BAB 3 ANALISIS SISTEM

Transkripsi

1 BAB 3 ANALISIS SISTEM 3.1 Analisis Sistem yang Berjalan Riwayat Perusahaan Dengan berpedoman kepada pengalaman serta sukses yang telah dicapai oleh -Y.A.I dalam mengelola pendidikan, serta atas desakan terus menerus dari Alumni Akademi Akuntansi Y.A.I yang menginginkan kelanjutan studi sampai Strata 1 (S-1) tanpa meninggalkan kampus tercinta, mendorong Y.A.I untuk mendirikan Universitas Persada Indonesia Y.A.I disingkat UPI Y.A.I. Tepatnya pada tanggal 20 mei 1985 melalui Surat Keputusan Ketua Y.A.I No.SK: 05/SK/YAI/V/1985 yang dikukuhkan dengan akte notaris Ny.Yetty Taher SH, tanggal 14 Februari Universitas ini menyelenggarakan program Diploma III, Diploma II dan Diploma I, program pendidikan Strata-1 (S-1), program pendidikan Strata 2 (S-2) dan program Strata 3 (S-3) Visi dan Misi Perusahaan Visi Perusahaan Visi dari LPT-Y.A.I adalah yaitu: Menjadi lembaga pendidikan tinggi unggulan yang melaksanakan Tri Dharma perguruan tinggi. 26

2 27 Mampu menghasilkan alumni-alumni yang bermutu tinggi, berbudi luhur serta bersikap mental yang profesional, berwawasan global. Menumbuh kembangkan ilmu pengetahuan dan teknologi. Memberikan sumbangan ilmu pengetahuan tersebut bagi kepentingan kemajuan bangsa dan Negara Misi Perusahaan Misi dari LPT Y.A.I adalah menyelenggarakan program-program pendidikan tinggi melalui fakultas-fakultas dan program-program studi yang dimiliki dalam bentuk: a) Kegiatan transfer ilmu pengetahuan dan teknologi kepada mahasiswa dalam rangka membentuk sumber daya manusia yang berkualitas, berbudi luhur dan bersikap profesional serta berwawasan global. b) Kegiatan pengkajian dan pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi melalui penelitian-penelitian ilmiah. c) Kegiatan-kegiatan nyata dan langsung yang dapat meningkatkan kesejahteraan masyarakat, bangsa dan negara.

3 Struktur Organisasi UPI Y.A.I Gambar 3.1 Struktur Organisasi ( ) Tugas dan Wewenang Rektor Rektor UPI Y.A.I adalah pimpinan utama universitas yang bertanggungjawab kepada Yayasan Pendidikan Administrasi Indonesia. Selaku Pimpinan UPI Y.A.I Rektor bertugas : 1. Yayasan Pendidikan Administrasi Indonesia sesuai dengan tugas pokok yang telah digariskan oleh Yayasan Pendidikan Administrasi Indonesia dan membina aktivitas akademika agar berdaya guna dan berhasil guna. 2. Menentukan kebijaksanaan pelaksanaan penyelenggaraan pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian pada masyarakat di lingkungan Yayasan

4 29 Pendidikan Administrasi Indonesia yang secara fungsional menjadi tanggung jawabnya sesuai dengan kebijaksanaan umum pemerintahan. 3. Membina dan melaksanakan kerjasama dengan instansi, badan swasta dan masyarakat untuk memecahkan persoalan yang timbul terutama yang menyangkut tanggung jawabnya Senat UPI Y.A.I Senat UPI Y.A.I diketuai oleh Rektor, merupakan badan normatif dan perwakilan tertinggi di lingkungan UPI Y.A.I dan mempunyai tugas pokok dan wewenang untuk: 1. Merumuskan kebijaksanaan dasar yang menjadi pedoman bagi pimpinan UPI Y.A.I dalam melaksanakan tugas-tugas kepemimpinannya. 2. Merumuskan kebijaksanaan berkenaan dengan upaya pengembangan UPI Y.A.I serta satuan-satuan yang merupakan bagiannya. 3. Mengkaji, menyempurnakan dan kemudian menyetujui Rencana Angggaran Pendapatan dan Belanja UPI Y.A.I yang diajukan oleh pimpinan UPI Y.A.I sebelum rencana anggaran yang bersangkutan disampaikan kepada Dirjen Pendidikan Tinggi Departemen Pendidikan dan Kebudayaan.

