FAKULTAS SAINS DAN TEKNIK UNDANA. Judul : Manual Prosedur Administrasi Pelaksanaan Perkuliahan Tanggal dikeluarkan : 1 April 2013

Transkripsi

1 FAKULTAS SAINS DAN TEKNIK UNDANA Dokumen Level : Manual Prosedur Kode : DPM.GJM.FST.UNDANA Judul : Manual Prosedur Administrasi Pelaksanaan Perkuliahan Tanggal dikeluarkan : 1 April 2013 Area : Gugus Jaminan Mutu Revisi : 0 I. Tujuan dan Pengertian Tujuan manual prosedur administrasi pelaksanaan perkuliahan/praktikum ini adalah : 1. Memberikan pedoman kepada pihak terkait mengenaiadministrasi pelaksanaan perkuliahan di Fakultas Sains dan Teknik Undana. 2. Untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelayanan serta proses administrasi pelaksanaan perkuliahandi Fakultas Sains dan Teknik Undana. Beberapa pengertian yang terdapat dalam manual prosedur pelaksanaan perkuliahan ini antara lain : 1. Kuliah adalah kegiatan belajar mengajar dengan cara tatap muka antara dosen dan mahasiswa yang dijadwalkan. 2. Satu kali tatap muka adalah 50 menit x bobot sks. 3. Perkuliahan diberikan selama 16 minggu pertemuan efektif selama satu semester. 4. Dosen adalah pendidik professional dan ilmuwan pada perguruan tinggi dengan tugas utama memtransformasikan, mengembangkan dan menyebarluaskan ilmu pengetahuan, teknologi dan seni melalui pendidikan, penelitian dan pengabdian pada masyarakat. 5. Dosen Pengampu Mata Kuliah adalah dosen yang berdasarkan persyaratan pendidikan dan keahliannya ditugaskan untuk mengajar suatu mata kuliah. 6. Mahasiswa adalah peserta didik yang terdaftar dan belajar pada perguruan tinggi. II. Pihak Pihak yang Terkait Pihak-pihak yang terkait dalam pelaksanaan perkuliahan ini adalah : 1. Mahasiswa 2. Dosen 3. Jurusan (Kejur/Sekjur) 4. Sub Bagian Akademik 1

2 III. Referensi Referensi yang digunakan dalam penyusunan manual prosedur pelaksanaan perkuliahan ini adalah : 1. Mekanisme dan prosedur teknis administrasi akademik Undana Buku I (BAAKPSI-Undana, 2000) 2. Peraturan Rektor Undana No. 520/PP/2012 tentang Norma dan Tolok Ukur Penyelenggaraan Pendidikan di Universitas Nusa Cendana. IV. Ruang Lingkup Ruang lingkup administrasi pelaksanaan perkuliahan pada Fakultas Sains dan Teknik Undana meliputi : 1. Penyiapan absensi perkuliahan mahasiswa dan form laporan pelaksanaan perkuliahan oleh Sub Bagian Akademik. Absensi perkuliahan mahasiswa dibuat berdasarkan form pendaftaran mahasiswa peserta mata kuliah (Instruksi Kerja : Pendaftaran Mata Kuliah/DPM.GJM.FST UNDANA ) 2. Pendistribusian absensi perkuliahan mahasiswa dan form laporan pelaksanaan perkuliahan ke jurusan-jurusan oleh Sub Bagian Akademik. 3. Pengambilan absensi perkuliahan dan form laporan pelaksanaan perkuliahan oleh dosen pengampu mata kuliah di jurusan sebelum perkuliahan dimulai. 4. Penyampaian Kontrak Perkuliahan termasuk GBPP/SAP dan bahan ajar pada pertemuan awal perkuliahan oleh dosen pengampu mata kuliah. 5. Penyampaian materi kuliah sesuai GBPP/SAP oleh dosen pengampu mata kuliah. 6. Penandatanganan daftar hadir mahasiswa oleh mahasiswa. 7. Pengisian laporan pelaksanaan perkuliahan, verifikasi kehadiran mahasiswa dan penandatanganan daftar hadir mahasiswa oleh dosen pengampu mata kuliah setelah selesai perkuliahan. 8. Penyerahan kembali absensi perkuliahan dan form laporan pelaksanaan perkuliahan oleh dosen pengampu mata kuliah ke jurusan. 9. Perekapan daftar kehadiran dosen dan mahasiswa oleh pihak jurusan dan pengiriman daftar dimaksud ke fakultas. 10. Pembuatan laporan pelaksanaan perkuliahan oleh Sub Bagian Akademik. V. Mekanisme dan Prosedur Mekanisme dan prosedur administrasi pelaksanaan perkuliahan di Fakultas Sains dan Teknik Undana sebagai berikut : 1. Sebelum masa perkuliahan tiap semester dimulai sesuai kalender akademik, Sub Bagian Akademik mempersiapkan absensi perkuliahan mahasiswa beserta form laporan pelaksanaan perkuliahan yang mana absensi perkuliahan mahasiswa dibuat berdasarkan form pendaftaran mahasiswa peserta mata kuliah (Instruksi Kerja : Pendaftaran Mata Kuliah/DPM.GJM.FST UNDANA ). 2. Setelah semua absensi perkuliahan dan form laporan pelaksanaan perkuliahan disiapkan Sub Bagian Akademik mendistribusikannya ke jurusan-jurusan. 3. Sebelum perkuliahan dimulai dosen pengampu mata kuliah mengambil absensi perkuliahan dan form laporan pelaksanaan perkuliahan di jurusan. 2

