BERITA DAERAH KOTA SAMARINDA SALINAN SAL;SSA

Transkripsi

1 BERITA DAERAH KOTA SAMARINDA SALINAN SAL;SSA PROVINSI KALIMANTAN TIMUR WALIKOTA SAMARINDA PERATURAN WALIKOTA SAMARINDA NOMOR 11 TAHUN 2015 TENTANG PEDOMAN PENYUSUNAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR ADMINISTRASI PEMERINTAHAN DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KOTA SAMARINDA DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA WALIKOTA SAMARINDA, Menimbang : a. bahwa sebagai tindak lanjut dari Pasal 1 Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi RI Nomor 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan merupakan pedoman/acuan bagi instansi Pemerintah Daerah Kota Samarinda untuk menyusun Standar Operasional Administrasi Pemerintahan dalam rangka pelaksanaan reformasi birokrasi serta upaya untuk keseragaman penyusuan Dokumen tersebut diatas, diperlukan pedoman baku penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan; b. bahwa sebagai percepatan penyelenggaraan reformasi birokrasi bidang ketatalaksanaan dan pelayanan publik sehingga dalam pelaksanaan penyelenggaraan pemerintahan dapat berjalan secara optimal diperlukan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintah dalam penyelenggaraan tugas pokok dan fungsi; c. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a dan huruf b, perlu menetapkan Peraturan Walikota tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan di lingkungan Pemerintah Kota Samarinda; Mengingat : 1. Pasal 18 ayat (6) Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945; 2. Undang-Undang Nomor 27 tahun 1959 tentang Penetapan Undang-Undang Darurat Nomor 3 Tahun 1953 tentang Pembentukan Daerah Tingkat II di Kalimantan sebagai Undang-Undang (Lembaran Negara Tahun 1959 Nomor 72,Tambahan Lembaran Negara Nomor 1820);

2 2 3. Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Tahun 2014 Nomor 244, Tambahan Lembaran Negara Nomor 5587) sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Pemerintah Pengganti Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2014 tentang Perubahan Atas Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Tahun 2014 Nomor 246, Tambahan Lembaran Negara Nomor 5589); 4. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 35 Tahun 2012 tentang Analisis Jabatan Di Lingkungan Kementerian Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah. MEMUTUSKAN: Menetapkan : PERATURAN WALIKOTA TENTANG PEDOMAN PENYUSUNAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR ADMINISTRASI PEMERINTAHAN DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KOTA SAMARINDA. BAB I KETENTUAN UMUM Pasal 1 Dalam Peraturan Walikota ini, yang dimaksud dengan: 1. Daerah adalah Kota Samarinda. 2. Pemerintah Daerah adalah Walikota sebagai unsur penyelenggara Pemerintahan Daerah yang memimpin pelaksanaan urusan pemerintahan yang menjadi kewenangan daerah otonom Kota Samarinda. 3. Walikota adalah Walikota Samarinda. 4. Sekretaris Daerah adalah Sekretaris Daerah Kota Samarinda. 5. Satuan Kerja Perangkat Daerah yang selanjutnya disingkat SKPD aadalah unsur pembantu Kepala Daerah dalam penyelenggaraan pemerintahan daerah yang terdiri dari Sekretariat Daerah, Sekretariat DPRD, Dinas Daerah, Lembaga Teknis Daerah, Kecamatan dan Kelurahan di Kota Samarinda. 6. Badan Usaha Milik Daerah yang selanjutnya disingkat BUMD adalah Badan Usaha Milik Daerah di lingkungan Pemerintah Kota Samarinda. 7. Standar Operasional Prosedur yang selanjutnya disingkat SOP adalah intruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan aktivitas organisasi, bagaimana dan kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapapun dilakukan. 8. Standar Operasional Prosesedur Administrasi Pemerintah yang selanjutnya disingkat SOP-AP adalah serangkaian petunjuk tertulis yang dibakukan mengenai proses penyelenggaraan tugas-tugas Pemerintah Daerah. 9. Verifikasi SOP adalah suatu proses menilai atau mengecek kebenaran dan kesesuaian SOP. 10. Pelaksana adalah aparatur sipil negara yang melaksanakan SOP dalam pekerjaannya.

