PELAN TINDAKAN STRATEGIK KESATUAN PEGAWAI EKSEKUTIF (KEPAK)

Transkripsi

1 PELAN TINDAKAN STRATEGIK KESATUAN PEGAWAI EKSEKUTIF (KEPAK) 1. LATAR BELAKANG A. PENDAHULUAN Pelan Tindakan Strategik 1 Kesatuan Pegawai Eksekutif (KEPAK) dihasilkan dengan tujuan untuk menyediakan satu garis panduan, perancangan dan penetapan sasaran untuk mencapai kejayaan organisasi yang lebih mampan dan menyeluruh serta membawa KEPAK untuk berada di tahap yang sebenar. Setiap organisasi perlu mempunyai pelan tindakan strategik atau rangka kerja yang tetap dan tepat bagi membawa organisasi tersebut ke arah kecemerlangan. Pelan Tindakan Strategik KEPAK merupakan satu proses penambahbaikan dan peningkatan untuk memantapkan organisasi KEPAK di dalam menyediakan KEPAK untuk menjadi sebuah organisasi yang kukuh, mantap dan cemerlang di Malaysia. KEPAK mempunyai kelebihan dan kekuatan tersendiri yang perlu di gilap dan di gembleng sepenuhnya. KEPAK juga perlu menyediakan misi dan visi yang jelas agar dapat di jadikan sebagai matlamat utama dalam perancangan jangka panjang KEPAK. 1 Perancangan strategik adalah satu proses untuk meletakkan kedudukan organisasi untuk mencapai prestasi yang selaras dengan tujuan penubuhan organisasi, hasrat jangka panjang dan untuk menetapkan matlamat yang realistik, objektif yang sesuai dengan misi dalam tempoh yang ditetapkan dalam kapasiti organisasi. (McNamara, 2007). DISEDIAKAN OLEH PPTWP 1

2 2. SKIM PERKHIDMATAN A. PERKHIDMATAN PENOLONG PEGAWAI TADBIR KEPAK komited dan sentiasa teguh dengan matlamat asal perjuangan untuk memartabatkan Skim Perkhidmatan Penolong Pegawai Tadbir. KEPAK akan terus membuat permohonan secara berterusan untuk penambahbaikan Skim Perkhidmatan Penolong Pegawai Tadbir dari masa ke semasa sehingga mencapai matlamat yang dicita-citakan. 3. PEMANTAPAN ORGANISASI A. PENGURUSAN ORGANISASI Pentadbiran dan pengurusan KEPAK akan di kendalikan dengan lebih professional, kemas dan teratur dengan dibantu oleh pentadbiran sepenuh masa. Sebagai sebuah organisasi peringkat kebangsaan dan mempunyai keahlian yang besar, adalah penting untuk pentadbiran dan pengurusan organisasi ini di tadbir dengan lebih professional bagi meningkatkan keyakinan dan kebolehpercayaan di kalangan ahli. Organisasi yang mantap memerlukan kerjasama semua pihak dan iltizam serta komitmen yang tinggi di dalam membawa perubahan kepada usaha untuk memantapkan organisasi ini. DISEDIAKAN OLEH PPTWP 2

