BAB 4 PENGUKURAN DAN EVALUASI IT BALANCED SCORECARD

Transkripsi

1 BAB 4 PENGUKURAN DAN EVALUASI IT BALANCED SCORECARD 4.1 Kerangka Kerja IT Balanced Scorecard Dalam membangun suatu kerangka IT Balanced Scorecard, ada beberapa langkah yang harus dilakukan. Langkah-langkah tersebut sebagai berikut: 1. Penyelarasan visi, misi, dan strategi perusahaan dengan visi, misi dan strategi Divisi ICT. 2. Penyelarasan strategi ICT dengan perspektif IT Balanced Scorecard. 3. Penentuan tujuan dan ukuran strategis berdasarkan 4 perspektif IT Balanced Scorecard yang dituangkan dalam bentuk diagram fishbone. 4. Pembuatan strategy map untuk melihat bagaimana tujuan strategis pada tiap perspektif dapat mendukung strategi Divisi ICT. 5. Menentukan sasaran yang hendak dicapai pada masing-masing ukuran strategis. 6. Melakukan penghitungan berdasarkan data, kuesioner dan wawancara untuk mengetahui keadaan aktual dan pencapaian dari tiap ukuran dan tujuan strategis. 7. Melakukan penghitungan terhadap pencapaian tiap perspektif dan dituangkan dalam bentuk diagram layang-layang. 8. Melakukan evaluasi terhadap hasil penghitungan pada tiap-tiap tujuan dan ukuran strategis dari masing-masing perspektif. 86

2 Kerangka IT Balanced Scorecard pada PT.GARUDA INDONESIA dapat dilihat pada gambar Visi PT.GARUDA INDONESIA Visi Divisi ICT Misi PT.GARUDA INDONESIA Misi Divisi ICT Analisis SWOT Analisis CSF Strategi PT.GARUDA INDONESIA Strategi Divisi ICT Tujuan Strategis Perspekti f Kontribusi Perusahaan Perspekti f Orientasi Pengguna Perspektif Penyempurnaa n Operasional Perspekti f Orientasi Masa Depan Ukuran Strategis Strategi Map Sasaran St rat egis Penghitungan Pengukuran Evaluasi Akhir Gambar 4.1 Kerangka IT Balanced Scorecard

3 Penyelarasan Visi, Misi dan Strategi Perusahaan dengan Visi, Misi dan Strategi Divisi ICT Langkah awal dari pembangunan IT Balanced Scorecard adalah menyelaraskan antara visi, misi perusahaan dengan visi, misi Divisi ICT seperti terlihat pada gambar 4.2

4 89 Visi Perusahaan Menjadi perusahaan penerbangan pilihan utama di Indonesia yang berdaya saing Internasional. Visi Divisi ICT Menjadikan GIS sebagai IS Solution Provider untuk PT. GARUDA INDONESIA melalui solusi total dengan karyawan yang profesional. Misi Perusahaan Memberikan layanan dan jasa angkutan udara yang memberikan kepuasan kepada pengguna jasa secara terpadu dan professional dan didukung oleh sumber daya manusia yang kompeten. Misi Divisi ICT Memberikan pelayanan dan jasa konsultasi di bidang sistem & teknologi informasi berstandar internasional serta menjadikan IS sebagai alat strategis perusahaan dalam manajemen, perencanaan strategis, keunggulan bersaing dan pengambilan keputusan. Strategi Perusahaan 1. Menata ulang kegiatan operasi dan manajemen agar kembali menjadi penerbangan yang tepat waktu dengan kualitas layanan yang prima. 2. Menata ulang aspek bisnis agar seluruh penerbangan menjadi positif. 3. Menjadikan organisasi dan menejemen yang dibangun kembali efektif, sehingga perusahaan dapat berkembang sejajar dengan perusahaan penerbangan internasional lainnya. 4. Meningkatkan operasi dari bisnis perusahaan agar mampu melayani penerbangan yang menjangkau penerbangan (destination) yang semakin luas di manca negara. Strategi Divisi ICT 1. Meningkatkan otomatisasi, mengurangi kebergantungan pada aktivitas manual dengan menggunakan teknologi yang handal. 2. Menyediakan infrasturktur yang mampu memberikan ketangkasan bisnis dan efisiensi operasional. 3. Menanggulangi gangguan ataupun resiko yang berpotensial secara tepat, efektif dan efisien. 4. Meningkatkan kompetensi ICT baik SDM maupun infrastruktur, serta melakukan pengembangan perencanaan strategi IT secara berkala. Gambar 4.2 Penyelarasan Visi, Misi dan Strategi Perusahaan dengan Visi, Misi, dan Strategi Divisi ICT

5 Penyelarasan Visi Perusahaan dan Visi Divisi ICT Dengan menjadikan Garuda Information System (GIS) sebagai penyedia solusi bagi kebutuhan sistem informasi PT. GARUDA INDONESIA maka Divisi ICT berusaha menyediakan suatu solusi melalui kualitas karyawan yang profesional sebagai suatu bentuk dukungan kepada PT. GARUDA INDONESIA agar menjadi perusahaan penerbangan utama di Indonesia yang memiliki daya saing internasional Penyelarasan Misi Perusahaan dan Misi Divisi ICT Dengan memberikan pelayanan dan jasa konsultasi di bidang sistem dan teknologi informasi yang berstandar internasional serta menjadikan IS (Information System) sebagai alat strategis perusahaan dalam manajemen, perencanaan strategis, keunggulan bersaing dan pengambilan keputusan maka Divisi ICT dapat mendukung perusahaan dalam memberikan layanan dan jasa angkutan udara yang memberikan kepuasan kepada pengguna yang didukung oleh sumber daya manusia yang kompeten Penyelarasan Strategi Perusahaan dan Strategi Divisi ICT Penyelarasan antara strategi perusahaan dan strategi Divisi ICT adalah sebagai berikut: 1. Strategi pertama adalah menata ulang kegiatan operasi dan manajemen agar kembali menjadi penerbangan yang tepat waktu dengan kualitas layanan yang prima. Dalam hal ini Divisi ICT memberikan dukungannya dengan meningkatkan otomatisasi dan mengurangi kebergantungan pada

6 91 aktivitas manual dengan menggunakan teknologi yang handal. Hal ini diharapkan dapat meningkatkan kualitas pelayanan kepada pengguna dalam meminimalisasi kesalahan-kesalahan akibat aktivitas manual. 2. Strategi kedua adalah menata ulang aspek bisnis agar seluruh penerbangan menjadi positif. Dalam hal ini Divisi ICT memberikan dukungannya dengan menyediakan infrastruktur yang mampu memberikan ketangkasan bisnis dan meningkatkan efektifitas dan efisiensi proses operasional perusahaan. 3. Strategi ketiga adalah menjadikan organisasi dan menejemen yang dibangun kembali efektif, sehingga perusahaan dapat berkembang sejajar dengan perusahaan penerbangan internasional lainnya. Dalam hal ini Divisi ICT memberikan dukungannya dengan menanggulangi semua gangguan ataupun resiko yang berpotensial dalam mengurangi kinerja sistem dan kualitas perusahaan secara tepat, efektif dan efisien. 4. Meningkatkan operasi dari bisnis perusahaan agar mampu melayani penerbangan yang menjangkau penerbangan (destination) yang semakin luas di manca negara. Dalam hal ini Divisi ICT memberikan dukungannya dengan meningkatkan kompetensi ICT itu sendiri baik Sumber Daya Manusia (SDM) maupun infrastruktur, serta melakukan pengembangan perencanaan strategi IT secara berkala. 4.3 Penyelarasan Strategi ICT dengan Perspektif IT Balanced Scorecard Setelah penyelarasan visi, misi dan strategi perusahaan dengan visi, misi dan strategi Divisi ICT, selanjutnya akan dilakukan penyelarasan terhadap strategi Divisi

