ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI KESISWAAN PADA SMK NEGERI 2 KOBA

Transkripsi

1 ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ADMITRASI KESISWAAN PADA SMK NEGERI 2 KOBA Melanni Sistem Informasi STMIK ATMA LUHUR PANGKALPINANG Jl.Jend.Sudirman Selindung Lama Pangkalpinang Kepulauan Babel Abstrak Pada saat ini di zaman teknologi informasi kecepatan dalam mengakses sebuah proses bisnis sangat di utamakan demi suatu hasil yang efektif dan efisien. Oleh karena itu, dibutuhkanlah suatu informasi yang sangat srtategis, akurat cepat guna untuk mewujudkan suatu sasaran, tujuan, dan hasil yang diharapkan. SMK Negeri 2 Koba merupakan salah satu sekolah kejuruan yang ada di Kepulauan Bangka Belitung dimana dalam proses kegiatan administrasi kesiswaannya masih menggunakan cara manual yang dapat menciptakan suatu permasalahan yang sangat kompleks serta rentan akan kehilangan data-data siswa yang berkaitan dengan administrasi kesiswaan, Oleh karena itu, administrasi kesiswaan SMK Negeri 2 Koba perlu dilakukan pengembangan dalam hal penyajian sistem informasi yang terkomputerisasi sehingga penyajian informasi untuk pihak pimpinan sekolah itu sendiri, pihak dinas sebagai koordinator, dan para siswa itu sendiri yang terdapat didalam SMK Negeri 2 Koba sebagai subyek pelaku utama dapat berjalan efektif, efisien, cepat dan akurat sebagaimana mestinya. Kata Kunci: Efektif, efisien, komputerisasi. Pendahuluan Saat ini perkembangan teknologi dan informasi sangat berperan penting dalam berbagai aspek kehidupan dan berbagai bidang. Tidak hanya dalam bidang It nya sendiri tetapi dalam bidang pendidikan juga sangat berperan penting guna memperoleh dan mendapatkan informasi yang cepat, akurat, dan terpecaya. Proses bisnis tidak hanya dilakukan dalam perusahaan saja melainkan sudah merambah ke pemerintahan khususnya instansi-instansi terutama dalam bidang pendidikan. Perkembangan dan kemajuan pendidikan juga tidak lepas dari dampak kemajuan teknologi informasi yang ada. Pendidikan sekolah sekarang sudah menjadi kebutuhan pokok yang harus dimiliki setiap orang untuk mendukung agar terciptannya kesesuaian dalam menjalankan aturan-aturan kegiatan peserta didik dari mulai masuk sampai lulus sekolah. Dalam hal ini setiap sekolah dari berbagai tingkatan (SD,SMP,SMA, maupun SMK) sudah seharusnya melakukan dan sudah mulai menerapkan system informasi yang ada di sekolah nya masing-masing guna kemjuan dan perkembangan yang adaoleh karena itu diperlukannya sebuah keefektifan dan koefisien administrasi kesiswaan didalamnya.. Administrasi kesiswaan adalah keseluruhan proses penyelenggaraan usaha kerja sama dalam bidang kesiswaan dalam rangka mencapai tujuan-tujuan pendidikan disekolah. Pengaturan kegiatan pendidikan tersebut diarahkan pada peningkatan mutu kegiatan belajar mengajar baik intra maupun ekstrakulikuler untuk pencapaian visi, misi, dan tujuan sekolah serta tujuan pendidikan secara keseluruhan. Selain itu, administrasi sekolah mempunyai multi fungsi salah satu diantaranya adalah membantu pendidikan dan pengajaran sesuai dengan apa yang telah tercantum dalam kurikulum pendidikan nasional sebagai akses penyalur kegiatan rutin

