BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN. Soemantri sebagai pendiri dan pemilik franchise dari Willy Soemantri Music

Transkripsi

1 BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN 3. 1 Sejarah Perusahaan Willy soemantri music school adalah sekolah musik yang didirikan pada tahun 1986 pada saat itu Willy Soemantri Music School masih bernama MANNA MUSIC. Willy Soemantri Music School sendiri didirikan oleh Willy Soemantri sebagai pendiri dan pemilik franchise dari Willy Soemantri Music School tersebut. Pada awal nya sekolah musik ini didirikan untuk menyiapkan bakat-bakat pemain musik rohani agar lebih baik melayani Tuhan. Dan seiring berkembangnya waktu dan semakin tenar nya sekolah ini maka di buka beberapa cabang dan banyak murid dari dunia sekuler pun masuk, dikarenakan populernya drummer dari willy soemantri music school yang terjun ke dunia sekuler yang bernama echa soemantri yang adalah anak dari willy soemantri sendiri. Sekarang ini Willy Soemantri music school sudah tercatat memiliki 20 cabang dan berpusat di MOI kelapa gading. Sekolah musik ini dapat dipelajari dari berbagai kalangan baik laki-laki maupun perempuan. 3.2 Visi dan Misi Visi Menjadikan para pemusik rohani bisa melayani Tuhan dan mencetak musisi yang handal di Dunia sekuler. 60

2 Misi 1. Membantu Menemukan jati diri dalam bermusik sesuai dengan panggilannya secara pribadi 2. Menyelenggarakan Program musik terbaik yang menunjang pengembangan bakat atau talenta musikalitas siswa menuju pemusik yang profesional, tangguh, ulung serta kaya akan pengalaman, sehingga menjadi seniman yang lengkap, bermoral, terampil dan inovatif serta mampu bersaing di era Globalisasi. 3. Menyediakan tenaga pengajar terampil dengan teknologi modern & sarana belajar yang berkualitas, serta lingkungan belajar yang ideal bagi kegiatan pelaksanaan akademik. 3.3 Stuktur organisasi Willy Soemantri Owner Finance/Pembayaran Koordinator Counter/Pendaftaran Guru Gambar 3.1 Struktur Organisasi Willy Soemantri Music School

3 Pembagian Tugas dan Wewenang dan Hal-Hal Lain yang Menyangkut Willy Soemantri Music School. a. Willy Soemantri Wewenang dan tanggung jawab, Meliputi : - Memberikan arahan tentang kurikulum pelajaran - Memilih kordinator - Memberhentikan Kordinator - Mengangkat dan memberhetikan guru musik. b. Kordinator Wewenang dan tanggung jawab, Meliputi : - Membuat kurikulum pelajaran. - Audisi pemilihan guru atau staff. - Dapat melakukan rekomendasi pemberhentian guru. - Menyusun jadwal guru dalam kegiatan pembelajaran. - Menjadi guru penguji disaat ujian. - Merangkap sebagai guru pengajar musik. c. Guru Wewenang dan tanggung jawab, Meliputi : - Bertanggung jawab atas perkembangan murid-muridnya dalam bermain musik. - Disiplin dan professional dalam melakukan proses pembelajaran. d. Finance Wewenang dan tanggung jawab, Meliputi : - Menerima dan melakukan pencatan pembayaran murid les.

4 63 - Melakukan pemilihan atau perekrutan staff counter. - Melakukan pembayaran gaji terhadap guru les dan staff. e. Counter Wewenang dan tanggung jawab, Meliputi : - memberikan informasi terhadap calon murid yang datang untuk bertanya. - melayani dan mencatat proses pendaftaran murid, termasuk di dalamnya penentuan jadwal murid. 3.4 Tata Laksana Sistem Yang Sedang Berjalan Sistem yang sedang berjalan pada willy soemantri music school adalah menggunakan sistem komputerisasi yang masih belum terintegrasi, yaitu hanya melakukan pencatatan dan pengetikan menggunakan aplikasi Microsoft Office seperti Microsoft Word, Microsoft Excel dan sebagainya. Selain itu, laporan dibuat berdasarkan pembukuan tertulis yang dibantu dengan Microsoft Excel Prosedur Pendaftaran Murid Murid yang memutuskan untuk bergabung akan dikenakan biaya pendaftaran.pendaftar harus mengisi formulir yang telah disiapkan terlebih dahulu, isi formulir berupa biodata pendaftar. Pendaftar juga dapat menentukan proses penentuan kapan ingin dimulai proses belajar mengajar. Setelah ditentukan maka akan diatur jadwal si murid terhadap guru yang akan mengajarnya nanti. Apabila jadwal sudah sesuai kesepakatan antara guru dan murid, maka proses belajar mengajar dapat

5 64 segera dimulai. Sistem yang berlaku adalah private, artinya dalam satu kelas hanya terdapat satu guru dan satu murid. Gambar 3.1 Flowchart Pendaftaran.

