KOLEJ UNIVERSITI TEKNIKAL KEBANGSAAN MALAYSIA PEKELILING BENDAHARI BIL. 1/2002

Transkripsi

1 KOLEJ UNIVERSITI TEKNIKAL KEBANGSAAN MALAYSIA Karung Berkunci 1200 Ayer Keroh Melaka TEL.: FAX: PEJABAT BENDAHARI Ruj. Kami (Our Ref.) : KUTKM.03/10.12/3/1 ( 1 ) Januari 2002 Ruj. Tuan (Your Ref.): PEKELILING BENDAHARI BIL. 1/2002 Kepada Ketua Bahagian/Dekan/Pengarah Kolej Universiti Teknikal Kebangsaan Malaysia Assalamualaikum Wr. Wbt. Saudara, TATACARA PEROLEHAN KOLEJ UNIVERSITI TEKNIKAL KEBANGSAAN MALAYSIA Pekeliling ini bertujuan untuk menerangkan aturcara perolehan yang perlu dipatuhi oleh semua Bahagian/Fakulti.. Kolej Universiti diluluskan oleh Lembaga Pengarah untuk mengamalkan perolehan seperti berikut :- 1.0 Definisi 1.1 Perolehan Mendapatkan suatu bekalan atau perkhidmatan dengan mengikuti tatacara yang telah ditetapkan oleh Perbendaharaan atau yang telah diluluskan oleh Lembaga Pengarah. 1.2 Bekalan Bekalan adalah dimaksudkan sebagai barangan yang dibekalkan bagi menjalankan sesuatu aktiviti, program atau projek agensi Kerajaan. Ia juga merupakan input kepada sesuatu proses kerja atau perkhidmatan. Bekalan yang dimaksudkan adalah seperti bahan binaan, makanan, pakaian, kenderaan dan kelengkapan pejabat Harta Tetap a) Harta Tetap meliputi pembelian tanah, bangunan, kenderaan dan jentera serta peralatan tak luak yang dibeli

2 atau yang didermakan dan mempunyai jangka hayat melebihi 4 hingga 5 tahun (mengikut kategori harta). Kos minima Harta Tetap ialah RM3, seunit. b) Bagi perabot, penentuan Harta Tetap tertakluk kepada had minima iaitu RM seunit. Perabot/peralatan yang dibina dalam atau attached pada bangunan dan menjadi permanent feature pada bangunan tersebut tidak dikira sebagai perabot/peralatan tetapi dianggap sebagai sebahagian daripada kos bangunan. c) Bagi pembelian perisian (software) secara pakej dengan komputer, kosnya merupakan sebagai sebahagian daripada kos komputer dan lesen perisian tidak termasuk dalam Harta Tetap. Walau bagaimanapun, pembelian perisian yang dibuat secara berasingan dikelaskan sebagai Harta Tetap jika kosnya melebihi RM5, seunit. d) Kos insuran atau pengangkutan jika dibayar berasingan dan jumlahnya kurang daripada RM5, atau 2% dari harga Harta Tetap (mana yang tertinggi), tidak dikira sebagai harta tetap Inventori 1.3 Perkhidmatan a) Inventori meliputi pembelian peralatan tak luak atau yang didermakan dan mempunyai jangka hayat melebihi 4 hingga 5 tahun dengan kos pembelian peralatan tersebut kurang daripada RM3, seunit. b) Bagi perabot, penentuan Inventori tertakluk kepada kos pembelian kurang daripada RM seunit. c) Pembelian perisian yang dibuat secara berasingan dikelaskan sebagai Inventori jika kosnya kurang daripada RM5, seunit. Perkhidmatan adalah ditakrifkan sebagai khidmat tenaga manusia atau kepakaran/kemahiran yang diperolehi untuk melaksana dan menyiapkan sesuatu kerja tertentu. 1.4 Keahlian Jawatankuasa Pembuka Sebutharga

