PERANCANGAN BASIS DATA PEREKRUTAN KARYAWAN, PENGGAJIAN DAN PENILAIAN KINERJA KARYAWAN PADA PT. SPACE INDONESIA

Transkripsi

1 PERANCANGAN BASIS DATA PEREKRUTAN KARYAWAN, PENGGAJIAN DAN PENILAIAN KINERJA KARYAWAN PADA PT. SPACE INDONESIA Andriyas Binus University, Calvin Binus University, Gaby Tan Binus University, Jl. KH Syahdan No.37, Indrajani, S.Kom., M.M. Abstrak Basis data merupakan aspek yang penting dalam sistem informasi dimana basis data merupakan gudang penyimpanan data yang akan diolah lebih lanjut. Tujuan penelitian adalah untuk menganalisis dan merancang sistem basis data agar mempermudah pedataan, pegendalian data, dan penyajian informasi human resource. Metode perancangan yang digunakan dengan metode perancangan basis data konseptual, perancangan basis data logikal, dan perancangan basis data fisikal. Pada PT. Space Indonesia masih ada beberapa bagian yang menggunakan manual sehingga merepotkan dan dapat menyebabkan terjadinya kecurangan dan proses data membutuhkan waktu yang cukup lama. Basis data diharapkan dapat memudahkan untuk membuat laporan dan penyampaian informasi lebih baik dan

2 jelas, kemudian dengan adanya basis data diharapkan dapat mengurangi waktu dibandingkan dengan cara lama sehingga dapat menghemat waktu. Dengan adanya basis data diharapkan user dapat lebih mudah untuk mengakses data pribadinya dan bagian human resource lebih terorganisir. Dan bagian penting lainnya kemanan dapat lebih baik karena memiliki hak akses sehingga tidak semua karyawan dapat sembarangan mengakses apalagi mengubah data yang bukan merupakan wewenang mereka. (A,C,G) Kata kunci : Basis Data, human resource, keamanan, akses PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Basis data adalah kumpulan data yang disimpan secara sistematis di dalam komputer dan dapat diolah atau dimanipulasi menggunakan perangkat lunak untuk menghasilkan informasi. Basis data merupakan aspek yang penting dalam sistem informasi dimana basis data merupakan gudang penyimpanan data yang akan diolah lebih lanjut. Basis data menjadi penting karena dapat menghindari duplikasi data, hubungan antara data yang tidak jelas, organisasi data, dan update yang rumit. Perusahaan membutuhkan alat bantu yang mampu mengelola datadata yang dimiliki menjadi informasi yang memiliki nilai dan dapat diandalkan untuk mendukung pelaksanaan operasional perusahaan. PT. Space Indonesia (Shimizu Packing Advance Component of Electronic = SPACE) adalah perusahaan manfaktur yang menjadi salah satu distributor produk komponen elektronik yang ada di Indonesia. Didirikan pada tanggal 22 Januari 1997 dan masih terus berkembang sampai saat ini dan sudah memiliki pelanggan tetap yang berada di Indonesia dan juga di luar Indonesia. Maka dari itu PT. Space Indonesia membutuhkan basis data agar dapat mengelolah data-data yang ada didalam perusahaan. Sistem yang sedang berjalan pada PT. Space Indonesia memiliki masalah pada pengrekrutan karyawan yaitu bagian HRD mengalami kesulitan dalam