5 30 4. Merumuskan dan secara berkala meninjau kembali peraturanperaturan pelaksanaan kebcbasan akademik, kebebasan mimbar akademik dan otonomi keilmuan di lingkungan UPI Y.A.I. 5. Merumuskan kebijakan berkenaan dengan penilaian kegiatan akademik dan profesional para dosen, peneliti, dan mahasiswa. 6. Merumuskan norma dan tolok ukur serta menilai penyelenggaraan program - program Pendidikan Tinggi, proyek-proyek penelitian dan upaya-upaya pembinaan kepada masyarakat. 7. Mempertimbangkan usul dari suatu Fakultas untuk membuka atau menutup suatu jurusan, program studi, laboratorium atau studio sebelum usul diteruskan oleh Rektor ke Direktur Jenderal Pendidikan Tinggi untuk memperoleh persetujuan. 8. Menilai pertanggungjawaban pimpinan berkenaan dengan pelaksanaan kebijaksanaan yang dilaksanakan dalam tahun akadernik yang telah berakhir pada setiap permulaan tahun akadernik. 9. Memberi pertimbangan kepada Menteri berkenaan dengan caloncalon yang diusulkan untuk diangkat menjadi Rektor dan dosen-dosen yang dicalonkan sebagai pemangku jabatan akademik di atas Rektor. (Rektor Kepala; Guru Besar). 10. Merumuskan pedoman yang digunakan untuk menilai kegiatankegiatan dosen, peneliti, tenaga administrasi, mahasiswa, dan anggota masyarakat yang dianggap perlu diberikan penghargaan, tata cara pemberian penghargaan - penghargaan yang bersangkutan.

6 Mempertimbangkan usul pemberian gelar doktor kehormatan yang diajukan kepada senat dan bilamana dapat menyetujui usul yang bersangkutan meresmikan pemberian gelar tersebut. 12. Menangani kasus-kasus pelanggaran etika akademik seperti melakukan plagiat dan pelanggaran aturan-aturan lain yang dapat mencemarkan nama baik UPI Y.A.I yang dilakukan oleh dosen. 13. Menyelenggarakan upacara pengenalan Guru Besar. 14. Menyelenggarakan ujian promotor. 15. Menyelenggarakan upacara Wisuda dan peringatan hari jadi UPI Y.A.I Dewan Penyantun Dewan Penyantun sebagai kelengkapan UPI Y.A.I, anggotanya terdiri dari beberapa tokoh masyarakat dari bidang ilmu pengetahuan, pemerintahan, pendidikan, dan usaha. Tugas dan tanggung jawab Dewan Penyantun adalah untuk ikut mengasuh dan membantu memecahkan permasalahan yang dihadapi UPI Y.A.I, terutama yang berhubungan dengan upaya memperoleh dukungan dan bantuan masyarakat demi kemajuan dan pengembangannya Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan (BAAK) Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan bertugas memberikan pelayanan teknis dan administrasi di bidang akademik dan kemahasiswaan di lingkungan UPI Y.A.I.

7 32 1. Biro Administasi Akademik dan Kemahasiswaan berfungsi : Melaksanakan penyusunan program rutin dan pendataan, statistik perkembangan mahasiswa serta administrasi di bidang kerjasama. Melaksanakan administrasi akademik dan administrasi kemahasiswaan. 2. Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan terdiri dari : Bagian Registrasi Bagian Akademik 3. Bagian Registrasi mempunyai tugas melaksanakan penyusunan program rutin dan pembangunan serta pendataan. Untuk menyelenggarakan tugas tersebut di atas, bagian registrasi mempunyai fungsi : Melaksanakan program penyusunan rutin dan pembangunan, evaluasi pelaksanaan program dan penyusunan program. Melaksanakan monitoring terhadap kegiatan perkuliahan sebagai bahan masukan. 4. Bagian Akademik mempunyai tugas melaksanakan penyusunan program rutin di bidang pendidikan, pengajaran dan kemahasiswaan. Untuk menyelenggarakan tugas tersebut di atas, bagian akademik mempunyai tugas :

