudah dikonversi menjadi teks biasa. H. MENGKONVERSI TEKS KE TABEL. 1. Pastikan dokumen/teks yang akan dikonversi menjadi tabel mempunyai perataan tab (gunakan file Tabel yang telah dikonversi menjadi teks). 2.. Pilih semua teks yang akan dijadikan tabel. 3. Klik tab menu Insert > Table > Convert Text to Table. MODUL OTOMATISASI PERKANTORAN SMK/MAK X 40

42 4. Isikan Number of columns : 5, aktifkan pilihan Tabs, kemudian klik tombol OK. 5. Perhatikan hasilnya. Sekarang teks kita sudah dikonversi menjadi tabel. MODUL OTOMATISASI PERKANTORAN SMK/MAK X 41

43 RANGKUMAN Membuat table dalam Microsoft word haruslah memeperhatikan langkah-langkah yang sudah di jelaskan dalam materi mulai dari membat format tablesampai mengkorvrsi teks ke table pada saat menggabungkan dan memisahkan table kita juga harus memerhatikan tabe yang ingin kita gbungkan dengan mengunakan merge cell. MATERI KEGIATAN BELAJAR 3 Petunjuk Pengerjaan Tugas Buatlah desain dokumen form Jadwal kegiatan anda sehari-hari dengan menyisispkan table di dalamnya tugas ini (jenis huruf bebas). Setelah selesai simpan dengan nama KEGIATAN BELAJAR Jelaskan secara singkat apa yang ada ketahui tentang table dan bagaimana cara membuat format table yang benar dalam sebuah dokumen! 2. Sebutkan langkah-langkah menggabuangkan dan memisahkan kolom dan baris! MODUL OTOMATISASI PERKANTORAN SMK/MAK X 42

44 KUNCI LEMBAR KEGIATAN KEGIATAN BELAJAR 1 1. Menurut anda bagaimanakah tata cara mengedit dokumen yang baik dan benar? Jawaban : 1. Membuat Block Pada Teks Menggunakan Keyboard, tempatkan kursor pada awal kata / kalimat yang akan diblock Tekan tombol Shift sambil menekan tanda panah ( ) Ke awal kata / kalimat. Atau bisa menggunakan mouse : Klik kiri tanpa dilepas (drag ) pada awal kata / kalimat yang akan diblock Seret penunjuk mouse hingga ke akhir kata / kalimat yang akan diblock Lepas klik mouse tersebut Untuk menghilangkan tanda block di teks klik di sembarang tempat dalam jendela dokumen. 2. Mengcopy Kata / Kalimat a. Block kata / kalimat yang akan di-copy b. Klik icon atau dengan tombol Ctrl + C c. Letakkan kursor pada tempat yang akan diletakkan hasil copy-an d. Klik icon atau dengan tombol Ctrl + V 3. Memindahkan Kata / Kalimat a. Block kata / kalimat yang akan dipindahkan b. Klik klik icon atau dengan tombol Ctrl + X c. Letakkan kursor pada tempat yang ingin dipindahkan. d. Klik icon atau dengan tombol Ctrl + V MODUL OTOMATISASI PERKANTORAN SMK/MAK X 43

45 5. Membatalkan Perintah Apabila dalam pengetikan tidak sengaja melakukan kesalahan, baik dalam pengeditan, pemformatan dan lain sebagainya maka gunakan: Undo (Ctrl + Z) : Membatalkan pengeditan. Redo (Ctrl + Y) : Membatalkan pembatalan pengeditan 6. Change Case Blok kalimat / kata yang ingin dirubah format hurufnya. Klik menu Home Change Case SENTENCE CASE lowercase UPPERCASE TITLE CASE TONGLE CASE : Mengubah kalimat pada teks dengan diawali huruf besar. : Mengubah kata atau kalimat dengan huruf kecil. : Mengubah kata atau kalimat dengan huruf besar. : Mengubah setiap awal kata dengan huruf besar. : Mengubah setiap awal kata dengan huruf kecil 7. Find, Replace, and Go To a. Find (Mencari ) Klik icon atau tekan tombol Ctrl + F Ketik kata yang akan dicari di kotak Find What Klik Find Next untuk mencari Tutup jendela tampilan ( X ) Find and Replace b. Replace (Mengganti ) c. Klik icon atau tekan tombol Ctrl + H d. Ketik kata yang ada pada dokumen yang ingin diganti di kotak Find What e. Ketik kata pengganti di kotak Replace With f. Klik Replace All (Untuk mengganti semua kata) atau Replace (untuk mengganti satu kata saja) Tutup jendela tampilan Find and Replace MODUL OTOMATISASI PERKANTORAN SMK/MAK X 44