3 mencari calon karyawan yang sesuai dengan kriteria yang dibutuhkan, perhitungan gaji dan absensi yaitu karyawan mengalami kerterlambatan pembayaran gaji, dan penilaian hasil evaluasi karyawan yaitu kesulitan dalam menilai kinerja karyawan karena penilaian karyawan masih diarsipkan. Dengan adanya masalah-masalah yang terjadi, maka perusahaan membutuhkan sistem yang akan mempermudah bagian HRD dalam pengrekrutan karyawan, data-data karyawan, izin cuti, perhitungan gaji dan absensi, dan penilaian hasil evaluasi karyawan. 1.2 Rumusan Masalah 1. Berdasarkan analisa yang telah dilakukan pada PT.Space Indonesia, berikut beberapa permasalahan yang terjadi pada system yang sedang berjalan. 2. Pihak PT. Space Indonesia mengalami kesulitan pada saat merekrut karyawan karena data calon karyawan tidak terarsip dengan baik sehingga sering kali data calon karyawan tersebut hilang dan pihak perusahaan kesulitan dalam menghubungi calon karyawan tersebut. 3. Terjadi manipulasi data karyawan dan kebocoran informasi karena kurangnya sistem keamanan dalam sistem yang dipakai. 4. Keterlambatan perhitungan gaji karena bagian HRM harus mengumpulkan dan mencari data karyawan, absensi, data lembur karna data-data tersebut belum diarsipkan dalam suatu database sehingga proses perhitungan gaji memakan waktu sampai 1 minggu. 5. Sering kali pihak perusahaan tidak mengetahui kalau karyawan melakukan cuti kerja karena form pengajuan cuti kerja tidak terarsip dengan baik sehingga karyawan tersebut di hitung tidak masuk. 6. Kesulitan dalam menilai kinerja karyawan karena form penilaian seringkali hilang dan mengharuskan bagian HRM menilai ulang hasil kinerja karyawan. 7. Karyawan yang melakukan lembur mengalami kerugian karena tidak diberikan upah lembur yang disebabkan hilangnya form lembur yang kemudian tidak dihitung sebagai lembur oleh pihak perusahaan.

4 1.3 Tujuan Penelitian 1. Menganalisis sistem Human Resource yang sedang berjalan pada PT. Space Indonesia 2. Merancang sistem basis data Human Resource yang terintegrasi untuk mempermudah pendataan dan pengendalian data Human Resource 3. Membuat rancangan untuk menyajikan informasi yang berhubungan dengan Human Resource pada PT. Space Indonesia HASIL DAN PEMBAHASAN Gambar : Activity Penggajian

5 Bagian HRD membuka kayar form gaji pada sistem dan menghitung jumlah tunjangan dan absen setelah itu membuat laporan tunjangan dan absen untuk diserahkan kepada bagian accounting untuk membuat laporan jumlah gaji yang akan dibayar. Laporan dari bagian accounting di serahkan kepada bagian finance untuk melakukan pembayaran gaji karyawan. Tahap terakhir karyawan menerima gaji. Gambar : Activity Lembur

6 Karyawan mengisi form lembur dan memberikan form lembur kepada bagian HRD, bagian HRD memasukan data karyawan yang mengikuti lembur. Bagian HRD menyimpan data lembur. Gambar : Activity Tunjangan Bagian HRD mengumpulkan data tunjangan seperti tunjangan kehadiran, tunjangan uang makan, tunjangan kesehatan dan menghitung jumlah tunjangan kemudian data tersebut diberikan kepada bagian accounting. Bagian accounting akan memeriksa data jumlah tunjangan yang diberikan oleh bagian HRD dan akan membuat laporan pembayaran tunjangan. Bagian finance menerima laporan pembayaran tunjangan dan melakukan pembayaran. Tahap akhir karyawan akan menerima tunjangan yang akan dibayar bersamaan dengan gaji pada setiap bulannya.

7 Gambar : Entity Relationship Diagram Konseptual Awal Pada Entity Relationship Diagram konseptual awal menjelaskan tentang hubungan dasar antara class diagram yang saling berhubungan. Class karyawan memiliki hubungan dengan beberapa class lainnya seperti class rekrut, class absen, class gaji, class cuti, class lembur, class penilaian operator sampai sub-leader, dan class penilaian leader sampai manager. PT.Space Indonesia melakukan rekrut satu sampai banyak calon karyawan untuk menjadi karyawan. Satu sampai banyak karyawan melakukan absen pada setiap harinya. Pada saat karyawan tidak melakukan absen akan berpengaruh kepada gaji dan pada saat karyawan melakukan lembur maka akan berpengatuh kepada gaji. Setiap karyawan mendapatkan jatah untuk mengambil cuti. Karyawan mendapatkan penilaian dari setiap atasannya. Bagian penilaian operator sampai sub-leader mendapatkan penilaian dari manager dan penilaian leader sampai manager mendapatkan penilaian dari general manager.

