ANALISA KINERJA PENERAPAN ISO 9001 : 2000 DI DINAS PERIJINAN DAN PENANAMAN MODAL KABUPATEN SIDOARJO

Transkripsi

1 ANALISA KINERJA PENERAPAN ISO 9001 : 2000 DI DINAS PERIJINAN DAN PENANAMAN MODAL KABUPATEN SIDOARJO 1 Iswadi Pribadi, 2 Christiono Utomo 1 Mahasiswa Pasca Sarjana Magister Manajemen Teknologi 2 Dosen Magister Manajemen Teknologi Kampus MMT- ITS mmiits@rad.net.id ABSTRAK Dinas Perijinan dan Penanaman Modal Kabupaten Sidoarjo merupakan instansi pemerintah pertama mendapat sertifikat atas penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001.Metode yang dipakai untuk mengukur kinerja atau kesesuaian dalam pelaksanaan ISO 9001 di dalam dinas adalah menggunakan kuisioner yang dirancang sesuai elemenelemen ISO Kuisioner yang dibuat disebarkan kepada responden yaitu seluruh karyawan Dinas Perijinan dan Penanaman Modal. Kuisioner diuji validitas dan reliabilitasnya, sedangkan untuk menganalisa data yang diperoleh digunakan metode analisis variansi satu arah dan analisa faktor..dari metode tersebut didapatkan bobot kinerja yang cukup tinggi yaitu 89,75% yang berarti tujuan penerapan ISO telah tercapai. Disamping itu dengan prosentase keterlambatan sebesar 2.48% menunjukkan produktifitas yang cukup baik dan didukung dengan pengujian peningkatan surat ijin yang signifikan. Berdasarkan analisis variansi satu arah dapat disimpulkan tidak terjadi perbedaan persepsi mengenai pengaruh ISO terhadap kinerja Dinas berarti ISO. Adapun dari hasil analisis faktor menunjukkan bahwa Pelatihan memberikan pengaruh terbesar pada kinerja karyawan ( Dinas) dengan melihat nilai faktornya mendekati nilai dimensi pada atribut kinerja ( kepuasan, motivasi, kerja sama dan kehadiran). Kata kunci : ISO 9001, bobot kinerja, analisis variansi satu arah, analisa faktor PENDAHULUAN Seiring dengan dinamika masyarakat dan era reformasi yang mengedepankan keterbukaan, pola ini pun dianggap masih memiliki kelemahan yaitu kurang efektif dan efisiennya pelaksanaan pemrosesan perijinan. Semakin tingginya tuntutan masyarakat terhadap mutu layanan yang dapat diberikan oleh instansi pemerintah mendorong DPPM Kabupaten Sidoarjo untuk melakukan perubahan-perubahan yang kondusif terhadap keadaan tersebut. Salah satu strategi yang digunakan oleh DPPM Kabupaten Sidoarjo adalah dengan cara menerapkan sistem manajemen mutu ISO Dan setelah melalui masa pembangunan sistem selama kurang lebih 2 tahun maka pada 25 Januari 2003 secara resmi DPPM Kabupaten Sidoarjo menerima Sertifikat ISO yang menandai era baru dalam pemberian pelayanan kepada publik. Namun setelah berjalan selama kurang lebih dua tahun sejak diterimanya sertifikat ISO , menarik untuk dikaji apakah penerapan ISO telah dilaksanakan secara efisien dan efektif dalam pemberian pelayanan perijinan di DPPM Kabupaten Sidoarjo. Menarik pula untuk dianalisa lebih jauh mengenai kinerja DPPM Kabupaten Sidoarjo setelah penerapan ISO