3 Ahli Jawatankuasa Pembuka Sebutharga dilantik tidak lebih daripada 5 orang di kalangan pegawai di Pejabat Bendahari dan sebutharga hendaklah dibuka oleh dua orang ahli jawatankuasa dan sekurang-kurangnya salah seorang mestilah daripada Kumpulan A dalam satu-satu masa. Pegawai yang membuat perolehan tidak layak menjadi Jawatankuasa Pembuka Sebutharga pada satu-satu masa Jawatankuasa Sebutharga Keahlian Jawatankuasa Sebutharga adalah seperti di bawah dan dihadiri oleh tiga orang termasuk wakil dari Bahagian/Fakulti yang dilantik bagi setiap kali penilaian dibuat. a) Bendahari atau wakil yang dilantik - Pengerusi b) Ketua Bahagian/Dekan - Ahli c) Tiga orang pegawai dari Pejabat Bendahari - Ahli 1.5 Satu Jenis Benda atau Satu Kelas Benda Penggenap atau pelengkap kepada sesuatu barang atau peralatan. Misalnya cawan & piring, tiub & tayar, garpu & sudu dan lain-lain Boleh dipadankan atau dimasukkan ke dalam sistem barang atau peralatan. Misalnya komputer dengan perisian, soket dengan lampu Gantian kepada sesuatu barang atau peralatan. Misalnya pen dan pensil. 1.6 Memecahkecilkan Jumlah Pembelian Menyalahtafsirkan Jenis Benda dan Kelas Benda dan membeli berasingan sama ada secara sengaja atau tidak sengaja tidak mengikut peraturan yang telah ditetapkan. 2.0 Kaedah Perolehan (Bekalan & Perkhidmatan) 2.1 Perolehan Secara Pesanan Terus Bernilai RM dan kurang Perolehan yang bernilai RM dan kurang untuk satu jenis benda atau kelas benda boleh dibuat melalui Panjar Wang Runcit. Resit perbelanjaan yang telah disahkan oleh Ketua

4 Bahagian/Dekan hendaklah dicatat jenis dan tujuan pembelian serta dikemukakan ke Pejabat Bendahari bagi tujuan bayaran balik Bernilai lebih RM hingga RM5, Perolehan yang bernilai lebih RM sehingga RM5, untuk satu jenis benda atau kelas benda boleh dibuat dengan membuat pesanan terus kepada syarikat yang diketahui sentiasa mengenakan harga berpatutan. Walau bagaimanapun, untuk memastikan harga yang ditawarkan adalah berpatutan, Bahagian/Fakulti digalakkan mendapatkan sebutharga bertulis daripada dua syarikat. Kelulusan dari Ketua Bahagian/Dekan hendaklah diperolehi. Bahagian/Fakulti hendaklah menyertakan dokumen berikut ke Pejabat Bendahari untuk tindakan pembayaran setelah bekalan/perkhidmatan diterima : a) Borang Permohonan Pembayaran b) Bil/Invois c) Borang Harta Tetap (KEW 312) atau d) Borang Inventori (KEW 313) Bernilai lebih RM5, sehingga RM10, Perolehan bernilai lebih RM5, sehingga RM10, bagi satu jenis benda atau kelas benda boleh dibeli terus daripada manamana syarikat tidak kira sama ada berdaftar atau tidak berdaftar dengan Kementerian Kewangan yang sentiasa menawarkan harga yang berpatutan. Walau bagaimanapun, untuk memastikan harga yang ditawarkan berpatutan/menguntungkan, Bahagian/Fakulti digalakkan mendapatkan sebutharga bertulis sekurang-kurangnya daripada dua syarikat. Sebutharga yang diterima hendaklah dikaji untuk perbandingan oleh pemohon dan dikemukakan kepada Pejabat Bendahari. Kelulusan dari Bendahari hendaklah diperolehi. Proses seterusnya seperti berikut : a) Bahagian/Fakulti hendaklah memohon perolehan dengan menggunakan Borang Permohonan Kelulusan Spesifikasi Alat - BEN/UBP/001 (Lampiran A) bagi pembelian harta dan Borang Permohonan Pembelian - BEN/UBP/002 (Lampiran B) kepada Pejabat Bendahari.