2 kesiswaan dimulai dari masuk sampai lulus sekolah dengan prestasi yang baik. SMK Negeri 2 Koba adalah salah satu sekolah menengah kejuruan yang sistem pengadministrasian kesiswaannya masih menggunakan cara manual sehingga prosesnya berjalan sangat lama. Selain itu juga banyak permasalahan yang timbul yakni dari segi pelayanan dan proses pengadministrasiannya sehingga menciptakan suatu hasil yang tidak sesuai dengan apa yang diharapkan. Hal tersebut sangatlah bertolak belakang dengan kondisi yang mengharuskan suatu proses bisnis berjalan secara efektif dan efisien sehingga menimbulkan banyak pertanyaan-pertanyaan yang pada akhirnya mendorong penulis untuk melakukan perubahan pengadministrasian kesiswaan pada SMK Negeri Koba yang berjalan secara manual ke cara yang lebih terkomputeisasi agar berjalan dengan baik dan cepat. 2.Tinjauan Pustaka 2. Pengertian Sistem Sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri atas komponen atau elemen yang saling berinteraksi, saling terkait atau saling tergantung membentuk keseluruhan yang komplek. Tujuan dari sistem tersebut adalah untuk mengorganisasikan sistem informasi yang baru agar dapat mengatasi berbagai masalah yang terjadi pada suatu organisasi, serta memberikan pengertian mengenai suatu bentuk sistem yang ada pada suatu organisasi serta cara-cara manajeman yang berkaitan dengan sistem informasi manajeman berbasis komputer. Ada juga yang menyebut sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri atas komponen atau elemen yang saling berinteraksi, saling terkait atau saling bergantung membentuk keseluruhan yang komplek. 2.2 Unified Modeling Language (UML) Unified Modelling Language (UML) merupakan gambaran dari suatu sistem notasi yang sudah dibakukan di dunia pengembangan sistem, hasil kerjasama dari Grady Booch, James Rumbaugh dan Ivar Jacobson. UML yang terdiri dari serangkaian diagram memungkinkan bagi sistem analis untuk membuat cetak biru sistem yang komperhensif kepada klien, programmer dn tiap orang yang terlibat dalam proses pengembangan. Dengan menggunakan UML kita dapat membuat model untuk semua jenis aplikasi piranti lunak, dimana aplikasi tersebut dapat berjalan pada piranti keras, sistem operasi dan jaringan apapun, serta ditulis dalam bahasa pemrograman apapun. 2.3 Pengertian Sistem Administrasi Siswa Sistem informasi Administrasi Siswa adalah suatu system informasi yang terpadu yang merupakan kegiatan yang sangat penting dilembaga pendidikan dan ini merupakan kegiatan yang rutin terjadi disekolah-sekolah. Dimana setiap skala waktu siswa dapat mengurus administrasi terutama surat menyurat dengan ketentuanketentuan yang telah disepakati oleh pihak sekolah. Sistem informasi administrasi kesiswaan merupakan hal yang sangat penting dalam mengatur segala hal yang berkaitan dengan penyelenggaraan kegiatan kesiswaan. Di dalam sistem inilah komponen yang ada dapat saling berinteraksi.sehingga administrasi kesiswaan merupakan usaha, dan kegiatan yang meliputi pengaturan tentang administrasi yang berkaitan dengan siswa dalam upaya mengembangkan potensi siswa. Administrasi Kesiswaan berhubungan dengan tata usaha yang berperan penting dalam penyimpanan data-data siswa tersebut. 