BAB II KERANGKA TEORITIS

Transkripsi

1 BAB II KERANGKA TEORITIS.1 Peramalan Peramalan menurut Yamit (1999), merupakan alat bantu yang penting dalam perencanaan yang efektif dan efisien khususnya dalam bidang ekonomi. Dalam organisasi modern mengetahui keadaan yang akan datang tidak saja penting untuk melihat yang baik atau buruk tetapi juga bertujuan untuk melakukan persiapan peramalan. Perencana organisasi sangat memerlukan untuk mengetahui apakah keadaan dan kejadian yang akan datang berpengaruh terhadap organisasi. Oleh karena itu peramalan adalah pintu yang tepat untuk mengetahui keadaan yang akan datang. Peramalan adalah prediksi, proyeksi atau estimasi tingkat kejadian yang tidak pasti di masa yang akan datang (Yamit, 1999). Ketepatan secara mutlak dalam memprediksi peristiwa dan tingkat kegiatan yang akan datang adalah tidak mungkin dicapai, oleh karena itu ketika perusahaan tidak dapat melihat kejadian yang akan datang secara pasti, diperlukan waktu dan tenaga yang besar agar mereka dapat memiliki kekuatan untuk menarik kesimpulan terhadap kejadian yang akan datang. Kebanyakan organisasi tidak selalu menunggu pesanan datang untuk memulai kegiatan perencanaan fasilitas produksi, proses, peralatan, tenaga kerja dan kebutuhan bahan baku. Organisasi yang berhasil dalam mengantisipasi permintaan produk yang akan datang adalah yang mempunyai ketepatan dalam 5

2 menterjemahkan informasi ke dalam faktor input yang dibutuhkan dalam peramalan permintaan. Banyak faktor lingkungan yang mempengaruhi permintaan suatu organisasi yang menghasilkan barang atau jasa, namun tidak mungkin mengidentifikasi semua faktor dan menghitung kemungkinan pengaruhnya terhadap organisasi. Beberapa faktor umum lingkungan yang mempengaruhi peramalan, yaitu: a. Kondisi umum bisnis dan ekonomi b. Reaksi dan tindakan pesaing c. Tindakan pemerintah d. Kecenderungan pasar, yang dipengaruhi oleh: 1. Siklus kehidupan produk. Gaya dan mode 3. Perubahan permintaan konsumen e. Inovasi teknologi Assauri (1999) menyatakan bahwa Prakiraan atau peramalan merupakan seni dan ilmu dalam memprediksikan kejadian yang mungkin dihadapi pada masa yang akan datang.. Beberapa Metode Peramalan Banyak jenis metode peramalan yang tersedia untuk manajemen. Namun yang lebih penting bagi para praktisi adalah bagaimana memahami karakteristik suatu metode peramalan agar cocok bagi situasi pengambilan keputusan tertentu. Secara umum metode peramalan dapat diklasifikasikan dalam dua kategori utama, 6

3 yaitu metode kuantitatif dan metode kualitatif. Metode kuantitatif dapat dibagi ke dalam deret berkala atau runtut waktu (time series), indikator ekonomi dan model ekonometri. Sedangkan metode kualitatif dapat berupa pengumpulan pendapat yang dapat dibagi menjadi pengumpulan pendapat para ahli, survei pasar dan ada pula yang mengelompokkan dalam metode eksploratoris dan normatif. Metode kuantitatif sangat beragam dan setiap teknik memiliki sifat ketepatan dan biaya yang harus dipertimbangkan dalam memilih metode tertentu. Metode kuantitatif didasarkan atas prinsip-prinsip statistik yang memiliki tingkat ketepatan tinggi atau dapat meminimumkan kesalahan (error), lebih sistematis, dan lebih popular dalam penggunaannya. Makridakis, Wheelwright dan McGee (1999) menjelaskan bahwa pada umumnya peramalan kuantitatif dapat diterapkan bila terdapat tiga kondisi berikut: - Tersedia informasi tentang masa lalu - Informasi tersebut dapat dikuantitatifkan dalam bentuk data numerik - Diasumsikan bahwa beberapa pola masa lalu akan terus berlanjut. Peramalan dengan menggunakan metode deret waktu didasarkan pada pendugaan masa depan yang dilakukan berdasarkan nilai masa lalu dari suatu variabel dan atau kesalahan peramalan di masa lalu. Tujuan metode peramalan deret waktu seperti itu adalah menemukan pola dalam deret data historis dan mengekstrapolasikan pola dalam deret data tersebut ke masa depan. Menurut Makridakis, Wheelwright dan McGee (1999), langkah penting dalam memilih suatu metode deret waktu yang tepat adalah dengan mempertimbangkan jenis pola datanya. 7

