BAB I PENDAHULUAN. mempermudah pengguna dalam memperoleh data dan informasi yang akurat dan

Transkripsi

1 BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah Teknologi Informasi saat ini berkembang sangat cepat dan signifikan. Lapangan pekerjaan baik dalam bidang pemerintahan maupun perusahaanperusahaan swasta saling berpacu dalam mengembangkan Teknologi Informasi guna meningkatkan efektifitas kerja dalam ruang lingkup pekerjaan mereka. Teknologi Informasi ini kemudian dirancang sedemikian rupa untuk mempermudah pengguna dalam memperoleh data dan informasi yang akurat dan terstruktur. Data dan informasi yang diolah dalam sebuah sistem yang terkomputerisasi sering kali menjadi sebuah tolak ukur manajemen dalam mengambil suatu keputusan untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Sistem inilah yang kemudian dirancang menjadi sebuah sistem pendukung keputusan yang mana dapat menjadikan sebuah instansi atau perusahaan meningkatkan kredibilitasnya dalam persaingan dunia global saat ini. Dari sebuah sistem pendukung keputusan, user atau pengguna dapat menentukan secara langsung suatu kriteria ataupun hal-hal yang menunjang sebuah keputusan terbaik yang dapat diambil atau diperoleh. Seperti halnya pada pengambilan keputusan dalam penentuan kelulusan peserta pendidikan dan pelatihan pegawai negeri sipil yang ada di setiap daerah yang selama ini dikelola oleh Lembaga Administrasi Negara melalui Badan 1

2 2 Kepegawaian Daerah ataupun Badan Kepegawaian Negara khususnya Bagian Pendidikan dan Pelatihan Kepegawaian yang sampai saat ini masih menggunakan proses penilaian secara manual. Penilaian secara perkiraan pada kasat mata terkadang sering membuat kekeliruan pada penilaian. Pengelolaan penilaian yang menggunakan proses yang panjang hingga mencapai hasil akhir, sering membuat penilaian terkesan tidak efisien. Dari latar belakang inilah muncul sebuah gagasan untuk membuat sebuah rancang bangun sistem pendukung keputusan yang dapat membantu tugas Lembaga Administrasi Negara khususnya kegiatan pendidikan dan pelatihan bagi pegawai negeri yang dilimpahkan kepada bagian Pendidikan dan Pelatihan Badan Kepegawaian Daerah ataupun Badan Kepegawaian Negara ini dengan judul RANCANG BANGUN SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN DALAM PENILAIAN PESERTA PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PEGAWAI NEGERI SIPIL DENGAN METODE MULTI FACTOR EVALUATION PROCESS. 1.2 Identifikasi Masalah Identifikasi masalah merupakan proses penyederhanaan masalah yang rumit dan kompleks yang dirumuskan menjadi sebuah permasalahan yang dapat diteliti atau dicari alternatif pemecahannya antara lain: 1. Proses penilaian peserta pendidikan dan pelatihan pegawai negeri sipil masih secara manual.

3 3 2. Membutuhkan banyak ruang untuk menyimpan data yang disebabkan oleh penggunaan Ms.Excel yang dibuat secara terpisah untuk masingmasing file. 3. Lamanya waktu yang dibutuhkan untuk pencarian data-data peserta baik yang sudah mengikuti pendidikan dan pelatihan, maupun yang belum atau akan mengikuti pendidikan dan pelatihan yang disebabkan oleh pendataan secara manual 4. Membutuhkan proses yang lambat dan laporan yang kurang akurat yang disebabkan oleh pembuatan laporan data nilai peserta pendidikan dan pelatihan masih secara manual dan dengan bantuan MS. Excel dan MS. Word. 1.3 Rumusan Masalah ini adalah : Adapun rumusan masalah dalam pembuatan sistem pendukung keputusan 1. Bagaimana membuat suatu penialaian yang sesuai dengan kriteria penentu kelulusan para peserta Diklat. 2. Bagaimana membuat sistem penyimpanan data untuk nilai para peserta yang efisien, baik yang telah mengikuti pelatihan maupun yang sedang atau akan mengikuti pelatihan. 3. Bagaimana membuat sistem laporan dari hasil penilaian yang telah dilakukan secara cepat dan akurat.

4 4 4. Bagaimana membuat sistem pencarían data yang efisien sehingga tidak merumitkan dan tidak membutuhkan ruang yang besar dalam penyimpanan data. 1.4 Batasan Masalah Dalam pembuatan sistem informasi ini, terdapat beberapa batasan-batasan yang dikerjakan, diantaranya: 1. Dapat melakukan proses penghitungan nilai peserta pendidikan dan pelatihan pegawai negeri sipil. 2. Proses penilaian dilakukan dengan metode Multi Factor Evaluation Process. 3. Dapat melakukan edit ataupun update nilai peserta pendidikan dan pelatihan pegawai negeri sipil. 4. Pembuatan laporan nilai peserta pendidikan dan pelatihan untuk masing-masing angkatan sesuai dengan jenis pendidikan yang diikuti. Selain dari batasan masalah diatas, maka tidak dibahas dalam Rancang Bangun Sistem Pendukung Keputusan Kebijakan Penilaian Peserta Pendidikan dan Pelatihan Pegawai Negeri Sipil Dengan Metode Multi Factor Evaluation Process ini.