2.4 Visual Basis 2008 Software Microsoft Visual Basic pertama kali diluncurkan pada tahun 99 dengan nama Thunder, yang merupakan development pertama yang berbasis visual yang dibuat oleh Microsoft, untuk menandingi bahasa pemrograman lainnya yang telah ada seperti pemrograman C, C++, Pascal, dan bahasa pemrograman lainnya. Microsoft Visual Basic 2008 merupakan salah satu bahasa pemrograman aplikasi yang sangat dikenal dunia. Aplikasi Visual Basic diproduksi pertama kali pada tahun Microsoft Access 2007 Software ini merupakan Database relationship adalah relasi atau hubungan antara beberapa tabel dalam database yang kita miliki. Relasi antar tabel dihubungkan oleh primary key dan foreign key. Untuk membuat relationship maka masing masing tabel harus memiliki primary key dan foreign key untuk dapat menghubungkan antara tabel induk dengan tabel anak maka penulis menggunakan microsoft access

3 3.Metodologi Penelitian Menentukan metode penelitian ini memiliki arti dalam suatu kegiatan penelitian. Sejalan dengan itu bahwa dalam suatu penelitian harus menggunakan metode yang valid dan terukur. Dengan metode penelitian ini akan memandu seorang peneliti mengenai urutan-urutan bagaimana penelitian ini dilakukan. Berdasarkan uraian-uraian diatas, dijelaskan bahwa metode merupakan suatu cara untuk memahami alur-alur yang ditempuh dalam penelitian dan didasarkan pada tujuan yang hendak dicapai pada suatu penelitian. Berikut ini metode yang digunakan : 3. Metode Pengumpulan Data Metode pengumpulan data merupakan suatu metode yang digunakan untuk mengumpulkan data dalam proses penelitian ini. Berikut ini adalah metode pengumpulan data yang dipakai dalam proses mengumpulan data : a. Studi Perpustakaan Yaitu teknik mengumpulkan data dengan mempelajari, dan menganalisis data yang diperoleh dari buku, artikel, jurnal dan sumber informasi lain yang mendukung dan berhubungan dengan masalah yang dibahas dalam penyusunan ini. b. Wawancara Wawancara atau Mengadakan tanya jawab langsung kepada pihak-pihak yang terkait yang dapat memberikan informasi tentang objek penelitian. c. Document Survey Metode penelitian yang dilakukan dengan menggunakan arsip yang diperoleh penulis dari instansi dalam bentuk dokumen. 3.2 Metode Analisa Sistem Pendekatan Object Oriented dilengkapi dengan alat-alat teknik pengembangan sistem sehingga hasil akhirnya akan di dapat sistem yang berbasis object oriented yang dapat didefinisikan dengan baik dan jelas. 3.3 Metode Perancangan Tahap Perancangan Sistem adalah merancang sistem secara rinci berdasarkan hasil analisa sistem yang ada, sehingga menghasilkan model baru yang diusulkan, dengan disertai rancangan database dan spesifikasi program. Alat bantu yang digunakan dalam merancang sistem adalah Entity Relationship Diagram (ERD). 3.4 Proses Bisnis Berikut ini adalah proses sistem berjalan pada Administrasi Kesiswaan SMK Negeri 2 Koba a. Proses Pendataan Siswa Siswa menyerahkan formulir biodata kemudian bagian TU menerima formulir biodata tersebut setelah itu bagian TU mencatat data siswa dan selanjutnya bagian TU menyimpan data tersebut sebagai arsip. b. Proses Pembuatan Surat Keterangan Mutasi Siswa mengajukan permohonan pindah lalu menyerahkan surat permohonan pindah ke bagian TU, kemudian bagian TU menerima surat permohonan pindah. Bagian TU mencatat surat permohonan pindah kemudian membuat