3 3 BAB II MAKSUD, TUJUAN, MANFAAT, DAN RUANG LINGKUP Bagian Kesatu Maksud dan Tujuan Pasal 2 (1) Pedoman Penyusunan SOP-AP dimaksudkan sebagai acuan bagi SKPD/BUMD di lingkungan Pemerintah Daerah dalam mengidentifikasi, merumuskan, menyusun, memonitor, mengevaluasi serta mengembangkan SOP dalam penyelenggaraan pemerintahan sesuai dengan tugas pokok dan fungsi. (2) Pedoman Penyusunan SOP-AP bertujuan untuk: a. membantu setiap SKPD/BUMD sampai dengan unit kerja terkecil dalam penyusunan SOP-AP; b. menyempurnakan proses penyelenggaraan pemerintahan; c. meningkatkan tertib administrasi dalam penyelenggaraan pemerintahan; d. meningkatkan akuntabilitas dan transparansi dalam penyelenggaraan pemerintahan; dan e. meningkatkan kualitas pelayanan kepada masyarakat. Bagian Kedua Manfaat Pasal 3 Pedoman Penyusunan SOP-AP bermanfaat untuk: a. sebagai ukuran standar kinerja bagi aparatur sipil negara dalam menyelesaikan, memperbaiki serta mengevaluasi pekerjaan yang menjadi tugasnya; b. mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang mungkin dilakukan seorang aparatur sipil negara dalam melaksanakan tugas; c. meningkatkan akuntabilitas, efisiensi dan efektifitas pelaksanaan tugas dan tanggung jawab individual aparatur sipil negara dan organisasi secara keseluruhan; d. menjamin konsistensi pelayanan kepada masyarakat dari aspek mutu, waktu dan prosedur; e. membantu memberikan informasi yang diperlukan dalam penyusunan standar pelayanan sehingga sekaligus dapat memberikan informasi bagi kinerja pelayanan; f. memberikan informasi mengenai kompetensi yang harus dikuasai oleh aparatur dalam melaksanakan tugasnya; dan g. menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas. Bagian Ketiga Ruang Lingkup Pasal 4 Ruang lingkup Pedoman Penyusunan SOP-AP meliputi: a. prinsip sop; b. tahapan penyusunan sop;

4 4 c. pengawasan pelaksanaan; dan d. pelaporan. (1) Prinsip SOP-AP terdiri atas: a. prinsip penyusunan SOP-AP; dan BAB III PRINSIP SOP-AP Pasal 5 b. prinsip pelaksanaan penyusunan SOP-AP. (2) Prinsip penyusunan SOP-AP sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a meliputi: a. kemudahan dan kejelasan, merupakan prosedur yang distandarkan harus mudah dimengerti dan diterapkan oleh semua aparatur sipil negara; b. efisiensi dan efektifitas, yaitu prosedur yang distandarkan harus merupakan prosedur yang paling efisien dan efektif dalam pelaksanaan tugas; c. keselarasan merupakan prosedur yang distandarkan harus selaras dengan prosedur-prosedur standar lain yang terkait; d. keterukuran merupakan output dari prosedur yang distandarkan mengandung standar kualitas (mutu) tertentu yang dapat diukur pencapaian keberhasilannya; e. dinamis merupakan prosedur yang distandarkan harus dengan cepat dapat disesuaikan dengan kebutuhan kualitas pelayanan; dan f. berorientasi pada pengguna merupakan prosedur yang distandarkan harus mempertimbangkan kebutuhan pengguna; 3) Prinsip pelaksanaan penyusunan SOP-AP sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b meliputi: a. konsisten, yaitu harus dilaksanakan secara konsisten dari waktu ke waktu, oleh siapapun dan dalam kondisi apapun oleh seluruh jajaran organisasi pemerintah; b. komitmen, yaitu harus dilaksanakan dengan komitmen penuh dari seluruh jajaran organisasi dari jenjang yang paling rendah sampai dengan yang tertinggi; c. perbaikan berkelanjutan, yaitu harus terbuka terhadap penyempurnaanpenyempurnaan untuk memperoleh prosedur yang benar-benar efisien dan efektif; d. mengikat, yaitu harus mengikat Pelaksana dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan prosedur standar yang telah ditetapkan; e. seluruh unsur memiliki peran penting, bahwa seluruh aparatur sipil negara memiliki peran-peran tertentu dalam setiap prosedur; dan f. terdokumentasi dengan baik, bahwa seluruh prosedur yang telah distandarkan harus didokumentasikan dengan baik sehingga dapat selalu dijadikan referensi bagi setiap mereka yang memerlukan.