8 33 Menghimpun, mengolah dan menganalisa serta menyajikan data/informasi di bidang penelitian dan pengabdian pada masyarakat serta laporan semester. Merencakan kegiatan mahasiswa yang bersifat intra dan pendataan alumni. Menyimpan dan menyebarluaskan peraturan dan perundang undangan di bidang pendidikan dan pengajaran serta kemahasiswaan Biro Administrasi Umum Keuangan (BAUK) Biro Administrasi Umum mempunyai tugas memberikan pelayanan di bidang administrasi umum di lingkungan UPI Y.A.I. 1. Biro Administrasi Umum berfungsi : Melaksanakan urusan tata usaha, rumah tangga, dan perlengkapan. Melaksanakan urusan kepegawaian dan keuangan 2. Biro Administrasi Umum terdiri dari : Bagian Umum dan Perlengkapan Bagian Kepegawaian dan Keuangan

9 34 3. Bagian Umum dan Perlengkapan mempunyai tugas melaksanakan urusan umum dan perlengkapan. Untuk menyelenggarakan tugas terrsebut, bagian umum dan perlengkapan mempunyai fungsi : Melaksanakan urusan tata usaha. Melaksanakan urusan rumah tangga dan perlengkapan serta administrasi urusan hubungan masyarakat 4. Bagian Kepegawaian dan Keuangan mempunyai tugas melaksanakan urusan kepegawaian dan keuangan. Untuk menyelenggarakan tugas tersebut di atas, bagian kepegawaian dan keuangan mempunyai fungsi Melakukan urusan kepegawaian Melakukan urusan keuangan LPPM (Lembaga Penelitian dan Pengabdian Masyarakat) Balai Penelitian dan Pengabdian Masyarakat adalah pelaksana pembinaan dan pengembangan ilmu pengetahuan, teknologi dan seni, serta pengabdian pada masyarakat dengan berpedoman pada ketentuan yang ditetapkan oleh pimpinan UPI Y.A.I. 1. Balai Penelitian dan Pengabdian Masyarakat bertugas : Melakukan penelitian ilmiah murni, teknologi dan seni. Melakukan penelitian ilmu pengetahuan dan seni untuk menunjang pembangunan.

10 35 Melakukan penelitian untuk pendidikan dan pengembangan institusi universitas. Melakukan penelitian ilmu pengetahuan, teknologi dan seni serta penelitian untuk pengembangan konsepsi pembangunan nasional, wilayah atau melalui kerjasama antar perguruan tinggi dan badan lainnya di dalam maupun di luar negeri. 2. Dalam rangka menyelenggarakan tugasnya, balai penelitian dan pengabdian masyarakat mempunyai fungsi : Mengamalkan ilmu pengetahuan, teknologi dan seni. Meningkatkan relevansi program UPI Y.A.I. Membantu masyarakat dalam melaksanakan pembangunan. Melaksanakan pengembangan pola pembangunan wilayah/daerah melalui kerjasama antar perguruan tinggi dan badan lainnya di luar dan di dalam negeri. Melakukan urusan tata usaha balai UPT (Unit Pelaksana Teknis) Unit pelaksana teknis adalah unsur penunjang pelaksana teknis di bidang praktek pengalaman lapangan yang mempunyai tugas dan wewenang :

11 36 Tugas : UPT mempunyai tugas memeberi layanan bahan pustaka untuk keperluan pendidikan, penelitian dan pengabdian masyarakat. UPT mengadakan pembinaan pada unit perpustakaan di lingkungan universitas UPI Y.A.I Menyiapkan rancangan dan pengolahan data elektronik. Menghimpun data akademik dan kemahasiswaan untuk kepentingan evaluasi program studi, akreditasi program studi, laporan laporan dan perencanaan. Wewenang : Menyediakan dan mengolah bahan pustaka. Memberikan layanan dan pendayagunaan bahan pustakan. Memelihara koleksi bahan pustaka. Melakukan urusan tata usaha UPT Fakultas Fakultas terdiri dari unsur unsur seperti yang diatur pada Peraturan Pemerintah No.60 tahun 1999 tentang PendidikanTinggi sebagai berikut :

