BAB IV PENGOLAHAN DAN ANALISA DATA

Transkripsi

1 BAB IV PENGOLAHAN DAN ANALISA DATA Data data yang ditampilkan dalam Bab sebelumnya akan dijadikan bahan analisa dalam mendukung dan mendukung usaha perbaikan mutu yang mengarah kepada peningkatan efisiensi biaya perusahaan. Dalam Bab ini, ada 2 hal utama yang akan dibahas yaitu: 1. Pengolahan dan analisa data terhadap daftar identifikasi Cost of Quality (CoQ) yang telah dipaparkan pada Bab sebelumnya. 2. Usaha-usaha perbaikan mutu yang diselaraskan pada hasil analisa biaya mutu Cost of Quality (CoQ) PENGOLAHAN DATA COST OF QUALITY (COQ). Banyak data tentang mutu yang diperlukan untuk membuat laporan tentang biaya mutu CoQ yang terlibat tersedia melalui sistem akunting perusahaan dan pabrik ( namun pada TA ini tidak dibahas ). Sehingga pelaporan lebih bersifat aplikatif terhadap usaha perbaikan mutu, yaitu bagaimana memformulasikan hasil data identifikasi CoQ dari faktor pencegahan, penilaian, dan kegagalan proses ke dalam suatu tindakan logis-praktis agar efisiensi biaya perusahaan dapat tercapai. Ke depannya, diharapkan data identifikasi biaya mutu tersebut dapat ditetapkan sebagai bagian dari program informasi manajemen, sehingga update dan penyempurnaan CoQ terus menerus dilakukan dan terpadu. 41

2 42 Dari daftar identifikasi CoQ yang telah dipaparkan pada bab III, dapat dirangkum hasilnya sebagai berikut: Laporan CoQ Tabel 4.1. : Data Biaya Mutu (dalam Rupiah) Inspection Quantity Des '06 Jan '07 Feb '07 (H) Cost(Rp) (H) Cost(Rp) (H) Cost(Rp) a. Quantity b. Lot Quantity c. Production Amount External Internal Appraisal Prevention d. Capacity Inv estigatio e. Jig control f. Maintenance g. Education h. FS Study 0 i. Quality Audit Subtotal j. Product Acceptance I k. Appearance Inspectio l. Measuring Control Subtotal m. Reject n. Rework o. Internal Claim Subtotal p. Claim Response q. Ext. returned product r. Client repair cost Subtotal Subtotal Total CoQ Catatan rangkuman pengambilan data Biaya Mutu di atas djelaskan sebagai berikut: Tabel 4.2. : Rangkuman Pengambilan Data Biaya Mutu Jenis Biaya Mutu Data terkait Keterangan (d) Investigasi Kapasitas Slip lembur petugas yang ditunjuk untuk melakukan penghitungan Jumlah jam lembur yang terkait dikonversikan dalam nilai rupiah sebagai komponen Biaya Mutu (e) Pemeriksaan Jig dan alat Slip upah petugas yang Termasuk bilamana petugas yang bersangkutan melakukan

3 43 yang dipakai dalam produksi (f) Aktivitas maintenance (g) Education (i) Quality Audit (j) Inspeksi keberterimaan produk bertanggungjawab terhadap pemeriksaan jig Slip lembur petugas yang ditunjuk untuk melakukan aktivitas perawatan Jam kerja Trainer yang memberikan pelatihan kepada karyawan terkait dengan mutu, sistem manajemen atau yang terkait Status log hasil Audit, jam kerja yang terpakai selama Audit berlangsung Laporan kerja petugas QC (selama overtime) lembur Konversi jam lembur dihitung sebagai biaya mutu Konversi jam Audit terhadap honor petugas terkait Konversi jam kerja dihitung sebagai biaya mutu (k) Inspeksi Visual Jam kerja petugas Inspeksi Jam kerja petugas dikonversikan sebagai biaya mutu (l) Kontrol Alat ukur Laporan kerja petugas QC (selama overtime) Jam kerja petugas dikonvrsikan sebagai biaya mutu (m) Produk NG Laporan data reject (NG) Harga per 1 pc dikalikan jumlah rejectnya (n) Pengerjaan ulang (o) Klaim internal (p) Biaya respon klaim Laporan Kerja petugas, jumlah produk NG setelah rework Laporan kerja petugas yang membahas klaim (misalnya meeting disposisi, pembuatan tindakan perbaikan, dan lain-lain) Kwitansi untuk keperluan tanggapan klaim pelanggan Harga per 1 pc yang reject setelah dilakukan pengerjaan ulang. Jam kerja petugas yang dikonversikan sebagai biaya mutu. Jam kerja dikonversikan ke dalam biaya mutu Nilai yang tertera dalam kwitansi

