PANITIA PEKAN SUCI 2014 PAROKI SERPONG - ST. MONIKA NOTULEN RAPAT - 5

Transkripsi

1 PANITIA PEKAN SUCI 2014 PAROKI SERPONG - ST. MONIKA NOTULEN RAPAT - 5 Hari / Tanggal : Selasa / 28 Januari 2014 Waktu : Tempat : Ruang Kristoforus Lt2 rumah depan Gereja St. Monika Serpong Peserta : 25 orang (daftar terlampir) Agenda : Penyampaian anggaran (kasar) oleh masing2 seksi, koordinasi dengan Team Justmine Creation (Pak Andry), Komunika (Pak Susilo), Pak Yopie (Audio Video) Agenda rapat selasa depan Tgl 7 Februari 2014 : Finalisasi Anggaran masing2 seksi (Seluruh seksi wajib hadir di rapat Pleno selasa depan untuk Finalisasi Anggaran) Pembahasan rapat ke 5 ini : Hal yang disampaikan pak Edy (Ketua) v Kepastian adanya misa Rabu Abu di Gereja Ambrosius Villa Melati v Kepastian (Konfirmasi Romo Pandoyo) mengenai misa selasa malam tgl 4 Maret (sebelum Rabu Abu) tidak ada misa. v Permintaan Romo Pandoyo untuk adanya kehadiran panitia yang bertugas mengatur/mengarahkan antrian saat pengakuan dosa. Hal terkait seksi : v Hal yang disampaikan pak Yoto : Dateline pengumpulan Daun Palma kering : Tanggal 23 Februari 14 (karena dibutuhkan waktu 3 hari sejak pembakaran sehingga bara api padam) Awal Februari ke pak Joko : Pengumuman ke umat (3 kali misa) untuk pengumpulan daun palma kering Saat pembakaran (misa pagi) pak Yoto membutuhkan personel panitia (sie liturgi) sebanyak 3 4 orang untuk membantu menggotong wadah pembakaran daun palma untuk pemberkatan & simbolis pembakaran oleh Romo, kemudian digotong ke luar lagi) Tanggal 6 April 14 (1 minggu sebelum hari H Minggu Palma Tgl 13 April 14) merupakan hari terakhir untuk melakukan Gladi Bersih dll (setelah itu tidak ada kegiatan lagi), Panitia yang akan mengatur jadwal sehingga tidak semua di tanggal 6 April tersebut. Panitia mohon koordinasi juga dengan Koordinator misdinar (Rinus) v Hal yang disampaikan pak Yopie : 1

2 Pak Yopie membutuhkan daftar acara & untuk koor (daftar alat musik yang digunakan) Peliputan CDnya harus ke pak Yopie 1 minggu sebelum I. Seksi Liturgi v Anggaran yang disampaikan sie Liturgi kurang lebih 5 Juta (belum ada angka pasti) v Untuk Tablo OMK dianggarkan 1,8 Jt, dianggarkan di Seksi Liturgi (semula di Paskah OMK, untuk tablo BIA tetap dianggarkan di Paskah BIA) v Pada laporan kegiatan sie Liturgi jika memungkinkan diperoleh data di hari Rabu abu Jumlah umat yang hadir & durasi homili Romo v Untuk tatakan lilin akan digunakan gelas aqua yang dipotong setengah (Pak Wito akan menanyakan ke Pak David Putra untuk penggunaan gelas aqua yang direject) v Seksi liturgi yang akan mengatur antrian umat saat pengakuan dosa. Diusulkan adanya no antrian yang kemudian digantungkan saat pengakuan dosa sehingga diketahui nomer antri sudah berapa, hanya ada kendala yang disampaikan seksi Liturgi bahwa kedekatan seorang umat dengan Romo tertentu, umat tersebut akan cenderung untuk menghindari romo tersebut v Pada saat ini baru ada jadwal Koor, Jadwal Tata laksana belum ada (sebelum hari minggu ini (rapat dengan PAM) harus sudah ada, Pak Ben & Sie Liturgi akan membantu menghubungi Pak Silverius (Koordinator Tata Laksana) v Untuk 12 rasul diusulkan pak Yoto diambil dari lingkungan2 II. Tata Laksana v Seksi Tata laksana tidak ada anggaran (tahun lalu juga) v Inventaris sudah dilakukan : Lentera Lilin (2pecah) perlu diperbaiki Tempat air suci (cadangan) saat ini terbuat dari kayu, jika akan dibuat lebih baik Kebutuhan kantong kolekte idealnya 62 pasang, saat ini hanya ada 45 pasang (kurang 17 pasang atau 34 kantong kolekte), mohon disampaikan ke rumah tangga gereja Name Tag untuk Tata laksana (info pak Lukas Sutedja ada sekitar 200 pc), mohon ditanyakan pak Nugroho Untuk keranjang box plastik kolekte, mohon dicheck di sekretariat v Seksi Liturgi akan membentuk 2 Team Inti yang commit (masing2 10 orang) yang akan bertugas bergilir selama pekan suci. Saat ini baru ada 16 orang & tambahan dibutuhkan pada Jumat Agung (cium salib) untuk mengatur antrian di luar gereja. III. Seksi Perlengkapan : v Anggaran dari seksi perlengkapan belum diterima v Pak Yopie membutuhkan tambahan 4 speaker aktif v Untuk pengumuman yang urgent : jika memungkinan menggunakan software running text dioperasikan melalui lap top tapi jika terpaksa menyetop sementara tayangan. v Susunan kursi diusulkan jangan terlalu rapat (pengalaman tahun lalu ada deretan kursi yang dikosongkan karena terlalu rapat) IV Seksi Dekorasi 2