5 b) Pejabat Bendahari akan mengendalikan perolehan bekalan tersebut. c) Bahagian/Fakulti akan menerima dan merekodkan bekalan serta memperakukan pesanan yang dipohon. d) Bahagian/Fakulti hendaklah menyertakan bil/invois, Borang Harta Tetap (KEW 312) dan/atau Borang Inventori (KEW 313) bersama Borang Permohonan Pembayaran kepada Pejabat Bendahari untuk proses pembayaran Bernilai lebih RM10, sehingga RM50, Perolehan bernilai lebih RM10, sehingga RM50, bagi satu jenis benda atau kelas benda boleh dibuat dengan mendapatkan 3 sebutharga bertulis daripada pembekal bertaraf Bumiputera yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan dalam bidang berkaitan. Sebutharga yang diterima hendaklah dikaji untuk perbandingan oleh pemohon dan dikemukakan kepada Pejabat Bendahari. Kelulusan dari Bendahari hendaklah diperolehi. Proses seterusnya seperti berikut : a) Bahagian/Fakulti hendaklah memohon perolehan dengan menggunakan Borang BEN/UBP/001 bagi pembelian harta dan Borang BEN/UBP/002 kepada Pejabat Bendahari. b) Pejabat Bendahari akan mengendalikan perolehan bekalan tersebut dengan mengeluarkan Pesanan Tempatan (LO). c) Bahagian/Fakulti akan menerima dan merekodkan bekalan serta memperakukan pesanan yang dipohon. d) Bahagian/Fakulti hendaklah menyertakan bil/invois, salinan asal Pesanan Tempatan, Borang Harta Tetap (KEW 312) dan/atau Borang Inventori (KEW 313) bersama Borang Permohonan Pembayaran kepada Pejabat Bendahari untuk proses pembayaran. 2.2 Perolehan Secara Sebutharga Bernilai lebih RM50, sehingga RM100, Perolehan bernilai lebih RM50, sehingga RM100, untuk satu jenis benda atau kelas benda dibuat dengan mempelawa sebutharga daripada sekurang-kurangnya 5 pembekal bertaraf

6 Bumiputera yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan dalam bidang berkaitan. Sebutharga dipelawa secara bertulis, lengkap dengan spesifikasi alat. Maklumat yang diperlukan untuk proses sebutharga adalah seperti berikut : a) Bahagian/Fakulti perlu menyediakan spesifikasi am dan teknikal peralatan yang diperlukan dan kuantitinya dinyatakan. Semua maklumat berkenaan sebutharga ini hendaklah ditaip ke dalam Borang Jadual Harga - BEN/UBP/003 (Lampiran C), ditandatangani dan dikemukakan kepada Pejabat Bendahari bersama-sama dengan disket (soft copy). b) Borang Jaminan Pembekal iaitu BEN/UBP/004 (Lampiran D) hendaklah disertakan pada setiap sebutharga. c) Borang BEN/UBP/001 yang lengkap dan telah diluluskan hendaklah dilampirkan bersama dokumen sebutharga yang hendak dikeluarkan. d) Penentuan yang jelas perlu disediakan supaya syarikat mendapat gambaran yang tepat mengenai kehendak Bahagian/Fakulti di dalam sesuatu perolehan. e) Panggilan sebutharga kepada syarikat-syarikat akan dibuat secara bergilir oleh Pejabat Bendahari Bernilai lebih RM100, sehingga RM200, Perolehan bernilai lebih RM100, sehingga RM200, untuk satu jenis benda atau kelas benda dibuat dengan mempelawa sebutharga daripada sekurang-kurangnya 5 pembekal yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan dalam bidang berkaitan dan tidak tertakluk kepada syarikat Bumiputera. Sebutharga dipelawa secara bertulis, lengkap dengan spesifikasi alat. Maklumat yang diperlukan untuk proses sebutharga adalah seperti di Para (a - e). 2.3 Perolehan Melalui Kontrak Pusat Perbendaharaan Bahagian/Fakulti hendaklah menggunakan Kontrak Pusat bagi perolehan barangan yang disenaraikan dalam Kontrak Pusat Perbendaharaan.