46 C. Go To (Menuju Ke Halaman Tertentu ) Klik icon atau tekan tombol Ctrl + G Ketik angka atau nomor halaman yang dituju pada Enter Page Number. Lalu klik Next 2. Tuliskan bagaimanakah tahapan pebuatan daftar isi dalam sebuah dokumen! Jawaban : a. Membuat Daftar Isi dari Built-In Heading Styles Gunakan cara ini bila dokumen menggunakan heading styles seperti Heading 1, Heading 2, dan seterusnya. 1. Klik pada bagian halaman yang ingin ditaruh daftar isi (biasanya di awal dokumen). 2. Pada References tab, Table of Contents group, klik Table of Contents, pilih gaya daftar isi yang diinginkan. 3. Format tampilan daftar isi. Pada References tab, Table of Contents group, klik Table of Contents dan kemudian klik Insert Table of Contents untuk mengatur hal-hal berikut: Tab leader, untuk membuat tab leader antara teks dan nomor halaman, antara lain: garis putus-putus, titik-titik atau tidak menggunakan tab leader. Formats, untuk memilih format tampilan daftar isi, seperti: template dokumen (sesuai dengan format yang kita buat), atau format lain yang sudah disediakan oleh Microsoft Word seperti Classic, Fancy dan sebagainya. Show levels, ganti angka pada kotak di sampingnya untuk menambah/ mengurangi level heading yang akan ditampilkan dalam daftar isi. b. Membuat daftar isi dari coloum style Gunakan cara ini bila ada judul bab yang menggunakan custom style atau style yang kita buat sendiri pada heading untuk daftar isi. Klik pada bagian halaman yang ingin ditaruh daftar isi. MODUL OTOMATISASI PERKANTORAN SMK/MAK X 45

47 Pada References tab, Table of Contents group, klik Table of Contents, dan kemudian Insert Table of Contents. Klik Option Di bagian Available styles, pilih style yang digunakan untuk heading atau judul bab dalam dokumen dengan mengisi angka pada kotak di TOC level. Isi angka 1 sampai 9 untuk menentukan level pada style. Ulangi langkah 4 untuk setiap style yang ingin disertakan dalam daftar isi. Klik OK. c. Cara Update Daftar Isi 1. Pada References tab, Table of Contents group, klik Update Table. Atau klik di bagian daftar isi sehingga muncul tampilan seperti di bawah ini dan klik Update Table. 2. Klik: Update page numbers only, bila perubahan hanya pada nomor halaman karena jumlah halaman bertambah / berkurang atau format nomor halaman berubah. Update entire table, bila ada penambahan/pengurangan heading atau bila ada perubahan teks pada heading atau judul bab. d. Cara Menghapus Daftar Isi Pada References tab, Table of Contents group, klik Table of Contents. Klik Remove Table of Contents. 3. Jelaskan Apa Sajakah Tahapan Pembuatan Dokumen! Jawaban : MEMBUAT DOKUMEN DALAM MS.WORD Untuk menyimpan dokumen baru, secara default nama dokumen yang dibuat akan berurutan, yaitu Document 1, Document 2, Document 3, dan seterusnya. Cara untuk menyimpan dokumen adalah sebagai berikut: A. Klik Office Button>Save atau Office Button>Save As sehingga muncul kotak dialog Save As. MODUL OTOMATISASI PERKANTORAN SMK/MAK X 46

