BAB IV GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

Transkripsi

1 37 BAB IV GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN 4.1 Tinjauan Umum Perusahaan Proses penjualan dalam suatu perdagangan secara garis besar ditentukan oleh adanya permintaan dari pasar dan tersedianya barang yang siap dijual. Seiring dengan perkembangan zaman, proses penjualan ini semakin rumit dengan adanya peraturanperaturan baru dalam perdagangan itu sendiri. Pada PT. TJM Internasional setiap bulannya yang terjadi diawasi oleh Direktur yang pemimpin sekaligus pemilik dari PT, TJM Internasional secara tidak langsung dengan melakukan pemeriksaan terhadap arsip-arsip yang berhubungan dengan penjualan. Arsip yang menudukung proses penjualan tidak sedikit jumlahnya. Dalam pelaksanaan kegiatan rutin di PT. TJM Internasional terdapat aturan yang ditentukan, dalam hak ini struktur organisasi yang menggambarkan garis perintah dan penerimaan perintah serta fungsi-fungsi pelaksanaan tersebut sehingga 37

2 38 semua menjadi lancar. Penulis akan menerangkan sejarah dan struktur organisasi di tempat penulis mengadakan riset untuk pembuatan Skripsi ini sebagai berikut : Sejarah Perusahaan Dalam pelaksanaan kegiatan rutin di PT. TJM Internasional terdapat aturan yang ditentukan, dalam hak ini struktur organisasi yang menggambarkan garis perintah dan penerimaan perintah serta fungsi-fungsi pelaksanaan tersebut sehingga semua menjadi lancar. Penulis akan menerangkan sejarah dan struktur organisasi di tempat penulis mengadakan riset untuk pembuatan Skripsi ini sebagai berikut : PT. TJM Internasional merupakan distributor dari PT. Parker Hannipin Indonesia yang bergerak dibidang Industri terutama Seal dan Oring. Eksklusif dengan Parker Store yang berada di Mega Glodog Kemayoran (MGK) Kemayoran Lantai UG B06 No. 2 Jakarta Pusat. PT. TJM Internasinoal ini didirikan oleh Bapak. Kai Hin Pada tanggal 2 Januari 2013 kurang lebih sudah 2 tahun yang berpusat di Jl. Imam Bonjol Komplek Sakura Anpan Blok A no. 05 Lubuk Baja I Batam. Berawal dari sebuah toko penjualan Seal dan Oring di Batam kini menjadi pemegang Distributor Parker di Indonesia untuk penjualan Seal dan Oring yang bergerak di bidang Retail Distribusi dan pemasok untuk pabrikpabrik atau industri-industri besar di Indonesia, teruatama Perusahaan Oil &

3 39 Gas, hingga kini masih eksis dan semakin berkembang dengan beberapa yang berada di Surabaya, Medan, dan Batam. PT. TJM Internasional selalu mengutamakan mutu dan pelayanan serta memberikan banyak keuntungan dan kelebihan bagi pelangganya seperti Pabrik-pabrik dan industri-industri dengan produk kualitas yang baik dan lengkap serta layanan ramah dan professional Visi dan Misi Perusahaan Dalam menjalankan perusahaan PT. TJM Internasional memiliki visi dan misi yang diciptakan demi keberlangsungan perusahaan. Visi dari PT. TJM Internasional adalah menjadi perusahaan terbesar distributor, dan menjadi jaringan distributor terkemuka yang dimikili oleh perusahaan insdutri terkemuka di Indonesia, berorientasi kepada pemenuhan kebutuhan dan harapan konsumen, serta mampu bersaing secara global. Sedangkan Misi dari PT. TJM Internasional adalah : 1. Memberikan kepuasan kepada pelanggan / konsumen dengan berfokus pada produk dan layanan yang berkualitas unggul. 2. Selalu menjadi yang terbaik dalam segala hal yang dilakukan dan selalu menegakkan tingkah laku / Etika bisnis yang tertinggi. 3. Menjaga Kualitas barang dengan harga yang kompetitif.