7 2.4 Perolehan Secara Rundingan Terus Semua perolehan boleh melalui rundingan terus tetapi perlu mendapatkan kelulusan Jawatankuasa Sebutharga Kolej Universiti/Perbendaharaan terlebih dahulu Bagi perolehan melibatkan pengimportan terus daripada luar negara ia hendaklah melalui Jawatankuasa Sebutharga Kolej Universiti Perolehan secara Rundingan Terus boleh dilaksanakan dengan syarat berikut :- a) Tidak ada satu penentuan (specification) yang tepat atau pasti mengenai sesuatu barangan atau perkhidmatan yang diperlukan. b) Punca barangan yang lebih bersaingan antara satu sama lain tidak terdapat. c) Kelulusan Kementerian Perdagangan Antarabangsa dan Industri Malaysia (MITI) perlu diperolehi sekiranya perolehan melibatkan barangan import dengan mengisi Borang MITI (Lampiran E). d) Pembekal yang dipilih hendaklah bertaraf Bumiputera dan berdaftar dengan Kementerian Kewangan dalam bidang yang berkaitan Bahagian/Fakulti diminta mengemukakan perkara-perkara berikut untuk tujuan memohon kelulusan. a) Surat penjelasan berserta Borang BEN/UBP/001 yang telah diperakukan oleh Ketua Bahagian/Dekan. b) Borang BEN/UBP/002 c) Sebutharga daripada syarikat. d) Memorandum Pembelian Terus - maklumat yang diperlukan untuk Memorandum adalah seperti contoh di Lampiran F. e) Brosur sekiranya ada. 2.5 Perolehan Secara Tender

8 2.5.1 Perolehan bernilai lebih RM200, untuk satu jenis benda atau kelas benda hendaklah dipelawa secara tender Sebelum tender diiklankan, Bahagian/Fakulti perlu menyediakan spesifikasi am dan teknikal yang telah disemak oleh Jawatankuasa Penilai Alat Bahagian/Fakulti untuk dibawa ke Mesyuarat Jawatankuasa Penentuan Teknikal Kolej Universiti. Perkara yang perlu disediakan adalah seperti berikut : a) Am (i) Pembekalan & Penghantaran (ii) Pemasangan (iii) Latihan (iv) Penyenggaraan (v) Tempoh jaminan (vi) Alat ganti (vii) Buku Panduan & Dokumentasi (viii) Penyampaian, Demonstrasi & Menguji (ix) Lain-lain b) Teknikal (i) (ii) (iii) (iv) (v) (vi) (vii) Borang BEN/UBP/001 - Anggaran harga yang telah ditandatangani oleh Ketua Bahagian/Dekan hendaklah dihantar ke Pejabat Bendahari. Spesifikasi Secara Am Spesifikasi Secara Teknikal Ciri Utama Alat Consumable (Sekiranya ada) Spares Standard Accessories (viii) Optional Accessories Untuk tujuan pengiklanan, spesifikasi yang diluluskan oleh Jawatankuasa Penentuan Teknikal Kolej Universiti perlu dikemukakan di dalam bentuk berikut :- a) Jadual Harga