4 Pola data dapat dibedakan menjadi empat, yaitu : a. Pola horisontal, terjadi bilamana data berfluktuasi di sekitar nilai rata-rata yang konstan atau stasioner terhadap nilai rata-ratanya. b. Pola musiman, terjadi bilamana suatu deret data dipengaruhi oleh faktor musiman (misalnya kuartal tahun tertentu, bulanan atau hari pada minggu tertentu) c. Pola siklis, terjadi bilamana datanya dipengaruhi oleh fluktuasi ekonomi jangka panjang seperti yang berhubungan dengan siklus bisnis atau ekonomi. d. Pola trend, terjadi bilamana terdapat kenaikan atau penurunan jangka panjang dalam data. Gambar.1 Jenis-Jenis Pola Data Jika terdapat deret data yang mencakup kombinasi dari pola-pola data tersebut, maka metode peramalan yang dapat membedakan setiap pola harus digunakan bila diinginkan adanya pemisahan komponen pola tersebut. Berikut ini 8

5 penjelasan perhitungan atau rumus dari tiga metode peramalan berdasarkan pergerakan garis trend. Menghitung nilai trend dapat dilakukan dengan beberapa metode, dalam tulisan ini akan disampaikan tiga metode yang paling sering digunakan yaitu : a. Metode kuadrat terkecil (least square method) Perhitungan nilai trend dengan metode ini juga biasa disebut dengan metode linier yang dilakukan dengan menggunakan persamaan: dimana: Y = a + b. t Y = data time series periode t t = waktu (hari, minggu, bulan, triwulan, tahun) a, b = bilangan konstan Nilai a dan b diperoleh dari: a = Y/n dan b = t.y / t b. Metode trend kuadratis (quadratic trend method) Menghitung nilai trend dengan metode ini dilakukan dengan menggunakan persamaan: Y = a + b.t + c.t dimana: Y = data time series periode t t = waktu (hari, minggu, bulan, triwulan, tahun) a, b, c = bilangan konstan Nilai a, b dan c diperoleh dari: 9

6 a = (( Y)( t.t )-( t.y)( t ))/n( t.t )-( t ) b = t.y/ t c = (n( t.y)-( t )( Y))/n( t.t )-( t ) c. Model Siklis (Musiman) Untuk pola data yang bersifat siklis atau musiman, persamaan garis yang mewakili dapat didekati dengan fungsi trigonometri, yaitu: Y' ( t) a ucos t vsin t...(1) n n Dimana n adalah jumlah periode peramalan Jumlah Kuadrat Kesalahan Terkecil didefinisikan sebagai (Makridakis, 1999): E n i 1 [ Y ( t) a u cos N t v sin N t)] Bentuk diskriminannya adalah sebagai berikut : k k k ' k cos sin N N t t 1 n cos N n t sin N n t Maka:.3 n Pemilihan Metode k Prakiraan n n k' 1 k cos t cos N N n n k sin t N t k k cos t N k sin t N n n sin N t k k cos t N k sin t N n n 1

7 Pada bagian ini akan dikemukakan suatu kerangka pemilihan metode-metode kualitatif, deret berkala dan kausalik. Kerangka tersebut sebagian besar berdasarkan penelitian oleh Wheelwright dan Clarke (1999), yang mengidentifikasikan faktor-faktor yang perlu diperhatikan oleh perusahaan dalam memilih metode prakiraan atau peramalan. Faktor-faktor terpenting adalah sebagai berikut : 1. Keahlian pemakai dan kecanggihan sistem. Metode prakiraan harus disesuaikan dengan pengetahuan dan keahlian si pemakai. Pada umumnya para manajer enggan menggunakan hasil suatu teknik yang tidak mereka kuasai. Faktor lain adalah status sistem peramalan cenderung berkembang kearah metode yang secara sistematis semakin canggih, bukan suatu langkah perubahan yang besar. Jadi metode yang dipilih jangan terlalu canggih bagi pemakai atau terlalu lanjut dibandingkan sistem peramalaan saat ini. Kadang-kadang model yang lebih sederhana lebih baik hasilnya, sehingga kecanggihan bukanlah tujuan utama.. Waktu dan sumber daya yang tersedia. Pemilihan metode peramalan akan bergantung pada waktu yang tersedia untuk mengumpulkan datadan mempersiapkan prakiraan atau peramalan. Ketersediaan waktu ini termasuk waktu untuk pemakai, prediktor dan pengumpul data. Persiapan untuk suatu peramalan yang rumit mungkin memerlukan waktu berbulan-bulan untuk pengumpulan data dan menghabiskan ribuan dolar. Untuk peramalan rutin yang dilakukan oleh 11