3 B. BIRO Biro merupakan unit tambahan di dalam sesebuah organisasi yang di tubuhkan dengan tujuan memberi peluang kepada Ahli-Ahlinya untuk sama-sama membantu organisasi utama secara tidak langsung. Pelantikan Pengerusi Biro dan Setiausaha Biro adalah penting bagi memastikan setiap Biro dapat berfungsi dengan lebih baik dan berkesan. Pengerusi Biro merupakan pemimpin utama yang menggerakkan Biro, memimpin perjalanan Biro, menyelia dan memastikan kejayaan program Biro tersebut Setiausaha Biro yang di lantik perlulah memainkan peranan sebagai pemangkin dan pelaksana ke arah kejayaan pelaksanaan sesuatu program yang telah di rancang. Keanggotaan Biro adalah sangat kritikal bagi memastikan Biro dapat bergerak dengan lebih aktif dan mencapai matlamat yang diharapkan. AJK Biro perlu menyumbang tenaga dan idea bagi memastikan setiap program yang di jalankan mencapai matlamat yang diharapkan. AJK Biro yang akan di pilih perlulah mempunyai kesungguhan dan komiten yang jitu terhadap Biro. Antara kelebihan Biro adalah seperti berikut : i. merupakan satu peluang latihan dan pendedahan kepada generasi pemimpin pelapis untuk menimba ilmu dan pengalaman berhubung aspek pengurusan dan pentadbiran organisasi. ii. menjadi satu pasukan pelaksana yang mantap dan bersedia menjalankan tugas pada setiap masa. iii. membantu, menyokong dan mengukuhkan sesebuah organisasi yang didalam konteks ini adalah KEPAK. DISEDIAKAN OLEH PPTWP 3

4 iv. membantu KEPAK di dalam menjalankan pelbagai aktiviti. v. meningkatkan hubungan silaturahim di kalangan anggota ahli organisasi. Bagi mewujudkan persefahaman dan meningkatkan lagi kerjasama di kalangan ahli Biro, satu Sesi Intensif Percambahan Minda Biro-Biro KEPAK yang melibatkan Pengerusi, Setiausaha dan AJK Biro perlu di adakan dengan tujuan berikut : i. Memberi penerangan tentang objektif penubuhan. ii. iii. iv. Memilih Ahli Jawatankuasa Biro. Mendapatkan maklumbalas daripada AJK Biro tentang program. Membuat perancangan untuk program-program KEPAK bagi penggal 2015 / DISEDIAKAN OLEH PPTWP 4

5 4. JALINAN HUBUNGAN A. KUNJUNGAN HORMAT KE ATAS PEMIMPIN NEGARA KEPAK perlu mewujudkan hubungan sosial yang lebih erat dan dinamik di antara pemimpin, individu, organisasi dan masyarakat. KEPAK perlu menonjolkan diri dan menunjukkan keberadaan KEPAK di persada negara. KEPAK tidak lagi boleh bersendirian dan berperjuang untuk sesuatu matlamat tanpa diketahui oleh pimpinan negara. KEPAK perlu menampilkan diri dan menyerlahkan dirinya dengan yakin di hadapan dan di mata Pemimpin Negara. Dengan cara ini secara tidak langsung Pemimpin Negara akan mendapat maklumat dan pengetahuan yang lengkap dan tepat tentang fungsi dan peranan yang telah dan akan di mainkan KEPAK serta sumbangan Penolong Pegawai Tadbir di dalam sistem pentadbiran Kerajaan. KEPAK perlu mengadakan Kunjungan Hormat sebagai tanda perkenalan dengan Pemimpin Negara. Berikut adalah cadangan Kunjungan Hormat : i. Y.A.B. Dato Seri Dr Ahmad Zahid Hamidi Timbalan Perdana Menteri Malaysia ii. iii. iv. Y.B. Dato Seri Mustapha Mohamad Menteri Perdagangan Antarabangsa dan Industri Y.B. Dato Seri Hamzah Zainuddin Menteri Perdagangan Dalam Negeri dan Hal Ehwal Pengguna Y.B. Dato Ahmad Husni Hanadzlah Menteri Kewangan II DISEDIAKAN OLEH PPTWP 5