9 Disenaraikan alat-alat yang diperlukan sahaja dan hendaklah mempunyai satu ruangan tawaran harga sahaja iaitu harga FOB (Free On Board)/PAK (Percuma Ke Atas Kapal) (Lampiran G). b) Jadual Penentuan Teknikal Disenaraikan spesifikasi am dan teknikal secara terperinci. Jadual ini hendaklah mengandungi tandatangan asal pada muka pertama dan terakhir pada setiap set dokumen (Lampiran H) Borang BEN/UBP/001 - maklumat berkaitan anggaran harga yang telah diluluskan oleh Ketua Bahagian/Dekan Laporan Penilaian Tender hendaklah disediakan dalam 4 salinan untuk dibawa ke Mesyuarat Jawatankuasa Tender Kolej Universiti. 3.0 Proses Tawaran Sebutharga 3.1 Membuka Sebutharga Sebutharga yang diterima hendaklah dimasukkan ke dalam peti sebutharga berkunci di Pejabat Bendahari. Peti tawaran ini hendaklah dibuka oleh 2 orang Ahli Jawatankuasa Pembuka Sebutharga dari Pejabat Bendahari pada tarikh tutup sebutharga. (Seorang daripadanya adalah daripada Kumpulan A) dengan menyenaraikan jumlah sebutharga pada Borang Jadual Buka Sebutharga - BEN/UBP/005 (Lampiran I) Sebutharga yang telah dibuka hendaklah dikemukakan kepada pemohon untuk dikaji dengan menggunakan Borang Penyerahan Sebutharga - BEN/UBP/006 (Lampiran J). 3.2 Penilaian Sebutharga Bahagian/Fakulti seterusnya akan membuat penilaian mengikut spesifikasi yang telah dikenalpasti Tawaran yang telah dikenalpasti seterusnya akan disyorkan ke Pejabat Bendahari bersama Borang Syor Sebutharga - BEN/UBP/007 (Lampiran K) untuk perbincangan dan kelulusan. Kelulusan pembelian melalui sebutharga ini akan diputuskan oleh Jawatankuasa Sebutharga yang mana ia akan dinyatakan dengan menggunakan Borang Perakuan Jawatankuasa Sebutharga - BEN/UBP/008 (Lampiran L).

10 3.3 Penggunaan Sebutharga Terdahulu/Lama Sebutharga terdahulu boleh digunakan dengan syarat :- a) Perolehan dibuat dalam tahun yang sama; b) Dapatkan surat pengesahan harga dari syarikat; c) Perlanjutan tempoh kontrak hanya diberi sekali sahaja dan tempoh maksimum adalah sehingga 2 tahun; dan d) Tambahan kuantiti tidak melebihi lima puluh peratus (50%) daripada kuantiti di dalam kontrak asal tertakluk kepada maksima RM200, Tanggungjawab 4.1 Tanggungjawab Pemohon Menyediakan spesifikasi peralatan/bekalan yang hendak dibeli dan anggaran harga peralatan berkenaan bagi perolehan harta tetap menggunakan Borang BEN/UBP/ Menilai sebutharga yang diterima Menyediakan Borang BEN/UBP/ Mengemukakan Borang BEN/UBP/ Tanggungjawab Ketua Bahagian/Dekan Adalah menjadi tanggungjawab Ketua Bahagian/Dekan untuk memastikan perkara berikut : Peruntukan mencukupi untuk membuat perolehan Semua dasar, peraturan, tatacara proses perolehan diketahui, difahami oleh semua yang terlibat di Bahagian/Fakulti Proses perolehan hendaklah memberi peluang terbuka kepada semua yang layak untuk bersaing; dan Mendapatkan harga yang paling berpatutan dan menguntungkan dengan mengambil kira kualiti, kuantiti dan tempoh penyerahan/siap yang ditetapkan (best value for money). 4.3 Tugas Jawatankuasa Pembuka Sebutharga

11 4.3.1 Jawatankuasa ini bertanggungjawab untuk membuka, merekodkan dengan nombor bersiri semua dokumen sebutharga yang dikemukakan oleh penyebutharga Jawatankuasa Pembuka Sebutharga hendaklah menandatangani secara ringkas muka surat pertama, semua muka surat yang mengandungi jadual kadar harga dan menyenaraikan jumlah sebutharga di dalam Borang BEN/UBP/ Borang jadual ini hendaklah bertulisan tangan Sebutharga yang dihantar melalui mesin faks tidak boleh diterima walaupun diterima pada tarikh sebelum tutup sebutharga Sebutharga yang telah dibuka hendaklah dikemukakan kepada pemohon untuk dibuat penilaian sebelum dihantar kepada Jawatankuasa Sebutharga untuk tindakan selanjutnya dengan menggunakan Borang BEN/UBP/ Tugas Jawatankuasa Sebutharga Kolej Universiti Menilai laporan sebutharga yang disediakan oleh pemohon Menyemak peruntukan adalah mencukupi Menyediakan Jadual Penilaian Sebutharga - BEN/UBP/009 (Lampiran M) berdasarkan dokumen sebutharga Memperaku/meluluskan cadangan pemohon yang mana berkenaan Menandatangani Borang BEN/UBP/ Jawatankuasa ini adalah dipertanggungjawabkan ke atas setiap permohonan pembelian yang disokong/diluluskan. 5.0 Proses Tawaran Tender 5.1 Membuka Tender Tender yang diterima hendaklah dimasukkan ke dalam peti sebutharga/tender berkunci di Pejabat Bendahari. Peti tawaran ini hendaklah dibuka oleh dua orang Ahli Jawatankuasa Pembuka Tender dari pegawai-pegawai (Kumpulan A) yang telah dilantik pada tarikh tutup sebutharga dengan menyenaraikan jumlah tawaran tender pada Borang Jadual Buka Tender - BEN/UBP/010 (Lampiran N).