7 ICT dengan 4 perspektif IT Balanced Scorecard. Penyelarasan ini untuk mendapatkan tujuan strategis yang sesuai untuk masing-masing strategi Divisi ICT. 92 Tabel 4.1 Penyelarasan Strategi ICT dengan Perspektif IT Balanced Scorecard IT Balanced Scorecard Strategi Tujuan Strategis Perspektif Kontribusi Meningkatkan Pengefektifitasan Perusahaan otomatisasi, mengurangi dan pengefisiensian kebergantungan pada biaya ICT-HCM aktivitas manual dengan menggunakan teknologi Kontribusi fungsi bisnis ICT-HCM yang handal. Menyediakan infrastruktur yang mampu memberikan ketangkasan bisnis dan efisiensi operasional. Menanggulangi gangguan ataupun resiko yang berpotensial secara tepat, efektif dan efisien. Meningkatkan kompetensi ICT baik

8 93 SDM infrastruktur, maupun serta melakukan pengembangan perencanaan strategi ICT secara berkala. Perspektif Orientasi Menanggulangi Peningkatan Pengguna gangguan ataupun kepuasan pengguna resiko yang berpotensial secara tepat, efektif dan efisien. Meningkatkan kompetensi ICT baik Peningkatan kompetensi pengguna Peningkatan hubungan kerjasama SDM maupun pengguna dengan infrastruktur, melakukan pengembangan perencanaan serta strategi divisi ICT-HCM Perspektif ICT secara berkala. Menanggulangi Peningkatan Penyempurnaan gangguan ataupun dukungan dan Operasional resiko yang berpotensial pemeliharaan ICT- secara tepat, efektif dan HCM

9 94 efisien. Menyediakan infrastruktur yang Pengoptimasian pengembangan ICT- HCM mampu memberikan ketangkasan bisnis dan efisiensi operasional. Meningkatkan kompetensi ICT baik SDM infrastruktur, maupun serta melakukan pengembangan perencanaan strategi ICT secara berkala. Perspektif Orientasi Meningkatkan Peningkatan kualitas Masa Depan otomatisasi, mengurangi staf ICT-HCM kebergantungan pada Pelatihan staf ICT- aktivitas manual dengan menggunakan teknologi HCM Pengembangan yang handal. Meningkatkan sistem pemanfaatan dengan kompetensi ICT baik teknologi baru SDM maupun

10 95 infrastruktur, serta melakukan pengembangan perencanaan strategi ICT secara berkala. Berikut adalah penjabaran masing-masing strategi Divisi ICT beserta tujuan strategis dari 4 perspektif IT Balanced Scorecard: a. Strategi ICT: meningkatkan otomatisasi, mengurangi kebergantungan pada aktivitas manual dengan menggunakan teknologi yang handal. Strategi ini berhubungan dengan perspektif dalam IT Balanced Scorecard yaitu kontribusi perusahaan dan orientasi masa depan. 1. Pengefektifitasan dan pengefisiensian biaya ICT-HCM Dengan meningkatnya otomatisasi dan mengurangi kebergantungan pada aktivitas manual dengan menggunakan teknologi yang handal maka Divisi ICT dapat mengelola dan mengendalikan anggarannya sebaik mungkin untuk menjalankan fungsi bisnisnya khususnya Human Capital Management. Ukuran yang digunakan untuk mengetahui pengefektifitasan dan pengefisiensian biaya ICT-HCM adalah persentase realisasi antara pengeluaran ICT-HCM terhadap anggaran perusahaan, persentase anggaran ICT-HCM yang terpakai.

11 96 2. Pengembangan sistem dengan pemanfaatan teknologi baru Dengan menggunakan teknologi yang handal dengan memanfaatkan teknologi baru, diharapkan Divisi ICT dapat mengembangkan sistem untuk meningkatkan otomatisasi dan mengurangi kebergantungan pada aktivitas manual. Ukuran yang digunakan adalah frekuensi perusahaan dalam melakukan pengembangan sistem. b. Strategi ICT: menyediakan infrastruktur yang mampu memberikan ketangkasan bisnis dan efisiensi operasional. Strategi ini berhubungan dengan perspektif dalam IT Balanced Scorecard yaitu kontribusi perusahaan dan penyempurnaan operasional. 1. Kontribusi fungsi bisnis ICT-HCM Dengan menyediakan infrastruktur yang mampu memberikan ketangkasan bisnis dan efisiensi dalam menjalankan kegiatan operasionalnya, diharapkan Divisi ICT dapat menunjukkan kontribusinya kepada perusahaan sebagai penunjang berjalannya proses bisnis perusahaan menjadi lebih baik. Ukuran strategis yang digunakan untuk melihat kontribusi fungsi bisnis ICT-HCM adalah banyaknya jumlah program kerja yang terealisasi pada tiap tahun dan total aplikasi yang digunakan oleh manajemen strategik. 2. Pengoptimasian pengembangan ICT-HCM Pengembangan ICT-HCM secara optimal dapat terpenuhi yaitu dengan tersedianya infrastruktur yang mampu memberikan ketangkasan bisnis dan efisiensi operasioal. Ukuran yang digunakan adalah jumlah waktu yang diperlukan untuk mengerjakan proyek SAP HCM (skala kecil).

12 97 c. Strategi ICT: menanggulangi gangguan ataupun resiko yang berpotensial secara tepat, efektif dan efisien. Strategi ini berhubungan dengan perspektif dalam IT Balanced Scorecard yaitu kontribusi perusahaan, orientasi pengguna dan penyempurnaan operasional. 1. Peningkatan kepuasan pengguna Dengan adanya kemampuan Divisi ICT dalam menanggulangi gangguan ataupun resiko yang berpotensial secara tepat, efektif dan efisien maka kepuasan pengguna terhadap kinerja Divisi ICT juaga akan semakin meningkat. Ukuran yang digunakan adalah persentase kepuasan pengguna terhadap kualitas laporan yang dihasilkan, persentase kepuasan pengguna terhadap aplikasi SAP HCM, dan persentase keluhan pengguna. 2. Peningkatan dukungan dan pemeliharaan ICT-HCM Peningkatan dukungan dan pemeliharaan ICT-HCM dapat dilakukan dengan menanggulangi gangguan ataupun resiko yang berpotensial secara tepat, efektif dan efisien. Ukuran yang digunakan adalah rata-rata waktu yang diperlukan untuk mengatasi masalah aplikasi, rata-rata waktu yang diperlukan untuk menjawab pertanyaan pengguna, dan rata-rata waktu perbaikan apabila sistem mengalami down. d. Strategi ICT: meningkatkan kompetensi ICT baik SDM maupun infrastuktur, serta melakukan pengembangan perencanaan strategi IT secara berkala. Strategi ini berhubungan dengan perspektif dalam IT Balanced Scorecard yaitu kontribusi perusahaan, orientasi pengguna, dan orientasi masa depan.

13 98 1. Peningkatan kompetensi pengguna Seiring dengan meningkatkan kompetensi pengguna dalam menjalankan fungsi bisnisnya maka diharapkan kompetensi ICT baik SDM maupun infrastruktur akan meningkat pula dalam menunjang pengembangan strategi ICT. Ukuran yang digunakan adalah persentase tingkat intensitas pelatihan yang dilakukan dan persentase kualitas pelatihan pengguna. 2. Peningkatan hubungan kerjasama pengguna dengan divisi ICT-HCM Dengan meningkatnya hubungan kerjasama antara staf ICT-HCM dengan pengguna diharapkan akan meningkatkan kompetensi ICT baik SDM maupun infrastruktur, serta dapat melakukan pengembangan perencanaan strategi IT secara berkala. Ukuran yang digunakan adalah persentase keterlibatan hubungan kerjasama pengguna dengan Divisi ICT-HCM. 3. Peningkatan kualitas staf ICT-HCM Untuk menghasilkan staf ICT-HCM yang berkualitas maka perlu dilakukannya peningkatkan kompetensi ICT-HCM baik SDM maupun infrastruktur, serta melakukan pengembangan perencanaan strategi IT secara berkala. Ukuran yang digunakan adalah persentase staf ICT-HCM yang berpengalaman minimal 3 tahun dan persentase staf ICT-HCM yang berpendidikan minimal S1. 4. Pelatihan staf ICT-HCM Untuk meningkatkan kompetensi ICT baik SDM maupun infrastruktur, serta melakukan pengembangan perencanaan strategi IT secara berkala maka perlu dilakukannya pelatihan bagi staf ICT-HCM. Ukuran yang digunakan adalah frekuensi pelatihan staf ICT-HCM.