8 Gambar : Entity R elationship Diagram (ERD) Logikal

9 Entity R elationship Diagram logikal menjelaskan tentang hubungan class setelah dilakukan normalisasi. Class yang ada seperti rekrut, detail rekrut, karyawan, departemen, kontak, tipe kontak, absen, detail absen, lembur, detail lembur, gaji, detail gaji, tunjangan, cuti, detail cuti, penilaian operator sampai sub-leader, detail penilaian operator sampai sub-leader, penilaian leader sampai manager dan detail penilaian leader sampai manager. Class karyawan memiliki hubungan dengan class rekrut, departemen, kontak, absen, lembur, gaji, cuti, penilaian operator sampai sub-leader dan penilaian leader sampai manager. Karyawan memiliki atribut id karyawan, nama karyawan, alamat karyawan, nomor telepon karyawan, tanggal lahir, tanggal masuk, jabatan, id departemen, dan id gaji. Gaji memiliki hubungan dengan karyawan, absen, lembur, dan tunjangan. Gaji memiliki atribut id gaji, nama karyawan, jumlah gaji pokok, departemen, jabatan id karyawan, id lembur, id absen, id tunjangan. Ada beberapa detail seperti detail rekrut, detail absen, detail lembur, detail gaji, detail cuti, detail penilaian operator sampai subleader dan detail penilaian leader sampai manager. METODOLOGI PENELITIAN Metode yang digunakan untuk memperoleh data dalam penulisan skripsi ini adalah sebagai berikut : Studi Pustaka Penelitian kepustakaan yang dilakukan dengan membaca buku-buku literatur tentang konsep dan teori mengenai informasi yang berkaitan dengan topik yang akan dibahas.

10 1.3.2 Pengumpulan Data dan Fakta Dalam sebuah sistem basis data, diperlukan sistem untuk menangani masalah-masalah yang muncul. Untuk itu dapat dilakukan fact finding technique untuk mencari masalah-masalah tersebut. Menurut Thomas Connolly and Carolyn Begg (2010, p317), teknik yang digunakan adalah teknik pencarian fakta (fact finding technique). Teknik pencarian fakta yang digunakan dalam penulisan skripsi ini, yaitu : 1. Memeriksa Dokumentasi (Examining Documentation) Dokumentasi diperlukan untuk menyediakan informasi perusahaan yang berkaitan dengan masalah yang dihadapi dengan cara mempelajari dokumen-dokumen, laporan dan file yang berkaitan dengan sistem yang ada. 2. Wawancara (Interviewing) Wawancara merupakan suatu teknik untuk memperoleh informasi dari sumbernya secara langsung. Keuntungannya adalah untuk menemukan fakta dan mengidentifikasi kebutuhan, serta memperoleh ide-ide secara langsung dari sumbernya. 3. Mengamati Perusahaan Dalam Operasinya (Observing the Enterprise in Operation) Observasi merupakan teknik yang secara langsung digunakan untuk memantau dan mempelajari tindakan seseorang untuk memahami sebuah sistem dengan cara terjun langsung ke lapangan. 4. Riset (Research) Melakukan riset terhadap suatu masalah yang sedang dihadapi. Hasil riset dapat menyediakan informasi-informasi penting tentang bagaimana orang lain memecahkan masalah yang serupa dengan teknik-teknik tertentu. 5. Kuisioner (Questionnaires) Kuisioner adalah sebuah teknik dengan pengunaan dokumen yang diberikan langsung kepada beberapa orang yamg biasa disebut koresponden untuk memperoleh fakta-fakta yang berkaitan dengan