12 5.1.2 Tender yang telah dibuka hendaklah dikemukakan kepada pemohon untuk dikaji dengan menggunakan Borang Perakuan Penerimaan Tender - BEN/UBP/011 (Lampiran O) Jadual harga tender seterusnya akan dipamirkan di papan kenyataan Pejabat Bendahari. 5.2 Penilaian Tender Bahagian/Fakulti seterusnya akan membuat penilaian mengikut spesifikasi yang telah dikenalpasti Bahagian/Fakulti seterusnya dikehendaki menyediakan 4 salinan Laporan yang ditandatangani dalam tempoh 14 hari dari tarikh diterima dan perlu diserahkan ke Pejabat Bendahari Pejabat Bendahari akan menyediakan laporan taklimat tender yang merangkumi maklumat tender berkenaan, jadual harga tender bersama-sama laporan yang dikemukakan Laporan taklimat tender dan dokumen tender akan dibawa ke Mesyuarat Jawatankuasa Tender (terdiri dari pegawai Kumpulan Pengurusan dan Professional dan seorang wakil dari Perbendaharaan) untuk dipertimbangkan dan dinilai serta menyujuterima tender. 5.3 Penggunaan Sebutharga Terdahulu/Lama Tender terdahulu boleh digunakan dengan syarat :- a) Perolehan dibuat dalam tahun yang sama; b) Dapatkan surat pengesahan harga dari syarikat; c) Perlanjutan tempoh kontrak hanya diberi sekali sahaja dan tempoh maksimum adalah sehingga 2 tahun; dan d) Tambahan kuantiti tidak melebihi lima puluh peratus (50%) daripada kuantiti di dalam kontrak asal. 6.0 Tanggungjawab 6.1 Tanggungjawab Pemohon Menyediakan spesifikasi peralatan/bekalan yang hendak dibeli dan anggaran harga peralatan berkenaan bagi perolehan harta tetap menggunakan Borang BEN/UBP/001.

13 6.1.2 Menyediakan Jadual Harga (Lampiran G) dan Jadual Penentuan Teknikal (Lampiran H) Menilai jadual penentuan teknikal sahaja bagi tender yang diterima Menyediakan Laporan Penilaian Tenikal. 6.2 Tanggungjawab Ketua Bahagian/Dekan Adalah menjadi tanggungjawab Ketua Bahagian/Dekan untuk memastikan perkara berikut : Peruntukan mencukupi untuk membuat perolehan Semua dasar, peraturan, tatacara proses perolehan diketahui, difahami oleh semua yang terlibat di Bahagian/Fakulti Proses perolehan hendaklah memberi peluang terbuka kepada semua yang layak untuk bersaing; dan Mendapatkan harga yang paling berpatutan dan menguntungkan dengan mengambil kira kualiti, kuantiti dan tempoh penyerahan/siap yang ditetapkan (best value for money). 6.3 Tanggungjawab Jawatankuasa Pembuka Tender Jawatankuasa ini bertanggungjawab untuk membuka, merekodkan dengan nombor bersiri semua dokumen tender yang dikemukakan oleh penender Jawatankuasa Pembuka Tender hendaklah menandatangani secara ringkas muka surat pertama bagi jadual harga dan jadual penentuan teknikal serta brosur, semua muka surat yang mengandungi jadual kadar harga dan dan menyenaraikan jumlah sebutharga di dalam Borang BEN/UBP/ Borang jadual ini hendaklah bertulisan tangan Tender yang dihantar melalui mesin faks tidak boleh diterima walaupun diterima pada tarikh sebelum tutup tender Jadual Penentuan Teknikal bagi tender yang telah dibuka hendaklah dikemukakan kepada pemohon untuk dibuat penilaian dan laporan sebelum dihantar kepada Pejabat Bendahari bagi penyediaan laporan taklimat tender.