surat mutasi siswa,dan selanjutnya diberikan kepada kepala sekolah untuk ditandatangani. selanjutnya kepala sekolah menyerahkan kembali surat mutasi siswa ke bagian TU, lalu bagian TU menyerahkan surat mutasi kepada bagian dinas pendidikan sebagai konfirmasi persetujuan. Bagian TU menerima konfirmasi persetujuan dari dinas pendidikan kemudian bagian TU mengkonfirmasikan persetujuan tersebut kepada siswa lalu siswa menerima konfirmasi tersebut. c. Proses Pendataan Siswa Masuk Pindahan Siswa mengajukan permohonan masuk pindahan kepada bagian TU, kemudian bagian TU menerima permohonan masuk pindahan tersebut. Jika permohonan tersebut tidak layak maka bagian TU mengkonfirmasi bahwa permohonan masuk pindah tidak layak kepada siswa, lalu siswa menerima konfirmasi tersebut. Jika permohonan masuk pindah tersebut layak maka bagian TU membuat keterangan rekomendasi sebagai bukti siswa diterima kemudian menyerahkan surat keterangan rekomendasi tersebut untuk ditandatangani kepala sekolah. Kepala sekolah menyerahkan kembali surat keterangan rekomendasi kepada bagian TU, lalu bagian TU menyerahkan surat keterangan rekomendasi kepada siswa, kemudian siswa menerima surat keterangan rekomendasi tersebut. d. Proses Pencatatan Pelanggaran Tata Tertib Siswa melakukan pelanggaran dan dicatat bagian TU sebagai pelanggaran kemudian bagian TU merekap data tersebut untuk menentukan poin pelanggaran kepribadian siswa persemester. Jika poinnya -9 maka bentuk sanksinya berupa peringatan lisan dan terdokumentasi. Jika poinnya maka bentuk sanksinya skorsing selama hari dan membuat pernyataan tertulis diatas kertas materai. Jika poinnya maka bentuk sanksinya diskorsing selama 2 hari dan membuat pernyataan tertulis diatas kertas materai. jika poinnya maka bentuk sanksinya berupa skorsing selama 3 hari dan membuat pernyataan tertulis diatas kertas materai. Jika poinnya maka bentuk sanksinya berupa skorsing selama 6 hari, membuat pernyataan tertulis diatas materai dan siswa dinyatakan tidak akan naik kelas dan tidak boleh mengulang. Jika poinnya >00 maka siswa tersebut dikeluarkan dari sekolah. e. Proses Pembuatan Buku Klepper Bagian TU merekap data-data siswa, kemudian membuat buku kleper, lalu menyerahkan buku kleper kepada kepala sekolah. Kepala sekolah menerima buku kleper untuk ditandatangani. f. Proses Pembuatan Laporan Siswa Masuk Pindahan Bagian TU merekap data-data siswa kemudian Bagian TU membuat laporan siswa masuk pindahan untuk diserahkan kepada kepala sekolah, kemudian kepala sekolah menerima laporan siswa masuk pindahan. 3

4 g. Proses Pembuatan Laporan Siswa Mutasi 4.2 ERD (Entity Relationship Diagram) Bagian TU merekap data-data siswa kemudian Bagian TU membuat laporan siswa mutasi untuk diserahkan kepada kepala sekolah, kemudian kepala sekolah menerima laporan siswa mutasi tersebut. Surat Masuk Pindahan Hasil SKR h. Proses Pembuatan Laporan Pelanggaran Tata Tertib Bagian TU merekap data-data pelanggaran tata tertib untuk diserahkan kepada kepala sekolah, kemudian kepala sekolah menerima laporan pelanggaran tata tertib tersebut. 