8 sistem komputerisasi, mungkin sangat sedikit biaya maupun waktu yang diperlukan. 3. Karakteristik pemakaian atau keputusan. Pemakaian, pada gilirannya sangat erat berkaitan dengan beberapa karakteristik seperti ketepatan, jangka waktu prakiraan, dan jumlah hal yang akan diprakirakan atau diramalkan. Sebagai contoh, keputusan mengenai sediaan dan penjadwalan memerlukan prakiraan jangka pendek dengan ketepatan tinggi untuk sejumlah besar barang. Metode deret berkala umumnya tepat untuk kebutuhan ini. Sebaliknya, keputusan yang menyangkut perencanaan proses dan fasilitas bersifat jangka panjang, mungkin kurang memerlukan ketepatan tinggi untuk perkiraan tunggal mengenai total permintaan. Metode kualitatif atau kausalik lebih sesuai untuk keputusan tersebut. Perencanaan agregat dan keputusan pelanggaran yang bersifat jangka menengah seringkali menggunakan metode deret berkala atau kausalik. 4. Ketersediaan data Pemilihan metode peramalan seringkali dibatasi oleh data yang tersedia. Model ekonometri mungkin membutuhkan data yang tidak mudah tersedia dalam waktu singkat, sehingga perlu memiliki metode lain. Metode deret waktu Box-jenkins memerlukan sekitar 6 butir data (5 tahun data bulanan). Kualitas data yang tersedia juga perlu dipertimbangkan. Data perlu diperiksa dari kemungkinan faktor atau butir yang tidak sesuai. 1

9 5. Pola data. Pola data akan mempengaruhi jenis metode prakiraan yang dipilih. Jika deret waktu berbentuk datar, dapat digunakan metode tingkat satu. Akan tetapi, apabila pola data menunjukkan kecendrungan (trend) atau musiman (seasonal), akan diperlukan metode yang lebih canggih. Pola data juga menentukan apakah metode deret waktu sudah cukup atau diperlukan suatau metode kausalik. Jika pola data tidak stabil, mungkin perlu dipilih suatu metode kualitatif. Jadi, pola data merupakan salah satu faktor penting yang mempengaruhi metode peramalan. Salah satu cara untuk menentukan pola data adalah dengan mengalurkan data dalam suatu grafik. Hal ini perlu selalu dilakukan sebagai langkah pertama da;am melakukan teknik peramalan. Hal lain yang berkenaan dengan pemilihan metode peramalan adalah perbedaan suai (fit) dan perkiraan (prediksi). Jika beberapa model yang berbeda diuji, seringkali dianggap bahwa model yang sangat tepat dengan data historis (kesalahan terkecil) juga merupakan model prediktif terbaik. Hal ini tidak benar. sebagai contoh, misalkan observasi terhadap permintaan dilakukan selama delapan periode waktu dan kita ingin mendapatkan model deret waktu terbaik untuk data yang diperoleh. Suatu model polinominal tingkat tujuh dapat dibentuk dengan sangat tepat melalui setiap titik dari kedelapan data masa lalu tersebut. Akan tetapi, model ini bukanlah prediktor terbaik untuk masa depan (Schroeder, 1997). Model prediktif terbaik adalah model yang menggambarkan deret waktu yang menjadi acuan, tetapi tidak memaksakan sesuai dengan data. Cara yang 13

10 tepat untuk menyesuaikan model-model yang dibuat berdasarkan data masa lampau adalah memisahkan model suai (fit) dengan model prediksi. Pertama kumpulan data dibagi ke dalam dua bagian. Beberapa model berdasarkan asumsi yang dapat diterima mengenai musiman (seasonality), kecendrungan (trend), dan siklus kemudian disesuaikan dengan kumpulan data pertama. Model-model ini digunakan untuk nilai prediksi bagi kumpulan data kedua, dan model dengan kesalahan terkecil pada kumpulan data kedua, merupakan model terbaik. Pendekatan ini menggunakan model suai (fit) untuk kumpulan data pertama dan model prediksi untuk kumpulan data kedua sebagai dasar pemilhan model. Akhirnya, suatu pertanyaan menarik mengenai pemilihan model adalah ketetapan peramalan kualitatif manusia dibandingkan dengan peramalan berdasarkan model kuantitatif. Ebert (1976) membandingkan manusia dengan model untuk bermacam pola permintaan berdasarkan deret berkala. Ia menemukan bahwa apabila data memiliki sejumlah besar ingar-acak (random noice) atau pola musiman non linear, model lebih baik dari prakiraan manusia dengan perhatian ditekankan (tingkat pertama) dengan nilai acak digunakan, prakiraaan manusia seringkali lebih baik dari model. Penelitian ini menunjukkan bahwa model kuantitatif tidak selalu menghasilkan prakiraan yang lebih baik ketimbang manusia (Schroeder, 1997)..4 Pengertian Persediaan Setiap perusahaan, apakah perusahaan itu bergerak dibidang manufaktur ataupun jasa selalu mengadakan persediaan. Tanpa adanya persediaan, para 14