48 B. Di dalam kotak dialog tersebut, lakukan pengaturan sebagai berikut: Save in : tentukan lokasi folder tempat dokumen akan disimpan. File name : ketikkan nama untuk identifikasi dokumen. Save as type : type dokumen, gunakan default yang diberikan, yaitu Word Document. Klik tab Save untuk menyimpan dokumen tersebut. Untuk menyimpan dokumen lama yang telah diedit, klik Office Button>Save. Apabila dokumen tersebut hendak disimpan dengan nama yang berbeda, klik Office Button>Save As sehingga caranya sama seperti menyimpan dokumen baru. Apabila dalam menyimpan dokumen, nama yang digunakan sama dengan nama yang sudah ada di dalam folder, maka kotak konfirmasi seperti pada Gambar di bawah ini akan muncul. Replace exiting file: menimpa file yang sudah ada dengan dokuman baru. Save change with a different name: menyimpan dokumen baru denga nama lain. Merge into exiting file: menggabungkan perubahan yang dilakukan kedalam file yang sudah ada. Setelah selesai mengedit dokumen dan memastikan sudah tersimpan ada beberapa cara untuk menutup dokumen, yaitu: Klik Office Button>Close. Klik tombol Close Window yang terdapat dalam Title Bar. Dokumen yang telah disimpan dapat dibuka dengan salah satu cara berikut: Klik Office Button>Open. Klik tombol Open yang terdapat di dalam Quick Access Toolbar. Sehingga muncul kotak dialog Open, kemudian pilih file dokumen yang hendak dibuka. MODUL OTOMATISASI PERKANTORAN SMK/MAK X 47

49 KEGIATAN BELAJAR 2 1. Jelaskan menurut pendapat anda bagaimana cara memformat teks dan paragraf yang benar! Jawaban : A. MEMILIH TAMPILAN DOKUMEN Open Of ice menyediakan beberapa view atau tampilan layar disaat anda sedang bekerja dengan dokumen. Untuk mengubah tampilan dapat anda pilih dari menu View. Print Layout merupakan default tampilan saat anda bekerja. Web Layout akan memperlihatkan bagaimana dokumen anda jika akan ditampilkan pada browser web. Tampilan Ful screen akan membuat dokumen anda memenuhi jendela. Untuk memilih tampilan layar, ikuti langkah-langkah berikut : Klik menu View Pilih jenis tampilan yang di nginkan ( Print Layout, Web Layout atau Ful Screen) B. MENGATUR TAMPILAN PADA LAYAR Anda bisa memperbesar atau memperkecil tampilan halaman dokumen anda pada layar jendela dengan menggunakan tombol Zoom pada toolbar standar atau dari menu View Zoom. Saat anda membuat dokumen baru, ukuran yang digunakan adalah 100%. Ketika anda menekan tombol Zoom, akan tampil kotak dialog Zoom yang berisi 9 buah zoom factor yang dapat dipilih. Untuk latihan anda dapat mencoba semua ukuran zoom untuk melihat perbedaannya. C. MEMILIH TEKS (BLOCK TEKS) Sebelum melakukan editing teks pada naskah, yang pertama harus dilakukan adalah memilih atau memblok pada teks yang akan diedit. Proses ini disebut proses selecting atau memilih yang menggunakan mouse atau keyboard D. Memotong, Menyalin Dan Menempelkan Teks Anda dapat memotong sebagian teks atau paragraph untuk kemudian memindahkannya kesembarang tempat pada dokumen yang sama atau ke dokumen lain. Anda juga dapat menyalin teks atau paragraph yang sama ke sembarang tempat di dokumen dengan meng- gunakan tombol cut, copy dan paste. MODUL OTOMATISASI PERKANTORAN SMK/MAK X 48

50 E. Memotong Dan Menempelkan Teks Latihan berikut adalah untuk memindahkan teks dari paragraph pertama ke paragraph yang lain dengan menggunakan tombol cut dan paste. A. Pada file Intro.odt B. Tambahkan teks berikut pada paragraph baru C. Tekan Enter, sekarang anda sudah memiliki 4 buah paragraph. D. Pada paragraph pertama, letakkan pointer dan blok teks Application E. Tekan tombol cut pada toolbar atau melalui menu Edit Cut. Bisa juga anda lakukan dengan klik kanan mouse dan klik cut. F. Bawa pointer ke akhir paragraph awal setelah teks Of ice. Tekan spacebar G. Tekan tombol Paste pada toolbar atau melalui menu Edit Paste, atau bisa juga dengan klik kanan mouse dan klik Paste. H. Jangan lupa untuk menekan tombol Save untuk menyimpan perubahan pada dokumen. I. Hasil perubahan akan tampak seperti ilustrasi berikut.. E. Menyalin Dan Menempelkan Teks Dokumen Lain o Latihan berikut adalah untuk menyalin dan menempelkan teks yang disalin ke dokumen yang lain. Bawa pointer ke awal paragraph ketiga mulai dari awal teks Mengenal Open Of ice. Klik mouse dan tekan terus hingga paragraph akhir. Lepaskan mouse, akan tampak paragraph yang terpilih sudah terblok. Tekan tombol Copy pada toolbar atau melalui menu Edit Copy, atau dengan klik kanan mouse dan pilih Copy. Buka dokumen latihan1, bawa pointer ke paragraph baru. Tekan tombol Paste pada toolbar atau melalui menu Edit Paste, atau bisa juga dengan klik kanan mouse dan klik paste. 2. Sebutkan dan jelaskan apa daja menu yang ada dalam menu format paragrapgh! Jawaban : MODUL OTOMATISASI PERKANTORAN SMK/MAK X 49

