Masdarsyah Guntar Rosadi NPM :

Transkripsi

1 Disusun Oleh: Masdarsyah Guntar Rosadi NPM :

2 Pendahuluan Sebagai salah satu syarat kelulusan pada mata kuliah Sistem Informasi Manajemen pada semester ini, maka disusunlah makalah ini. Dengan disusunnya makalah ini selain lulus dengan nilai yang baik, penulis juga berharap makalah ini dapt bermanfaat bagi pembaca. Khususnya teman-teman mahasiswa yang membutuhkan referensi berkaitan dengan Sistem Informasi Manajemen. Dengan penuh rasa hormat, penulis menyampaikan rasa terima kasih kepada: 1. Tuhan Yang Maha Esa, atas ridhonya sehingga penulis dapat menyelesaikan makalah ini tepat waktu. 2. Kedua Orang Tua penulis, yang selalu mendukung dan mendoakan yang terbaik untuk penulis dalam setiap langkah dan upaya. 3. Yang penulis hormati Bapak M. Ainul Yaqin, S.Si, M.Kom yang telah dengan ikhlas memberikan ilmunya kepada penulis dan rekan-rekan. 4. Rekan-rekan mahasiswa semester 3 Akademi Manajemen Informatika Dan Komputer Ibrahimy, yang telah memberikan saran dan suntikan semangat di saat penulis mulai lelah dalam mengerjakan semua tugas akhir di semester ini. Thank s For You All, yakinlah setiap usaha yang kita lakukan pasti menghasilkan yang terbaik untuk kita. Tetap semangat dan lakukan apa yang kita bisa. Tak lupa penulis juga sampaikan permohonan maaf karena dalam makalah ini terdapat banyak sekali kekurangan. Kekurangan ini bukan menjadi suatu kesengajaan penulis, tapi ini terjadi semata karena kekurangan pengetahuan penulis, khususnya pada pembahasan yang menyangkut pondok pesantren. Hal ini dikarenakan penulis tidak pernah berada di lingkungan pondok pesantren, mohon dimaklumi. Kritik dan saran dari pembaca dan khususnya dosen pembimbing Bapak M. Ainul Yaqin, S.Si, M.Kom sangat penulis harapkan. Penulis selalu menunggu tegur sapa dari segenap pembaca di E mail penulis guntar87@yahoo.co.id dan gunshter@gmail.com. Bondowoso, Pebruari 2009 Masdarsyah Guntar Rosadi

3 Pokok Permasalahan 1. Bagaimanakah penerapan sistem informasi dalam manajemen pada suatu organisasi? 2. Apa yang dimaksud dengan manajemen kinerja bisnis? Bagaimana aplikasi manajemen kinerja bisnis tersebut dalam suatu organisasi? 3. Bagaimana aplikasi Supply Chain Management dan Customer Relatioonship Management di pondok pesantren? 4. Kapan dan di mana dibutuhkan adanya suatu sistem pendukung keputusan? 5. Bagaimana peranan teknologi informasi khususnya sistem informasi dalam manajemen perkantoran modern? Pembahasan 1. Penerapan Sistem Informasi Dalam Manajamen Pada Suatu Organisasi Suatu sistem dapat didefenisikan sebagai suatu kesatuan yang terdiri dari dua atau lebih komponen atau subsistem yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan. Informasi dapat didefenisikan sebagai hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian (event) yang nyata (fact) yang digunakan untuk pengambilan keputusan. Berdasarkan uraian diatas dapat diambil sebuah kesimpulan, yaitu yang dimaksud dengan Sistem Informasi adalah suatu kesatuan yang memiliki tujuan untuk mengolah data dengan suatu model proses tertentu, sehingga menjadi lebih berguna bagi penerimanya dan dapat digunakan sebagai alat untuk pengambilan keputusan Sumber dari informasi adalah data. Data merupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal atau data-item. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian-kejadian (event) adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu. Dalam sebuah organisasi kejadian (Event) berupa kegiatan-kegiatan yang dilakukan organisasi tersebut. Misalkan dalam organisasi kemahasiswaan (BEMAM), salah satu kejadian yang menghasilkan sebuah data adalah kegiatan orientasi mahasiswa baru. Dari rangkaian kegiatan yang dilakukan, dihasilkan