6 v. Y.B. Dato Seri Azalina Othman Menteri Di Jabatan Perdana Menteri vi. Y.B. Dato Razali Ibrahim Timbalan Menteri Di Jabatan Perdana Menteri B. KUNJUNGAN HORMAT KE ATAS PIMPINAN TERTINGGI PERKHIDMATAN AWAM Mewakili Penolong Pegawai Tadbir dan juga sebagai Penjawat Awam, KEPAK perlu mengadakan kunjungan hormat ke atas Pimpinan Tertinggi Perkhidmatan Awam. Kunjungan hormat ini bertujuan seperti berikut : i. Mewujudkan hubungan yang erat di antara KEPAK dengan Pimpinan Tertinggi. ii. iii. iv. Meningkatkan kerjasama di antara KEPAK dengan Pimpinan Tertinggi. Bertukar-tukar idea dan pendapat mengenai isu-isu semasa. Mendapatkan panduan dan nasihat daripada Pimpinan Tertinggi. v. Memahami aspirasi dan expectation Pimpinan Tertinggi. vi. Menerangkan mengenai aktiviti, pencapaian dan rancangan KEPAK kepada Pimpinan Tertinggi. DISEDIAKAN OLEH PPTWP 6

7 Cadangan kunjungan hormat adalah ke atas : i. Y.Bhg Tan Sri Dr Mohd Ali Hamsa Ketua Setiausaha Negara ii. iii. iv. YBhg Tan Sri Mohamad Zabidi Zainal Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam. YBhg Tan Sri Dr Mohd Irwan Serigar Ketua Setiausaha Perbendaharaan Y.Bhg Dato Azih Muda, Presiden CUEPACS. DISEDIAKAN OLEH PPTWP 7

8 5. KEWANGAN A. KEWANGAN KEPAK memerlukan sumber kewangan untuk mengerakkan aktiviti dan membiayai pelbagai kegiatannya pada masa yang akan datang. Pentadbiran KEPAK yang akan di uruskan secara sepenuh masa juga akan memerlukan belanja yang besar. Adalah perlu untuk KEPAK menyediakan satu rancangan untuk kegiatan ekonomi yang dapat menjana pendapatan yang seterusnya akan dapat di salurkan untuk tujuan Cadangan awal adalah menubuhkan sebuah syarikat enterprise yang akan menjalankan perniagaan dengan menggunakan konsep perkongsian keuntungan di mana sebahagian daripada keuntungannya dibahagikan kepada KEPAK dan sebahagian lagi di gunakan untuk menampung aktiviti. Modal awal perniagaan ini akan di sediakan oleh KEPAK. Pelaksanaan penubuhan dan perjalanan syarikat ini akan di perincikan lagi dan di bentangkan untuk perbincangan yang lebih mendalam. Kebanyakan pertubuhan NGO, pertubuhan politik, persatuan, kesatuan dan yayasan di peringkat Kebangsaan dan Negeri mempunyai anak syarikat bagi menjalankan perniagaan dan menjana pendapatan untuk membantu organisasi induk tersebut. DISEDIAKAN OLEH PPTWP 8

9 B. KOPERASI KEPAK KEPAK perlu membuka sebuah Koperasi bagi memberi peluang kepada Ahli-Ahlinya untuk melibatkan diri dengan lebih aktif di dalam bidang perniagaan yang terbuka luas. Selaras dengan hasrat Kerajaan untuk memastikan peluang ekonomi dinikmati oleh segenap lapisan masyarakat, maka penubuhan Koperasi ini di yakini akan memberi manfaat jangka panjang kepada Ahli-Ahli KEPAK. KEPAK perlu mengambil bahagian di dalam bidang perniagaan yang mampu memberikan pulangan yang lumayan. KOPERASI ini juga secara tidak langsung akan memberi peluang dan ruang kepada Ahli-Ahli KEPAK untuk mengekalkan hubungan selepas melalui tempoh persaraan. DISEDIAKAN OLEH PPTWP 9