14 6.4 Tanggungjawab Jawatankuasa Tender Kolej Universiti Menilai laporan tender yang disediakan Menyemak peruntukan adalah mencukupi Memperaku/meluluskan tender yang mana berkenaan Jawatankuasa ini adalah dipertanggungjawabkan ke atas setiap permohonan pembelian yang disokong/diluluskan. 7.0 Kelulusan Pembayaran 7.1 Bahagian/Fakulti hendaklah menyertakan dokumen berikut untuk proses pembayaran. 8.0 Laporan Borang Permohonan Pembayaran Pesanan Tempatan Asal Invois Borang Harta Tetap (KEW 312) Borang Inventori (KEW 313) Sijil Pemasangan dan Pengujian - Borang BEN/UBP/012 (Lampiran P) perlu dikemukakan apabila membuat permohonan bayaran sepenuhnya (full settlement) - borang ini hanya digunakan untuk pembelian melalui tender sahaja. 8.1 Ketua Bahagian/Dekan adalah bertanggungjawab untuk mengemukakan Laporan Perolehan Peralatan/Kelengkapan bagi setiap suku tahun ke Pejabat Bendahari untuk dilaporkan kepada Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun Kolej Universiti dan Perbendaharaan. Laporan tersebut hendaklah dikemukakan ke pejabat ini sebelum 15 April, 15 Julai, 15 Oktober dan 15 Januari tahun berkenaan. Format laporan adalah seperti dalam Lampiran Q. 9.0 Tarikh Kuatkuasa 9.1 Pekeliling Bendahari ini berkuasa mulai dari tarikh di atas.

15 10.0 Pemakaian 10.1 Pemakaian Pekeliling ini diperakukan oleh Jawatankuasa Tetap Kewangan KUTKM melalui Kertas Kerja Bil. 11/2001 dan diluluskan oleh Lembaga Pengarah di Mesyuarat Lembaga Pengarah Bil. 4/2001 pada 29 November Pekeliling ini terpakai kepada semua pihak yang terlibat dengan pengendalian perolehan di peringkat Bahagian/Fakulti. Sekian, harap maklum. Wassalam. BERKHIDMAT UNTUK NEGARA KERANA ALLAH KHAIRUL BIN TAIB Bendahari Kolej Universiti Teknikal Kebangsaan Malaysia

16 KOLEJ UNIVERSITI TEKNIKAL KEBANGSAAN MALAYSIA JADUAL PENENTUAN TEKNIKAL Siri Fakulti Tarikh Catatan MUKA SURAT : SATU ( ) BIL NAMA ALAT/SPESIFIKASI JABATAN SPESIFIKASI SYARIKAT NEGERI PEMBUAT KUANTITI CATATAN 1.0 TITLE 1.2 SCOPE 1.3 GENERAL SPECIFICATIONS 1.4 TECHNICAL SPECIFICATION PENSYARAH BERTUGAS KETUA JABATAN DEKAN

17 LAPORAN PEROLEHAN PERALATAN/KELENGKAPAN BAGI SUKU TAHUN. NAMA JABATAN/FAKULTI : Bil Tajuk Perolehan Jenis Perolehan (Bekalan/Kerja/Perkhidmatan) Nama & Alamat Petender yang Berjaya Nama & Kuantiti Barang Harga Seunit dan Jumlah Harga Cara Diperolehi (Tempatan /Import) Bagi Barangan Import Nyatakan Rujukan Kelulusan Dari MITI Negara Asal Bagi Barangan Yang Dimport