2 Adapun tujuan yang harus dicapai adalah apakah tujuan penerapan ISO 9001:2000 di DPPM Sidoarjo sudah tercapai dengan baik dan apa unsur ISO yang paling mempengaruhi kinerja dinas ( karyawan ). ISO, KINERJA DAN PRODUKTIVITAS Yamit ( 2004: 152) Standart International sistem manajemen kualitas ISO 9001 merupakan salah satu dari tiga standart mengenai sistem manajemen kualitas yang dapat dipakai untuk jaminan kualitas oleh pihak luar. ISO 9001 digunakan untuk jaminan kualitas dalam bidang design, pengembangan, produksi, instalasi dan pelayanan. Menurut Gaspersz (2000: 6) dalam Manajemen produktivitas Total Organisasi merupakan gabungan sekelompok orang yg terikat secara formal dan hierarkis serta bekerja sama mencapai tujuan Kinerja adalah gambaran mengenai tingkatan pencapaian pelaksanaan suatu kegiatan/program/kebijaksanaan dalam mewujudkan sasaran, tujuan,visi dan misi organisasi. Indikator kinerja adalah ukuran kuantitatif dan kualitatif yang menggambarkan tingkat pencapaian suatu sasaran dan tujuan yang telah ditetapkan. Indek Indikator kinerja ( Key Performance Indicator) berupa angka yang menunjukkan faktor sukses keseluruhan organisasi atau sebagian organisasi. Konsep ini mudah untuk di jelaskan, tetapi sangat sulit untuk diterapkan pada situasi yang ada. Pada dasarnya Indek Indikator Kinerja tidak hanya mengukur angka saja, tetapi menunjukan tentang kinerja seseorang/ karyawan. Perusahaan yang berfokus pada pelanggan bersifat outward-looking dan kepuasan pelanggan merupakan prioritas strategis. Kesadaran karyawan akan pentingnya kepuasan pelanggan harus diimplementasikan dengan tindakan nyata bahwa semua karyawan adalah pelayan. Namun meskipun kesadaran akan pentingnya kepuasan pelanggan telah tertanam bukan berarti tidak terjadi komplain dari pelanggan. Untuk mengurangi penyebaran negatif tentang kualitas pelayanan dari pelanggan diperlukan customer service yang menerima keluhan pelanggan. Gaspersz (2000) dalam bukunya Peningkatan Produktivitas Total Produktivitas merupakan tingkat efektivitas serangkaian atau satu faktor produksi yang digunakan untuk menghasilkan barang atau jasa yang ekonomis. Dalam suatu organisasi membutuhkan input berupa bahan dan manusia. Kemampuan manusia dalam organisasi menentukan produk baik barang maupun jaasa yang memberikan daya guna dan hasil guna organisasi. Motivasi dan kemampuan merupakan syarat pokok yang langsung berpengaruh pada tingkat kinerja. Disamping motivasi juga terdapat lingkungan dan iklim organisasi yang dapat mempengaruhi kinerja. Disamping Motivasi dan kepuasan kerja juga dibutuhkan kerja sama yang baik antar karyawan untuk mewujudkan tujuan organisasi. METODOLOGI Metode Deskriptif ini dapat dipergunakan untuk penginterpretasian kondisi sehingga diperoleh gambaran yang sistematis dan fakta yang tepat. Adapun Metode metode yang akan dipergunakan disini meliputi pengumpulan data, analisa data seperti : Summated rating, analisis faktor, pembobotan dll. serta pengujian hipotesis. Data diperoleh dari survey pada karyawan dan data sekunder tentang jumlah surat ijin yang keluar. B-2-2

3 Dan Variabel data primer yang digunakan antara lain : 1. Pendapat responden tentang kebijakan mutu dalam mempengaruhi Kepuasan, kerja sama, motivasi dan kehadiran karyawan. 2. Pendapat responden tentang Struktur Organisasi dalam mempengaruhi kepuasan, kerja sama, motivasi dan kehadiran karyawan. 3. Pendapat responden tentang Sistem mutu dalam mempengaruhi kepuasan, kerja sama, motivasi dan kehadiran karyawan. 4. Pendapat responden tentang Pengendalian Dokumen dalam mempengaruhi kepuasan, kerja sama, motivasi dan kehadiran karyawan. 5. Pendapat responden tentang Pengendalian Proses dalam mempengaruhi kepuasan, kerja sama, motivasi dan kehadiran karyawan. 6. Pendapat responden tentang Pengendalian produk dalam mempengaruhi kepuasan, kerja sama, motivasi dan kehadiran karyawan. 7. Pendapat responden tentang Pencegahan dan perbaikan produk cacat dalam mempengaruhi kepuasan, kerja sama, motivasi dan kehadiran karyawan. 8. Pendapat responden tentang Penyimpan dokumen dalam mempengaruhi kepuasan, kerja sama, motivasi dan kehadiran karyawan. 9. Pendapat responden tentang Audit Internal dalam mempengaruhi kepuasan, kerja sama, motivasi dan kehadiran karyawan. 10. Pendapat responden tentang Pelatihan dalam mempengaruhi kepuasan, kerja sama, motivasi dan kehadiran karyawan. Latar belakang, Perumusan masalah dan Penetapan Tujuan Penelitian Observasi Lapangan Studi Kepustakaan Identifikasi Sampel Penelitian Merancang kuesioner Uji Validitas dan Uji Reliabilitas Tidak Valid Valid Pengumpulan data Pengolahan Data Analisis Data Kesimpulan dan Saran Gambar 1. Bagan Alur Penelitian B-2-3