14 Perancangan Hubungan Sebab Akibat Dalam merancang hubungan sebab akibat, terlebih dahulu akan dibuat diagram Fish Bone yang merupakan dasar dari pembangunan hubungan sebab akibat, yang menjelaskan penyebab-penyebab yang mungkin muncul dari masalah yang ingin dipecahkan. Setelah itu, akan dibuat hubungan sebab akibat dengan menghubungkan penyebab-penyebab yang ada dari keempat perspektif dalam bentuk diagram sebab akibat Diagram FishBone Keuntungan dalam menggunakan diagram FishBone adalah dapat dengan mudah menelusuri penyebab masalah, alasan terjadinya masalah, dampak dari masalah ataupun kondisi yang terjadi. Kemudian akan dihubungkan beberapa interaksi yang menyebabkan terjadinya dampak atau efek pada proses yang ada. Hal selanjutnya yang harus dilakukan adalah menganalisa masalah yang terjadi, baru dapat ditentukan tindakan apa yang harus dilakukan untuk menyelesaikan masalah tersebut. Kami menganalisis proses bisnis ICT-HCM dan CSF ICT PT. GARUDA INDONESIA dan menemukan bahwa penyebab-penyebab masalah divisi ICT adalah: Pengefektifitasan dan pengefisiensian biaya ICT-HCM Kontribusi fungsi bisnis ICT-HCM Peningkatan kepuasan pengguna Peningkatan kompetensi pengguna Peningkatan hubungan kerjasama pengguna dengan divisi ICT-HCM

15 100 Peningkatan dukungan dan pemeliharaan ICT-HCM Pengoptimasian pengembangan ICT-HCM Peningkatan kualitas staf ICT-HCM Pelatihan staf ICT-HCM Pengembangan sistem dengan pemanfaatan teknologi baru Penyebab yang telah diidentifikasi tersebut kemudian akan dikelompokkan kedalam keempat perspektif IT Balanced Scorecard. Pengelompokkan penyebab-penyebab tersebut adalah sebagai berikut: 1. Perspektif Kontribusi Perusahaan Penyebab-penyebab yang termasuk dalam perspektif kontribusi perusahaan adalah sebagai berikut: Pengefektifitasan dan pengefisiensian biaya ICT-HCM Kontribusi fungsi bisnis ICT-HCM 2. Perspektif Orientasi Pengguna Penyebab-penyebab yang termasuk dalam perspektif orientasi pengguna adalah sebagai berikut: Peningkatan kepuasan pengguna Peningkatan kompetensi pengguna Peningkatan hubungan kerjasama pengguna dengan divisi ICT-HCM 3. Perspektif Penyempurnaan Operasional Penyebab-penyebab yang termasuk dalam perspektif penyempurnaan operasional adalah sebagai berikut: Peningkatan dukungan dan pemeliharaan ICT-HCM

16 101 Pengoptimasian pengembangan ICT-HCM 4. Perspektif Orientasi Masa Depan Penyebab-penyebab yang termasuk dalam perspektif orientasi masa depan adalah sebagai berikut: Peningkatan kualitas staf ICT-HCM Pelatihan staf ICT-HCM Pengembangan sistem dengan pemanfaatan teknologi baru Setelah dikelompokkan ke dalam empat perspektif IT Balanced Scorecard, selanjutnya dibuat gambar fishbone bagi keseluruhan perusahaan dan pada masing-masing perspektif untuk melihat keterkaitan tiap tujuan pada masing-masing perspektif dengan tujuan perusahaan. (lihat gambar 4.3 hingga gambar 4.7)

17 102 Kontribusi Perusahaan Penyempurnaan Operasional Pengefektifitasan dan pengefisiensian biaya ICT-HCM Peningkatan hubungan kerjasama pengguna dengan divisi ICT-HCM Peningkatan kepuasan pengguna Peningkatan kompetensi pengguna Peningkatan dukungan dan pemeliharaan ICT- HCM Kontribusi fungsi bisnis ICT-HCM Pengembangan sistem dengan pemanfaatan teknologi baru Peningkatan kualitas staf ICT-HCM Pengoptimasian pengembangan ICT-HCM Pelatihan staf ICT-HCM 1. Meningkatkan otomatisasi, mengurangi kebergantungan pada aktivitas manual dengan menggunakan teknologi yang handal. 2. Menyediakan infrastruktur yang mampu memberikan ketangkasan bisnis dan efisiensi operasional. 3. Menanggulangi gangguan ataupun resiko yang berpotensial secara tepat, efektif dan efisien. 4. Meningkatkan kompetensi ICT baik SDM maupun infrastruktur, serta melakukan pengembangan perencanaan strategi IT secara berkala Orientasi Pengguna Orientasi Masa Depan Gambar 4.3 Diagram Fishbone

18 103 Pengefektifitasan dan pengefisienan biaya ICT-HCM % Realisasi antara pengeluaran ICT-HCM terhadap anggaran perusahaan Total aplikasi yang digunakan oleh manajemen strategik % Anggaran ICT HCM yang terpakai Realisasi program kerja ICT-HCM per tahun Kontribusi Perusahaan Kontribusi fungsi bisnis Gambar 4.4 Perspektif Kontribusi Perusahaan Peningkatan kepuasan pengguna Peningkatan hubungan kerjasama pengguna dengan divisi ICT-HCM % Kepuasan pengguna terhadap kualitas laporan yang dihasilkan % Keluhan pengguna % Kepuasan pengguna terhadap aplikasi SAP HCM % Keterlibatan pengguna dalam pengembangan aplikasi baru % Tingkat intensitas pelatihan yang dilakukan Orientasi Pengguna % Kualitas pelatihan pengguna Peningkatan kompetensi pengguna Gambar 4.5 Perspektif Orientasi Pengguna

19 Rata-rata waktu yang diperlukan untuk mengatasi masalah aplikasi Peningkatan dukungan dan pemeliharaan ICT- HCM Rata-rata waktu perbaikan bila sistem mengalami down Rata-rata waktu yang diperlukan untuk menjawab pertanyaan pengguna Penyempurnaan Operasional 104 Lama pengerjaan proyek SAP HCM (skala kecil) Pengoptimasian pengembangan ICT-HCM Gambar 4.6 Perspektif Penyempurnaan Operasional Peningkatan kualitas staf ICT- HCM % Staf ICT-HCM yang berpengalaman minimal 3 tahun % Staf ICT-HCM yang berpendidikan minimal S1 Peningkatan sistem dengan pemanfaatan teknologi baru Frekuensi perusahaan melakukan pengembangan sistem Orientasi Masa Depan Frekuensi pelatihan staf ICT-HCM Pelatihan staf ICT-HCM Gambar 4.7 Perspektif Orientasi Masa Depan

20 Strategy Map Pada strategy map akan dijelaskan hubungan sebab akibat antara tujuan strategis ICT dengan empat perspektif IT Balanced Scorecard. Setiap hubungan sebab akibat dalam tiap perspektif harus dapat menyebabkan tercapainya kontribusi terhadap perusahaan dan mendukung strategi yang ada pada Divisi ICT. Berikut adalah gambar hubungan sebab akibat dari tiap perspektif.