11 pengusaha akan dihadapkan pada risiko bahwa perusahaannya pada suatu waktu tidak dapat memenuhi keinginan pelanggan yang memerlukan atau meminta barang atau jasa yang dihasilkan. Hal ini mungkin terjadi, karena tidak selamanya barang-barang atau jasa-jasa tersedia pada setiap saat, yang berarti pula bahwa pengusaha akan kehilangan kesempatan memperoleh keuntungan yang seharusnya ia dapatkan. Jadi persediaan sangat penting artinya untuk setiap perusahaan baik perusahaan yang menghasilkan suatu barang atau jasa. Persediaan ini diadakan apabila keuntungan yang diharapkan dari persediaan tersebut (terjadinya kelancaran usaha) hendaknya lebih besar daripada biaya-biaya yang ditimbulkannya. Pengertian persediaan menurut Assauri (1999) adalah suatu aktiva yang meliputi barang-barang milik perusahaan dengan maksud untuk dijual dalam suatu periode usaha yang normal, atau persediaan barang-barang yang masih dalam pengerjaan/proses produksi, ataupun persediaan bahan baku yang menunggu penggunaannya dalam suatu proses produksi. Jadi persediaan merupakan sejumlah bahan-bahan, parts yang disediakan dan bahan-bahan dalam proses yang terdapat dalam perusahaan untuk proses produksi, serta barang-barang jadi yang disediakan untuk memenuhi permintaan dari komponen atau langganan setiap waktu. Pada dasarnya persediaan mempermudah atau memperlancar jalannya operasi perusahaan untuk proses produksi, serta barang-barang jadi/produk yang disediakan untuk memenuhi permintaan dari komponen atau langganan setiap waktu. 15

12 Persediaan mempermudah atau memperlancar jalannya operasi perusahaan pabrik yang harus dilakukan secara berturut-turut untuk memproduksi bahanbahan serta selanjutnya menyampaikannya pada pelanggan atau konsumen. Persediaan yang diadakan mulai dari yang bentuk bahan mentah sampai dengan barang jadi antara lain berguna untuk dapat: - Menghilangkan risiko keterlambatan datangnya barang atau bahan-bahan yang dibutuhkan perusahaan. - Menghilangkan risiko dari material yang dipesan tidak baik sehingga harus dikembalikan. - Untuk menumpuk bahan-bahan yang dihasilkan secara musiman sehingga dapat digunakan bila bahan itu tidak ada dalam pasaran. - Mempertahankan stabilitas operasi perusahaan atau menjamin kelancaran arus produksi. - Mencapai penggunaan mesin yang optimal. - Memberikan pelayanan (service) kepada pelanggan dengan sebaik-baiknya dimana keinginan pelanggan pada suatu waktu dapat dipenuhi atau memberikan jaminan tetap tersedianya barang jadi tersebut. Ada beberapa pengertian persediaan yang lain seperti dinyatakan oleh Miswanto dan Widodo (1998), yaitu persediaan adalah salah satu kekayaan yang meliputi barang-barang milik perusahaan dengan maksud untuk dijual atau sediaan barang-barang yang masih dalam pengerjaan/proses produksi atau operasi, ataupun sediaan bahan baku yang menunggu untuk digunakan dalam suatu proses produksi atau operasi. Sedangkan menurut Rangkuti (1998) merupakan sejumlah bahan-bahan, bagian-bagian yang disediakan dan bahan-bahan dalam proses yang 16

