SKRIPSI SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PADA BALAI PENGEMBANGAN KEGIATAN BELAJAR YOGYAKARTA MENGGUNAKAN FRAMEWORK YII

Transkripsi

1 SKRIPSI SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PADA BALAI PENGEMBANGAN KEGIATAN BELAJAR YOGYAKARTA MENGGUNAKAN FRAMEWORK YII INFORMATION SYSTEM FILLING OUT THE LETTER OF ENTRY AND LETTERS ON DEVELOPMENT ACTIVITY CENTER YOGYAKARTA USING YII FRAMEWORK YOEL NIKANOR LOURIS KOROH PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AKAKOM YOGYAKARTA 2017

2 SKRIPSI SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PADA BALAI PENGEMBANGAN KEGIATAN BELAJAR YOGYAKARTA MENGGUNAKAN FRAMEWORK YII INFORMATION SYSTEM FILLING OUT THE LETTER OF ENTRY AND LETTERS ON DEVELOPMENT ACTIVITY CENTER YOGYAKARTA USING YII FRAMEWORK Diajukan sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan studi jenjang strata satu (S1) Program Studi Sistem Informasi Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer AKAKOM Yogyakarta YOEL NIKANOR LOURIS KOROH PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AKAKOM YOGYAKARTA 2017 ii

3 PENGESAHAN SKRIPSI SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PADA BALAI PENGEMBANGAN KEGIATAN BELAJAR YOGYAKARTA MENGGUNAKAN FRAMEWORK YII Telah dipersiapkan dan disusun oleh Yoel Nikanor Louris Koroh Telah dipertahankan didepan Tim Penguji Pada tanggal Susunan Tim Penguji Pembimbing / Penguji Ketua Penguji Pulut Suryati, S.Kom., M.Cs. Dara Kusumawati, S.E., M.M. NIP/NPP NIP/NPP Skripsi ini telah diterima sebagai salah satu persyaratan untuk memperoleh gelar Sarjana Komputer Tanggal Ketua Program Studi Sistem Informasi Deborah Kurniawati, S.Kom., M.Cs. NIP/NPP iii

4 PERNYATAAN Dengan ini saya menyatakan bahwa Laporan Skripsi ini tidak terdapat karya yang pernah diajukan untuk memperoleh gelar Ahli Madya/Sarjana disuatu perguruan tinggi, dan sepanjang sepengetahuan saya tidak terdapat karya atau pendapat yang pernah ditulis atau diterbitkan oleh pihak lain, kecuali yang tertulis diacuan naskah ini dan disebutkan dalam daftar pustaka. Yogyakarta, Februari 2017 Yoel Nikanor Louris Koroh iv

5 PERSEMBAHAN Kupersembahkan hasil karyaku ini kepada: TUHAN YESUS KRISTUS yang bertahta dalam Kerajaan Sorga, Terima kasih banyak BAPA disepanjang beta pung hidup Yang beta paling BANGGAKAN, paling HEBAT deng LUAR BIASA: Bapa Son deng Mama Lia Makasih banyak untuk SEMUAAA DUKUNGAN KASIH SAYANGNYA deng DO A yang selalu diberikan Kaka Sally, Kaka Atha, Ade Lany, Ade Harold, Ade Brislin Makasih untuk doa deng dukungannya Almamaterku tercinta: Sistem Informasi STMIK Akakom Yogyakarta. Para dosenku yang luar biasa: Pa Cosmas Haryawan, Pa Henry Fx, Pa Agung BP, Pa Joseph, Pa Robby Cokro, Pa Thomas E, Ibu Endang, Ibu Dara, Ibu Pulut, Ibu Hera, Ibu Deby dan Ibu Erna. Saudara seperjuangan Angkatan 2012 : Richo, George, Andry, Agustinus dan Bang Lukas. Teman-teman PMK Exodus, ade-ade angkatan serta semua sahabat yang tidak dapat kusebutkan namanya satu per satu, terima kasih untuk doa dan dukungannya. v