21 106 Gambar 4.8 Strategy Map Keterangan gambar hubungan sebab akibat: 1. Pelatihan terhadap staf ICT-HCM yang dilakukan secara efektif dan berkala akan meningkatkan kualitas staf ICT-HCM.

22 Dengan meningkatnya kualitas staf ICT-HCM dalam memahami sistem yang ada dapat meningkatkan dukungan dan pemeliharaan ICT-HCM. 3. Pengembangan sistem sebaiknya dilakukan mengikuti perkembangan teknologi yang ada guna mengoptimalkan pengembangan ICT-HCM. 4. Dalam pengembangan sistem dan teknologi baru dibutuhkan kerjasama antara pengguna dan staf ICT-HCM untuk mendapatkan hasil proyek yang maksimal. 5. Peningkatan dukungan dan pemeliharaan ICT-HCM yang baik berpengaruh terhadap pengendalian biaya ICT-HCM yang lebih efektif dan efisien. 6. Dengan adanya pengembangan ICT-HCM yang lebih optimal dan user-friendly akan meningkat pula kepuasan dari pengguan akhir. 7. Pengoptimasian pengembangan ICT-HCM memerlukan kerjasama antara pengguna dan staf ICT-HCM. 8. Dengan terjalinnya hubungan kerjasama yang baik antara pengguna dan staf ICT-HCM secara otomatis pengetahuan yang didapat pengguna akan bertambah begitu pula kompetensinya akan meningkat. 9. Peningkatan kepuasan yang dirasakan pengguna akan meningkatkan keahlian dan kompetensi pengguna. 10. Meningkatnya kompetensi pengguna menyebabkan kontribusi fungsi bisnis perusahaan pun berjalan dengan baik dan optimal. 11. Kontribusi fungsi bisnis akan berjalan dengan lancar dan sebagaimana fungsinya jika gangguan ataupun resiko yang berpotensial ditanggulangi secara tepat, efektif dan efisien.

23 Kontribusi fungsi bisnis dapat ditingkatkan dengan tanggap perusahaan akan penyediaan infrastruktur yang mampu memberikan ketangkasan bisnis dan efisiensi operasional. 13. Peningkatan kompetensi ICT baik SDM maupun infrastruktur dan pengembangan perencanaan strategi ICT perlu dilakukan secara berkala untuk tetap dapat melakukan kontribusi fungsi bisnis dengan baik. 14. Agar tercipta peningkatan otomatisasi sistem serta pengurangan kebergantungan pada aktivitas manual dengan menggunakan teknologi yang handal, dilakukan penggunaan ICT secara efektif dan efisien. 4.6 Ukuran Strategis dan Sasaran Strategis IT Balanced Scorecard Ukuran strategis diperoleh dari penjabaran masing-masing tujuan strategis IT Balanced Scorecard menjadi beberapa ukuran. Setiap ukuran strategis harus memiliki suatu sasaran strategis yang telah ditetapkan oleh pihak manajemen perusahaan, yang dapat dilihat pada tabel 4.2 Ukuran Strategis Sasaran Strategis Perspektif Kontribusi Perusahaaan A. Pengefektifitasan dan pengefisienan biaya ICT-HCM A1. % Realisasi antara pengeluaran ICT-HCM terhadap anggaran perusahaan 0,005% A2. % Anggaran ICT-HCM yang terpakai 10% B. Kontribusi fungsi bisnis ICT-HCM B1. Realisasi program kerja ICT-HCM per tahun 4 program kerja B2. Total aplikasi yang digunakan oleh manajemen strategik 5 aplikasi Perspektif Orientasi Pengguna A. Peningkatan kepuasan pengguna A1. % Kepuasan pengguna terhadap kualitas laporan yang dihasilkan 90% A2. % Kepuasan pengguna terhadap aplikasi SAP HCM 75% A3. % Keluhan pengguna 90% B. Peningkatan kompetensi pengguna B1. % Tingkat intensitas pelatihan yang dilakukan 80%

24 109 B2. % Kualitas pelatihan pengguna 90% C. Peningkatan hubungan kerjasama pengguna dengan divisi ICT-HCM C1. % Keterlibatan pengguna dalam pengembangan aplikasi baru 75% Perspektif Penyempurnaan Operasional A. Peningkatan dukungan dan pemeliharaan ICT-HCM A1. Rata-rata waktu yang diperlukan untuk mengatasi masalah aplikasi 1jam A2. Rata-rata waktu yang diperlukan untuk menjawab pertanyaan pengguna Real time A3. Rata-rata waktu perbaikan bila sistem mengalami down 10 menit B. Pengoptimasian pengembangan ICT-HCM B1. Lama pengerjaan proyek SAP HCM (skala kecil) 4 bulan Perspektif Orientasi Masa Depan A. Peningkatan kualitas staf ICT-HCM A1. % Staf ICT-HCM yang berpengalaman minimal 3 tahun 100% A2. % Staf ICT-HCM yang berpendidikan minimal S1 100% B. Pelatihan staf ICT-HCM B1. Frekuensi pelatihan staf ICT-HCM 5 kali setiap tahun C. Peningkatan sistem dengan pemanfaatan teknologi baru C1. Frekuensi perusahaan melakukan pengembangan sistem SAP HCM setiap 5 tahun Tabel 4.2 Ukuran Strategis IT Balanced Scorecard 1. Perspektif Kontribusi Perusahaan Ukuran dan sasaran dari perspektif kontribusi perusahaan adalah: A. Tujuan strategis: pengefektifitasan dan pengefisienan biaya ICT-HCM A1. Realisasi antara pengeluaran ICT-HCM terhadap anggaran perusahaan Ukuran strategis ini digunakan untuk menunjukkan besar anggaran ICT- HCM tiap tahun yang disetujui perusahaan. Pengukuran dilakukan dengan membandingan anggaran ICT-HCM yang diusulkan terhadap anggaran yang disetujui perusahaan. Sasaran strategis: 0,005%

25 110 A2. Anggaran ICT-HCM yang terpakai Ukuran strategis ini digunakan untuk menunjukkan seberapa besar biaya ICT-HCM yang digunakan dalam melakukan pengembangan teknologi dan aplikasi ICT terkait SAP HCM. Sasaran strategis: 10% B. Tujuan strategis: kontribusi fungsi bisnis ICT-HCM B1. Peningkatan program kerja ICT-HCM per tahun Ukuran strategis ini digunakan untuk menunjukkan seberapa besar kontribusi Divisi ICT-HCM terhadap perusahaan, dilihat dari apakah program kerja yang telah ditetapkan untuk satu tahun dapat terlaksana atau tidak. Sasaran strategis: 4 program kerja B2. Total aplikasi yang digunakan oleh manajemen strategik Ukuran strategis ini digunakan untuk menunjukkan kontribusi Divisi ICT- HCM dengan menyediakan aplikasi yang dapat digunakan oleh pihak manajemen perusahaan dalam memantau kinerja perusahaan yang terkait dengan Human Capital Management (HCM). Sasaran strategis: 5 aplikasi 2. Perspektif Orientasi Pengguna Ukuran dan sasaran dari perspektif orientasi pengguna adalah: A. Tujuan strategis: peningkatan kepuasan pengguna A1. Kepuasan pengguna terhadap kualitas laporan yang dihasilkan