6 Prosedur pembayaran Saat awal masuk dan telah menentukan level para murid wajib untuk membayar uang iuran dimuka selama 5 bulan. Setiap transaksi dicatat secara manual oleh bagian finance, yang pada akhir bulan harus di pertanggung jawabkan kepada owner berupa hasil laporan keuangan. Gambar 3.2 Flowchart Pembayaran.

7 Prosedur Pendaftaran dan Penentuan Jadwal Guru Bila ada guru baru yang ingin mendaftar, maka guru akan mengisi formulir pendaftaran guru yang tersedia di bagian counter. Setelah itu bagian counter akan menyimpan data dari guru tersebut dan kemudian akan di serahkan kepada kordinator, kordinator akan menentukan kelayakan terhadap guru tersebut, untuk di seleksi guru mana yang akan di training sebagai tahap seleksi selanjutnya, setelah itu bagian counter akan menginformasikan jadwal training kepada guru baru yang akan di training, setelah di adakan ujian, koordinator akan memberikan informasi kepada counter, guru mana yang layak, lalu bagian counter menginformasikan kelayakan hasil training kepada guru, kemudian akan di berikan formulir untuk pengisian jadwal dosen, setelah dosen mengisi jadwal tersebut dan di konfirmasikan dengan penyataan bersedia, maka bagian counter akan menyimpan formulir pendaftaran guru tersebut beserta jadwal mengajar yang telah di setujui.

8 Gambar 3.3 Flowchart Pendaftaran dan penentuan jadwal guru 67

9 Prosedur Ujian Ujian inilah yang menentukan seseorang siswa apakah dia layak naik level atau tidak. Ujian diadakan setiap 6 bulan sekali. Ujian diadakan di luar jadwal pengajaran biasanya yaitu diadakan pada hari minggu. Ujian juga diadakan private kali ini antara murid dengan Koordinator. Hasil ditentukan oleh Koordinator apakah murid layak atau tidak untuk naik ke tingkatan selanjutnya. Gambar 3.4 Flowchart Ujian

10 Analisis Kebutuhan Informasi Perusahaan Untuk menganalisis kebutuhan informasi yang ada pada sebuah perusahaan atau organisasi, hal-hal yang harus dilakukan adalah : Tabel 3.1 Analisis Kebutuhan Informasi Perusahaan Informasi Penjelasan Data-data yang berkaitan Registrasi murid dan registrasi guru Proses registrasi murid dari memilih tipe les dan memilih jadwal. registrasi guru, guru akan mengisi ketersedian, memlih tipe les Murid, Registrasi Les, Tipe Les, Pegawai, Ketersedian Jadwal Mengajar, Tahun ajaran Penjadwalan kelas ruangan meliputi tipe les ruangan tersebut, kategori ruangan dan level les Ruangan, Tipe Les, Kategori Les, Level Les Kenaikan level Kenaikan level, akan dilakukan setiap akhir Kenaikan Level.

11 70 semester Pembayaran dan pendaftaran ulang Pembayaran les dan pendaftaran ulang bila murid tersebut naik level dan ingin lanjut di tempat les Pembayaran Les, Registrasi Les Penjualan Penjualan buku-buku yang terdapat pada WSMS Penjualan, Buku 3.6 Database Planning Di dalam merencanakan perancangan aplikasi berbasis data, diperlukan perencanaan yang baik. Perencanaan tersebut terdiri atas beberapa langkah yaitu sebagai berikut: Mission Statement Tujuan utama di dalam perancangan aplikasi basis data ini adalah untuk menciptakan keintegrasian dan keakuratan data-data yang ada pada bagian administrasi dan akademik yang ada pada Willy Soemantri Music school, juga membantu didalam penyimpanan data-data ke dalam basis

12 71 data yang terintegrasi serta mendukung dalam proses pembuatan Proses jadwal belajar mengajar, dan kenaikan level. Selain itu juga bertujuan mempebaharui beberapa proses dari sistem yang berjalan seperti, pendaftaran murid baru, pendaftaran pegawai, sistem pembayaran dan input nilai ujian yang masih manual sehingga menyebabkan data-data banyak yang tidak terintegrasi dengan baik sehingga bisa menimbulkan redudansi menjadi lebih efisien dan efektif Mission Objective Tujuan objektif dalam perancangan aplikasi basis data ini adalah sebagai berikut : 1. Merancang basis data penjadwalan kelas, registrasi guru, registrasi murid, kenaikan level, pembayaran les, pendaftaran ulang, dan penjualan 2. Merancang basis data akademik yang sesuai dengan kebutuhan informasi untuk menunjang proses penyimpanan, transaksi dan pembuatan laporan-laporan yang mendukung pengambilan keputusan. 3. Membangun aplikasi berbasis web yang terhubung dengan sistem basis data.

