AKTIVITI PENARAFAN SETARA DI UNIVERSITI TEKNIKAL MALAYSIA MELAKA (UTeM)

Transkripsi

1 AKTIVITI PENARAFAN SETARA DI UNIVERSITI TEKNIKAL MALAYSIA MELAKA (UTeM) TARIKH PERKARA KETERANGAN Februari 2017 Pengarah PPSKR telah menghadiri Bengkel Penarafan Universiti & Kolej Universiti (SETARA) di Dewan Za'ba, KPT (ruj: JPT(PSM)1000/04/03/01 (32) bertarikh 16 Februari 2017) Bengkel ini bertujuan: (i) Membentangkan kerangka, kriteria, indikator dan tanda aras penarafan universiti dan kolej universiti di Malaysia; (ii) Memdapatkan maklum balas tentang kerangka, kriteria, indikator dan tanda aras penarafan universiti dan kolej universiti di Malaysia (iii) Mendapatkan maklum balas berkaitan kemudahcapaian data setiap universiti dan kolej universiti di Malaysia Kerangka yang dicadangkan adalah seperti berikut: Aktiviti Utama Universiti dibahagikan kepada 3: Akademik Penyelidikan Perkhidmatan (termasuk penjanaan pendapatan) Aktiviti utama universiti dijajarkan kepada 4 penarafan yang berbeza seperti berikut: 10 Mac 2017 Permohonan Fail Fakta Institusi untuk Penarafan SETARA 2017 oleh KPT (ruj: JPT (PSM)1000/013/03/010 (6) Fail Fakta Institusi adalah seperti format QS dan perlu dihantar sebelum atau pada 25 April 2017 Fail Fakta Institusi yang lengkap telah dihantar kepada urus setia SETARA, KPT melalui emel pada 13 April Data yang digunakan merupakan data yang sama dihantar untuk penarafan QS dengan menggunakan cut off date data 31 Disember 2014, 2015 dan 2016.

2 18-21 Mac 2017 Menyediakan pemetaan/padanan indikator SETARA dengan menggunakan glosari QS dan MyRA serta KPI Pelan Strategik Ini kerana tiada glosari khusus bagi indikator SETARA Mac 2017 Bengkel Penarafan Universiti & Kolej Universiti Siri 2-Pembentangan Kriteria Penarafan SETARA 2017 di UPM (ruj: JPT(PSM)1000/013/03/010 (11) bertarikh 21 Mac 2017) Rentetan daripada bengkal siri pertama, bengkel ini bertujuan untuk memberi dan mendapatkan input ke atas pembentangan kriteria penarafan SETARA 2017 yang telah dikemaskini seperti berikut: Senarai indikator bagi setiap kriteria adalah seperti berikut:

3 25-Apr Jun-17 Mesyuarat Berkaitan SETARA Bersama Naib Canselor Universiti Awam Dan Ketua Eksekutif IPTS Berstatus Universiti dan Kolej Universiti di Fakulti Kejuruteraan, UPM (ruj: JPT(PSM)1000/013/03/010 JLD 2(1) bertarikh 18 April 2017) Bengkel Data Entry SETARA 2017 di Auditorium Naib Canselor (Penyelidikan dan Inovasi), UPM Mesyuarat in bertujuan untuk membincangkan tentang Penubuhan Jawatankuasa Teknikal SETARA dan pembentangan oleh Ybhg. Prof. Dato' Ir. Dr. Mohd Saleh Jaafar Objektif bengkel adalah seperti berikut: 1) Membentangkan instrumen akhir SETARA 2) Membentangkan data entry SETARA 2017 dan Master List templates 3) Penerangan tentang kaedah pengisian data 4) Menerangkan timeline bagi proses audit Dapatan/ hasil bengkel: 1) Pilot Run SETARA - Pilot Universities terbahagi kepada 3 kategori: (i) Mature University (>= 15 tahun) (ii) Emerging University (>15 tahun) (iii) Kolej Universiti 2) Kerangka kerja SETARA terkini