10 6. BANGUNAN KEPAK A. BANGUNAN KEPAK KEPAK perlu menetapkan impian dan matlamat untuk memiliki bangunan sendiri dalam tempoh lima (5) tahun yang akan datang. Sebuah Jawatankuasa Tetap Bangunan KEPAK perlu di tubuhkan dan akan dipengerusikan oleh Presiden KEPAK. Jawatankuasa ini akan merangka tujuan, peraturan, pelan tindakan dan mekanisma program untuk mengumpul dana, cadangan tempat, prospek dan konsep bangunan. Bangunan KEPAK ini merupakan satu matlamat, harapan dan lambang kejayaan KEPAK. Satu Akaun Tabung Bangunan KEPAK akan di buka dengan sasaran kutipan berjumlah RM 800, untuk tempoh dua (2) tahun mulai 1 Ogos Julai DISEDIAKAN OLEH PPTWP 10

11 7. KERJASAMA DI DALAM PERKHIDMATAN AWAM A. JABATAN PERKHIDMATAN AWAM (JPA) KEPAK perlu membina hubungan yang lebih rapat dan strategik dengan Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA) dan menjadikannya sebagai rakan yang akrab. KEPAK boleh membantu dan melibatkan diri dengan menjadi rakan yang akrab dan aktif kepada JPA. Antara sumbangan dan khidmat yang boleh di berikan oleh KEPAK adalah seperti berikut : i. Mengemukakan satu usul / cadangan / syor / pandangan kepada JPA setiap empat (4) bulan berhubung dengan isu penambahbaikan perkhidmatan awam. ii. Membantu JPA dengan lebih aktif di dalam urusan penerangan dan persediaan kepada Penolong Pegawai Tadbir yang baru di lantik. B. AGENSI KERAJAAN / BADAN BERKANUN KEPAK perlu membina hubungan yang lebih erat dengan agensi kerajaan / badan berkanun. KEPAK boleh mendapat banyak manfaat melalui kerjasama dengan agensi kerajaan / badan berkanun ini. DISEDIAKAN OLEH PPTWP 11

12 8. PENGHARGAAN A. SEKALUNG BUDI Penolong Pegawai Tadbir merupakan aset penting kepada Kerajaan. Justeru itu, adalah perlu untuk KEPAK merakamkan penghargaan kepada Penolong Pegawai Tadbir dengan mengeluarkan Anugerah Sijil Cemerlang KEPAK (ASC) sebagai penghargaan dan pengiktirafan kepada anggota KEPAK yang telah menjalankan khidmat mereka dengan cemerlang pada setiap tahun. KEPAK Negeri boleh mencalonkan nama seorang Wakil daripada setiap negeri untuk menerima ASC ini. ASC ini akan di sampaikan semasa Persidangan Tahunan KEPAK yang diadakan setiap dua (2) tahun sekali. Penghargaan ini juga boleh di berikan kepada Penolong Pegawai Tadbir yang akan bersara. DISEDIAKAN OLEH PPTWP 12

13 9. MEDIA MASSA / MEDIA ELEKTRONIK A. SIARAN MEDIA Siaran media merupakan suatu saluran penting didalam menyampaikan berita, maklumat, tujuan, maksud, pandangan, ulasan, pendapat, pendirian atau hasrat serta memberi penjelasan berhubung sesuatu perkara. KEPAK perlu mengeluarkan siaran media pada kadar satu kenyataan setiap dua (2) bulan. Siaran media yang di keluarkan hendaklah sebagai ulasan, sokongan, pandangan atau huraian terhadap sesuatu isu. B. MEDIA SOSIAL KEPAK perlu lebih aktif dan membuka ruang untuk perhubungan yang lebih konstruktif di dalam menggunakan media sosial pada masa ini. KEPAK perlu menyediakan satu platform di dalam Twitter untuk tujuan hebahan dan perbincangan. DISEDIAKAN OLEH PPTWP 13