18 KOLEJ UNIVERSITI TEKNIKAL KEBANGSAAN MALAYSIA JADUAL HARGA Siri Fakulti Tarikh Catatan MUKA SURAT : SATU ( ) BIL NAMA ALAT/SPESIFIKASI JABATAN JENAMA/MODEL NEGERA PEMBUAT KUANTITI HARGA SEUNIT FOB JUMLAH HARGA 1.0 TITLE 1.2 TECHNICAL SPECIFICATION NAMA PENENDER : DITANDATANGANI BAGI PIHAK PENENDER : ALAMAT : JAWATAN : NAMA PENUH :

19 PERKARA-PERKARA PENTING YANG PERLU ADA DALAM PERMOHONAN KELULUSAN PEROLEHAN SECARA RUNDINGAN TERUS Bagi membolehkan permohonan diproses dengan segera oleh Jawatankuasa Sebutharga Kolej Universiti, maklumat-maklumat seperti berikut wajib disertakan. i) Tujuan - Nyatakan apakah tujuan kelulusan khas tersebut dibuat - Apakah item yang hendak dibeli/dilaksanakan. ii) Latar Belakang dan Asas-asas Pemilihan - Menghuraikan latar belakang mengenai perolehan/permohonan tersebut seperti fungsi peralatan yang hendak dibeli, siapa penggunanya dan asas pemilihan produk secara jelas. - Menjelaskan cara pemilihan perolehan yang lepas diperolehi samada melalui tender/sebutharga atau rundingan terus. - Nilai perolehan yang lepas dan jika tiada, sila nyatakan secara anggaran kos semasa. - Menyatakan spesifikasi perolehan yang dibuat oleh pemohon dan tempoh dan skop projek secara jelas. Jika perolehan dibeli secara berperingkat atau berfasa, sila nyatakan projek tersebut sehingga projek siap sepenuhnya dan adakah setiap fasa adalah saling berkaitan serta pemilihan perolehan adalah syarikat yang sama. - Latar belakang kontrak yang lepas terutamanya prestasi kontraktor, tempoh kontrak, prestasi peralatan yang dibeli. - Jika perolehan melibatkan perolehan perisian, perlu nyatakan tempoh dan skop projek. Nyatakan pecahan kos bagi pembekalan perisian, penyerenggaraan dan latihan. Nyatakan samada perolehan ini dibayar sekaligus untuk menggunakan perisian indefinitely atau perlu dibayar lessen tahunan. Adalah dimaklumkan bahawa surat daripada sebutharga syarikat perlu disertakan. - Sesuatu barangan yang dikeluarkan dari luar negeri, jika nilai perolehannya melebihi RM 50, borang kelulusan MITI perlu disertakan. iii) Justifikasi Permohonan Justifikasi yang kukuh hendaklah dikemukakan bagi menyokong permohonan kelulusan khas perolehan termasuk mengemukakan salinan dokumen-dokumen sokongan yang berkaitan. Di antara justifikasinya ialah:- a) keperluan mendesak dan di luar perancangan awal bagi permohonan rundingan terus. Tempoh penggunaan peralatan yang akan dibeli hendaklah dinyatakan secara jelas.

20 b) Tatacara pemilihan perolehan iaitu samada perolehan ini sesuai atau dipilih melalui sebutharga atau kajian pasaran syarikat yang dipilih. Sekurang-kurangnya tiga syarikat dipilih untuk dibuat perbandingan harga melalui sebutharga syarikat. Sila kemukakan senarai dan harga pembekal-pembekal tersebut. Adalah dimaklumkan tempoh sah laku sebutharga syarikat mestilah sekurang-kurangnya tiga bulan. c) Surat-surat yang boleh menyokong ke atas keperluan mendesak. d) Kenapa produk tersebut dipilih. e) Perbandingan harga/kos tawaran kontraktor/syarikat berkenaan dengan kontrak/perolehan yang lepas. f) Nyatakan harga perolehan itu samada ditawarkan secara harga akademik atau harga komersil. g) Perkhidmatan selepas jualan mestilah dinyatakan jika ada. h) Sumber peruntukan wang yang diperolehi. iv) Kesimpulan Sokongan dan harapan permohonan perolehan ini diluluskan oleh yang berkenaan.