BAB I PENDAHULUAN. Seorang sekretaris memiliki peran yang penting dalam suatu

Transkripsi

1 BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah Seorang sekretaris memiliki peran yang penting dalam suatu perusahaan/organisasi, dengan perkembangan zaman dewasa ini peran sekretaris semakin penting berdasarkan pada perkembangan tugas-tugas yang harus dilakukan oleh seorang sekretaris. Dunia kesekretariatan sebagai suatu profesi telah jauh berkembang sedemikian rupa sehingga berkembang pula menjadi suatu profesi yang sangat penting dan selalu diperlukan oleh setiap perusahaan. Sekretaris tidak dapat lagi dianggap hanya sebagai juru ketik saja, tetapi tugas sekretaris dari hari kehari semakin berkembang. Dengan berkembangnya tugas sekretaris, sekretaris harus mampu menyelesaikan pekerjaan yang dilimpahkan kepadanya dengan baik sekaligus bertanggung jawab terhadap pekerjaannya yang memerlukan penanganan yang berbeda-beda. Untuk itu seorang sekretaris segera menyelesaikan pekerjaannya dalam waktu yang singkat dengan tetap menjaga mutu pekerjaanya agar tujuan/sasaran organisasi tercapai dengan bekerja seefisien mungkin. Sekretaris pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai sekretaris pimpinan dimana tugasnya adalah pelaksanaan analisa kegiatan dibidang administrasi, pengadaan kegiatan yang bersangkutan dengan fakultas, menjadi penyambung lidah antar pimpinan dengan pihak eksternal maupun internal dan menjadi pengganti pimpinan dalam pengambilan keputusan yang tidak bersifat fakultatif.

2 Dengan adanya seorang sekretaris di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara diharapkan dapat memberi konstribusi yang tidak sedikit demi kelancaran jalannya kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dengan bekerja efisien. Seorang sekretaris diharapkan mampu membantu mengatasi kesulitan, menyederhanakan kerja atau cara menyelesaikan pekerjaan sehingga tercapai hasil yang memuaskan untuk bisa mencapai hasil yang telah ditetapkan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, Sekretaris harus dapat menjalankan tanggung jawabnya dalam mengelola kinerja. Kinerja adalah hasil atau tingkat seorang secara keseluruhan selama periode tertentu didalam melaksanakan tugas dibandingkan dengan berbagai kemungkinan, seperti standar hasil, target atau sasaran yang telah ditentukan terlebih dahulu dan telah disepakati bersama. Kinerja pada dasarnya adalah apa yang dilakukan atau tidak dilakukan. ( Wikipedia bahasa Indonesia,ensiklopedia bebas) Oleh karena itu, agar mempunyai kinerja yang baik, seorang sekretaris harus mempunyai keinginan yang tinggi untuk mengerjakan pekerjaan dengan seefisien mungkin serta mengetahui pekerjaannya. Hal ini akan sangat berpengaruh terhadap kinerja perusahaan untuk masa sekarang dan masa yang akan datang. Mengingat Pentingnya hal ini, maka penulis merasa tertarik untuk memilih judul : TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB SEKRETARIS DEKAN DALAM MENINGKATKAN EFISIENSI KERJA PADA FAKULTAS EKONOMI USU

3 B. Perumusan Masalah Seorang Sekretaris memiliki tugas yang penting dalam menyelesaikan pekerjaannya di suatu organisasi, maka dari itu seorang sekretaris harus segera merencanakan pekerjaanya dan menyelesaiakan pekerjaan dalam waktu singkat di samping harus tetap menjaga mutu pekerjaannya agar tidak terjadi penyimpangan dengan arti lain dapat diarahkan pada hal-hal yang sesuai dengan pembahasan maka penulis merumuskan masalah sebagai berikut: Bagaimana Tugas dan Tanggung jawab Sekretaris Dekan dalam Meningkatkan Efisiensi kerja pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara? Di dalam uraian singkat ini penulis berharap dapat meneliti lebih jauh mengenai tugas dan tanggung jawab sekeretaris dekan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dalam usaha melaksanakan tugsanya agar lebih efisien dalam melaksanakan setiap pekerjaannya yang menyangkut sekretaris C. Tujuan Penelitian Adapun tujuan penulis memilih judul ini adalah: 1. Untuk mengetahui tugas dan tanggung jawab sekretaris dekan dalam meningkatankan efisiensi kerja 2. Menambah pengetahuan penulis dalam bidang yang diteliti baik secara teorotis maupun aplikasi.