4 3) Instrumen SETARA terkini 20-Jun-17 4 Julai 2017 Mesyuarat SETARA 2017 bersama pemilik data (ruj: UTeM 08.02/100-19/14 (13) bertarikh 15 Jun 2017) Emel pemakluman tentang pengisian data SETARA melalui master list template Emel format senarai pelajar dan majikan untuk tujuan kaji selidik SETARA 2017 kepada Pusat Pengurusan Alumni & Kebolehpasaran Graduan (Career Connect), PJIM Emel perkongsian maklumat tentang maklum balas berkaitan soalansoalan daripada IPTS dan UA kepada Sekretariat SETARA berhubung pengisian Data Entry & Master List. Mesyuarat telah dipengerusikan oleh Pengarah PPSKR. Antara perkara yang dibentangkan/dimaklumkan kepada pemilik data adalah: Format pengisian data SETARA Definisi bagi indikator SETARA Penggunaan cut off date data tahun 2016 Pengumpulan bukti/dokumen bagi setiap data yang diberikan Menerangkan timeline bagi aktiviti/proses penarafan SETARA Pemakluman kepada pemilik-pemilik data untuk membuat pengisian data mengikut indikator-indikator SETARA yang telah ditetapkan di dalam master list template. Tempoh pengisian data bermula dari 19 Jun 2017 sehingga 19 Julai Tarikh penghantaran data adalah pada 11 Julai Emel pemakluman tentang penggunaan master list template terkini untuk pengisian data SETARA telah dihantar kepada pemilik data pada 21 Jun 2017 PPSKR menyediakan format sendiri untuk senarai graduan (pelajar tahun akhir 2016) dan majikan berdasarkan format QS. Ini kerana format sebenar/standard dari KPT masih belum diperolehi. Maklum balas diterima melalui emel pada 4 Julai 2017: Senarai graduan (pelajar tahun akhir 2016) = 33 orang Senarai majikan = 46 Senarai maklum balas/soal jawab antara IPTS dan UA dengan Sekretariat SETARA dikongsikan kepada pemilikpemilik data sebagai panduan dalam penyediaan data. Ini kerana format penarafan SETARA 2017 berubah sepenuhnya berbanding format penarafan SETARA pada tahun-tahun sebelum.

5 6 Julai 2017 Emel permohonan penyediaan senarai nama pelajar tahun 2017 untuk tujuan SSI kepada BPA, Pejabat Pendaftar Permohonan penyediaan semula senarai pelajar untuk tujuan SSI dilakukan kerana terdapat maklumat terkini tentang senarai pelajar tahun akhir yang diperlukan sebagaimana merujuk kepada maklum balas/soal jawab IPTS dan UA. Pelajar tahun akhir yang dimaksudkan adalah pelajar tahun akhir Sekiranya pengambilan utama adalah pada bulan Ogos atau September, tahun ketiga semasa akan menjadi tahun keempat pada bulan Ogos / September tahun berikutnya. Berikut merupakan maklumbalas daripada pemilik data: 7-18 Julai 2017 Pengumpulan semula data dan dokumen sokongan daripada pemilik data untuk tujuan pengemaskinian Master List templates 13 Julai 2017 Mesyuarat semakan data SETARA 2017 (ruj: UTeM 08.02/100-19/14 (31) bertarikh 6 Julai 2017) Emel bertarikh 14 Julai 2017 PPSKR juga telah emelkan Master List SETARA yang telah dikemaskini sehingga 13 Julai 2017 dan template SSI kepada pemilik data pelajar Pasca Siswazah (PPS), pelajar pra siswazah (BPA) dan Pegawai Teknologi Maklumat yang terlibat untuk mengisi sheet yang belum lengkap bagi data pelajar. Mesyuarat telah dipengerusikan oleh Timbalan Pengarah PPSKR, Dr Abdul Karim. Antara perkara yang dibincangkan/dimaklumkan kepada pemilik data adalah: Status pengisian data SETARA di dalam Master List templates Status penyediaan dan pengumpulan bukti/dokumen bagi setiap data yang diberikan Pencerahan dan pemakluman tentang definisi terkini bagi sesetengah indikator SETARA yang kurang jelas Strategi-strategi yang perlu dilakukan bagi permasalahan yang timbul hasil daripada penyediaan data oleh pemilik data