4. Hasil dan Pembahasan 4. Use Case Diagram No_SMP No_SKR Tgl_SMP No_SMP No_Ref Nm_CSiswa Jenkel_CSiswa TTL_CSiswa Nm_OrtuCSiswa Pekerjaan_OrtuC Siswa _CSiswa Alasan_CSiswa Surat Keterangan Surat Permohonan keluaran Mutasi Mutasi No_SKMutasi No_SPMutasi No_SKMutasi No_SPMutasi Tgl_SPMutasi Tgl_SKMutasi Alsn_Mutasi Ajukan No_SPMutasi No_SKR Tgl_SKR No_SKR jadi Siswa Nm_Siswa TTL_Siswa Almt_Siswa N Jenkel_Siswa Nm_Ayah Nm_Ibu Pekerjaan_Ayah Pekerjaan_Ibu No_Telp Kls lakukan Jml_Poin M Tata tertib M punya Pelanggaran Surat Panggilan Peroleh Ortu Kd_Tatatertib Tgl_Tatatertib Poin Kd_Tatatertib Alsn_Pelanggaran No_SPOrtu Tgl_Pelanggaran Bentuk_Pelanggar an No_SPOrtu Tgl_SPOrtu Dapat No_SuratTeuran ENTRY GURU Surat Teguran No_SuratTeuran Tgl_SuratTeguran ENTRY ADM Gambar 4.4 ERD (Entity Relationship Diagram) ENTRY SISWA ENTRY PELANGGARAN 4.3 Struktur Tampilan ADM ENTRY TATA TERTIB ENTRY SURAT MASUK PINDAH SISTEM INFORMASI ADMITRASI KESISWAAN SMKN 2 KOBA MASTER TRANSAKSI LAPORAN KELUAR ENTRY SANKSI Entry ADM Entry Surat Masuk Pindah ENTRY SKR <Include> Entry Guru Entry Sanksi CETAK SKM ENTRY SKM Entry Siswa Entry SKR CETAK SPM <Include> ENTRY SPM Entry Pelanggaran Entry SKM Entry Tatib Entry SPM Gambar 4.4 Use Case Diagram Gambar 4.5 Struktur Tampilan 4

5 4.4 Rancangan Layar a. Rancangan Layar Menu Utama e. Cetak Surat Keterangan Mutasi Display Display Display Gambar 4.6 Rancangan Layar Menu Utama b. Entry Data Pelangaran Gambar 5.0 Cetak Surat Keterangan Mutasi f. Cetak Surat Permohonan Mutasi Display Display Display Display Display Display Display Display Display Display Display Display Display c. Entry Data Siswa Gambar 4.7 Entry Data Pelanggaran Gambar 5. Cetak Surat Permohonan Mutasi g. Entry Surat Masuk Pindahan Display Display Display Display Display Display Display Display Display Display d.entry Data Tata Tertib Gambar 4.8 Entry Data Siswa Gambar 5.2 Entry Surat Masuk Pindahan Display Display Display Gambar 4.9 Entry Data Tata Tertib 5

6 Ubah() Ubah() Ubah() Hapus() Hapus() Hapus() : Adm : Formutama : Formsangsi : Ctrlpelanggaran : pelanggaran : siswa : langgar : Tatatertib Input Pelanggaran() Input Langgar() Tambah() Input Pelaksana() Get Pelanggaran() Display Pelanggaran() Input Pelanggaran() Input Langgar() Tambah() DisplaynListview() Display Jumlah Point() Display Bentuk Sanksi() Input Pelasana() Get Pelanggaran() Get Data Siswa() Simpan Pelanggaran() Get Tata Tertib() Simpan Langgar() Cetak() Cetak() Simpan Skm() 4.5 Sequence Diagram a. Sequence Diagram Entry Data Siswa d. Sequence Diagram Surat Keterangan Mutasi : Adm : Formutama : formsiswa : CtrlSiswa : Siswa : Adm : Formutama : FormSkm : CTRLSkm : Skm : SPP Get Siswa() Get Siswa() Open Skm() Open Skm() GetSkm() Get Skm() Display Skm() Input Siswa() Input Siswa() Get Siswa() Pilih SPP() Pilih SPP() Get SPP() Display SPP() Show() Gambar 4.3 Sequence Diagram Surat Keterangan Mutasi Gambar 4.0 Sequence Diagram Entry Data Siswai e.sequence Diagram Surat Masuk Pindahan b. Sequence Diagram Entry Data Tata Tertib : Adm : Formutama : FormSuratMasukPindah : CtrlSMP : SMP Get Masuk Pindah() Get Masuk PIndah() Display Masuk Pindah() : Adm : Formutama : FormTatatertib : CtrlTatatertib : Tatatertib Get Tata tertib() Get Tata tertib() Input Masuk Pindah() Input Masuk Pindah() Display Tata tertib() Input Tata Tertib() Input Tata Tertib() Display Masuk pindah() Ubah() Ubah() Ubah() Hapus() Hapus() Hapus() Gambar 4.4 Sequence Diagram Surat Masuk Pindahan f. Sequence Diagram Cetak Surat Keterangan Mutasi Gambar 4. Sequence Diagram Entry Data Tata Tertib : Adm : Formutama : FormSPP : CtrlSPP : SPP : Siswa Get SPP() Get SPP() Display SPP() c. Sequence Diagram Pelanggaran Get Siswa() Display SPP() Pilih Tata Tertib() Pilih Tata Tertib () Gambar 4.5 Sequence Diagram Cetak Surat Keterangan Mutasi Gambar 4.2 Sequence Diagram Entry Data Pelanngarn 6