14 10. INOVASI A. HARI KEPAK KEPAK akan mengadakan Hari KEPAK bagi membolehkan ramai ahli untuk datang dan mendapatkan maklumat berkaitan KEPAK. Hari KEPAK ini akan di adakan pada setiap Sabtu pertama pada setiap bulan mulai April 2016 dan masa perjumpaan adalah mulai jam pagi hingga 3.00 petang. Pelaksanaan Hari KEPAK ini merupakan satu inovasi dan transformasi perkhidmatan dalaman yang paling penting yang telah dan akan di tawarkan oleh KEPAK kepada ahli-ahlinya. Dengan adanya Hari KEPAK ini, akan wujud perjumpaan yang lebih kerap di kalangan Ahli KEPAK. Ini secara tidak langsung akan membuka jalan kepada perhubungan yang lebih erat dan mewujudkan semangat bekerja yang lebih jitu untuk KEPAK. Perbincangan dan Mesyuarat Biro juga boleh di adakan pada hari tersebut. Penolong Pegawai Tadbir daripada Negeri-Negeri juga akan mendapat peluang untuk hadir ke Rumah KEPAK dan bertemu secara langsung dengan pimpinan KEPAK apabila mendapat tahu mengenai aktiviti Hari KEPAK ini. Presiden dan Ahli Jawatankuasa akan bertugas mengikut jadual semasa Hari KEPAK ini. Konsep Hari KEPAK ini bertujuan menghidupkan nama KEPAK dan membina semangat kekitaan atau kekepakan dikalangan ahli KEPAK. DISEDIAKAN OLEH PPTWP 14

15 11. GLOBAL A. HUBUNGAN LUAR NEGARA KEPAK boleh membina hubungan dengan organisasi perkhidmatan awam di luar negara. Perhubungan dalam bentuk win-win situation ini boleh meningkatkan lagi profile KEPAK dan membuka peluang untuk KEPAK meluaskan aktivitinya ke luar negara. Hubungan dengan organisasi awam di luar Negara merupakan satu inisiatif bagi meningkatkan hubungan di antara KEPAK dengan organisasi awam di peringkat antarabangsa. Skop untuk hubungan ini boleh di bahagikan sebagai permulaannya ke peringkat ASEAN, Asia dan lain-lain benua. Hubungan sosial ini boleh di manfaatkan dan di peluaskan untuk keuntungan jangka panjang KEPAK. 12. KEAHLIAN A. KEANGGOTAAN Pada masa ini, terdapat seramai 5,500 orang penjawat awam berjawatan Penolong Pegawai Tadbir (PPT) yang sedang berkhidmat di seluruh Malaysia. Sebagai sebuah organisasi di peringkat kebangsaan, KEPAK perlu memastikan penyertaan dan penglibatan kesemua anggota Penolong Pegawai Tadbir secara menyeluruh dan lebih aktif di dalam KEPAK. Bagi memastikan kecemerlangan dan kejayaan KEPAK pada masa hadapan, KEPAK perlu memantapkan organisasinya terutama daripada segi pengurusan organisasi, pentadbiran, keahlian, kebajikan, kewangan, ekonomi dan penganjuran aktiviti. DISEDIAKAN OLEH PPTWP 15

16 13. ORGANISASI A. KEPAK DI PERINGKAT KEBANGSAAN KEPAK beroperasi di peringkat kebangsaan dan Ahli-ahlinya berkhidmat di seluruh negara. Pentadbiran secara berpusat ini mempunyai kelebihan tersendiri dan juga kekurangan yang tertentu. B. KEPAK DI PERINGKAT NEGERI Di dalam mewujudkan perhubungan dengan Penolong Pegawai Tadbir di Negeri-negeri, KEPAK telah membuat pelantikan Pengerusi KEPAK di setiap negeri bagi memainkan peranan untuk mengerakkan pelbagai aktiviti di peringkat negeri. Walaubagaimanapun, peranan dan tanggungjawap Pengerusi dan Ahli Jawatankuasa KEPAK Negeri perlu di bantu oleh KEPAK. Satu mekanisma akan di sediakan bagi membantu KEPAK Negeri-Negeri. KEPAK Negeri memerlukan sumber kewangan untuk tujuan pentadbiran dan penganjuran aktiviti. Dalam hubungan ini, KEPAK perlu merancang untuk mengadakan program di peringkat negeri bersamasama dengan kepimpinan KEPAK Negeri. DISEDIAKAN OLEH PPTWP 16