13 terdapat dalam perusahaan untuk proses produksi, serta barang-barang jadi/produk yang disediakan untuk memenuhi permintaan dari konsumen atau langganan. Dengan demikian jelaslah bahwa adanya persediaan dapat mempermudah atau memperlancar jalannya operasi perusahaan pabrik, yang harus dilakukan secara berturut-turut untuk memproduksi barang-barang, serta selanjutnya menyampaikannya kepada para langganan atau konsumen..5 Jenis-Jenis Persediaan Menurut Assauri (1999), jenis-jenis persediaan berdasarkan fungsinya adalah: a. Batch Stock/Lot Size Inventory Yaitu persediaan yang diadakan karena kita membeli atau membuat bahanbahan/barang-barang dalam jumlah yang lebih besar daripada jumlah yang dibutuhkan pada saat itu. Persediaan ini timbul dimana bahan/barang yang dibeli, dikerjakan/dibuat atau diangkut dalam jumlah yang besar, sehingga barang-barang diperoleh lebih banyak dan cepat daripada penggunaan atau pengeluarannya, dan untuk sementara tercipta suatu persediaan. Perlu kita ketahui bahwa adalah relatif lebih menguntungkan apabila kita melakukan pembelian dalam jumlah yang besar, karena kemungkinan untuk mendapatkan potongan harga pembelian, biaya pengangkutan yang lebih murah per unitnya dan penghematan dalam biaya-biaya lainnya yang mungkin diperoleh. b. Fluctuation Stock Persediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi permintaan konsumen yang tidak dapat diramalkan. Dalam hal ini perusahaan 17

14 mengadakan persediaan untuk dapat memenuhi permintaan konsumen, apabila tingkat permintaan menunjukkan kedaan yang tidak beraturan atau tidak tetap dan fluktuasi permintaan tidak dapat diramalkan lebih dahulu. Jadi apabila terdapat fluktuasi permintaan yang sangat besar, maka persediaan ini dibutuhkan sangat besar pula untuk menjaga kemungkinan naik turunnya permintaan tersebut. c. Anticipation Stock Persediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi permintaan yang dapat diramalkan, berdasarkan pola musiman yang terdapat dalam satu tahun dan untuk menghadapi penggunaan atau penjualan atau permintaan yang meningkat. Di samping itu anticipation stock dimaksudkan pula untuk menjaga kemungkinan sukarnya diperoleh bahan-bahan sehingga tidak mengganggu jalannya produksi atau menghindari kemacetan produksi. Menurut Assauri (1999), jenis-jenis persediaan fisik adalah: 1. Persediaan bahan-bahan (Raw Materials Stock) Yaitu persediaan dari barang-barang berwujud yang digunakan dalam proses produksi, barang dimana dapat diperoleh dari sumber-smber alam ataupun dibeli dari supplier atau perusahaan yang menghasilkan bahan baku bagi perusahaan pabrik yang menggunakannya. Bahan baku diperlukan oleh pabrik untuk diolah, yang setelah melalui beberapa proses diharapkan menjadi barang jadi.. Persediaan bagian produk atau parts yang dibeli (purchased parts/components stock) 18

15 Yaitu persediaan barang-barang yang terdiri dari parts yang diterima dari perusahaan lain, yang dapat secara langsung diassembling dengan parts lain, tanpa melalui proses produksi sebelumnya. Jadi bentuk barang yang merupakan parts ini tidak mengalami perubahan dalam operasi. 3. Persediaan bahan-bahan pembantu atau barang-barang perlengkapan (supplies stock) Yaitu persediaan barang-barang atau bahan-bahan yang diperlukan dalam proses produksi untuk membantu berhasilnya produksi atau yang dipergunakan dalam bekerjanya suatu perusahaan, tetapi tidak merupakan bagian atau komponen dari barang jadi. 4. Persediaan barang setengah jadi atau barang dalam proses (work in process/progress stock) Yaitu persediaan barang-barang yang keluar dari tiap-tiap bagian dalam satu pabrik atau bahan-bahan yang telah diolah menjadi suatu bentuk, tetapi lebih perlu diproses kembali untuk kemudian menjadi barang jadi. Tetapi mungkin saja barang setengah jadi bagi suatu pabrik, merupakan barang jadi bagi pabrik lain karena proses produksinya memang hanya sampai di situ saja. Mungkin pula barang setengah jadi itu merupakan bahan baku bagi perusahaan lainnya yang akan memprosesnya menjadi barang jadi. 5. Persediaan barang jadi (finished goods) yaitu persediaan barang-barang yang telah selesai diproses atau diolah dalam pabrik dan siap untuk dijual kepada pelanggan atau perusahaan lain. Jadi barang jadi ini adalah merupakan produk selesai dan telah siap untuk dijual. Biaya-biaya yang 19