12 37 Dekan Dekan adalah pimpinan fakultas yang bertugas memimpin penyelenggaraan pendidikan, penelitian, dan pengabdian pada masyarakat, membina tenaga kependidikan, mahasiswa, tenaga administrasi dan administrasi fakultas. Dekan bertanggung jawab kepada rektor. Pembantu Dekan Pembantu dekan bertugas membantu pelaksanaan tugas sehari hari dekan. Pembantu dekan terdiri atas Pembantu Dekan Bidang Akademik, Pembantu Dekan Bidang Administrasi Umum, dan Pembantu Dekan Bidang Kemahasiswaan. Pembantu Dekan bertanggung jawab kepada Dekan. Senat Fakultas Senat Fakultas merupakan badan normatif dan perwakilan tertinggi di lingkungan fakultas yang memiliki wewenang untuk menjabarkan kebijakan dan peraturan universitas untuk fakultas yang bersangkutan. Jurusan Jurusan merupakan unit pelaksana akademik yang melaksanakan pendidikan akademik. Jurusan terdiri dari unsur pimpinan (Ketua

13 38 Jurusan dan Sekretaris Jurusan), unsur pelaksana akademik (para dosen), serta laboratorium/studio. Ketua Jurusan bertanggung jawab kepada dekan fakultas yang membawahinya. Kelompok Dosen Kelompok dosen adalah tenaga pengajar di lingkungan fakultas yang berada di bawah dan bertanggung jawab pada atasan masingmasing di lingkungan fakultas yang bersangkutan. Bagian Tata Usaha Fakultas Bagian tata usaha fakultas adalah unit pelaksana teknis dan administratif di lingkungan fakultas yang berada di bawah dekan. Bagian tata usaha fakultas dipimpin oleh seorang kepala bagian yang bertanggung jawab langsung pada dekan Program Pascasarjana Bagian yang bertanggung jawab kepada rektor dan memiliki tugas dan wewenang : 1. Mengkoordinasikan kegiatan pendidikan pascasarjana di tingkat institut. 2. Menjamin terselenggaranya program pendidikan pascasarjana. 3. Melakukan jaminan mutu. 4. Melakukan seleksi administratif persyaratan calon mahasiswa. 5. Mensyahkan penerimaan dan kelulusan.

14 39 6. Menjamin keunggulan program-program studi. 7. Menyelenggarakan promosi. 8. Menyelenggarakan dan mengembangkan kerjasama terkait. 9. Menyediakan pelaksanaan pendidikan pascasarjan. 10. Mengajukan usul pembukaan dan penutupan program studi kepada Rektor setelah mendapat penilaian dan pertimbangan Komisi Sekolah Pascasarjana Tata Laksana Sistem yang Sedang Berjalan 2_Melihat_profile_user Halaman profile hanya dapat dilihat saja, tidak dapat melakukan edit Profile 3_Melihat_Jadwal_Kuliah Jadwal_kuliah Mahasiswa 1_Mahasiswa_login 10_Logout Site_YAI Yang dapat dilihat ternyata jadwal semester sebelum nya, bukan yang sedang berjalan 4_Melihat_nilai 9_status_tersimpan 7_Konfigurasi_password Generic object Server konfigurasi 8_Menyimpan_hasil_konfigurasi Gambar 3.2 Rich Picture Sistem yang sedang Berjalan Mahasiswa melakukan login ke website UPI YAI dengan memasukkan NIM dan Password pada kolom login area untuk dapat memasuki Sistem Kampus Maya UPI YAI dan server akan mengecek status login mahasiswa