4 ANALISA DATA COQ Setelah biaya mutu diidentifikasi dan disusun, adalah penting untuk menganalisis biaya tersebut dan menjadikannya sebagai dasar untuk pengambilan tindakan yang sesuai. Proses analisis terdiri atas pemeriksaan setiap unsur biaya dalam hubungannya dengan unsur-unsur biaya lain dan totalnya. Proses itu juga menyertakan pembandingan waktu ke waktu, yaitu membandingkan operasi satu bulan dengan operasi beberapa bulan sebelumnya, atau satu kuartal dengan beberapa kuartal sebelumnya. Disarankan agar biaya mutu yang terlibat dikaitkan dengan sedikitnya tiga dasar volume yang berbeda. Contoh-contoh dasar volume yang harus dipertimbangkan adalah: - tenaga kerja langsung - tenaga kerja langsung yang produktif - biaya bengkel masukan - biaya bengkel keluaran - biaya pembuatan keluaran - nilai yang dikontribusikan - unit-unit keluaran produktif yang ekivalen - hasil penjualan bersih Tabel 4.3. : Data Dasar pengukuran Kinerja CoQ (dalam Rupiah) Des '06 Jan '07 Feb '07 Mar '07 Sales Labor Cost Cost of Sales

5 45 Tabel 4.4. : CoQ / Biaya Mutu vs Sales (dalam rupiah) Des '06 Jan '07 Feb '07 Mar '07 Cost of Quality [a] Prevention [b] Appraisal [c] Internal Failure [d] External Failure [e] Sales [f] % [ g=a/f ] 1,51 1,50 1,09 1,17 -Prevention [b/f] 0,17 0,21 0,18 0,20 -Appraisal [c/f] 0,40 0,43 0,42 0,41 -Internal Failure [d/f] 0,90 0,91 0,49 0,55 -External Failure [e/f] 0,04 0,00 0,01 0,01 % CoQ terhadap Sales % 1,80 1,60 1,40 1,20 1,00 0,80 TOTAL: 1,51 % TOTAL: 1,50 % Ext. Failure; 0,00 Ext. Failure; 0,04 Int. Failure; 0,91 Int. Failure; 0,90 TOTAL: 1,09 % TOTAL: 1,17 % Ext. Failure; 0,01 Ext. Failure; 0,01 Int. Failure; 0,55 Int. Failure; 0,49 0,60 0,40 0,20 0,00 Appraisal; 0,40 Appraisal; 0,43 Appraisal; 0,42 Appraisal; 0,41 Prevention; 0,17 Prevention; 0,21 Prevention; 0,18 Prevention; 0,20 Des '06 Jan '07 Feb '07 Mar '07 Gambar 4.1. : Grafik Kecenderungan COQ terhadap Sales

6 46 Dari grafik diatas terlihat bahwa: 1. Baik biaya pencegahan, penilaian, dan kegagalan cenderung identik dan sebanding. Dimana Biaya kegagalan internal menjadi komponen terbesar terhadap total CoQ, disusul biaya penilaian dan pencegahan, kemudian biaya kegagalan eksternal.. 2. Biaya penilaian masih lebih rendah daripada biaya kegagalan internal, sehingga perlu dilakukan breakdown terhadap aktivitas jaminan mutu di jalur produksi maupun di pemeriksaan akhir. 3. Sedangkan biaya pencegahan hanya 42%~48% dari biaya penilaian yang dilakukan. Sehingga dipastikan waktu untuk melakukan penilaian, pengujian, pemeriksaan terhadap produk yang dihasilkan menjadi besar. % CoQ terhadap Cost of sales 2,00 Grafik CoQ vs Cost of sales % 1,89 1,81 1,50 1,35 1,43 1,00 0,50 0,00 Des '06 Jan '07 Feb '07 Mar '07 % 1,81 1,89 1,35 1,43 Periode "N" Gambar 4.2. : Grafik Kecenderungan CoQ terhadap Cost of Sales Dari grafik diatas terlihat bahwa : 1. Bila dicermati, Cost of Sales mencapai kisaran 80%. Sehingga fluktuasi CoQ juga bergerak sesuai kinerjanya.