4 40 Adapun budaya yang diterapkan pada PT. TJM Internasional adalah : 1. Integritas yang tinggi. 2. Inovasi untuk memajukan yang lebih baik. 3. Kualitas & Produk yang tertinggi. 4. Kerjasama Tim. 5. Kepuasan pelanggan melalui standar pelayanan yang terbaik Struktur Organisasi dan Fungsinya Struktur organisasi adalah susunan sub-sub sistem dengan hubungan wewenang dan tanggung jawab. Dalam organisasi terdapat struktur yang menerapkan bagaimana tugas akan di bagi. Berikut ini merupakan struktur organisasi pada PT. TJM Internasional. Struktur Organisasi PT. TJM Internasional merupakan struktur organisasi fungsional dimana pembagian departemennya pada fungsi dari masing-masing department yang ada pada perusahaan. Dengan adanaya struktur organisasi, kita dapat mengetahui batas wewenang dan tanggung jawab setiap orang dalam perusahaan, karena di struktur organisasi menggambarkan dengan jelas pembagian kekuasaaan dan tanggung jawab serta hubungan antara pihak-pihak yang menjalankan aktivitasnya dalam organisasi tersebut.

5 41 Struktur organisasi secara umum PT. TJM Internasiona;l dapat dilihat pada gambar 4.1 berikut ini : Gambar 4.1 Struktur Organisasi PT. TJM Internasional Fungsi dari tiap-tiap bagian adalah sebagai berikut : 1. Direktur Sebagai pemimpin sekaligus pemilik dari perusahaan. 2. General Manager

6 42 Berwenang dalam memberikan pengarahan dan mengawasi kinerja staf-staf. 3. Manager Administrasi Bertugas dalam mengawasi kenerja staf admin dan mengawasi pengeluaran maupun pemasukan perusahaan. 4. Kasir (SO) Bertugas dalam mengawasi pembayaran atau pelunasan faktur. 5. Accountimg & Finance Bertugas membuat laporan kepada direktur terutama masalah laporan keuangan dan meproses data gaji karyawan. 6. Purchase Order Bertugas membuat PO/memesan barang kepada supplier (pengadaan barang). 7. Manager HRD Menangani suatu kebutuhan atau aktifasi lemainkan seluruh proses kegiatan pada aktifitas ruang lingkup dalam sebuah perusahaan. 8. Manager Pemasaran Bertugas mamasarkan/mempromosikan barang-barang kepada customer. 9. Sales Marketing A. Menawarkan barang kepada customer B. Meninjau stok barang yang dipesan oleh customer C. Menulis nota penjualan barang yang dipesan oleh customer

7 43 D. Memonitor barang pesanan dari gudang sampai ketempat customer E. Membuat laporan penjualan 10. Kepala Gudang A. Mengatur pengiriman barang B. Mangarahkan staf-staf gudang untuk melaksanakan tugasnya 11. Staf Gudang A. Menginput barang masuk (BM) B. Menginput barang keluar (BK) C. Membuat surat jalan (SJ) 12. Supir Bertugas mengirim barang ke customer Lokasi Perusahaan Lokasi suatu perusahaan merupakan hal yang perlu mendapat perhatian khusus, karena menjadi penentu kelancaran distributor PT. TJM Internasional yang berlokasi yaitu Gedung MGK Kemayoran Blok B2 No. 6 Jakarta Pusat, Indonesia. Lokasi ini dipilih karena terletak dalam kota Jakarta dan semua persyaratan pendirian perusahaan mudah terpenuhi, diantaranya adalah:

8 44 1. Kemudahan dalam transportasi. 2. Dekat dengan pemukiman penduduk sehingga memudahkan perusahaan menyerap tenaga pekerja atau Sumber Daya Manusia ( SDM ). 3. Kemudahan dalam kebutuhan listrik, air, dan pengolahan limbah Sistem Kerja PT. Tjm Internasional beroperasi selama 8 Jam kerja ( Office Hour ) dengan spessifikasi sebagai berikut : Untuk para staff bekerja atau bertugas pada siang hari, dengan sistem 5 hari kerja ( Senin Jumat ), sedangkan hari Sabtu dan Minggu libur. Adapun Jam kerja dimulai dari pukul WIB, dengan waktu istrirahat 1 Jam untuk setiap harinya dan 1 jam 15 menit untuk hari Jumat. Dengan lama waktu kerja 8 jam dan diselingi waktu istirahat selama 1 jam, sehingga total waktu efektif kerja yaitu selama 7 jam untuk setiap harinya.