5 5 BAB IV TAHAPAN Pasal 6 Penyusunan SOP-AP dilakukan melalui tahapan penyusunan sebagai berikut: a. persiapan; b. identifikasi kebutuhan SOP; c. analisis Kebutuhan SOP; d. penulisan SOP; e. Verifikasi SOP dan uji coba SOP; f. pelaksanaan; g. sosialisasi; h. pelatihan dan pemahaman; i. penetapan ; dan j. monitoring dan evaluasi; Bagian Kesatu Persiapan Pasal 7 (1) Persiapan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 ayat (1) hurup a dilaksankan oleh Tim. (2) Tim sebagaimana dimaksud pada ayat (1) melaksanakan dan mengkoordinasikan semua tahapan penyusuna SOP AP, penyusunan rencana pelaksanaan dan sosialisasi kegiatan penyusunan SOP AP pada masing-masing SKPD/BUMD. (3) Tim sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri atas: a. Tim pada Tingkat Kota meliputi: 1. Pembina/Pengarah : Walikota/Wakil Walikota. 2. Penanggungjawab : Sekretaris Daerah Kota Samarinda. 3. Ketua : Asisten Administrasi dan Umum. 4. Sekretaris : Kepala Bagian Organisasi. 5. Anggota : Para Sekretaris SKPD. b. Tim pada tingkat SKPD/BUMD meliputi: 1. Ketua : Pimpinan SKPD/BUMD. 2. Koordinator : Asisten Administrasi dan Umum /Sekretaris SKPD /Sekretaris Camat/Lurah, Kepala Bagian pada Sekretariat DPRD, Sekretaris Itda/Kasubbag TU pada Kantor/Kepala UPTD/UPTB. 3. Sekretaris : Kepala Sub Bagian Umum SKPD/BUMD atau pejabat yang membidangi ketatausahaan/ketatalaksanaan. 4. Anggota : Pejabat struktural dan fungsional (sesuai kebutuhan) SKPD

6 6 Bagian Kedua Identifikasi Kebutuhan Pasal 8 (1) Identifikasi kebutuhan SOP-AP masing-masing SKPD dirumuskan dengan mengacu pada tugas dan fungsi rincian tugas. (2) Hasil identifikasi kebutuhan SOP-AP sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dirumuskan dalam dokumen inventarisasi judul SOP-AP. Bagian Ketiga Analisis Kebutuhan Pasal 9 (1) Dokumen inventarisasi judul SOP-AP sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 ayat (2) dijadikan bahan analisis kebutuhan SOP-AP. (2) Hasil analisis dibuat dalam format nama dan kode nomor SOP-AP. (3) Format nama dan kode nomor SOP-AP sebagaimana dimaksud pada ayat (2) tercantum dalam Lampiran II yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Walikota ini. Bagian Keempat Penulisan SOP AP Paragraf 1 Dasar Pasal 10 (1) Setiap SKPD/ BUMD di lingkungan Pemerintah Daerah wajib menyusun, menetapkan dan menerapkan SOP-AP. (2) Penyusunan SOP-AP sebagaimana dimaksud pada ayat (1) disusun dengan berpedoman pada: a. tugas dan fungsi; dan b. uraian jabatan. (3) Penyusunan SOP-AP sebagaimana dimaksud pada ayat(1) menjadi tanggung jawab Kepala SKPD/Direktur BUMD dan secara teknis dikoordinir oleh: a. Sekretaris SKPD pada Dinas, Badan, Kecamatan dan Kelurahan; b. Kepala Bagian pada Sekretariat Daerah dan Sekretariat DPRD; c. BUMD oleh pejabat yang membidangi ketatalaksanaan/ketatausahaan; d. Kepala Tata Usaha pada UPTD/UPTB; atau e. Kepala Bagian Tata Usaha pada RSUD IA Moies. (4) Konsep dasar SOP AP disusun oleh pejabat struktural eselon terendah sesuai tugas dan fungsi masing-masing SKPD/BUMD untuk selanjutnya dibahas pada tingkat SKPD/BUMD. (5) Atasan langsung pejabat struktrural eselon terendah pada SKPD/BUMD berkewajiban memverifikasi konsep dasar SOP-AP. (6) Penyusunan SOP-AP lintas SKPD menjadi tanggung jawab Asisten yang membidanginya.