11 sistem. Teknik ini merupakan teknik yang paling efisien untuk memperoleh informasi dari banyak orang Analisa yang Sedang Berjalan Activity Diagram Menurut Satzinger (2010, p141) Activity Diagram sebuah diagram yang menggambarkan alur kerja pengguna (atau system). Activity diagram digunakan pada analisa sistem yang sedang berjalan dan sistem yang diusulkan yang meliputi : 1. Pengrekrutan karyawan 2. Absen karyawan 3. Penggajian karyawan 4. Cuti 5. Penilaian operator sampai sub-leader 6. Penilaian leader sampai manager Analisa dan Perancangan Basis Data Kegiatan utama yang berhubungan dengan setiap tahap database lifecycle pengembangan sistem. Berikut merupakan tahap database lifecycle yang digunakan pada penulisan skripsi ini : 1. Perencanaan Basis Data (Database planning) Merencanakan bagaimana tahapan dari lifecycle dapat di relalisasi dengan cara paling efektif dan efisien. 2. Definisi sistem (System definition) Menspesifikasikan cakupan dan batasan dari sistem basis data, termasuk tampilan user, user, dan area aplikasi. 3. Pengumpulan dan analisis kebutuhan (Requirements collection and analysis) Mengumpulkan dan menganalisa kebutuhan untuk sistem basis data yang baru / yang akan dibangun. 4. Perancangan basis data (Database design)

12 Perancangan basis data secara konseptual, logikal dan fisikal. 5. Pemilihan DMBS (DBMS selection (optional)) Memiliki DBMS yang sesuai untuk sistem basis data. 6. Merancang Conceptual Database Design Perancangan database konseptual dimulai dengan mengidentifikasikan tipe-tipe entity, mengidentifikasikan tipe-tipe hubungan atau relationship, mengidentifikasikan atribut dan domain atribut. 7. Merancang Logical Database Design Perancangan database logikal terdiri dari validasi model dengan normalisasi, membuat rancangan logical. 8. Merancang Physical Databse Design Menerjemahkan rancangan logikal ke dalam database. Tahap database lifecycle yang tidak diterapkan dalam penulisan skripsi ini : 1. Prototyping (Prototyping (optional)) Membangun working model dari sistem basis data, yang dimana mengizinkan designer - designer atau user - user untuk menvisualisasi dan mengevaluasi bagaimana tampilan akhir dan fungsinya. 2. Implementasi (Implementation) Membuat definisi basis data fisikal dan program aplikasi. 3. Konversi data dan loading (Data conversion and loading) Memindahkan data dari sistem lama ke sistem yang baru dan jika mungkin, menkorversi data aplikasi-aplikasi yang sudah ada untuk dijalankan di basis data yang baru. 4. Testing Sistem basis data dilakukan test untuk error dan divalidasi dengan user requirements yang sudah ditentukan. 5. Perawatan Operasional (Operational maintenance) Ketika sistem basis data sudah di implementasikan secara penuh. sistem harus terus dimonitor dan di jaga. Jika perlu, requirement yang

13 baru dapat ditambahkan ke sistem basis data melalui tahapan pada lifecyle. SIMPULAN DAN SARAN Simpulan Berdasarkan analisis dan perancangan aplikasi basis data kepegawaian yang telah dilakukan pada PT. Space Indonesia, maka dapat diambil beberapa simpulan diantaranya sebagai berikut : 1. Sistem basis data dapat membantu perusahaan untuk mendukung pengelolaan data calon karyawan seperti contohnya penambahan data baru dan pencarian data calon karyawan. 2. Dengan sistem basis data ini dapat membantu pihak HRD dalam pengumpulan data tunjangan dan data lembur yang memudahkan pihak HRD dalam melakukan penggajian. 3. Sistem basis data yang dibuat dapat meminimalisir kerugian dalam pembayaran uang lembur yang dialami oleh karyawan. 4. Dengan sistem basis data dapat membantu perusahaan untuk membuat suatu laporan yang dapat membantu perusahan untuk memahami suatu informasi dan dapat digunakan untuk mengambil suatu kebijakan. 5. Keamanan lebih terjamin karena adanya hak akses. 6. Sistem basis data yang dibuat dapat menyimpan data-data hasil penilaian kinerja karyawan yang nantinya dapat digunakan untuk mengevaluasi kinerja karyawan tersebut.