7 47 Tabel 4.5. : Waktu yang diperlukan untuk Pengendalian Mutu (dalam jam) Des '06 Jan '07 Feb '07 Mar '07 Total Waktu Prevention Appraisal Failure-internal Failure-eksternal Dari tabel diatas dapat dilihat bahwa kekuatan jaminan mutu (QA) saat ini masih bertumpu pada upaya-upaya penilaian, pemeriksaan, ataupun pengujian. Hal ini masih mencerminkan bahwa kontrol mutu dan jaminan mutu di PTDM masih mengikuti gaya tradisional dimana tiap 1 unit produk yang dihasilkan memerlukan tenaga inspektor untuk melakukannya. Upaya pencegahan tidak dominan dilakukan di jalur produksi maupun di inspeksi akhir. % 60,0 50,0 40,0 30,0 20,0 10,0 0,0 Grafik % Alokasi Waktu Pengerjaan CoQ Des '06 Jan '07 Feb '07 Prev ention Appraisal Failure Gambar 4.3. : Grafik persentase Alokasi Waktu dalam CoQ Setelah mengetahui beberapa data dan analisa di atas masih perlu dilakukan pengamatan lebih detail mengenai hal-hal penting yang merupakan penyumbang biaya mutu tertinggi yaitu biaya kegagalan internal ( reject dan pengerjaan ulang ), dimana dari data penyebab tertinggi adalah proses face

8 48 Chamfer, Lug Relief dan Lug Nicking, dengan membuat Diagram Fishbone seperti dibawah ini: Diagram Tulang Ikan (Fishbone Diagram) penyok mesin tidak terproses lebar chamfer +/- skill kurang gores luar bintik gram gores chamfer lebar chamfer sistem informasi produksi tidak dilakukan kegagalan internal tinggi (reject &rework) motivasi rendah terhadap mutu manusia Gambar 4.4. : Diagram Tulang Ikan Biaya Kegagalan Internal Tinggi 4.3. UPAYA PERBAIKAN TERKAIT HASIL ANALISA BIAYA MUTU Dari beberapa angka parameter kinerja biaya mutu/coq seperti perbandingan terhadap sales, labour cost, maupun cost of sales, harus dilakukan upaya perbaikan kinerja mutu, sehingga proses identifikasi diteruskan dengan adanya usaha-usaha nyata yang relevan dan terkait dengan hasil analisa biaya mutu CoQ. Dari paparan identifikasi dan analisa biaya mutu CoQ, diusulkan suatu program perbaikan kinerja mutu sebagai berikut:

9 49 Tabel 4.6. : Program Penurunan Biaya Kegagalan Internal No Aktivitas Kinerja Mutu Dasar PIC Sasaran Pengukuran 1 Penurunan produk reject Ppm Prod. Biaya kegagalan 2 Penurunan kuantitas rework melalui gugus kendali mutu QCC, sumbang saran, QC project, dll Pcs atau ppm Produksi Biaya kegagalan Detail dari program dan perbaikan-perbaikan dapat dilihat pada lampiran II. Beberapa program lainnya terkait hasil CoQ perlu dibreakdown lebih tajam lagi sesuai dengan kondisi dan tingkat kepentingan terhadap penurunan biaya CoQ. Idealnya, Biaya CoQ dari yang paling tinggi ke paling rendah adalah Prevention, Appraisal, dan Failure. Ini disebabkan karena hal-hal sebagai berikut: Tingkat biaya Kesalahan sesuai fase penemuannya akan menjadi lebih rendah dimulai dari: - pencegahan - komponen - subsistem - inspeksi akhir - pengiriman - perbaikan di lapangan - kerusakan di pelanggan - tuntutan hukum. Bilamana sampai terjadi tuntutan hukum terkait dengan kualitas produk yang mengakibatkan kerugian bagi pemakai ataupun lingkungan, maka dengan

10 50 sendirinya akan berpengaruh pada pangsa pasar terhadap produk tersebut atau bahkan akan bangkrut/collapse. Untuk mencegah hal yang tidak diinginkan tersebut perlu dilakukan survei kepuasan pelanggan secara berkala dan reguler yang berguna untuk memberikan input kepada perusahaan mengenai kekurangan ataupun kelebihan dari mutu produk maupun sistem mutu secara keseluruhan. Dalam TA ini tidak dibahas hal tersebut secara detail. Adapun strategi sistem CoQ Biaya mutu secara general adalah: - menangani Failure cost yang paling dominan - menetapkan Prevention Cost yang menghasilkan perbaikan - mengendalikan Appraisal Cost sesuai hasilnya - melakukan perbaikan secara terus menerus dengan mengutamakan pencegahan. --ooo--