7 5. Kesimpulan dan Saran 5. Kesimpulan Dengan adanya perpindahan system, dari manual ke system yang terkomputerisasi terhadap sistem informasi administrasi kesiswaan diharapkan dapat membantu bagian pengadministrasian kesiswaan dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya. Setelah penulis melkukan analisa dan mempelajari semua permasalahan-permasalahan yang terjadi di tempat penelitian, yaitu di SMKN 2 Koba terutama pada administrasi kesiswaannya maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut:. a. Diharapkan tidak ada lagi kesalahan dalam pengadministrasian kesiswaan yang mengatur setiap aktifitas-aktifitas kesiswaan pada SMKN 2 Koba dari masuk sekolah sampai selesai sehingga tidak diperlukan pengerjaan yang berulang-ulang. b. Dengan adanya system yang terkomputerisasi dalam administrasi siswa, pencarian data siswa yang melakukan mutasi dapat dilakukan dengan cepat, tepat dan akurat c. Dengan adanya system ini, di harapkan bisa berguna bagi SMKN 2 Koba dan bisa membantu dalam proses administrasi kesiswaannya, ssehingga bisa memiliki daya saing dengan sekolah-sekolah lainnya d. Pembuatan laporan akan semakin mudah, cepat dan efektif untuk sekolah 5.2 Saran Agar sistem informasi administrasi kesiswaan lebih optimal, dan berjalan sesuai dengan harapan maka penulis memberikan beberapa saran yang dapat dijadikan bahan pertimbangan untuk pihak bagian administrasi kesiswaan pada SMKN 2 Koba, yaitu: Daftar Pustaka Agus Tulus, M., Sumber Daya Manusia. Jakrta: 992. Booch, Grady, James Rumbaugh, Ivar Jacobson. Pengantar Teknologi Informasi Semarang.Salemba Infotek, Dr. Ir. Harijono Djojodihardjo, Pengantar Sistem Komputer, Erlangga, Bandung: 984. Fathansyah, Ir. Basis Data.Bandung: Informatika, Indrajit. Analisis dan Perancangan Sistem Berorientasi Object.Bandung: Informatika, 200. Jeffry L. Whitten, Lonie D. Bentley, Kevin C. Dittman. Methode Desain & Analisis Sistem Edisi 6. Yogyakarta: Andi, 2004 Lupiyoadi, Hamdani. Manajemen Pemasaran Jasa, Edisi Kedua.. Jakarta : Salemba Empat, Mcleod Jr Raymond. Sistem Informasi Manajemen. Jakarta: Grasindo, 2002 Munawar. Pemodelan Visual dengan UML. Jakarta: Graha Ilmu, O Brein, James A., Pengantar Sistem Informasi. Jakarta: Salemba 4, Suhendar, a Hariman Gunadi. Visual Modelling Menggunakan UML dan Rational Rose. Bandung: Informatika, ) Diharapkan system informasi tentang administrasi kesiswaan ini dapat bermannfaat serta dapat di gunakan sesuai dengan kebutuhan yang ada, serta dapat di kembangkan lagi 2) Adannya peranan sekolah dalam hal menyiapkan hardware, software dan personil untuk dapat menggunakan system ini 3) Sebaiknya sering di lakukan back up data minimal setiap bulanya, untuk mencegah dan menngantisipasi terhadap hal- hal yang tidak diinginkan, seperti terjadinya kehikangan atau kerusakann data 7