7 7 Paragraf 2 Syarat dan Kriteria Penyusunan SOP AP Pasal 11 (1) Penyusunan SOP-AP dilakukan dengan persyaratan: a. mengacu pada penjabaran tugas dan fungsi; b. mengacu kepada ketentuan peraturan perundang-undangan ; c. memperhatikan SOP-AP lainnya; dan d. dapat dipertanggungjawabkan. (2) Kegiatan yang memerlukan SOP-AP memenuhi kriteria : a. kegiatan yang dilaksanakan secara rutin atau berulang-ulang; b. menghasilkan output tertentu; dan c. kegiatannya melibatkan paling sedikit 2 (dua) orang/pihak. Paragraf 3 Syarat dan Kriteria Penyusunan SOP Pasal 12 (1) Penyusunan SOP dilakukan dengan persyaratan: a. mengacu pada ketentuan peraturan perundang-undangan; b. ditulis dengan jelas, rinci dan benar; c. memperhatikan SOP lainnya; dan d. dapat dipertanggungjawabkan. (2) Kegiatan yang memerlukan SOP memenuhi kriteria: a. kegiatannya dilaksanakan secara rutin atau berulang-ulang; b. menghasilkan output tertentu; dan c. kegiatannya melibatkan paling sedikit 2 (dua) orang/pihak. Paragraf 4 Bentuk dan Format Pasal 13 (1) SOP-AP dibuat dalam bentuk tabel, tertulis dan Simbol Flowcharts (Alir). (2) Penjabaran jenis dan bentuk sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam lampiran II yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Walikota ini. Bagian Kelima Verifikasi SOP dan Uji Coba Pasal 14 (1) Rancangan SOP yang dibuat diwajibkan untuk dilaksanakan Verifikasi SOP.

8 8 (2) Verifikasi SOP sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan oleh atasan secara berjenjang. (3) Rancangan SOP hasil Verifikasi SOP sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan uji coba. (4) Uji coba sebagaimana dimaksud pada ayat (3) dilakukan secara mandiri oleh unit kerja yang bersangkutan dengan disaksikan oleh atasan secara berjenjang dengan tenggang waktu selama 3 (tiga) bulan. (5) Rancangan SOP yang telah dilakukan verifikasi dan ujicoba serta dinyatakan final ditetapkan menjadi SOP-AP SKPD/BUMD dengan Keputusan Pimpinan SKPD/BUMD. Bagian Keenam Pelaksanaan SOP Pasal 15 Syarat pelaksanaan SOP meliputi: a. telah melalui proses Verifikasi SOP, uji coba dan penetapan; b. adanya dukungan sarana dan prasarana yang memadai; c. sumber daya manusia yang memiliki kualifikasi yang sesuai; d. telah disosialisasikan dan didistribusikan kepada seluruh aparatur sipil negara di lingkungan Pemerintah Daerah; dan e. mudah diakses dan dilihat. Bagian Ketujuh Sosialisasi Pasal 16 (1) Pelaksanaan SOP sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 harus terlebih dahulu disosialisasikan dan didistribusikan kepada seluruh aparatur sipil negara di lingkungan unit kerja. (2) SOP harus disinkronisasikan dengan ketentuan peraturan perundangundangan di dalam organisasi. Bagian Kedelapan Pelatihan dan Pemahaman SOP Pasal 17 Pelatihan dan pemahaman SOP sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 ayat (1) huruf h dilakukan dalam bentuk: a. rapat; b. bimbingan teknis; c. pendampingan; atau d. pelaksanaan sehari-hari.