3 4. Pada pertemuan awal perkuliahan dosen pengampu mata kuliah wajibmenyampaikan Kontrak Perkuliahan termasuk GBPP/SAP dan bahan ajar kepada mahasiswa peserta mata kuliah. 5. Dalam proses perkuliahan dosen pengampu mata kuliah harus menyampaikan materi sesuai dengan GBPP/SAP yang telah disiapkan sebelumnya. 6. Pada setiap pertemuan perkuliahan mahasiswa wajib menandatangani absensi perkuliahan. Mahasiswa yang tidak hadir karena alasan yang dibenarkan menurut peraturan wajib menyerahkan surat ijin tidak mengikuti perkuliahan kepada dosen pengampu mata kuliah sebelum perkuliahan dimulai. 7. Sebelum setiap sesi pertemuan perkuliahan selesai dan ditutup dosen pengampu mata kuliah diharuskan mengisi laporan pelaksanaan perkuliahan, verifikasi kehadiran mahasiswa dan menadatangani daftar hadir mahasiswa. Bagi dosen yang berhalangan hadir karena alas an yang dibenarkan oleh peraturan memberikan kuliah wajib memberikan kuliah pengganti pada waktu lain yang disepakati bersama oleh dosen dan mahasiswa. 8. Selanjutnya dosen pengampu mata kuliah disyaratkan mengembalikan absensi perkuliahan mahasiswa beserta form laporan pelaksanaan perkuliahan ke jurusan. 9. Pihak jurusan kemudian membuat daftar rekapan kehadiran dosen dan mahasiswa khususnya pada sebelum pelaksanaan UTS (minggu ke-8) dan UAS (minggu ke-16) dan menyampaikannya ke fakultas. 10. Berdasarkan daftar yang disampaikan jurusan,serta bukti fisik absensi perkuliahan yang diambil di jurusan pada akhir semeter, Sub Bagian Akademik membuat laporan pelaksanaan perkuliahan tiap semester. VI. Bagan Alir Bagan alir administrasi pelaksanaan perkuliahan di Fakultas Sains dan Teknik Undana adalah sebagai berikut : Alur Kegiatan Penanggung Jawab Dokumen yang diperlukan Penjelasan Mulai 1 Penyiapan absensi dan form pelaksanaan perkuliahan Sub Bagian Akademik 2 Pendistribusian absensi dan form pelaksanaan perkuliahan ke jurusan Sub Bagian Akademik Absensi perkuliahan dan form pelaksanaan perkuliahan 3 3

4 Alur Kegiatan Penanggung Jawab Dokumen yang diperlukan Penjelasan 3 Pengambilan absensi dan form pelaksanaan perkuliahan di jurusan Dosen Pengampu Mata Kuliah 4 Penyampaian kontrak perkuliahan,gbpp/ SAP & bahan ajar kepada mahasiswa Dosen Pengampu Mata Kuliah 5 Penyampaian materi kuliah sesuai GBPP/SAP Dosen Pengampu Mata Kuliah 6 Penandatanganan absensi perkuliahan Mahasiswa 7 Pengisian laporan pelaksanaan perkuliahan, verifikasi kehadiran mahasiswa dan penandatanganan absensi perkuliahan mahasiswa Dosen Pengampu Mata Kuliah 8 4

5 Alur Kegiatan Penanggung Jawab Dokumen yang diperlukan Penjelasan 8 Pengembalian laporan pelaksanaan perkuliahan dan absensi perkuliahan mahasiswa ke jurusan Dosen Pengampu Mata Kuliah 9 Pembuatan & pengiriman rekapan absensi dosen dan mahasiswa Jurusan 10 Pembuatan laporan pelaksanaan perkuliahan Sub Bagian Akademik VII. Lampiran Lampiran Lampiran-lampiran yang terdapat dalammanual prosedur administrasi pelaksanaan perkuliahan ini adalah : 1. Instruksi Kerja : Pendaftaran Mata Kuliah (DPM.GJM.FST UNDANA ) 2. Form Pendaftaran Peserta Mata Kuliah 3. Form Daftar Hadir Kuliah 4. Form Rekapan Kehadiran Dosen 5. Form Rekapan Kehadiran Mahasiswa 6. Form Laporan Pelaksanaan Perkuliahan 5