6 MOTO Besarlah TUHAN dan sangat terpuji dan kebesaran-nya tidak terduga Kebahagiaanku adalah Membahagiakan orang tua vi

7 DAFTAR ISI Hal HALAMAN JUDUL... i HALAMAN PENGESAHAN... iii HALAMAN PERNYATAAN... iv HALAMAN PERSEMBAHAN... v HALAMAN MOTO... vi DAFTAR ISI... vii DAFTAR GAMBAR... x DAFTAR TABEL... xii KATA PENGANTAR... xiii ABSTRAK... xv ABSTRACT... xvi BAB 1 PENDAHULUAN Latar Belakang Rumusan Masalah Manfaat Penelitian Tujuan Penelitian Ruang Lingkup Sistematika Penulisan... 6 BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA DAN DASAR TEORI Tinjauan Pustaka Dasar Teori... 9 vii

8 Pengertian sistem Pengertian informasi Pengertian sistem informasi Pengertian arsip Pengertian surat Pengertin surat masuk Pengertian surat keluar Pengertian PHP dan MySQL Pengertian framework yii Pengertian model view controller (MVC) BAB 3 METODE PENELITIAN Bahan Peralatan Prosedur dan Pengumpulan Data Analisis dan Perancangan Sistem Kebutuhan sistem Rancangan sistem BAB 4 IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN Implementasi sistem Authentifikasi pengguna Proses input surat masuk Proses input surat keluar Daftar surat masuk viii

9 Daftar surat keluar Pembahasan Proses input surat masuk Proses input surat keluar Daftar surat masuk Daftar surat keluar BAB 5 PENUTUP Kesimpulan Saran DAFTAR PUSTAKA ix

10 DAFTAR GAMBAR Hal Gambar 3.1 Arsitektur sistem Gambar 3.2 Usecase diagram Gambar 3.3 Sequence diagram input surat masuk Gambar 3.4 Sequence diagram input surat keluar Gambar 3.5 Sequence diagram input jenis surat Gambar 3.6 Sequence diagram input petugas Gambar 3.7 Sequence diagram input disposisi Gambar 3.8 Sequence diagram data surat masuk Gambar 3.9 Sequence diagram data surat keluar Gambar 3.10 Sequence diagram data jenis surat Gambar 3.11 Sequence diagram data disposisi Gambar 3.12 Sequence diagram data petugas Gambar 3.13 Sequence diagram laporan surat masuk dan keluar Gambar 3.14 Sequence diagram laporan disposisi Gambar 3.15 Relasi tabel Gambar 3.16 Interface registrasi petugas Gambar 3.17 Interface surat masuk Gambar 3.18 Interface surat keluar Gambar 3.19 Interface jenis surat Gambar 3.20 Interface disposisi Gambar 3.21 Interface daftar surat masuk x

11 Gambar 3.22 Interface daftar surat keluar Gambar 3.23 Interface pelaporan Gambar 4.1 Form login Gambar 4.2 Form input surat masuk Gambar 4.3 Form input surat keluar Gambar 4.4 Form daftar surat masuk Gambar 4.5 Form daftar surat keluar xi

12 DAFTAR TABEL Hal Tabel 2.1 Tinjauan Pustaka... 8 Tabel 3.1 Usecase petugas tata usaha Tabel 3.2 Usecase Kepala tata usaha Tabel 3.3 Struktur tabel petugas Tabel 3.4 Struktur tabel surat masuk Tabel 3.5 Struktur tabel surat keluar Tabel 3.6 Struktur tabel jenis surat Tabel 3.7 Struktur tabel surat masuk xii