26 111 Ukuran strategis ini digunakan untuk mengetahui seberapa besar tingkat kepuasan pengguna terhadap laporan yang dihasilkan dalam mendukung pekerjaan. Sasaran strategis: 90% A2.Kepuasan pengguna terhadap aplikasi SAP HCM Ukuran strategis ini digunakan untuk menunjukkan seberapa besar tingkat kepuasan pengguna terhadap kinerja SAP HCM dalam membantu menyelesaikan pekerjaan. Sasaran strategis: 75% A3. Keluhan pengguna Ukuran strategis ini digunakan untuk mengetahui seberapa besar keluhan pengguna yang ditanggapi Divisi ICT terhadap penggunaan sistem SAP HCM. Sasaran strategis: 90% B. Tujuan strategis: peningkatan kompetensi pengguna B1. Tingkat intensitas pelatihan yang dilakukan Ukuran strategis ini digunakan untuk mengetahui seberapa sering pengguna diberikan pelatihan guna meningkatkan kemampuan pengguna dilihat dari frekuensi pelatihan yang diberikan tiap tahun. Sasaran strategis: 80% B2. Kualitas pelatihan pengguna Ukuran strategis ini digunakan untuk menunjukkan seberapa besar manfaat pelatihan yang diberikan terhadap pengguna. Sasaran strategis: 90%

27 112 C. Tujuan strategis: peningkatan hubungan kerjasama pengguna dengan divisi ICT C1. Keterlibatan pengguna dalam pengembangan aplikasi baru Ukuran strategis ini digunakan untuk mengetahui sejauh mana Divisi ICT- HCM bekerja sama dengan pengguna dalam pengembangan aplikasi baru. Sasaran strategis: 75% 3. Perspektif Penyempurnaan Operasional Ukuran dan sasaran dari perspektif penyempurnaan operasional adalah: A. Tujuan strategis: peningkatan dukungan dan pemeliharaan ICT-HCM A1. Rata-rata waktu yang diperlukan untuk mengatasi masalah aplikasi Ukuran strategis ini digunakan untuk mengetahui keefektifitasan kerja Divisi ICT-HCM dalam mengatasi masalah aplikasi yang terjadi tanpa memakan waktu yang lama. Hal ini akan berdampak pada kualitas pemeliharaan ICT- HCM. Sasaran strategis: 1jam A2. Rata-rata waktu yang diperlukan untuk menjawab pertanyaan pengguna Ukuran strategis ini digunakan untuk mengetahui seberapa baik dukungan dan kualitas pemeliharaan ICT-HCM dalam menjawab pertanyaan pengguna tentang permasalahan ICT-HCM. Sasaran strategis: Real time A3. Rata-rata waktu perbaikan bila sistem mengalami down Ukuran strategis ini digunakan untuk mengetahui seberapa lama sistem yang mengalami down dapat ditangani, hal ini terkait dengan kualitas infrastruktur ICT-HCM.

28 113 Sasaran strategi: 1 menit B. Tujuan strategis: pengoptimasian pengembangan ICT-HCM B1. Lama pengerjaan proyek SAP HCM (skala kecil) Ukuran strategis ini digunakan untuk mengetahui apakah pengerjaan proyek SAP HCM telah dilakukan secara optimal dan tidak melewati batas waktu yang telah ditentukan. Sasaran strategi: 4 bulan 4. Perspektif Orientasi Masa Depan Ukuran dan sasaran dari perspektif orientasi masa depan adalah: A. Tujuan strategis: peningkatan kualitas staf ICT-HCM A1. Staf ICT-HCM yang berpengalaman minimal 3 tahun Ukuran strategis ini digunakan untuk mengetahui jumlah staf ICT-HCM yang berpengalaman kerja minimal selama 3 tahun. Hal ini berkaitan dengan kualitas staf ICT-HCM. Sasaran strategis: 100% A2. Staf ICT-HCM yang berpendidikan minimal S1 Ukuran strategis ini digunakan untuk mengetahui jumlah staf ICT-HCM yang berpendidikan minimal S1. Sasaran strategis: 100% B. Tujuan strategis: pelatihan staf ICT-HCM B1. Frekuensi pelatihan staf ICT-HCM Ukuran strategis ini digunakan untuk mengetahui seberapa besar frekuensi pelatihan terhadap staf ICT-HCM guna meningkatkan kemampuannya

29 114 dalam menggunakan SAP HCM dan membantu dalam pemecahan masalah yang ada. Sasaran strategis: 5 kali tiap tahun C. Tujuan strategis: peningkatan sistem dengan pemanfaatan teknologi baru C1. Frekuensi perusahaan melakukan pengembangan sistem Ukuran strategis ini digunakan untuk mengetahui seberapa sering perusahaan melakukan pengembangan sistem SAP HCM guna mendukung proses operasi perusahaan dan tetap mengikuti perkembangan zaman. Sasaran strategis: setiap 5 tahun 4.7 Pengukuran IT Balanced Scorecard Setelah mengetahui ukuran strategis dan sasaran strategis dari tiap perspektif IT Balanced Scorecard, maka pengukuran IT Balanced Scorecard dapat dilakukan. Pengukuran dilakukan dengan tujuan untuk melakukan perbandingan tiap tujuan strategis dengan kondisi yang ada pada perusahaan saat ini. Perolehan informasi untuk pengukuran kinerja Divisi ICT-HCM dapat dilakukan dengan tiga cara, yaitu pengambilan data secara langsung, interview dan kuesioner. Tabel 3.3 Menunjukkan cara perolehan informasi untuk melakukan pengukuran. Instrumen Ukuran Strategis Pengukuran Perspektif Kontribusi Perusahaaan D I K A. Pengefektifitasan dan pengefisienan biaya ICT-HCM A1. % Realisasi antara pengeluaran ICT-HCM terhadap anggaran perusahaan X A2. % Anggaran ICT-HCM yang terpakai X B. Kontribusi fungsi bisnis ICT-HCM B1. Realisasi program kerja ICT-HCM per tahun X B2. Total aplikasi yang digunakan oleh manajemen strategik X

30 115 Perspektif Orientasi Pengguna D I K A. Peningkatan kepuasan pengguna A1. % Kepuasan pengguna terhadap kualitas laporan yang dihasilkan X A2. % Kepuasan pengguna terhadap aplikasi SAP HCM X A3. % Keluhan pengguna X B. Peningkatan kompetensi pengguna B1. % Tingkat intensitas pelatihan yang dilakukan X B2. % Kualitas pelatihan pengguna X C. Peningkatan hubungan kerjasama pengguna dengan divisi ICT-HCM C1. % Keterlibatan pengguna dalam pengembangan aplikasi baru X Perspektif Penyempurnaan Operasional D I K A. Peningkatan dukungan dan pemeliharaan ICT-HCM A1. Rata-rata waktu yang diperlukan untuk mengatasi masalah aplikasi X A2. Rata-rata waktu yang diperlukan untuk menjawab pertanyaan pengguna X A.3 Rata-rata waktu perbaikan bila sistem mengalami down X B. Pengoptimasian pengembangan ICT-HCM B1. Lama pengerjaan proyek SAP HCM (skala kecil) X Perspektif Orientasi Masa Depan D I K A. Peningkatan kualitas staf ICT-HCM A1. % Staf ICT-HCM yang berpengalaman minimal 3 tahun X X A2. % Staf ICT-HCM yang berpendidikan minimal S1 X X B. Pelatihan staf ICT-HCM B1. Frekuensi pelatihan staf ICT-HCM X C. Peningkatan sistem dengan pemanfaatan teknologi baru C1. Frekuensi perusahaan melakukan pengembangan sistem SAP HCM X Keterangan: D : Data Tabel 4.3 Cara Perolehan Informasi I : Interview K : Kuesioner

31 Hasil Pengukuran Kinerja Divisi ICT-HCM Pengukuran terhadap kinerja Divisi ICT-HCM dilakukan dengan mengumpulkan data aktual perusahaan. Perolehan informasi dapat dilakukan dengan melakukan pengambilan data secara langsung, interview, dan kuesioner. Setelah data dikumpulkan maka akan dilakukan perhitungan pencapaian terhadap sasaran dari masing-masing ukuran strategis Perhitungan pada Perspektif Kontribusi Perusahaan Berikut adalah perhitungan terhadap tujuan dan ukuran yang ada pada perspektif kontribusi perusahaan: A. Tujuan strategis: pengefektifitasan dan pengefisienan biaya ICT- HCM A1. Realisasi antara pengeluaran ICT-HCM terhadap anggaran perusahaan Untuk mengetahui besarnya anggaran ICT-HCM yang disetujui perusahaan terhadap anggaran yang diusulkan oleh Divisi ICT-HCM, informasi ini diperoleh dari hasil interview kepada SM IT Planning & Governance PT.GARUDA INDONESIA dalam butir pertanyaan no 1 dalam perspektif kontribusi perusahaan. Butir pertanyaan tersebut sebagai berikut: Berapa persentase budget dari seluruh anggaran Divisi ICT yang disetujui perusahaan dalam melakukan penelitian dan pengembangan SAP HCM? Karena data keuangan tersebut bersifat rahasia, maka akan disajikan dalam bentuk persentase.

32 117 Untuk tahun 2009, anggaran direncanakan akan disetujui perusahaan sebesar 0,005% dan baru terealisasi sampai bulan September adalah sebesar 0,00275%. Sasaran strategis : 0,005% Kondisi aktual : 0,00275% Pencapaian : 100% Keterangan : karena kondisi aktual perusahaan sesuai dengan sasaran strategis yang telah ditetapkan maka pencapaian yang diperoleh 100%. A2. Anggaran ICT-HCM yang terpakai Untuk mengetahui besarnya anggaran ICT-HCM yang digunakan, informasi ini diperoleh dari hasil interview kepada SM IT Planning & Governance PT.GARUDA INDONESIA dalam butir pertanyaan no 2 dalam perspektif kontribusi perusahaan. Butir pertanyaan tersebut sebagai berikut: Berapa persentase besarnya pemakaian dana dari jumlah yang dianggarkan Divisi ICT-HCM sampai dengan bulan September 2009? Karena data keuangan tersebut bersifat rahasia, maka akan disajikan dalam bentuk persentase. Sasaran strategis : 10% Sasaran hingga bulan September 09 : 9/12 x 10% = 7,5% Kondisi aktual : 5,35% Pencapaian : 100%

33 118 Keterangan : karena kondisi aktual perusahaan sesuai dengan sasaran strategis yang telah ditetapkan maka pencapaian yang diperoleh 100%. B. Tujuan strategis: kontribusi fungsi bisnis ICT-HCM B1. Realisasi program kerja ICT-HCM per tahun Untuk mengetahui jumlah program kerja yang sudah dicapai Divisi ICT- HCM, informasi ini diperoleh dengan melakukan interview kepada SM IT Planning & Governance PT.GARUDA INDONESIA dalam butir pertanyaan no 3 dalam perspektif kontribusi perusahaan. Butir pertanyaan tersebut sebagai berikut: Berapa banyak jumlah program kerja terencana yang telah diselesaikan oleh Divisi ICT-HCM dalam waktu satu tahun? Dalam agenda kerja tahun 2009, direncanakan 4 program kerja yang akan dilaksanakan oleh Divisi ICT-HCM dan baru terlaksana 3 program kerja sampai bulan September Sasaran strategis Kondisi aktual : 4 program kerja : 3 program kerja Pencapaian : 3/4 x 100% = 75% Keterangan : 3 program kerja yang telah terlaksana yaitu pengembangan infrastruktur LAN (IP VPN dan IP telephony, SITA), implementasi New Passanger Revenue Accounting Application & Passanger Revenue Information system (using Business Object),

34 119 implementasi SAP/Business Intelligence & HC data warehouse, BSC (Balanced Scorecard), dan PMS (Performance Management System. B2. Total aplikasi yang digunakan oleh manajemen strategik Untuk mengetahui jumlah aplikasi yang digunakan oleh manajemen strategik dalam membantu pengambilan keputusan, informasi ini diperoleh dengan melakukan interview kepada SM IT Planning & Governance dalam butir pertanyaan no 4 dalam perspektif kontribusi perusahaan. Butir pertanyaan tersebut sebagai berikut: Berapa jumlah aplikasi (HCM) yang digunakan oleh pihak manajemen strategik perusahaan dalam melaksanakan tanggung jawabnya? Sasaran strategis Kondisi aktual Pencapaian : 5 aplikasi : 5 aplikasi : karena kondisi aktual perusahaan sesuai dengan sasaran strategis yang telah ditetapkan maka pencapaian yang diperoleh 100%. Keterangan : talent review and calibration, Remote HR, Enhance Module HR, employee adminstration, dan organization management.

35 120 Berikut adalah hasil dari pengukuran perspektif kontribusi perusahaan: Tabel 4.4 Hasil Pengukuran Perspektif Kontribusi Perusahaan Tujuan Strategis A. Pengefektifitasan dan pengefisienan biaya ICT-HCM B. Kontribusi fungsi bisnis ICT-HCM Ukuran Strategis Sasaran Strategis Kondisi Aktual Pencapaian A1. % Realisasi antara pengeluaran ICT-HCM terhadap anggaran perusahaan 0,005% 0,00275% 100% A2. % Anggaran ICT- HCM yang terpakai 10% B1. Peningkatan program kerja ICT- HCM per tahun 5,35% (sampai Sept'09) 100% Total 200% Rata-rata 100% 4 rencana kerja 3 rencana kerja 75% B2. Total aplikasi yang digunakan oleh manajemen strategik 5 aplikasi 5 aplikasi 100% Total 175% Rata-rata 87,5% Total rata-rata 187,5% Rata-rata seluruh 93,75% Perspektif Orientasi Pengguna Pada perspektif orientasi pengguna terdapat pengolahan kuesioner, dimana populasi yang dipilih sebagai responden dalam pengambilan data melalui kuesioner adalah superuser dari SAP HCM pada PT.GARUDA INDONESIA yang berjumlah 15 orang. Setiap pertanyaan memiliki empat pilihan jawaban yaitu A-B-C-D. Skala yang digunakan adalah dengan empat pilihan jawaban dan perhitungannya dilakukan dengan pembobotan bagi tiap jawaban. Pembobotan yang dilakukan adalah jawaban A bernilai 4, jawaban B bernilai 3, jawaban C bernilai 2, jawaban D bernilai 1.

36 121 Ukuran dan sasaran dari perspektif orientasi pengguna adalah: A. Tujuan strategis: peningkatan kepuasan pengguna A1. Kepuasan pengguna terhadap kualitas laporan yang dihasilkan. Pengukuran persentase aplikasi SAP HCM dapat mendukung pekerjaan, dilakukan dengan pengumpulan data melalui kuesioner yang dibagikan kepada superuser SAP HCM dalam butir pertanyaan no 1 dalam perspektif orientasi pengguna. Butir pertanyaan sebagai berikut: Seberapa besar tingkat kepuasan pengguna terhadap kualitas laporan yang dihasilkan dalam aplikasi SAP HCM? a. Sangat puas b. Puas c. Kurang puas d. Tidak puas Bobot A = 4, B = 3, C = 2, D = 1 Hasil: Pilihan Jawaban Jumlah Responden Nilai Jumlah Nilai (Jumlah x Nilai) A B C D Abstain Total 41 Tabel 4.5 Hasil kuesioner no 1 perspektif orientasi pengguna Sasaran strategis: 90% (4 dari skala 4) Hasil: 41/15 = 2,73