9 Diagram Alir Data (DAD) Sistem Berjalan Gambar 4.2 Diagram Konteks Sistem Berjalan

10 46 Gambar 4.3 Diagram Nol Sistem Berjalan

11 47 Gambar 4.4 Diagram Detail Sistem Berjalan Keterangan : SP PO SJ NP : Surat Penawaran : Purchase Order : Surat Jalan : Nota Penjualan

12 Kamus Data Sistem Berjalan Adapun kamus data sistem berjalan pada sistem penjualan PT. Cahaya Timur Maju adalah sebagai berikut : 1. Dokumen Masukan a. Purchase Order Nama arus Alias Bentuk Data Arus data : Purchase Order : PO : Manual / Cetakan komputer : Customer Proses 1.0 Proses 1.0 Salesman Salesman Proses 2.0 Proses 20 Arsip PO Penjelasan Periode Volume Struktur Data -. Header : sebagai salah satu persyaratan pemesanan barang. : setiap melakukan pemesanan barang : 1-25 surat : Header + Isi + Footer = judul + tahun + no_po + tanggal + dipesan oleh + dibeli oleh + tanggal_pakai + proyek + nama_supplier + telp_fax + contact_person + cara_pembayaran[tunai kredit] -. Isi = 1{ no+ nama_barang + kuantitas +harga satuan +(pot_harga) + jumlah + keterangan + total -. Footer = lembar + ttd_pelaksana + ttd_asst_manager_proyek + ttd_manager_proyek + cttn_cara_pembayaran

13 49 b. Bukti Transfer Nama arus Alias Bentuk Data Arus data : Bukti Transfer : Bukti Transfer : Cetakan Komputer : Customer Proses 2.0 Proses 2.0 Arsip Bukti Transfer Penjelasan Periode Volume Struktur Data -. Header : Berisi keterangan pembayaran : saat pembayaran dilakukan : 1-25 Surat : Header + Isi + Footer = tgl + judul -. Isi = nama_perusahaan + no_transaksi+tanggal_jam + dari_rekening + ke_rekening + nama_penerima + jumlah + tanggal_efekif + _penerima -. Footer = cetak + simpan c. Buku Customer Nama arus Alias : Buku Customer : Buku Customer Bentuk Data : Dokumen Arus data Penjelasan Periode : Buku Customer Proses 2.0 : Melihat detail customer : Setiap pembuatan nota penjualan

14 50 Volume Struktur Data - Header - Isi - Footer : : Header + Isi + Footer = Date(tgl_bln_thn) = kodelangganan + nama + alamat + telephone + fax = hal_no d. Buku Barang Nama arus : Buku Barang Bentuk Data : Dokumen Arus data : Buku Barang proses 2.0 Buku Barang proses 3.0 Penjelasan Periode Volume Struktur Data - Header : Melihat detail barang : Pembuatan NP dan SJ : : Header + Isi + Footer = Date(tgl_bln_thn) -. Isi = kodebarang + nama + satuan + merk + hpokok + hjual + stok akhir - Footer = hal_no 2. Dokumen Keluaran a. Surat Penawaran Nama Arus Alias : Surat Penawaran : SP

15 51 Bentuk Data Arus Data : Manual / Cetakan Komputer : Salesman Proses 1.0 Proses 1.0 Customer Penjelasan : Surat yang berisi spesifikasi harga dan jenis produk yang ditawarkan kepada konsumen. Periode Volume Struktur Data -. Header : setiap melakukan penawaran barang : 1-20 Surat : Header + Isi + Footer = nama_perusahaan + alamat_perusahaan + telp_perusahaan + nama_customer + alamat_customer + no_telp_customer + no_surat_penawaran + tgl_surat_penawaran + nama_kota + -. Isi = nama_produk + merk_dagang + harga + cara_pembayaran + pengiriman + kapasitas_bulan + waktu_penyerahan_barang_produk + lain_lain -. Footer = salam + ttd_marketing + stempel_perusahaan Stempel_perusahaan *nama_perusahaan* b. Nota Penjualan Nama Arus Alias Bentuk Data Arus Data : Nota Penjualan : NP : Manual : Proses 2.0 Customer