5 5 1.5 Maksud dan Tujuan 1. Maksud Maksud dari pembuatan tugas akhir ini yaitu membangun sebuah Rancang Bangun Sistem Pendukung Keputusan Kebijakan Penilaian Peserta Pendidikan dan Pelatihan Pegawai Negeri Sipil Dengan Metode Multi Factor Evaluation Process ini. 2. Tujuan a. Tujuan untuk mahasiswa Adapun tujuan untuk mahasiswa adalah : 1). Mengimplementasikan ilmu yang didapat di bangku kuliah. 2). Bertujuan untuk membuat laporan sistem secara sistematis. 3). Sebagai syarat kelulusan mata kuliah tugas akhir. b. Tujuan untuk Lembaga Administrasi Negara / Badan Kepegawaian Negara / Badan Kepegawaian Daerah Adapun tujuan untuk Lembaga Administrasi Negara / Badan Kepegawaian Negara / Badan Kepegawaian Daerah adalah: 1). Membantu pelaksana tugas penilaian peserta dalam proses penghitungan nilai peserta, guna mencari tingkat kelulusan yang efektif, sehingga dapat disimpan dalam satu database dan tidak membutuhkan ruang yang besar dalam penyimpanan data. 2). Membantu pelaksana tugas DIKLAT dalam proses pembuatan laporan nilai peserta pendidikan dan pelatihan pegawai negeri

6 6 sipil untuk setiap angkatan sesuai dengan jenis pendidikan yang diikutinya. 1.6 Tempat dan Waktu Penelitian Penelitian ini dilaksanakan di Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Bintan, Bintan Buyu, Kabupaten Bintan. Dan dimulai pada tanggal 18 Februari 2013 sampai 5 Juli Metodologi Penelitian Metodologi Penelitian dapat diartikan secara terpisah, dimana metodologi merupakan analisis teoritis mengenai suatu cara atau metode 1, serta penelitian atau riset pada hakikatnya bertujuan untuk memperoleh pengetahuan tentang sesuatu yang dianggap benar melalui proses bertanya dan menjawab 2. Dengan kata lain, metodologi penelitian adalah sekumpulan peraturan, kegiatan, dan prosedur yang digunakan oleh pelaku suatu disiplin ilmu 3 1. Metode Pengumpulan Data Metode pengumpulan data yang akan dilakukan adalah dengan cara studi pustaka, wawancara (Interview), dan observasi. a. Studi Pustaka Melakukan pengumpulan data secara langsung dengan melakukan studi kepustakaan, yaitu dengan mengumpulkan datadata dan teori-teori yang berhubungan dengan penulisan skripsi ini W. Gulo, Metodologi Penelitian, Jakarta-Gramedia Widiasarana Indonesia,2002. hal

7 7 Teori-teori tersebut diperoleh dari buku-buku yang dapat dijadikan referensi pendukung yang sesuai dengan judul dan pembahasan pada skripsi, selain itu juga didapatkan dari sumber-sumber data yang dapat mendukung penelitian skripsi ini. Tinjauan atau studi pustaka tersebut dapat dilihat dari petikan-petikan footnote maupun daftar pustaka yang terdapat dalam skripsi ini. b. Wawancara (Interview) Wawancara (interview) yaitu suatu model data dengan mengajukan pertanyaan-pertanyaan atau tanya jawab secara langsung kepada pegawai di Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Bintan khususnya pada bagian Pendidikan dan Pelatihan Pegawai. Penelitian ini di dapat melalui wawancara yang dilakukan dengan pegawai Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Bintan untuk mengetahui secara menyeluruh mengenai permasalahan-permasalahan atau kendala-kendala proses penilaian peserta pendidikan dan pelatihan pegawai negeri sipil maupun tata cara pelaporan data nilai peserta pendidikan dan pelatihan di Badan Kepegawaian Daerah baik yang ada di Kabupaten Bintan maupun di daerah lainnya, ke pihak-pihak yang membutuhkan informasi. Hasil dari wawancara tersebut dilampirkan pada halaman lampiran skripsi ini.