37 122 2,73 x 25% = 68,25% (25% karena skala ada 4, 100%/4 = 25%) Pencapaian: (68,25/90) x 100% = 75,83% A2. Kepuasan pengguna terhadap aplikasi SAP HCM Pengukuran tingkat kepuasan pengguna terhadap aplikasi SAP HCM dilakukan dengan pengumpulan data melalui kuesioner yang dibagikan kepada superuser SAP HCM dalam butir pertanyaan no 2 dalam perspektif orientasi pengguna. Butir pertanyaan sebagai berikut: Seberapa besar tingkat kepuasan pengguna terhadap aplikasi SAP HCM? a. Sangat puas (aplikasi SAP HCM mudah dimengerti dan dapat mendukung pekerjaan) b. Puas (aplikasi SAP HCM dapat dimengerti dan dapat mendukung pekerjaan) c. Cukup puas (aplikasi SAP HCM sulit dimengerti) d. Tidak puas (aplikasi SAP HCM tidak dimengerti) Bobot A = 4, B = 3, C = 2, D = 1 Pilihan Jawaban Jumlah Responden Nilai Jumlah Nilai (Jumlah x Nilai) A B C D Abstain Total 44 Tabel 4.6 Hasil kuesioner no 2 perspektif orientasi pengguna

38 123 Sasaran strategis: 75% (4 dari skala 4) Hasil: 44/15 = 2,93 2,93 x 25% = 73,25% (25% karena skala ada 4, 100%/4 = 25%) Pencapaian: (73,25/75) x 100% = 97,67% A3. Keluhan pengguna Pengukuran terhadap keluhan pengguna yang ditanggapi oleh Divisi ICT terhadap penggunaan aplikasi SAP HCM dilakukan dengan pengumpulan data melalui kuesioner yang dibagikan kepada superuser SAP HCM dalam butir pertanyaan no 3 dalam perspektif orientasi pengguna. Butir pertanyaan sebagai berikut: Seberapa sering keluhan pengguna ditanggapi oleh Divisi ITC-HCM berkaitan dengan penggunaan aplikasi SAP HCM? a. Selalu b. Sering c. Jarang d. Tidak pernah Bobot A = 4, B = 3, C = 2, D = 1 Pilihan Jawaban Jumlah Responden Nilai Jumlah Nilai (Jumlah x Nilai) A B C D Abstain Total 40 Tabel 4.7 Hasil kuesioner no 3 perspektif orientasi pengguna

39 124 Sasaran strategis: 90% (4 dari skala 4) Hasil: 40/15 = 2,67 2,67 x 25% = 66,75% (25% karena skala ada 4, 100%/4 = 25%) Pencapaian: (66,75/90) x 100% = 74,17% B. Tujuan strategis: peningkatan kompetensi pengguna B1. Tingkat intensitas pelatihan yang dilakukan Pengukuran terhadap total pelatihan yang diberikan terhadap pengguna dalam satu tahun terkait dengan penggunaan SAP HCM dilakukan dengan pengumpulan data melalui kuesioner yang dibagikan kepada superuser SAP HCM dalam butir pertanyaan no 4 dalam perspektif orientasi pengguna. Butir pertanyaan sebagai berikut: Seberapa sering pengguna diberikan pelatihan yang berkaitan dengan penggunaan SAP HCM dalam satu tahun? a. Selalu b. Sering c. Jarang d. Tidak pernah Bobot A = 4, B = 3, C = 2, D = 1

40 125 Pilihan Jawaban Jumlah Responden Nilai Jumlah Nilai (Jumlah x Nilai) A B C D Abstain Total 30 Tabel 4.8 Hasil kuesioner no 4 perspektif orientasi pengguna Sasaran strategis: 80% (4 dari skala 4) Hasil: 30/15 = 2 2 x 25% = 50% (25% karena skala ada 4, 100%/4 = 25%) Pencapaian: (50/80) x 100% = 62,5% B2. Kualitas pelatihan pengguna Pengukuran terhadap kualitas pelatihan yang diberikan terhadap pengguna dilakukan dengan pengumpulan data melalui kuesioner yang dibagikan kepada superuser SAP HCM dalam butir pertanyaan no 5 dalam perspektif orientasi pengguna. Butir pertanyaan sebagai berikut: Apakah pelatihan yang diberikan terhadap pengguna dapat membantu dalam mendukung pekerjaan pengguna? a. Sangat membantu b. Membantu c. Kurang membantu d. Tidak membantu Bobot A = 4, B = 3, C = 2, D = 1

41 126 Pilihan Jawaban Jumlah Responden Nilai Jumlah Nilai (Jumlah x Nilai) A B C D Abstain Total 48 Tabel 4.9 Hasil kuesioner no 5 perspektif orientasi pengguna Sasaran strategis: 90% (4 dari skala 4) Hasil: 48/15 = 3,2 3,2 x 25% = 80% (25% karena skala ada 4, 100%/4 = 25%) Pencapaian: (80/90) x 100% = 88,89% C. Tujuan strategis: peningkatan hubungan kerjasama pengguna dengan divisi ICT-HCM C1. Keterlibatan pengguna dalam pengembangan aplikasi baru Pengukuran tingkat keterlibatan pengguna dalam pengembangan aplikasi baru terkait dengan SAP HCM dilakukan dengan pengumpulan data melalui kuesioner yang dibagikan kepada superuser SAP HCM dalam butir pertanyaan no 6 dalam perspektif orientasi pengguna. Butir pertanyaan sebagai berikut: Seberapa sering pengguna dilibatkan dalam proyek pengembangan baru terkait dengan SAP HCM? (memberikan ide/masukan, tanggapan, dll) a. Selalu b. Sering

42 127 c. Jarang d. Tidak pernah Bobot A = 4, B = 3, C = 2, D = 1 Pilihan Jawaban Jumlah Responden Nilai Jumlah Nilai (Jumlah x Nilai) A B C D Abstain Total 35 Tabel 4.10 Hasil kuesioner no 6 perspektif orientasi pengguna Sasaran strategis: 75% Hasil: 35/15 = 2,33% 2,33 x 25% = 58,25% (25% karena skala ada 4, 100%/4 = 25%) Pencapaian: (58,25/75) x 100% = 77,67% Berikut adalah hasil dari pengukuran perspektif orientasi pengguna: Tujuan Strategis Ukuran Strategis Sasaran A. Peningkatan kepuasan pengguna B. Peningkatan kompetensi pengguna Kondisi Aktual Pencapaian A1. % Kepuasan pengguna terhadap kualitas laporan yang dihasilkan 90% 68,25% 75,83% A2. % Kepuasan pengguna terhadap aplikasi SAP 75% 73,25% 97,67% A3. % Keluhan pengguna 90% 66,75% 74,17% Total 247,67% Rata-rata 82,56% B1. Tingkat intensitas pelatihan yang dilakukan 80% 50% 62,5% B2. % Kualitas pelatihan pengguna 90% 80% 88,89% Total 151,39%

43 128 C. Peningkatan hubungan kerjasama pengguna dengan divisi ICT-HCM Rata-rata 75,7% C1. % Keterlibatan pengguna dalam pengembangan aplikasi baru 75% 58,25% 77,67% Total 77,67% Rata-rata 77,67% Total rata-rata 235,93% Rata-rata seluruh 78,64% Tabel 4.11 Hasil Pengukuran Perspektif Orientasi Pengguna Perspektif Penyempurnaan Operasional Ukuran dan sasaran dari perspektif penyempurnaan operasional adalah: A. Tujuan strategis: peningkatan dukungan dan pemeliharaan ICT- HCM A1. Rata-rata waktu yang diperlukan untuk mengatasi masalah aplikasi Untuk mengetahui rata-rata waktu yang diperlukan untuk mengatasi masalah yang ada dalam aplikasi SAP HCM, informasi ini diperoleh dengan melakukan interview kepada SM Human Capital IT PT.GARUDA INDONESIA dalam butir pertanyaan no 5 dalam perspektif penyempurnaan operasional. Butir pertanyaan tersebut sebagai berikut: Berapa rata-rata waktu yang diperlukan untuk mengatasi masalah terhadap aplikasi SAP HCM? Sasaran strategis Kondisi aktual : 1jam : real time (masalah yang ada terhadap aplikasi SAP HCM diatasi secara langsung)