51 3. Bagaimanakah cara mengatur kolom halaman yang ada dalam paragraf! Jawaban : Open Of ice Writer juga memiliki fitur untuk memformat seluruh atau sebagian dokumen dalam bentuk kolom/surat kabar. Untuk mengubah jumlah kolom dokumen, ikuti langkah berikut : Blok seluruh teks (biasanya judul tidak) Klik dari menu bar : Format Columns. Tentukan jumlah kolom dengan memilih jumlah kolom Jika menginginkan adanya garis antar kolom klik panah bawah pada bagian Line, kemudian pilih tipe garisnya. Klik OK untuk mengubah banyak kolom halaman. Untuk Latihan klik Cancel saja. KEGIATAN BELAJAR 3 1. Jelaskan secara singkat apa yang ada ketahui tentang table dan bagaimana cara membuat format table yang benar dalam sebuah dokumen! Jawaban : MEMBUAT TABLE Buatlah dokumen baru (Ctrl+N). MODUL OTOMATISASI PERKANTORAN SMK/MAK X 50

52 Kemudian klik tab menu Insert, kemudian pilih Table. Pada menu yang muncul klik Insert Table. Isikan pada bagain Number of columns: an Number of rows: 11. Kemudian ketikkan isi tabelnya (gunakan tanda panah pada keyboard untuk berpindah ke kanan kiri atau atas bawah cell). 2. Sebutkan langkah-langkah menggabuangkan dan memisahkan kolom dan baris! Jawaban : MENGGABUNGKAN DAN MEMISAHKAN BARIS DAN KOLOM TABEL. 1) Pilih cell baris ke 8 kolom 1 dan 2. 2) Pilih tab menu Layout, kemudian klik icon menu Merge Cell, lihat perubahannya. MODUL OTOMATISASI PERKANTORAN SMK/MAK X 51

53 3) Coba anda gabungkan untuk tiga baris di bawahnya 4) Untuk memisahkan cell yang telah digabungkan, letakkan kursor di baris ke 8 kolom 1. 5) Pilih tab menu Layout, klik icon menu Split cell. 6) Pada kotak dialog yang muncul, isikan bagian Number of Rows : 1 dan Number of columns : 2, kemudian klik tombol OK. SEMOGA SUKSES MODUL OTOMATISASI PERKANTORAN SMK/MAK X 52

54 (ONLINE), diakses 4 November html. (ONLINE), diakses 4 November (ONLINE), diakses 4 November (ONLINE), Diakses 4 N ovember 2014 PC MEDIA Pengolah Kata Microsotf Word Jakarta: Web Media Training Center. MODUL OTOMATISASI PERKANTORAN SMK/MAK X 53

55 Disusun berdasarkan kurikulum 2013, modul ini diperuntukan bagi peserta didik yang duduk di bangku SMK yang ingin memahami mata pelajaran OTOMATISASI PERKANTORAN secara baik dan mendalam. Buku ini dilengkapi oleh gambar nyata pengoprasian mocrosoft word yang akan memudahkan peserta didik untuk memahaminya. Uraian materi; berisi informasi yang lebih ringkas sehingga mudah dipahami. Informasi; berhubungan dengan topik bahasan materi yang disajikan guna memperluas wawasan peserta didik. Tugas; untuk melatih peserta didik berfikir kreatif dan mengemukakan pendapat secara kritis. Tes formatif; untuk menunjang pemahaman materi dan melatih keterampilan peserta didik. Rangkuman; berisi ringkasan dalam setiap kegiatan MODUL OTOMATISASI PERKANTORAN SMK/MAK X 54