14 Saran Beberapa saran yang dapat diusulkan penulis yang dengan tujuan untuk pengembangan sistem agar sistem dapat berkembang lebih baik adalah sebagai berikut : 1. Penambahan fitur - fitur agar cakupannya lebih luar dan dapat memenuhi kebutuhan perusahaan akan informasi karyawan 2. Penambahan user yang berwewenang pada setiap divisi dapat memantau bagaimana kinerja karyawan pada divisinya 3. Admin melakukan maintance secara berkala sehingga dapat terhindar dari kejadian yang tidak diinginkan 4. Untuk pengembangan lebih lanjut, dapat dilakukan dengan penambahan kapasitas pada memory agar memudahkan dalam pemenuhan kebutuhan pada bagian karyawan DAFTAR PUSTAKA Connolly, T. and Begg, C. (2010). Database Systems: A Practical Approach to Design, Implementation and Management.(5 th edition). Cambridge, Massachusetts: Addison Wesley. Daft, Richard L., Marcic, Dorothy. (2011). Management The New Workplace, p 272. Stamford: South-Western Cengage Learning. Dessler, G. (2005). Human Resource Management. (10 th edition). Upper Saddle River, New Jersey: Pearson Education Inc. Grubb, T. (2007). Performance Appraisal Reappraised: It s Not All Positive. Journal of Human Resource Education, Vol. 1, No. 1, diakses 23 Oktober 2012 dari

15 Noe, R.J., Hollenbeck, J.R., Gerhart, Barry, and Wright, P.M. (2006). Human Resource Management: Gaining a Competitive Advantage. (5 th edition). New York: McGraw-Hill. Noe, R. A., Hollenbeck, J. R., Gerhart, B., Wright, P., M. (2007). Fundamental of Human Resource Management, p 3. New York: McGraw-Hill Nurmianto, E., Nurhadi S., dan Sanusi S. (2006). Perancangan Penilaian Kinerja Karyawan Berdasarkan Kompetensi Spencher dengan Metode Analytical Hierarchy Process. Jurnal Teknik Industri, Vol. 8, No. 1, diakses 21 Oktober 2012 dari pdf Permatasari A., Cristian L. (2010).Rancangan Sistem Informasi Penggajian pada Perusahaan Jasa Bengkel. Comtech, 1, 529. Satzinger, W, J.,Jackson, B, R.,Burd, D, S.(2010).Sytem Analysis and Design in a Changing World. CengageLearning, Inc., US. Snell, S., Bohlander, G. (2010). Principles of Human Resource Management, p 4, 9. Stamford : South-Western Cengage Learning. Subekhi, A. dan Jauhar, M. (2012). Pengantar Manajemen Sumber Daya Manusia. Surabaya: Prestasi Pustaka. Tresnani, D.L. dan Rinaldi M. (2012). Implementasi Sistem Absensi Pegawai Menggunakan QR Code pada Smartphone berbasis Android. Jurnal Sarjana Institut Teknologi Bandung Bidang Teknik Elektro dan Informatika, Vol. 1, No. 32, diakses 28 Oktober 2012 dari S1/article/view/166/160

16 RIWAYAT PENULIS Nama : Andriyas Tempat/ Tanggal lahir : Lahat, 9 Juli 1992 Pendidikan Formal : Universitas Bina Nusantara, Jakarta, Indonesia S1, Sistem Informasi Nama : Calvin Tempat/ Tanggal lahir : Pontianak, 2 September 1992 Pendidikan Formal : Universitas Bina Nusantara, Jakarta, Indonesia S1, Sistem Informasi Nama : Gaby Tan Tempat/ Tanggal lahir : Ambon, 24 November 1992 Pendidikan Formal : Universitas Bina Nusantara, Jakarta, Indonesia S1, Sistem Informasi