44 129 Pencapaian : karena kondisi aktual perusahaan sesuai dengan sasaran strategis yang telah ditetapkan maka pencapaian yang diperoleh 100%. A2. Rata-rata waktu yang diperlukan untuk menjawab pertanyaan pengguna Untuk mengetahui rata-rata waktu yang diperlukan untuk menjawab pertanyaan penguna terkait dengan penggunaan dan masalah yang ada dalam aplikasi SAP HCM, informasi ini diperoleh dengan melakukan interview kepada SM Human Capital IT PT.GARUDA INDONESIA dalam butir pertanyaan no 6 dalam perspektif penyempurnaan operasional. Butir pertanyaan tersebut sebagai berikut: Berapa rata-rata waktu yang diperlukan untuk menjawab pertanyaan pengguna seputar penggunaan aplikasi SAP-HCM? Sasaran strategis Kondisi aktual Pencapaian : Real time : Real time : karena kondisi aktual perusahaan sesuai dengan sasaran strategis yang telah ditetapkan maka pencapaian yang diperoleh 100%. A3. Rata-rata waktu perbaikan bila sistem mengalami down Untuk mengetahui rata-rata waktu yang diperlukan untuk melakukan perbaikan apabila sistem SAP HCM mengalami down, informasi ini diperoleh dengan melakukan pengambilan data yang diperoleh dari SM IT Planning & Governance. Sasaran strategi : 1 menit

45 130 Kondisi aktual Pencapaian : 1 menit : karena kondisi aktual perusahaan sesuai dengan sasaran strategis yang telah ditetapkan maka pencapaian yang diperoleh 100%. Keterangan : dalam PT.GARUDA INDONESIA terdapat ketentuan SLA (Service Level Agreement) sebesar 99,8%. Artinya hanya boleh 0,2% yang mengalami down. Akumulasi down yang terjadi dalam PT.GARUDA INDONESIA adalah kurang lebih sebesar 6 jam (360 menit) dalam satu tahun. Diasumsikan 1 bulan = 30 hari, maka perkiraan waktu yang diperlukan untuk mengatasi down per hari = (360/12) / 30 = 1 menit. Berikut adalah dokumen mengenai SLA yang terjadi selama tahun 2009:

46 131 B. Tujuan strategis: pengoptimasian pengembangan ICT-HCM B1. Lama pengerjaan proyek SAP HCM (skala kecil) Untuk mengetahui rata-rata waktu yang diperlukan dalam menyelesaikan proyek SAP HCM (skala kecil), informasi ini diperoleh dengan cara mengumpulkan data melalui pengambilan data yang diperoleh dari SM IT Planning & Governance. Berikut adalah data yang diperoleh: N o Tahapan 1 Preparation Conceptual 2 Design 3 Detail Design 4 Test User Acceptance 5 Life 6 After Life Support Bulan ke- 1 Bulan ke- 2 Bulan ke- 3 Bulan ke- 4 Bulan ke Tabel 4.12 Gantt chart Proyek SAP HCM (skala kecil) Sasaran strategi : 4 bulan Kondisi aktual Penyimpangan : 4,5 bulan : 4,5 bulan 4 bulan = 0,5 bulan Pencapaian : 100% - (0,5/4 x 100%) = 87,5% Berikut adalah hasil dari pengukuran perspektif orientasi penyempurnaan operasional: Tujuan Strategis Ukuran Strategis Sasaran Kondisi Aktual Pencapaian

47 132 A. Peningkatan dukungan dan pemeliharaan ICT-HCM B. Pengoptimasian pengembangan ICT-HCM A1. Rata-rata waktu yang diperlukan untuk mengatasi masalah aplikasi 1 jam Real time 100% A2. Rata-rata waktu yang diperlukan untuk menjawab pertanyaan pengguna Real time Real time 100% A3. Rata-rata waktu perbaikan bila sistem mengalami down 10 menit 1 menit 100% Total 300% Rata-rata 100% B1. Lama pengerjaan proyek SAP HCM (skala kecil) 4 bulan 4,5 bulan 87,5% Total 87,5% Rata-rata 87,5% Total rata-rata 187,5% Rata-rata seluruh 93,75% Tabel 4.13 Hasil Pengukuran Perspektif Penyempurnaan Operasional Perspektif Orientasi Masa Depan Ukuran dan sasaran dari perspektif orientasi masa depan adalah: A. Tujuan strategis: peningkatan kualitas staf ICT-HCM A1. Staf ICT-HCM yang berpengalaman minimal 3 tahun Untuk mengetahui jumlah staf ICT-HCM yang berpengalaman minimal 3 tahun, informasi ini diperoleh dengan melakukan interview kepada SM Human Capital IT PT.GARUDA INDONESIA dalam butir pertanyaan no 9 dalam perspektif orientasi masa depan. Butir pertanyaan tersebut sebagai berikut: Berapa persentase jumlah staf ICT-HCM yang berpengalaman minimal 3 tahun?

48 133 Sasaran strategis : 100% Kondisi aktual : hanya 3 orang, dari total 6 orang Pencapaian : 50% Keterangan : jumlah staf ICT-HCM berjumlah 6 orang dan yang berpengalaman minimal 3 tahun berjumlah 3 orang. Maka pencapaian yang diperoleh adalah 3/6 x 100% = 50% Berikut adalah data yang diperoleh: No. Nama Pendidikan Lama Bekerja Jabatan 1 Rusnendar STM 21 tahun SC. Personnel Administration Application 2 Roedy Sukaton S 1 17 tahun SC. Personnel Development Application 3 Budi Setyono D 3 17 tahun System Analyst 4 Hanif Rahma H. S 1 2 tahun System Programmer 5 Ryan Octavianus S 1 2 tahun System Programmer 6 Dadhi W. S 1 1 tahun System Programmer A2. Staf ICT-HCM yang berpendidikan minimal S1 Untuk mengetahui jumlah staf ICT-HCM yang berpendidikan minimal S1, informasi ini diperoleh dengan melakukan interview kepada SM Human Capital IT PT.GARUDA INDONESIA dalam butir pertanyaan no 10 dalam perspektif orientasi masa depan. Butir pertanyaan tersebut sebagai berikut: Berapa persentase jumlah staf ICT-HCM yang berpendidikan minimal S1? Sasaran strategis : 100% Kondisi aktual : hanya 5 orang, dari total 6 orang Pencapaian : 83,33%

49 134 Keterangan : jumlah staf ICT-HCM berjumlah 6 orang dan yang berpendidikan minimal S1 berjumlah 5 orang. Maka pencapaian yang diperoleh adalah 5/6 x 100% = 83,33% Berikut adalah data yang diperoleh: No. Nama Pendidikan Lama Bekerja Jabatan 1 Rusnendar STM 21 tahun SC. Personnel Administration Application 2 Roedy Sukaton S 1 17 tahun SC. Personnel Development Application 3 Budi Setyono D 3 17 tahun System Analyst 4 Hanif Rahma H. S 1 2 tahun System Programmer 5 Ryan Octavianus S 1 2 tahun System Programmer 6 Dadhi W. S 1 1 tahun System Programmer B. Tujuan strategis: pelatihan staf ICT-HCM B1. Frekuensi pelatihan staf ICT-HCM Untuk mengetahui jumlah pelatihan yang dilakukan oleh staf ICT-HCM, informasi ini diperoleh dengan melakukan interview kepada SM Human Capital IT PT.GARUDA INDONESIA dalam butir pertanyaan no 11 dalam perspektif orientasi masa depan. Butir pertanyaan tersebut sebagai berikut: Berapa jumlah frekuensi pelatihan terhadap staf ICT-HCM yang dilakukan setiap tahun? Sasaran strategis Kondisi aktual : 5 kali tiap tahun : 40jam / tahun Pencapaian : 100% Keterangan : dalam PT.GARUDA INDONESIA ditargetkan untuk setiap staf ICT-HCM melakukan pelatihan sebanyak 40jam / tahun. Diasumsikan setiap staf ICT-HCM setiap kali melakukan pelatihan