4 ANALISA DAN PEMBAHASAN Menurut Azwar (1997) Uji validitas digunakan untuk mengetahui sejauh mana ketepatan dan kecermatan data yang didapat melalui kuisioner atau dengan kata lain Uji validitas bertujuan untuk mengetahui sejauhmana pertanyaan-pertanyaan yang diajukan dalam kuisioner dalam mengukur secara tepat variabel-variabel penelitian dengan prosedur korelasi pearson. Dan dari hasil uji didapatkan nilai r pearson untuk setiap butir pertanyaan mempunyai angka yang lebih besar dari tabel yaitu ( dapat anda lihat pada tabel 1). Jadi dapat disimpulkan bahwa semua butir pertanyaan baik elemen ISO maupun indikator kerja dinyatakan valid. Tabel 1. Hasil Uji Validitas Kuesioner Item no r pearson r tabel Kesimpula n kepuasan kerjasama motivasi Kehadiran Valid Valid Valid Valid Valid Valid Valid Valid Valid Valid Sumber : SPSS Adapun hasil uji reliabilitas terhadap data kepuasan kerja, kerja sama, motivasi dan kehadiran diperoleh nilai alpha cronbanch yang lebih besar dari 0.7 sehingga dapat disimpulkan kuisioner sudah reliable. (Terlihat pada Tabel 2) Tabel 2. Hasil Uji Reliabilitas Variabel Alpha cronbach Alpha Kesimpulan Kepuasan Reliable Kerjasama Reliable Motivasi Reliable Kehadiran Reliable Sumber : SPSS Kinerja Dinas Untuk melihat konsistensi penerapan ISO dapat dilakukan dengan mengukur kinerja dinas dari berbagai sudut pandang antara lain: pihak Dinas tersebut, pihak stakeholder seperti : karyawan/staf, Lembaga masyarakat dll, pihak pelanggan / costumer. Dalam penelitian ini, penulis hanya akan mengukur kinerja dinas dilihat dari sudut pandang karyawan. Adapun yang mejadi tolak ukur / indikator kinerja dinas didasarkan pada kepuasan kerja karyawan selama bekerja di dinas tersebut, adanya kerja sama yang baik antar staf/karyawan, motivasi kerja dalam memberikan pelayanan pada pihak pemohon / customer dan yang terakhir adalah intensitas kehadiran karyawan. B-2-4