16 meliputi pembuatan produk selesai terdiri dari biaya bahan baku, upah buruh langsung, serta biaya overhead yang berhubungan dengan produk tersebut. Yamit (1999), menunjukkan pula beberapa tipe persediaan yaitu: - Persediaan alat-alat kantor adalah persediaan yang diperlukan dalam menjalankan fungsi organisasi dan tidak menjadi bagian dari produk akhir. - Persediaan bahan baku adalah item yang dibeli dari para supplier untuk digunakan sebagai input dalam proses produksi. Bahan baku ini akan ditransformasikan menjadi barang akhir. - Persediaan barang dalam proses adalah bagian dari produk akhir tetapi masih dalam proses pengerjaan, karena masih menunggu item yang lain untuk diproses. - Persediaan barang jadi adalah persediaan produk akhir yang siap untuk dijual, didistribusikan atau disimpan..6 Fungsi Persediaan Persediaan timbul disebabkan oleh tidak sinkronnya permintaan dengan penyediaan dan waktu yang digunakan untuk memproses bahan baku. Oleh karena itu ada beberapa yang mempunyai fungsi persediaan (Yamit, 1999): - Faktor waktu menyangkut lamanya proses produksi dan distribusi sebelum barang jadi sampai kepada konsumen. Waktu diperlukan untuk membuat skedul produksi, memotong bahan baku, pengiriman barang jadi ke pedagang besar atau konsumen. Persediaan dilakukan untuk memenuhi kebutuhan selama waktu tunggu.

17 - Faktor ketidakpastian waktu datang dari supplier menyebabkan perusahaan memerlukan persediaan, agar tidak menghambat proses produksi maupun keterlambatan pengiriman kepada konsumen. Persediaan bahan baku terikat pada supplier, persediaan barang dalam proses terikat pada departemen produksi, dan persediaan barang jadi terikat pada konsumen. Ketidakpastian waktu datang mengharuskan perusahaan membuat skedul operasi lebih teliti pada setiap level. - Faktor ketidakpastian penggunaan dari dalam perusahaan disebabkan oleh kesalahan dalam peramalan permintaan, kerusakan mesin, keterlambatan operasi, bahan cacat, dan berbagai kondisi lainnya. - Faktor ekonomis adalah adanya keinginan perusahaan untuk mendapatkan alternatif biaya rendah dalam memproduksi atau membeli item dengan menentukan jumlah yang paling ekonomis. Faktor-faktor yang mempengaruhi persediaan bahan baku ini ada beberapa macam. Dalam hal ini faktor-faktor tersebut akan saling berkaitan, sehingga secara bersama-sama akan mempengaruhi persediaan bahan baku. Adapun faktorfaktor yang dimaksud adalah (Ahyari, 199): - Perkiraan pemakaian Sebelum kegiatan pembelian bahan baku dilaksanakan maka manajemen harus dapat membuat perkiraan bahan baku yang akan dipergunakan di dalam proses produksi pada suatu periode. Perkiraan kebutuhan bahan baku ini merupakan perkiraan tentang berapa besar/jumlahnya bahan baku yang akan dipergunakan oleh perusahaan untuk keperluan proses produksi pada periode yang akan datang. 1

18 - Harga dari bahan Harga daripada bahan baku yang akan dibeli menjadi salah satu faktor penentu juga dalam kebijaksanaan persediaan bahan. Harga bahan baku ini merupakan dasar penyusunan perhitungan berapa besar dana perusahaan yang harus disediakan untuk investasi dalam persediaan bahan baku ini. - Biaya- biaya persediaan Biaya-biaya untuk menyelenggarakan persediaan bahan baku ini sudah selayaknya diperhitungkan juga di dalam penentuan besarnya persediaan bahan baku. Di dalam perhitungan biaya persediaan ini dikenal adanya dua tipe biaya, yaitu biaya-biaya yang semakin besar dengan semakin besarnya rata-rata persediaan, serta biaya yang justru semakin kecil dengan besarnya rata-rata persediaan. - Kebijaksanaan pembelanjaan. Seberapa besar persediaan bahan baku akan mendapatkan dana dari perusahaan akan tergantung kepada kebijaksanaan pembelanjaan dari dalam perusahaan tersebut. Apakah perusahaan akan memberikan fasilitas yang pertama, kedua atau justru yang terakhir untuk dana bagi persediaan bahan baku ini. Di samping itu juga dilihat apakah dana yang disediakan tersebut cukup untuk pembayaran semua bahan yang diperlukan perusahaan, ataukah hanya sebagian saja. - Pemakaian senyatanya. Pemakaian bahan baku senyatanya dari periode-periode yang lalu (actual demand) merupakan salah satu faktor yang perlu diperhatikan. Seberapa besar penyerapan bahan baku oleh proses produksi perusahaan serta