16 52 Proses 2.0 Arsip Penjualan Arsip Penjualan Proses 3.0 Proses Gudang Arsip Penjualan proses 4.0 Penjelasan : Surat yang berisi spesifikasi harga dan jenis produk yang dipesan oleh customer Periode Volume Struktur Data -. Header : setiap melakukan transaksi penjualan : 1-20 Surat : Header + Isi + Footer = nama_perusahaan + alamat_perusahaan + telp_perusahaan + nama_customer + alamat_customer + no_telp_customer + no_nota + tgl_nota -. Isi -. Footer = nama_produk + merk_dagang + harga + quantity = salam + ttd_marketing + stempel_perusahaan Stempel_perusahaan *nama_perusahaan* c. Surat Jalan Nama Arus Alias Bentuk Data Arus Data : Surat Jalan : SJ : Manual : Gudang - Proses 3.0 Proses Customer Proses 3.0 Arsip SJ

17 53 Arsip SJ Proses 4.0 Penjelasan Periode Volume : sebagai syarat sah dalam pengiriman barang : Setiap melakukan pengiriman barang : 1 15 surat Struktur Data : Header + Isi + Footer -. Header = nama_perusahaan + nama_kota + tgl_dikeluarkan + alamat_kirim +no_surat_jalan -. Isi -. Footer = 1{jumlah + satuan + nama_barang + keterangan}1 = diterima_jam + tgl_terima + tanda_terima + hormat_kami + perhatian Spesifikasi Sistem Berjalan Spesifikasi merupakan rangkaian yang terdiri dari dokumen masukan (Input) dan dokumen keluaran (Output) yang semuanya teratur dan dipakai pada sistem berjalan Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan Dokumen masukan merupakan proses awal dari kegiatan pengiriman barang pada PT. TJM Internasional. Adapun bentuk dokumen masukan tersebut adalah sebagai berikut : 1. Purchase Order Nama Dokumen : Purchase Order Fungsi Sumber : Sebagai bukti customer memesan barang : Customer

18 54 Tujuan Frekuensi Media : Bagian Pemasaran : Setiap customer memesan barang : Kertas Jumlah Rangkap : 1 Lembar Bentuk : Lihat Lampiran A-1 2. Bukti Transfer Nama Dokumen : Bukti Transfer Fungsi Sumber Tujuan Frekuensi Media : Sebagai bukti pembayaran : Customer : Bagian Sales Marketing : Setiap customer ingin melakukan pembayaran : Kertas Jumlah Rangkap : 1 Lembar Bentuk : Lihat Lampiran A-2 3. Buku Customer Nama Dokumen : Buku Customer Fungsi Sumber Tujuan Frekuensi Media : Sebagai dokumen Perusahaan : Buku Customer : Bagian Sales Marketing : Melihat Detail Data Customer : Kertas Jumlah Rangkap : 1 Lembar Bentuk : Lihat Lampiran A-3

19 55 4. Buku Barang Nama Dokumen : Buku Barang Fungsi Sumber Tujuan Frekuensi Media : Melihat Detail barang : Buku Customer : Bagian Sales Marketing : Melihat detail barang : Kertas Jumlah Rangkap : 1 Lembar Bentuk : Lihat Lampiran A Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran Dokumen keluaran terdiri dari proses penawaran, pengiriman dan pembayaran barang. Adapun dokumen keluaran tersebut adalah sebagai berikut: 1. Surat Penawaran Nama Dokumen : Surat Penawaran Fungsi Sumber Tujuan Frekuensi Media : Untuk menawarkan barang : Bagian Pemasaran : Customer : Setiap ingin melakukan penawaran : Kertas Jumlah Rangkap : 1 Lembar Bentuk : Lihat Lampiran B-1

20 56 2. Nota Penjualan Nama Dokumen : Nota Penjualan Fungsi Sumber Tujuan Frekuensi Media : Sebagai bukti transaksi penjualan : Bagian Pemasaran : Customer : Setiap ingin melakukan transaksi penjualan : Kertas Jumlah Rangkap : 1 Lembar Bentuk : Lihat Lampiran B-2 3. Surat Jalan Nama Dokumen : Surat Jalan Fungsi Sumber Tujuan Frekuensi Media : Sebagai bukti pengiriman barang : Bagian Pemasaran : Bagian Pengiriman : Setiap ingin mengirim barang : Kertas

21 57 Jumlah Rangkap : 4 lembar Bentuk : Lihat Lampiran B Pengumpulan Data Berdasarkan latar belakang perumusan masalah yang akan ditemukan maka dilakukan pengumpulan data-data yang digunakan dalam perbaikan sistem manajemen warehouse adalah untuk dapat meningkatkan efisiensi pengiriman barang kepada customer dengan menggunakan sistem manajemen warehouse dengan menggunkan penerapan SOP dan 5 S, untuk mendapatkan hasil yang maksimal pengiriman barang kepada customer serta kinerja karyawan pada perusahaan Aktivitas warehouse pada PT. TJM Internasional Area warehouse pada PT. TJM Internasional memiliki luas 3 x 3 m 2. Pada PT. TJM Internasional terdapat beberapa aktivitas sebagai berikut : 1. Gudang Pada area ini pekerjaan yang dilakukan adalah menerima barang yang masuk dari pembelian dari USA untuk stok barang pada PT. TJM Internasional. 2. Packing.

22 58 Pada area ini pekerjaan yang dilakukan adalah pengemasan barang sesuai dengan PO yang masuk. 3. Delivery Pekerjaan ini melakukan pengiriman barang sesuai dengan alamat pemesan Data Pekerja Pembagian jam kerja pada PT. TJM Internasional untuk karyawan warehouse adalah mulai kerja dari hari senin sampai Jumat Pukul WIB, dan hari Sabtu Pukul WIB. Waktu istirahat ditetapkan selama satu jam, yaitu antara pukul WIB. Sehingga jam kerja efektif untuk hari senin sampai jumat 8 jam ( 480 menit ). Jumlah tenaga kerja warehouse pada PT. TJM Internasional adalah 10 orang pekerja. Gaji untuk 1 pekerja Rp ,- per bulan. Tenaga kerja tersebut dikelompokkan menjadi beberapa bagian sebagaimana tercantum pada tabel 4.1. Tabel 4.1 Jumlah Tenaga Kerja Warehouse STASIUN KERJA JUMLAH PEKERJA GUDANG 5 PACKING 3 DELIVERY 2

23 Data Permintaan Berikut adalah data permintaan stok customer per tahuan pada PT. Bama Bumi Sentosa kepada PT. TJM Internasional Tabel 4.2 Data Permintaan Customer PT. Bama Bumi Sentosa No Description PARKER P/N QTY 1 Lo-Temp O-Ring N Lo-Temp O-Ring N Lo-Temp O-Ring N Lo-Temp O-Ring N Lo-Temp O-Ring N Lo-Temp O-Ring N Lo-Temp O-Ring N Lo-Temp O-Ring N Lo-Temp O-Ring N Lo-Temp O-Ring N Lo-Temp O-Ring N Lo-Temp O-Ring N Lo-Temp O-Ring N Lo-Temp O-Ring N Lo-Temp O-Ring N Lo-Temp O-Ring N Lo-Temp O-Ring N Lo-Temp O-Ring N Lo-Temp O-Ring N Lo-Temp O-Ring N

24 Data Pesanan Berikut ini merupakan data pesanan sekaligus untuk stock per tahun di PT. TJM Internasional kepada PT. Parker Hanippin Indonesia yang digunakan : Tabel 4.3 Data Pesanan PT. TJM Internasional No Description PARKER P/N Pesanan ke Parker 1 Lo-Temp O-Ring N Lo-Temp O-Ring N Lo-Temp O-Ring N Lo-Temp O-Ring N Lo-Temp O-Ring N Lo-Temp O-Ring N Lo-Temp O-Ring N Lo-Temp O-Ring N Lo-Temp O-Ring N Lo-Temp O-Ring N Lo-Temp O-Ring N Lo-Temp O-Ring N Lo-Temp O-Ring N Lo-Temp O-Ring N Lo-Temp O-Ring N Lo-Temp O-Ring N Lo-Temp O-Ring N Lo-Temp O-Ring N Lo-Temp O-Ring N Lo-Temp O-Ring N