5 Penilaian Karyawan tentang Indikator Kinerja Dari hasil survey terhadap karyawan Dinas Perijinan dan Penanaman Modal Sidoarjo dalam menyikapi adanya ISO tentang kepuasan, kerja sama, motivasi dan kehadiran/ keaktifan. 1. Kepuasan kerja Dari jawaban karyawan tentang kepuasan kerjanya didapatkan rata-rata jawaban 3,37705 yang berarti masuk kedalam kategori setuju atau puas dengan kerja dan lingkungan kerjanya setelah penerapan ISO 9001: Kerja sama Dari jawaban karyawan tentang kerja samanya didapatkan rata-rata jawaban 3,52459 yang berarti setuju bahwa kerja sama yang selama ini berjalan dengan baik terutama antar karyawan.. 3. Motivasi Dari jawaban karyawan tentang Motivasi kerjanya didapatkan rata-rata jawaban 3,93443 berarti karyawan sudah cukup termotivasi dalam bekerja terutama dalam menjalankan tugas melayani customer. 4. Kehadiran Dari jawaban karyawan tentang intensitas kehadirannya (keaktifan dalam bekerja) didapatkan rata-rata jawaban 3,80328 berarti tingkat kehadiran karyawan selama ini sudah tinggi. Indeks Performance kerja Indek kerja karyawan yang meliputi 4 indikator tersebut dihitung dengan prosentase yang berbeda- beda tergantung pada tingkat kepentingannya, dalam hal ini ditetapkan kerja sama sebagai indikator utama yang membentuk indek kerja karyawan karena kemampuan karyawan dalam bekerja sama menunjukkan kesatuan visi, misi dan tujuan Dinas Perijinan dan Penanaman Modal Sidoarjo. Berikut ini prosentase yang akan digunakan untuk menghitung Indek kerja karyawan : Kerja sama 100% Kepuasan kerja 75% Motivasi kerja 50% Kehadiran 25% Dengan prosentase tersebut maka akan didapatkan Indek performance kerja karyawan : IPK = (Score kerja sama x 100%) + ( score kepuasan x 75%) + (score motivasi kerja x 50%) + ( score kahadiran x 25%). = (215 x 100%) + (206 x 75%) + (240 x 50%) + (232 x 25%) = Sedangkan IPK ideal didapatkan jika jawaban menyatakan setuju atau baik ( nilai 4 ) sehingga didapatkan score untuk masing masing indikator 244 ( jumlah responden kali 4) : IPKideal = (244x100%) + (244x75%) + (244x50%) + (244x25%) = 610 Berdasarkan perbandingan nilai IPK dengan IPKideal diperoleh prosentase 89.75% yang menunjukkan bahwa indek perfomance kerja sudah cukup baik B-2-5

6 Uji Persamaan Persepsi Karyawan DPPM Sidoarjo Pengujian persepsi karyawan tentang pengaruh ISO terhadap kinerja Dinas dengan ANOVA dengan bantuan SPSS disimpulkan tidak terjadi perbedaan persepsi karyawan mengenai pengaruh ISO 9001terhadap kinerja. Produktifitas DPPM Sidoarjo Rata-rata surat ijin yang penyelesaiannya tepat waktu meningkat dari 77,82% pada tahun 2002 menjadi pada tahun Meskipun terjadi peningkatan prosentase surat ijin yang tepat waktu belum dapat dikatakan baik karena berdasarkan ketentuan ISO 9001 : 2000 yang diberikan pada tahun 2003 ( sertifikasi ISO ) masih kurang memenuhi standart yaitu prosentase surat ijin yang penyelesaiannya tidak tepat waktu maksimal 10% atau 90% surat ijin yang tepat waktu Prosentase produktivitas semakin meningkat pada tahun sesudah ISO 9001:2000 diterapkan di Dinas Perijinan dan Penanaman Modal Kabupaten Sidoarjo yaitu : dengan rata-rata 94,5% pada tahun 2004 dan 97,52 % pada tahun Pada akhir tahun 2005 prosentase surat ijin yang tidak tepat waktu 2.48 % yang berarti sudah jauh lebih baik dari standart yang ditetapkan ISO 9001 : Dari data produktivitas akan diuji kesamaan rata-rata permintaan pada tahun 2002 sampai tahun 2005 menggunakan analisis varian untuk menunjukkan peningkatan produktivitas surat ijin yang tepat waktu signifikan apa tidak. Dengan dugaan awal peningkatan tidak signifikant dengan H1 peningkatan produktivitas surat ijin signifikant. H0 : peningkatan tidak signifikant H1 : peningkatan produktivitas surat ijin signifikant. : 5% ( 0.05) Tabel 3. ANOVA Uji Kesamaan Mean Sumber DF MS F P_value Keputusan Faktor Tolak H0 Error Total 55 Sumber : diolah Kesimpulan : peningkatan produktivitas surat ijin mulai tahun 2002 sampai tahun 2005 cukup signifikant karena nilai P_value kurang dari (0.05). Analisa Biplot Adapun konsep dalam analisis biplot adalah analisis faktor yang mereduksi data menjadi 2 faktor sehingga memudahkan untuk menginterpretasikan data dan memvisualisasikannya dalam grafik. Sebelum dilakukan analisis faktor dilakukan uji kecukupan data menggunakan KMO ( Keiser-Mayer-Olkin) dengan ketentuan nilai KMO lebih dari 0.5 ( 50 % dari data ) dan didapatkan nilai KMO sebesar yang berarti 75.1% indicator-indikator yang ada dapat membangun konstruk bersama-sama. Disamping itu diperlukan uji homogenitas dengan bartlet test. H0 : Varian antar variabel homogen H1 : Varian tidak homogen : 5% ( 0.05) B-2-6