19 bagaimana hubungannya dengan perkiraan pemakaian yang sudah disusun harus senantiasa dianalisa. Dengan demikian maka akan dapat disusun perkiraan kebutuhan bahan baku mendekati kenyataan. - Waktu tunggu Waktu tunggu (lead time) adalah merupakan tenggang waktu yang diperlukan pada saat pemesanan bahan baku sampai datangnya bahan baku itu sendiri. Waktu tunggu ini sangat perlu untuk diperhatikan oleh karena hal ini sangat perlu untuk diperhatikan karena erat hubungannya dengan penentuan saat pemasaran kembali (reorder). Dengan diketahuinya waktu tunggu yang tepat maka perusahaan akan dapat membeli pada saat yang tepat pula, sehingga resiko penumpukan persediaan atau kekurangan persediaan dapat ditekan seminimal mungkin..7 Macam-macam Biaya dalam Persediaan Biaya persediaan merupakan keseluruhan biaya operasi atas sistem persediaan Berbagai biaya dalam persediaan menurut Yamit (1999) adalah: - Biaya pembelian yaitu harga per unit apabila item dibeli dari pihak luar, atau biaya produksi per unit apabila diproduksi dalam perusahaan. Untuk pembelian item dari luar, biaya per unit adalah harga beli ditambah biaya pengangkutan. Sedangkan untuk item yang diproduksi di dalam perusahaan, biaya per unit adalah termasuk biaya tenaga kerja, bahan baku dan biaya overhead pabrik. - Biaya pemesanan yaitu biaya yang berasal dari pembelian pesanan dari supplier atau biaya persiapan apabila item diproduksi di dalam perusahaan. 3

20 Biaya pemesanan dapat berupa: biaya membuat daftar permintaan, menganalisis supplier, membuat pesanan pembelian penerimaan bahan, inspeksi bahan, dan pelaksanaan proses transaksi. Sedangkan biaya persiapan dapat berupa biaya yang dikeluarkan akibat perubahan proses produksi, pembuatan jadwal kerja, persiapan sebelum produksi, dan pengecekan kualitas. - Biaya simpan yaitu biaya yang dikeluarkan atas investasi dalam persediaan dan pemeliharaan maupun investasi sarana fisik untuk menyimpan persediaan. Biaya simpan dapat berupa: biaya modal, pajak, asuransi, pemindahan persediaan, keusangan dan semua biaya yang dikeluarkan untuk memelihara persediaan. - Biaya kekurangan persediaan yaitu konsekuensi ekonomis atas kekurangan dari luar maupun dari dalam perusahaan. Kekuarangan dari luar terjadi apabila pesanan konsumen tidak dapat dipenuhi. Sedangkan kekurangan dari dalam terjadi apabila departemen tidak dapat memenuhi kebutuhan departemen lain. Biaya kekurangan persediaan dapat berupa biaya backorder, biaya kehilangan kesempatan penjualan, dan biaya kehilangan kesempatan menerima keuntungan. Biaya kekurangan dari dalam dapat berupa penundaan pengiriman maupun idle kapasitas..8 Pengertian Pengendalian Persediaan Kegiatan pengendalian persediaan tidak terbatas pada perencanaan tingkat dan susunan persediaan, tetapi juga pada pengaturan dan pengendalian atas pelaksanaan pengadaan bahan-bahan scheduling (penjadualan) untuk pemesanan, 4

21 pengaturan penyimpanan dan lain-lain. Sangatlah penting bagi setiap perusahaan untuk mengadakan pengendalian persediaan, karena ini dapat membantu tercapainya tingkat efisiensi penggunaan dana dalam persediaan. Tetapi, hal ini bukan berarti dapat menghapus sama sekali risiko yang timbul akibat adanya sediaan yang terlalu besar atau terlalu kecil, melainkan pengendalian persediaan dapat membantu mengurangi terjadinya risiko seminimal mungkin. Pengendalian persediaan adalah penentuan suatu kebijakan pemesanan dalam antrian, kapan bahan itu dipesan dan berapa banyak bahan yang dipesan secara optimal untuk dapat memenuhi permintaan para pelanggan, atau dengan kata lain pengendalian persediaan adalah suatu usaha atau kegiatan untuk menentukan tingkat optimal dengan biaya persediaan yang minimum sehingga perusahaan dapat berjalan lancar. Adapun kegiatan-kegiatan pengendalian persediaan yang efektif menurut Miswanto dan Widodo (1999) adalah: 1. Memperoleh bahan-bahan, yaitu menetapkan prosedur untuk memperoleh suatu supply yang cukup dari bahan-bahan yang dibutuhkan baik kuantitas maupun kualitas.. Menyimpan dan memelihara bahan-bahan dalam persediaan, yaitu mengadakan suatu sistem penyimpanan untuk memelihara dan melindungi bahan-bahan yang telah dimasukkan ke dalam persediaan. 3. Pengeluaran bahan-bahan, yaitu menetapkan suatu pengaturan atas pengeluaran dan penyampaian bahan-bahan yang tepat pada saat, serta tempat dimana dibutuhkan. 4. Meminimalisasi investasi dalam bentuk bahan atau barang (mempertahankan persediaan dalam jumlah yang optimum setiap waktu) 5