4 D. Manfaat Penelitian Adapun Manfaat Peneilitan: 1.Bagi Penulis a. Menambah pengetahuan penulis didalam bidang yang diteliti baik secara teoritis maupun aplikasi. b. Sebagai bahan referensi bagi peneliti-peniliti lain yang tertarik pada objek yang sama. c. Memberikan gambaran sedekat mungkin dengan kenyataan tentang bagaimana tugas dan tanggung jawab sekretaris Dekan pada Fakultas Ekonomi Sumatera Utara yang sesungguhnya. 2. Bagi Instansi a. Memberikan bahan masukan bagi sekretaris Dekan dalam melaksanakan kegiatannya pada masa yang akan yang datang. b. Dapat memberi manfaat kepada para sekretaris Dekan untuk lebih meningkatkan pengetahuan tentang tugas-tugasnya. E.Jadwal Kegiatan Penelitian ini dilakukan di Fakultas Ekonomi Unuversitas Sumatera Utara JL.Prof.T.M Hanafiah, SH Kampus USU Medan. Untuk lebih jelasnya jadwal kegiatannya ini dapat dilihat pada Tabel 1.1 dibawah ini :

5 Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan No KEGIATAN MINGGU KE PERSIAPAN 2 PENGUMPULAN DATA 3 PENULISAN LAPORAN Persiapan Tugas Akhir ini dimulai tanggal 26 Januari 2010, semenjak disetujuinya judul Tugas Akhir Oleh Ketua Program Studi D III Kesekretariatan yakni Dr. Endang Sulistya Rini SE,M.Si dan Sekeretaris Program Studi D III Kesekretariatan yakni Dr. Arlina Nurbaity Lubis, SE,MBA. Pada tahap pengumpulan data penulis melakukan observasi/survey yang dilaksanakan pada tanggal 29 januari 5 februari Pada tahap ini penulis melakukan wawancara dengan sekeretaris dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yakni Ibu Esa Setiana,SE,MSi mengenai topik yang akan dibahas dan mengumpulkan sebanyak mungkin data demi menunjang penulisan Tugas Akhir ini. Setelah melakukan observasi/survey, penulis memulai penulisan laporan yang akan dikemas dalam bentuk Tugas Akhir, dimana dalam penulisannya penulis akan dibimbing oleh dosen pembimbing agar penulisan laporan sesuai dengan judul dan materi pembahasan.

6 F. Sistematika Penulisan. Tugas Akhir ini dibagi atas 4 bab dan setiap babnya dibagi atas beberapa sub bab antara lain: BAB I : PENDAHULUAN Bab ini diuraikan tentang latar belakang, permsalahan, maksud, tujuan penelitian, dan rencana penelitian yang terdiri dari jadwal survey/observasi dan rencana isi. BAB II : PROFIL PERUSAHAAN/INSTANSI Bab ini diuraiakan mengenai sejarah ringkas singkat instansi, struktur organisasi dan personalia, job description, jaringan usaha atau kegiatan, kinerja usaha terkini, dan rencana kegiatan. BAB III : PEMBAHASAN/TOPIK PENELITIAN Bab ini diuraiakan mengenai pengertian sekretaris dan tugasnya serta tangung jawab sekeretaris Dekan dalam meningkatkan efisiensi kerja pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. BAB IV : PENUTUP Bab ini berisikan kesimpulan dan saran tentang Tugas dan Tanggung Jawab sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.