6 17 Julai 2017 Emel pemakluman awal pelaksanaan Audit Pemantauan ke atas UTeM bagi SETARA 2017 oleh urus setia SETARA, KPT 19 Julai 2017 Penghantaran Data Entry dan Masterlis t SETARA 2017 UTeM dan senarai pelajar tahun akhir SSI kepada urus setia SETARA, KPT melalui emel pada jam 6.59 petang Semakan dan pengesahan data bagi Masterlist SETARA 2017 UTeM oleh Timbalan Pengarah PPSKR telah dihantar melalui emel pada 19 Julai 2017 jam tengahari. Penghantaran DVD dan hardcopydata Entry dan Masterlist SETARA 2017 beserta dokumen bukti kepada KPT dengan surat bertarikh 19 Julai 2017 ruj: UTeM 08.02/100-19/14 (63) 8 Ogos 2017 PPSKR menghadiri Klinik Audit SETARA 2017 anjuran KPT di Dewan Kuliah 5, 6 dan 7, Fakulti Kejuruteraan, UPM Klinik Audit Kajian SETARA 2017 ini bertujuan untuk membincangkan isu berkaitan lawatan audit kepada semua universiti dan kolej universiti yang terlibat. 10 Ogos Ogos 2017 Emel pemakluman tentang penyediaan dan penghantaran ESI Template oleh pihak KPT Emel pemakluman penyediaan data responden ESI kepada PJIM (Career Connect) Pihak Universiti perlu melengkapkan ESI Template yang disediakan dengan mengisi sekurang-kurangnya 20 butiran responden. Penghantaran maklumat lengkap ke KPT adalah sebelum atau pada 20 Ogos 2017 (Ahad) PJIM (Career Connect) perlu menyediakan senarai majikan yang favourable dan yang dapat menjawab survey sebagaimana taklimat daripada Klinik SETARA pada 8 Ogos 2017 yang lalu Data 2014, 2015 dan 2016 boleh digunakan bertujuan menilai dan mengukur syarikat/majikan yang menjadi pilihan graduan UTeM untuk bekerja. Maklumat tersebut perlu diberikan kepada PPSKR selewat-lewatnya pada 17 Ogos Maklum balas diterima dari PJIM (Career Connect) pada 15 Ogos Mesyuarat ini telah dipengerusikan oleh Pengarah PPSKR. Agenda/perkara yang dibincangkan adalah: Persediaan semasa lawatan audit SETARA dari segi logistik Pelaksanaan SSI Cadangan dokumen sokongan/bukti yang diperlukan untuk setiap indikator 15 Ogos 2017 Mesyuarat Persediaan Lawatan Audit SETARA 2017 bersama pemilik data, pentadbir akademik fakulti, pegawai IT dan PTj yang berkaitan Senarai pelajar tahun akhir 2017 (Sem 2) perlu disemak dan dinamakan semula kerana kebanyakan pelajar telah mengikuti latihan industri sebagaimana yang dimaklumkan oleh pentadbir akademik fakulti. Emel pemakluman kepada fakulti (pentadbir akademik fakulti) untuk menyediakan senarai 60 orang pelajar tahun akhir (Sem 1 atau Sem 2) dan memastikan kehadiran pelajar semasa Audit SETARA telah dihantar pada 18 Ogos Senarai lengkap butiran 60 pelajar setiap fakulti hendaklah dihantar ke PPSKR selewat-lewatnya pada 31 Ogos Ogos 2017 Maklumat responden (ESI Template ) telah dihantar kepada Urus setia SETARA, KPT 27 senarai lengkap responden disediakan bagi tujuan ESI

7 08-Sep-17 Mengadakan Mesyuarat Student Satisfaction Index (SSI) Audit SETARA 2017 jam 9.00 pagi bersama Timbalan Dekan Akademik & Pentadbir Akademik Fakulti Antara perkara yang dibincangkan adalah: Pengangkutan pelajar khususnya bagi pelajar di Kampus Bandar dan Kampus Industri - Pelajar akan menaiki shuttle bas yang disediakan setiap 1 jam Tempat untuk melaksanakan SSI - SSI pelajar akan diadakan di FTMK Senarai terkini pelajar SSI dari setiap fakulti Mengadakan Mesyuarat Persediaan Lawatan Audit SETARA 2017 Bil. Perkongsian pengalaman dan pengetahuan tentang audit SETARA oleh Y.Bhg. Prof. Dr. Md. Razali bin Ayob 2/2017 jam pagi bersama pemilik data & Prof. Dr. Md. Razali bin sebagai panel SETARA yang dilantik oleh KPT. Ayob (panel SETARA) Semakan dan kemaskini semula data entry dan masterlist SETARA 2017 sebelum audit SETARA Emel pemakluman bertarikh 8 September 2017 Semakan dan pengemaskinian semula data-data melibatkan biasiswa pelajar oleh pihak HEP berikutan pertambahan senarai pelajar yang diberikan oleh BPA. Emel pemakluman bertarikh 12 September 2017 Pemakluman kepada semua pemilik data untuk menyemak semula data entry SETARA yang telah dikemaskini oleh PPSKR sekiranya berlaku sebarang pindaan. Pindaan hendaklah dimaklumkan kepada PPSKR selewat-lewatnya 13 September Maklum balas penyediaan pelajar untuk SSI: 8-13 September 2017 Persediaan pelajar untuk SSI oleh fakulti Pengurusan logistik dan persediaan untuk pelaksanaan Audit SETARA oleh PPSKR sebagai urus setia Menguruskan dan menyediakan keperluan audit seperti: Tempahan kenderaan dan parkir untuk juru audit Tempahan bilik mesyuarat Tempahan makanan Surat jemputan mesyuarat pembukaan dan penutup kepada pengurusan tertinggi dan pemilik data Tugas-tugas khas

8 Senarai nama juru audit yang akan hadir ke UTeM: (1) Y.Bhg. Prof. Dr. Hanim binti Salleh (UNITEN) - Ketua Juru audit (2) Y.Bhg. Prof. Ir. Dr. Wong Hin Yong (MMU) (3) Y.Brs. Prof. Madya Dr. Farah Nora Aznieta binti Abd. Aziz (UPM) SSI dilaksanakan di FTMK: 14-Sep-17 Pelaksanaan Audit SETARA oleh KPT