17 14. SOSIAL DAN KEBAJIKAN A. SOSIAL Sebagai salah satu pertubuhan di peringkat kebangsaan, KEPAK perlu mempunyai identiti tersendiri di dalam bidang sosial dan riadah. KEPAK perlu meletakkan namanya sebagai salah satu pertubuhan yang terkenal dan akan diingati kerana sumbangannya di dalam bidang sosial dan kemasyarakatan. Bagi aktiviti sosial, aktivitinya yang terdekat adalah Majlis Doa Selamat di Surah Al Munawarrah, Presint 9. Ini secara tidak langsung akan mendekatkan KEPAK dengan masyarakat setempat. B. RIADAH Bagi aktiviti riadah, sebagai permulaan, KEPAK boleh bekerjasama dengan Persatuan Penolong Pegawai Tadbir Wisma Putra (PPTWP) untuk menganjurkan Pertandingan Golf Amal KEPAK Bersama YAB Timbalan Perdana Menteri Malaysia. Pertandingan Golf Amal ini boleh di jadikan acara tahunan tetap yang berprestij dan meletakkan KEPAK sebagai sebuah pertubuhan yang di segani suatu masa nanti. Hasil daripada penganjuran pertandingan ini juga akan dapat membantu menambahkan kewangan KEPAK. DISEDIAKAN OLEH PPTWP 17

18 C. HAL EHWAL WANITA Mewujudkan segmen khas untuk aktiviti bagi Ahli-Ahli Wanita KEPAK. D. KEBAJIKAN Aspek kebajikan merupakan satu usaha yang boleh di mainkan oleh KEPAK untuk membantu Ahli-Ahlinya. E. ALUMNI KEPAK perlu mewujudkan Alumni KEPAK bagi memberi peluang kepada Penolong Pegawai Tadbir yang telah bersara untuk mengadakan aktiviti. DISEDIAKAN OLEH PPTWP 18

19 15. PENILAIAN KEPAK perlu menyediakan satu platform untuk membolehkan Ahli- Ahlinya membuat penilaian dan mengemukakan cadangan bagi tujuan menambahbaik KEPAK. Penilaian ini boleh di buat setelah dua (2) tahun pelaksanaan Pelan Tindakan Strategik KEPAK ini dibuat. Penilaian ini perlu bagi melihat pandangan Ahli-Ahli KEPAK terhadap prestasi dan penyampaian KEPAK. 16. PENUTUP Penyediaan Pelan Tindakan Strategik KEPAK ini merupakan satu inisiatif yang komprehensif bagi menetapkan hala tuju yang berkesan dengan tujuan membina kemajuan dan kejayaan KEPAK pada masa yang akan datang. Pelan Tindakan Strategik KEPAK ini akan memastikan KEPAK dapat melaksanakan tugas dengan berkesan dan proaktif bagi membina keyakinan ahli terhadap organisasi. Kejayaan KEPAK akan mewujudkan semangat kekitaan yang kukuh dan meningkatkan kesedaran di kalangan Penolong Pegawai Tadbir untuk segera mendaftar sebagai ahli. Pelan Tindakan Strategik KEPAK merupakan satu rancangan jangka pendek yang akan di realisasikan dengan sokongan dan kerjasama daripada Jawatankuasa Kerja KEPAK serta Ahli-Ahli KEPAK. Pelaksanaan dan kejayaan Pelan Tindakan Strategik KEPAK ini bergantung sepenuhnya kepada komitmen dan kesungguhan setiap Ahli KEPAK. DISEDIAKAN OLEH PPTWP 19