4 beberapa data berupa, absensi mahasiswa baru, absensi panitia, catatan pelaksanaan kegiatan, nota pembelian perlengkapan kegiatan, dan lain-lain. Data-data tersebut perlu dikelola lebih lanjut, karena data tersebut masih merupakan data mentah yang belum bisa memberikan informasi dengan maksimal. Sehingga agar manajemen organisasi tersebut bisa mengambil keputusan, data-data yang ada perlu diolah menjadi sebuah informasi. Informasi yang bisa didapatkan dari informasi tersebut misalkan: Informasi berupa absensi mahasiswa baru, berguna untuk menentukan tindakan terhadap mahasiswa baru yang kehadirannya dinilai kurang. Dari laporan kegiatan, berguna agar manajemen bisa mengevaluasi pelaksanaan kegiatan. Informasi berupa laporan keuangan, berguna agar manajemen bisa menentukan tindakan lebih lanjut yang berkaitan dengan keuangan. Dan lain sebagainya. Data yang diolah untuk mengasilkan informasi menggunakan suatu model proses yang tertentu. Misalkan dalam laporan keuangan, data yang ada berupa nota pembelian barang harus diolah denagn sistem akuntansi. Sehingga diperoleh sebuah informasi dalam bentuk laporan pengeluaran. 2. Manajemen Kinerja Bisnis Menurut Gibson, et all (1990) mendefinisikan kinerja sebagai keberhasilan mencapai suatu tujuan. Njoman T. Suastha mengatakan bahwa baik buruknya kinerja seorang karyawan dapat dilihat dari keterkaitan pekerjaan yang dilakukan dengan misi atau sasaran organisasi. Pekerjaan seorang karyawan yang tidak memiliki organisasi tidak dapat dijadikan indikator kinerja karyawan tersebut terhadap organisasinya. Pada hakekatnya sistim manajemen kinerja adalah proses yang digunakan untuk mengindentifikasi, mendorong, mengukur, mengevaluasi, meningkatkan, dan memberikan penghargaan terhadap kinerja karyawan (Hernama, pengaruh

5 penerapan sistem manajemen kinerja dan sistem pengembangan karir terhadap kinerja karyawan pada divisi human capital pt charoen pokphand indonesia) Dalam sebuah perusahaan diperlukan adanya sistem yang dipergunakan untuk memastikan semua elemen perusahaan tersebut berkerja sesuai harapan. Adapun menurut Budi W. Soetjipto (2006 : 29 ) secara umum implementasi manajemen kinerja yang efektif mampu : Mengkoordinasikan unit-unit kerja yang ada di dalam organisasi; Mengidentifikasikan dan mendokumentasikan berbagai hambatan dan permasalahan kinerja; Menjadi landasan pengambilan keputusan di bidang SDM; Menjadi alat untuk mengefektifkan pengelolaan SDM; Menumbuhkembangkan kerjasama antara atasan dengan bawahannya; Menjadi wahana penyampaian umpan balik secara regular kepada bawahan; Meminimalkan kesalahan dan meniadakan kesalahan berulang 2.1 Aplikasi Manajemen Kinerja Bisnis Dalam Suatu Organisasi Dalam suatu organisasi juga diperlukan adanya manajemen kinerja, hal ini dilakukan untuk memastikan organisasi tersebut memiliki orang-orang terbaik yang bekerja didalamnya. Penerapan sistem manajemen kinerja bisnis dalam organisasi dapat dilakukan dengan cara: 1. Menugaskan seseorang yang dikhususkan untuk memantau kinerja semua unsur dalam organisasi tersebut. 2. Mengadakan rapat atau pertemuan rutin untuk mengevaluasi kinerja anggota. 3. Mengadakan rapat untuk mengevaluasi hasil pelaksanaan kegiatan. 4. Mengadakan pelatihan-pelatihan untuk meningkatkan kemampuan anggota organisasi tersebut. 5. Memberikan penghargaan bagi anggota yang memiliki kinerja memuaskan. 6. Melakukan komunikasi antara pengurus dengan anggota 7. Melakukan pendekatan kepada anggota yang dinilai kurang kinerjanya. 3. Aplikasi Suply Chain Management dan Customer Relationship Management Di Pondok Pesantren

6 Suply Chain Management (SCM) merupakan sebuah rangkaian atau jaringan perusahaan- perusahaan yang bekerja secara bersama-sama untuk membuat dan menyalurkan produk atau jasa kepada konsumen akhir. Rangkaian atau jaringan ini terbentang dari penambang bahan mentah (di bagian hulu) sampai retailer / toko (pada bagian hilir). Customer Relationship Management (CRM) adalah kegiatan marketing mengelola seluruh aspek dari daur hidup pelanggan, mulai dari acqusition, fulfillment, hingga retention. CRM merupakan strategi komprehensif dari perusahaan agar setiap proses dari daur hidup pelanggan itu dapat dimanfaatkan dengan optimal. Dalam dunia ponduk ponduk pesantren SCM dapat diartikan jaringan kepengurusan pondok pesantren yang bekerja sama untuk memberikan jasa kepada kosumen, dalam hal ini memberikan pengajaran kepada santri. Sedangkan CRM merupakan kegiatan pengurus pondok pesantren mengelola seluruh aspek dari kehidupan santri, seperti membuat aturan yang wajib dipenuhi oleh santri, berkaitan dengan proses belajar mengajar di lingkungan pondok pesantren. Aplikasi SCM dan CRM di lingkungan pondok pesantren antara lain: Susunan pengurus pondok pesantren yang memberikan pelajaran kepada semua santri, mulai dari kiai sampai ustad dan ustadzah. Database santri yang dbuat oleh pondok pesantren. Pembuatan kartu santri untuk semua santri yang ada. Pengelompokan santri dalam menerima pelajaran yang berbeda sesuai dengan kriteria tertentu. Pertemuan antara santri dengan elemen pondok pesantren dalam upaya agar pihak pondok pesantren mengetahui kebutuhan santri dalam berbagai bidang. Pelaksanaan SCM dan CRM kedepannya harus tetap dilaksanakan, dalam upaya memberikan pelayanan terbaik terhadap konsumen. Hal ini berkaitan dengan kelangsungan hidup pesantren di masa yang akan datang. 4. Sistem Pendukung Keputusan Keputusan adalah tindakan pilihan di antara mencapai suatu tujuan. beberapa alternatif untuk