8 8 c. Observasi Metode observasi atau pengamatan merupakan salah satu metode pengumpulan data / fakta yang cukup efektif. Observasi merupakan pengamatan langsung yaitu suatu kegiatan yang bertujuan untuk memperoleh informasi yang diperlukan dengan cara melakukan pengamatan dan pencatatan dengan peninjauan langsung ke Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Bintan. Bukti konkrit dari observasi ini adalah didapatkannya data-data peserta DIKLAT dan penilaian peserta DIKLAT yang berupa softcopy, dan beberapa diantaranya di lampirkan pada halaman lampiran sesuai dengan data aslinya. 2. Metode Pengembangan Perangkat Lunak Metode pengembangan perangkat lunak yang digunakan dalam membangun rancang bangun sistem pendukung keputusan dalam penilaian peserta pendidikan dan pelatihan pegawai negeri sipil ini menggunakan beberapa cara, yaitu: a. Model Air Terjun (Waterfall Model) Model Air Terjun (Waterfall Model) dapat memecahkan masalah dengan sebuah pendekatan kepada perkembangan perangkat lunak yang sistematik dan sekuensial yang mulai pada tingkat dan kemajuan sistem pada seluruh analisis, desain kode,

9 9 pengujian, dan pemeliharaan seperti yang tergambar pada Gambar 1.1 di bawah ini. Gambar 1.1 Model Waterfall Model waterfall / air terjun ini melingkupi aktivitasaktivitas sebagai berikut : a). Perencanaan, menyangkut studi kebutuhan pengguna, studistudi kelayakan baik secara teknis maupun secara teknologi- serta penjadwalan pengembangan suatu proyek sistem informasi dan / atau perangkat lunak. b). Analisis, mengenali segenap permasalahan yang muncul pada pengguna dengan mendekomposisi use case diagram lebih lanjut, mengenali komponen-komponen sistem, obyek-obyek, hubungan antarobjek, dan sebagainya.

10 10 c). Perancangan, mencari solusi permasalahan yang didapat dari tahap analisis. Tahap perancangan dibagi 2: 1). Tahap perancangan yang lebih menekankan pada platform apa hasil dari tahap analusus kelak akan diimplementasikan. 2). Melakukan penghalusan (refinement) kelas-kelas yang didapat pada tahap analisis serta jika perlu- menambahkan dan memodifikasikan kelas-kelas yang akan lebih mengefisienkan serta mengefektifkan sistem / perangkat lunak yang akan kita kembangkan. d). Implementasi, mengimplementasikan perancangan sistem ke situasi yang nyata. e). Pengujian, menguji apakah sistem yang dibuat sudah sesuai dengan kebutuhan pengguna atau belum. Jika belum, proses selanjutnya adalah iteratif, yaitu kembali ke tahap-tahap selanjutnya. f). Pemeliharaan / Perawatan, melakukan pengoperasian sistem dan jika diperlukan- melakukan perbaikan-perbaikan kecil. Kemudian, jika waktu penggunaan sistem habis, maka akan masuk lagi pada tahap perencanaan. 4 4 Nugroho, Adi, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi dengan Metodologi Berorientasi Objek, Bandung Informatika Bandung, Hal:

11 Perencanaan Jadwal Penelitian berikut: Adapun Perencanaan Jadwal Penelitian yang akan dilaksanakan sebagai No Kegiatan 1 Pengumpulan Data 2 Analisa Permasalahan / Kebutuhan 3 Perancangan Proses dan Basis Data 4 Perancangan Program / Pengkodean 5 Implementasi / Ujicoba Program Bulan Februari Maret April Mei Juni Tabel 1.1 Perencanaan Jadwal Penelitian 1.9 Sistematika Penulisan Sistematika pembahasan Skripsi ini dibagi menjadi 6 (enam) bab. Berikut penjelasan tentang masing-masing bab : BAB I Pendahuluan, dalam bab ini penulis menguraikan tentang latar belakang, rumusan masalah, batasan masalah, tempat dan waktu pelaksanaan, tujuan, manfaat dan sistematika penulisan. BAB II Landasan Teori, pembahasan pada bab ini berisikan tentang pengertian serta teori-teori yang relevan dengan judul atau pokok permasalahan untuk mempermudah pembahasan serta penyelesaian kasus atau suatu penelitian.

12 12 BAB III Analisis Sistem, pada bab ini menjelaskan tentang konsep kegiatan analisis dan tujuan dari langkah analisis, yang isinya berupa analisa kelemahan sistem, analisa kebutuhan sistem, dan kebutuhan pengguna. BAB IV Perancangan Sistem, dalam bab ini menguraikan tentang konsep pemodelan sistem dan alasan mengapa pemodelan sistem perlu dilaksanakan. Tahapan-tahapan yang di laksanakan berupa perancangan proses berupa penguraian pemodelan proses sistem yang dibuat menggunakan pemodelan flowmap, diagram konteks, DFD ataupun UML, selanjutnya perancangan basis data berupa penguraian perancangan media penyimpanan data dalam aplikasi dengan menggunakan metode ERD dan perancangan antarmuka yang berupa penguraian perancangan form-form yang ada dalam aplikasi. BAB V Implementasi Sistem, bab ini menguraikan tentang implementasi dan analisa hasil uji coba program. Tahapan-tahapan yang dilakukan dalam Bab ini meliputi ujicoba sistem dan program, serta manual instalasi. BAB VI Penutup, bab ini berisikan tentang kesimpulan dan saran. DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN