BAB I PENDAHULUAN. yang berorientasi pada kepuasan pelanggan. Dengan adanya Akreditasi Klinik

Transkripsi

1 BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Klinik Muhammadiyah Kemlagi, Mojokerto atau Klinik Pratama merupakan unit pelayanan kesehatan strata pertama yang bertugas menyelenggarakan upaya kesehatan perorangan dengan menyediakan pelayanan medik dasar umum maupun khusus di satu wilayah tertentu. Upaya kesehatan yang diselenggarakan termasuk upaya promotif, preventif, kuratif dan rehabilitatif. Dalam menyelenggarakan pelayanan kesehatan yang bermutu demi terlaksananya pembangunan berwawasan kesehatan, Klinik Muhammadiyah Kemlagi, Mojokerto harus dapat meningkatkan kinerja pelayanan kesehatan dengan efektif dan efisien. Hal itu tentunya tidak lepas dari berbagai kendala yang muncul dalam memberikan pelayanan kesehatan pada masyarakat baik dari segi internal maupun eksternal Klinik Muhammadiyah Kemlagi, Mojokerto. Pelayanan kesehatan yang bermutu adalah pelayanan kesehatan yang mengutamakan kepuasan pelanggan. Untuk itu Klinik Muhammadiyah Kemlagi, Mojokerto harus dapat meningkatkan standard mutu pelayanan yang berorientasi pada kepuasan pelanggan. Dengan adanya Akreditasi Klinik Muhammadiyah Kemlagi, Mojokerto yang diharapkan dapat memenuhi kebutuhan dan tuntutan masyarakat akan kualitas pelayanan kesehatan terstandar yang berorientasi pada kepuasan pelanggan. Manual mutu adalah suatu dokumen yang digunakan untuk : a. Mengkomunikasikan kebijakan dan sasaran mutu kepada seluruh personel Klinik Muhammadiyah Kemlagi, Mojokerto. b. Menggambarkan keterkaitannya dengan prosedur sistem mutu yang terdokumentasi. c. Memberikan gambaran bahwa Klinik Muhammadiyah Kemlagi, Mojokerto memiliki kebijakan dalam mengelola organisasi untuk mencapai target mutu yang telah ditentukan. 1

2 I A.1 Profil Organisasi Latar Belakang Pembangunan kesehatan masyarakat merupakan bagian dari pembangunan kesehatan nasional yang bertujuan untuk mewujudkan derajat kesehatan yang optimal dan tercapainya kemampuan untuk hidup sehat bagi setiap penduduk. Untuk mencapai hal tersebut pemerintah mengupayakan beberapa pihak baik dari pemerintah sendiri maupun swasta untuk mencapai pelayanan yang optimal bagi masyarakat terutama masyarakat yang jauh dari jangkauan pelayanan kesehatan. Didalam melaksanakan pembangunan kesehatan tersebut keikutsertaan masyarakat swasta dalam berbagai upaya kesehatan semakin meningkat. Karena pembangunan kesejahteraan masyarakat merupakan tanggung jawab bersama baik pemerintah maupun masyarakat. Keikutsertaan masyarakat dalam upaya peningkatan kesehatan tercermin dengan semakin meningkatnya usaha-usaha kesehatan yang diselenggarakan oleh pihak swasta baik berupa Rumah Sakit, Rumah Bersalin, Balai Pengobatan, Balai Kesejahteraan Ibu dan Anak maupun Klinik Rawat Inap. Hal yang demikian tentu sangat membantu dan mengurangi kerja dan dana pemerintah, sehingga kegiatan kesehatan dapat dialihkan dari kegiatan kuratif kepada kegiatan preventif dan promotif. Pemantapan manajemen dan perundangan menjadi sangat penting guna mengimbangi perkembangan pelayanan kesehatan terutama didalam pelayanan yang diselenggarakan oleh swasta. Oleh karena itu pelayanan kesehatan harus sesuai dengan kewenangan dan fungsi yang tepat dalam prosedur kerjanya. KEGIATAN-KEGIATAN Kegiatan Klinik Rawat Inap Pelayanan Medik Dasar PKU Muhammadiyah Kemlagi, Mojokerto meliputi : 1. Pemeriksaan Umum 2. Bidang Promotif Penyuluhan kesehatan individu dan kelompok Penyuluhan kesehatan masyarakat sesuai dengan petunjuk pelaksanaan Puskesmas setempat 3. Bidang preventif Melaksanakan imunisasi dasar dan ulang bekerja sama dengan Puskesmas Membantu puskesmas mengatasi keadaan wabah atau kejadian luar biasa 4. Bidang kuratif Pengobatan umum 2

3 Memberikan pertolongan pertama pada kecelakan dan gawat darurat, pelayanan medik dasar serta rawat inap sementara. Menyelenggarakan rujukan 5. Bidang Persalinan Membantu pelaksanaan persalainan normal, sedangkan prognosa persalinan dengan penyulit dilakukan rujukan. SEJARAH SINGKAT PKU Muhammadiyah Kemlagi, Mojokerto merupakan satu dari banyak lembaga swasta bidang kesehatan yang yang merupakan ORTOM dalam organisasi sosial keagamaan yang beada di bawah Muhammadiyah cabang Kemlagi, Mojokerto ( Pimpinan Cabang Muhammadiyah Kemlagi, Mojokerto ), PKU Muhammadiyah sendiri dibangun dan didirikan bertujuan untuk mengembangkan Amal usaha Muhammadiyah, Sosial dan Da wah. Berangkat dari tujuan mulia tersebut maka pada tanggal 16 Juni 2006 berdiri dan diresmikan oleh Bupati Cilacap beserta Bapak H. Amin Rais. Pada awal beoperasi tepatnya tanggal 25 Mei 2006 PKU Muhammadiyah Kemlagi, Mojokerto baru memiliki ijin operasional berupa Balai Pengobatan dan Rumah Bersalin dengan nomor Registrasi untuk Balai Pengobatan : 101/DINKES/BP/V/2006 dan Nomor Registrasi Rumah Bersalin : 003/DINKES/RB/V/2006. Dengan semakin berkembangnya PKU Muhammadiyah Kemlagi, Mojokerto baik dari segi jumlah pengunjung pasien dan pelayanan medis maka pada tanggal 1 Desember 2008 PKU Muhammadiyah Kemlagi, Mojokerto telah memiliki Surat Ijin Klinik Rawat Inap Pelayanan Medik Dasar dengan Nomor Registrasi : 08/DINKES/KRIYMD/VI/2008. Dengan di keluarkannya Ijin tersebut maka PKU Muhammadiyah Kemlagi, Mojokerto sudah bisa melakukan perawatan terhadap pasien rawat inap. Lokasi Untuk dapat terjangkau oleh masyrarakat umum lokasi yang strategis sangat diperlulan, adapun lokasi atau alamat dari PKU Muhammadiyah Kemlagi, Mojokerto adalah di Jl. Raya Mujur Kemlagi, Mojokerto Tromol Pos 02 Kemlagi, Mojokerto dengan Nomor Pelepon dan Pku.Kemlagi, Mojokerto@Yahoo.co. I A. 2 Kebijakan Mutu, Visi Misi Kebijakan Mutu Klinik Muhammadiyah Kemlagi bertekat memberikan Pelayanan prima, Islami dan Profesional Visi Menjadi sarana kesehatan terkemuka dengan pelayanan prima, islami, dan professional. Misi 3

4 1. Memberikan pelayanan kesehatan paripurna yang professional dan bermutu dengan tetap peduli terhadap kaum dhuafa dan anak yatim 2. Sebagai mitra pengembangan keilmuan dan tenaga kesehatan yang bermutu 3. Memberdayakan Muhammadiyah dan Aisyiyah sebagai mitra untuk kemajuan bersama. Tujuan Tujuan Umum: Terwujudnya pelayanan yang komprehensif, paripurna dan terpadu terhadap kesehatan masyarakat mulai dari kegiatan preventif, promotif, kuratif, dan rehabilitative yang didukung dengan fasilitas yang memadai. Tujuan Khusus: a. Terwujudnya pelayanan yang professional dan nyaman, sesuai standard dan memenuhi harapan akan pelayanan yang diinginkan oleh pelanggan, b. Mampu memberikan pelayanan yang tepat waktu, tepat sasaran, tepat pilihan dan tepat biaya, c. Membantu program pemerintah dalam penurunan angka kematian ibu dan bayi yang sampai saat ini masih sangat tinggi KLINIK MUHAMMADIYAH KEMLAGI MOJOKERTO Budaya Kerja Klinik Muhammadiyah Kemlagi 1. Kerjasama - Setiap kegiatan/ pekerjaan dilakukan bersama-sama untuk mencapai tujuan bersama 2. Disiplin - Patuh dan taat pada peraturan/ tata tertib yang berlaku 3. Komitmen 4

5 - Tekad bersama untuk mencapai tujuan/sasaran bersama. 4. Profesional - Meningkatkan pengetahuan dan ketrampilan sesuai kompetensi 5. Ramah - Lembut dalam bertutur kata dan bersikap baik pada pelanggan. 6. Ikhlas - Selalu melayani dengan sepenuh hati Struktur Organisasi Klinik Muhammadiyah Kemlagi, Mojokerto Struktur Organisasi Klinik Muhammadiyah Kemlagi, Mojokerto I a. 3 Mapping Map Bisnis Process / Proses Pelayanan Alur Pelayanan Klinik Muhammadiyah Kemlagi, Mojokerto 5

6 Keterangan: : Alur langsung : Alur rujukan internal B. Ruang Lingkup Pedoman mutu ini disusun berdasarkan standar akreditasi pukesmas dan persyaratan ISO 9001:2008, yang meliputi: persyaratan umum, sistem manajemen mutu, tanggung jawab manajemen, manajemen sumber daya, proses pelayanan yang terdiri dari 6

7 penyelenggaraan Upaya Klinik Muhammadiyah Kemlagi, Mojokerto, yang meliputi: upaya kesehatan perorangan dan upaya kesehatan masyarakat. Dalam penyelenggaraan upaya Klinik Muhammadiyah Kemlagi, Mojokerto dan pelayanan klinis memperhatikan keselamatan pasien/pelanggan Ruang Lingkup penerapan Sistim Manajemen Mutu di Klinik Muhammadiyah Kemlagi, Mojokerto mencakup: 1. Jenis Layanan Klinik Muhammadiyah Kemlagi, Mojokerto meliputi: Pelayanan Poli Umum, Pelayanan Poli Gigi, Pelayanan Poli KIA/KB, Pelayanan Poli MTBS dan DDTK Konsultasi Gizi Klinik Sanitasi Pelayanan Obat, Laboratorium Pelayanan Spesialis Mata Konsultasi Psikologi Poli Lansia 2. Jenis layanan UKM Klinik Muhammadiyah Kemlagi, Mojokerto meliputi: Kesehatan Ibu dan anak/kb Promosi Kesehatan, Kesehatan Lingkungan Gizi P2 ARU (Anak, Remaja dan Usia Lanjut) Kesehatan Gigi Masyarakat 7

8 C TUJUAN Pedoman mutu ini disusun sebagai acuan bagi Klinik Muhammadiyah Kemlagi, Mojokerto dalam membangun sistem manajemen mutu baik untuk penyelenggaraan upaya kesehatan perorangan. D LANDASAN HUKUM DAN ACUAN Landasan hukum yang digunakan dalam menyusun pedoman mutu ini adalah: 1. Undang-Undang Nomor 29 tahun 2004 tentang Praktik Kedokteran (Lembaran Negara Tahun 2004 Nomor 116 tambahan lembaran Negara Nomor 4431); 2. Undang-Undang Nomor 25 tahun 2009 tentang Pelayanan Publik ( lembaran Negara tahun 2009 Nomor 112); 3. Undang-Undang Nomor 36 tahun 2009 tentang Kesehatan (Lembaran Negara tahun 2009 Nomor 140 tambahan Lembaran Negara Nomor 5063); 4. Undang-Undang Nomor 23 tahun 2014 tentang Pemerintah Daerah; 5. Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 72 tahun 2012 tentang Sistem Kesehatan Nasional, Lembaran Negara Republik Indonesia tahun 2012 nomor 193; 6. Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 12 tahun 2013 tentang Jaminan Kesehatan Nasional. 7. Peraturan Menteri PAN dan RB Nomor 35 tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standart Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan; 8. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 71 tahun 2013 tentang Pelayanan Kesehatan pada Jaminan Kesehatan Nasional; 9. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 75 tahun 2014 tentang Pusat Kesehatan Masyarakat; 10. Keputusan Menteri Kesehatan Nomor 59 tahun 2015 tentang Komisi Akreditasi Klinik Muhammadiyah Kemlagi, Mojokerto; 11. Peraturan Daerah Nomor 59 tahun 2003 tentang Perizinan di Bidang Kesehatan ( Lembaran Daerah tahun 2003 nomor 4/E ); 12. Peraturan Daerah Nomor 8 tahun 2008 tentang Organisasi Perangkat Daerah (Lembaran Daerah tahun 2008 Nomor 8 Tambahan Lembaran Daerah ) sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Daerah Nomor 12 tahun 2009 (Lembaran Daerah Tahun 2009 Nomor 12 Tambahan Lembaran Daerah Nomor 12); 13. Peraturan Wali Nomor 42 Tahun 2011 tentang Rincian Tugas dan Fungsi Dinas Kesehatan (Berita Daerah Tahun 2011 Nomor 67) sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Wali Nomor 26 tahun 2012 (Berita daerah tahun 2012 Nomor 27); 8

9 14. Keputusan Kepala Dinas Kesehatan Nomor 800/ 11884/ / 2015 tentang Akreditasi Klinik Muhammadiyah Kemlagi, Mojokerto tahun Keputusan Kepala Dinas Kesehatan Nomor 800/ 11884/ / 2015 tentang Akreditasi Klinik Muhammadiyah Kemlagi, Mojokerto tahun Acuan yang digunakan dalam menyusun pedoman mutu ini adalah: standar akreditasi Klinik Muhammadiyah Kemlagi, Mojokerto dan persyaratan ISO 9001:2008 E ISTILAH DAN DEFINISI 1. Kebijakan : Peraturan/Surat Keputusan yang ditetapkan oleh Kepala Klinik Muhammadiyah Kemlagi, Mojokerto yang merupakan garis besar yang bersifat mengikat dan wajib dilaksanakan oleh penanggung jawab maupun pelaksana. 2. Perencanaan Tingkat Klinik Muhammadiyah Kemlagi, Mojokerto : Suatu proses kegiatan secara urut yang harus dilakukan untuk mengatasi permasalahan dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditentukan dengan memanfaatkan sumber daya yang tersedia secara berhasil guna dan berdaya guna. 3. Pedoman : Kumpulan ketentuan dasar yang memberi arah langkah-langkah yang harus dilakukan. Merupakan dasar untuk menentukan dan melaksanakan kegiatan. 4. Standar Operasional Prosedur : Serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan aktivitas organisasi, bagaimana dan kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan. 5. Referensi : Berisi dokumen eksternal sebagai acuan penyusunan dokumen akreditasi, bisa berbentuk buku, peraturan perundang-undangan, ataupun bentuk lain sebagai bahan pustaka. 6. Kerangka Acuan Kegiatan : Suatu dokumen yang menginformasikan gambaran pendahuluan, latar belakang, tujuan umum dan tujuan khusus, kegiatan pokok dan rincian kegiatan, cara melaksanakan kegiatan, sasaran, jadwal pelaksanaan kegiatan, evaluasi pelaksanaan kegiatan dan pelaporan serta pencatatan, pelaporan dan evaluasi kegiatan. 9

10 7. Rekam Implementasi : Dokumen yang menjadi bukti obyektif dari kegiatan yang dilakukan atau hasil yang dicapai di dalam kegiatan Klinik Muhammadiyah Kemlagi, Mojokerto dalam melaksanakan regulasi internal atau kegiatan yang direncanakan. BAB II SISTEM MANAJEMEN MUTU DAN SISTEM PENYELENGGARAAN PELAYANAN A. PERSYARATAN UMUM Klinik Muhammadiyah Kemlagi, Mojokerto menetapkan, mendokumentasikan, memelihara system manajemen mutu sesuai dengan Standar Akreditasi Klinik Muhammadiyah Kemlagi, Mojokerto dan Standar ISO 9001:2008. Sistem ini disusun untuk memastikan telah diterapkannya persyaratan pengendalian terhadap proses-proses penyelenggaraan pelayanan kepada masyarakat baik penyelenggaraan upaya Klinik Muhammadiyah Kemlagi, Mojokerto maupun pelayananan klinis, yang meliputi kejelasan proses pelayanan dan interaksi proses dalam penyelenggaraan pelayananan, kejelasan penanggung jawab, penyediaan sumber daya, penyelenggaraan pelayanan itu sendiri mulai dari perencanaan yang berdasar kebutuhan masyarakat/pelanggan, verifikasi terhadap rencana yang disusun, pelaksanaan pelayanan, dan verifikasi terhadap proses pelayanan dan hasil-hasil yang dicapai, monitoring dan evaluasi serta upaya penyempurnaan yang berkesinambungan. Manajemen memantau / mengukur / menganalisa setiap proses / kegiatan dan melakukan tindakan perbaikan. Kegiatan sistem manajemen mutu menerapkan prinsip manajemen: PDCA Plan Do Check Action dan pengendalian proses dilakukan sejak awal. Manajemen mutu PDCA merupakan sistem manajemen mutu yang berupa siklus dinamis dalam standar ISO PDCA adalah proses yang berkesinambungan yang bertujuan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan dan memungkinkan perbaikan yang berkelanjutan. B. Pengendalian dokumen: Secara umum dokumen-dokumen dalam sistem manajemen mutu disusun meliputi: 1. Kebijakan/SK 10

11 2. Pedoman/Manual Mutu 3. Standard Operasional Prosedur/SOP 4. Rekaman-rekaman 5. Dokumen pendukung/dokumen eksternal Dokumen sistem manajemen mutu dipastikan terkendali. a) Dokumen sistem manajemen mutu adalah dokumen-dokumen yang memuat informasi yang digunakan sebagai acuan untuk melaksanakan sistem manajemen mutu. b) Pengendalian dokumen dimaksudkan agar dokumen sistem manajemen mutu yang dipergunakan adalah dokumen yang tepat dan benar. c) Cara pengendalian dokumen diatur dalam prosedur dan dipahami oleh semua pihak terkait. d) Prosedur pengendalian dokumen mengatur hal hal sebagai berikut : 1. Penetapan jenis dokumen 2. Pembuatan dokumen 3. Pemeriksaan dokumen 4. Pengesahan dokumen 5. Penerbitan dokumen 6. Pendistribusian dan Penerimaan dokumen 7. Revisi dan Penerbitan ulang dokumen 8. Penarikan dan Pemusnahan Dokumen yang sudah tidak berlaku. 9. Peninjauan Ulang Dokumen e) Kebijakan, Manual mutu dan dokumen asli dikendalikan di sekretariat akreditasi sedangkan fotocopy dari kebijakan, manual mutu, pedoman, SOP dan dokumen pendukung lainnya dikendalikan oleh masing masing unit/ poli. C. Pengendalian rekaman Semua rekaman / arsip dikelola dengan baik. a. Arsip adalah dokumen berisi informasi historis yang timbul dari kegiatan yang telah dilaksanakan. b. Tujuan pengendalian arsip adalah untuk memastikan semua data kegiatan dapat dimanfaatkan secara maksimal untuk perbaikan. c. Arsip dipastikan aman, teridentifikasi dengan jelas, dan ditata dengan rapi sehingga mudah dan cepat ditemukan bila diperlukan. d. Arsip yang ada di unit/ poli dikendalikan oleh sekretariat akreditasi 11

12 BAB III TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN A. KOMITMEN MANAJEMEN Kepala Klinik Muhammadiyah Kemlagi, Mojokerto, penanggung jawab manajemen mutu, penanggung jawab upaya kesehatan baik perorangan maupun masyarakat, dan seluruh karyawan Klinik Muhammadiyah Kemlagi, Mojokerto bertanggung jawab untuk menerapkan seluruh persyaratan yang ada pada manual mutu ini Manajemen bertekad untuk menjalankan sistem manajemen mutu secara konsisten dan konsekuen untuk mendukung pencapaian sasaran-sasaran yang diinginkan. Kepala Klinik Muhammadiyah Kemlagi, Mojokerto mewajibkan semua koordinator unit untuk : Memahami sistem manajemen mutu dan menjalankannya secara konsisten. Mengkomunikasikan kepada karyawan (pelaksana) tentang pentingnya mutu dan kepuasan pasien. Mensosialisasikan kebijakan mutu dan sasaran sasaran yang ingin dicapai Melakukan evaluasi untuk melihat efektifitas sistem manajemen mutu. Memastikan tersedianya sumberdaya untuk mendukung pelaksanaan sistem Memastikan perbaikan terus menerus dilakukan pada semua aspek kegiatan B. FOKUS PADA PELANGGAN Pelayanan yang disediakan oleh Klinik Muhammadiyah Kemlagi, Mojokerto dilakukan dengan berfokus pada pelanggan. Pelanggan dilibatkan mulai dari identifikasi kebutuhan dan harapan pelanggan, perencanaan penyelenggaraan upaya Klinik Muhammadiyah Kemlagi, Mojokerto dan pelayanan klinis, pelaksanaan pelayanan, monitoring dan evaluasi serta tindak lanjut pelayanan. 12

13 C. KEBIJAKAN MUTU Kebijakan mutu adalah pernyataan resmi Klinik Muhammadiyah Kemlagi, Mojokerto yang sejalan dengan visi misi atau tujuan Klinik Muhammadiyah Kemlagi, Mojokerto yang memuat komitmen mutu dan kepedulian terhadap kepuasan pelanggan. a. Isi kebijakan Mutu sejalan dengan Visi, Misi atau Tujuan Klinik Muhammadiyah Kemlagi, Mojokerto. b. Kebijakan mutu menjadi acuan untuk menetapkan sasaran mutu, mengevaluasi pencapaian sasaran serta acuan perbaikan c. Kebijakan mutu disosialisasikan dan dipastikan dipahami oleh seluruh personil Klinik Muhammadiyah Kemlagi, Mojokerto. D. Perencanaan Sistem Manajemen Mutu dan Pencapaian Sasaran Kinerja/Mutu Sasaran mutu ditetapkan berdasarkan standar kinerja/standar pelayanan minimal yang meliputi indikator-indikator pelayanan klinis/upaya kesehatan perorangan, indikator penyelenggaraan upaya kesehatan masyarakat. Perencanaan disusun dengan memperhatikan kebutuhan dan harapan pelanggan, hak dan kewajiban pelanggan, serta upaya untuk mencapai sasaran kinerja yang ditetapkan a. Koordinator unit/penanggung jawab program menetapkan sasaran mutu unit. Sasaran mutu tersebut harus bersifat Spesific (Spesifik), Measurable (terukur), Achievable (dapat tercapai), Reliable (realistis / wajar) dan Time Frame (berjangka waktu). b. Koordinator unit bertanggung jawab untuk memastikan unit yang dipimpinnya membuat perencanaan pencapaian sasaran mutu, untuk memastikan tercapainya target sasaran mutu masing - masing unit. Sasaran mutu setiap unit dipastikan terdokumentasi E. Tanggung jawab, wewenang dan komunikasi Tugas, tanggung jawab & wewenang pimpinan/karyawan diatur dengan jelas dan terdokumentasi khususnya karyawan yang melaksanakan pekerjaan yang terkait dengan mutu dan kepuasan pelanggan 13

14 1) Setiap karyawan/ koordinator dipastikan memahami tugas, tanggung jawab dan wewenangnya. 2) Uraian tugas, tanggung jawab & wewenang dibuat Kepala Klinik Muhammadiyah Kemlagi, Mojokerto dibantu oleh bagian kepegawaian 3) Dokumen uraian tugas dipegang oleh karyawan yang bersangkutan dan salinan disimpan oleh unit kepegawaian 4) Dokumen uraian tugas harus dikendalikan, isinya diperbarui bila terjadi perubahan pekerjaan. a. Kepala Klinik Muhammadiyah Kemlagi, Mojokerto Wewenang - Menetapkan visi misi Klinik Muhammadiyah Kemlagi, Mojokerto yang telah disusun bersama - Menetapkan kebijakan dan prosedur pelaksanaan program kesehatan di Klinik Muhammadiyah Kemlagi, Mojokerto berdasarkan peraturan petunjuk Dinas Kesehatan - Menetapkan aturan dan kebijakan intern Klinik Muhammadiyah Kemlagi, Mojokerto yang tidak bertentangan dengan aturan diatasnya untuk mendukung pelaksanaan fungsi Klinik Muhammadiyah Kemlagi, Mojokerto. Tanggung Jawab - Bertanggung jawab terhadap terselenggaranya pelayanan kesehatan di Klinik Muhammadiyah Kemlagi, Mojokerto sesuai protap dan profesionalisme - Bertanggung jawab dalam pengembangan organisasi Klinik Muhammadiyah Kemlagi, Mojokerto - Bertanggung jawab pada kegiatan manajerial : perencanaan; pelaksanaan pengawasan, pengendalian, pembinaan dan penilaian program kerja Klinik Muhammadiyah Kemlagi, Mojokerto. Tugas - Membuat keputusan operasional untuk implementasi sistem manajemen mutu - Bersama seluruh Tim Mutu dan karyawan Klinik Muhammadiyah Kemlagi, Mojokerto mengimplementasikan sistem manajemen mutu - Membuat perencanaan terpadu kegiatan maupun program kerja Klinik Muhammadiyah Kemlagi, Mojokerto serta menyusun rencana evaluasi - Melakukan pembagian tugas pada staf-nya disesuaikan dengan jenis dan jumlah tenaga yang diperlukan ( menetapkan pelaksana program berdasarkan kompetensinya dan tugas tambahannya ) 14

15 - Menjalankan semua kegiatan manajerial Klinik Muhammadiyah Kemlagi, Mojokerto dan kerjasama dengan lintas sektor terkait. Tugas Tambahan - Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh kepala dinas kesehatan b. Ketua Tim Mutu Klinik Muhammadiyah Kemlagi, Mojokerto/ wakil manajemen mutu, Wewenang - Memiliki wewenang penuh untuk menjalankan tugas dan tanggung jawabnya sebagai wakil manajemen Tanggung Jawab - Bertanggung jawab untuk menjamin kesesuaian dan efektivitas implementasi sistem manajemen mutu Tugas - Menjamin sistem dilaksanakan secara efektif pada semua fungsi. - Menjamin sistem manajemen mutu diperbaiki terus menerus. - Melaporkan hasil/ kinerja sistem manajemen mutu kepada Top Manjer - Mengupayakan peningkatkan kesadaran/ pemahaman karyawan dalam sistem manajemen mutu - Mengkoordinasikan kegiatan internal audit Tugas Tambahan - Melaksanakan semua tugas tambahan yang diberikan oleh pimpinan c. Sub bagian Tata Usaha Menyusun perencanaan dan kegiatan UPTD Melaksanakan urusan keuangan, rumah tangga, perlengkapan dan peralatan serta kebersihan kantor Melaksanakan administrasi kepegawaian Melaksanakan pembinaan kelembagaan dan ketatalaksanaan Melaksanakan pemungutan dan penyetoran retribusi ke rekening umum kas daerah Melaksanakan koordinasi penyusunan laporan 15

16 Melaksanakan tugas tugas lain yang diberikan oleh kepala UPTD sesuai dengan tugas dan fungsinya. d. Sub Unit Pelayanan Kesehatan Perorangan Melaksanakan pelayanan kesehatan dasar Melaksanakan penyuluhan kesehatan masyarakat Melaksanakan kegiatan perawatan, rawat jalan Melaksanakan kegiatan laboratorium sederhana Melaksanakan pengelolaan obat-obatan Melaksanakan tugas tugas lain yang diberikan oleh kepala UPTD sesuai dengan tugas dan fungsinya e. Uraian Tugas Sekretaris Akreditasi Wewenang - Memiliki wewenang untuk melaksanakan semua tugas dan tanggung jawab kesekretariatan Akreditasi Tanggung Jawab - Bertanggung jawab untuk menyiapkan seluruh dokumen internal dan eksternal akreditasi Klinik Muhammadiyah Kemlagi, Mojokerto Tugas - Menyiapkan semua dokumen internal dan dokumen eksternal - Mengajukan semua dokumen yang sudah siap untuk diperiksa oleh Wakil Manajemen dan disahkan oleh Kepala Klinik Muhammadiyah Kemlagi, Mojokerto - Menyusun dan mencatat semua dokumen yang ada di sekretariat secara rapi - Memastikan seluruh dokumen untuk poli /unit terkait terdistribusi secara teratur dan tercatat 16

17 Tugas Tambahan Manual Mutu Klinik Muhammadiyah Kemlagi Mojokerto - Melaksanakan semua tugas tambahan yang diberikan oleh Kepala Klinik Muhammadiyah Kemlagi, Mojokerto dan ketua tim akreditasi/wakil manajemen g. Uraian Tugas Auditor Internal Wewenang - Memiliki wewenang dalam proses pengukuran dan penilaian secara sistematik, objektif dan terdokumentasi untuk memastikan bahwa kegiatan manajemen mutu telah sesuai dengan pengaturan Tanggung Jawab - Bertanggung jawab kepada kepala Klinik Muhammadiyah Kemlagi, Mojokerto atas hasil audit internalnya untuk menyelesaikan permasalahan organisasi, terutama ditinjau dari perspektif mutu dan kepuasan pelanggan dalam rangka meningkatkan kinerja organisasi secara umum Tugas - Merencanakan pelaksanaan audit internal Klinik Muhammadiyah Kemlagi, Mojokerto,, meliputi : pembagian auditee dan auditor, jadwal pelaksanaan, pembuatan surat kepada wakil manajemen, menyiapkan semua sarana untuk melakukan audit internal. - Melakukan tugas audit internal terhadap seluruh poli/ unit yang ada di Klinik Muhammadiyah Kemlagi, Mojokerto meliputi: mengamati proses, meminta penjelasan, meminta peragaan, menelaah dokumen, memeriksa dengan daftar periksa, mencari bukti-bukti, memeriksa silang, mewawancarai auditee, melakukan survei, mencari informasi dari sumber luar, menganalisis data dan informasi, dan menyimpulkan hasil temuan. - Melaporkan semua hasil temuan audit kepada ketua tim akreditasi/wakil manajemen - Merencanakan audit internal yang akan dilakukan periode selanjutnya. Tugas Tambahan - Melaksanakan perintah lain yang diberikan oleh kepala Klinik Muhammadiyah Kemlagi, Mojokerto h. Uraian Tugas Tim Survey Kepuasan Pelanggan Wewenang - Memiliki wewenang untuk melaksanakan semua tugas dan tanggung jawab sebagai surveyor di Klinik Muhammadiyah Kemlagi, Mojokerto. 17

18 Tanggung Jawab - Bertanggung jawab penuh terhadap kepala Klinik Muhammadiyah Kemlagi, Mojokerto atas pelaksanaan dan hasil survey yang telah dilakukannya Tugas - Merencanakan pelaksanaan survey Klinik Muhammadiyah Kemlagi, Mojokerto - Melaksanakan seluruh kegiatan survey Klinik Muhammadiyah Kemlagi, Mojokerto - Mengolah, menganalisa, dan melaporkan hasil survey kepada ketua tim akreditasi. - Merencanakan pelaksanaan survey selanjutnya i. Uraian Tugas Koordinator Unit : Wewenang : - Menetapkan sasaran mutu setiap unit yang harus sesuai dengan kebijakan mutu dan dipastikan terdokumentasi. - Merencanakan Sistem Manajemen Mutu untuk unit kerjanya. Tanggung Jawab : - Mengkomunikasikan kepada seluruh staf unit mengenai target-target/ persyaratan pasien dan memastikan semua terpenuhi. - Memastikan unit yang dipimpinnya membuat perencanaan pencapaian sasaran mutu, untuk memastikan tercapainya target sasaran mutu masing-masing unit. - Melakukan evaluasi untuk melihat efektifitas Sistem Manajemen Mutu. - Menindaklanjuti temuan Audit pada unitnya. Tugas : - Bersama pelaksana di unit membuat Standar Operasional Prosedur dan dipastikan terdokumentasi. - Meningkatkan kesadaran karyawan unit mengenai pentingnya peranan setiap karyawan dalam pekerjaan mereka untuk mencapai sasaran mutu dan kepuasan pasien. - Mengupayakan dan menjaga agar lingkungan kerjanya terkendali yaitu agar lingkungan kerja dalam keadaan rapi, bersih, aman dan nyaman. 18

19 - Melakukan koordinasi dengan bagian lain yang terkait termasuk Kepala Klinik Muhammadiyah Kemlagi, Mojokerto untuk pembahasan semua persyaratan pasien. j. Karyawan / Karyawati Klinik Muhammadiyah Kemlagi, Mojokerto : Tanggung Jawab : - Memahami tentang pentingnya mutu dan kepuasan pasien. - Mengetahui target-target/ persyaratan pasien Tugas : - Bersama koordinator unit membuat standar operasional prosedur dan terdokumentasi. - Menambah pengetahuan dan ketrampilan guna peningkatan mutu pelayanan. - Bekerja secara profesional untuk mencapai kepuasan pelanggan. F. Wakil manajemen mutu/penanggung jawab manajemen mutu Kepala Klinik Muhammadiyah Kemlagi, Mojokerto menunjuk seorang wakil manajemen mutu yang bertanggung jawab untuk mengkoordinir seluruh kegiatan mutu di Klinik Muhammadiyah Kemlagi, Mojokerto: Memastikan sistem manajemen mutu ditetapkan, diimplementasikan, dan dipelihara Melaporkan hasil/ kinerja sistem manajemen mutu kepada Kepala Klinik Muhammadiyah Kemlagi, Mojokerto Memastikan kesadaran seluruh karyawan terhadap kebutuhan dan harapan pelanggan G. Komunikasi internal Komunikasi internal antar pimpinan/karyawan merupakan kegiatan yang sangat penting untuk menunjang mekanisme kerja, karenanya sistem komunikasi dipastikan diatur dengan baik dan menekankan hal-hal sbb: 1. Kepala Klinik Muhammadiyah Kemlagi, Mojokerto mengupayakan agar komunikasi dengan bawahannya dipastikan berjalan lancar. 2. Komunikasi diarahkan untuk peningkatan pemahaman bawahannya mengenai sistem manajemen mutu. 19

20 3. Komunikasi diarahkan agar karyawan memahami target-target pekerjaan yang ingin dicapai. 4. Komunikasi diarahkan untuk memastikan persyaratan yang telah ditetapkan dipenuhi. 5. Komunikasi internal diatur secara sistematis dan terdokumentasi. 6. Komunikasi internal untuk menjelaskan sistem manajemen mutu kepada karyawan 7. Komunikasi internal membangun kesadaran mutu demi kepuasan pelanggan 8. Penyelenggaraan rapat terkoordinasi dan diatur dengan baik. 9. Kepala Klinik Muhammadiyah Kemlagi, Mojokerto mengadakan komunikasi internal dengan seluruh karyawan minimal 1 kali dalam sebulan. Komunikasi internal dilakukan dengan cara workshop (minilokakarya), pertemuan, diskusi, , sms/wa, memo dan media lain untuk melakukan komunikasi BAB IV TINJAUAN MANAJEMEN A. Umum Evaluasi merupakan kegiatan manajemen yang sangat penting dalam rangka pengendalian suatu proses dan kinerja termasuk evaluasi dalam implementasi Sistem Manajemen Mutu. B. Masukan dari Tinjauan Kepala Klinik Muhammadiyah Kemlagi, Mojokerto menetapkan rapat tinjauan manajemen ( RTM ) 6 bulan sekali atau dalam kondisi tertentu yang memerlukan perubahan segera. 20

21 Tinjauan Manajemen dipastikan terdokumentasi/ dinotulenkan 1) Agenda tinjauan manajemen ditentukan jauh hari sebelum evaluasi dilaksanakan. 2) Agenda tinjauan manajemen mencakup antara lain hal-hal sbb: a) Hasil audit internal b) Umpan balik/ keluhan pelanggan c) Kinerja proses/ hasil pelayanan d) Hasil tindakan koreksi/ pencegahan e) Tindak lanjut dari hasil tinjauan sebelumnya f) Rencana perubahan/ perbaikan Sistem manajemen Mutu C. Keluaran dari Tinjauan 1) Hasil tinjauan manajemen dibagikan kepada pihak-pihak yang berkepentingan 2) Hasil tinjauan manajemen memuat keputusankeputusan/kesimpulan mengenai tindakan-tindakan yang perlu diambil, perbaikan produk yang terkait dengan persyaratan pelanggan. BAB V MANAJEMEN SUMBER DAYA 1. Penyediaan Sumber daya a) Sumberdaya untuk menjalankan Sistem manajemen Mutu serta untuk mencapai sasaran yang telah ditetapkan dipastikan terpenuhi. b) Sumberdaya yang diperlukan diidentifikasi oleh Kepala Tata Usaha dan disampaikan kepada Kepala Klinik Muhammadiyah Kemlagi, Mojokerto untuk diusulkan ke dinas kesehatan melalui mekanisme yang telah diatur 2. Manajemen Sumber Daya Manusia 21

22 2.1 Umum Klinik Muhammadiyah Kemlagi, Mojokerto menjamin karyawan yang bekerja di pelayanan Rawat Jalan memiliki kompetensi berdasarkan pendidikan, pelatihan, keahlian dan pengalaman yang sesuai 2.2 Kompetensi, Kepedulian, dan Pelatihan Kompetensi yang diperlukan oleh setiap karyawan agar dapat melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya secara tepat dan benar sesuai dengan sasaran dan persyaratan yang telah direncanakan harus dipastikan dipenuhi. Koordinator unit tata usaha bertanggung jawab untuk : 1) Menentukan pelatihan yang diperlukan oleh setiap bawahannya 2) Memastikan pelatihan dilaksanakan. Pelatihan dapat dilakukan dalam bentuk, atau kegiatan apapun yang bertujuan memberikan kompetensi kepada karyawan. 3) Mengambil tindakan lainnya selain pelatihan yang sesuai dengan permasalahan 4) Mengevaluasi efektif/ tidaknya tindakan yang telah diambil 5) Meningkatkan kesadaran karyawan mengenai pentingnya peranan setiap karyawan dalam pekerjaan mereka untuk mencapai sasaran mutu demi kepuasan pelanggan 6) Mengelola arsip karyawan yang memuat informasi mengenai pelatihan, keterampilan dan pengalaman kerja karyawan. 3. Infrastruktur / Sarana Prasarana a. Infrastruktur / sarana prasarana untuk mendukung pekerjaan dan mencapai sasaran dan persyaratan produk/ proses dipastikan terpenuhi. b. Melakukan pemeliharaan secara teratur terhadap alat alat medis maupun fasilitas pendukungnya agar senantiasa dalam kondisi baik dan siap dioperasikan. 22

23 c. Sarana prasarana baru yang diperlukan secepatnya diidentifikasi dan ditindak lanjuti sesuai prosedur yang berlaku. d. Koordinator Unit bertanggung jawab untuk memastikan kecukupan dan kelengkapan sarana kerja dan kelaikan kondisi sarana kerja pada bagian yang dipimpinnya. 4. Lingkungan Kerja a. Lingkungan tempat kerja dikendalikan b. Pengendalian lingkungan kerja dimaksudkan agar lingkungan kerja senantiasa dalam keadaan rapi, bersih, aman dan nyaman. c. Pimpinan dan karyawan berkewajiban mengupayakan dan menjamin agar lingkungan kerjanya terkendali. d. Pengendalian lingkungan kerja dimaksudkan untuk mendukung komitmen mutu dan kepuasan pelanggan dan untuk mencapai kesesuaian terhadap persyaratan proses pelayanan yang telah ditetapkan. BAB VI PENYELENGGARAAN PELAYANAN A. UPAYA KESEHATAN KLINIK MUHAMMADIYAH KEMLAGI, MOJOKERTO 1. Perencanaan Upaya Kesehatan Perorangan, akses dan Pengukuran Kinerja Perencanaan kegiatan dilakukan dengan pembuatan POA (Plan Of Action) masing masing penanggung jawab program UKP POA disusun dengan mempertimbangkan harapan dan kebutuhan masyarakat, masalah kesehatan yang ada di wilayah Klinik Muhammadiyah Kemlagi, Mojokerto, kebijakan / kegiatan dari pusat yang harus dilaksanakan serta sesuai dengan target kegiatan Klinik Muhammadiyah Kemlagi, Mojokerto yang belum tercapai Harapan dan kebutuhan masyarakat diperoleh melalui Survey Masyarakat Desa, Survey kebutuhan masyarakat, penggalian informasi pada saat lintas sektor Akses pelayanan langsung berhubungan dengan masyarakat Hasil kegiatan dianalisa secara langsung setelah kegiatan berjalan dan ditentukan rencana tindak lanjut yang akan dilakukan 23

24 2. Proses yang berhubungan dengan sasaran a. Penetapan persyaratan sasaran Penanggung jawab program harus memahami secara jelas semua persyaratan sasaran yang menjadi target pelaksanaan program kegiatan Penanggung jawab program melakukan koordinasi dengan lintas program dan lintas sektor terkait untuk pembahasan semua persyaratan sasaran Hasil pembahasan semua persyaratan sasaran dikomunikasikan kepada masyarakat melalui Musyawarah Masyarakat Desa (MMD), pertemuan kader, pertemuan lintas sektor, penyuluhan masyarakat b. Tinjauan terhadap persyaratan sasaran Klinik Muhammadiyah Kemlagi, Mojokerto melakukan peninjauan terhadap sasaran program mengacu pada kebijakan dan pedoman yang diberlakukan oleh pemerintah c. Komunikasi dengan sasaran Klinik Muhammadiyah Kemlagi, Mojokerto melakukan komunikasi dengan sasaran program. Setiap kali melakukan komunikasi harus selalu dicatat. Komunikasi dengan sasaran diarahkan untuk memahami kebutuhan/persyaratan sasaran antara lain untuk : Mendapatkan konfirmasi/ persyaratan penyelenggaraan upaya kesehatan masyarakat yang diinginkan masing masing kelompok sasaran Menjawab pertanyaan-pertanyaan sasaran program, Mengklarifikasi ketidak jelasan mengenai persyaratan sasaran Membahas masukan/ usul/ saran/ keluhan sasaran 3. Pembelian Untuk upaya kesehatan masyarakat pembelian yang dilaksanakan Klinik Muhammadiyah Kemlagi, Mojokerto dikecualikam karena hanya berkisar pada pembelian bahan promkes dalam skala kecil yang didanai menggunakan dana kapitasi dari BPJS. 4. Penyelenggaraan UKM 24

25 a. Pengendalian proses penyelenggaraan upaya Proses penyelenggaraan upaya kesehatan masyarakat dipastikan dijalankan secara terkendali. Kegiatan UKM dilakukan sesuai dengan POA masing masing program Pengendalian penyelenggaraan upaya kesehatan masyarakat dilaksanakan berdasarkan SOP dan dimonitor oleh koordinator program dan koordinator UKM Tiap penanggung jawab pogram membuat SOP untuk setiap tindakan yang dikerjakan. SOP dibuat untuk membimbing petugas pelaksana agar dapat melaksanakan kegiatan sesuai prosedur. Peralatan yang diperlukan untuk proses penyelenggaraan upaya kesehatan masyarakat dipastikan tersedia dan memenuhi persyaratan. b. Validasi proses penyelenggaraan upaya Validasi diarahkan untuk mengkonfirmasi dan membuktikan bahwa proses yang akan dijalankan memiliki kemampuan untuk mencapai hasil yang disyaratkan Pelaksanaannya dikerjakan oleh personil yang ditugaskan sebagai penanggung jawab program. c. Identifikasi dan mampu telusur Semua tahap tahap penyelenggaraan upaya kesehatan masyarakat harus dipastikan diberikan identifikasi secara jelas. Semua catatan yang berkaitan dengan penyelenggaraan upaya kesehatan masyarakat harus dipastikan diberikan identifikasi dan dapat ditelusur secara jelas. 25

26 Identifikasi dimaksudkan untuk menghindari kesalahan atau ketidaksesuaian yang tidak diinginkan. d. Hak dan Kewajiban sasaran Hak dan kewajiban sasaran upaya kesehatan masyarakat diketahui dan dipahami oleh penanggung jawab program masing masing Hak dan kewajiban sasaran UKM adalah sebagai berikut : 1) HAK SASARAN PROGRAM Hak untuk mendapatkan informasi mengenai program kesehatan, tujuan dan kegiatan yang dilaksanakan Hak untuk mengikuti kegiatan- kegiatan program yang dilaksanakan oleh Klinik Muhammadiyah Kemlagi, Mojokerto Hak untuk menolak mengikuti kegiatan-kegiatan program yang dilaksanakan Klinik Muhammadiyah Kemlagi, Mojokerto Hak untuk berperan aktif dalam UKBM 2) KEWAJIBAN SASARAN PROGRAM Memberikan data dan informasi serta kelengkapan yang dibutuhkan oleh petugas pelaksana dalam kaitannya dengan kegiatan program yang dilakukan dan diikuti oleh sasaran Memberikan identitas yang jelas dan benar untuk pendataan yang dibutuhkan oleh petugas pelaksana Mengikuti dan menaati aturan serta jadwal kegiatan program yang dibuat sesuai kesepakatan yang Mendorong kemandirian hidup sehat bagi keluarga dan masyarakat di wilayah kerja Klinik Muhammadiyah Kemlagi, Mojokerto memelihara dan meningkatkan kesehatan perorangan, keluarga dan masyarakat beserta lingkungannya; Meningkatkan kesadaran, kemauan dan kemampuan hidup sehat bagi setiap orang yang bertempat tinggal di wilayah kerja Klinik Muhammadiyah Kemlagi, Mojokerto agar terwujud derajat kesehatan yang setinggi- tingginya; e. Pemeliharaan barang milik pelanggan 26

27 Barang milik sasaran program adalah barang-barang yang bukan milik Klinik Muhammadiyah Kemlagi, Mojokerto yang berada di wilayah tanggung jawab Klinik Muhammadiyah Kemlagi, Mojokerto Barang milik sasaran program harus ditangani dengan hati- hati untuk mencegah hal-hal yang tidak diinginkan. Semua fungsi/ pihak yang secara langsung atau tidak langsung terlibat dengan penggunaan, penyimpanan,pemeriksaan barang milik sasaran program harus melakukan identifikasi, verifikasi, melindungi dan mengamankan barang-barang milik pelanggan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan. Yang termasuk barang milik pelanggan dalam penyelenggaraan upaya kesehatan masyarakat antara lain KMS, pembukuan kader, register UKS, lembar penilaian hasil screning dan pemeriksaan berkala f. Manajemen Resiko dan keselamatan menentukan masalah/kesenjangan yang terjadi di masyarakat mengumpulkan bukti-bukti yang nyata melakukan wawancara meneliti lingkungan kejadian mengenali faktor-faktor yang berkontribusi terhadap timbulnya kejadian menentukan pemecahan masalah 5. Pengukuran, analisis dan penyempurnaan sasaran kinerja a. Umum Semua Pemegang program pelayanan kesehatan masyarakat melakukan pengukuran dan pemantauan terhadap kegiatannya. Pemantauan dan pengukuran direncanakan sebelum dilaksanakan. Data kegiatan dikumpulkan untuk dianalisa. Hasil pengukuran / pemantauan / analisa dipakai untuk : a) Membuktikan kesesuaian pelayanan b) Memastikan kesesuaian sistem mutu c) Melakukan perbaikan secara terus-menerus 27

28 d) Memastikan tercapainya target kinerja UKM yang dinilai dengan SPM dan PKP Metoda pemantauan / pengukuran / analisa / perbaikan dipastikan sesuai dengan tujuan. b. Pemantauan dan Pengukuran 1. Kepuasan Pelanggan Kepuasan pelayanan di masyarakat yang diberikan Klinik Muhammadiyah Kemlagi, Mojokerto harus dipantau 6 bulan sekali melalui survey kepuasan sasaran/ survey umpan balik pelanggan Pemantauan dimaksudkan untuk menilai dan mengukur kinerja sistem mutu serta mengetahui apakah persyaratan sasaran telah dipenuhi. 2. Audit Internal Tujuan audit adalah untuk memastikan sistem mutu di implementasikan secara efektif dan hasilnya sesuai dengan yang telah direncanakan. Rencana audit direncanakan oleh tim audit dengan mempertimbangkan tingkat kepentingan dan kekritisan bagian yang akan diaudit. Audit harus dilakukan sesuai dengan prosedur audit yang telah ditetapkan setiap 6 bulan sekali. Pelaksanaan audit dilakukan secara objektif dan mengikuti ketentuan persyaratan audit. Penanggung jawab program yang diperiksa bertanggung jawab untuk menindak - lanjuti temuan audit pada bagiannya. Tindak lanjut audit harus mencakup verifikasi terhadap tindakantindakan yang telah diambil. 3. Pemantauan dan Pengukuran Proses 28

29 Metode pemantauan dan pengukuran proses yang digunakan untuk mengevaluasi efektivitas sistem mutu dan pelaksanaan kegiatan harus menggunakan metode yang benar untuk pemantauan. Metode-metode yang digunakan harus dapat dibuktikan kemampuannya untuk mencapai hasil yang telah direncanakan. Bila hasil yang direncanakan tidak tercapai maka tindakan koreksi dan pencegahannya harus dilakukan untuk memastikan kesesuaian terhadap pelaksanaan kegiatan program. 4. Pemantauan dan Pengukuran Hasil Kegiatan Program Pemantauan pelaksanaan kegiatan program dilakukan sesuai prosedur. Tujuan pemantauan pelaksanaan kegiatan untuk memastikan semua persyaratan pelaksanaan kegiatan terpenuhi. Pemantauan dilaksanakan pada tahapan yang telah ditentukan. Catatan hasil pemantauan harus dicatat termasuk petugas yang melaksanakan. c. Pengendalian jika ada hasil yang tidak sesuai Pelaksanaan kegiatan yang tidak sesuai adalah kegiatan yang kondisinya berada di luar batas persyaratan yang telah ditetapkan. Pelaksanaan kegiatan yang tidak sesuai dikendalikan serta dicegah agar tidak terjadi/ terulang pada proses/tahap berikutnya. Ketidaksesuaian dan tindakan yang diambil harus dicatat Bilamana kegiatan yang tidak sesuai diperbaiki maka harus dilakukan verifikasi ulang. Bilamana kegiatan yang tidak sesuai telah terlanjur diterima oleh sasaran, maka Klinik Muhammadiyah Kemlagi, Mojokerto harus mengambil langkah-langkah yang sesuai untuk menanggulangi akibat / potensi akibatnya. 29

30 d. Analisis Data Data-data proses atau implementasi sistem mutu harus dikelola dengan baik. Data dianalisa dengan menggunakan teknik-tehnik yang sesuai, misalkan menggunakan tehnik statistik. Analisa data dilakukan oleh Tim Survey Kepuasan Pelanggan/penanggung jawab program untuk mengetahui tanggapan pelanggan terhadap kualitas pelayanan Klinik Muhammadiyah Kemlagi, Mojokerto. Analisa data harus mengarah pada pengidentifikasian ketidaksesuaian, ketidakefektifan dan tindakan-tindakan perbaikan yang diperlukan. Data dianalisa untuk memantau kepuasan pelanggan. e. Peningkatan berkelanjutan Seluruh karyawan dan pimpinan Klinik Muhammadiyah Kemlagi, Mojokerto wajib melakukan perbaikan secara terus menerus terhadap efektivitas sistem mutu sesuai dengan tugas, tanggung jawab dan wewenangnya. Semua perbaikan mengacu pada komitmen yang tertuang dalam kebijakan mutu, sasaran mutu, hasil audit, analisa data survey kepuasan pelanggan, tindakan perbaikan dan pencegahan serta Rapat Tinjauan Manajemen f. Tindakan Korektif 1. Tindakan perbaikan harus sesuai dengan penyebab ketidaksesuaian yang ditemukan. 2. Puskemas mengambil tindakan perbaikan untuk mengurangi penyebab ketidaksesuaian dalam rangka untuk mencegah ketidaksesuaian terulang lagi. 30

31 3. Prosedur perbaikan harus mencakup Meninjau ketidaksesuaian termasuk keluhan pelanggan. Menentukan penyebab ketidaksesuaian. Menentukan dan menerapkan tindakan yang dibutuhkan. Merekam hasil tindakan yang diambil. Meninjau tindakan perbaikan yang diambil. g. Tindakan Preventif 1. Klinik Muhammadiyah Kemlagi, Mojokerto menentukan tindakan untuk mengurangi penyebab potensial ketidaksesuaian untuk mencegah peristiwa tersebut. Tindakan pencegahan harus sesuai dengan penyebab masalah yang potensial. 2. Prosedur pencegahan harus mencakup a) Menentukan potensi ketidaksesuaian dan penyebabnya. b) Mengevaluasi tindakan yang dibutuhkan untuk, mencegah peristiwa ketidaksesuaian. c) Menentukan dan menerapkan tindakan yang dibutuhkan. d) Merekam hasil tindakan yang diambil. e) Meninjau tindakan pencegahan yang diambil. B. UPAYA KESEHATAN PERORANGAN 1. Perencanaan Pelayanan Klinis a. Kepala Klinik Muhammadiyah Kemlagi, Mojokerto menetapkan, melaksanakan dan memelihara Rencana Manajemen Mutu untuk mencapai tujuan dan sasaran sesuai dengan kebijakan Klinik Muhammadiyah Kemlagi, Mojokerto. b. Rencana Manajemen Mutu yang ada di setiap unit kerja meliputi : Perencanaan dan tanggung jawab untuk mencapai tujuan dan sasaran pada setiap fungsi yang berhubungan dalam Klinik Muhammadiyah Kemlagi, Mojokerto. 31

32 Langkah kegiatan dan batas waktu yang dicapai. c. Kepala Klinik Muhammadiyah Kemlagi, Mojokerto mengadakan rapat tinjauan manajemen jika ada perubahan pada aktivitas pelayanan, terjadi ketidaksesuaian, pelayanan baru, atau adanya aktivitas Pengembangan Pelayanan Klinik Muhammadiyah Kemlagi, Mojokerto. d. Setiap koordinator unit berkewajiban membuat perencanaan kerja untuk unitnya masing masing meliputi 1. Merencanakan sistem manajemen mutu untuk unit kerjanya. 2. Memastikan sistem manajemen mutu yang telah dibuat dijalankan secara efektif. 3. Memastikan semua sasaran dan persyaratan yang telah ditetapkan dicapai 4. Memelihara / mempertahankan sistem manajemen mutu pada unitnya 5. Melakukan perbaikan / penyempurnaan sistem manajemen mutu 2. Proses yang berhubungan dengan Pelanggan a. Klinik Muhammadiyah Kemlagi, Mojokerto melakukan komunikasi dengan pelanggan. Setiap kali melakukan komunikasi harus selalu dicatat. b. Komunikasi dengan pelanggan diarahkan untuk memahami kebutuhan/persyaratan pelanggan antara lain untuk : Mendapatkan konfirmasi/ persyaratan pelayanan rawat jalan yang diinginkan pelanggan Menjawab pertanyaan-pertanyaan pelanggan, Mengklarifikasi ketidak jelasan mengenai persyaratan pelanggan Membahas kontrak / perubahan kontrak / perubahan persyaratan Membahas masukan/ usul/ saran/ keluhan pelanggan c. Catatan hasil komunikasi dengan pelanggan disimpan. 2. Pembelian/pengadaan barang terkait dengan pelayanan klinis 32

33 a. Proses pembelian Pembelian yang dilakukan Klinik Muhammadiyah Kemlagi, Mojokerto dilakukan secara langsung dan di bawah pengawasan dari dinas kesehatan. Pembelian yang dilakukan terkait dengan operasional Klinik Muhammadiyah Kemlagi, Mojokerto baik menggunakan dana APBD maupun dana dari BPJS. Untuk dana dari BPJS sebelum pembelian dilakukan pengajuan Nota Pencairan Dana ke dinas kesehatan kota sebelumnya. Setelah mendapat persetujuan dari pejabat yang berwenang di dinas kesehatan kota baru Klinik Muhammadiyah Kemlagi, Mojokerto melakukan pembelian. Untuk pembelian obat yang didanai APBD dilakukan oleh dinas kesehatan, Klinik Muhammadiyah Kemlagi, Mojokerto hanya mengajukan permintaan. b. Verifikasi barang yang dibeli Klinik Muhammadiyah Kemlagi, Mojokerto memiliki team Panitia Penerima Hasil Pekerjaan (PPHP). Team ini bertugas dan bertanggung jawab memverifikasi semua barang yang dibeli Klinik Muhammadiyah Kemlagi, Mojokerto, melakukan pemeriksaan hasil pekerjaan pengadaan barang/jasa sesuai dengan ketentuan, menerima hasil pengadaan barang/jasa setelah melalui pemeriksaan, membuat dan menandatangani berita acara serah terima hasil pekerjaan. c. Kontrak dengan Pihak Ketiga Klinik Muhammadiyah Kemlagi, Mojokerto tidak melakukan kontrak dengan pihak ketiga terkait dengan pembelian/pengadaan barang di Klinik Muhammadiyah Kemlagi, Mojokerto. Keadaan ini terjadi karena pembelian yang dilakukan hanya skala kecil kurang dari 50 juta. 4. Penyelenggaraan Pelayanan Klinis a. Pengendalian Proses Pelayanan Klinis Proses pelayanan rawat jalan dipastikan dijalankan secara terkendali. Pengendalian pelayanan rawat jalan dilaksanakan sesuai perencanaan. 33

34 Tiap unit menyediakan Standar Operasional Prosedur (SOP) untuk setiap tindakan yang dipandang kritis. SOP dibuat untuk membimbing petugas pelaksana agar dapat melaksanakan proses pelayanan sesuai yang direncanakan. Peralatan yang diperlukan untuk proses pelayanan rawat jalan dipastikan tersedia dan memenuhi persyaratan. b. Validasi Proses Pelayanan Proses pelayanan rawat jalan dipastikan divalidasi sebelum dilaksanakan Validasi diarahkan untuk mengkonfirmasi dan membuktikan bahwa proses yang akan dijalankan memiliki kemampuan untuk mencapai hasil yang disyaratkan Pelaksanaannya dikerjakan oleh personil yang ditugaskan sebagai penanggung jawab pelaksana prosedur tersebut oleh koordinator unit. c. Identifikasi dan Ketelusuran Semua tahap tahap pelayanan rawat jalan harus dipastikan diberikan identifikasi secara jelas. Semua catatan medis pasien dan catatan lain yang terkait dengan pelayanan rawat jalan harus dipastikan diberikan identifikasi secara jelas. Identifikasi dimaksudkan untuk menghindari kesalahan atau ketidaksesuaian yang tidak diinginkan. Bilamana persyaratan ketelusuran merupakan suatu keharusan yang dipersyaratkan oleh pelanggan maka identifikasi wajib dilaksanakan berdasarkan persyaratan yang diminta pelanggan pada semua tahapan d. Hak dan Kewajiban Pasien Hak dan kewajiban pasien harus mudah dipahami dan dimengerti pasien 34

35 Hak dan kewajiban pasien dengan mudah bisa diketahui dan dibaca pasien Hak dan kewajiban pasien bisa di letakkan di loket/tempat lain yang mudah dibaca oleh pasien Petugas memberitahu adanya hak dan kewajiban pasien melalui penyuluhan e. Pemeliharaan Barang Milik Pelanggan Barang milik pelanggan adalah barang-barang yang bukan milik Klinik Muhammadiyah Kemlagi, Mojokerto yang berada di wilayah tanggung jawab Klinik Muhammadiyah Kemlagi, Mojokerto Barang milik pelanggan harus ditangani dengan hati- hati untuk mencegah hal-hal yang tidak diinginkan. Semua fungsi/ pihak yang secara langsung atau tidak langsung terlibat dengan penggunaan, penyimpanan, pemeriksaan barang milik pelanggan harus melakukan identifikasi, verifikasi, melindungi dan mengamankan barang-barang milik pelanggan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan. Yang termasuk barang milik pelanggan adalah Kartu Status Pasien/Rekam Medik Pasien, Spesimen dll f. Manajemen Resiko dan Keselamatan Pasien Kepala Klinik Muhammadiyah Kemlagi, Mojokerto membentuk team manajemen mutu Team harus bisa melakukan identifikasi,analisa resiko dan keselamatan pasien serta tindak lanjut yang telah dilakukan Team harus melakukan pelaporan dan pencatatan bila ada insiden kejadian yang dialami pasien dengan baik agar kejadian tersebut tidak terulang kembali Team harus melaporkan semua insiden kepada kepala Klinik Muhammadiyah Kemlagi, Mojokerto 5. Peningkatan Mutu Pelayanan Klinis dan Keselamatan Pasien a. Penilaian indikator kinerja klinis 35