15 40 apakah sudah benar atau ada kesalahan. Setelah melakukan login mahasiswa dapat melihat profile diri di bagian menu profile. Mahasiswa dapat melihat jadwal kuliah semester lalu yang berisi kode mata kuliah, mata kuliah, sks, dosen pengajar, ruang kelas dan waktu kuliah. Mahasiswa dapat melihat jadwal UTS semester lalu yang berisi kode mata kuliah, mata kuliah, sks, tanggal UTS, waktu UTS dan ruang UTS. Mahasiswa dapat melihat jadwal UTS semester lalu yang berisi kode mata kuliah, mata kuliah, sks, tanggal UAS, waktu UAS dan ruang UAS. Mahasiswa dapat melihat nilai ujian semester lalu yang berisi kode mata kuliah, mata kuliah, sks, prosentase kehadiran, tugas, lab, uts, uas dan total nilai akhir. Mahasiswa dapat melihat KHS (Kartu Hasil Semester) yang semester lalu yang berisi kode mata kuliah, mata kuliah, sks, grade, sks, mutu mata kuliah, keterangan dan nilai IPS. Mahasiswa dapat melihat nilai transkip nilai lalu yang berisi nilai-nilai dari semua mata kuliah yang sudah diambil, yang berisi kode mata kuliah, mata kuliah, grade, keterangan, kumulatif sks yang lulus dan nilai IPK. Mahasiswa dapat mengubah password pada menu konfigurasi. Password yang telah diganti akan tersimpan di database server UPI YAI. Mahasiswa dapat melakukan logout.

16 Permasalahan yang Dihadapi 1. Pada Sistem Kampus Maya atau Siskamaya UPI Y.A.I, sudah tersedia situs, tetapi belum tercipta sistem pembelajaran didalamnya dengan fungsifungsi didalamnya sama sekali belum dapat dijalankan atau bersifat statis dengan keterbatasan fungsi bagi user. 2. Belum terdapat pusat materi online dalam membantu mahasiswa maupun dosen untuk mendapatkan informasi tentang perkuliahan secara cepat dan mudah. 3. Pemberian tugas pada perkuliahan masih bersifat konvensional, dimana antara mahasiswa dan dosen harus bertemu secara tatap muka secara langsung, sehingga hal ini akan tidak efisien dan efektif dalam pelaksanaannya, karena jika terdapat kendala maka prosedur pengumpulan tugas akan mendapatkan kendala. 4. Pada sistem yang sedang berjalan, halaman profile hanya dapat di lihat saja, tanpa adanya konfigurasi apapun. 5. Pada halaman jadwal, user hanya dapat melihat jadwal beserta mata kuliah, dosen pengajar, dan juga jadwal jadwal UTS atau pun UAS, pada semester sebelumnya yang sudah berlalu bukan pada semester berjalan. 6. Tidak tersedianya media komunikasi secara langsung dalam UPI Y.A.I antara mahasiswa, alumni, dosen dan pascasarjana untuk membantu komunikasi secara langsung dalam proses pembelajaran.

17 Usulan Pemecahan Masalah 1. Membuatkan sistem yang baru dengan adanya E-Learning didalamnya yang dapat membantu mahasiswa dan dosen dalam proses belajar mengajar. 2. Pembuatan halaman profile, dengan tampilan yang lebih menarik dan dapat di akses untuk dikonfigurasi. 3. Melakukan pembuatan status jadwal yang sedang berjalan dengan informasi didalamnya. Jadwal jadwal yang sedang diambil pada semester berjalan, dan jadwal jadwal ujian yang akan berlangsung. 4. Karena pada sistem sebelumnya tidak terdapat halaman SAP/MP dan Additional Material, dimana seharusnya mahasiswa dapat belajar dari materi yang disediakan. Menambahkan beberapa halaman halaman pada website untuk tempat dimana mahasiswa dapat berinteraksi lebih dan dapat melakukan kegiatan belajar dengan dosen melaui SAP/MP, Additional Material dan forum berdasarkan masing-masing kelas. 5. Untuk membantu media komunikasi secara langsung antara mahasiswa, dosen, alumni dan pascasarjana dalam proses pembelajaran dibuatkan jaringan sosial, agar tercipta interaksi pembelajaran yang lebih interaktif.