BAB 1 PENDAHULUAN. Perkembangan lingkungan bisnis yang semakin kompleks saat ini

Transkripsi

1 BAB 1 PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Perkembangan lingkungan bisnis yang semakin kompleks saat ini menyebabkan perusahaan-perusahaan harus mengelola sumber daya yang dimilikinya dengan efektif dan efisien agar dapat meningkatkan kemampuan perusahaan dalam menghadapi persaingan yang semakin ketat. Demikian pula dengan informasi sebagai salah satu sumber daya yang dimiliki perusahaan. Informasi harus dikelola dengan baik, karena informasi memiliki nilai-nilai strategis yang dapat dimanfaatkan oleh perusahaan. Agar dapat mengelola dan memanfaatkan sumber daya ini, perusahaan harus memiliki perencanaan strategi sistem informasi yang baik, karena tanpa perencanaan strategi yang baik maka investasi yang besar dalam sistem informasi menjadi sia-sia, dan perusahaan dapat kehilangan kesempatan dalam memanfaatkan peluang-peluang yang muncul dari adanya perkembangan teknologi informasi. Strategi sistem informasi didefinisikan sebagai suatu perencanaan jangka panjang yang terarah untuk menentukan peluang-peluang yang dapat dimanfaatkan dengan adanya teknologi informasi. Menurut Michael J. Earl (1989, p 67) ada 4 alasan utama yang menyebabkan strategi sistem informasi mendapat perhatian yang serius, yaitu: 1. Sektor-sektor yang dihadapi oleh teknologi informasi memiliki ancaman dan peluang yang bersifat strategis. 1

2 2 2. Adanya kebutuhan untuk mengkaitkan antara investasi yang besar di teknologi informasi dan sistem informasi dengan kebutuhan-kebutuhan bisnis. 3. Keinginan untuk memanfaatkan keunggulan bersaing (Competitive advantage) yang dapat diciptakan dari sistem informasi dan teknologi informasi 4. Perubahan yang terjadi pada fungsi teknologi informasi dan meningkatnya aktivitas dari teknologi informasi Alasan-alasan ini menyebabkan pengembangan sistem informasi dalam suatu lingkungan bisnis harus direncanakan dengan baik agar investasi yang besar dalam teknologi informasi tidak sia-sia dan dapat dimanfaatkan untuk meningkatkan kemampuan perusahaan dalam menghadapi persaingan Pokok Masalah PT II merupakan perusahaan distribusi yang bernaung dibawah grup IU. Perusahaan ini didirikan pada tahun 1997 dengan tujuan untuk mendistribusikan produk-produk makanan dan minuman yang dihasilkan oleh perusahaan-perusahaan yang berada dibawah grup IU. Sebagai perusahaan distribusi yang baru dan bergerak dalam lingkungan yang kompetitif, PT II harus memanfaatkan sebaik-baiknya seluruh sumber daya yang dimilikinya. Sampai saat ini perusahaan ini belum memiliki suatu strategi sistem informasi, karena teknologi informasi masih dipandang sebagai sarana pengolahan data belaka dan belum dimanfaatkan secara maksimal untuk meningkatkan keunggulan bersaing perusahaan. Melalui tesis ini akan direncanakan strategi sistem

3 3 informasi yang akan memberi arah kepada PT II dalam mengembangkan sistem informasinya Tujuan dan Manfaat Tujuan dari penulisan tesis ini adalah menggunakan teknik dan metode perencanaan strategis sistem informasi untuk menyusun suatu strategi sistem informasi yang dapat: 1. Membantu pimpinan perusahaan untuk merumuskan strategi sistem informasi yang harus dimiliki PT II. 2. Menciptakan suatu kerangka yang dapat menjadi landasan bagi pengembangan sistem informasi pada PT II. 3. Memperlihatkan peluang-peluang yang dapat dimanfaatkan oleh perusahaan dari perkembangan teknologi informasi Manfaat yang dapat diperoleh dari kegiatan penyusunan strategi sistem informasi sebuah perusahaan adalah: 1. Memberikan arah kepada pimpinan perusahaan dalam mengembangkan sistem informasinya agar sesuai dengan strategi bisnis yang dimilikinya. 2. Meningkatkan kemampuan perusahaan dalam mengelola sumber daya informasi yang dimilikinya. 3. Meningkatkan kemampuan perusahaan dalam menghadapi lingkungan yang kompetitif