3 V Seksi Keamanan & Parkir v Keamanan & Parkir tidak memiliki budget (Tahun lalu juga) v Untuk menghubungi Para Ketua Wilayah & Ketua Lingkungan harus melalui telpon (tidak hanya sms), untuk itu dibutuhkan tambahan personel untuk menghubungi para Ketua Wilayah & Ketau Lingkungan. Para Ketua Wilayah yang bertanggung jawab untuk memastikan adanya bantuan 2 orang per lingkungan untuk PAM (jika kesulitan menghubungi Ketua Wilayah, dapat menghubungi DP Pendamping wilayah tersebut) v Sosialisasi ke para Ketua Wilayah & Ketua lingkungan diharapkan lebih cepat v Untuk petugas bantuan PAM harus ada absensi untuk menghindari adanya orang luar yang tidak dikenal v PAM menunggu jadwal Tata laksana (Jadwal koor sudah ada) v Untuk Jumat Agung dipastikan hanya biasa 2 kali misa (PAM berharap bisa ditambah 3 kali misa, tapi waktunya tidak memungkinkan) v Diingatkan untuk pihak luar yang keluar masuk gereja harus menggunakan Seragam atau minimum nama Tag (Informasi Pak Yopie operator LCD yang tidak memiliki seragam) Tujuannya agar mudah dikenali oleh petugas PAM) VI Seksi Kebersihan v Anggaran yang diajukan seksi kebersihan Total Rp 6,693,500 (terbesar pada anggaran Petugas Housekeeping (kamis putih s.d minggu pakah sebesar Rp 3 jt, Rabu abu, Sabtu & Minggu Palma sebesar Rp 1,125,000, kantong sampah 750rb, sarang tangan plastik 50 rb, lakban 48mm100rb, Tali raffia 40rb, alat kebersihan (karbol, superpel, stella, swallow, Wipol, Stella, Tissue, care hand) Rp857,500, 4 Tongkat Pel Rp 100rb, 6 Sapu lidi 51rb, Sikat kawat & Kape 100rb, Tip petugas kebersihan Rp 400rb, Tip Petugas Kelola sampah Rp 100rb) v Subkon untuk Housekeeping ini referensi Pak Eko Pambudi (Ketua wilayah 13) HP , v Tersedia 6 Petugas dan 1 Supervisor v Jika pada hari H hujan,untuk aula gereja akan dibersihkan oleh petugas Housekeeping tersebut pada saat sehabis misa, persiapan misa berikutnya (termasuk sampah2 umat (tissue dll) yang tertinggal VII Seksi Konsumsi v Anggaran sie konsumsi menunggu permintaan masing2 seksi (saat ini yang sudah masuk Sie Kesehatan (Format permintaannya disepakati digunakan untuk memudahkan sie konsumsi merangkap kebutuhan konsumsi-akan dishare melalui sekretariat) dan seksi Paskah BIA & Koor. v Dateline pengumpulan Form permintaan konsumsi dari masing2 seksi : Tgl 3 Februari 14 (1 hari sebelum rapat pleno finalisasi anggaran) v Untuk air akan disediakan aqua botol (jika diminum sedikit bisa ditutup kembali, jika aqua gelas diminum sedikit tersisa dibuang jadi sampah v Panduan untuk anggaran konsumsi : kenaikan max 10% dibanding anggaran konsumsi yang lalu. v PAM (kecuali snack) & Orang Pak Yopie ada anggaran sendiri untuk konsumsi VII Seksi Kesehatan v Anggaran yang diajukan Rp Rp 670 ribu (Anggaran 2 Selimut daun Rp 70rb, 50 Sertifikat Rp 100 rb, Biaya tidak terduga Rp 500rb) v Anggaran untuk sertifikat sangat penting untuk dokter2 (untuk akreditasi para dokter) 3