25 Pengolahan Data Pengolahan data ini dilakukan berdasarkan dari hasil survey yang ditemukan dimana beberapa pokok masalah yang menjadi penyebab tidak rapihnya penataan gudang yang mengakibatkan terjadinya keterlambatan delivery Order karena kecepatan dalam pengambilan dan tidak adanya arah lokasi dalam area gudang untuk perbaikan dari perusahaan demi tercapainya visi dan misi perusahaan dalam perbaikan manajemen gudang tersebut Penerapan dengan 5S 5S adalah pemanfaatan tempat kerja yang mencakup peralatan, dokumen, bangunan dan ruangan untuk melatih kebiasaan para pekerja dalam usaha meningkatkan disiplin kerja. Sistem manajemen tata graha (good house keeping management) yang dilakukan dalam mengelola tempat kerja (perkantoran, gudang, area kerja bengkel, laboratorium, produksi/pembangkit, dan area pendukung lain seperti fasilitas publik). Tempat kerja yang bersih, rapih, aman dan nyaman yang akan menghasilkan produk dengan kualitas tinggi, penekanan biaya, penyelesaian tepat waktu, safety terjamin, moral tinggi dan lingkungan terjamin Keuntungan menerapkan 5S 1. Zero Breakdown, berarti pemeliharaan lebih baik:

26 62 a. Scrap, debu, di lantai serta lorong-lorong yang ada di warehouse menjadi berkurang; b. Dengan membersihkan lantai serta lorong-lorong secara teliti dan teratur anda dapat mengetahui kondisi stok setiap saat; c. Pemeriksaan dan pemeliharaan tiap hari dapat menghindari kerusakan stok barang jadi di masa yang akan datang. 2. Zero Defect, yang berarti kualitas lebih baik: a. Jika segala sesuatunya ada pada tempatnya, anda terhindar dari mengambil barang yang salah; b. Tempat kerja yang bersih akan memberi semangat kerja bagi siapa saja; c. Alat pengukur dan indikator dapat bekerja dengan baik maka kualitas akan baik. 3. Zero Waste, yang berarti mengurangi biaya dan efisiensi meningkat: a. Inventory dan barang dalam proses menjadi lebih sedikit; b. Ruangan ruangan yang terpakai untuk barang barang yang tidak diperlukan menjadi berkurang; c. Gerakan gerakan yang tidak diperlukan seperti menghindarkan dan mencari dapat berkurang; d. Mengurangi gerakan gerakan produksi yang tidak diperlukan seperti, mengangkat, meletakkan, menghitung dan memindahkan.

27 63 4. Zero Set Up Time, berarti tidak ada waktu yang terbuang: a. Karena segalanya ditata dengan teratur maka waktu yang terbuang untuk mencari stok barang dapat ditekan; b. Tempat kerja yang bersih dapat meningkatkan efisiensi dan memudahkan orang untuk mengetahui cara pengambilan barang yang berada di lorong, dapat dengan mudah pengambilannya. 5. Zero Late Delivery, berarti dapat memenuhi permintaan pelanggan tepat waktu: a. Karena tidak ada produk yang rusak maka anda dapat memenuhi permintaan langganan tepat waktu; b. Lingkungan kerja warehouse yang baik mempercepat proses pengambilan produk, tak ada yang terbuang dan efisiensi meningkat. 6. Zero Injury, yang berarti keselamatan kerja lebih baik: a. Peralatan yang bersih dan mengkilap mudah mengamati kerusakan dan bahaya; b. Jika tahu dimana peralatan disimpan, anda dapat lebih cepat mengambilnya jika diperlukan c. Jika anda meletakkan sesuatu dengan aman maka anda dapat menghindari peralatan tersebut berjatuhan menimpa anda; d. Jika ada api dan gempa anda tahu dimana letak pintu darurat dan alat pemadam kebakaran.

28 64 7. Zero Customer Claim, berarti pelanggan menaruh tingkat kepercayaan yang tinggi: a. Warehouse yang bersih tidak akan ada barang yang rusak b. Warehouse yang bersih dapat memproduksi barang yang menjamin keselamatan pemakai. 8. Zero Deficit, berarti perusahaan anda tambah maju: a. Jika 5S/5R telah dijalankan dengan baik, pasti tempat kerja menjadi nyaman dan menarik, tak ada waste, tak ada kecelakaan, tak ada kerusakan tempat warehouse dan tak ada produk yang rusak, Anda dapat memenuhi keinginan dan harapan pelanggan.