6 Lampiran 1. FAKULTAS SAINS DAN TEKNIK UNDANA Dokumen Level : Instruksi Kerja Kode : DPM.GJM.FST.UNDANA Judul : Instruksi Kerja Pendaftaran Mata Kuliah Tanggal dikeluarkan : 01 April 2013 Area : Gugus Jaminan Mutu Revisi : 0 I. Tujuan Tujuan instruksi kerja pendaftaran mata kuliah ini adalah : 1. Sebagai pedoman bagi mahasiswa dan staf Sub Bagian Akademik dalam proses pendaftaran mata kuliah. 2. Memberikan kemudahan bagi mahasiswa dan staf Sub Bagian Akademik dalam proses pendaftaran mata kuliah. II. Pengertian Beberapa pengertian yang terdapat dalam instruksi kerja pendaftaran mata kuliah adalah : 1. Pendaftaran Mata Kuliah adalah suatu proses pencatatan nama mahasiswa sebagai peserta mata kuliah tertentu,nantinya nama mahasiswa dimaksud akan tertera dalam dokumenabsensi perkuliahan mahasiswa. III. Ruang Lingkup Ruang lingkup instruksi kerja pendaftaran mata kuliah ini dimulai dari penyerahan fotocopy KRS yang telah dilegalisir oleh ketua jurusan sampai dengan tercatatnya nama mahasiswa dalam dokumen absensi perkuliahan. IV. Instruksi Kerja Instruksi kerja pendaftaran mata kuliah ini adalah sebagai berikut : A. Bagi Mahasiswa : 1. Menyerahkan foto copy KRS mahasiswa yang telah dilegalisir oleh Ketua Jurusan ke Sub Bagian akademik 2. Mencatatkan namanya dalam form pendaftaran mata kuliah. Nama dicatatkanpadasetiap form mata kuliah yang diprogram. 6

7 B. Bagi Staf Sub Bagian Akademik 1. Menerima foto copy KRS mahasiswa yang telah dilegalisir 2. Mempersilahkan mahasiswa mencatatkan namanya dalam buku pendaftaran mata kuliah 3. Mencocokkan nama mata kuliah yang diprogram mahasiswa dalam KRS dengan nama mahasiswa yang tertera pada form pendaftaran peserta mata kuliah sebagaimana mata kuliah yang diprogram dalam KRS mahasiswa. 4. Membuat absensi perkuliahan mahasiswa untuk setiap mata kuliah dan mendistribusikannya ke jurusan-jurusan. 7

8 Lampiran 2. KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN UNIVERSITAS NUSA CENDANA FAKULTAS SAINS DAN TEKNIK Jl.Adisucipto Penfui Kupang.Tlp.(0380) FORMULIR PENDAFTARAN PESERTA MATA KULIAH Fakultas Jurusan Mata Kuliah Semester Mata Kuliah Kode Mata Kuliah Dosen Pengampu Mata Kuliah : Sains dan Teknik :.. :.. :. :.. :.. No. NIM Nama Mahasiswa Semester Ket dst 8

9 Lampiran 3. KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN UNIVERSITAS NUSA CENDANA FAKULTAS SAINS DAN TEKNIK Jl.Adisucipto Penfui Kupang.Tlp.(0380) DAFTAR HADIR KULIAH Fakultas Jurusan Mata Kuliah Semester Mata Kuliah Kode Mata Kuliah Dosen Pengampu Mata Kuliah : Sains dan Teknik :.. :.. :. :.. :.. No NIM Nama Mahasiswa Smt Minggu/Tgl Ket s/d 16 Paraf Dosen 9

10 Lampiran 4. KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN UNIVERSITAS NUSA CENDANA FAKULTAS SAINS DAN TEKNIK JURUSAN. Jl.Adisucipto Penfui Kupang.Tlp.(0380) Rekapan Absensi Perkuliahan Dosen Sampai dengan 8 / 16 *) Pertemuan Semester. Tahun Akademik No. % kehadiran < 80 Ket. Nama Mata Kuliah Nama Dosen dst Catatan : *) coret yang tidak perlu Kupang,.. Ketua Jurusan Fakultas Sains dan Teknik Undana ( ) NIP. 10

11 Lampiran 5.. KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN UNIVERSITAS NUSA CENDANA FAKULTAS SAINS DAN TEKNIK JURUSAN. Jl.Adisucipto Penfui Kupang.Tlp.(0380) Rekapan Absensi Perkuliahan Mahasiswa Sampai dengan 8 / 16 *) Pertemuan Semester. Tahun Akademik No. % kehadiran < 80 Ket. Nama Mata Kuliah Nama Mahasiswa dst dst dst Catatan : *) coret yang tidak perlu Kupang,.. Ketua Jurusan Fakultas Sains dan Teknik Undana ( NIP 11

12 Lampiran 6. KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN UNIVERSITAS NUSA CENDANA FAKULTAS SAINS DAN TEKNIK Jl.Adisucipto Penfui Kupang.Tlp.(0380) LAPORAN PELAKSANAAN PERKULIAHAN SEMESTER GANJIL/GENAP TAHUN AKADEMIK FAKULTAS JURUSAN : SAINS DAN TEKNIK :.. No MK Smt MK Dosen MK S K S Mahasiswa Pelaksanaan Kuliah Rerata % Realisasi Kuliah Mendaftar Tdk Ikut Jmlh % Dosen Mhs Ujian Ket a.n. Dekan Pembantu Dekan I (...) NIP.. 12