4 v Dokter/paramedik/mahasiswa FK yang ada saat ini kurang untuk 17 kali misa selama pekan suci, mohon bantuan dari wilayah & Lingkungan untuk tenaga dokter & petugas p3k yang akan mendamping petugas Tata Laksana. VIII Seksi Paskah BIA & Koor v Anggaran yang disampaikan Rp 38 Jt (anggaran kegiatan perayaan : Bingkisan anak rb, sie acara drama musical/panggung boneka 1,2 Jt, Pelatih koor 400rb, Fotocopy lagu 800rb, perlengkapan perarakan & persembahan 1,6 Jt, Tanda masuk anak (print warna) 1 jt v Anggaran Konsumsi yang diajukan Rp10,048,500 (untuk 2 kali rapat BIA 665 rb, Gladi Bersih Rp 2,296,000, Hari H Rp 7,087,500: untuk koor, perarakan, tari persembahan, drama musical, gerak lagu, petugas persembahan, lector pemazmur, doa umat, PA/PS, tata laksana, panitia BIA & BIA) v Peliputan tarian di teras akan dikurangi (karena anak2 sudah tidak focus lagi, sudah tertuju ke bingkisan v Bingkisan dianggarkan Rp 15 rb x 2200 anak (rencana : berupa pilihan 1.Agenda yang didalamnya ada cerita2 dari para Romo Paroki mengapa mau menjadi Romo, dikemas dengan menarik), rosario & goodie bag atau pilihan 2. produk kebersihan (sabun, odol dll) 3. Buku Puji Syukur (kendala harga) v Kolekte hanya akan difokuskan di dalam gereja saja v Kepastian paskah BIA di Gereja Ambrosius tidak ada v Koordinasi dengan Bu Syukur lagi v Untuk Pengajuan dana ke Donatur : diusulkan membentuk team kecil & diusulkan menanyakan pada panitia dana pada Natalan yang lalu (terkait persetujuan Romo & Dewan) v Minggu ini ada rapat jam 10 dengan BIA wilayah & panitia natal BIA yang lalu Koor : v Latihan koor tidak diperbolehkan di rumah depan gereja, dikwatirkan menggangu warga sekitar demikian juga untuk di ruang Santa Anna (sedang setting peralatan audio video. Sehingga latihan terakhir hanya dapat dilakukan paling terakhir Tgl 6 April 14. v Dibutuhkan Aqua kecil aja untuk koor v Check sound, check alat musik dikoordinasikan dengan pak Yopie (Hp ) IX Seksi Dokumentasi v Angaran yang diajukan Rp 29,4 Jt (Kontrak sewa Justmine 27,55jt yang meliputi 2 cameraman live how, 15 unit 42 in+operator, 1 projektor 5000 lumen, standing TV+kabel, instalasi TV+projector, Liputan+multimedia 4 hari dari Kamis putih sampai minggu paskah, ame edittablo Jumat agung), Kebutuhan external HDD 1 Terra 1,25 Jt, Baterei rechargeable+charger (untuk Komunika+Panitia) 750rb, DVD+Label 150rb). Anggaran Justmine semula ada di perlengkapan v Kesepakatan dengan Komunika : Team Komunika bertugas di dalam, panitia sie dokumentasi di area luar. v Kesepakatan dengan pak Yopie : Tips & Konsumsi Crew Justmine tidak ada lagi. v Diusulkan untuk sebelum misa ada musik hening (dibanding Pemutaran Film Passion of Christ) X Sekteratiat v Mohon informasi data2 panitia baru (nama, HP, BB,WA, ) v Mohon panitia yang belum masuk milis untuk segera masuk milis Panitia PS 2014 v Surat2 yang dibutuhkan seksi2 untuk pihak External mohon tidak mendadak 4

5 Hal penting sebagai pengingat : Pengumuman pengumpulan daun palma kering (3 kali pengumuman di warta monika) Tanggal 2 Februari 14 dateline untuk pemasukan ke pak Joko. Memastikan Pak Anton/Pak Cansidi (Seksi Keamanan & Parkir) apakah memiliki access ke milis Paroki 5