7 Sistem pendukung keputusan adalah sistem informasi berbasis komputer yang menggabungkan model dan data dalam upaya memecahkan masalah tidak terstruktur dengan keterlibatan pengguna yang ekstensif melalui antarmuka pengguna yang mudah digunakan. Sistem Pendukung Keputusan dibutuhkan saat manajemen suatu organsasi menghadapi situasi semi terstruktur dan situasi tidak terstruktur. Misalkan dalam sebuah perusahaan yang bergerak di bidang transportasi, pada saat terjadi perubahan harga bahan bakar. Maka manajemen perusahaan tersebut harus sesegera mungkin mengambil keputusan berkaitan dengan situasi tersebut. Dalam pengambilan keputusan tersebut, menajemen memerlukan sistem pendukung keputusan. Sistem pendukung keputusan tersebut memiliki beberapa fase yaitu fase inteligensi, fase desain, fase pilihan, fase implementasi. Selain itu sistem pengambilan keputusan memiliki beberapa komponen pendukung, diantaranya subsistem manajemen data, subsistem manajemen model, subsistem antarmuka pengguna, subsistem manajemen berbasis pengetahuan. 5. Peranan Teknologi Informasi Khususnya Sitem Informasi dalam Manajemen Perkantoran Modern Pada era perkembangan teknologi dewasa ini, penerapan teknologi informasi sangat dibutuhkan. Suatu misal pada dunia pendidikan, untuk mendapatkan sebuah referensi pada sebuah mata kuliah, seorang mahasiswa tidak lagi harus mendekam di sebuah perpustakaan, yang terkadang membosankan. Apalagi ada beberapa instansi pendidikan yang tidak memiliki perpustakaan yang memadai. Saat ini untuk mengatasi kendala tersebut mahasiswa dapat mencari referesi di dunia maya, dengan penerapan teknologi informasi yang tepat, seorang mahasiswa dapat belajar dengan situasi yang lebih menyenangkan. Demikian pula dalam manajemen perkantoran modern, penerapan teknologi informasi sangat dibutuhkan. Ini dilakukan untuk menunjang kegiatan perkantoran modern yang efektif, dinamis, dan efisien. Dalam perkantoran moderen untuk mengadakan sebuah rapat direksi misalnya, tidak diperlukan lagi kehadiran semua anggota rapat dalam satu ruangan seperti dalam perkantoran konvensional, karena dalam era perkantoran moderen sebuah rapat dapat dilakukan dengan menggunakan teknologi conference call.

8 Dengan menggunakan teknologi ini, walaupun direksi berada di tempat yang berbeda (bahkan di negara yang berbeda), rapat tetap dapat dilakukan. Dalam perkantoran moderen seorang pekerja juga tidak lagi diharuskan terus menerus berada di ruang kerjanya. Dengan menggunakan tenologi internet, seorang pekerja dapat mengerjakan tugas-tugasnya kapan dan dimana saja tanpa terikat dengan batasan ruang. Namun demikian diperlukan beberapa aplikasi untuk mewujudkan perkantoran moderen. Aplikasi yang dibutuhkan yaitu: Word processing. Electronic mail. Voice mail. Electronic calendaring. Audio conferencing. Video conferencing. Computer conferencing. Facsimile transmision. Video text. Imaging. Desktop publishing

9 Referensi M. Ainul Yaqin, S.Si, M.Kom, Modul teori mata kuliah sistem informasi manajemen Danu Wira Pangestu, S.Kom, Teori Dasar Sistem Informasi Manajemen (SIM), Copyright IlmuKomputer.Com Mahendrawathi ER, Ph.D, Pengantar Suply Chain Management Plasmaedia, CRM Dari Mana Harus Mulai Komunitas elearning IlmuKomputer.Com Copyright IlmuKomputer.Com Hernama, pengaruh penerapan sistem manajemen kinerja dan sistem pengembangan karir terhadap kinerja karyawan pada divisi human capital pt charoen pokphand indonesia Berbagai sumber lainnya di internet.