22 Tujuan pengendalian persediaan menurut Miswanto danwidodo (1999) adalah: 1. Menjaga jangan sampai perusahaan kehabisan persediaan sehingga dapat mengakibatkan terhentinya kegiatan produksi.. Menjaga agar supaya pembentukan persediaan oleh perusahaan tidak terlalau besar atau berlebih-lebihan, sehingga biaya-biaya yang timbul dari persediaan tidak terlalu besar. 3. Menjaga agar pembelian secara kecil-kecilan dapat dihindari karena inni akan berakibat biaya pemesanan menjadi besar..9 Metode EOQ (Economic Order Quantity) Menurut Riyanto (1997) adalah: Economic Order Quantity adalah jumlah kuantitas barang yang dapat diperoleh dengan biaya yang minimal, atau sering dikatakan sebagai jumlah pembelian yang optimal. Dalam menentukan besarnya jumlah pembelian yang optimal ini kita hanya memperhatikan biaya variabel dari penyediaan persediaan tersebut, baik biaya variabel yang sifat perubahannya searah dengan perubahan jumlah persediaan yang dibeli/disimpan maupun biaya variabel yang sifat perubahannya berlawanan dengan perubahan jumlah inventory tersebuut. Biaya variabel dari inventory pada prinsipnya dapat digolongkan dalam: 1. Biaya-biaya yang berubah-ubah sesuai dengan frekuensi pesanan, yang kini sering dinamakan procurement costs atau set-up costs. Misal, biaya pengiriman pesanan, biaya penerimaan barang yang dipesan dan sebagainya. 6

23 . Biaya-biaya yang berubah-ubah sesuai dengan besarnya average inventory yang sering disebut carrying costs. Misal, biaya penggunaan/sewa gudang, biaya asuransi, biaya pemeliharaan material, dan sebagainya. Cara untuk menentukan besarnya EOQ Besarnya EOQ dapat ditentukan dengan berbagai cara, dan antara lain yang banyak digunakan ialah dengan penggunaan rumus sebagai berikut: EOQ = xrxs PxI Dimana, R = Jumlah (dalam unit) yang dibutuhkan selama satu periode tertentu, misalnya 1 tahun. S P I = Biaya pesanan setiap kali pesan. = Harga Pembelian. = Biaya penyimpanan dan pemeliharaan di gudang dinyatakan dalam persentase dari nilai rata-rata dalam rupiah dari persediaan. Metode EOQ dapat dilakukan dengan menggunakan asumsi sebagai berikut: 1. Kebutuhan bahan baku dapat ditentukan, relatif tetap, dan terus-menerus.. Tenggang waktu pemesanan dapat ditentukan dan relatif tetap. 3. Tidak diperkenankan adanya kekurangan persediaan artinya setelah kebutuhan dan tenggang waktu dapat ditentukan secara pasti berarti kekurangan persediaan dapat dihindari. 4. Pemesanan datang sekaligus dan akan menambah persediaan. 7

24 5. Struktur biaya tidak berubah: biaya pemesanan atau persiapan sama tanpa memperhatikan jumlah yang dipesan, biaya simpan adalah berdasarkan fungsi linier terhadap rata-rata persediaan, dan harga beli atau biaya pembelian per unit adalah konstan (tidak ada potongan) 6. Kapasitas gudang dan madal cukup untuk menampung dan membeli pesanan. 7. Pembelian adalah satu jenis item. Meskipun terdapat berbagai macam asumsi yang harus dipenuhi dalam model EOQ, bagaimanapun juga EOQ adalah model manajemen persediaan yang dapat meminimumkan total biaya..1 Reorder Point Reorder point adalah saat atau titik dimana harus diadakan pesanan lagi sedemikian rupa sehingga kedatangan atau penerimaan material yang dipesan itu adalah tepat pada waktu dimana persediaan di atas safety stock. a. Jika tidak ada safety stock ROP = (Lead Time x kebutuhan / hari) b. Jika ada safety stock ROP = (Lead Time x kebutuhan / hari) + safety stock. Lead Time adalah waktu dimana meliputi saat dimulainya pelaksanaan usaha-usaha yang diperlukan untuk memesan barang, sampai barang/material tersebut diterima dan ditempatkan dalam gudang perusahaan (Riyanto, 1997). 8