13 System Definition Ruang lingkup dari perancangan aplikasi basis data dan user view pada Willy Soemantri Music school adalah sebagai berikut : 1. Registrasi murid dan registrasi guru. 2. Penjadwalan kelas. 3. Kenaikan level. 4. Pembayaran dan pendaftaran ulang. 5. Penjualan. Penelitian ini tidak akan membahas hal-hal sebagai berikut : 1. Pembuatan Kurikulum karena dalam pembuatan kurikulum merupahkan rahasia perusahaan. User view pada Aplikasi Basis Data ini adalah ditunjukan untuk para pengguna yang terdiri dari : Murid, Pegawai, Bagian Counter, Bagian Finance, dan Owner. 3.8 User Requirement Specification Data Requirement No. Nama Entitas Deskripsi

14 73 1. Murid Merupakan entitas mengenai data diri murid secara keseluruhan Merupakan entitas mengenai kenaikan level setelah 2. Kenaikan Level murid les melakukan ujian karena tiap level murid berbeda pula harga pembayaran les nya 3. Pembayaran Les Merupakan entitas mengenai Pembayaran Les Murid 4. Registrasi Les Merupakan entitas mengenai Registrasi Les murid 5. Kategori Les Menjelaskan les-les apa saja yang ada dalam Willy Soemantri Music school

15 74 6. Tipe Les Merupakan entitas gabungan mengenai tipe-tipe kategori les dan level yang berada pada willy soemantri Music school 7. Keluhan&Saran Merupakan entitas mengenai Keluhan dan saran yang diajukan oleh murid 8. Ketersediaan Jadwal Mengajar Merupakan entitas mengenai Kesedian pegawai dalam jadwal mengajar 9. Kelayakan Level Merupakan entitas mengenai pengetesan kelayakan murid berada di level mana Merupakan entitas mengenai Ruangan-Ruangan yang 10. Ruangan terdapat pada willy soemantri Music School yang akan digunakan sebagai tempat pelatihan music. Merupakan entitas mengenai hubungan antara jadwal, 11. Jadwal Shift ruang dan shiftyang digunakan dalam willy soemantri music school

16 Pegawai Merupakan entitas mengenai data diri pegawai 13. Tahun ajaran Merupakan entitas mengenai tahun ajaran pada sekolah musik willy soemantri 14. Level Les Merupakan entitas mengenai Level- level dari kategori les 15. Penjualan Merupakan entitas Penjulan buku pada sekolah musik willy soemantri 16. Buku Merupakan entitas mengenai data tentang buku-buku General System requirements 1 Ukuran Database awal - Jumlah Murid diperkiran diperkirakan 300 -Jumlah Pegawai diperkirakan diperkirakan 90 -Jumlah Tipe les diperkirakan terdapat 10 -Jumlah Level pada semua tipe les diperkirakan Kebutuhan Akses dan Jaringan Semua pengguna aplikasi terhubung dengan jaringan internet

17 76 3 Keamanan - Database akan menggunakan perlindungan Username dan password - Setiap Pengguna aplikasi mempunyai hak akses sesuai dengan kebutuhan data masing-masing 4 Backup dan Recovery Backup data akan dilakukan setiap 1 bulan sekali pada akhir bulan proses backup akan dilakukan setelah jam kerja 3.9 Pemasalahan Yang dihadapi 1. Seiring dengan terus betambahnya siswa di Willy Soemantri Music School maka semakin rumit pula sistem pengaturan jadwal sehingga sering terjadi salah informasi yang mengakibatkan bentrok. 2. Keamanan data yang kurang terjamin, dimana tidak adanya keamanan pada data-data yang di catat pada komputer dan bisa di akses oleh siapa saja yang dapat mengakses file tersebut. 3. Pembuatan laporan memakan waktu yang lama karena tidak adanya keterintegrasian data sehingga manajemen sulit dalam mengambil keputusan Usulan Pemecahan Masalah 1. Membuat proses kegiatan penyusunan jadwal yang baru sehingga memudahkan dalam pemilihan dan penyusunan staff pengajar pada Willy Soemantri Music School

18 77 2. Memberikan pembagian hak akses serta constraints yang baik terhadap sistem basis data maupun program aplikasi. 3. Membuat program aplikasi yang terhubung dengan sistem basis data untuk membantu proses pembuatan laporan.