9 9 Bagian Kesembilan Penetapan Pasal 18 (1) SOP-AP lingkup SKPD ditetapkan dengan Keputusan Pimpinan Kepala SKPD. (2) SOP-AP Lingkup RSUD IA Moies ditetapkan dengan Keputusan Direktur RSUD IA.Moies. (3) SOP-AP lingkup BUMD ditetapkan dengan Keputusan Direktur. (4) SOP-AP lingkup UPTD/UPTB ditetapkan dalam Keputusan Kepala UPTD/UPTB dan disyahkan oleh Pimpinan SKPD. (5) SOP-AP lingkup Bagian Sekretariat Daerah ditetapkan dengan Keputusan Sekretaris Daerah. (6) SOP AP lintas SKPD ditetapkan dengan Keputusan Walikota. Bagian Kesepuluh Monitoring dan Evaluasi SOP Pasal 19 (1) Monitoring dan evaluasi SOP sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 ayat (1) huruf j dilakukan dengan cara observasi, interview dengan Pelaksana diskusi kelompok kerja. (2) Untuk mengetahui efektifitas dan kualitas SOP AP, dilakukan evaluasi pelaksanaan SOP-AP secara berkala paling sedikit 1 (satu) tahun sekali. (3) Evaluasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan oleh atasan secara berjenjang dan berkoordinasi dengan Bagian Organisasi Sekretariat Daerah. (4) Hasil Evaluasi dapat dijadikan bahan perbaikan dan pengembangan penyusunan SOP-AP. BAB V PENGAWASAN PELAKSANAAN Pasal 20 (1) Atasan langsung melakukan pengawasan pelaksanaan SOP-AP. (2) Hasil pengawasan pelaksanaan SOP-AP dilaporkan kepada Kepala SKPD /BUMD secara berkala setiap semester. BAB VI PELAPORAN Pasal 21 Setiap hasil pelaksanaan SOP AP-pada SKPD/BUMD dilaporkan kepada Walikota melalui Sekretaris Daerah Cq. Bagian Organisasi Sekretariat Daerah.

10 10 BAB VII KETENTUAN PENUTUP Pasal 22 (1) Dengan berlakunya Peraturan Walikota ini, maka SKPD/BUMD yang telah menyusun SOP-AP dalam bentuk format lain segera untuk menyesuaikan dan mengadakan perbaikan paling lambat 3 (tiga) bulan. (2) Pengecualian tenggang waktu sebagaimana dimaksud pada ayat (1) yaitu SOP- AP yang telah ditetapkan dalam Sertifikasi ISO 9001: Pasal 23 Peraturan Walikota ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Walikota ini dengan penempatannya dalam Berita Daerah Kota Samarinda. Ditetapkan di Samarinda pada tanggal 6 April 2015 WALIKOTA SAMARINDA, ttd H. SYAHARIE JA ANG Diundangkan di Samarinda pada tanggal 6 April 2015 SEKRETARIS DAERAH KOTA SAMARINDA, ttd H. ZULFAKAR NOOR BERITA DAERAH KOTA SAMARINDA TAHUN 2015 NOMOR 12. Salinan Sesuai dengan aslinya Sekretariat Daerah Kota Samarinda Kepala Bagian Hukum Akhmad Fidayeen, SH Nip