7 Kriteria pengujian : Tolak H0 bila p_value kurang dari 0.05 Hasil perhitungan KMO dan pengujian homogenitas varian dapat dilihat pada Tabel 4 Tabel 4. KMO dan Kehomogenan Varian Pengujian Nilai Keputusan Kecukupan data untuk analisa faktor ( KMO) Data cukup untuk dilanjutkan ke analisa faktor Kehomogenan varian Varian Homogen (p_value) Sumber : data diolah Komunalitas dan komponen matrik Diperoleh dengan menghitung jumlah kuadrat loading faktor setiap variable asal dan jika nilai communality lebih dari 0.5 berarti common factor masih masih cukup kuat untuk menjelaskan keragaman variable asal. Sedangkan komponen matrik bertujuan untuk menghasilkan struktur faktor dengan nilai loading tertinggi disalah satu faktor dan mendekati nol difaktor yang lainnya. Adapun analisis biplot merupakan gambaran dari komunaliti dan komponen matrik sekaligus untuk melihat kedekatan hugungan antara unsur ISO dengan indikator kinerja karyawan untuk mengetahui unsur yang paling mempengaruhi kinerja. Gambar 2. Grafik Biplot Dari Gambar 2 terlihat bahwa elemen ISO yang paling mempengaruhi kinerja karyawan baik dari kepuasan, kerjasama, motivasi dan kehadiran adalah pelatihan. KESIMPULAN DAN SARAN Diketahui bahwa tujuan penerapan ISO 9001:2000 sampai akhir tahun 2005 masih konsisten dengan tercapainya tujuannya yaitu target surat ijin yang tidak tepat waktu kurang 10 % yaitu sebesar 2,48%. disamping itu setelah dilakukan pengujian ANOVA dapat disimpulkan bahwa peningkatan produktivitas dari tahun 2002 sampai 2005 cukup signifikant. Pengujian persepsi karyawan tentang pengaruh beberapa elemen ISO 9001:2000 terhadap kinerja karyawan dari segi kepuasan kerja karyawan, kerja sama antar karyawan, motivasi karyawan dalam bekerja dan tingkat kehadiran karyawan menunjukkan adanya persepsi yang sama antar karyawan dan setelah dilakukan pemeriksaan dengan analisa biplot dapat diketahui bahwa elemen ISO B-2-7

8 9001:2000 yang paling mempengaruhi kinerja karyawan adalah pelatihan. Terjadi kerancuan pada instrumen yang digunakan yaitu pada variabel variabel yang dipertanyakan serta pilihan jawaban yang tidak mampu menjawab tujuan penelitian secara jelas, Pada proses pengumpulan data primer seringkali terjadi pengisian kuisioner yang tidak lengkap. Hal ini dikarenakan faktor kesibukan responden dan juga ketidakjelasan maksud dari pertanyaan yang diajukan DAFTAR PUSTAKA Azwar, Syaefudin (1997), Yogyakarta. Reliabilitas dan Validitas, Edisi ke 3, Pustaka Pelajar, Gaspersz, Vincent, (2000), Manajemen Produktivitas Total: Strategi Peningkatan Produktivitas Bisnis Total Edisi Revisi, PT. Gramedia Pustaka Utama, Jakarta Gaspersz, Vincent, (2001), Total Quality Manajemen, PT. Gramedia Pustaka Utama, Jakarta Yamit, Zulian, (2004), Yogyakarta Manajemen Kualitas Barang dan Jasa, Penerbit Ekonsia, B-2-8