4 Ruang Lingkup Pembahasan Studi kasus untuk tesis ini adalah perusahaan yang bergerak di bidang distribusi, khususnya distribusi untuk produk-produk makanan dan minuman. Salah satu perusahaan distribusi itu adalah PT II. Pembahasan tentang hasil kegiatan penyusunan strategi sistem informasi dalam tesis ini dibatasi pada lingkup kantor pusat dan cabang PT II untuk wilayah Jakarta, sedangkan untuk cabang-cabang PT II yang berada diluar Jakarta diasumsikan memiliki situasi dan kondisi yang sama dengan cabang di Jakarta. Metodologi yang digunakan untuk perencanaan strategis sistem informasi adalah metodologi information engineering dari James Martin, dan dibatasi pada level perencanaan strategi informasi (Information Strategy Planning). Hasil analisis perencanaan strategi sistem informasi mencakup beberapa area bisnis PT II. Yang meliputi fungsi-fungsi: perencanaan, pembelian, penjualan, gudang, keuangan dan akunting, dan HRD. Berdasarkan hasil analisis ini kemudian dibuat suatu prototipe aplikasi sistem informasi perusahaan yang bertujuan memberikan gambaran umum dari seluruh aplikasi sistem informasi berdasarkan arsitektur sistem informasi, serta gambaran yang sedikit lebih rinci dari salah satu aplikasi sistem informasi yang akan dibangun di kemudian hari. Prototipe aplikasi yang dibuat dibatasi pada salah satu aplikasi dari area bisnis penjualan, yaitu aplikasi analisa penjualan. Sedangkan untuk prototipe menu meliputi seluruh bisnis area dari PT II. Prototipe aplikasi ini dibuat dengan menggunakan Microsoft Access 97.

5 Sistematika Penulisan Untuk mempermudah dalam penyajian dan terutama saat pembahasan, maka tesis ini akan ditulis dalam lima bab yang saling terkait erat satu sama lain. Adapun sistematika diatur sebagai berikut: Bab 1. Pendahuluan: berisi mengenai latar belakang yang menjelaskan mengapa topik tesis ini diambil, perumusan pokok permasalahan, tujuan dan manfaat dari penulisan tesis, ruang lingkup yang akan dibahas, dan sistematika dari penulisan. Bab 2. Landasan Teori: Membahas mengenai metodologi rekayasa informasi yang dipakai dalam tesis ini. Pembahasan meliputi pengenalan metode rekayasa informasi, tahap perencanaan strategis sistem informasi, dan analisis-analisis yang berkaitan dengan metode rekayasa informasi yaitu analisis sasaran dan masalah, analisis faktor sukses kritikal, analisis dampak teknologi dan pembuatan model umum perusahaan. Bab 3. Metodologi Analisis: membahas mengenai data dan penerapan dari metode rekayasa informasi. Dimulai dengan gambaran umum dari PT II yang membahas mengenai sejarah sigkat PT II, struktur organisasi dari perusahaan dan fungsi-fungsi bisnis yang ada didalamnya, perumusan visi dan misi dari PT II, dan penentuan subyek data berdasarkan fungsi-fungsi bisnis. Kemudian dilanjutkan dengan analisis dari sasaran dan masalah, analisis dampak teknologi, dan analisis faktor sukses kritikal yang ada di PT II. Tahap selanjutnya adalah merumuskan visi sistem stratejik untuk PT II berdasarkan visi dan misi dari perusahaan. Pembahasan bab 3 ini diakhiri dengan analisis dari sistem yang digunakan oleh PT II saat ini.

6 6 Bab 4. Hasil dan Pembahasan: Membahas mengenai analisis area bisnis perusahaan berdasarkan fungsi bisnis dan subyek data dari PT II, pembuatan suatu diagram hubungan antar entitas, penentuan prioritas pengembangan aplikasi berdasarkan analisa sasaran dan masalah, dan usulan rancangan sistem informasi untuk PT II. Kemudian dilanjutkan dengan pembahasan mengenai prototipe aplikasi yang dibuat untuk PT II berdasarkan prioritas pengembangan aplikasi. Bab 5. Kesimpulan dan Saran: Merupakan bab penutup dari tesis ini yang berisi kesimpulan dan saran yang dapat dimanfaatkan oleh PT II.