13 KATA PENGANTAR Terima kasih TUHAN YESUS KRISTUS buat anugerah dan berkat-mu yang berlimpah dalam seluruh hidupku. Penelitian ini dapat diselesaikan dengan baik berkat tuntunan-mu. Penelitian ini dibuat untuk memacu generasi muda bangsa khususnya di bagian Timur Indonesia. Penelitian ini juga merupakan salah satu syarat untuk menyelesaikan studi pada Program Studi Sistem Informasi Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer AKAKOM Yogyakarta. Penelitian ini dapat diselesaikan dengan baik tidak terlepas dari campur tangan semua pihak yang sangat mengasihi penulis. Oleh karena itu, pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan rasa terima kasih yang sebesarbesarnya kepada: 1. Bapak Cuk Subiyantoro, S.kom., M.Kom., selaku Ketua Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer AKAKOM Yogyakarta. 2. Ibu Deborah Kurniawati, S.Kom., M.Cs., selaku Ketua Jurusan Sistem Informasi (SI) di Perguruan Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer AKAKOM Yogyakarta. 3. Ibu Pulut Suryati, S.Kom., M.Cs., selaku Sekretaris Program Studi Sistem Informasi (SI) sekaligus selaku dosen pembimbing dalam penyelesaian tugas akhir ini di Perguruan Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer AKAKOM Yogyakarta. 4. Bapak dan Ibu Dosen Program Studi Sistem Informasi dan staf Admisi yang sangat membantu selama proses perkuliahan dan penelitian. xiii

14 5. Teman-teman seperjuangan angkatan serta semua sahabat yang tidak kusebutkan namanya satu per satu, terima kasih untuk doa dan dukungannya. Disadari sungguh bahwa hasil dari penelitian ini tidak mencapai kesempurnaan. Untuk itu, kritik dan saran yang bersifat membangun sangat diharapkan untuk dijadikan acuan perbaikan ke arah yang lebih baik. Semoga laporan penelitian ini dapat menjadi acuan yang sangat bermanfaat untuk penelitian selanjutnya. Yogyakarta, Februari 2017 Penulis xiv

15 ABSTRAK Balai Pengembangan Kegiatan Belajar sebagai Unit Pelaksana Teknis yang bernaung di lingkungan Pemerintah Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta pada Dinas Pendidikan, Pemuda dan Olahraga Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta mempunyai tugas melaksanakan pengkajian, pengembangan, pendidikan, dll. Dalam melaksanakan tugas, Balai Pengembangan Kegiatan Belajar di bantu oleh sub bagian/seksi. Khususnya pada Sub bagian Tata Usaha mempunyai tugas melaksanakan kearsipan, keuangan, kepegawaian, dll. Dalam setiap tugas yang di jalankan khusunya di bidang kearsipan seringkali menghadapi permasalahan pada sistem pendataan surat masuk dan surat keluar. Untuk dapat mempermudah proses pendataan pengarsipan, membutuhkan sistem aplikasi berbasiskan web. Penelitian ini bertujuan untuk menerapkan sistem informasi Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar untuk menemukan permasalahan yang ada pada sistem yang sedang berjalan. Sistem akan dikembangkan dengan memanfaatkan teknologi web framework. Web framework digunakan agar sistem berbasis web lebih mudah dibangun, mudah dikembangkan, dan dapat menghemat waktu yang diperlukan dalam pengembangan sistem berbasis web. Web framework yang digunakan adalah Yii yang mendukung pola MVC (Model View Controller). Kata kunci : Framework Yii, Surat Masuk, Surat Keluar, Pengarsipan xv

16 ABSTRACT Learning Activity Development Center as a Technical Implementation Unit of the shelter in the Provincial Government of Yogyakarta Special Region on Education, Youth and Sports Yogyakarta Province has the task of carrying out the assessment, development, education, etc. In carrying out the task, Center for Development and Learning Activities assisted by sub-section. Particularly in subsection of Administration has the tasks of archiving, finance, personnel, etc. In each task on the run especially in the field of archives often face problems in the data collection system incoming and outgoing mail. In order to simplify the data collection process archiving, web-based application system requires. This study aims to apply information systems Archiving Incoming Mail and Outgoing Mail to find the problems that exist in the current system. The system will be developed by utilizing web technology framework. Web framework used for the system much easier to build web-based, easy to develop, and can save the time needed in the development of web-based systems. Web framework used is Yii supports MVC pattern (Model - View - Controller). Keywords : Yii Framework, Inbox, Outgoing Mail, Archiving xvi