BAB I PENDAHULUAN. memberikan pelayanan yang efektif. Kearsipan sangat dibutuhkan dalam

Transkripsi

1 BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Kearsipan merupakan bagian pekerjaan kantor yang sangat penting. Informasi tertulis yang tepat harus tersedia apabila diperlukan agar kantor dapat memberikan pelayanan yang efektif. Kearsipan sangat dibutuhkan dalam pelaksanaan administrasi karena arsip merupakan pusat ingatan bagi setiap kegiatan dalam suatu instansi. Oleh karena itu suatu instansi pemerintahan dalam mengelola kearsipannya harus memperhatikan system kearsipan yang sesuai dengan keadaan organisasinya dalam mencapai tujuannya. Efektifitas pengelolaan kearsipan pada suatu instansi dipengaruhi oleh pegawai yang bekerja di unit kearsipan, sarana atau fasilitas yang ada dipergunakan dalam membantu pengelolaan arsip serta pemeliharaannya. Fungsi arsip sebagai ingatan, informasi dan sumber sejarah perlu dikelolah dengan baik agar dapat memperlancar seluruh kegiatan dan proses pekerjaan kantor. Dalam setiap unit kegiatan arsip harus senantiasa siap untuk memberikan pelayanan informasi yang akurat bagi masyarakat dalam memecahkan masalah yang sering terjadi di masyarakat. Arsip merupakan salah satu produk dari pekerjaan kantor atau pekerjaan tata usaha yang banyak dilakukan oleh unit pengelola pada setiap badan usaha. 1

2 2 Dan arsip itu selalu menyangkut pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpanan dokumen-dokumen, surat-surat berharga dan warkat dan inilah yang disebut dengan Kearsipan. Dalam setiap urusan arsip pasti harus memudahkan bagi seorang pegawai instansi untuk memudahkan pencarian arsip maka arsip yang baik itu harus memiliki prosedur dan metode dalam pelakasaannya, sehingga benar-benar sangat mendukung kinerja suatu perusahaan dan organisasi. Prosedur adalah suatu rangkaian pola metode yang diberlakukan oleh suatu organisasi dalam menunjang kinerja yang baik dalam dalam bidang apapun. Prosedur inilah yang harus dapat menciptakan kebaikan, keteraturan, keefektifan pekerjaan dalam arsip. Ruang Arsip adalah sebuah ruangan khusus yang digunakan untuk menyimpan berkas-berkas ataupun surat-surat berharga yang dianggap sangat penting maupun biasa. Maka Arsip memiliki tempat khusus untuk tempatnya sendiri. Kalau ruang arsip dibagian instansi Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan, mereka menyediakan ruangan yang cukup kecil untuk menyimpan beberapa arsip penting sedangkan arsip biasa hanya disimpan ditempat khusus arsip seperti sebuah kotak laci untuk arsip. Hal ini dilakukan untuk mempermudah dalam pencarian dokumen-dokumen arsip yang akan dibutuhkan kembali di kemudian hari dalam pelayanan masyarakat. B. Perumusan Masalah Untuk mempermudah proses penelitian dan agar memeiliki arah yang jelas dalam mengimplementasikan fakta dan data kedalam penulisan tugas akhir, maka diperlukan perumusan masalah. Berdasarkan latar belakang permasalahan

3 3 diatas, maka yang menjadi perumusan masalah dalam penyusunan Tugas Akhir ini adalah : Bagaimanakah prosedur penataan arsip dalam memudahkan pencarian arsip di bagian Umum Kepegawaian Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Sumatera Utara? C. Tujuan Penelitian Setiap penelitian mempunyai satu atau beberapa tujuan yang hendak dicapai dan harus sejalan atau konsisten dengan judul dan permasalahan penelitian. Adapun tujuan dari penelitian ini ialah untuk mengetahui prosedur penataan arsip untuk memudahkan pencarian arsip pada bagian Umum Kepegawaian Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan. D. Manfaat Penelitian Penelitian ini diharapkan bermanfaat dan berguna dalam hal : 1. Bagi Instansi Secara praktis, hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan sumbangan pemikiran yang berguna dan sebagai pedoman dalam meningkatkan maupun memperlancar kegiatan kearsipan yang baik. 2. Bagi Penulis Untuk lebih memperdalam pengetahuan penulis Sebagai suatu tahap untuk melatih dan mengembangkan kemampuan berpikir secara ilmiah penulis guna memenuhi salah satu syarat menyelesaikan studi dan memperoleh gelar Diploma III dari Fakultas Ekonomi dan Bisnis.

4 4 3. Bagi Peneliti Selanjutnya Sebagai bahan acuan dan referensi bagi penelitian lain dan kalangan yang tertarik untuk melakukan kajian penelitian dimasa yang akan datang dalam penelitian ini. E. Jadwal Kegiatan Penelitian ini dilakukan dikantor Dinas Sosial dan Tenaga Kerja selama 1 (satu) bulan setengah. Dapat dilihat pada tabel 1.1 berikut : Table 1.1 Jadwal Kegiatan Pelaksanaan Penelitian No KEGIATAN MINGGU KE Persiapan 2 Pengumpulan Data 3 Penulisan Laporan Sumber Penulis (2015) F. Sistematika penulisan Penulisan tugas akhir ini dibagi atas 4 (empat) bab dimana setiap bab dibagi atas beberapa sub bab antara lain : Bab I : PENDAHULUAN Dalam bab ini dijelaskan tentang Latar Belakang Penelitia, Perumusan Masalah, Tujuan dan Manfaat penelitian. Bab II : PROFIL INSTANSI

5 5 Dalam Bab ini dapat dilihat bahwa ada beberapa sejarah ringkas Kantor Dinas Sosial dan Tenaga Kerja di Sumatera Utara, Jenis Usaha, Struktur Organisasi, dan Uraian profil lainnya. Bab III : PEMBAHASAN Dalam Bab ini menjelaskan tentang Pengertian Arsip, Manajemen Arsip, Prosedur Penataan Arsip, Bab IV : KESIMPULAN DAN SARAN Dalam setiap pelaksanaan Tugas Akhir selalu memuat kesimpulan ini sebagai symbol bahwa /penulis dapat memberikan refrensi bagi pembaca dan penulis itu sendiri. Maka dalam bab ini kesimpulan yang dihasilkan dari penelitian di Kantor Dinas Sosial dan Tenaga Kerja dan daftar pustaka yang mencantumkan semua refrensi penulis.